LV Thạc sỹ_hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH NYK logistics việt nam

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu khoa học, độc lập của
tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng.

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Trâm Huyền


MỤC LỤC
DANH MỤC SƠ ĐỒ
DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
TÓM TẮT LUẬN VĂN
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS.......................4
1.1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP.

4

1.1.1 Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý doanh nghiệp

4

1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

5

1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 11
1.1.5 Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ

22

1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC DOANH NGHIỆP LOGISTICS ẢNH HƯỞNG TỚI
VIỆC THIẾT DOANH NGHIỆP. 23
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
TY TNHH NYK LOGISTICS VIỆT NAM..........................................................33
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH NYK LOGISTICS VIỆT NAM 33

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam
33
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam
37
2.2 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
NYK LOGISTICS VIỆT NAM

41

2.2.1 Môi trường kiểm soát 41
2.2.2 Xây dựng hệ thống thông tin kế toán
2.2.3 Các thủ tục kiểm soát 55

47


2

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH
NYK LOGISTICS VIỆT NAM

61


CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ
THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY TNHH NYK LOGISTICS VIỆT NAM..........66
3.1 SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
TNHH NYK LOGISTICS VIỆT NAM

66

3.2 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
TY TNHH NYK LOGISTICS VIỆT NAM 67
3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
TNHH NYK LOGISTICS VIỆT NAM

68

3.3.1 Biện pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
3.3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát

71

3.3.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin.

73

3.3.4 Kiểm toán nội bộ

68

76

KẾT LUẬN.............................................................................................................78
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................79
PHỤ LỤC


DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
SƠ ĐỒ:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ các loại hình dịch vụ của công ty TNHH NYK Logistics Việt
Nam............................................................................................................37
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam................43
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức phòng tài chính kế toán công ty TNHH NYK
Logistics Việt Nam.......................................................................................48
Sơ đồ 2.4: Qui trình nghiệp vụ phòng kế toán công ty TNHH NYK
Logistics Việt Nam.....................................................................................54
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ kiểm soát bán hàng.............................................................56
BẢNG:
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2009...........35
Bảng 2.2: Báo cáo tổng hợp tình hình hoạt động kinh doanh.....................46
BIỂU:
Biểu số 2.1: Lợi nhuận sau thuế từ năm 2006 đến năm 2009................................36


i

TÓM TẮT
Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt cho phép các doanh nghiệp quản lý hữu
hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình, góp phần hạn chế tối
đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp

đứng vững trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường.
Công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam là một công ty đang trong bước
đầu bắt tay vào xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nên gặp nhiều khó khăn và
vướng mắc như: việc luân chuyển thông tin từ các phòng ban của công ty còn
chậm, công tác theo dõi doanh thu và chi phí của công ty còn nhiều bất cập, hệ
thống báo cáo chưa có biểu mẫu chuẩn…Xuất phát từ nhận thức đó em đã chọn
đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH NYK Logistics
Việt Nam”. Luận văn tiến hành nghiên cứu, hệ thống hóa những vấn đề lý luận
chung về kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp và quá trình tìm hiểu thực tế
HTKSNB của công ty, rút ra những phân tích, đánh giá thực trạng đưa ra những ý
kiến, giái pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty trách nhiệm hữu
hạn NYK Logistics Việt Nam.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương
Chương 1, luận văn trình bày lý luận chung về hệ thống KSNB trong các
doanh nghiệp nói chung và trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics nói
riêng.
Trong mối quan hệ với quản lý, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay
một pha của quản lý mà được thực hiện ở tất các giai đoạn của quá trình này, vì vậy
có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý. Kiểm soát là hoạt động giám
sát thực tiễn, từ đó cung cấp thông tin cho nhà quản lý, giúp các nhà quản lý đánh
giá tình hình thực tế để có các quyết định phù hợp và kịp thời đảm bảo tính khả thi
của mục tiêu đã đề ra.
Trong các doanh nghiệp chức năng kiểm tra kiểm soát được thực hiện bởi hệ
thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu là toàn bộ các chính


ii

sách, các bước kiếm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm kiểm soát các
hoạt động của đơn vị trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công

việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu
đặt ra của đơn vị như: bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo
việc thực hiện các chế độ pháp lý, hiệu quả và năng lực quản lý.
HTKSNB do nhà quản lý xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của
mình. Khi thiếp lập và vận hành một HTKSNB các nhà quản lý thường hướng tới các
mục đích đã đề ra như sau: Một, điều hành và quản lý hoạt động kinh doanh một cách
có hiệu quả; Hai, đảm bảo chắc chắn các quy định và chế độ quản lý được thực hiện
đúng thể thức; Ba, phát hiện kịp thời những hạn chế, thiếu sót trong quá trình hoạt
động kinh doanh để đưa ra các điều chỉnh và biện pháp đối phó kịp thời; Bốn, phát
hiện, ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong kinh doanh; Năm, ghi chép kế toán
đầy đủ, tin cậy và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh; Sáu, bảo
vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.
Để thực hiện các chức năng kiểm tra kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp thường bao gồm 4 bộ phận cấu thành cơ bản sau:
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên
ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ
liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát là
đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức bộ máy của đơn vị, chính sách nhân sự, công tác
kế hoạch, ủy ban kiểm soát và yếu tố cuối cùng là môi trường bên ngoài.
Hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng trong hệ thống thông tin của
doanh nghiệp. Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ
thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Trong đó,
quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiêm
soát nội bộ của doanh nghiệp. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là
sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của
một tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.


iii

Các thủ tục kiểm soát là những chính sách và những thủ tục giúp cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện.Nó bảo đảm các hoạt động cần thiết để quản
lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Các
thủ tục kiểm soát thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc
phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ
quyền và phê chuẩn. Ngoài ra các thủ tục kiểm soát còn bao gồm việc quy định
chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách
và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập của đơn vị, thực hiện chức năng kiểm
tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Bộ phận kiểm
toán nội bộ trong doanh nghiệp giúp cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường
xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc
thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm
toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và
xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiểm soát
nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu
quả thật sự của nó tùy thuộc chủ yếu vào nhân tố con người, tức là phụ thuộc vào
năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Hệ thống kiểm soát
nội bộ dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa hay phát hiện
mọi sai phạm có thể xảy ra. Bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn tồn tại những
hạn chế cố hữu của nó như những sai sót bởi con người gây ra do thiếu ý thức, sự
mâu thuẫn quyền lợi, sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu
hoặc bị vi phạm…
Bên cạnh việc trình bày phần lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong
các doanh nghiệp, luận văn cũng đã trình bày được những đặc điểm của các doanh
nghiệp logistics ảnh hưởng tới việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thứ nhất, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics thường cung cấp các
dịch vụ như dịch vụ bốc xếp hàng hóa, dich vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, dịch vụ đại

iv

lý vận tải, đại lý làm thủ tục hải quan và các dịch vụ bổ trợ khác. Đây đều là những hoạt
động mang tính đặc thù và phức tạp trong quản lý. Để kiểm soát được tốt các hoạt
động nghiệp vụ đòi hỏi nhu cầu về chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên rất cao, có
tay nghề chuyên môn vững. HTKSNB của doanh nghiệp phải xây dựng được các
qui trình hoạt động cho từng phòng ban một cách cụ thể, các thủ tục kiểm soát phải
đảm bảo được tuân thủ một cách nghiêm ngặt nhằm giảm bớt các rủi ro có thể phát
sinh trong quá trình thực hiện.
Thứ hai, loại hình dịch vụ cung cấp đa dạng từ gom hàng, lưu kho, đóng gói,
tổ chức vận chuyển, làm thủ tục thông quan…mỗi một dịch vụ cung cấp lại có
những đặc thù riêng nhưng lại là một chuỗi liên tục trong quá trình cung cấp dịch vụ
logistics cho khách hàng, điều này đòi hỏi cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp
kinh doanh logistics phải được xây dựng theo hướng chuyên môn hóa, chức năng
nhiệm vụ của các phòng ban được tổ chức theo từng loại hình dịch vụ, tránh sự
trùng lặp trong nhiệm vụ quyền hạn của các phòng ban.
Thứ ba, do quá trình kinh doanh dịch vụ logistics là một chuỗi liên tục các
dịch vụ được cung cấp bởi các phòng ban khác nhau của công ty, điều này đòi hỏi
các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics phải xây dựng một hệ thống thông
tin tốt đảm bảo sự luân chuyển thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Thứ tư, hoạt động Logistics luôn phát sinh các giao dịch tài chính với các các
chủ hàng, các tổ chức thuộc bên thứ ba, các đại lý bên nước ngoài. Với mỗi bên lại
có những hợp đồng phân chia lợi nhuận, phạm vi quyền hạn và trách nhiệm khác
nhau. Số lượng các đại lý thường là rất lớn điều này đòi hỏi công tác tổ chức tài
chính kế toán của doanh nghiệp phải chú trọng đến việc theo dõi thanh toán các
khoản thu chi, đối chiếu công nợ với các đại lý ở nước ngoài.
Thứ năm, dịch vụ logistics tổ chức vận chuyển hàng hóa đi khắp nơi trên
khắp thế giới bằng tất cả các loại hình vận chuyển. Khi hàng hóa được vận chuyển
sẽ phải chịu sự chi phối của các thông lệ quốc tế, luật pháp của các nước khác nhau

tùy thuộc vào lịch trình đi của hàng hóa. Do vậy sự thiếu hiểu biết hay bất cẩn trong
nghiệp vụ sẽ dẫn đến vi phạm luật pháp của nước bản địa và luật pháp quốc tế, dẫn


v

đến những rủi ro cho doanh nghiệp cung cấp dịch vụ logistics. Chính vì vậy hệ
thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp kinh doanh logistics phải được xây
dựng một cách chặt chẽ, kiểm soát tốt các qui trình, tính tuân thủ trong hoạt động
nghiệp vụ, đảm bảo đúng pháp luật ở các nước có liên quan nhằm nâng cao hiệu
quả, giảm thiểu rủi ro.
Từ những đặc điểm như vậy, có thể thấy những doanh nghiệp kinh doanh
dịch vụ logistics có môi trường hoạt động phức tạp, dịch vụ đa dạng chịu nhiều sự
chi phối từ thông lệ, luật pháp quốc tế, có mối quan hệ rộng với khách hàng và đại
lý trong và ngoài nước. Để đạt được các mục tiêu trong hoạt động kinh doanh đòi
hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics
phải được thiết kế phù hợp với các đặc thù riêng của ngành nghề kinh doanh.
Chương 2, luận văn đề cập đến thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại
công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam. Trong chương này luận văn đã trình bày
được khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty, những đặc điểm hoạt
động kinh doanh của công ty, thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại công
ty TNHH NYK logistics Việt Nam từ đó rút ra những đánh giá về những mặt đã đạt
được và những hạn chế còn tồn tại trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
của công ty.
Về lịch sử hình thành và phát triển của công ty, công ty TNHH NYK
Logistics Việt Nam được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 4 năm 2006, là
công ty liên doanh giữa hai công ty là công ty cổ phần đại lý hàng hải việt nam và
công ty NYK logistics South Asia Pte (Singapore). Công ty được thành lập với tên
ban đầu là công ty Tiếp vận Hồng Hà. Văn phòng chính của công ty đặt tại P805,
tòa nhà HITC, 239 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội. Lúc đầu công ty chỉ cung cấp các

dịch vụ về vận tải, kho bãi và làm thủ tục hải quan với 3 văn phòng hoạt động tại
Hải Phòng, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh. Qua 4 năm đi vào hoạt đông công ty đã có những
bước tiến vững chắc, tốc độ tăng trưởng kinh doanh tốt, mở rộng được phạm vi kinh
doanh. Ngoài trụ sở chính đặt tại Hà Nội, hiện nay công ty đã có thêm 2 chi nhánh


vi

phụ thuộc đặt tại Bắc Ninh và thành phố Hồ Chí Minh và 6 văn phòng hoạt động
khác.
Về đặc điểm hoạt động kinh doanh, công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam
là công ty kinh doanh trong lĩnh vực Logistics với hoạt động chính là cung cấp dịch
vụ giao nhận quốc tế, kho bãi, vận chuyển, đại lý hàng tàu. Công ty cung cấp các
loại hình dịch vụ đa dạng với các đại lý rộng khắp trên toàn thế giới. Các dịch vụ
mà công ty cung cấp chủ yếu là: dịch vụ vận tải, dịch vụ kho bãi, dịch vụ làm thủ
tục hải quan, dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ thu gom giao nhận hàng xuất chỉ định.
Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ, của công ty TNHH NYK logistics
được xây dựng gồm những yếu tố chính như môi trường kiểm soát, hệ thống thông
tin kế toán, các thủ tục kiểm soát.
Môi trường kiểm soát
Đặc thù về quản lý, là công ty liên doanh giữa hai công ty là công ty cổ phần
đại lý hàng hải Việt Nam và công ty NYK logistics South Asia Pte (Singapore) nên
công ty chịu sự ảnh hưởng trong cách quản lý và xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ từ hai công ty trên, đặc biệt là sự ảnh hưởng phong cách quản lý của công ty
NYK logistics South Asia. Người lãnh đạo của công ty đều là những người đã có
nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, chuyên môn cao, trải qua nhiều vị trí
trong ngành logistics nên nắm rõ các loại hình hoạt động của công ty. Ban lãnh đạo
của công ty đã có ý thức xây dựng và ban hành các quy trình hoạt động trong doanh
nghiệp mình như quy trình mua sắm tài sản cố định, quy trình tuyển dụng, quy định
về khen thưởng, kỷ luật. Tuy nhiên ban giám đốc lại chưa chú trọng đến tính đồng

bộ và đầy đủ trong việc xây dựng các quy trình này.
Cơ cấu tổ chức, của công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam xây dựng cơ
cấu tổ chức theo hướng chuyên môn hóa hoạt động của các phòng ban dựa trên đặc
điểm kinh doanh của từng loại hình dịch vụ mà công ty cung cấp theo phương châm
gọn nhẹ và hiệu quả. Cơ cấu tổ chức của công ty đã hình thành nên hệ thống quản lý
xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, thực thi mệnh


vii

lệnh, phân quyền hạn trách nhiệm, phạm vi công việc, tạo khả năng kiểm tra giám
sát các hoạt động kinh doanh thuận lợi.
Chính sách nhân sự, chính sách đào tạo của công ty chủ yếu là đào tạo tại
chỗ, các bộ phận chủ động trong kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao chuyên môn và
nghiệp vụ cho nhân viên. Về chính sách tiền lương và phúc lợi của công ty chưa
thực sự khuyến khích người lao động gắn bó lâu dài với công ty. Mức lương hiện tại
và chính sách phúc lợi của công ty so với mặt bằng chung trong các công ty cùng
ngành nghề là chưa cạnh tranh. Hàng năm công ty có tiến hành đánh giá nhân viên
để ghi nhận những cố gắng, thành tích của từng cá nhân, nhân viên trong công ty.
Công tác kế hoạch, kế hoạch kinh doanh của công ty được xây dựng từ dài
hạn đến ngắn hạn. Từ bản kế hoạch kinh doanh chung của cả công ty sẽ được triển
khai chi tiết hơn kế hoạch cho các phòng ban. Hàng năm ở giai đoạn cuối năm tài
chính các phòng ban gửi các báo cáo về kết quả thực hiện của năm vừa rồi cho ban
giám đốc, bao gồm kế hoạch doanh thu, chi phí hoạt động … Quá trình thực hiện kế
hoạch được theo dõi hàng tháng, căn cứ vào số liệu báo cáo tình hình hoạt động
thực tế, so sánh với số liệu kế hoạch để tìm ra sự chênh lệch.
Môi trường bên ngoài, các nhân tố bên ngoài đó là luật pháp trong nước, luật
pháp các nước liên quan, thông lệ quốc tế. Hoạt động trong lĩnh vực logistics đòi
hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải am hiểu các thông lệ quốc tế, qui định luật
pháp của các nước.

Hệ thống kế toán
Mô hình tổ chức phòng kế toán của công ty phân theo kế toán các mảng dịch
vụ được công ty cung cấp. Kế toán trưởng là lãnh đạo cao nhất của phòng tài chính
kế toán, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế, chỉ đạo công
tác tài chính tại công ty theo chế độ hiện hành của nhà nước và quy định của công
ty. Kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số liệu với các kế toán bộ
phận, phát hiện các sai sót để kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý, hạch toán và lập
sổ sách theo dõi phần hành kế toán không thuộc phạm vi nghiệp vụ của các bộ


viii

phận. Các kế toán bộ phận sẽ chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ, kiểm tra đối chiếu,
hạch toán trên số sách kế toán, tổng hợp lên báo cáo.
Ngay từ những ngày đầu thành lập, công ty đã đầu tư sử dụng phần mềm kế
toán. Tuy nhiên hệ thống phần mềm hiện thời công ty đang sử dụng được viết từ khi
công ty mới thành lập, sau hơn 3 năm hoạt động đã không còn phù hợp với qui mô
ngày càng mở rộng, yêu cầu quản lý ngày càng cao của doanh nghiệp.
Hệ thống chứng từ của phòng kế toán bao gồm: Các chứng từ thanh toán chi
phí, hóa đơn, chứng từ, sổ sách, báo cáo công ty lập theo qui định của bộ tài chính,
biểu mẫu báo cáo được lập theo yêu cầu quản lý riêng của công ty.
Hệ thống tài khoản trên phần mềm kế toán công ty TNHH NYK Logistics
đang dùng được xây dựng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định
15/2006/QĐ-BTC của bộ tài chính ban hành. Cấu trúc của hệ thống kế toán được
chia thành các cấp nhỏ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý doanh thu
và chi phí theo yêu cầu của mình. Nhưng việc phân chia này cần phải được chi tiết
hơn theo đặc thù hoạt động của công ty để tăng hiệu quả trong việc quản lý số liệu.
Chức năng, nhiệm vụ và qui trình của phòng tài chính kế toán gồm những
công việc như, kế toán viên nhận chứng từ, hóa đơn từ nhân viên nghiệp vụ của các
phòng ban, bao gồm đề nghị thanh toán có đầy đủ thông tin liên quan đến chi phí

phát sinh, có đầy đủ chữ ký của người thực hiện, ký duyệt của trưởng bộ phận, hóa
đơn và các chứng từ liên quan đính kèm. Kế toán phải kiểm tra, định khoản các bút
toán kế toán thích hợp, những chứng từ kế toán phải thanh toán ngay bằng tiền mặt
sẽ được lập phiếu chi, sau đó chuyển qua kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt chi,
chuyển qua cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán. Cuối tháng kế toán
phải tập hợp số liệu thu chi trên máy và tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa hạch toán
doanh thu và chi phí, lập các báo cáo kế toán theo yêu cầu.
Thủ tục kiểm soát
Hiện nay công ty đã có những văn bản hướng dẫn các qui trình nghiệp vụ và
các thủ tục kiểm soát chung nhằm bảo đảm tính tuân thủ của hệ thống, tính chính


ix

xác, hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh các thủ tục
kiểm soát về qui trình nghiệp vụ giao nhận, công ty cũng có những qui trình kiểm
soát chung về doanh thu, chi phí, kiểm soát tài sản. Các thủ tục kiểm soát của công
ty được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc đó là phân công phân nhiệm rõ ràng,
nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Các qui trình của
công ty qui định cho từng khâu, từng giai đoạn.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đã có những đóng góp trong việc
kiểm soát tính chính xác, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, bảo vệ tài sản của công
ty, đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh những mặt tích cực
như hệ thống kiểm soát được xây dựng đã giúp hạn chế được các sai sót xảy ra
trong quá trình hoạt động của công ty thì cũng còn những mặt hạn chế cần phải
khắc phục.
Công ty chưa tách phòng nhân sự ra khỏi phòng hành chính để đảm trách
những nhiệm vụ chuyên môn về nhân sự. Xây dựng các chính sách nhân sự như
chính sách khen thưởng, kỷ luật khuyến khích được người lao động.
Hệ thống kế toán công ty đang sử dụng chưa đáp ứng được hết các nhu cầu

quản lý của công ty như quản lý chi tiết theo từng lô hàng, quản lý công nợ với các
đầu nước ngoài theo từng phiếu ghi nợ và phiếu ghi có, quản lý công nợ theo tuổi
nợ. Việc viết hóa đơn cho khách hàng cũng chưa in trực tiếp từ phần mềm ra mà
đang phải in từ file excel, dẫn đến công việc của các kế toán viên bị trùng lặp,
không hiệu quả.
Các thủ tục kiểm soát của công ty chưa được xây dựng đồng bộ.
Chương 3, luận văn đã đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam.
Mục tiêu phát triển của công ty là cung cấp dịch vụ đa dạng, chuyên nghiệp
với phạm vi rộng trên toàn thế giới, với giá cả cạnh tranh. Điều này đòi hỏi hệ thống
kiểm soát phải hoạt động hiệu quả đảm bảo kiểm soát được các rủi ro, giảm thiểu
chi phí. HTKSNB của công ty vẫn đang trong quá trình hoàn thiện nên vẫn còn
những tồn tại, do vậy việc hoàn thiện HTKSNB là việc tất yếu phải làm.


x

Hoàn thiện môi trường kiểm soát, hiện nay của công ty TNHH NYK
Logistics Việt Nam cần quan tâm tới một số vấn đề. Công ty nên tách phòng hành
chính hiện tại thành 2 phòng là phòng hành chính và phòng nhân sự, mỗi phòng
ban có một chức năng độc lập.
Xây dựng một chính sách tiền lương và chính sách khen thưởng thỏa đáng,
căn cứ theo hiệu quả công việc, đóng góp của nhân viên làm động lực khích lệ từng
thành viên trong công ty tích cực làm việc góp phần nâng cao hiệu quả của công ty.
Công ty phải thiết lập quỹ khen thưởng phúc lợi, sử dụng để thưởng trực tiếp cho
các cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà công ty
giao phó. Tạo ra một môi trường thi đua lành mạnh, thúc đẩy công ty phát triển bền
vững. Công ty cũng nên tổ chức bộ máy công đoàn, đây sẽ là tổ chức quan tâm và
chăm lo đến đời sống vật chất và tinh thần của người lao động, thể hiện sự quan
tâm, san sẻ của công ty đối với nhân viên.

Cần xây dựng các kế hoạch thống nhất từ dài hạn đến ngắn hạn. Trong quá
trình thực hiện kế hoạch cần phải được xem xét một cách thường xuyên liên tục, để
phát hiện ra những thay đổi trong quá trình thực hiện, tìm ra những nguyên nhân
của các phát sinh đó để có những điều chỉnh và bước đi phù hợp đảm bảo cho kế
hoạch đi đúng hướng.
Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, Để tránh tình trạng quá tải công
việc dễ dẫn đến những sai sót trong số liệu, không kiểm soát hết do khối lượng công
việc lớn đòi hỏi phòng kế toán của công ty phải gia tăng số lượng kế toán viên.
Công ty cần phải xây dựng lại hệ thống tài khoản kế toán. Nên đưa thêm yếu
tố địa điểm vào hệ thống tài khoản để phân biệt các văn phòng nơi có phát sinh
nghiệp vụ kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán phải chi tiết cho từng loại doanh thu,
tương ứng với nó là từng loại chi phí. Các tài khoản chi phí quản lý chung phải
được chi tiết ra cho từng văn phòng, từng bộ phận sử dụng chi phí.
Công ty nên đầu tư một hệ thống phầm mền có tính kết nối cao giữa các
phòng ban nghiệp vụ với phòng kế toán. Thực hiện chức năng cập nhật và kết xuất
dữ liệu theo kiểu phân quyền. Hệ thống sẽ có các phần hành nhập dữ liệu riêng biệt


xi

tương ứng với từng phòng ban chức năng. Khi có các phát sinh về doanh thu hay
chi phí cho một lô hàng được bộ phận chức năng nào thực hiện thì bộ phận đó sẽ có
trách nhiệm nhập dữ liệu vào hệ thống. Phòng kế toán sẽ căn cứ vào các số liệu
nhập trên hệ thống thực hiện các bút toán kết chuyển tự động chuyển số liệu các bộ
phận đã nhập thành dữ liệu doanh thu và chi phí trên sổ kế toán. Nhìn chung công ty
nên xem xét việc đầu tư cho mình một hệ thống phần mềm hoạch định tài nguyên
doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource Planning). Hệ thống này sẽ giúp tích hợp
những chức năng của công ty vào một hệ thống duy nhất thay vì phải sử dụng
những phần mềm quản lý riêng lẻ.
Công ty nên xây dựng hệ thống kế toán tách biệt hai mảng kế toán quản trị

và kế toán nghiệp vụ. Chức năng kiểm tra, kiểm soát, đối chiếu của kế toán quản trị
sẽ giúp cho HTKSNB của công ty thêm tính hữu hiệu.
Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát bán hàng: để kiểm soát được tốt hơn quá trình bán hàng
của công ty liên quan rất nhiều đến việc sử dụng một hệ thống phần mềm chung cho
các phòng ban hoạt động của công ty, nhằm giúp quá trình luân chuyển thông tin tốt
hơn, tình trạng của các lô hàng được các bộ phận liên quan cập nhật, giảm thiểu tình
trạng thu thiếu doanh thu của công ty.
Thủ tục kiểm soát mua hàng: Công ty cần phải sử dụng mẫu thông tin nhà
cung cấp để gửi yêu cầu tất cả các nhà cung cấp điền đầy đủ thông tin, ký xác
nhận gửi lại cho công ty để lưu trữ và cập nhật dữ liệu.
Thủ tục kiểm soát tài sản cố định: Công ty nên xây dựng hệ thống để cập
nhật bản đăng ký tài sản cố định được kịp thời thông qua sự phối hợp giữa các
phòng ban với phòng kế toán. Đảm bảo thông tin về các tài sản bị hư hỏng, mất
mát, hay di chuyển từ văn phòng này sang văn phòng khác được cập nhật thường
xuyên. Việc kiểm kê tài sản cố định hàng năm cũng cần phải làm một cách có hệ
thống và triệt để hơn.
Kiếm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Công ty nên ban hành cụ thể quy
định về việc thanh toán bằng chuyển khoản, yêu cầu các phòng ban nghiệp vụ khi


xii

phát sinh các khoản thanh toán lớn phải thông báo trước cho pḥng kế toán đủ sớm
để làm lệnh thanh toán chuyển khoản. Ban hành qui định yêu cầu nhân viên khi tạm
ứng tiền của công ty phải có trách nhiệm thu thập đầy đủ hóa đơn chứng từ về làm
hoàn ứng đúng hạn, nếu vi phạm sẽ bị phạt theo quy định, tránh tình trạng chậm trễ
hoàn ứng.
Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ
Trong tương lai với tốc độ mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp, cùng với

đặc thù kinh doanh phức tạp của mình, công ty cần quan tâm đến việc hình thành bộ
phận kiểm toán nội bộ. Đây sẽ là công cụ giúp phát hiện và cải tiến những điểm yếu
trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Thông qua công cụ này ban giám đốc có
thể kiểm soát được hoạt động tốt hơn, kiểm soát rủi ro tốt hơn, tăng khả năng đạt
được các mục tiêu kinh doanh. Kiểm toán nội bộ sẽ là một bộ phận quan trọng giúp
hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam.


1

LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính tất yếu
Trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam
gặp rất nhiều cơ hội và thách thức. Để đứng vững và phát triển trong môi trường
cạnh tranh hiện nay đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải nắm bắt được thời cơ, thông tin
chính xác, đưa ra được các quyết định kinh doanh kịp thời. Vì vậy mà vấn đề quản
lý được xem là một yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công của một doanh nghiệp.
Để xây dựng được một hệ thống quản lý tốt đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ
thống kiểm soát tốt. Hệ thống kiểm soát nội bộ cho phép các Doanh nghiệp quản lý
hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình, góp phần hạn chế
tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp
doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc, phục vụ cho quá
trình mở rộng và phát triển của doanh nghiệp.
Công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam là một công ty kinh doanh trong
lĩnh vực giao nhận vận tải, cung cấp cho khách hàng nhiều loại hình dịch vụ,
mạng lưới hoạt động phân bố rộng ở các địa phương khác nhau. Điều này đòi hỏi
công ty phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt để thực hiện chức năng giám
sát, quản lý, tạo một hệ thống thông tin chính xác, tin cậy. Tuy nhiên hiện nay
công ty mới đang bước đầu bắt tay vào xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nên
gặp nhiều khó khăn và vướng mắc như: việc luân chuyển thông tin từ các phòng

ban của công ty còn chậm, công tác theo dõi doanh thu và chi phí của công ty
còn nhiều bất cập, hệ thống báo cáo chưa có biểu mẫu chuẩn…Chính vì vậy em
đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH NYK
Logistics Việt Nam” nhằm nghiên cứu chi tiết thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ
(HTKSNB) của công ty và từ đó vận dụng những kiến thức lý luận về HTKSNB
để đánh giá và hoàn thiện hệ thống.


2

2. Mục đích nghiên cứu
Qua nghiên cứu lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp
và quá trình tìm hiểu thực tế HTKSNB của công ty, rút ra những phân tích, đánh giá
hệ thống KSNB tại Công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam và chỉ ra những tồn tại
thiếu sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty trách nhiệm hữu hạn NYK
Logistics Việt Nam. Từ đó đưa ra những ý kiến, giái pháp để hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ tại công ty trách nhiệm hữu hạn NYK Logistics Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn liên
quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu và đề cập vấn đề hệ thống kiểm soát nội
bộ tại công ty TNHH NYK Logistics Việt Nam với đặc thù doanh nghiệp trong lĩnh
vực logistics.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh, đối chiếu, thống kê.
+ Tổng hợp các báo cáo theo dõi tình hình hoạt động của đội xe
+ Tổng hợp báo cáo hoạt động hàng tháng của các bộ phận, đối chiếu với báo
cáo kinh doanh của bộ phận kế toán từ đó rút ra kết luận về tính chính xác trong
việc quản lý doanh thu và chi phí hoạt động
+ Tìm hiểu quy trình lập kế hoạch của công ty, so sánh số trên kế hoạch với

số thực tế thực hiện.
+ Quan sát ghi chép lại quy trình thực hiện doanh thu, lưu trữ chứng từ của
các phòng ban, quy trình thanh toán, ghi chép theo dõi hóa đơn đầu vào và đầu ra,
công nợ, quy trình thanh toán… của phòng kế toán.
+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty, sự phân quyền kiểm soát từ đó đánh
giá và rút ra kết luận về tính hợp lý của cơ cấu tổ chức.
- Điều tra, phỏng vấn, quan sát để thu thập thông tin.


3

+ Quan sát xem các bộ phận có thực hiện theo đúng các quy trình đề ra của
công không, ví dụ như quy trình ghi chép lịch trình xe chạy của đội xe, quy trình
làm thủ tục đề nghị mua sắm, thanh toán….từ đó đánh giá tính tuân thủ của tổ chức.
+ Phỏng vấn ban giám đốc quan điểm về thực hiện hệ thống kiểm soát.
5. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành 3 chương
Chương 1: Lý luận về hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp kinh doanh
dịch vụ Logistics
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty trách nhiệm hữu
hạn NYK Logistics Việt Nam
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
tại công ty trách nhiệm hữu hạn NYK Logistics Việt Nam.


4

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ

LOGISTICS
1.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý doanh nghiệp
“Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định
trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất” [6, tr.11]. Có thể
nhận thấy quản lý là một quá trình tích cực, trong đó các chủ thể quản lý tác động
bằng các phương pháp khác nhau lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được các mục
tiêu của đơn vị. Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm
cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản
lý, điều hành đơn vị. Đối tượng quản lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn
ra trong đơn vị. Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác nhau, do đó trong quá trình
quản lý cũng phát sinh nhiều vấn đề phức tạp ở các mức độ khác nhau. Mục tiêu quản
lý của đơn vị là sau một quá trình quản lý có thể đo lường và lượng hóa được kết quả
mà đơn vị phải hướng tới trong một khoảng thời gian nhất định. Để đạt được các mục
tiêu đã định đòi hỏi các nhà quản lý phải có các biện pháp, thủ tục để ngăn ngừa
những hoạt động chệch hướng. Hoạt động kiểm soát đem lại những biện pháp, hành
động và thủ tục cần thiết đó.
Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng và khâu tổ
chức thực hiện những hướng đã định. Ở mỗi khâu, chức năng kiểm soát luôn được đề
cao bởi nó cho biết mức độ sát thực của quản lý. Ở khâu định hướng cần có những dự
báo về nguồn lực và mục tiêu cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về
nguồn lực và mục tiêu, xây dựng các chương trình kế hoạch. Sau khi các chương
trình kế hoạch đã được kiểm soát thì có thể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện.
Ớ giai đoạn thực hiện, cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời


5

phải thường xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá trình để điều hòa các
mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hóa kết quả

hoạt động. Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm từ việc áp dụng những chủ trương, trình
tự đã được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả những nguồn lực đã có. Trong khâu
này người quản lý phải vận dụng các kỹ năng điều hành của mình để quản lý, chỉ đạo
phối hợp các bộ phận. Kết quả hoàn thành được báo cáo và so sánh với các mục tiêu
đã đặt ra trong kế hoạch. Từ kết quả này, người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và
điều chỉnh các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề ra một cách tốt
nhất.
Như vậy, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lý mà
được thực hiện ở tất các giai đoạn của quá trình này, vì vậy có thể hiểu kiểm soát là
một chức năng của quản lý. Kiểm soát là hoạt động giám sát thực tiễn, từ đó cung
cấp thông tin cho nhà quản lý, giúp các nhà quản lý đánh giá tình hình thực tế để có
các quyết định phù hợp và kịp thời đảm bảo tính khả thi của mục tiêu đã đề ra.

1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong doanh nghiệp, hệ thống kiểm soát nội bộ luôn giữ vai trò quan trọng
trong quá trình quản lý, thể hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát của quản lý. Hiện
nay có rất nhiều tổ chức chuyên môn đưa ra khái niệm về hệ thống kiểm soát nội
bộ.
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế ( Chuẩn mực IAS 400) “Hệ thống kiểm
soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm
soát. toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do ban lãnh đạo của đơn vị thiết
lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả của các hoạt động
trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý,
bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy
đủ của các ghi chép kế toán trong thời gian mong muốn những thông tin tài chính
tin cậy” [5].


6

Theo văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp
các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa
ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện
pháp, thủ tục do ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực
thi mục tiêu của ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh
trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của ban quản trị,
bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác,
toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính.
Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan
trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống
kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát
nội bộ” [10].
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant
- IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các
phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ
thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách
chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế
quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế
toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy” [10].
Từ các định nghĩa trên ta nhận thấy, kiểm soát nội bộ là một chức năng
thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra
trong từng khâu công việc để tìm biện pháp ngăn chặn làm cho hoạt động của doanh
nghiệp được hiệu quả, an toàn, thực hiện được các mục tiêu đặt ra của đơn vị:
Thứ nhất, bảo vệ tài sản của đơn vị:
Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản và các nguồn
lực của doanh nghiệp trước những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sử dụng trái
phép hoặt chống mất mát để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn, có hiệu
quả. Bảo vệ tài sản của đơn vị, tài sản ở đây phải được hiểu không chỉ là tài sản hữu

7

hình mà bao gồm cả các tài sản vô hình như danh tiếng của công ty, thương hiệu…
Chúng có thể bị mất do bị lấy cắp, gian lận, bị sử dụng không đúng mục đích, bị tổn
thất do không được bảo vệ bởi hệ thống kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản của
đơn vị của hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua các thủ tục nhằm
ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.
Thứ hai, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Hệ thống kiểm soát nội bộ tốt phải bảo đảm cho hệ thống thông tin báo cáo
của doanh nghiệp phải được chính xác, cập nhật đầy đủ để doanh nghiệp có thể đưa
ra được các quyết sách kịp thời, đúng và có hiệu quả. Cụ thể hơn, hệ thống kiểm soát
nội bộ phải bảo đảm sự tin cậy, chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh;
các quyết toán năm; các hồ sơ, báo cáo tài chính, kế toán khác; các báo cáo giải trình
trước cổ đông, các cơ quan quản lý, các đối tác ... để khi các thông tin này được gửi
tới Hội đồng quản trị, Ban điều hành, cổ đông, cơ quan quản lý giám sát ... thì những
người nhận thông tin này có thể đưa ra được các quyết định chính xác. Tính chính xác
của các thông tin tài chính có thể đạt được thông qua việc thực thi các qui trình của hệ
thống kiểm soát nội bộ.
Thứ ba, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo cho toàn bộ hoạt động của doanh
nghiệp theo đúng pháp luật, phù hợp với yêu cầu của việc giám sát cũng như phù
hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ của doanh nghiệp. Mỗi một
doanh nghiệp đều phải hoạt động trong một môi trường pháp lý chung và chịu sự
chi phối của các qui định đặc thù cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc
vi phạm các qui định pháp lý này dù vô tình hay cố ý doanh nghiệp đều phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật điều này sẽ gây nên những tổn thất cho doanh nghiệp
thậm chí có thể dẫn đến phá sản. Chính vì vậy hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh
nghiệp được xây dựng phải đảm bảo việc duy trì và kiểm tra tính tuân thủ các chính
sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện và ngăn chặn kịp thời
các sai phạm và gian lận, đảm bảo việc ghi chép đầy đủ các thông tin kế toán, lập

báo cáo trung thực và khách quan.


8

Thứ tư, bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Ngăn ngừa sự lãng phí trong việc sử dụng các nguồn lực, giảm thiểu những
động tác lặp lại trong tác nghiệp. Mục tiêu này có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ
phải hướng tới việc tối đa hóa hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
thông qua việc sử dụng hợp lý nhất các tài sản và các nguồn lực khác đồng thời giúp
doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro, thua lỗ. Với mục tiêu này, hệ thống kiểm tra nội
bộ phải được xây dựng sao cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp sẽ nỗ lực đạt
được các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các phương thức có hiệu quả nhất, hạn chế
các chi phí vượt mức ngoài mong muốn và không đặt quyền lợi khác (Ví dụ như của
nhân viên, của nhà cung cấp, của khách hàng ...) lên trên lợi ích của doanh nghiệp.
Bốn mục tiêu trên nằm trong một thể thống nhất song đôi khi cũng có mâu
thuẫn với nhau. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một HTKSNB hữu hiệu
và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên.
Như vậy, có thể đi đến khái niệm về HTKSNB như sau:
Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách và thủ tục kiểm soát
được thiết lập nhằm bảo đảm hiệu năng và hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị;
Bảo đảm sự tuân thủ qui định của đơn vị và pháp luật của nhà nước; Bảo đảm độ tin
cậy của thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị.
Các chính sách và thủ tục kiểm soát ở đây được áp dụng cho mọi hoạt động
của đơn vị. Vì vậy phạm vi của HTKSNB tương đối rộng bao trùm toàn bộ các lĩnh
vực hoạt động của một đơn vị từ tổ chức nhân sự đến kinh doanh, tài chính, kế toán;
từ các bộ phận nhỏ là nhóm, tổ, phòng ban tới các tổ chức lớn hơn như công ty hay
tổng công ty.
Các loại kiểm soát nội bộ
Trong một đơn vị, tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh

hoạt. Do đó, các hình thức thực hiện kiểm soát cũng có thể thay đổi. Theo tác giả
Victor Z.Brink và Herbert Witt trong cuốn “ Kiểm toán nội bộ hiện đại”, kiểm soát
nội bộ bao gồm: [8,81]