Sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học

UBND QUẬN THANH XUÂN
TRƯỜNG TIỂU HỌC KHƯƠNG ĐÌNH

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC

Lĩnh vực

: Nhân viên

Cấp học

: Tiểu học

Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh
Đơn vị công tác: Trường TH Khương Đình
Chức vụ: Nhân viên văn phòng

Năm học 2018 - 2019


MỤC LỤC
A – ĐẶT VẤN ĐỀ................................................................................................1
B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ................................................................................3
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ
TRONG NHÀ TRƯỜNG....................................................................................3
1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ.............................................................3
1.1. Công tác văn thư:...........................................................................................3
2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ:.......................................3
2.1. Công tác văn thư:...........................................................................................3

2.1.1.Nội dung của công tác văn thư.....................................................................3
2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư...................................................................7
2.2. Công tác lưu trữ..............................................................................................7
2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ......................................................................7
2.2.2. Nhiệm vụ của công tác trữ........................................................................12
3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ.............................................................12
3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư.......................................................................12
3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ...........................................................................13
4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ..................................13
II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁC
TRƯỜNG HỌC.................................................................................................15
1. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề.................................................16
2. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm.....................................................................34
III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ.............................................................35
1. Kết luận...........................................................................................................35
2. Đề xuất và khuyến nghị...................................................................................35
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................36


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

A – ĐẶT VẤN ĐỀ

Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ quan,
đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu
trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất
lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường

nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các
yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm
tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra,
đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành
chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi
quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp
phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc
kiểm tra, thanh tra, giám sát. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên
quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Từ đó, có thể thấy được nếu
quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt
động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản
lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính
hiện nay.
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng
thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản lag
phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ
quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của
đơn vị mình.
1


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà
trường, tôi nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ chiếm một vai trò vô cùng quan
trọng. Tôi xin mạnh dạn trao đổi cùng các bạn đồng nghiệp một số ý kiến, kinh
nghiệm của cá nhân mình xoay quanh đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao

chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học”.

2


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ
TRONG NHÀ TRƯỜNG
Để đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ
trong trường học thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụ của
công tác văn thư, lưu trữ.
1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ
1.1. Công tác văn thư:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội,
các đơn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành
văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của
cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu
cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Công tác lưu trữ:
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những
hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ:
2.1. Công tác văn thư:
2.1.1.Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5

nội dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;
- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;
- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;
- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan;
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

3


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

* Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ
quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Văn bản đến”.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đều phải qua bộ phận văn
thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh
chóng, chính xác, giữ bí mật, sau đó chuyển đến các cá nhân, bộ phận liên quan
giải quyết.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo quá
trình sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu
đến, ghi sổ và ngày đến;
+ Đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến.

Ngày
đến

Số
đến

(1)

(2)

Tác Số, ký Ngày
giả hiệu tháng

(3)

(4)

Tên loại và
trích yếu nội
dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận

(6)

(7)

(5)

Ký Ghi
nhận chú

(8)

(9)

Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến

Ngày chuyển

Số đến

Đơn vị hoặc người
nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ,
tài liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung là “Văn bản đi”.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các
văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận
văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có
4


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

trách nhiệm gửi đi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi được làm theo quá trình sau:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản đi;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số, ký
Ngày
hiệu
tháng
văn bản văn bản
(1)

(2)

Tên loại và
trích yếu nội

dung văn bản

Người
ký

Nơi
nhận
văn
bản

Đơn vị,
người
nhận bản
lưu

Số
lượng
bản

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan

Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký
văn bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào
văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được
đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ
số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì
trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì
ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ
“mật”. Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình
thường.
* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động
5

Ghi
chú

(8)


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

khoa học và thuận tiện.
- Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau:
+ Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ;
+ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc
người lập;

+ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;
+ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.
- Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về
hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế
và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
- Kết thúc hồ sơ;
- Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu.
* Tổ chức và sử dụng con dấu
- Quản lý và sử dụng con dấu:
+ Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện
theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư.
+ Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ
và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
> Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
> Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
> Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
> Không được đóng dấu khống chỉ.
+ Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay
của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
> Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan,
6


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

tổ chức;
> Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền
hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
- Đóng dấu
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,
tổ chức hoặc tên của phụ lục.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến;
- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký;
- Phân loại và trình lãnh đạo;
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban
chức năng;
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu;
- Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành);
- Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan;
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan.
2.2. Công tác lưu trữ
2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ
* Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu
trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài
liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Hàng năm đơn vị có trách nhiệm:

7


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;
- Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu";
- Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Khi giao
nộp tài liệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản "Biên
bản giao nhận tài liệu"; đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ 1
bản;
- "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải được đánh máy vi tính (EXCEL) và
chuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư).
* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ
được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố định trật tự sắp
xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành;
xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy;
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
- Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng;

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
+ Viết lịch sử hình thành phông;
+ Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ;
+ Viết bìa hồ sơ;
8


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

+ Viết chứng từ kết thúc.
* Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để
nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong
hoạt ñộng của các cơ quan, đơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chính
trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung
những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành.
- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn
bảo quản hay tiêu huỷ.
- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét
nó ở tính đa dạng.
Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn và xác
định được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời
hay tiêu huỷ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
- Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng
- Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên
- Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên

Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phép phải
lập văn bản. Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của
bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ.
Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định theo Công văn
số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
* Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn
chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và
địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
9


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối
với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ là ngoài
những ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thực
tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó. Nếu để
13 tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp thời thì thành
phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế.
Công tác bổ sung tài liệu ñòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực và
kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong thực
tế. Chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện việc
mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
* Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các
phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõ
ràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu
lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ.

Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định của Nhà
nước, cụ thể là:
- Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu
đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký các
phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu.
- Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất
về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộ giữa Cục
lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10 năm
1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm về công tác
lưu trữ và tài liệu.
- Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên
theo định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra.
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công
tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chức
10


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông;
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ;
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo
phương án đã chọn.
* Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm
đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó.

Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng
hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này được quy
định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự
nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố
14 chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các
nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn
trùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần
trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt
ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi
làm việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kho
lưu trữ.
* Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã
hội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên
truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của
công dân.
Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu
quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích về chính trị, kinh tế và khoa
11


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

học.
2.2.2. Nhiệm vụ của công tác trữ
- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
- Đánh giá tài liệu
- Thống kê tài liệu

- Bảo quản tài liệu
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ
3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư ñảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung. Thông tin phục
vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin
chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể
xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà
văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin
mang tính pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất
lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của
cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt
động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó
nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá
trình hoạt động.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn
bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ
sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có
giá trị. Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt
việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất lượng hồ sơ
12


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ
quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm
được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ
những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết
công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của một
quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác
nhất, chân thực nhất để nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã
hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát
triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả
nghiên cứu trước ñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết
đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự báo chính
xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội.
Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho
việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã
hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải
quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức
nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của
các cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học
và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài liệu để xây
dựng truyến 15 thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu
giảng dạy trong các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyền
thông.
4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý

13


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ
tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không
thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các
yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ.
Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan
liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu
có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần
thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt
công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh
hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác
lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ
được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để
công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ
khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục ñích
trong tương lai”.
Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành
trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thường
xuyên cho kho lưu trữ. Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phương
pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Phần lớn
những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều
được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ

tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.

14


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁC
TRƯỜNG HỌC
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường
học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân
công kiêm nhiệm. Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhà
nước, công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban lãnh đạo Phòng
Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và
triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến. Qua thời gian làm công tác văn thư ở Trường Tiểu học Khương Đình tôi đã
gặp những thuận lợi và khó khăn như sau:
- Thuận lợi:
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường.
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Thanh
Xuân và Ban giám hiệu nhà trường.
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo
dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ giáo viên, nhân
viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn

thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy
học và các hoạt động khác.
- Khó khăn:
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải tiếp
cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác và
trong xử lý vấn đề.
15


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.
Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua
hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm
công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội
dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản
đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính những
vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng,
hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
1. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề
* Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu,
đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký:
Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác
để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt
là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời
các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác.

Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất
là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
- Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách
trong mọi hoạt động của nhà trường.
- Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn,
thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên.
16


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

- Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà
mình muốn soạn thảo.
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

Ghi chú:
Ô số
1
2
3
4
5a
5b

6

:
:
:
:
:
:
:
:

Thành phần thể thức văn bản
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung công văn
Nội dung văn bản
17


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

7a, 7b, 7c
8
9a, 9b
10a
10b
11

12
13
14
15

: Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
:
:
:
:
:
:
:
:

quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức
Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website;

số điện thoại, số Telex, số Fax
: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)

Ví dụ soạn thảo một Tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất
với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế

hoạch xin phê duyệt.
Cơ cấu một văn bản:
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích
những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình
duyệt.
- Phần nội dung:
+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách
cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.
+ Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp
dụng.
+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp cần
khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.
+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
- Phần kết thúc:
+ Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực
hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết.
18


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

* Mẫu Tờ trình:

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

(2)
Số:

/…. (3) -….(4)….
…. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
TÊN LOẠI VĂN BẢN (6)
………….. (7)………………

........................................................ (8) ....................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...................................................................................................................
...........................................................................................................................
................................................................./.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9)
Nơi nhận:
- …………;

(Chữ ký, dấu)

- ……………;
- Lưu: VT, …. (10) A.xx

Họ và tên

(11)
Ghi chú:

* Tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi” ở vị trí 9a theo như sơ đồ trên.
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn
bản.
(5) Địa danh
19


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

(6) Tên loại văn bản: Tờ trình
(7) Trích yếu nội dung văn bản.
(8) Nội dung văn bản.
(9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Hiệu trưởng v.v…; trường hợp ký
thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Hội đồng…); nếu người ký văn bản
là cấp phó của người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức
vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Quốc hiệu
+ Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
+ Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ
chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không
dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
20


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
+ Thể thức
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ
thông dụng như UBND, GD&ĐT:
UBND QUẬN THANH XUÂN
TRƯỜNG TIỂU HỌC KHƯƠNG ĐÌNH
+ Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ

chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ
chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường
hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều
dòng.

21


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

UBND QUẬN THANH XUÂN
TRƯỜNG TIỂU HỌC KHƯƠNG ĐÌNH
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
- Số, ký hiệu của văn bản
+ Thể thức
Số của văn bản: là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt
tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao theo Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về việc Hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Phụ lục I) và chữ viết tắt
tên cơ quan, tổ chức: Tờ trình của trường Tiểu học Khương Đình: Số: …/TTrTHKĐ
+ Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ

chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10
phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),
giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ,
ví dụ:
Số: …/TTr-THKĐ (Tờ trình của trường Tiểu học Khương Đình);
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Thể thức
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng xã) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở cụ thể như sau:
Khương Đình, ngày … tháng … năm 2018
+ Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
22


Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học

một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa
danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc
hiệu.
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
+ Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản
ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
+ Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,

tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay
dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên
dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài
của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ:

23