Xây dựng chương trình quản lý bán hàng đồ điện dân dụng cho công ty TNHH nhật minh

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
---------***---------

PHAN THỊ NGỌC LAN

XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ
BÁN HÀNG ĐỒ ĐIỆN DÂN DỤNG
CHO CÔNG TY TNHH NHẬT MINH

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Tin học

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
Th.S NGUYỄN MINH HIỀN

HÀ NỘI - 2014


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn ThS. Nguyễn Minh Hiền,
giảng viên khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã
trực tiếp hướng dẫn và chỉ bảo tận tình cho em hoàn thành khóa luận này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô giáo trong khoa Công nghệ
Thông tin, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, những người đã giúp đỡ cho
em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu.
Cuối cùng, em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Công ty TNHH Nhật Minh đã
tạo điều kiện cho em khảo sát thực tế tình hình quản lý bán hàng của công ty,
căn cứ vào đó để em có thể thực hiện tốt khóa luận này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 7 tháng 5 năm 2014

Sinh viên
Phan Thị Ngọc Lan

1


LỜI CAM ĐOAN
Tên em là: PHAN THỊ NGỌC LAN
Sinh viên lớp: K36 – Tin học, khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 2.
Em xin cam đoan:
1. Đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý bán hàng đồ điện dân
dụng cho Công ty TNHH Nhật Minh” là sự nghiên cứu của em dưới sự
hướng dẫn của ThS. Nguyễn Minh Hiền
2. Khóa luận hoàn toàn không sao chép của tác giả nào khác.
Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 7 tháng 5 năm 2014
Người cam đoan

Phan Thị Ngọc Lan

2


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ............................................................................................. 7
Chƣơng 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG .......................................................... 10
1.1. Tìm hiểu hệ thống quản lý bán hàng của Công ty TNHH Nhật Minh..... 10
1.1.1. Tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng của Công ty TNHH Nhật
Minh ............................................................................................................ 10

1.1.2. Khảo sát hiện trạng hệ thống cũ ........................................................ 10
1.1.3. Nhiệm vụ của hệ thống mới .............................................................. 14
1.2. Cách tiếp cận và hướng giải quyết ........................................................... 16
Chƣơng 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN
HÀNG ............................................................................................................. 18
2.1. Phân tích hệ thống .................................................................................. 18
2.1.1. Biểu đồ phân rã chức năng ................................................................ 18
2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu ........................................................................ 21
2.1.3. Các thực thể và các thuộc tính cho thực thể ..................................... 27
2.1.4. Mô hình thực thể liên kết .................................................................. 28
2.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu ............................................................................... 30
2.2.1. Phiếu nhập ......................................................................................... 30
2.2.2. Phiếu xuất .......................................................................................... 30
2.2.3. Hàng nhập ......................................................................................... 31
2.2.4. Hàng xuất .......................................................................................... 31
2.2.5. Hàng .................................................................................................. 31
2.2.6. Hóa đơn ............................................................................................. 32
2.2.7. Hàng bán ........................................................................................... 32
2.2.8. Nhân viên .......................................................................................... 33
2.2.9. Kho .................................................................................................... 32
2.2.10. Khách hàng ..................................................................................... 33
3


2.2.11. Hình thức thanh toán ....................................................................... 33
2.2.12. Phiếu chi .......................................................................................... 33
2.2.13. Phiếu thu .......................................................................................... 34
2.2.14. Bảng loại hàng................................................................................. 34
2.2.15. Login ............................................................................................... 34
Chƣơng 3: XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG ....................... 35

3.1. Giới thiệu ngôn ngữ VB ........................................................................... 35
3.2. Giới thiệu bài toán .................................................................................... 36
3.3. Giao diện chương trình............................................................................. 37
3.3.1 Login. ............................................................................................... 38
3.3.2. Menu chính ..................................................................................... 38
3.3.3. Quản lý người dùng ...................................................................... 39
3.3.4. Cập nhật hàng ................................................................................ 40
3.3.5. Cập nhật hóa đơn ........................................................................... 41
3.3.6. Cập nhật khách hàng ..................................................................... 42
3.3.7. Quản lý chi ..................................................................................... 43
3.3.8. Quản lý thu ..................................................................................... 43
3.3.9. Kho hàng ......................................................................................... 44
3.3.10. Quản lý xuất hàng ....................................................................... 45
3.3.11. Hàng hóa ..................................................................................... 46
3.3.12. Quản lý nhập hàng ...................................................................... 46
3.3.13. Thống kê, báo cáo ....................................................................... 48
KẾT LUẬN VÀ HƢỚNG PHÁT TRIỂN ................................................... 49
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 50

4


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 2.1. Biểu đồ phân rã chức năng ............................................................ 18
Hình 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.......................................... 22
Hình 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ..................................................... 23
Hình 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý xuất nhập
......................................................................................................................... 24
Hình 2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý thu - chi 25
Hình 2.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng bán hàng ........... 26

Hình 2.7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh với chức năng quản lý nhân viên 27
Hình 2.8. Mô hình thực thể liên kết ................................................................ 29

5


BẢNG CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Giải thích

CNTT

Công nghệ Thông tin

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

VB6

Visual Basic 6.0

6


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và mạnh, khoa
học công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xã

hội, cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này,
đặc biệt là nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý.
Trong nền kinh tế phát triển nhiều thành phần thì quản lý bán hàng càng
mang tính quyết định đem lại hiệu quả kinh doanh. Chính vì vậy việc ra đời
những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều
tất yếu khách quan.
Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý
thủ công không còn phù hợp nữa: thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn,
lạc hậu, không thường xuyên cập nhật, việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông
tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận, …
Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, phân tích đưa ra
các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu
của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu
quả cao. Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài
toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá.
Qua việc khảo sát tình hình quản lí bán hàng ở công ty TNHH Nhật
Minh em thấy: nhu cầu sử dụng trang thiết bị điện dân dụng điện của người
dân ngày một tăng lên, số lượng hoá đơn vì thế cũng tăng lên, do đó việc quản
lí thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn. Sau một thời gian tìm hiểu, nghiên cứu
cùng với những kiến thức mà em đã được các thầy, cô giáo trong khoa CNTT
Trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 trang bị, đặc biệt là được sự đồng ý của
giảng viên hướng dẫn, ThS. Nguyễn Minh Hiền em đã chọn đề tài: “Xây
dựng chương trình quản lý bán hàng đồ điện dân dụng cho Công ty TNHH
Nhật Minh”.
7


2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
 Mục đích nghiên cứu
- Nghiên cứu và xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá

trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua,
xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ, …
- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và các
chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được nghiên cứu khắc phục.
- Giảm chi phí lao động.
 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu nghiệp vụ, thực trạng của công ty.
- Khắc phục khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lược phát triển
lâu dài.
- Nghiên cứu về ngôn ngữ chính để áp dụng vào việc thiết kế chương
trình ứng dụng quản lý bán hàng.
- Từ việc khảo sát thực tế làm việc của công ty, tiếp đó ta đi phân tích,
thiết kế hệ thống quản lý bán hàng.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
 Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là quản lý việc kinh doanh, bán
hàng đồ điện dân dụng của Công ty TNHH Nhật Minh.
 Phạm vi nghiên cứu
Quản lý việc bán hàng các đồ điện dân dụng của Công ty TNHH Nhật
Minh tại Thành phố Bắc Ninh.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu lý luận.
Nghiên cứu qua việc đọc sách, báo và các tài liệu liên quan nhằm xây
dựng cơ sở lý thuyết của đề tài và các biện pháp cần thiết để giải quyết các
vấn đề của đề tài.
- Phương pháp chuyên gia
8


Tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có thể thiết kế chương trình

phù hợp với yêu cầu thực tiễn.
- Phương pháp thực nghiệm
Thông qua quan sát thực tế, yêu cầu của cơ sở, những lý luận được
nghiên cứu và kết quả đạt được qua những phương pháp trên.
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Sau khi hoàn thành thì phần mềm sẽ giúp cửa hàng một số công việc sau:
- Nhân viên thì lập hoá đơn bán hàng cho khách và các phiếu thanh
toán cho khách hàng.
- Nhân viên cập nhật đơn giá cho hàng hoá và có thể thực hiện thêm,
sửa, xoá thông tin của các loại hàng hoá.
- Lãnh đạo có thể theo dõi công việc mua bán của cửa hàng thông qua
báo cáo hàng tháng của nhân viên, …
6. Cấu trúc khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận thì cấu trúc khóa luận gồm có ba chương:
Chƣơng 1: Khảo sát hệ thống
Chương này trình bày hiện trạng hệ thống cũ, nhiệm vụ của hệ
thống mới trong việc quản lý bán hàng.
Chƣơng 2: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Chương này trình bày biểu đồ phân cấp chức năng, các biểu đồ
luồng dữ liệu, mô hình thực thể liên kết.
Chƣơng 3: Xây dựng chƣơng trình ứng dụng
Chương này giới thiệu về ngôn ngữ VB, bài toán quản lý bán hàng
và các form giao diện của chương trình.

9


Chƣơng 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1. Tìm hiểu hệ thống quản lý bán hàng Công ty TNHH Nhật Minh
1.1.1. Tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH

Nhật Minh


Một số nét về công ty TNHH Nhật Minh

 Công ty TNHH Nhật Minh là một doanh nghiệp nhỏ chuyên bán
và giới thiệu các loại sản phẩm về thiết bị điện dân dụng gồm
các loại sản phẩm như các loại công tơ, tủ lạnh, tivi, quạt, loa,
âm ly, nồi cơm điện, …
 Hoạt động chính của công ty là bán và giới thiệu các loại sản
phẩm thiết bị dân dụng điện trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh và một
số tỉnh lân cận.
 Các sản phẩm đồ điện dân dụng của công ty được nhập từ nhà sản
xuất nội địa và ở nước ngoài.
 Công ty thành lập từ năm 2005 đã tạo công ăn việc làm cho nhiều
người trên địa bàn tỉnh.
 Địa chỉ : 109 Nguyễn Văn Cừ - Ninh Xá – Thành phố Bắc Ninh
Điện thoại : 0241.3123.678

Fax: 0241.3336.678

Giám đốc: Anh Lê Công Hoàng
1.1.2. Khảo sát hiện trạng hệ thống cũ
Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống quản lý bán hàng của Công
ty TNHH Nhật Minh dựa vào các phương pháp điều tra, em tổng kết
được những thông tin về bài toán quản lý bán hàng như sau:
Trước đây, Công nghệ thông tin còn chưa được ứng dụng trong cửa
hàng, công việc quản lý cửa hàng nói chung và quản lý bán hàng chủ yếu
được thực hiện bằng phương pháp thủ công. Cụ thể như sau:
 Nhân viên kế toán: nhận sổ sách của nhân viên bán hàng, sổ sách

của nhân viên kho, kết hợp với phiếu nhập – xuất hàng để tính toán thu –
10


chi của đại lý. Công việc tính toán chủ yếu là thủ công dưới sự hỗ trợ
của máy tính điện tử Casio.
 Nhân viên bán hàng: Bán đồ điện và ghi lại những gì bán được
trong ngày vào cuốn sổ bán hàng. Thông thường việc bán hàng không có
hoá đơn. Chỉ những đại lý nhỏ hơn mua hàng với số lượng lớn thì mới có
hoá đơn. Hoặc khi khách mua hàng với số tiền lớn yêu cầu hoá đơn thì
nhân viên bán hàng mới cung cấp hoá đơn cho khách. Cuối ngày, sổ bán
hàng sẽ nộp lại cho nhân viên kế toán.
 Nhân viên nhập – xuất hàng: Kết hợp với nhân viên kho và nhân
viên kế toán kiểm tra số lượng và các danh mục hàng trong hoá đơn hoặc
hợp đồng mua bán để nhận các danh mục hàng từ nhà cung cấp cũng như
cung cấp chúng cho khách hàng sao cho đầy đủ. Nếu thiếu hàng thì yêu
cầu nhà cung cấp bổ sung, nếu thừa thì trả lại.
Hệ thống quản lý của chi nhánh phân công thành những phòng
riêng rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc.


Cơ cấu tổ chức:
 Giám đốc quản lý công ty là anh Công Hoàng.
 Phòng kế toán gồm hai nhân viên một kế toán tài chính và một

kế toán kho.
 Bộ phận nhập – xuất hàng: Phụ trách nhập – xuất các danh mục các
sản phẩm phục vụ công tác bán hàng.
 Bộ phận bán hàng: Có nhiệm vụ bán hàng và giới thiệu sản phẩm
cho khách hàng.

 Ngoài ra công ty còn có các nhân viên bán hàng và một showroom
trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty.


Công việc cụ thể đối với từng phòng:
 Giám đốc: Anh Hoàng sẽ giám sát và điều hành hoạt động của cửa

hàng thông qua hệ thống sổ sách và báo cáo tình hình trực tiếp từ các
nhân viên.
11


Vì vậy tiêu tốn rất nhiều thời gian và nhân lực, bên cạnh đó nhiều khi
thông tin còn bị sai lệch, thiếu xót hoặc khó khăn trong việc sửa đổi
thông tin. Và vấn đề quan trọng nhất là gặp nhiều khó khăn trong việc
truy cập, tìm kiếm thông tin khách hàng, thông tin về danh mục hàng
hóa, sản phẩm, … phải mất nhiều thời gian. Không những vậy còn gây
thất thoát các danh mục hàng, thất thoát tiền thu được của cửa hàng gây
ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh. Nhận đơn đặt hàng dự trù
từ phòng kế toán.
Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá, đặc
điểm, thời gian bảo hành, … theo bảng báo giá của công ty B (Nhà cung
cấp) đưa xuống. Tính các chi phí kèm theo như: cước vận chuyển, các
vấn đề phát sinh, … để chuyển cho phòng kế toán và các nhân viên.
Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của phòng kế
toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu dùng trên địa bàn
các. Từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời
điểm, từng khu vực để tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty. Ngoài
ra tùy vào từng thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại
hợp lý.

Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong tuần, nhận
phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến hành công việc
của mình. Sau chuyến đi giao hàng của nhóm mình về kiểm tra lượng
hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết số tiền và nợ lại của khách
hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại tiền cho phòng kế toán.
Kế toán: Phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các loại giấy tờ
sổ sách của công ty.
+ Kế toán kho:
Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng. Từ những bản kế
hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến hành soạn các hóa
đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng của khách hàng. Sau đó tiến
12


hành thống kê lượng hàng bán ra_nhập về theo định kỳ.
 Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt hàng dự trù
gửi lên cho phòng kinh doanh.
 Nhập hàng vào kho: Có hai kiểu nhập hàng vào kho
- Nhập hàng mới lấy về. Khi nhận hàng từ công ty_ nhà cung cấp
kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng, thủ kho
tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng.
- Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, …, thủ kho ghi lại tên
khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại kế toán.
 Xuất hàng: Có hai kiểu xuất
- Xuất hàng cho bộ phận bán hàng theo phiếu xuất hàng hay là
các hóa đơn giao hàng cho các công ty con.
- Xuất hàng do hàng bị lỗi quá hạn, … về công ty và hàng khuyến
mại cho khách hàng (nếu có).
+ Kế toán tài chính:
 Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty. Thống

kê về tài chính như: Các khoản nợ của khách hàng, vấn đề về thuế, chi
phí công tác, tiền lương cho nhân viên trong công ty, ... Người kế toán
kiểm tra đối chiếu các chứng từ bằng sổ sách. Thực hiện việc tính toán
hầu hết bằng tay, máy tính casio, ... Việc tính toán, kiểm tra còn rất
hạn chế.
+ Nhân viên kỹ thuật:
Phụ trách việc bảo hành các loại sản phẩm của công ty khi có
lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu vực.
+ Khách hàng:
Khách hàng phải đặt hàng với công ty bằng cách gọi điện trực tiếp
cho nhân viên kinh doanh gửi đơn đặt hàng.
Sau khi nhận được hàng, khách hàng kiểm tra số lượng và quy cách
đóng gói. Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi nhận được đủ hàng,
13


hoặc thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian được
hai bên thống nhất.
1.1.3. Nhiệm vụ của hệ thống mới
Qua những thông tin tìm hiểu trên thực tế như trên ta có thể phát
biểu thành bài toán như sau:
 Công ty bán nhiều mặt hàng nên ta cần xây dựng một cơ sở dữ
liệu về các mặt hàng của công ty. Ta sẽ quản lý về các thông tin: mã
hàng, tên hàng, đơn vị tính, đơn giá nhâp, đơn giá xuất, số lượng trong
kho, trị giá theo tuyến đường, ngày nhập hàng, thời hạn bảo hành. Một
số ứng dụng cần thực hiện: Bổ sung thêm một mặt hàng mới và lưu lại
kết quả đó, cập nhật đơn giá nhập và đơn giá xuất, cập nhật các chi phí
khác như cước phí vận chuyển, …
 Việc nhập hàng bao gồm các thông tin: Số phiếu nhập, ngày nhập,
tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mã hàng, mặt hàng, đơn vị tính, số lượng.

 Xuất hàng bao gồm các thông tin: Mã xuất kho, ngày đặt hàng,
nhân viên nhận hàng, tên khách, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị
tính.
 Khách hàng đặt mua hàng của công ty thông qua việc gọi điện
thoại, gửi đơn đặt hàng hoặc fax. Công ty sẽ trả hàng tận kho cho khách
hàng kèm hóa đơn bán hàng của công ty. Ta quản lý hóa đơn bán hàng
bởi các thông tin: hóa đơn số, mã khách, mã nhân viên, ngày lập, hình
thức thanh toán, tên hàng, số lượng, đơn giá bán, tổng tiền. Một hóa đơn
bán nếu chưa đủ hàng để cung cấp có thể xuất làm nhiều lần.
 Tương tự như vậy Công ty nhập hàng từ công ty B (Nhà cung
cấp) thông qua hóa đơn đặt hàng hoặc gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi
fax.
 Đối với nhân viên cần quản lý các thông tin: Mã nhân viên, họ
tên nhân viên, ngày sinh, ngày vào làm việc, địa chỉ, điện thoại và nơi
làm việc.
14


 Đối với đối tác là khách hàng ta quản lý các mục: Mã khách, tên
khách hàng, địa chỉ liên hệ, người đại diện giao dịch, điện thoại, mail.
 Yêu cầu phần mềm:
Phầm mềm quản lý bán hàng phải đảm bảo được những yêu cầu sau:
(1) Yêu cầu chức năng:
Hệ thống cần đảm bảo được những chức năng sau:
 Phân quyền truy nhập:
 Kế toán kho: Được phép truy cập vào hệ thống thực hiện các
công việc: xuất hàng, nhập hàng, thống kê hàng tồn, …
 Kế toán tài chính: Được phép truy cập vào hệ thống thực hiện
các công việc liên quan đến tài chính của công ty như lập phiếu nhập
tiền vào tài khoản công ty, lập phiếu xuất tiền, các khoản thu chi phát

sinh, thống kê công nợ, …
 Lưu trữ hệ thống cần đảm bảo lưu trữ về:
 Hàng hóa: Hệ thống cần đảm bảo lưu trữ các thông tin về hàng
hóa như tên, đặc điểm, giá, thời gian bảo hành, … Trong đó có các
thao tác về hàng hóa như: Thêm, sửa, xóa, …
 Khách hàng: Thông tin về những khách hàng là đại lý bán và
giới thiệu các sản phẩm của công ty, bao gồm các thông tin về họ tên,
địa chỉ, điện thoại, …
 Đơn đặt hàng: Quản lý các đơn đặt hàng từ phía khách hàng với
công ty, bao gồm các thông tin về tên hàng, số lượng, ngày đặt, …
cùng các thao tác thêm mới, sửa, xóa hàng.
 Phiếu nhập hàng: Quản lý về các thông tin nhập từ đơn đặt hàng
vào kho, bao gồm các thông tin số phiếu, tên hàng, số lượng, đơn giá,
ngày nhập, giá thành. Ngoài ra, công ty còn nhập hàng từ phía khách
hàng khi hàng có lỗi, ...
 Phiếu xuất: Quản lý về các thông tin số phiếu xuất, tên hàng, số
lượng, ngày xuất, đơn giá, … cùng các thao tác thêm mới, sửa, xóa.
15


 Tra cứu:
Hàng hóa: Tìm kiếm thông tin về mặt hàng, thời gian bảo hành, …
Đơn đặt hàng: Thông tin về các đơn đặt hàng, số lượng từng mặt
hàng để làm văn bản đối chiếu, …
Khách hàng: Thông tin về khách hàng.
Phiếu nhập: Thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn giá, …
Phiếu xuất: Thông tin về số lượng, mặt hàng, tổng số tiền, khách
hàng, số dư nợ (nếu có), …
 Thống kê:
 Thống kê lượng hàng bán ra theo tháng, quý, năm.

 Thống kê lượng hàng nhập vào theo tháng, quý, năm.
 Thống kê sản phẩm bị lỗi, bảo hành, ...
 Thống kê lãi suất, tiền thu chi của công ty, …
 Thống kê lượng tồn kho, …
 Báo cáo tổng kết, báo cáo công nợ, doanh thu, …
(2) Yêu cầu hệ thống:
Phần mềm có giao diện thân thiện với người dùng, thuận tiện, dễ
sử dụng.
1.2. Cách tiếp cận và hướng giải quyết
Một bài toán quản lý sẽ có nhiều cách tiếp cận. Phổ biến là hai
cách tiếp cận:
 Cách tiếp cận bằng các phương pháp có cấu trúc, hay còn được
gọi là cách tiếp cận hướng chức năng. Đây là cách tiếp cận thiết kế
phần mềm do thiết kế được phân giải thành một bộ các đơn thể có một
chức năng được xác định rõ ràng.
 Cách tiếp cận bằng phương pháp hướng đối tượng. Cách tiếp cận
này dựa trên việc che dấu thông tin, nhìn hệ phần mềm như một bộ các
đối tượng tương tác với nhau. Các đối tượng có một trạng thái được
che dấu và các phép toán trên trạng thái đó.
16


Đối với bài toán quản lý này em lựa chọn phương pháp tiếp cận
hướng chức năng, cài đặt cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access và sử dụng
ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0.
Đây là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tính bảo mật cao và dễ sử
dụng, được sử dụng rộng rãi và phổ biến.

17

Chƣơng 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2.1. Phân tích hệ thống
2.1.1. Biểu đồ phân rã chức năng

Hình 2.1. Biểu đồ phân rã chức năng
(1) Chức năng quản lý xuất nhập hàng:
 Chức năng nhập hàng:
Cho phép người dùng thao tác các công việc nhập hàng vào kho
với số lượng thực hàng nhập về từ phía nhà cung cấp.
Trong chức năng nhập hàng có các công việc sau:
 Lập phiếu nhập hàng: Thiết lập một phiếu nhập hàng mới hoặc
nhập lại hàng từ khách hàng.
 Xem thông tin các phiếu nhập hàng trước.
 Hủy việc nhập hàng.
18


 Lưu thông tin phiếu nhập hàng.
 Chức năng xuất hàng:
Cho phép người dùng thao tác các công việc xuất hàng từ kho.
Trong chức năng xuất hàng gồm các công việc sau:
 Lập phiếu xuất hàng: Thiết lập một phiếu xuất hàng cho khách
theo: xuất bán, xuất đổi (bảo hành), xuất khuyến mại.
 Xem thông tin các phiếu xuất hàng.
 Hủy việc xuất hàng.
 Lưu lại thông tin phiếu xuất.
 In phiếu xuất hàng.
 Chức năng thống kê:

Cho phép người dùng tổng hợp lại số lượng hàng xuất, hàng nhập,
trong tháng, trong năm.
Trong chức năng thống kê gồm những công việc sau:
 Thống kê hàng nhập.
 Thống kê hàng xuất.
 Thống kê hàng tồn.
 In báo cáo thống kê.
(2) Chức năng quản lý thu - chi:
 Chức năng quản lý thu:
Cho phép người dùng thao tác các công việc thu tiền nợ từ khách
hàng.
Chức năng quản lý thu gồm những công việc sau:
 Lập phiếu thu
 Lưu phiếu thu vào cơ sở dữ liệu.
 Xem phiếu thu.
 In phiếu thu.
 Hủy phiếu thu.

19


 Chức năng quản lý chi:
Cho phép người dùng thao tác các công việc chi tiêu các khoản
trong công ty (tiền điện, nước, điện thoại, tiếp khách,…), trả tiền
hàng, …
Chức năng quản lý chi gồm những công việc sau:
 Lập phiếu chi.
 Lưu phiếu chi vào cơ sở dữ liệu.
 Xem phiếu chi.
 In phiếu chi.

 Hủy phiếu chi.
 Chức năng thống kê:
Cho phép người dùng tổng hợp lại số lượng tiền thu chi trong từng
tháng, trong từng năm.
Trong chức năng thống kê thu gồm những công việc sau:
 Thống kê thu.
 Thống kê chi.
 Thống kê công nợ của khách hàng.
 In báo cáo thống kê.
(3) Chức năng bán hàng
 Chức năng quản lý hàng:
Cho phép người dùng thao tác các công việc cập nhật hàng:
 Thêm hàng khi có sản phẩm mới cần nhập bổ sung thêm hàng.
 Sửa thông tin về hàng khi có sự thay đổi thông tin về sản phẩm.
 Xóa hàng.
 Xem danh sách các mặt hàng.
 In danh sách các mặt hàng.
 Quản lý hóa đơn:
Cho phép người dùng thao tác các công việc bán hàng: nhận đơn

20


đặt hàng, phúc đáp lại đơn đặt hàng, lập hóa đơn bán hàng theo đơn
đặt hàng của khách hàng.
Trong chức năng này gồm những công việc sau:
 Thêm hóa đơn mỗi lần xuất hóa đơn bán hàng cho khách hàng.
 Sửa thông tin về hóa đơn khi có sự thay đổi về số lượng hay
mặt hàng từ phía khách hàng.
 Xóa hóa đơn.

 Xem danh sách các hóa đơn.
 In hóa đơn bán hàng.
 Chức năng quản lý khách hàng:
Cho phép người dùng thao tác các công việc quản lý khách hàng.
Chức năng này gồm những công việc cụ thể sau:
 Thêm khách hàng mới.
 Sửa thông tin về khách hàng.
 Xóa khách hàng.
 Xem danh sách các khách hàng.
 In danh sách khách hàng
(4) Chức năng tra cứu:
Cho phép người dùng tìm kiếm các thông tin như: Mã hàng, tên
hàng, loại hàng, số hóa đơn bán hàng, số phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu
thu, phiếu chi, khách hàng.
2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
Mức 0 (Mức khung cảnh):
Biểu đồ mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống.
Trong đó chỉ có một chức năng duy nhất đó là hệ thống quản lý bán
hàng. Xác nhận các tác nhân đối với hệ thống.
Tác nhân ngoài của hệ thống là khách hàng, nhà cung cấp, ... Với
các luồng dữ liệu trao đối giữa hệ thống và các tác nhân ngoài.
Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh hay còn gọi là mức 0:
21


Giao dịch – Đơn đặt hàng

Thông tin khách hàng

Hàng – Phiếu giao hàng

Khách
hàng

Đơn đặt hàng
Hóa đơn bán hàng

Quản lý
bán hàng
Nhà cung
cấp

Yêu cầu
Lãnh đạo

Thông tin trả lời
Báo cáo
Hình 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Mức 1 (Mức đỉnh): Là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của
những chức năng chính với nhau và đối tác.

22


Khách hàng

Nhà cung cấp

Quản
lí thu

chi

Quản lí
xuất nhập
hàng
Bán
hàng

PhiÕu xuÊt,nhËp

Thống
kê

Lãnh đạo

Quản lí
nhân
viên

Tra
cứu

Hình 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1:
Phòng kinh doanh gửi yêu cầu nhập hàng với nhà cung cấp. Nhà cung
cấp gửi bảng báo giá sản phẩm đến cho phòng kinh doanh và xuất
hàng cho công ty hoặc chi nhánh. Kế toán kho kiểm kê hàng hóa và
nhập vào kho hàng.
Khách hàng khi có nhu cầu mua hàng thì có thể gọi điện trực tiếp
đến công ty cho nhân viên phụ trách kinh doanh hoặc fax cho công ty

hoặc gửi đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra, lập hóa đơn và

23


kế toán kho sẽ tiến hành xuất hàng.
Khách hàng có thể thanh toán với công ty theo một trong hai hình
thức sau: chuyển khoản vào tài khoản của công ty, hoặc trả tiền trực
tiếp cho nhân viên bán hàng. Kế toán tài chính có nhiệm vụ, theo dõi
việc thanh toán của khách hàng và các khoản chi cho công ty.
Mức 2 (Mức dưới đỉnh):
BLD chức năng 1: Chức năng quản lý xuất nhập
Nhà cung cấp
Lãnh đạo

1. Nhập
hàng
Phiếu nhËp

Khách
hàng

3. Thống
kê

Hàng
Phiếu xuất

2. Xuất
hàng

Hình 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý
xuất nhập
Quá trình trao đổi thông tin ở mức 2, chức năng xuất nhập hàng:
Công ty chuyển hàng (bán hàng) đến cho chi nhánh, cho khách
hàng, hoặc cho các đại lí nhỏ trên địa bàn tỉnh, kế toán kho kiểm kê số
lượng hàng trong phiếu xuất của công ty rồi nhập vào kho. Khi sản
phẩm bị lỗi, khách hàng sẽ yêu cầu chi nhánh nhập lại hàng và xuất trả
sản phẩm khác cho khách hàng (nhập - xuất bảo hành).
Phòng kinh doanh sẽ chuyển số lượng hàng cần xuất đến cho tổ kế
24