Tóm tắt Luận văn thạc sĩ Kế toán: Tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

TRẦN THỊ THU HUYỀN

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ
TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN
VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01

Đà Nẵng - Năm 2019


Công trình được hoàn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Người hướng dẫn KH: TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh

Phản biện 1:PGS.TS Ngô Hà Tấn
Phản biện 2: TS. Hồ Văn Nhàn

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc
sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 24
tháng 02 năm 2019

Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 có tác động đến nền kinh tế và xã hội.
Hàng trăm triệu doanh nghiệp đang được hưởng lợi từ các dịch vụ sáng tạo
được cung cấp bởi các hãng công nghệ. Công nghệ thông tin đã trở thành một
trong những công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin đang là xu thế tất yếu. Trong thị trường kinh tế hiện nay
tối ưu hóa và sử dụng nguồn lực một cách phù hợp góp phần tạo nên thành
công cho doanh nghiệp, tạo vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Hiện nay kế toán không chỉ là người ghi chép các thông tin, lên báo cáo
mà còn tham gia và đóng vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh. Một
doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, kinh doanh hiệu quả thì không thể
thiếu một hệ thống tài chính hoạt động hiệu quả, kiểm soát được mọi hoạt
động trong doanh nghiệp. Để làm được vấn đề đó thì thông tin kế toán phải
được luân chuyển đầy đủ và kịp thời. Hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ sẽ
giúp doanh nghiệp ngăn chặn những gian lận và sai sót một cách hiệu quả, là
một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển
của khoa học, tin học được áp dụng vào hệ thống thông tin kế toán. Nó không
dừng ở phần mềm kế toán mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng ban
trong doanh nghiệp. Từ các tập đoàn đa quốc gia đến các công ty có quy mô
vừa và nhỏ, HTTTKT giúp cho bộ máy doanh nghiệp được vận hành một
cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Phần lớn các doanh nghiệp
thường chưa coi trọng việc quản trị thông tin trong doanh nghiệp như: thông
tin về khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa, dữ liệu kế toán… Các doanh
nghiệp sử dụng phần mềm kế tóan để ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán,
chủ yếu sử dụng cho bộ phận kế toán. Các thông tin này thường được lưu trữ
một cách rời rạc, không có sự kết nối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Việc lưu trữ, quản lý thông tin rời rạc, không có tính liên kết khiến cho chủ
doanh nghiệp rất khó có được cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp, và khi cần
thông tin thi mất quá nhiều thời gian để yêu cầu các bộ phận tổng hợp. Vì vậy
để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói riêng, hệ thống thông tin kế
toán nói chung, nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng
phần mềm quản lý tổng thể nhằm giải quyết, khắc phục được những hạn chế
mà phần mềm kế toán mang lại.
Các phần mềm quản lý tổng thể như ERP đã và đang được nhìn nhận
đúng đắn về tầm quan trong và hiệu quả thực tiễn đem lại. ERP, viết tắt của
“Enterprise Resource Planning” – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp là công cụ tích hợp quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên nền
tảng sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung. Nó gồm nhiều phân hệ chức năng cung
cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau tùy theo nhu cầu. Khác với các
phần mềm kế toán, ERP là giải pháp giúp cho công tác kế toán khắc phục
được những hạn chế về mặt không gian, thời gian nhờ khả năng chia sẻ và
liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó giúp cho quá trình cung cấp thông tin
mang tính kịp thời và tin cậy. Trước đây, phần mềm được dùng trong doanh
nghiệp thường không kết nối, liên kết với các bộ phận kế toán, kinh doanh, …
với nhau. Có những công việc bị lặp đi lặp lại nhiều lần, không theo quy trình
nào. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ
cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham
gia trong một chu trình. Do vậy, cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin
một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được thực hiện xuyên suốt
ở các công đoạn, tránh chồng chéo, sai sót.
Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng là một công ty có bề dày lịch
sử trên 40 năm, được thành lập trên cơ sở cải tạo các xưởng in tư nhân trước
năm 1975. Vì là một công ty có bề dày kinh nghiệm, mong muốn không bị


đào thải khỏi thị trường, nên công ty luôn coi trọng việc ứng dụng CNTT

trong bộ phận kế toán nói riêng và các bộ phận khác nói chung. Phần mềm kế
toán công ty đang sử dụng là Misa. Phần mềm này Công ty đã mua từ lâu,
được dùng chủ yếu cho bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh, tuy nhiên
chưa có sự kết nối chia sẻ thông tin giữa hai bộ phận, nhiều thông tin phải
nhập lại nhiều lần. Các bộ phận trong công ty sử dụng các phần mềm khác
nhau, sự kết nối thông tin hai chiều giữa kế toán đến các bộ phận chức năng
khác nhau chưa cung cấp đầy đủ kịp thời, chuẩn xác về thông tin cầ sử dụng
gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động. Ban lãnh đạo công ty
thấy cần phải thay đổi, yêu cầu việc cần phải có một phần mềm có khả năng
quản lý, kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong doanh nghiệp là một nhu cầu
cấp thiết. Hiểu được tầm quan trọng, công ty đã nghiên cứu và vận hành hệ
thống InERP vào đầu năm 01/01/2018. InERP là phần mềm được viết bởi đội
ngũ IT công ty mới đào tạo, được dùng để quản lý mọi hoạt động trong doanh
nghiệp. Trong thời gian đầu năm 2018 đến hiện tại, công ty từng bước chuyển
đổi từ phần mềm kế toán sang ERP, bước đầu đem lại hiệu quả cho toàn
doanh nghiệp. Tuy nhiên vì mới sử dụng nên tổ chức thông tin kế toán nói
chung, và tổ chức thông tin kế toán nói riêng còn nhiều bất cập và vướng mắc.
Qúa trình trao đổi thông tin kế toán và các bộ phận khác vẫn chưa có sự liên
kết và đồng bộ. Các nhân viên chưa kịp thích ứng với những thay đổi của hệ
thống nên sử dụng đồng thời hai phần mềm song song song, ERP phục vụ cho
quá trình hoạt động của doanh nghiệp, Misa được sử dụng để kết xuất các báo
cáo và làm các báo cáo liên quan đến thuế. Trước những hạn chế mà công ty
đang gặp phải, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức thông tin kế toán phục vụ
triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng” làm đề tài
nghiên cứu luận văn.
2. Mục tiêu nghiên cứu


- Đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP
tại công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng.

- Đề xuất hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện triển khai
ERP tại công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện triển
khai ERP.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng trong năm
2018.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Dữ liệu và nguồn dữ liệu:
Luận văn sử dụng hai nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp. Nguồn dữ liệu
thứ cấp là các lý luận chung về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và
ERP. Nguồn dữ liệu sơ cấp là các quy trình hiện đang áp dụng tại Công ty CP
In và Dịch vụ Đà Nẵng.
- Phương pháp thu thập dữ liệu
Tác giả tìm kiếm các cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán trong
nước và quốc tế thông qua sách, thư viện, internet… Tìm kiếm các văn bản
quy định về phân công nhiệm vụ công việc, các mẫu văn bản; các quy định về
trình tự công việc; các quy định về báo cáo; các quy định liên quan đến
HTTTKT.
Quan sát và phỏng vấn một số nhân viên trong công ty nhằm đánh giá
thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công ty CP In và Dịch vụ Đà Nẵng
khi ứng dụng ERP. Từ đó thông tin thu thập sẽ được tổng hợp, phân tích,
đánh giá,… nhằm đề xuất hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại công ty.
5. Bố cục đề tài
Bố cục luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm:


Chương 1: Một số vấn đề lý luận về ERP về tổ chức thông tin kế toán
trong điều kiện triển khai ERP
Chương 2: Đánh giá tổ chức thông tin kế toán phục vụ triển khai ERP tại

Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng.
Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục
vụ triển khai ERP tại Công ty cổ phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan
đến tổ chức thông tin kế toán tại một số doanh nghiệp nói chung và công tác
ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp nói
riêng.
Việc ứng dụng ERP trong hệ thống doanh nghiệp phải được phối hợp
đồng bộ, trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng. Khi ứng dụng công
nghệ thông tin nói chung và ERP nói riêng, cần phải thay đổi cách tiếp cận tổ
chức HTTTKT, mà cách tiếp cận HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận
mới, phù hợp để tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi thông tin giữa các
bộ phận này. Điều này đã được tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011) phân tích
là rõ trong nghiên cứu “ Tiếp cận theo chu trình – Cơ sở để nâng cao hiệu
quả của hệ thống thông tin kế toán” [4] để phân tích rõ sự cần thiết trong việc
tiếp cận HTTTKT theo chu trình. Nghiên cứu này đề xuất việc tổ chức thông
tin kế toán theo bốn chu trình cơ bản gồm: chu trình doanh thu, chu trình cung
ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính. Trong mỗi chu trình cần xác
định rõ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại
thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình
hay một quy trình cụ thể để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền
truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác
nhất. Nghiên cứu này là cơ sở để tổ chức các chu trình trong doanh nghiệp, định


hướng tổ chức thông tin kế toán để đáp ứng đầy đủ chức năng của kế toán trong
chu trình.
Phan Thanh Hảo (2018) [6] với luận án “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ”.

Trên cơ sở hệ thống hóa một cách rõ nét các khái niệm về hệ thống thông tin kế
toán cũng như hệ thống ERP, sự khác biệt khi ứng dụng hệ thống ERP trong tổ
chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp. Đồng thời, thông qua thực
trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ
phần sản xuất thép Việt Mỹ, nêu lên những ưu và nhược điểm từ đó đưa ra các
giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán.
Đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại
bệnh viện C Đà Nẵng” [5] của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh đã tổng hợp khá
đầy đủ những lý thuyết cơ bản về hệ thống thông tin kế toán cũng như hệ thống
phần mềm ERP, và quy trình ứng dụng ERP vào hệ thống thông tin kế toán, đưa
ra được giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ERP vào công tác kế toán tại
bệnh viện.
Bên cạnh đó, cũng có nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức hệ thống thông
tin kế toán theo định hướng ERP trong các doanh nghiệp. Nghiên cứu của tác
giả Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) [1], đây là nghiên cứu tại Công ty Cổ
phần Thương mại Nguyễn Kim đã ứng dụng ERP, đã nêu lên những lợi ích
mang lại từ việc ứng dụng này đồng thời giải pháp hoàn thiện để tăng cường
hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế toán tài
chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp. Cũng như nghiên cứu của tác giả
Nguyễn Thị Ngọc Quỳnh (2015) [2] nghiên cứu này phân tích thực trạng tổ
chức thông tin kế toán trong các chu trình kế toán tại Công ty cổ phần Vận tải
đa phương thức và đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo
định hướng ERP khá đầy đủ.


Ngoài ra trên thế giới đã có nhiều nghiên cứu liên quan đến HTTTKT
trong doanh nghiệp.
Bài viết “The Current Role of accounting information systems” của
ZSUZSANNA TOSTH (2012) [8] khẳng định HTTTTKT là khung của các
hoạt động kế toán trong thực tiễn. HTTTKT có vai trò rất quan trọng trong

việc ra quyết định của nhà quản ý, giúp nhà quản lý xây dựng hệ thống quẩn
trị chi phí và báo cáo kiểm soát. Sự phát triển của công nghệ thông tin làm
tăng khả năng cung cấp thông tin của HTTTKT. Như một hệ quả của tự động
hóa, phần mềm kế toán ra đời làm cho công tác kế toán xử lý dễ dàng hơn,
nhanh hơn và đáp ứng được nhu cầu thông tin của quản lý. Tuy nhiên, để dáp
ứng được yêu cầu quản trị ở mức cao hơn, hệ thống phần mềm quản trị ERP
ra đời, cung cấp một hệ thống cơ sở dữ liệu về thông tin rộng hơn cho kế toán,
các nhà kiểm soát và nhà quản lý. Bài viết đã phân tích vai trò của HTTTKT
đối với việc ra quyết định của nhà quản trị; vai trò của tin học trong sự phát
triển của HTTTKT. Tuy nhiên, còn rất nhiều vai trò khác của HTTTKT mà
bài viết chưa đề cập cũng như chưa có ví dụ thực tiễn.
Qua các nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy việc ứng dụng ERP tác động
lớn đến HTTTKT, đòi hỏi doanh nghiệp phải hoàn thiện HTTTKT nhằm nâng
cao hiệu quả công tác kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ khả năng
kiểm soát tốt hơn chi phí, công nợ, tối ưu hoá các nguồn lực hiện có. Kế thừa
từ những nghiên cứu trước cùng với hạn chế khi chưa có các nghiên cứu tìm
hiểu cụ thể về nhu cầu thông tin kế toán của từng bộ phận chức năng trước
khi ứng dụng ERP, để khi triển khai sẽ phát huy đầy đủ nhu cầu thông tin cần
thiết. Mặt khác, HTTTKT ở Công ty In Đà Nẵng đang dần lộ rõ nhiều hạn chế
do sự phát triển nhanh chóng của công ty, đòi hỏi cần có sự thay đổi để tạo
điều kiện cho những phát triển sau này. Mỗi doanh nghiệp có đặc thù kinh
doanh, công ty In Đà Nẵng vừa thuộc loại hình thương mại và sản xuất có


nhiều đặc thù khác với các đơn vị kinh doanh thông thường. Quy trình bán
hàng, quy trình sản xuất cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ và hoạt động trong
quy trình cũng có nhiều sự khác biệt. Vì vậy tác giả đã vận dụng vào thực tiễn
của Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng để tìm hiểu thực trạng
HTTTKT, bên cạnh đó nhận diện nhu cầu sử dụng thông tin kế toán. Từ đó đề
xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT theo định hướng ERP tại Công ty.

CHƢƠNG 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TRIỂN KHAI ERP
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
Một số khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin kế toán:
Hệ thống: Hệ thống là tập hợp các thành phần có liên hệ với nhau, hoạt
động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp cận các yếu tố vào, sinh ra
các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.

Hình 1.1 Khái quát Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – viết tắt là
AIS) là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung
cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định. [9]
1.1.2

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Với
một HTTTKT được thiết kế tốt cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách
trơn chu. Với một HTTTKT thiết kế kém sẽ cản trở hoạt động của doanh
nghiệp. Khi một doanh nghiệp đang gặp khó khăn, các dữ liệu trong
HTTTKT có thể được sử dụng để phát hiện ra nguyên nhân của những vấn đề
đang tồn tại, từ đó có các định hướng và quyết định trong quản trị doanh


nghiệp.

1.1.3

Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống

thông tin khác trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, ngoài hệ thống thông tin kế toán còn có các hệ
thống thông tin chức năng khác như hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống
thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin tài chính.
Những hệ thống thông tin này tồn tại song song và có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau để cùng thực hiện một mục tiêu chung – thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.

Hình 1.2. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống
thông tin quản lý
1.1.4

Tổ chức thông tin kế toán

Ở mỗi đơn vị được thành lập và đi vào sản xuất kinh doanh, có tư cách
pháp nhân đầy đủ đều phải tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế
toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê ở đơn vị. Theo
đó, mỗi đơn vị phải tự xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị. Tổ
chức bộ máy kế toán là tổ chức liên kết nhưng kế toán viên có trình độ chuyên
môn thích hợp để thực hiện được toàn bộ công tác kế toán tài chính, thống kê
ở đơn vị. Để có thể xây dựng được mô hình bộ máy kế toán ở đơn vị được


khoa học và hợp lý cần dựa vào lĩnh vực hoạt động, đặc điểm quy trình hoạt
động, mức độ 27 phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở đơn vị và khả năng,
trình độ các kế toán viên, dựa vào trình độ trang bị và khả năng sử dụng các

phương tiện tính toán ở đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị khoa học và
hợp lý chẳng những đảm bảo được chất lượng của công tác kế toán, tài chính
thống kê ở đơn vị mà còn tiết kiệm được chi phí hạch toán, góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị.
1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ERP
1.2.1

Khái niệm ERP

ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin và quá
trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [11] bao gồm các phân hệ
chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp.
1.2.2

Quá trình hình thành ERP

Sự ra đời của hệ thống ERP là một bước ngoặt lớn trong sự phát triển
của quy trình doanh nghiệp. Ra đời những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng
cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là phương
thứng xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn
với các câu hỏi như:
- Sản xuất cái gì?
- Để sản xuất những cái đó thì cần những gì?
- Hiện nay đã có trong tay những gì?
- Những gì cần phải có nữa để sản xuất?
1.2.3

Đặc điểm của phần mềm ERP

Theo Zeng et al. (2003) [14], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:
-

Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu

của tổ chức trong tương lai


-

Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của

doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính,…
-

Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/ bộ phận của hệ

thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp.
1.2.4

Cấu trúc của ERP

Với mỗi tổ chức khác nhau, mỗi ngành nghề khác nhau thì các thành
phần, chức năng, cấu trúc của một hệ thống ERP sẽ rất khác nhau.
Trong bài “ERP – Một phong cách quản lý” [7] và loạt bài “ERP” của
tác giả Andrew Lyon [17] thì một hệ thống ERP sẽ bao gồm các phân hệ sau:
1. Kế toán tài chính (Finance)
2. Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
3. Quản lý mua hàng (Purchase Control)
4. Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
6. Quản lý dự án (Project Management)
7. Quản lý dịch vụ (Service Management)
8. Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
9. Báo cáo quản trị (Management Reporting)
10. Báo cáo thuế (Tax Reports).
1.2.5

Lợi ích của ERP

Theo Poston và Grabski (2001) [15], các lợi ích của ERP bao gồm: cải
thiện quá trình ra quyết định, thông tin kịp thời và chính xác hơn, gia tăng
thỏa mãn của khách hàng, linh hoạt với những thay đổi của môi trường.
Theo Shang và Seddon (2002) [16], lợi ích của ERP gồm 5 nhóm
- Lợi ích về mặt hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải
thiện năng suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng.
- Lợi ích về măt quản lý: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả


năng phân tích dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải
thiện đánh giá hoạt động ở các bộ phận.
- Lợi ích về mặt chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công
nghệ thông tin.
- Lợi ích về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh
nghiệp giảm chi phí và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác.
- Lợi ích về mặt doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc, quá trình học
tập và truyền thông trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện văn hóa công ty.
1.3. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP
1.3.1

Hệ thống chứng từ

Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị
ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dung lập và xét duyệt chứng từ, hình
thức của chứng từ, số liên được lập. Ngoài bảy yếu tố bắt buộc trên một bản
chứng từ được quy định trong Luật Kế toán, nội dung chứng từ còn có các
yếu tố phi tài chính như thông tin đặt hàng của khách hàng không chỉ liên
quan đến hàng hóa được đặt mà còn cả những thông tin về thời gian, vị trí
thực hiện đặt hàng, người tiến hành giao dịch, nhân đặt hàng.
1.3.2. Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu
a. Cơ sở dữ liệu
Trong môi trường ERP, tất cả các phân hệ phần mềm sử dụng cùng một
ngôn ngữ lập trình và cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia
sẻ thông tin. Cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu
đầu ra tại một bộ phận khác. Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được
quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Các phân hệ
đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này. Cách tổ chức dữ liệu
tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ
liệu được sử dụng hiệu quả cao.


b. Mã hóa dữ liệu
Trong hệ thống ERP, thông tin kế toán không chỉ được cập nhật bởi bộ
phận kế toán trong doanh nghiệp mà còn do các bộ phận nghiệp vụ khác thực
hiện và các dữ liệu sẽ tự động luân chuyển giữa các bộ phận. Chính vì vậy, để
dữ liệu được nhất quán và các bộ phận khác nhau có thể truy xuất các dữ liệu
cần thiết liên quan thì bộ mã xây dựng cho các đối tượng phát sinh phải nhất
quán, thống nhất chung toàn bộ hệ thống.
1.3.3 Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán
Trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP, sổ kế toán có chức năng giống

như trong điều kiện hạch toán thủ công, là phương tiện để ghi chép, xử lý,
tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu kế toán. Doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng
nhiều loại sổ kế toán khác nhau cả về kết cấu, nội dung tạo thành một hệ
thống sổ kế toán. Các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt
chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành.
1.3.4

Tổ chức thông tin kế toán theo các chu trình

1.3.4.1. Sự cần thiết phải tổ chức thông tin kế toán theo các chu trình
trong hệ thống ERP
Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhất là ERP có các
nghiên cứu đề xuất tổ chức thông tin kế toán theo chu trình nhằm nâng cao
hiệu quả. Điều này hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc:
“Nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ
không có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện”. Việc
sử dụng phần mềm kế toán rời rạc thường chỉ đáp ứng yêu cầu thu thập xử lý
và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán. Khi phần mềm kế toán độc lập với
các phần mềm của các phòng ban khác thì việc chuyển thông tin từ bộ phận
kế toán sang các bộ phận chức năng khác như phòng kinh doanh, phòng vật
tư… thường được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…)


với hiệu quả thông tin thấp và không có tính kiểm soát. Hơn nữa, trong quá
trình hoạt động của các đơn vị, có những công việc được lặp đi lặp lại một
cách thường xuyên, liên tục theo một chu trình nhất định qua nhiều khâu,
nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó
có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán. Để đảm bảo các hoạt động
được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất,
cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham

gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu,
thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành
xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng
bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.
1.3.4.2. Các chu trình trong doanh nghiệp
Tuy có thể khác nhau về ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh
nhưng hoạt động chủ yếu trong doanh nghiệp có thể tổ chức thành 4 chu trình
cơ bản: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu
trình tài chính.
Mỗi chu trình có những hoạt động khác nhau liên quan mật thiết đến quá
trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Bảng 1.1 Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh
Hoạt động

Chu trình

Chu trình
doanh thu

-

Nhận đặt hàng

-

Kiểm tra tình hình công nợ khách hàng

-

Kiểm tra hàng tồn kho

-

Lập lệnh bán hàng

-

Chuẩn bị hàng

-

Giao hàng và vận chuyển hàng


-

Cập nhật giảm giá hàng tồn kho

-

Lập hóa đơn

-

Theo dõi phải thu khách hàng

-

Thu tiền

-

Hạch toán tổng hợp và lập báo cáo

-

Mua hàng (đặt hàng)

-

Nhận hàng và nhập kho hàng

-

Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi thanh toán

-

Thanh toán cho nhà cung cấp

-

Lập báo cáo

-

Lập kế hoạch sản xuất

-

Cung ứng và quản lý nguyên vật liệu

Chu trình

-

Tổ chức sản xuất

chuyển đổi

-

Kiểm soát quá trình sản xuất

-

Hạch toán và phân bổ chi phí sản xuất

-

Chuẩn bị báo cáo

-

Dự báo nhu cầu tiền

-

Bán cổ phiếu cho nhà đầu tư

Chu trình tài

-

Vay mượn tiền

chính

-

Chi trả cổ tức và lãi

-

Thanh toán các khoản nợ

-

Chuẩn bị các báo cáo

Chu trình
cung ứng


KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong chương 1, luận văn trình bày những vấn đề lý luận về hệ thống
thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP cũng như
công tác tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP trong doanh nghiệp.
Tác giả đã chú trọng làm rõ việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều
kiện ứng dụng ERP. Khi ứng dụng ERP thì tổ chức thông tin kế toán phải

thay đổi, hướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cung cấp
thông tin theo chu trình trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa các bộ phận kế
toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả
công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp.
Luận văn cũng đã mô tả và khái quát hóa các chu trình cơ bản của
HTTTKT ở doanh nghiệp: chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình
chuyển đổi và chu trình tài chính.
Tất cả những vấn đề lý luận trong chương này là cơ sở để tác giả phân
tích thực trạng và đưa ra giải pháp trong việc tổ chức thông tin kế toán phục
vụ triển khai ERP tại Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng trong chương
tiếp theo.


CHƢƠNG 2
ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ TRIỂN
KHAI ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ ĐÀ NẴNG
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN VÀ DỊCH VỤ IN ĐÀ
NẴNG
2.1.1 Quá trình hình thành & phát triển
Tên công ty : Công ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng
Tên giao dịch : DaNang Printing and Service Joint Stock Company
Địa chỉ

: 420 Lê Duẩn, Phường Chính Gián, Quận Thanh Khê, TP

Đà Nẵng
Chi nhánh, phân xưởng in:
- Xí nghiệp in Hòa Khánh – Đường số 10 Khu công nghiệp Hòa Khánh
- Cơ sở in Tam Kỳ - 14 Trần Qúy Cáp, TP Tam Kỳ, Tỉnh Quảng Nam
Điện thoại

: 02363.244.639

Email

:

2.1.2

Ngành nghề kinh doanh chính:

Sản xuất, in: Sách, báo, tạp chí, tập san, các loại văn hóa phẩm, vé số,
giấy tờ quản lý kinh tế xã hội, bao bì các loại, tem nhãn;
Tư vấn, thiết kế và tạo mẫu;
Xuất nhập khẩu: Xuất nhập khẩu các loại sản phẩm in, nhập khẩu các
loại máy móc, thiết bị in và các loại vật tư ngành in;
Kinh doanh, đại lý: Các loại sách, báo, giấy tờ, vở học sinh, văn phòng
phẩm, văn hóa phẩm, đồ dùng mỹ phẩm và tham gia liên kết kinh doanh các
loại ấn phẩm khác;
Nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị in và các loại vật tư ngành in;
Tư vấn hướng dẫn làm thủ tục xuất bản phẩm;
Dịch vụ liên quan đến in (Gia công – chế bản – xuất kẽm CTP);


Dịch vụ: Cho thuê văn phòng, kho và vui chơi, giải trí, phục vụ thiếu
nhi.
2.1.3

Chức năng nhiệm vụ:

- Thiết kế, tạo mẫu , làm phim, chế bản điện tử.
- Chuyên in các loại biểu mẫu, sách giáo khoa, kinh điển, catalogue, vé
số, lịch tờ, lịch lốc, nhãn hộp các loại trên máy in nhiều màu của Đức, Nhật.
- Đóng xén các loại sổ sách trên dây chuyền khép kín, chất lượng cao.
- Cáng láng, cán màng mờ, bế hộp và nhãn bằng giấy decal.
- Nhập khẩu, kinh doanh các loại vật tư ngành in, xuất khẩu ấn phẩm.
2.1.4

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý tại Công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức
năng. Đứng đầu là giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động sản xuất hoạt động
kinh doanh của Công ty và hoạt động của các phòng ban. Các phòng ban có
nhiệm vụ tham mưu các phần hành đã phân công.


Hình 2.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức công ty CP In và Dịch Vụ Đà Nẵng
2.1.5 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
2.1.6 Đặc điểm về cơ cấu sản xuất tại công ty

Hình 2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất


2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
PHỤC VỤ TRIỂN KHAI ERP TẠI CÔNG TY
2.2.1 Qúa trình triển khai thực hiện ERP tại công ty cổ phần In và
Dịch vụ Đà Nẵng
Trước khi triển khai hệ thống ERP, Công ty sử dụng phần mềm kế toán

Misa. Phần mềm Misa được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ cho bộ phận
kế toán trong việc nhập liệu, tổng hợp các số liệu, thực hiện nhanh chóng các
sổ sách, báo cáo kế toán khi cần thiết. Bộ phận kinh doanh chỉ sử dụng phần
mềm Misa để làm báo giá, lên đơn đặt hàng,lệnh xuất hàng và theo dõi được
các số liệu về hàng tồn kho, công nợ khách hàng. Ngoài ra, bộ phận vật tư
thực hiện các lệnh xuất vật tư trên phần mềm. Với các tính năng còn hạn chế
của phần mềm Misa và những lợi ích của phần mềm ERP mang lại, ban lãnh
đạo Công Ty Cổ Phần In và Dịch Vụ Đà Nẵng đã quyết định ứng dụng hệ
thống ERP từ năm 2018.
Qúa trình triển khai ERP tại Công ty Cổ phần In và Dịch vụ Đà Nẵng
được chia thành 5 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án
- Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế
- Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống
- Giai đoạn 4: Chuẩn bị vận hành hệ thống
- Giai đoạn 5: Vận hành và hỗ trợ
Hiện tại Công ty đang ở giai đoạn 4: giai đoạn chuẩn bị vận hành hệ
thống.
2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán ở đơn vị còn gặp
nhiều khó khăn. Do tư tưởng của những nhà quản lý thời bao cấp, họ quen với
việc dùng thủ công, và họ cho rằng khi ứng dụng công nghệ thông tin vào công


tác kế toán phải đầu tư rất lớn về máy móc, thiết bị và về phần mềm.
2.2.3 Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán
Tại Công ty CP In và Dịch Vụ Đà Nẵng , tổ chức hệ thống tài khoản kế
toán được xây dựng phù hợp với hệ thống tài khoản kế toán quy định trong
Chế độ kế toán tại thời điểm đơn vị áp dụng.
Cụ thể: Từ năm 2014 trở về trước: hệ thống tài khoản kế toán được quy

định trong chế độ kế toán theo QĐ/2006-BTC ngày 14/9/2006;
Từ năm 2015 trở đi hệ thống tài khoản kế toán được quy định trong chế
độ kế toán theo TT200/2014-BTC ngày 22/12/2014.
2.2.4 Tổ chức cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu
Trong môi trường ERP, hệ thống thông tin kế toán không phải là điểm
bắt đầu mà là kết qủa của quá trình xử lý thông tin. Cơ sở dữ liệu đầu vào cảu
bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu ra của bộ phận khác. Tất cả các
phân hệ sử dụng chung nguồn dữ liệu, sử dụng dữ liệu tập trung giúp cho việc
thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lặp. Công việc của kế toán trong
môi trường ERP không chỉ là việc nhập liệu thông thường mà còn phải kiểm
tra dữ liệu đầu vào từ các bộ phận khác, phân tích, xử lý số liệu để thực hiện
báo cáo.
2.2.5 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phù hợp với đối tượng kế
toán và đối tượng quản lý chi tiết, cũng như phù hợp với yêu cầu quản lý của
doanh nghiệp. Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo thông tư
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó còn xây
dựng thêm các tài khoản chi tiết phục vụ cho nhu cầu theo dõi, hạch toán chi
tiết tại công ty.
2.2.6 Tổ chức thông tin kế toán trong các chu trình
2.2.6.1 Chu trình doanh thu


Trong quá trình bán hàng – thu tiền ở phần mềm cũ, bộ phận kinh doanh
thực hiện các chức năng nhận đơn đặt hàng, kiểm tra công nợ và tồn kho, lập
lệnh bán hàng, chuẩn bị hàng và giao hàng. Bộ phận kế toán phụ trách lập hóa
đơn, thu tiền, theo dõi khoản phải thu và ghi sổ, lập báo cáo. Các thông tin
đều được cập nhật và lưu trữ theo từng bộ phận riêng lẻ như thủ kho theo dõi
riêng lượng hàng xuất ra hàng ngày, sau đó hàng tháng đối chiếu lượng hàng
xuất với nhân viên kinh doanh và sản lượng tồn kho với kế toán kho. Một số

dữ liệu được lưu trữ thủ công bằng các file bằng Excel, cơ sở dữ liệu trùng
lắp, chồng chéo với nhau, thông tin dư thừa, không đồng bộ, dễ sai sót, chưa
tích hợp. Những nhược điểm này đều được khắc phục hầu hết khi doanh
nghiệp sử dụng ERP, và tổ chức thông tin kế toán theo quy trình rõ ràng.
2.2.6.2 Chu trình cung ứng
Ban lãnh đạo công ty mong muốn phân hệ quản lý kho hàng sẽ giúp
doanh nghiêp quản lý chặt chẽ. Trước đây khi có nhu cầu mua vật tư, các bộ
phận có nhu cầu lập tờ trình hoặc yêu cầu mua hàng gửi về phòng kế hoạch.
Sau khi xác định nhu cầu các mặt hàng cần phải cung ứng, bộ phận mua hàng
tiến hành lập đơn mua hàng, thu thập báo giá và lựa chọn nhà cung cấp phù
hợp theo các tiêu thức chủ yếu như giá cả, chất lượng hàng hóa và sự tin cậy
lẫn nhau. Sau khi đổi mới, quy trình nhận biết nhu cầu vật tư và đặt hàng
không thay đổi đáng kể. Căn cứ vào yêu cầu mua hàng được duyệt trên hệ
thống cùng với báo giá có chữ ký phê duyệt của lãnh đạo, bộ phận mua hàng
thực hiện lập đơn mua hàng. Có sự khác biệt với hệ thống cũ, thì các nhân
viên trong công ty đã tiết kiệm nhiều thời gian so với trước đây, giúp bộ phận
mua hàng tự động lập danh sách vật liệu, hàng hóa cần mua. Với hệ thống
ERP, khi tạo đơn mua hàng bộ phận quản lý có thể quản lý được nhu cầu mua
nguyên vật liệu mà không cần phải theo dõi thủ công như trước đây.