Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại công ty cổ phần dệt gia dụng Phong Phú

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

TRẦN THỊ KIỀU QUYÊN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN
NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh, năm 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

TRẦN THỊ KIỀU QUYÊN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN
NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ

Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học: TS. LÊ ĐÌNH TRỰC

TP. Hồ Chí Minh, năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân dưới sự hướng
dẫn của TS. Lê Đình Trực. Nguồn số liệu và kết quả thực nghiệm cũng như các
trích dẫn được thực hiện là hoàn toàn trung thực, chưa được công bố trong các
nghiên cứu nào và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn
gốc.
Tác giả

Trần Thị Kiều Quyên


MỤC LỤC

Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các sơ đồ
Lời mở đầu
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH....................................... 1
1.1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách ..................................................................... 1
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại dự toán ngân sách............................................. 1
1.1.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách ...................................................................... 1
1.1.1.2 Đặc điểm của dự toán ngân sách ................................................................. 1
1.1.1.3 Phân loại dự toán ngân sách ........................................................................ 2
1.1.2 Mục đích, tác dụng của dự toán ngân sách ......................................................... 2
1.1.2.1 Mục đích của dự toán ngân sách .................................................................. 2

1.1.2.2 Tác dụng của dự toán ngân sách ................................................................... 3
1.1.3 Các mô hình lập dự toán ngân sách .................................................................... 3
1.1.4 Quy trình lập dự toán ngân sách ......................................................................... 6
1.2 Dự toán ngân sách tổng thể (Master budget) ........................................................ 9
1.2.1 Khái niệm, phân loại dự toán ngân sách tổng thể ............................................... 9
1.2.2 Ý nghĩa của dự toán tổng thể doanh nghiệp........................................................ 9
1.2.3 Dự báo tiêu thụ của doanh nghiệp..................................................................... 10
1.2.3.1 Khái niệm dự báo tiêu thụ .......................................................................... 10
1.2.3.2 Các phương pháp dự báo tiêu thụ .............................................................. 10
1.2.4. Hệ thống dự toán ngân sách tổng thể của doanh nghiệp.................................. 12


1.3 Dự toán linh hoạt .................................................................................................... 19
1.3.1 Khái niệm, sự cần thiết của dự toán linh hoạt .................................................. 19
1.3.2. Trình tự lập dự toán linh hoạt ........................................................................... 19
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ............................................................................................. 20
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ ....................................................... 21
2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú .................. 21
2.1.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú .................................. 21
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ................................................... 22
2.1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ..................................................... 23
2.1.4 Sản phẩm và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm ...................................... 25
2.1.5 Mục tiêu họat động và định hướng phát triển ................................................... 25
2.2 Tổ chức bộ máy kế tóan tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú........... 26
2.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ........................................................ 26
2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các thành viên Phòng Tài chính kế toán.............. 27
2.2.3 Chế độ kế toán tại Công ty ................................................................................ 30
2.3 Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng
Phong Phú ..................................................................................................................... 30

2.3.1 Mô hình lập dự toán ngân sách tại Công ty ...................................................... 30
2.3.2. Quy trình lập dự toán ngân sách tại Công ty.................................................... 31
2.3.3 Hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú .... 32
2.3.3.1 Các báo cáo Công ty gửi cho Công ty mẹ................................................... 32
2.3.3.2 Các báo cáo dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong
Phú.................................................................................................................................. 34
2.3.3.2.1 Dự toán tiêu thụ................................................................................... 35
2.3.3.2.2. Dự toán sản xuất ................................................................................ 36
2.3.3.2.3. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp........................................... 37
2.3.3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp .................................................... 39


2.3.3.2.5 Dự toán chi phí sản xuất chung ........................................................... 39
2.3.3.2.6 Dự toán giá thành sản phẩm – Giá vốn hàng bán ............................... 41
2.3.3.2.7 Dự toán hàng tồn kho .......................................................................... 42
2.3.3.2.8 Dự toán đầu tư và xây dựng ................................................................ 44
2.3.3.2.9 Dự toán chi phí bán hàng .................................................................... 44
2.3.3.2.10 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp .............................................. 46
2.3.3.2.11 Dự toán chi phí tài chính và doanh thu tài chính .............................. 46
2.3.3.2.12 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh ................................................. 47
2.3.3.2.13 Dự toán vốn bằng tiền ....................................................................... 47
2.3.3.2.14 Dự toán bảng cân đối kế toán............................................................ 48
2.3.4 Đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt
gia dụng Phong Phú ................................................................................................. 48
2.3.4.1 Ưu điểm ...................................................................................................... 48
2.3.4.2 Nhược điểm ................................................................................................ 49
2.3.4.2.1 Mô hình lập dự toán ngân sách tại công ty .......................................... 49
2.3.4.2.2 Quy trình lập dự toán ngân sách tại công ty ......................................... 49
2.3.4.2.3 Hệ thống dự toán ngân sách tại công ty ................................................ 49
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2............................................................................................. 51

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCHTẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN DỆT GIA DỤNG PHONG PHÚ ....................................................... 52
3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách ................................. 52
3.2 Quan điểm, mục tiêu và các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện hệ thống
dự toán ngân sách......................................................................................................... 53
3.2.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách .......................................... 53
3.2.2 Mục tiêu hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách .............................................. 53
3.2.3 Các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách......... 53
3.3 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách ....................................... 55
3.3.1 Hoàn thiện mô hình lập dự toán ngân sách ....................................................... 55


3.3.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách...................................................... 57
3.3.2.1 Giai đoạn chuẩn bị ........................................................................................ 57
3.3.2.1 Giai đoạn soạn thảo ....................................................................................... 57
3.3.2.3 Giám sát hệ thống ngân sách......................................................................... 57
3.3.2.3.1 So sánh ngân sách và thực tế .............................................................. 58
3.3.2.3.2 Lập dự báo Forecast ........................................................................... 58
3.3.2.3.3 Phân tích các chênh lệch .................................................................... 58
3.3.2.3.4 Kiểm soát biến động chi phí sản xuất ................................................. 63
3.3.2.3.5 Đề xuất tham mưu cho Tổng giám đốc ............................................... 64
3.3.3 Bổ sung thêm các báo cáo dự toán .................................................................... 63
3.3.3.1 Dự toán vay – Trả nợ – Lãi vay .................................................................. 63
3.3.3.2 Dự toán ngân sách đầu tư tài chính ngắn hạn- dài hạn ............................... 69
3.4 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán tại Công ty ..................... 74
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3............................................................................................. 74
KẾT LUẬN ................................................................................................................... 76
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Nội dung

CP

Chi phí

DN

Doanh nghiệp

KH

Kế hoạch

NVL

Nguyên vật liệu

PXSX

Phân xưởng sản xuất

TSCĐ

Tài sản cố định

T1,T2,…T12

Tháng 1, Tháng 2,… Tháng 12


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Bảng so sánh kế hoạch – Thực tế, Forecast thực hiện tháng 3..................... 60
Bảng 3.2: Dự toán vay – Trả nợ – Lãi vay..................................................................... 66
Bảng 3.3: Dự toán ngân sách đầu tư tài chính ngắn hạn ................................................ 71
Bảng 3.4: Dự toán ngân sách đầu tư tài chính dài hạn ................................................... 73


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin 1 xuống ............................................................................. 4
Sơ đồ1.2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên ..................................................................... 5
Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin 1 lên1 xuống ..................................................................... 6
Sơ đồ 1.4 : Quá trình dự toán ngân sách .......................................................................... 7
Sơ đồ 1.5: Mối liên hệ giữa các dự toán trong dự toán ngân sách tổng thể ................... 14
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ............................................... 244
Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất sản phẩm tại công ty....................................................... 25
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. .................................................... 26


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình đổi mới công tác quản lý, kế toán quản trị ngày càng được nhiều
doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng vào công tác quản lý, điều hành. Trong đó, dự

toán ngân sách là một nội dung rất quan trọng và không thể thiếu trong kế toán quản
trị. Lập dự toán ngân sách giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ những nguồn lực hiện có và
từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả. Lập dự toán ngân sách còn giúp
doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong tương lai vì nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi
phí và định hướng được hoạt động sản xuất kinh doanh của mình theo một chiến lược
thống nhất. Vì vậy, hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách luôn là việc làm cần thiết để
công cụ này mang lại lợi ích nhiều hơn, khắc phục được các khuyết điểm để tạo ra
được một hệ thống dự toán mới tốt hơn.
Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập dự toán và hoàn thiện hệ thống dự
toán, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ
phần Dệt gia dụng Phong Phú” làm luận văn tốt nghiệp nhằm nghiên cứu thực trạng
lập dự toán ngân sách tại Công ty, từ đó đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ
thống dự toán ngân sách để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh
tranh của Công ty.
2. Tổng quan về các nghiên cứu trước đây
Trên thế giới đã có rất nhiều nghiên cứu về dự toán. Ví dụ Tác giả Stephen
Brookson đã nghiên cứu về quy trình dự toán ngân sách, được chia làm ba giai đoạn:
Chuẩn bị, soạn thảo, giám sát. Hệ thống lý luận về dự toán ngân sách cũng đã được các
tác giả trong và ngoài nước viết khá chi tiết. Tuy nhiên việc áp dụng dự toán trong thực
tế nước ta chỉ được áp dụng ở các công ty lớn, còn các công ty nhỏ cũng chỉ mới đưa
vào khoảng tám năm gần đây. Theo các luận văn của các tác giả đã nghiên cứu trước
đây như: Tác giả Hồ Xuân Hữu với đề tài: “ Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty
cổ phần bánh kẹo Phạm Nguyên” năm 2009, Tác giả Võ Thị Liên Hương với đề tài:


“ Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty xăng dầu khu vực II” năm 2010,
Tác giả Nguyễn Thị Minh Đức với đề tài “Dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt
Nam – Ngành Foods – Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện” năm 2010 cho thấy
các Công ty này chưa chú trọng việc lập dự toán ngân sách, hệ thống dự toán chưa đầy
đủ,… Từ đó các tác giả đã hoàn thiện công tác dự toán ngân sách bằng việc hoàn thiện

quy trình lập chi tiết hơn, đề xuất một hệ thống báo cáo dự toán ngân sách mới. Tuy
nhiên, các nghiên cứu đó chưa đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận trong lập ngân
sách, cũng như kiểm tra, giám sát việc thực hiện ngân sách đó. Đây cũng là một trong
những nội dung cần hoàn thiện hệ thống ngân sách, đặc biệt là việc giám sát dự toán
ngân sách đã được lập chưa được đề cập tới.
2. Mục tiêu và phương pháp nghiên cứu
2.1 Mục tiêu nghiên cứu
-

Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách và dự toán ngân sách

tổng thể.
-

Đánh giá thực trạng về công tác dự toán ngân sách tại Công ty .

-

Đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty .

2.2 Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa phương pháp nghiên cứu định
tính và nghiên cứu định lượng, cụ thể:
-

Sử dụng phương pháp quan sát và phỏng vấn để tìm hiểu thực trạng hệ thống dự

toán ngân sách tại Công ty.
-

Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để tìm hiểu tổng quát và chi tiết về cơ sở lý

luận dự toán ngân sách cũng như thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty.
-

Sử dụng phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp để tìm hiểu về hệ thống dự

toán ngân sách, thực trạng hệ thống dự toáng ngân sách và đưa ra các giải pháp hoàn
thiện hệ thống này tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu


-

Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề lý luận và thực tiễn của dự toán ngân sách.

-

Phạm vi nghiên cứu: Chỉ tập trung vào hệ thống dự toán ngân sách của Công ty

Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú.
Nguồn số liệu: Các số liệu giả định sử dụng trong các báo cáo tài chính, các mẫu
biểu, các báo cáo dự toán ngân sách phản ánh thực tế tại Công ty trong hai năm 20122013 (Không bao gồm số liệu của nhà máy dệt Hải Vân) đã được sự chấp thuận của
Phòng Kế toán tài chính của Công ty.
4. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
-

Về lý luận: Đề tài này hệ thống về lý luận dự toán ngân sách.

-

Về thực tiễn: Đề tài phản ánh thực tế, đánh giá những ưu điểm và nhược điểm

thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng Phong Phú.
Từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty.
5. Kết cấu của luận văn
Bố cục của luận văn được tác giả trình bày như sau: Phần mở đầu, phần nội dung
và phần kết luận. Trong phần nội dung gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về dự toán ngân sách
Chương 2: Thực trạng công tác dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng
Phong Phú
Chương 3: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty Cổ phần Dệt gia dụng
Phong Phú
Ngoài ra, luận văn còn có thêm phần phụ lục trình bày các biểu mẫu, các báo cáo
dự toán nhằm minh họa cho phần nội dung trình bày trong luận văn.


1

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
1.1Tìm hiểu chung về dự toán ngân sách
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại dự toán ngân sách
1.1.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách
Theo nghĩa hẹp, dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanh
nghiệp trong một thời kỳ để đạt được một mục tiêu nhất định.
Theo nghĩa rộng, dự toán được hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết
để thực hiện các mục tiêu trong một tổ chức.
Như vậy, Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết (Detailed plan) cho việc
huy động và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt

động – thường là trong một năm tài chính (J.Blocher và cộng sự, 2009).
1.1.1.2 Đặc điểm của dự toán ngân sách
Một dự toán ngân sách có những đặc điểm sau:
Dự toán ngân sách là một kế hoạch có tính đến sự tác động từ bên ngoài và sự

-

tác động bên trong của doanh nghiệp
-

Ngân sách chỉ là dự tính, dựa trên một loạt các giả thuyết và dữ liệu thu thập

được.
-

Ngân sách có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Khi phạm vi dự toán thay đổi hoặc

có những yếu tố chi phí gia tăng thì ngân sách dự toán cũng thay đổi.
-

Khi lập dự toán ngân sách cần xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc,

đồng thời phải văn bản hóa tất cả các giả thiết khi lập dự toán.
-

Dự toán cho các hoạt động và nguồn lực: Các hoạt động thể hiện qua doanh thu

và chi phí nên dự toán phải định lượng được doanh thu và chi phí, dự toán các nguồn
lực là dự toán các loại tài sản và nguồn hỗ trợ.
-

Dự toán giải thích được các đối tượng và chính sách theo đuổi để đạt được mục

tiêu của tổ chức.


2

Dự toán liên quan đến một thời hạn cụ thể trong tương lai, được thể hiện về mặt

-

định lượng, tiền tệ.
1.1.1.3 Phân loại dự toán ngân sách
-

Phân loại theo thời gian:
+ Dự toán ngân sách dài hạn: Là toàn bộ ngân sách dự tính cho các hoạt động của

tổ chức trong thời hạn dài (thường là vài năm). Dự toán dài hạn còn được gọi là dự
toán vốn hoặc dự toán đầu tư (Capital budget), được lập liên quan đến việc đầu tư của
doanh nghiệp.
+ Dự toán ngân sách ngắn hạn: Là sự cụ thể hóa ngân sách dài hạn trong khoảng
thời gian ngắn hơn. Ngân sách ngắn hạn được xây dựng gắn với các nhiệm vụ, các
công việc phải hoàn thành trong từng thời kỳ.
-

Phân loại theo công dụng
+

Dự toán ngân sách kinh doanh: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán mua

nguyên vật liệu, dự toán nhân công..
+

Dự toán ngân sách tài chính: Dự toán thu chi tiền, dự toán kết quả hoạt động

kinh doanh…
+

Dự toán ngân sách quyết định đặc biệt: Dự toán hàng tồn kho, dự toán vốn…
Phân loại theo mức độ hoạt động:

+

Dự toán ngân sách tĩnh (cố định): là dự toán được lập cho một mức độ hoạt động.

+

Dự toán ngân sách linh hoạt (biến đổi): Là dự toán được lập cho nhiều mức độ

hoạt động khác nhau.
1.1.2 Mục đích, tác dụng của dự toán ngân sách
1.1.2.1 Mục đích của dự toán ngân sách
Mục đích cơ bản của dự toán ngân sách là hoạch định và kiểm soát hoạt động
kinh doanh. Thông qua hai chức năng này mà người quản lý đạt được mục tiêu lợi
nhuận của mình (Đào Tất Thắng và cộng sự, 2004).


3

-

Hoạch định: Dự toán ngân sách đòi hỏi các nhà quản lý phải dự tính về những gì

sảy ra trong tương lai, thấy được những gì cần phải làm để thay đổi các kết quả không
mong muốn.
-

Kiểm tra: Là quá trình so sánh kết quả thực hiện kế hoạch và đánh giá việc thực

hiện đó. Nếu không kiểm tra, dự toán ngân sách sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có
của nó.
1.1.2.2 Tác dụng của dự toán ngân sách
Tác dụng của công việc lập dự toán ngân sách xuất phát từ sự cần thiết của nó với
công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đối sách để khai
thác tối đa nguồn thu, thực hiện có hiệu quả chính sách chi tiêu, đảm bảo việc thực
hiện các mục tiêu đã đề ra. Những ích lợi của việc lập dự toán ngân sách được cụ thể
như sau (Nguyễn Minh Phương và cộng sự, 2007):
-

Lập dự toán ngân sách là tìm kiếm cho doanh nghiệp khả năng khai thác thu để

thỏa mãn chi tiêu đem lại khoản lợi nhuận.
-

Kế hoạch thu, chi trong dự toán ngân sách là mục tiêu và mục đích cho hoạt

động, là căn cứ điều hành, kiểm tra, đánh giá các hoạt động.
-

Kế hoạch ngân sách là một kế hoạch tổng thể, tạo điều kiện liên kết hoạt động

của các bộ phận khác nhau vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
-

Lập kế hoạch ngân sách giúp doanh nghiệp khám phá khâu sản xuất đang tiềm

ẩn, khả năng để nâng cao hiệu quả cũng như lường trước những khó khăn tiềm ẩn để
có phương án xử lý kịp thời và đúng đắn.
1.1.3 Các mô hình lập dự toán ngân sách
Theo Huỳnh Lợi, việc lập dự toán ngân sách dựa trên mô hình thông tin như sau:
-

Mô hình 1: Mô hình thông tin 1 xuống
Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ,

các nhà quản lý cấp cao của tổ chức hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho đơn
vị. Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý cấp thấp hơn. Các


4

nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể liên quan. Quá
trình được tiếp tục cho đến cấp quản lý thấp nhất.
+

Ưu điểm: Ngân sách được dự toán khá phù hợp với tình hình chung của đơn vị vì

ngân sách này đã được xem xét trong mối quan hệ chung và khả năng tài chính

+

Nhược điểm: Từ ngân sách dài hạn chuyển thành ngân sách ngắn hạn đòi hỏi

phải có sự kết hợp giữa các bộ phận để đạt được một ngân sách hiệu quả. Mô hình này
còn mang tính áp đặt từ ban quản lý cấp trên xuống, đồi hỏi quản lý cấp cao phải có
một tầm nhìn tổng quát, toàn diện, chi tiết về mọi mặt hoạt động của đơn vị.
Mô hình này phù hợp với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp về quản
lý, hoặc sử dụng trong những trường hợp đặc biệt cần phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp
quản lý cao hơn.
QUẢN LÝ CẤP
CAO NHẤT

QUẢN LÝ
CẤP TRUNG
GIAN

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ
CẤP TRUNG
GIAN

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

Sơ đồ 1.1: Mô hình thông tin 1 xuống

-

Mô hình 2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên.
Để làm theo mô hình này, đầu tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho

năm tài chính. Các chỉ tiêu ước tính này được phân bổ xuống các đơn vị, cấp quản lý
thấp hơn. Việc thực hiện dự toán được thực hiện ở các cấp. Sau đó, quá trình tổng hợp
ngân sách lại được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Bộ phận quản lý cấp
cao tổng hợp lại thành ngân sách tổng thể của đơn vị. Ngân sách tổng thể này được


5

xem xét và hiệu chỉnh lại nếu thấy cần thiết. Sau khi được duyệt sơ bộ, các nhà quản lý
cấp trung gian tiếp tục điều chỉnh ngân sách của bộ phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.
Khi dự toán ở các bộ phận được xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức
định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch.
Ưu điểm: Dự toán ngân sách được hình thành với sự tham gia của nhiều cấp

+

quản lý, điều này đã tạo cơ hội cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo, chủ động của
mình.
+

Nhược điểm: Quá trình lập dự toán ngân sách kéo dài và tốn khá nhiều thời gian.

Nếu tổ chức quá trình lập dự toán không tốt, sẽ không cung cấp thông tin kịp thời cho
kỳ lập kế hoạch.
QUẢN LÝ CẤP
CAO NHẤT

QUẢN LÝ
CẤP TRUNG
GIAN

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ
CẤP TRUNG
GIAN

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

Sơ đồ1.2: Mô hình thông tin 2 xuống 1 lên

-

Mô hình 3: Mô hình thông tin 1 lên 1 xuống.
Ngân sách được dự toán từ thấp đến cao. Các bộ phận quản lý cấp thấp hơn căn

cứ vào điều kiện của mình, sử dụng dữ liệu đã có sẵn trên cơ sở định mức sử dụng và
các khoản mục đã được duyệt trước đó. Từ đó, tổng hợp các chỉ tiêu dự toán để trình
lên cấp cao hơn. Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu các cấp trung gian, kết


6

hợp với tầm nhìn tổng quát, sẽ xét duyệt thông qua cho các cấp trung gian. Trên cơ sở
đó, cấp quản lý trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ sở.
+

Ưu điểm: Những người được giao lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc

với các công việc, nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết. Mô
hình này cũng giúp cho các nhà quản lý cấp thấp hoàn thiện và nâng cao kỹ năng lập
dự toán ngân sách của mình.
+ Nhược điểm: Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình
lập ngân sách của cấp dưới, nên cấp thấp thường có xu hướng xác lập các chỉ tiêu dự
toán dưới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ hoàn thành chỉ tiêu dự toán.
QUẢN LÝ CẤP
CAO NHẤT

QUẢN LÝ
CẤP TRUNG
GIAN

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ
CẤP TRUNG
GIAN

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

QUẢN LÝ
CẤP CƠ SỞ

Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin 1 lên1 xuống

1.1.4 Quy trình lập dự toán ngân sách
Theo Stephen Brookson, quy trình dự toán ngân sách được chi làm 3 giai đoạn:
chuẩn bị, soạn thảo, giám sát (Nguyễn Thị Phương Anh biên dịch, 2007).


7

SOẠN THẢO

CHUẨN BỊ

Làm rõ mục tiêu

Chuẩn hóa ngân
sách

Thu thập thông tin,
chuẩn bị dự toán ngân
sách ban đầu

GIÁM SÁT

Phân tích những khác
biệt giữa hoạt động thực
tế và ngân sách

Kiểm tra số liệu dự thảo
ngân sách bằng cách
thay đổi và phân tích
lượng tiền

Giám sát sự chênh lệch
và phân tích lỗi; Kiểm
tra những điều bất ngờ

Đưa ra ngân sách tiền
mặt để giám sát dòng
tiền lãi và lỗ và bảng cân
đối kế toán

Đánh giá hệ thống

Đánh giá thủ tục dự thảo
ngân sách và chuẩn bị
ngân sách tổng

Dự báo lại và điều chỉnh;
Xem xét sử dụng các
loại ngân sách khác; Học
hỏi kinh nghiệm

Sơ đồ 1.4 : Quá trình dự toán ngân sách

-

Chuẩn bị dự toán ngân sách
+

Tầm quan trọng của việc “lên kế hoạch cho kế hoạch” là rất lớn. Ngay từ đầu cần

xác định thiết lập kiểu ngân sách như thế nào, chức năng nào là quan trọng nhất với bộ
phận và tổ chức để xây dựng quá trình dự thảo ngân sách. Nên lập ngân sách dựa trên
chiến lược rõ ràng, khách quan. Ngân sách nên dựa trên phương pháp tiếp cận 4 bước
( đánh giá kinh doanh -> Lập kế hoạch cho tương lai -> Quyết định mục tiêu -> Đặt
mục tiêu tài chính) nhằm giúp đơn vị xác định rõ những mục tiêu kinh doanh.


8

Chuẩn bị dự toán ngân sách đòi hỏi phải có các thủ tục chuẩn hóa: nên sử dụng

+

một mẫu dự thảo ngân sách tiêu chuẩn. Mẫu chuẩn này sẽ giúp phối hợp nội dung các
ngân sách, và cho phép so sánh và gắn kết chúng trong toàn tổ chức.
Khi thực hiện xong tất cả mọi sự chuẩn bị cho ngân sách, trước khi lập ngân sách

+

và phác thảo số liệu, cần đánh giá lại hệ thống một lần nữa để đảm bảo ngân sách sẽ
cung cấp thông tin chính xác và phù hợp.
-

Soạn thảo dự toán ngân sách
Thu thập thông tin: Bằng cách thu thập thông tin về tất cả những ảnh hưởng từ

+

bên trong và bên ngoài đối với ngân sách, chúng ta sẽ xác định được những gì có thể
và không thể đạt được, cả những nhân tố hạn chế có thể cản trở các hoạt động của tổ
chức.
+

Kiểm tra các khoản tiền trong ngân sách bằng cách kiểm tra hiệu lực của các số

liệu.
+

Lập ngân sách tiền mặt: Dòng tiền là sự vận động của tiền vào và ra. Nếu không

đủ tiền mặt, hoạt động kinh doanh sẽ bị đe dọa. Lập dự toán tiền mặt giúp dự toán dòng
tiền theo thời gian, và theo dõi chi tiết về hoạt động kinh doanh.

+

Chuẩn bị xong ngân sách tổng thể: Khi chuẩn bị xong, ngân sách này sẽ được

trình lên ủy ban dự thảo ngân sách để soạn thảo ngân sách chính. Sau khi ngân sách đã
được tổng hợp, ủy ban ngân sách sẽ sẵn sàng hoàn thiện ngân sách tổng.
-

Giám sát ngân sách
+

Phân tích những chênh lệch khi so sánh những kết quả thực tế với ngân sách đã

lập, từ đó xác định mức ưu tiên cho các hành động sau đó.
+

Nếu chuẩn bị soạn thảo ngân sách không kỹ lưỡng, sẽ sảy ra những sai sót. Cần

phải tìm hiểu sai sót để không tái phạm.
+

Thực hiện điều chỉnh: Sau khi đánh giá, nên thay đổi ngân sách để đầy đủ thông

tin hơn, và điều chỉnh lại dự toán ngân sách.


9

1.2 Dự toán ngân sách tổng thể (Master budget)
1.2.1 Khái niệm, phân loại dự toán ngân sách tổng thể

-

Dự toán tổng thể là dự toán thể hiện mục tiêu của tất cả các bộ phận trong doanh

nghiệp, như bán hàng, sản xuất, nghiên cứu, marketing, tài chính… cho giai đoạn sắp
tới, nó chuyển mục tiêu ngắn hạn thành các bước hành động (J.Blocher và cộng sự,
2009).
Ngân sách tổng thể gồm ba loại: Ngân sách cố định, ngân sách liên tục, ngân

-

sách linh hoạt (Phạm Ngọc Thúy và cộng sự, 2009).
+

Ngân sách cố định (Static budget) là ngân sách tổng thể có các chỉ tiêu được thiết

lập tại một mức hoạt động cố định.
+

Ngân sách liên tục (Continuous budget) là loại ngân sách luôn được doanh nghiệp

bổ sung số liệu kế hoạch của tháng cuối cùng vào lúc kết thúc của mỗi tháng hoạt
động. Việc lập ngân sách yêu cầu nhà quản lý phải nhìn trước 12 tháng hoạt động chứ
không phải chờ sau 1 năm mới hoạch định tiếp.
+

Ngân sách linh hoạt (Flexible budget) là ngân sách được thiết lập với các chỉ tiêu

hoạt động được hiệu chỉnh theo mức hoạt động thực tế. Kết quả hoạt động thực tế ở
mức nào sẽ đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí của doanh nghiệp và phân tích chênh

lệch giữa thực tế thực hiện và ngân sách ở mức hoạt động đó.
1.2.2 Ý nghĩa của dự toán tổng thể doanh nghiệp
Dự toán tổng thể là dự toán thể hiện mục tiêu của tất cả các bộ phận trong doanh
nghiệp. Nó định lượng kỳ vọng của nhà quản lý về thu nhập, các luồng tiền và vị trí tài
chính trong tương lai. Với những vai trò như vậy, dự toán tổng thể có ý nghĩa như sau :
-

Dự toán là sự tiên liệu tương lai có hệ thống nhằm cung cấp cho nhà quản lý các

mục tiêu hoạt động thực tiễn, trên cơ sở đó kết quả thực tế sẽ được so sánh và đánh giá.
Biện pháp này nâng cao vai trò kế toán trách nhiệm trong kế toán quản trị
-

Dự toán là cơ sở để nhà quản lý tổ chức thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp, là

phương tiện để phối hợp các bộ phận trong doanh nghiệp và giúp các nhà quản lý


10

biết rõ cách thức các hoạt động trong doanh nghiệp đan kết với nhau
-

Dự toán là phương thức truyền thông để các nhà quản lý trao đổi các vấn đề liên

quan đến mục tiêu, quan điểm và kết quả đạt được. Lập dự toán cho phép các nhà quản
lý xây dựng và phát triển nhận thức về sự đóng góp của mỗi hoạt động đến hoạt động
chung của toàn doanh nghiệp.
1.2.3 Dự báo tiêu thụ của doanh nghiệp
1.2.3.1 Khái niệm dự báo tiêu thụ

Dự báo tiêu thụ: Là dự báo bằng các kỹ thuật về khả năng tiêu thụ của doanh
nghiệp trong tương lai. Những số liệu dự báo này sẽ được các nhà quản lý điều chỉnh,
tính toán lại để có dự toán tiêu thụ. Đây là khâu đầu tiên và là khâu then chốt trong quá
trình xây dựng dự toán tổng thể.
Để đảm bảo hoạt động tiêu thụ được dự báo chính xác, chúng ta thường quan tâm
đến các nhân tố về mặt xã hội và hướng tiếp cận Marketing. Về mặt xã hội như: Tình
hình tiêu thụ trong những năm trước; Điều kiện, tình hình chung của nền kinh tế và
ngành; Mối quan hệ giữa tiêu thụ với một số chỉ tiêu kinh tế như GDP, thu nhập đầu
người, việc làm, giá cả và sản xuất của ngành; Khả năng sinh lợi của sản phẩm; Chính
sách giá cả; Khuynh hướng tiêu thụ các sản phẩm khác trong tương lai…Về hướng tiếp
cận Marketing như: Quy mô, kích thước của thị trường; Sự tiến hoá và xu hướng của
thị trường…
1.2.3.2 Các phương pháp dự báo tiêu thụ
Theo Trương Bá Thanh, (2011, trang 97-99), có nhiều phương pháp để dự báo
tiêu thụ, nhưng chung quy có thể phân thành hai phương pháp chính: Phương pháp
định tính và phương pháp định lượng.
 Phương pháp định tính
Theo phương pháp này, số liệu dự báo xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm của các
nhà quản lý doanh nghiệp và đội ngũ chuyên gia. Ưu điểm của phương pháp này là
việc dự báo luôn thích ứng nhanh với những chuyển đổi của môi trường. Tuy nhiên,


11

phương pháp này có điểm hạn chế do số liệu dự báo không dựa vào phân tích định
lượng và mang tính chủ quan.
Phương pháp định tính thường bao gồm hai kỹ thuật: Kỹ thuật điều chỉnh
(Judgment) và kỹ thuật Delphi (Delphi method)
 Phương pháp định lượng
Phương pháp này về thực chất áp dụng các kỹ thuật của thống kê toán để phân

tích xu hướng, dự đoán chu kỳ sản phẩm và tương quan hồi qui để tiến hành dự báo.
Chẳng hạn, xác định sự tương quan giữa tiêu thụ với các chỉ tiêu kinh tế làm số liệu dự
báo tiêu thụ đáng tin cậy hơn. Trong thực tế, người ta thường kết hợp cả phân tích định
tính và cả phân tích định lượng trong khi lập dự báo.
Phương pháp này thường bao gồm các kỹ thuật sau:


Phân tích hồi quy tương quan:
Phương pháp này cho phép nghiên cứu sự tiến hoá của sản phẩm, của thị trường

có liên quan hay không đến các biến dự báo. Theo phương pháp này, biến phụ thuộc
sẽ là khối lượng hoặc dự toán tiêu thụ trong mối liên hệ với các biến độc lập có ý
nghĩa. Phương trình về mối quan hệ này như sau :
Y = a0 + a1 x1 + a2 x2 + ...+ anxn + u
Trong đó :

- Y : Biến phụ thuộc
- x1, x2, .. .. .. .., xn : Biến độc lập
- a0 : tham số chặn; ai: Tham số của tổng thể
- u : Sai số
Với phương pháp này, các nhà dự báo không chỉ dự báo kết quả của những sự
kiện tương lai mà còn phân tích tại sao các sự kiện đó xảy ra. Hạn chế của phương
pháp này là quá nhiều các giả thuyết thống kê được đưa ra, do vậy ảnh hưởng đến tính
tin cậy của số liệu dự báo.


Phân tích chuỗi thời gian (Time series)


12

Chuỗi thời gian là một dãy số liên hệ kế tiếp nhau theo thời gian phản ảnh một sự
kiện nào đó. Một chuỗi thời gian thường phản ánh tính xu hướng, tính thời vụ, tính chu
kỳ và cả bộ phận bất thường nên dãy số thời gian thường được sử dụng để dự báo. Có
nhiều kỹ thuật sử dụng dãy số thời gian để dự báo, nhưng phổ biến là kỹ thuật bình
quân trượt, dự báo thích nghi.
Sử dụng phương pháp dự báo này dễ dẫn đến sai lầm khi xem xét xu hướng
doanh thu của doanh nghiệp vì nó được dựa trên cơ sở điều kiện của doanh nghiệp
không thay đổi.


Phương pháp mô phỏng:
Nhằm tái tạo các điều kiện tương lai thị trường cũng như những mối liên quan

kinh tế trên cơ sở mô hình của doanh nghiệp, của môi trường. Phương pháp này không
phải phức tạp lắm nhưng rất có hiệu quả trong việc cung cấp thông tin ích lợi cho nhà
kế hoạch.


Phương pháp thống kê xác suất:
Nhằm xem xét mức ý nghĩa cũng như dự báo trong điều kiện tương lai không

chắc chắn. Các dự báo này được thành lập chỉ xác định khung cảnh có thể ảnh hưởng
đến việc ra quyết định cho tương lai khi thiết lập các mục tiêu trước.
1.2.4 Hệ thống dự toán ngân sách tổng thể của doanh nghiệp
Dự toán tổng thể là tổ hợp của nhiều dự toán của mọi hoạt động của doanh
nghiệp, có liên hệ với nhau trong một thời kỳ nào đó. Dự toán tổng thể có thể lập cho
nhiều thời kỳ như tháng, quý, năm. Hình thức và số lượng các dự toán thuộc dự toán
tổng thể tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp.
Tùy theo từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp, mà nội dung chi tiết của nó

thay đổi, tuy nhiên thường bao gồm hai phần chính: dự toán hoạt động và dự toán tài
chính. Dự toán hoạt động là dự toán phản ánh mức thu nhập và chi phí đòi hỏi để đạt
mục tiêu lợi nhuận. Dự toán tài chính là dự toán phản ánh tình hình tài chính theo dự
kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập dự toán. Mỗi loại dự toán