liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại doanh nghiệp vinamilk

A. PHẦN MỞ ĐẦU
I.

Đặt bài toán
Con người ngày càng được coi là yếu tố quan trọng nhất trong xã

hội vì chính con người là nhân tố đến sự tồn tại và phát triển của
quốc gia hay tổ chứ chứ không phải các yếu tố như tài nguyên thiên
nhiên, công nghệ,… Vì thế, Quản Trị Nhân Lực là một hoạt động
không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức đó. Trong các nội
dung của quản trị nhân lực thì phân tích công việc được coi là một
công cụ quan trọng nhất. Phân tích công việc giúp các tổ chức có
được hướng giải quyết đúng đắt trong vấn đề liên quan đến quản trị
nhân lực: kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực hện công
việc, định hướng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, trả công
người lao động …
Thực tế,trong các doanh nghiệp hiện nay, người lao động thường
không nắm rõ được mình phải làm những công việc gì , phải có trách
nhiệm và quyền hạn ra sao? Liệu mình có khả năng đáp ứng được
yêu cầu đòi hỏi của công việc và công việc đó có phù hợp với mình
hay không? Ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũng không nằm
ngoài phạm vi của phân tích công việc cho nên phân tích công việc
là không thể thiếu trong bất kì tổ chức nào.
Đối với Vinamilk cũng vậy, chúng ta không thể không nhắc đến
tầm quan trọng của chiến lược kinh doanh và cơ cấu công tác tổ
chức của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp phát triển và có thể cạnh
tranh được với các công ty nước ngoài. Trong những năm qua, mặc
dù phải cạnh tranh với các sản phẩm sữa trong và ngoài nước, song
bằng nhiều nỗ lực, Vinamilk đã duy trì vai trò chủ đạo của mình trên
thị trường. Theo kết quả bình chọn 100 thương hiệu mạnh nhất Việt
Nam, là thương hiệu thực phẩm số 1 của Việt Nam chiếm thị phần

hàng đầu, trong 200 công ty được Forbes châu Á bình chọn, chỉ có
16 công ty đến từ Ngành thực phẩm (Food) và Vinamilk là đại diện
duy nhất từ Việt Nam xuất hiện trong nhóm này. Cũng theo danh
1


sách này, Vinamilk đạt doanh thu hơn 2,2 tỷ USD, đứng thứ 4 xét về
doanh số và thứ 2 về giá trị thị trường với 9.076 tỷ USD trong 7 đại
diện đến từ Việt Nam. Để đạt được những thành tựu trên, không phải
bất cứ doanh nghiệp nào ở Việt Nam cũng dễ dàng đạt được. Chắc
chắn công ty đã phải có một cơ cấu tổ chức tốt, đưa ra những chiến
lược kinh doanh sáng suốt giúp Vinamilk đứng vững trong thị trường
suốt 30 năm qua.Chính vì thế nhóm 8 chúng em đã thực hiện đề tài
“ liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại doanh nghiệp
Vinamilk” do thời gian và trình độ còn hạn chế nên bài làm không
tránh khỏi sai sót,kính mong cô và các bạn góp ý để bài của nhóm
hoàn thiện hơn
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
II.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

⁃ Đối tượng nghiên cứu:công tác phân tích công việc tại công ty
cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk
⁃ Phạm vi nghiên cứu công ty Vinamilk
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: Cơ sở lý thuyết phân tích công việc
1.

Khái niệm phân tích công việc

Trước hết ta cần có khái niệm về công việc. Cũng có nhiều khái niệm
khác
nhau về công việc. Ta có thể chấp nhận khái niệm về công việc như
sau: “Công
việc bao gồm một số công tác cụ thể mà một tổ chức phải hoàn
thành nhằm đạt
được mục tiêu của mình”. Như vậy: “Phân tích công việc là quá trình
thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ
thống”. Phân tích công việc được tiến hành nhằm để xác định các
nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực
quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc
đó một cách tốt nhất.
2


+ Nhiệm vụ: Đây là đơn vị nhỏ nhất của phân tích công việc, biểu thị
từng hoạt
động riêng biệt với mục đích cụ thể mà người lao động phải thực
hiện .
+ Vị trí: Vị trí làm việc: cấp độ tiếp theo của phân tích, biểu thị tất cả
các nhiệm
vụ được thực hiện bởi cùng một lao động.
+ Công việc: một số thao tác cụ thể phải hoàn thành nếu tổ chức
muốn đạt được
mục tiêu.
+ Nghề: Tập hợp những công việc tương tự về nội dung có liên quan
với nhau ở
mức độ nhất định với những đặc tinh vốn có đòi hỏi người lao động
phải có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời có

những kỹ năng kỹ xảo, kinh
ngiệm cần thiết để thực hiện những công việc, nghề là mặt hình
thức của phần công
lao động đòi hỏi những kiến thức tổng hợp và thói quen thực hành
những công việc
nhất định.
2.

Nội dung của phân tích công việc.

2.1. Thông tin thu tập.
Trong quá trình phân tích công việc thì việc sử dụng thông tin
mang lại những
ưu điểm, nhược điểm của công việc và các tiêu chuẩn của người
thực hiện công
việc. Các thông tin cần thu thập trong quá trình phân tích công việc
bao gồm:
+Thông tin về nhiệm vụ và trách nhiệm các công việc: cần điều tra
càng chi tiết
càng tốt
3


+Thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ lao động, chính cụ, nguyên
vật liệu sử
dụng trong quá trình lao động và kết quả của quá trình lao động đó.
+Các thông tin về điều kiện, đặc điểm của máy móc, thiết bị và sự
bố trí nó ở
nơi làm việc, các thông tin về môi trường lao động: cây xanh, thẩm
mĩ, âm nhạc

trong sản xuất.
+Các thông tin quy định về thời giờ làm việc, nghỉ ngơi
+Thông tin đòi hỏi đối với người lao động về thể lực: quy định, giới
hạn về
tuổi, chiều cao, cân nặng và về trí lực bao gồm các thông tin: bằng
cấp giáo dục
đào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm, kĩ năng
2.2. Các phương pháp thu thập thông tin trong phân tích
công việc.
Các thông tin dùng vào việc phân tích công việc thường do các
chuyên gia về nhân
sự,công nhân ,nhân viên trực tiếp thực hiện công việc và các viên
giám thị trực tiếp
tiến hành. Có nhiều phương pháp thu thạp thông tin khác nhau
như: quan sát,
phỏng vấn, bản câu hỏi.Căn cứ vào mục đích cụ thể của phân tích
công việc có thể
sử dụng riêng lẻ hoặc phối hợp thực hiện các phương pháp thu
thập thông tin phân
tích công việc.
2.3. Các kết quả của phân tích công việc.
2.3.1.

Bản mô tả công việc.

Bản mô tả công việc là một văn bản chính thức nhằm liệt kê
đầy đủ (ngắn
4

gọn, xúc tích nhấn mạnh bằng các động từ hành động) để chỉ rõ
những nhiệm vụ,
trách nhiệm, điều kiện làm việc liên quan đến một công việc cụ
thể.
⁃ Trong bản mô tả công việc gồm có ba phần:
+ Phần xác định về công việc gồm có các tên công việc (chức
danh công việc), địa điểm thực hiện chức danh lãnh đạo trực
tiếp số người dưới quyền, ngày xây dựng, xếp hạng công việc.
+ Phần tóm tắt công việc: Là phần tường thuật viết một cách
tóm tắt và chính xác về các trách nhiệm và nhiệm vụ thuộc về
công việc. Trong phần này cần làm rõ các vấn đề: nhiệm vụ cụ
thể và lý do cần phải làm, trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ
báo cáo.
+ Các điều kiện làm việc bao gồm các điều kiện về môi
trường, tiếng ồn về thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh và
an toàn phương tiện đi lại thực hiện công việc và các điều kiện
khác có liên quan.
2.3.2.

Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện

Là bản liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với
những người thực hiện về các kiến thức, kỹ năng, các kinh
nghiệm, trình độ giáo dục và đào tạo, các
đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác. Các
tiêu chuẩn nhân
sự bao gồm:
+ Sức khoẻ.
+ Chuyên môn.
+ Khả năng chuyên môn.

+ Ngoại hình .
+ Tuổi tác .
+ Các phẩm chất khác.
2.3.3.

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
5


Là một văn bản chính thức liệt kê một cách hệ thống các chỉ
tiêu định lượng và
định tính phản ánh mức độ hoàn thành về mặt số lượng và chất
lượng các nhiệm vụ được nêu ra trong bản mô tả công việc.
3.

Vai trò của phân tích công việc.

3.1. Vai trò đối với tổ chức.
⁃ Cung cấp các thông tin về nhưng yêu cầu, đặc điểm của công
việc
⁃ Giúp nhà quản trị tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận
cơ cấu trong doanh nghiệp
⁃ Giúp nhà quản trị đánh giá được chính xác yêu cầu đối với
công việc
⁃ Phân tích công việc là công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức,
doanh nghiệp mới
thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu
tổ chức, tinh giảm
⁃ biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
3.2. Vai trò định hướng

3.2.1.

Trong kế hoạch hóa nguồn nhân lực.

⁃ Phân tích công việc là cơ sở để xác định ra các loại công việc,
từ đó là cơ sở để xác định cầu về nhân lực. Trên cở sở của bản
mô tả công việc, yêu cầu công việc đối với người thực hiện để
xác định ra công việc còn trống, xác định ra những tiêu thức
để tìm kiếm, sàng lọc ứng viên.
3.2.2.

Trong hoạt động định hướng

⁃ Thông qua phân tích công việc giúp người lao động nắm bắt
được công việc, giúp họ biết được cần phải làm gì? Làm như
thế nào và kết quả cần đạt được là bao nhiêu.
3.2.3.

Trong đánh giá thực hiện công việc.

⁃ Đánh giá thực hiện công việc là việc đánh giá một cách có hệ
thống chính thứctình hình thực hiện công việc của từng người
6


lao động và so sánh các tính chất đã thực hiện trước và thảo
luận. Qua việc phân tích công việc chúng ta biết được tiêu
chuẩn và đó là cơ sở để đánh giá thực hiện công việc là việc
đánh giá một cách có hệ thống chính thức tình hình thực hiện
công việc của từng người lao động và so sánh các tính chất

đã thực hiện trước và thảo luận. Qua việc phân tích công việc
chúng ta biết được tiêu chuẩn và đó là cơ sở để đánh giá
thành tích thực hiện hiệu quả của người lao động đảm đương
các vị trí của việc làm.
3.2.4.

Trong hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

⁃ Qua việc phân tích công việc đã cho ta được các công việc
cần phải có các loại nhân viên hay công nhân nào để đáp ứng
được yêu cầu của công việc hay do sự phát triển của khoa
học công nghệ. Các công việc đòi hỏi công nhân có trình độ
cao hơn vì vậy các nhân viên hay ccong nhân này đều được
đào tạo và phát triển về công việc của mình nhằm đáp ứng
được đòi hỏi của nghề hay phân tích công việc đã chỉ ra được
những nội dung chương trình cần đào tạo huấn luyện và phát
triển nguồn nhân lực.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK VIỆT NAM
1. Sự ra đời và phát triển của công ty.
Thành lập ngày 20 tháng 8 năm 1976, đến nay Vinamilk đã trở
thành công ty hàng đầu Việt Nam về chế biến và cung cấp các sản
phẩm về sữa, được xếp trong Top 10 thương hiệu mạnh Việt Nam.
Vinamilk không những chiếm lĩnh 75% thị phần sữa trong nước mà
còn xuất khẩu các sản phẩm của mình ra nhiều nước trên thế giới
như: Mỹ, Pháp, Canada,… Hoạt động hơn 10 năm trong cơ chế bao
cấp, cũng như nhiều DN khác chỉ sản xuất theo kế hoạch, nhưng khi
7

bước vào kinh tế thị trường, Vinamilk đã nhanh chóng nắm bắt cơ
hội, không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư cơ sở hạ tầng, đa dạng
hóa sản phẩm để chuẩn bị cho một hành trình mới. Từ 3 nhà máy
chuyên sản xuất sữa là Thống Nhất, Trường Thọ, Dielac, Vinamilk đã
không ngừng xây dựng hệ thống phân phối tạo tiền đề cho sự phát
triển. Với định hướng phát triển đúng, các nhà máy sữa: Hà Nội, liên
doanh Bình Định, Cần Thơ, Sài Gòn, Nghệ An lần lượt ra đời, chế
biến, phân phối sữa và sản phẩm từ sữa phủ kín thị trường trong
nước. Không ngừng mở rộng sản xuất, xây dựng thêm nhiều nhà
máy trên khắp cả nước (hiện nay thêm 5 nhà máy đang tiếp tục
được xây dựng), Vinamilk đạt doanh thu hơn 6.000 tỷ đồng/năm, nộp
ngân sách nhà nước mỗi năm trên 500 tỉ đồng. Cty Vinamilk hiện có
trên 200 mặt hàng sữa và sản phẩm từ sữa như: sữa đặc, sữa bột
cho trẻ em và người lớn, bột dinh dưỡng, sữa tươi, sữa chua uống,
sữa đậu nành, kem, phô-mai, nước ép trái cây, bánh biscuits, nước
tinh khiết, cà phê, trà… Sản phẩm đều phải đạt chất lượng theo tiêu
chuẩn quốc tế. Vinamilk cũng đã thiết lập được hệ thống phân phối
sâu và rộng, xem đó là xương sống cho chiến lược kinh doanh dài
hạn. Hiện nay, Cty có trên 180 nhà phân phối, hơn 80.000 điểm bán
lẻ phủ rộng khắp toàn quốc. Giá cả cạnh tranh cũng là thế mạnh của
Vinamilk bởi các sản phẩm cùng loại trên thị trường đều có giá cao
hơn của Vinamilk. Vì thế, trong bối cảnh có trên 40 DN đang hoạt
động, hàng trăm nhãn hiệu sữa các loại, trong đó có nhiều tập đoàn
đa quốc gia, cạnh tranh quyết liệt, Vinamilk vẫn đứng vững và khẳng
định vị trí dẫn đầu trên thị trường sữa Việt Nam. Trong kế hoạch phát
triển, Vinamilk đã đặt mục tiêu phát triển vùng nguyên liệu sữa tươi
thay thế dần nguồn nguyên liệu ngoại nhập bằng cách hỗ trợ nông
dân, bao tiêu sản phẩm, không ngừng phát triển đại lý thu mua sữa.
Nếu năm 2001, Cty có 70 đại lý trung chuyển sữa tươi thì đến nay đã

có 82 đại lý trên cả nước, với lượng sữa thu mua khoảng 230
tấn/ngày. Các đại lý trung chuyển này được tổ chức có hệ thống,
8


rộng khắp và phân bố hợp lý giúp nông dân giao sữa một cách thuận
tiện, trong thời gian nhanh nhất. Cty Vinamilk cũng đã đầu tư 11 tỷ
đồng xây dựng 60 bồn sữa và xưởng sơ chế có thiết bị bảo quản sữa
tươi. Lực lượng cán bộ kỹ thuật của Vinamilk thường xuyên đến các
nông trại, hộ gia đình kiểm tra, tư vấn hướng dẫn kỹ thuật nuôi bò
sữa cho năng suất và chất lượng cao. Số tiền thưởng và giúp đỡ
những hộ gia đình nghèo nuôi bò sữa lên đến hàng tỷ đồng. Nhờ các
biện pháp hỗ trợ, chính sách khuyến khích, ưu đãi hợp lý, Vinamilk
đã giải quyết việc làm cho hàng vạn lao động nông thôn, giúp nông
dân gắn bó với Cty và với nghề nuôi bò sữa, góp phần thay đổi diện
mạo nông thôn và nâng cao đời sống; nâng tổng số đàn bò sữa từ
31.000 con lên 105.000 con. Cam kết Chất lượng quốc tế, chất lượng
Vinamilk đã khẳng định mục tiêu chinh phục mọi người không phân
biệt biên giới quốc gia của thương hiệu Vinamilk. Chủ động hội nhập,
Vinamilk đã chuẩn bị sẵn sàng từ nhân lực đến cơ sở vật chất, khả
năng kinh doanh để bước vào thị trường các nước WTO một cách
vững vàng với một dấu ấn mang Thương hiệu Việt Nam.

9


2. THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK.
2.1. Mô hình tổ chức bộ máy của Vinamilk
Các cấp trong bộ máy tổ chức.

10


Đại hội đồng cổ đông
Ban Kiển Soát
Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

hinh-bo-may-to-chuccong-ty-vinamilk.htm

GĐ công
nghệ
thông tin

GĐ đối
ngoại

GĐ điều
hành và
phát triển
GĐ phát vùng
triền ngành nguyên
hàng
liệu

hinh-bo-may-to-chuccong-ty-vinamilk.htm

GĐ điều

hành sản
xuất và
phát triển
phần
mềm

GĐ điều
hành
chuỗi
cung ứng

GĐ điều
hành tài
chính

GĐ điều
hành dự
án

GĐ điều
hànhmark
eting

GĐ điều
hành kinh
doanh

GĐ điều
hành hành
hành chính

nhân sự

2.2. Sơ lược về nhân sự công ty Vinamilk:
Vinamilk có đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp, với đội ngũ lao động
trên 5.000 người với nhiều trình độ chuyên môn khác nhau.
⁃ Trong đó, ban lãnh đạo chủ chốt của công ty gồm:
 Bà Mai Kiều Liên tổng giám đốc,thành viên HĐQT,thành viên
tiểu ban nhân sự,tiểu ban chiến lược
 Ông Mai Hoài Anh giám đốc điều hành kinh doanh quốc tế
 Ông Trịnh Quốc Dũng giám đốc điều hành phát triển vùng
nguyên liệu
 Bà Nguyễn Thị Thanh Hòa Giám đốc Điều hành Chuỗi Cung ứng
 Bà Bùi Thị Hương giám đốc điều hành nhân sự & hành
chính,đối ngoại.

11


 Ông Nguyễn Quốc Khánh giám đốc điều hành nghiên cứu và
phát triển
 Ông Lê Thành Liêm giám đốc điều hành tài chính kiêm kế toán
trưởng
 Ông Phan Minh Tiên giám đốc điều hành marketing kiêm kinh
doanh nội địa
 Ông Trần Minh Văn giám đốc điều hành sản xuất
2.3. Chức năng và nhiệm vụ các cấp, phòng ban, tiểu ban
trong công ty Vinamilk
 Hội đồng cổ đông:
⁃ Là cơ quan có thẩm quyền nhất quyết định mọi vấn đề quan
trọng của Công ty theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.

ĐHĐCĐ là cơ quan thông qua chủ chương chính sách đầu tư dài
hạn trong việc phát triển Công ty quyết định cơ cấu vốn,bầu ra
ban quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
⁃ Cơ cấu cổ đông:Tổng Công ty Đầu tư và Kinh doanh Vốn Nhà nước
(SCIC) nắm giữ 45,06%,cổ đông nước ngoài nắm giữ 49% và cổ
đông trong nước nắm giữ 5,94% vốn điều lệ của công ty.
 Hội đồng quản trị:
⁃ Là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để
quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công
ty trừ những vấn đề thuộc ĐHĐCĐ quyết định, định hướng các
chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của
Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra
nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình
sản xuất kinh doanh của Công ty
 Tổng Giám đốc:
⁃ Do hội đông quản trị bổ nhiệm, bãi nhiệm, là người đại diện theo
pháp luật của Công ty, chụi trách nhiệm trước HĐQT, quyết định

12


tất cả những vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công
ty.
 Phòng Kinh doanh:
⁃ Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch
kinh doanh,
theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh.
⁃ Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối,
chính sánh phân phối, chính sách giá cả.
⁃ Đề xuất các biện pháp về chiến lược sản phẩm.

⁃ Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu, dự đoán về
nhu cầu thị trường.
 Phòng Marketing:
⁃ Hoạch định xây dựng các nhãn hiệu cho các sản phẩm và nhóm
sản phẩm, xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối
khuyến mãi... Xây dựng và thực hiện các hoạt động marketing hỗ
trợ nhằm phát triển thương hiệu.
⁃ Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát triển
sản phẩm mới phù hợp cho nhu cầu của thị trường. Thực hiện thu
thập thông tin, nghiên cứu, phân tích dữ liệu liên quan đến thị
trường và các đối thủ cạnh tranh.
 Phòng nhân sự:
⁃ Điều hành và quản lý các hoạt động hành chính và nhân sự toàn
của toàn Công ty.
⁃ Thiết lập và đề ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn
nhân lực.
⁃ Tư vấn cho ban giám đốc điều hành các hoạt động tài chính và
nhân sự.
⁃ Làm chặt chẽ với bộ phận hành chính và nhân sự của các chi
nhánh,nhà máy nhằm hỗ trợ họ về các vấn đề hành chính nhân
sự như một cách tốt nhất.
13


⁃ Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn
Công ty.
⁃ Tổ chức thực hiện và giám sát thực hiện các quy chế,chính sách
về hành chính,nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với chế
độ điều hành của Nhà nước
⁃ Tư vấn cho nhân viên Công ty về các vấn đề liên quan đến quyền

lợi và nghĩa
vụ của nhân viên trong Công ty.
 Phòng dự án:
⁃ Lập, triển khai, giám sát dự án đầu tư mới và mở rộng sản xuất
cho các nhà
máy.
⁃ Quản lý và giám sát tình hình sử dụng máy móc thiết bị, tài sản
cố định.
⁃ Quản lý và giám sát công tác xây dựng cơ bản toàn Công ty
⁃ Xây dựng, ban hành và giám sát định mức kinh tế kỹ thuật
⁃ Nghiên cứu và đề xuất các phương án thiết kế xây dựng dự
án,giam sát chất lượng xây dựng công trình và theo dõi tiến độ
của nhà máy.
⁃ Theo dõi lập công tác quản lý kỹ thuật
⁃ Lập công tác tổ chức đấu thầu,để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp,
có chất lượng, đáp ứng được tiêu chuẩn của Công ty đề ra cho
từng dự án.
⁃ Phòng cung ứng điều vận:
⁃ Xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách, quy trình cung
ứng và điều vận
⁃ Thực hiện mua sắm, cung cấp toàn bộ nguyên nhiên liệu, vật tư
kỹ thuật

14


⁃ Thực hiện các công tác xuất nhập khẩu cho toàn công ty, cập
nhật và vận dụng chính xác, kịp thời các quy định, chính sách liên
quan do nhà nước ban hành.
⁃ Dự báo nhu cầu thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất hàng

nội địa, và xuất khẩu hiệu quả.
⁃ Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phối hợp chuyển cho xí
nghiệp kho vận. Phối hợp với nhân viên Xí nghiệp Kho vận theo
dõi công nợ của khách hàng.
 Phòng tài chính kế toán:
⁃ Quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính, kế toán
⁃ Tư vấn cho ban giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược
tài chính.
⁃ Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
⁃ Lập dự án ngân sách phân bố và kiểm soát ngân sách cho toàn
bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
⁃ Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính
kế toán
⁃ Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh
doanh và việc đầu tư của Công ty có hiệu quả
 Trung tâm nghiên cứu dinh dưỡng và phát triển sản phẩm:
⁃ Nghiên cứu, quản lý và điều hành các nghiệp vụ liên quan đến
sản phẩm mới,sản phẩm gia công, xuất khẩu và cải tiến chất
lượng sản phẩm.
⁃ Chịu trách nhiệm về công tác đăng ký các công bố sản phẩm,
công tác đăng ký các quyền sở hữu trí tuệ trong và ngoài nước.
⁃ Xây dựng và giám sát hệ thống đảm bảo chất lượng, theo tiêu
chuẩn trong và ngoài nước (ISO, HACCP).
⁃ Thiết lập,giám sát,quản lý các quy trình công nghệ,quy trình sản
xuất và quy trình đảm bảo chất lượng

15


⁃ Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường,nhu cầu và thị hiếu người tiêu

dùng để phát triển những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu
người tiêu dùng.
2.4. Thực trạng phân tích công việc tại công ty cổ phần
sữa việt nam vinamilk.
Phân tích công việc là một hoạt động cực kỳ quan trọng trong các
doanh nghiệp,nó giúp người quản trị xác định được các kỳ vọng của
mình một cách cụ thể đối với người lao động và làm cho họ hiểu
được các kỳ vọng đó mà qua đó người lao động hiểu được nhiệm vụ
trách nhiệm của mình trong công việc.Công ty cổ phần sữa Việt Nam
Vinamilk đã tổ chức thực hiện công tác phân tích công việc kể từ khi
thành lập và đi vào hoạt động.
2.4.1.

Phòng hành chính nhân sự

a. Chức năng:
Phòng Hành chính - Nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho
Tổng giám đốc
về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và
quan hệ công chúng (PR) của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Tổng
giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được
giao.
b. Nhiệm vụ:
 Nhiệm vụ chung:
⁃ Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế
hoạch công
việc của Phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
⁃ Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để
hoàn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach công việc của
phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.

⁃ Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các
báo cáo khác
16


theo yêu cầu của Ban điều hành.
⁃ Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của
Phòng; đánh
giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải
tiến, giúp nâng
cao hoạt động của Công ty.
⁃ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành
phân công.
 Lĩnh vực Nhân sự:
⁃ Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các
phòng ban, bộ
phận để Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
⁃ Xây dựng quy chế tổ chức bộ máy Chi nhánh, Văn phòng đại
diện, Phòng
giao dịch trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định của Điều lệ
Công ty.
⁃ Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn Công ty,
ngân sách
liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí
đóng BHXH,
BHYT, chi phí đồng phục,…). Tham gia các chương trình khảo sát
lương với các
đối tác và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để
làm cơ sở xây
dựng chính sách nhân sự hàng năm. Thực hiện khảo sát chính sách

nhân sự, mức độ
hài lòng hàng năm đối với toàn thể cán bộ, nhân viên để cải tiến
chính sách nhân
sự.

17


⁃ Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức
danh, vị trí
công việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân
chuyển, điều
chuyển).
⁃ Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự,
quy hoạch &
phát triển cán bộ thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết
quả thực hiện
công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
⁃ Xây dựng quy chế tiền lương để Tổng giám đốc trình Hội đồng
quản trị phê
duyệt.
⁃ Xây dựng nội quy lao động; các quy chế làm việc, phân công của
Ban quan điều hành trình Tổng giám đốc phê duyệt.
⁃ Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào
tạo, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối
với người lao
động Công ty.
⁃ Tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: xếp
lương, nâng

bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực hiện công
việc, đào tạo,
thanh toán lương, chế độ phúc lợi…
⁃ Phối hợp với Công đoàn cơ sở xây dựng chương trình Phúc lợi,
Khen thưởng
hàng năm để xin ý kiến tại Hội nghị Người lao động hàng năm.
⁃ Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành
(hồ sơ nhân sự,
thông tin trên phần mềm HRM).
18


⁃ Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền
lợi, thông tin
tuyển dụng,.. trên website tuyển dụng và các trang website quảng
cáo tuyển dụng
để quảng bá hình ảnh Công ty.
 Lĩnh vực Hành chính
⁃ Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản
lý hồ sơ
pháp lý của Công ty.
⁃ Đảm bảo các công tác hậu cần phục vụ để đảm bảo công việc tại
Công ty: lễ
tân, khánh tiết, văn phòng phẩm, đồng phục, đặt vé máy bay, khách
sạn, visa, hộ
chiếu,…
⁃ Đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý về việc cấp
mới/sửa đổi/bổ
sung Giấy phép hoạt động, Giấy đăng ký kinh doanh và các việc liên
quan đến bầu,

miễn nhiệm, bổ nhiệm, các thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm
soát, Tổng
giám đốc của Công ty. Soạn thảo các văn bản hành chính như lịch
công tác tuần,
đặt lịch họp, lịch làm việc cho Ban điều hành,…
⁃ Thực hiện mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng công cụ tài
sản dùng
chung của Công ty. Phối hợp với phòng Kế toán Công ty thực hiện
các hoạt động
kiểm kê tài sản định kỳ/đột xuất và thanh lý tài sản.
⁃ Đảm bảo công tác an ninh, an toàn, phòng cháy, chữa cháy trong
Công ty.
19


⁃ Tổ chức thực hiện hậu cần tổ chức các sự kiện của Công ty: các
cuộc họp, các
sự kiện của Công ty hàng năm.
⁃ Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành
văn phòng
đảm bảo phục vụ hoạt động của Công ty từng thời kỳ. Sắp xếp, bố
trí chỗ làm việc
cho từng phòng/ban, người lao động đầy đủ theo từng thời kỳ.
⁃ Xây dựng các quy định nâng cao tính tuân thủ của người lao động
về việc sử
dụng tài sản chung, tiết kiệm chi phí điện, nước, điện thoại và nâng
cao hình ảnh vệ
sinh văn phòng Công ty.
2.4.2.

Phân tích công việc tại một số phòng,ban khác trong

công ty
 Phân tích công việc trong bộ phận kinh doanh-đầu tư:
⁃ Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý,
năm
⁃ Giám sát và kiểm tra chất lượng công việc, sản phẩm của các
bộ phận khác nhằm mang đến khách hàng chất lượng dịch vụ
cao.
⁃ Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh
doanh
⁃ Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết
⁃ Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ hoạt
động SXKD
⁃ Báo cáo thường xuyên về tình hình chiến lược, những phương
án thay thế và cách hợp tác với các khách hàng.
⁃ Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh

20


⁃ Xây dựng cách chiến lược PR, marketng cho các sản phẩm theo
từng giai đoạn và đối tượng khách hàng.
⁃ Xây dựng chiến lược phát triển về thương hiệu


Phân tích công việc trong bộ phận kế toán
⁃ Xây dựng hệ thống kế toán của DN
⁃ Cập nhật và nắm bắt các luật thuế, chính sách thuế mới ban
hành nhằm đáp ứng đúng theo quy định của pháp luật

⁃ Quản lý các chi phí đầu vào, đầu ra của công ty
⁃ Có trách nhiệm báo cáo về tình hình tài chính của công ty cho
lãnh đạo khi có yêu cầu
⁃ Nắm bắt tình hình tài chính và có tham mưu kịp thời cho ban
lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định.
⁃ Giải quyết các chế độ tiền lương, thưởng, thai sản…
⁃ Quản lý doanh thu, lượng hàng, công nợ, hàng tồn kho, tài sản
cố định…
⁃ Thanh toán hợp đồng, tham gia đàm phán các hợp đồng kinh
tế.

 Phân tích công việc trong bộ phận phân sản xuất :
a. Đối với cấp phó quản đốc:
⁃ Tiếp nhận thông tin đơn hàng, kiểm tra sơ bộ trước khi sản
xuất
⁃ Triển khai sản xuất theo đúng kế hoạch sản xuất
⁃ Chiệu trách nhiệm quản lý nhân sự, theo dõi nắm bắt tình hình
công nhân trong xưởng
⁃ Tham mưu với cấp trên về việc thay đổi qui trình sản xuất
nhằm tăng năng suất
⁃ Tham gia trực tiếp sản xuất với các tổ trưởng
⁃ Tính toán năng suất thực tế cho một một sản phẩm cụ thể,tổng
hợp báo cáo kết quả cuối cùng

21


⁃ Theo dõi tình hình nguyên vật liệu, tình trạng máy móc thiết bị
tại xưởng mình
⁃ Bố trí, điều động nhân sự hợp lý khi quản đốc vắng mặtl/Báo

cáo trực tiếp quản đốc xưởng
b. Đối với trưởng bộ phận cơ điện
⁃ Lập qui trình sửa chữa định kỳ tất cả các máy móc trong xưởng
hợp lý
⁃ Tìm kiếm nhà cung cấp các thiết bị phụ kiện máy và sản xuất
dao cụ
⁃ Thường xuyên kiểm tra các hệ thống điện, cấp thoát nước, hệ
thống khí nén, hút bụi . Có kế hoạch bảo trì, sữa chữa, thay thế
định kỳ
⁃ Viết tài liệu đào tạo ,tài liệu sửa chữa , lịch sử máy …..Lưu trữ
và sử dụng khi cần thiết
⁃ Thường xuyên đào tạo người đứng máy trực tiếp hoặc người có
trách nhiệm quản lý máy tại các bộ phận làm việc
⁃ Có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc nhân viên cấp dưới hoàn
thành tốt công việc mà trưởng bộ phận giao phó
⁃ Báo cáo trực tiếp với Quản đốc xưởng
c. Đối với trưởng bộ phận KCS
⁃ Điều động nhân viên hợp lý tại các phân xưởng để kiểm tra
chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn, chất lượng nhà máy mà
ban giám đốc phê duyệt
⁃ Thường xuyên đào tạo nhân viên về cách kiểm tra :sử dụng
dụng cụ đo,qui trình kiểm tra, kỹ năng kiểm tra…..
⁃ Trong khi kiểm tra sản phẩm phải bố trí thời gian hợp lý tránh
chồng chéo trong quá trình sản xuất và kiểm tra.
⁃ Cập nhật thường xuyên sự thay đổi thông tin từ PKH và XSX để
kiểm tra và nắm bắt chính xác yêu cầu nhà máy đưa ra.
⁃ Đào tạo, khuyến khích nhân viên cấp dưới tham gia trực tiếp
vào quá trình sản xuất khi thời gian rảnh
22

d. Đối với các tổ trưởng:
⁃ Chịu trách nhiệm về việc phân công công việc cho từng nhân
viên theo đúng vị trí chức năng và theo từng khả năng của mỗi
người.
⁃ Chịu trách nhiệm liên đới về việc sai sót mà nhân viên vi phạm
⁃ Luôn báo cáo với cấp quản lý xưởng về tiến độ ,vướng mắc
trong công việc để xử lý kịp thời
⁃ Tham mưu với lãnh đạo về việc thuyên chuyển, sa thải, bổ
sung nhân sự một cách kịp thời, công bằng, chính xác.
⁃ Thường xuyên đào tạo cho nhân viên để tiếp cận công việc tốt
và hiệu quả
⁃ Viết chương trình đào tạo trong bộ phận nhằm lưu trữ tài liệu
sau này để phát triển thành giáo án đào tạo cho công ty thông
qua phê duyệt của GĐ xưởng và BGĐ
⁃ Định mức thời gian chế tạo cho từng sản phẩm ,cách sử dụng
tiết kiệm nguyên vật liệu . Đánh giá đúng mục đích sử dụng
nguyên vật liệu, dụng cụ chế tạo sản phẩm.
⁃ Báo cáo trực tiếp xưởng sản xuất
e. Đối với công nhân các bộ phận
⁃ Chịu sự chi phối, điều động trực tiếp của các tổ trưởng hoặc
PQĐ, QĐ khi tổ trưởng vắng mặt .
⁃ Tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất đạt hiệu quả tốt nhất
⁃ Luôn học hỏi, nắm bắt kinh nghiệm thực tiển để phục vụ quá
trình sản xuất
⁃ Thực hiện tốt tất cả các nội qui, qui định của công ty về tác
phong công việc, cách vận hành TBMM, vệ sinh lao động, ATLĐ
Chia sẻ kinh nghiệm, tinh thần đoàn kết, thực hiện tốt lối sống
lành mạnh, văn hóa, văn minh
f.

Đối với bộ phận vật tư nguyên liệu

⁃ Kiểm tra các số liệu nhập kho nhanh chóng và chính xác
23


⁃ Nghiệm thu các sản phẩm nhập kho đúng theo số lượng, kích
thước,chủng loại bàn giao
⁃ Phân loại, sắp xếp, bảo quản các loại vật tư đúng theo từng vị
trí phù hợp yêu cầu sản xuất để sản phẩm cho ra là an toàn
nhất

Bản mô tả và tiêu chuẩn công việc trưởng phòng hành
chính-nhân sự trong công ty Vinamilk
I.

Thông tin chung

Vị trí : Trưởng phòng nhân sự
Bộ phận: Hành chính & nhân sự
Quản lý trực tiếp: toàn bộ nhân viên trong công ty
II.

Mục đích công việc

Quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự của công ty
III.

Nhiệm vụ cụ thể:

1.

Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

định kỳ năm, quý, tháng.
2.

Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công

ty.
3.

Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.

4.

Lập ngân sách nhân sự.

5.

Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất

kinh doanh và chiến lược của công ty.
6.

Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích –

kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người
lao động.

7.

Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng

nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

24


8.

Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử

dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
9.

Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an

ninh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống
cháy nổ.
10. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong
Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ
chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công
ty. Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và
giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
11. Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ
chức hoạt động của công ty.
12. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực
Tổ chức-Hành chính-Nhân sự.
13. Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành

của công ty.
14. Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công
ty.
15. Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng,
khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
16. Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.

25