công tác soạn thảo văn bản trong cơ quan

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Đề tài tốt nghiệp
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN




Tên cơ sở: Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Đường Lâm



Họ tên: Nguyễn Ngọc Khánh



Lớp: V18A



Cán bộ hướng dẫn tại cơ sở:

Khóa: 18

 Cô: Lê Thị Hương Giang – Giám đốc



Giáo viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Thị Phan Phương

Phần B: Nội dung thực tập


Phòng Tổ chức – Hành chính là một phòng một phòng ban tuyển dụng lao động, quản lý
danh sách cán bộ công nhân viên và phụ trách tất cả trang thiết bị máy móc trong công
ty.



Một số công việc em được làm trong thời gian thực tập là:

 Nhập danh sách cán bộ công nhân viên trong công ty
 Kiểm tra và photocopy công văn, tài liệu
 Quản lý trang thiết bị trong công ty


I. Nhập danh sách cán bộ


Đòi hỏi sự chính xác cao trong công việc



Tránh nhầm lẫn tên tuổi của người này với người khác



Nhập đầy đủ thông tin của cán bộ, công nhân viên



Vị trí làm việc, cấp bậc trong cơ quan


II. Kiểm tra và photocopy công văn, tài liệu


Kiểm tra văn bản đến và phân chia theo đúng loại văn bản



Đọc nội dung văn bản, trình cấp trên xem và giải quyết văn bản

III. Quản lý trang thiết bị trong công ty


Lập báo cáo bằng văn bản đối với những máy bị hỏng hóc hoặc những máy cần thay
mới



Đảm bảo các thiết bị trong công ty vận hành được tốt nhất


Phần C: đề tài thực tập


I. Lý do chọn đề tài:

 Soạn thảo văn bản và quản lý văn bản là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm

một cách đúng mực

 Là nguồn pháp luật cơ bản và là công cụ quản lý hữu hiệu trong công tác điều hành
 Đảm bảo thông tin cho các cấp lãnh đạo trong một cơ quan



II. Nội dung đề tài:

 Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm bảo được quy định
tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó
Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản
hành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau:




Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

 Xác định hình thức, nội dung văn bản
 Thu thập thông tin có liên quan về văn bản đó



Bước 2: Soạn thảo văn bản

 Đảm bảo đúng về nội dung, thể thức văn bản



Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm tài liệu có liên quan

 Do người có thẩm quyền duyệt
 Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo phải trình người duyệt xem xét, quyết định



Bước 4: Đánh máy, Copy

 Đánh máy đúng bản thảo, thể thức văn bản
 Copy đúng số lượng theo quy định ở mục nơi nhận




Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

 Kiểm tra sự chính xác về thể thức, hình thức văn bản
 Kiểm tra độ chính xác nội dung văn bản



Bước 6: Ký chính thức văn bản

 Văn bản sau khi hoản chỉnh sẽ đc người có thẩm quyền ký và đóng dấu



Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan

 Kiểm tra lại thể thức văn bản, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản
 Đóng dấu cơ quan, mức độ khẩn (nếu có)
 Đăng ký vào sổ công văn đi
 Làm thủ tục và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
 Lưu văn bản đã phát hành


Phần D: Thu hoạch thực tập


1. Về cơ quan:

 Có sự thống nhất giữa các phòng ban nghiệp vu
 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các phòng ban cũng được phân chia rõ ràng
 Có sự liên quan mật thiết, chặt chẽ và linh hoạt
 Áp dụng kỹ thuật hiện đại vào hoạt động của công ty
 Nhân viên có tinh thần nghiêm túc, trách nhiệm cao trong công việc



2. Kinh nghiệm thực tế:

 Học hỏi được kinh nghiệm thực tế
 Học hỏi được cách ứng xử, giao tiếp
 Tác phong làm việc nơi công sở


Kết luận


Là một học sinh em luôn có ý thức học hỏi, kế thừa, làm hết khả năng của một học viên.
Em cảm thấy rất vui với ngành nghề em đang theo học vì với ngành tin học văn phòng
hoặc các ngành khác đi chăng nữa thì đều đòi hỏi phải có kỹ năng chuyên môn, trình độ
giao tiếp tốt, khả năng ứng xử trong xã hội…



Cuối cùng, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường ESTIH và
Phòng Tổ chức – Hành chính tại Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Đường Lâm đã
giúp cho em có một môi trường rèn luyện bổ ích, thực tế, giúp em hoàn thiện bản thân
hơn và đó cũng là nền móng vững chắc sau này để em có thể tự tin hơn trong tương lai.