Phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh : Luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

TRẦN THỊ PHƯƠNG LIÊN

PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

CHUYÊN NGÀNH : KINH DOANH NGOẠI THƯƠNG
MÃ SỐ : 60.34.10

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
GS.TS. NGUYỄN ĐÔNG PHONG

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2012


- Trang i -

LỜI CẢM ƠN
Trước hết tôi xin được tỏ lòng biết ơn và gửi lời cảm ơn chân thành đến
GS.TS Nguyễn Đông Phong, Giảng viên hướng dẫn khoa học, người đã trực tiếp
hướng dẫn thực hiện đề tài luận văn “Phát triển DV TCSK tại TP.HCM”, đã tận tình
chỉ bảo và định hướng cho tôi tìm ra hướng nghiên cứu, tiếp cận thực tế, tìm kiếm
tài liệu, xử lý và phân tích số liệu, giải quyết vấn đề,... nhờ đó tôi mới có thể hoàn
thành luận văn cao học của mình.
Ngoài ra, trong quá trình học tập, nghiên cứu và thực hiện đề tài tôi còn
nhận được nhiều sự quan tâm góp ý, hỗ trợ quý báu của quý thầy cô, đồng nghiệp,
bạn bè và người thân. Đặc biệt tôi xin được cảm ơn các anh, chị đang làm việc tại

các DN có nhu cầu TCSK và các DN kinh doanh DV quảng cáo tại TP.HCM đã cho
tôi những ý kiến đánh giá khách quan để tôi có được những kết quả xác thực trong
bài nghiên cứu này.
Trân trọng.
Người thực hiện
Trần Thị Phương Liên


- Trang ii -

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là do chính tôi nghiên cứu và thực hiện.
Các số liệu và thông tin trong luận văn này đều có nguồn gốc, trung thực và được
phép công bố.
Tác giả luận văn
Trần Thị Phương Liên


- Trang iii -

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
1.

Agency

: DN kinh doanh, cung ứng dịch vụ quảng cáo/Tổ chức sự kiện

2.

ATL

: Above The Line

3.

BTC

: Ban Tổ Chức

4.

BTL

: Below The Line

5.

Client

: DN sử dụng dịch vụ quảng cáo/ Tổ chức sự kiện

6.

DN

: Doanh nghiệp

7.

DV

: Dịch vụ

8.

Event

: Sự kiện

9.

KH

: Khách hàng

10. NXB

: Nhà xuất bản

11. QC

: Quảng cáo

12. Supplier

: Nhà cung cấp

13. SK

: Sự kiện

14. TCSK

: Tổ chức sự kiện

15. TP.HCM : Thành phố Hồ Chí Minh


- Trang iv -

DANH MỤC CÁC BẢNG
T
Trang
Bảng 2.1.1.3. So sánh các loại hình cung cấp DV quảng cáo

31

Bảng 2.1.2.1. Mẫu khảo sát doanh nghiệp cung ứng DV TCSK

35

Bảng 2.1.3.1: Mẫu khảo sát các doanh nghiệp sử dụng DV TCSK

46

Bảng 2.1.3.3: Mức độ quan trọng của công cụ TCSK

47

Bảng 2.1.3.6: Các đánh giá các công ty cung ứng DV TCSK

51


- Trang v -

DANH MỤC CÁC HÌNH - BIỂU ĐỒ
Trang
Hình 1.2.4. Các nhân tố tác động đến sự phát triển của DV TCSK

25

Biểu đồ 2.1.1.1. Sự lựa chọn nghề nghiệp của sinh viên

28

Biểu đồ 2.1.1.2: Các DV cung ứng bởi công ty quảng cáo

29

Biểu đồ 2.1.2.2: Các DV cung ứng bởi công ty quảng cáo

37

Biểu đồ 2.1.2.3: Đối tượng Khách hàng cung ứng

38

Biểu đồ 2.1.2.4: Các chính sách công ty quảng cáo áp dụng

40

Biểu đồ 2.1.2.5: Các yếu tố giúp doanh nghiệp thắng thầu

41

Biểu đồ 2.1.2.6: Những khó khăn khi cung ứng DV

43

Biểu đồ 2.1.2.7: Định hướng phát triển của doanh nghiệp

44

Biểu đồ: 2.1.2.8: Mức phí dịch vụ công ty QC đang áp dụng

45

Biểu đồ 2.1.3.2: Các công cụ Marketing trong doanh nghiệp

47

Biểu đồ 2.1.3.4: Nguồn lực khi thực hiện chương trình SK

48

Biểu đồ 2.1.3.5: Lý do doanh nghiệp sử dụng DV TCSK

50

Biểu đồ 2.1.3.7: Các yếu tố cân nhắc khi lựa chọn DV TCSK

52

Biểu đồ 2.1.3.8: Mức phí DV DN sử dụng DV đề nghị

53

Biểu đồ 2.1.3.9: Những đề xuất của DN sử dụng DV TCSK

54


- Trang vi -

MỤC LỤC
Trang
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ i
LỜI CAM ĐOAN ..................................................................................................... ii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ........................................................................ iii
DANH MỤC CÁC BẢNG ...................................................................................... iv
DANH MỤC CÁC HÌNH - BIỂU ĐỒ .....................................................................v
MỞ ĐẦU
1.1

ĐẶT VẤN ĐỀ...............................................................................................1

1.2

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................2

1.3

TÍNH MỚI VÀ ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU ..................2

1.3.1

Về mặt lý luận ..............................................................................................2

1.3.2

Về mặt thực tiễn ...........................................................................................3

1.4

ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ................3

1.4.1

Đối tƣợng nghiên cứu ..................................................................................3

1.4.2

Phạm vi nghiên cứu......................................................................................3

1.5

PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..............................................................3

1.6

BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI ...............................................................................4

Chƣơng 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ DỊCH VỤ TCSK TRONG NỀN KINH TẾ .................6
1.1.

TỔNG QUAN VỀ TCSK VÀ DV TCSK ...................................................6

1.1.1.

Tổng quan về TCSK ....................................................................................6

1.1.1.1. Khái niệm về TCSK .....................................................................................6
1.1.1.2. Vai trò của TCSK ........................................................................................6
1.1.1.3. Phân loại TCSK ...........................................................................................7
1.1.1.4. Quy trình TCSK ..........................................................................................8
1.1.2.

Tổng quan về DV TCSK ............................................................................17


- Trang vii -

1.1.2.1. Khái niệm DV TCSK .................................................................................17
1.1.2.2. Đặc điểm của DV TCSK ............................................................................18
1.1.2.3. Vai trò của DV TCSK ................................................................................18
1.2.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÁT TRIỂN THỊ TRƢỜNG .....................20

1.2.1.

Lý thuyết cung – cầu về DV TCSK ..........................................................20

1.2.1.1. Lý thuyết cung DV TCSK .........................................................................20
1.2.1.2. Lý thuyết cầu DV TCSK ...........................................................................21
1.2.1.3. Mối quan hệ cung – cầu đối với sự phát triển của DV TCSK ...............21
1.2.2.

Cơ sở lý thuyết về cạnh tranh tác động đến DV TCSK ..........................22

1.2.3.

Các yếu tố vĩ mô tác động đến sự phát triển DV TCSK .........................23

1.2.4.

Các nhân tố tác động đến sự phát triển của DV TCSK .........................24

Chƣơng 2
THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ TCSK TẠI TP. HCM .....................26
2.1.

TÌNH HÌNH PHÁT TRIỂN DV TCSK TẠI TP. HCM .........................26

2.1.1.

Tình hình chung .........................................................................................26

2.1.2.

Kết quả khảo sát tình hình cung ứng DV TCSK ....................................35

2.1.2.1. Mẫu nghiên cứu ..........................................................................................35
2.1.2.2. Dịch vụ cung ứng........................................................................................36
2.1.2.3. Khách hàng .................................................................................................38
2.1.2.4. Chính sách kinh doanh ..............................................................................39
2.1.2.5. Yếu tố quan trọng giúp thắng thầu một dự án TCSK ............................41
2.1.2.6. Những khó khăn khi cung ứng DV ..........................................................41
2.1.2.7. Định hƣớng phát triển ...............................................................................44
2.1.2.8. Phí dịch vụ ..................................................................................................45
2.1.2.9. Tìm kiếm Khách hàng ..............................................................................45
2.1.3.

Kết quả khảo sát tình hình sử dụng DV TCSK.......................................46

2.1.3.1. Mẫu nghiên cứu ..........................................................................................46
2.1.3.2. Các công cụ marketing doanh nghiệp đã sử dụng ..................................46
2.1.3.3. Mức độ quan trọng của TCSK trong doanh nghiệp ...............................47


- Trang viii -

2.1.3.4. Nguồn lực khi thực hiện ............................................................................48
2.1.3.5. Lý do DN sử dụng DV TCSK của các công ty quảng cáo. .....................48
2.1.3.6. Đánh giá công ty cung ứng DV TCSK .....................................................50
2.1.3.7. Yếu tố cân nhắc khi lựa chọn DN cung ứng DV TCSK .........................52
2.1.3.8. Phí Dịch Vụ .................................................................................................52
2.1.3.9. Đề xuất của doanh nghiệp .........................................................................53

2.2.

ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ SỰ PHÁT TRIỂN DV TCSK .......................55

2.2.1.

Những điểm mạnh cần phát huy ..............................................................55

2.2.2.

Những điểm yếu cần khắc phục ...............................................................56

2.2.3.

Những thuận lợi cần nắm bắt ...................................................................57

2.2.4.

Những khó khăn cần giải quyết. ..............................................................57

Chƣơng 3
KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ................................................................................59
KẾT LUẬN ..............................................................................................................69
HẠN CHẾ VÀ CÁC HƢỚNG NGHIÊN CỨU TIẾP THEO .............................70
PHỤ LỤC 1: Tài liệu tham khảo ...........................................................................71
PHỤ LỤC 2: Các trích dẫn ....................................................................................74
PHỤ LỤC 3: Bảng thăm dò ý kiến dành cho DN kinh doanh DV TCSK .........75
PHỤ LỤC 4: Bảng thăm dò ý kiến dành cho DN sử dụn DV TCSK .................78
PHỤ LỤC 5: Kết quả khảo sát doanh nghiệp kinh doanh DV TCSK ...............81
PHỤ LỤC 6: Kết quả khảo sát doanh nghiệp sử dụng DV TCSK .....................85

PHỤ LỤC 7: Danh sách DN kinh doanh DV TCSK tham gia khảo sát ............89
PHỤ LỤC 8: Danh sách DB sử dụng DV TCSK tham gia khảo sát ..................94
PHỤ LỤC 9: Quy trình thực hiện TCSK .............................................................99
PHỤ LỤC 10: Thủ tục xin phép TCSK ..............................................................100
PHỤ LỤC 11: Bảng tiêu chuẩn đánh giá Agency ..............................................103


- Trang 1 -

MỞ ĐẦU
1.1

ĐẶT VẤN ĐỀ
Có thể nói các sự kiện (SK) diễn ra hàng ngày trong đời sống kinh tế xã hội

trên rất nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn, từ cách tổ chức
đơn giản đến cầu kỳ long trọng (ví dụ như các buổi sinh nhật, lễ hội, các cuộc thi, ca
nhạc, đón nhận huân chương, tung sản phẩm mới, …). Chính vì thế mà nhu cầu
TCSK cũng khá phong phú, đa dạng.
Kinh tế văn hóa xã hội phát triển thì nhu cầu tổ chức sự kiện (TCSK) càng
lớn. Một thị trường rộng mở và ngày càng phát triển ở nước ta đang đòi hỏi phải có
sự đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu lớn. Ngành kinh doanh DV TCSK đã tạo ra nhiều
cơ hội cho các DN và sự thành đạt của các nhà quản trị.
Mỗi cá nhân, gia đình khi có nhu cầu về TCSK như tổ chức sinh nhật, ma
chay, hiếu hỉ… các chủ thể thường tổ chức theo tục lệ, văn hóa địa phương. Và do
khách mời cũng chỉ là người thân, họ hàng, bạn bè, đồng nghiệp nên công tác tổ
chức cũng không cần thiết phải quá cầu kỳ, xa lạ. Đôi khi một số gia đình có điều
kiện kinh tế cũng tìm đến các nhà tổ chức (nhà hàng, khách sạn,..) nhưng nhìn
chung thì cũng chỉ chú trọng đến tiệc tùng tiếp đãi khách chứ cũng chưa chú trọng
nhiều đến nội dung chương trình.

Còn đối với các tổ chức, các DN khi có nhu cầu về TCSK, họ thường cân
nhắc nhiều yếu tố trước khi quyết định là nên tự tổ chức hay tìm đến các nhà tổ
chức chuyên nghiệp, có kinh nghiệm. Một khi họ đã thuê DV TCSK tức là họ tin
tưởng rằng chính các nhà tổ chức này sẽ phải vạch ra cho họ một hướng đi sáng tạo
và chuyên nghiệp nhằm mang đến cho các khách tham dự SK những trải nghiệm
tích cực, đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại.
Như vậy, các nhà TCSK luôn phải nắm bắt những nhu cầu riêng biệt của
từng cá nhân, tổ chức, để đáp ứng những nhu cầu đó một cách chuyên nghiệp nhất.
Tuy nhiên, việc kinh doanh DV TCSK cũng rất khó khăn, phức tạp và gặp nhiều rủi
ro cho nên sự thỏa mãn về nhu cầu này còn thấp, còn mất cân đối về mặt cung cầu


- Trang 2 -

trên thị trường. Theo kết quả khảo sát được thực hiện năm 2006 của công ty nghiên
cứu thị trường FTA cho thấy TCSK là một công cụ marketing được sử dụng phổ
biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên, hoạt động
TCSK của TP.HCM nói riêng và cả nước nói chung chưa được quy hoạch chiến
lược phát triển ngành trong dài hạn. Chính vì thế mà việc nghiên cứu những nguyên
lý và kỹ năng về TCSK để vận dụng tổ chức thành công một SK như mong muốn
đang là vấn đề cần thiết được đặt ra đối với những người quan tâm trong những năm
gần đây.
Để nhìn nhận đối tượng này chính xác và giúp cho hoạt động TCSK được
thuận lợi, mang lại hiệu quả cao hơn cho người sở hữu SK và Nhà tổ chức, tác giả
đã thực hiện đề tài: “Phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí
Minh” nhằm khái quát các vấn đề lý luận và hệ thống hóa các hoạt động kỹ năng
chuyên môn nghiệp vụ sau đó nhìn nhận, đánh giá, tổng hợp và đề xuất với các cơ
quan quản lý chuyên ngành, hiệp hội các DN có nhu cầu và các DN cung ứng DV
TCSK tại TP.HCM.
1.2

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu phát triển DVTCSK tại TP.HCM được thực hiện nhằm mục tiêu:
−

Nghiên cứu nhu cầu sử dụng DV TCSK của các DN tại TP.HCM, phân
tích tiềm năng và cơ hội cho sự phát triển của thị trường TCSK.

−

Phân tích tình hình phát triển DV TCSK tại TP. HCM trong thời gian
qua nhằm tìm ra những hạn chế và vướng mắc đang cản trở sự phát triển
của thị trường.

−

Kiến nghị những giải pháp phát triển thị trường TCSK góp phần vào sự
phát triển hoạt động kinh doanh của DN cũng như sự phát triển chung
của xã hội.

1.3

TÍNH MỚI VÀ ĐÓNG GÓP CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Về mặt lý luận
Nghiên cứu đã hệ thống hóa những lý luận cơ bản về TCSK và DV TCSK.
Kết hợp giữa lý thuyết cung và cầu trong kinh tế học, lý thuyết cạnh tranh kết hợp


- Trang 3 -

với mô hình nghiên cứu các nhân tố tác động đến phía cung và phía cầu của DV
TCSK để phân tích, đánh giá thực trạng của thị trường DV TCSK tại TP.HCM.
1.3.2 Về mặt thực tiễn
Thứ nhất, Đề tài đã phác họa được tình hình phát triển DV TCSK từ phía
cung và phía cầu của DV TCSK tại TP.HCM trong thời gian qua.
Thứ hai, nghiên cứu đã đề xuất các quan điểm phát triển, nhóm giải pháp và
kiến nghị cho sự phát triển của DV TCSK tại TP.HCM
1.4

ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.4.1 Đối tƣợng nghiên cứu
−

DN cung cấp DV TCSK. Đó là các đơn vị có tham gia vào thị trường

cung cấp DV TCSK.
−

DN sử dụng DV TCSK. Đó là các đơn vị có nhu cầu sử dụng DV TCSK

trên thị trường
1.4.2 Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại TP.HCM, nơi có hoạt động TCSK sôi
nổi nhất cả nước: Có thể thấy thành phố này là nơi “đất lành” cho các ngành sản
xuất thương mại DV nói chung và cho ngành quảng cáo nói riêng... Trong đó hoạt
động DV TCSK và PR chiếm 58% trong các DV cung ứng bởi các công ty quảng
cáo [1].
−

Các số liệu thứ cấp được thu thập tập trung tại TP.HCM từ năm 2002 đến

nay. Tác giả chọn thời điểm năm 2002 do đây là thời điểm Pháp lệnh Quảng cáo có
hiệu lực thực thi, là thời điểm khẳng định sự quan tâm của Nhà nước đối với sự phát
triển và tầm quan trọng của hoạt động quảng cáo trong nền kinh tế thị trường, tạo
nền móng đầu tiên cho sự ra đời của hệ thống pháp luật về quảng cáo.
−

Nghiên cứu chỉ tập trung vào hoạt động TCSK của các doanh nghiệp chứ

không chú trọng vào nghiên cứu các hoạt động TCSK của các cá nhân, chính quyền,
đoàn thể.
1.5

PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu sử dụng kết hợp nhiều phƣơng pháp khác nhau:


- Trang 4 -

−

Nghiên cứu sơ bộ được thực hiện bằng phương pháp định tính và định

lượng. Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua kỹ thuật thảo luận nhóm tập
trung. Thông tin thu thập từ nghiên cứu định tính nhằm khám phá bổ sung điều
chỉnh thang đo những nhân tố tác động đến sự phát triển DV TCSK. Nghiên cứu
định lượng sơ bộ được thực hiện bằng kỹ thuật phỏng vấn trực tiếp. Thông tin từ
nghiên cứu định lượng dung để sàng lọc các biến quan sát dung để đo lường các

nhân tố tác động đến DV TCSK.
−

Nghiên cứu chính thức được thực hiện bằng phương pháp nghiên cứu

định lượng thông qua phỏng vấn trực tiếp các DN đã sử dụng DV TCSK với số mẫu
là 102 và các DN kinh doanh DV TCSK với số mẫu là 80. Phương pháp chọn mẫu
ngẫu nhiên mang tính thuận tiện.
Ngoài ra, nghiên cứu còn sử dụng một số phƣơng pháp khác:
−

Phương pháp phân tích, so sánh và tổng hợp: dựa trên dữ liệu và thông

tin thu thập được, kết hợp với những kiến thức đã được học tập, những kinh nghiệm
công tác của bản thân, tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích để hệ thống hóa
các vấn đề, sử dụng phương pháp so sánh, tổng hợp và đưa ra những nhận xét, đánh
giá về hoạt động của DV TCSK tại TP.HCM trong thời gian qua.
−

Phương pháp chuyên gia: đối với các vấn đề liên quan đến nội dung

nghiên cứu, tác giả đã trực tiếp thảo luận, tham khảo ý kiến của một số chuyên gia
trong lĩnh vực TCSK và một số chuyên gia trong các lĩnh vực có liên quan.
Nguồn thông tin phục vụ nghiên cứu:
−

Thông tin thứ cấp: Thông tin từ Hiệp Hội Quảng Cáo Việt Nam, Hội

Quảng Cáo TP.HCM, các website, sách, báo, tạp chí chuyên ngành.
−

Thông tin sơ cấp: Thu thập và xử lý bảng câu hỏi phỏng vấn và xử lý

bằng phần mềm Excel và SPSS.
1.6

BỐ CỤC CỦA ĐỀ TÀI
Đề tài bao gồm Lời mở đầu, Kết luận và 3 chương
LỜI MỞ ĐẦU: Giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÁT TRIỂN DV TCSK


- Trang 5 -

Nội dung chính của chương này đề cập đến các vấn đề mang tính lý luận liên
quan đến hoạt động TCSK như khái niệm TCSK, vai trò của TCSK, quy trình
TCSK, khái niệm DV TCSK, đặc điểm của DV TCSK, vai trò của DV TCSK, các
lý thuyết về phát triển và xu hướng phát triển thị trường DV TCSK.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN DV TCSK TẠI TP. HCM
Đề cập đến hoạt động TCSK tại TP.HCM trong thời gian qua để từ đó phân
tích các nhân tố tác động đến hoạt động phát triển DV TCSK và đánh giá chung về
hoạt động DV TCSK tại TP.HCM.
CHƢƠNG 3: KIẾN NGHỊ PHÁT TRIỂN DV TCSK TẠI TP.HCM
Trong chương này trình bày về quan điểm đưa ra các kiến nghị phát triển DV
TCSK, các kiến nghị cũng như các hạn chế của nghiên cứu và đề xuất hướng nghiên
cứu tiếp theo.
KẾT LUẬN: Tổng kết các vấn đề của bài báo cáo.


- Trang 6 -

Chƣơng 1

CƠ SỞ KHOA HỌC
VỀ DỊCH VỤ TCSK TRONG NỀN KINH TẾ
1.1.

TỔNG QUAN VỀ TCSK VÀ DV TCSK

1.1.1. Tổng quan về TCSK
1.1.1.1.

Khái niệm về TCSK

Tổ chức sự kiện là một phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá
cho DN. TCSK được nhìn nhận dưới nhiều góc độ khác nhau:
−

Theo cách tiếp cận về mặt xã hội học: TCSK là một hoạt động nhằm

truyền đạt thông tin đến đối tượng khách hàng mục tiêu để kích thích họ mua sản
phẩm hoặc dịch vụ mà nhà TCSK đó đã đề xuất.
−

Theo cách tiếp cận về mặt kinh tế học: TCSK là hoạt động nhằm trình

bày cho khán giả có được những hiểu biết cần thiết về hàng hoá, dịch vụ và uy tín
của doanh nghiệp thông qua buổi sự kiện.
−

Theo cách tiếp cận về mặt hành vi: TCSK là một quá trình để truyền tin

về sản phẩm, dịch vụ, doanh nghiệp cho các khách hàng cuối cùng hoặc người trung
gian trong một khoảng không gian và thời gian nhất định.
Mỗi cách tiếp cận nói trên đều có những điểm hợp lý nhưng cũng có những
thiếu sót nhất định. Nếu chỉ xác định mục đích của TCSK là hành động “mua hàng
hoá dịch vụ” thì sẽ không bao quát hết phạm vi của hoạt động TCSK. Hoặc nếu chỉ
xác định mục đích của TCSK là truyền đạt thông tin thì sự kiện đó chưa đạt hết mục
tiêu tổ chức của nó. Tuy nhiên, cách tiếp cận nào cũng có thể thấy rằng, TCSK có
bản chất truyền đạt thông tin và bản chất thương mại.
1.1.1.2.

Vai trò của TCSK

SK là sự thể hiện nhiều mặt của đời sống cá nhân, xã hội, tổ chức, nên
nó là công cụ vô cùng hữu ích trong việc xây dựng và quảng bá hình ảnh.


- Trang 7 -

Với tư cách là một trong những công cụ chủ yếu của Quan hệ công chúng (PR),
TCSK ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ để các DN, tổ chức cùng lúc đạt
được nhiều mục tiêu liên quan đến việc truyền tải thông điệp, xây dựng hình ảnh,
thu lợi nhuận về kinh tế, tạo cơ hội giải trí, củng cố uy tín của tổ chức, định vị
thương hiệu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng,…
Tùy theo mục tiêu khác nhau mà SK được chia thành những loại hình khác
nhau. Dưới đây là một số loại SK điển hình, gắn với từng mục tiêu [2]
−

Họp, Hội thảo: Tập hợp một số thành viên để trao đổi thông tin, quan

điểm; Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới; Trao đổi ý
kiến; Tìm kiếm sự đồng thuận; Tìm giải pháp cho các vấn đề còn tồn
đọng.

−

SK đoàn thể: Tuyên dương (Thành tích công trạng); Cảm ơn (Khách
hàng, nhà cung cấp); Gặp gỡ, giao lưu; Giới thiệu sản phẩm, Ghi nhận
thương hiệu; Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian,…)

−

Gây quỹ: Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện,…); Tạo ý thức trong công
chúng; Thu hút nhà tài trợ mới; Thu hút người ủng hộ; Tăng tình nguyện
viên.

−

Khuyến khích: Ghi nhận doanh số bán và thảo luận các vấn đề liên quan;
Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai;
Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường làm
việc; Tranh thủ sự ủng hộ của nội bộ và đối tác.

−

SK đặc biệt: Gây sự chú ý trong giới truyền thông; Gây ý thức trong
công chúng; Thu hút khách hàng mới; Giới thiệu sản phẩm; Trao phần
thưởng, tặng phẩm.

1.1.1.3.

Phân loại TCSK

Tùy theo mục đích và không gian tổ chức mà TCSK được phân loại như sau:
−

Phân loại TCSK theo mục đích TCSK: Khai trương, khánh thành, động

thổ, khởi công; Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng; Hội chợ; Hội nghị,
hội thảo, họp báo; Diễn trình, phát biểu của lãnh đạo trước công chúng; Biểu diễn


- Trang 8 -

nghệ thuật, trình diễn thời trang; Chương trình hoạt động nhóm; Các ngày nghỉ,
ngày lễ; Kỷ niệm ngày thành lập, nhận danh hiệu; Tiệc chiêu đãi, tiệc trại; Tổ chức
các trò chơi hoặc các cuộc thi
−
1.1.1.4.

Phân loại theo không gian tổ chức: SK trong nhà; SK ngoài trời
Quy trình TCSK

TCSK được coi là một quá trình hoạt động. Quá trình này có thể kéo dài về
thời gian, (từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động SK) tiếp đến là không gian
cụ thể (những nơi diễn ra các hoạt động trên). Trong quá trình đó, các hoạt động SK
được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt
động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công cụ như phòng, sân khấu,
bàn ghế,…Những hoạt động khác nhằm tạo ra DV như thiết kế thiệp mời, lên danh
sách khách mời, âm thanh, ánh sáng vận chuyển, khách sạn,… Tất cả đều hướng tới

phục vụ các hoạt động của SK, các hoạt động trên nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo
thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới SK [3].TCSK được thực hiện theo ba
giai đoạn [4] như sau:
a. Giai đoạn chuẩn bị:
−

Xác định mục tiêu SK: Trước khi tổ chức bất kỳ một SK nào, Nhà tổ

chức cũng phải làm rõ mục tiêu của việc TCSK đó là gì. Từ mục tiêu của SK, nhà tổ
chức sẽ xác định được quy mô thiết kế, tổ chức và các hoạt động của SK. Mục tiêu
phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho TCSK thành công cao và tăng uy tín cho
đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham dự
SK và các đối tượng quan tâm. Một SK được tổ chức thường hướng tới nhiều mục
tiêu. Bởi vậy, các nhà quản trị cần phải xác định được những mục tiêu chính, mục
tiêu phụ để tập trung ưu tiên thực hiện. Hơn nữa cũng cần phải xem xét số lượng
mục tiêu đưa ra có phù hợp hay không, các mục tiêu này có gắn liền với quy mô và
ngân sách TCSK hay không. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích của SK nhưng nếu
có quá nhiều mục tiêu thì mục đích TCSK không rõ ràng và không tập trung. Tùy
theo các loại SK khác nhau mà nhà TCSK nhắm tới những mục tiêu khác nhau.
Mục tiêu của SK ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức thực hiện SK.


- Trang 9 -

Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Do đó yêu cầu phải có
kế hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy SK
mới mang lại thành công cao.
−

Lên ý tƣởng thực hiện: Ý tưởng là một việc rất quan trọng khi thiết kế

bất kỳ một kế hoạch SK nào bởi nó sẽ cung cấp tất cả các thông tin cần thiết cho
nhà tổ chức để đáp ứng kỳ vọng của khách mời. Ý tưởng cần tập trung vào kết quả
và mục đích của thiết kế, mục tiêu kinh doanh và tính thẩm mỹ của dự án. Ý tưởng
sẽ cho phép nhà tổ chức tập trung chính xác vào cái cần đạt được trước khi bắt tay
vào bất cứ việc gì của dự án. Một bảng phác thảo ý tưởng tốt sẽ đảm bảo có được
một kế hoạch chi tiết, hội tụ được những việc cần thiết. Ý tưởng sẽ phải chịu sự
ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật định, khu vực tổ chức, văn
hóa riêng của khách hàng, các nguồn lực,… và các vấn đề vi mô như địa điểm tổ
chức, cách thức phục vụ, cách trang trí, âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng
đặc biệt,… Để có được ý tưởng tốt cần phải xác định và hướng tới: lĩnh vực kinh
doanh, lịch sử phát triển, định vị sản phẩm, đối tượng khách mời,…
−

Lập ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của TCSK.

Ngân sách quyết định việc TCSK có thể được thực hiện hay không cũng như ảnh
hưởng đến mục tiêu SK, quy mô SK. Khi lập ngân sách cần phải:
+

Xác định ngân sách có bao nhiêu: nhà tổ chức cần thu xếp có đủ

ngân sách hay không, dù là SK lớn hay nhỏ. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt
để TCSK vì như vậy sẽ dễ dẫn đến tác dụng ngược chiều và hậu quả thì không
lường hết được.
+

Cần phải xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm TCSK để lập kế

hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.

+

Xác định các danh mục hàng hóa và DV cần thiết cho SK về số

lượng, chất lượng và chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại các danh
mục bắt buộc cần phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự toán cho phép thì
có thể lựa chọn và bổ sung lại những danh mục những hàng hóa DV đã loại trừ ban
đầu để đảm bảo chương trình được trọn vẹn. Ngược lại, nếu ngân sách thiếu hụt,


- Trang 10 -

nhà tổ chức sẽ phải rà soát lại danh mục hàng hóa, DV đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ
những hàng hóa DV kém mức độ cần thiết đối với TCSK, đảm bảo tương ứng với
ngân sách dự toán. Trên thực tế, các SK có thể khác nhau về tính chất, quy mô do
đó mà danh mục hàng hóa, DV cho từng SK cụ thể là khác nhau. Nói cách khác,
nhà TCSK cần căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi SK cụ thể để lựa chọn ra danh
mục thích hợp cho nó.
−

Lập kế hoạch: Các công việc trong giai đoạn này là rất nhiều do vậy

BTC phải tính toán thật kỹ lưỡng, không được bỏ sót hạng mục nào. Việc đầu tiên
BTC cần phải xác định các hoạt động trong TCSK. Đây là công việc quan trọng, là
căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này có đạt được mục tiêu của SK hay
không. Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động TCSK cụ thể nào,
những hoạt động SK nào được xác định trong SK, thời gian thực hiện, các SK này
tạo nên khung chương trình TCSK như thế nào. Các thành viên trong BTC dựa vào
khung chương trình buổi TCSK để lên kế hoạch các công việc chuẩn bị trong lĩnh
vực mình đảm nhận sao cho đảm bảo tính khách quan, không thừa gây lãng phí,

không thiếu để ảnh hưởng tới chất lượng, mục tiêu của TCSK.
−

Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khi đã khái quát các

hoạt động chuẩn bị TCSK và hệ thống hóa các hoạt động đó, Nhà tổ chức tiến hành
xâu chuỗi các hạng mục công việc, cố gắng khái quát hết và tránh để sai sót. Từ các
hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu
chúng thì TCSK không thể thực hiện được, những hạng mục công việc này nối với
nhau thành chuỗi, từ hạng mục công việc chính, nhà tổ chức tiếp tục xác định các
hạng mục công việc phụ trợ. Như thế cứ một hạng mục công việc chính sẽ có một
số hạng mục công việc phụ trợ đi theo, có quan hệ mật thiết với nhau.
−

Xác định thời gian cho việc chuẩn bị TCSK: Cần phải lần lượt phân

tích để xác định thời gian cần thiết cho chuẩn bị TCSK, Trước hết, cần lấy thời gian
từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu TCSK là mức độ khống chế cho toàn bộ
thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị. Nhà TCSK cần xác định thời gian cho
từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan


- Trang 11 -

trọng. Sau đó xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công
việc. Với mức thời gian đã khống chế cho toàn bộ hệ thống công việc tùy theo
nguồn lực của DN, tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức
phải có phương cách chuẩn bị cho thích hợp. Các phương pháp đó là: phương pháp
cuốn chiếu, phương pháp các dòng chảy song song, phương pháp kết hợp.
−

Hình dung SK: Hình dung SK là yếu tố quan trọng để bảo đảm cho SK

thành công. Đây được coi như một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước khái quát
toàn bộ nội dung hoạt động của SK, chúng giúp ta thấy trước được những vị trí
công việc trong SK phát sinh và Nhà TCSK có thể giải quyết các mâu thuẫn đó
ngay từ khâu lập kế hoạch. Cố gắng hình dung SK từ đầu đến cuối và cần có khả
năng xuyên suốt SK. Hình dung SK giúp nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án
đồng thời cũng xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó trước
khi hoàn tất kế hoạch TCSK của DN. Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích,
nhiệm vụ của SK, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và những hoạt động cụ
thể, những biện pháp cụ thể và tổ chức thực hiện chúng.
−

Tạo hình ảnh ấn tƣợng cho SK: Cần liệt kê tất cả các yếu tố, nội dung

đưa vào SK để xác định những giá trị mà SK mang lại. Từ đó xác định những nội
dung nào, yếu tố nào cần được ưu tiên để bảo đảm SK thành công. SK cần đảm bảo
những yêu cầu sau đây:
+

Xác định được nội dung, yếu tố cần ưu tiên

+

Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của SK

và của tổ chức sở hữu SK trong công chúng
+

Xác định môi trường SK và tạo bầu không khí trong thực hiện

SK luôn mới lạ
+

Chuỗi giá trị SK mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành

viên tham dự
−

Kế hoạch phân bổ ngân sách: Công việc này rất quan trọng và cần phải

được thực hiện sớm, ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho SK. Ngân sách được


- Trang 12 -

phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội dung các hoạt động SK.
Để giúp tránh nhầm lẫn, nhà TCSK cần phải thực hiện các công việc như sau:
+

Lập bảng chi phí: Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân sách trên

một bảng chi phí bằng việc liệt kê các hạng mục công việc, các nội dung hoạt động
cùng với ngân sách dự kiến kèm theo.
+

Kiểm tra điều chỉnh tổng thể: Sau khi lập bảng, nhà tổ chức cần

rà soát lại toàn bộ, tiến hành phân tích, so sánh, đánh giá phát hiện ra những bất hợp

lý ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều chỉnh cho phù hợp.
−

Xây dựng bảng nội dung công việc: Trình bày rõ từng bước, từng nội

dung và từng người được phân công thực hiện. Những nội dung phải được bám sát
từ đầu đến cuối quá trình TCSK. Mục tiêu của bảng nội dung công việc bảo đảm
mọi thứ đều đúng trật tự, không gây bất ngờ. Bảng nội dung công việc cũng chính
là kịch bản của SK. Nhà TCSK cần đảm bảo rằng các nhà cung cấp và những nhân
viên chủ chốt có liên quan đều nhận được kịch bản này để nâng cao trách nhiệm
công việc mà họ đảm nhận, hơn nữa nếu có thay đổi thì còn có các phương án đối
phó kịp thời. Cần phải có một người chịu trách nhiệm lập các bảng phân công công
việc cho các nhân sự tham gia TCSK. Người này phải là người duy nhất làm việc
với các nhà cung cấp và hoàn tất kế hoạch. Cần chọn một người chịu trách nhiệm
cho toàn bộ SK trong ngày TCSK. Mỗi nhân viên cần phải biết rõ vai trò của mình,
phải biết mình làm những công việc gì, trong thời gian nào, ở đâu và do ai phụ
trách.
−

Lên danh sách khách mời: Nhà TCSK cần đảm bảo mời đúng người

mà mình muốn được mời. Nếu gửi giấy mời đến một nhóm khách mời nào đó, Nhà
tổ chức phải đảm bảo rằng họ có khả năng tham dự hay không. Trong một số trường
hợp, Nhà tổ chức muốn giới hạn số lượng khách mời và ưu tiên những khách hàng
chính thì nhà tổ chức cần phải chuẩn bị danh sách khách mời chính thức và bên
cạnh đó cần có danh sách khách mời dự bị gồm những người có thể mời thay thế
cho những người thuộc danh sách chính thức mà vắng mặt. Cũng trong một số
trường hợp, nhà tổ chức phát hành vé (để bán hoặc tặng) thì nhà tổ chức phải truyền

- Trang 13 -

thông đến khách mời mục tiêu để họ có thể dễ dàng nhận hoặc mua vé mời một
cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Nếu cần thu hút thêm giới truyền thông thì nhà tổ
chức cũng phải tính toán đến việc họ sẽ tham dự như thế nào, các yêu cầu riêng của
họ là gì, số lượng bao nhiêu. Đặc biệt là thông cáo báo chí luôn phải được chuẩn bị
sẵn để giới truyền thông tập trung vào các điểm chính của SK.
−

Kế hoạch dự phòng: Để tránh những rủi ro trong những trường hợp

phát sinh (ví dụ như cúp điện, MC tới trễ, có ẩu đả trong SK,…) thì kế hoạch dự
phòng là luôn cần thiết. Nếu có kế hoạch dự phòng tính tới những tình huống xấu có
thể xảy ra thì sẽ ứng phó được với những thay đổi hoặc làm giảm nhẹ những thiệt
hại gây ra.
−

Lựa chọn địa điểm: Những hoạt động cụ thể của SK đòi hỏi phải có vị

trí thích hợp. Tuy nhiên, chi phí ảnh hưởng tới yêu cầu chọn địa điểm do đó cần
phải biết trước chi phí cần thiết để có thể đưa ra những quyết sách phù hợp. Trước
khi quyết định địa điểm TCSK cần xem xét các yếu tố sau:
+

Sức chứa: Lựa chọn các loại hình địa điểm sao cho có đủ sức

chứa lượng khách mời dự kiến đồng thời phải đảm bảo không giann để cho khách
mời cảm thấy thoải mái, có thể tương tác với không gian và các bày trí xung quanh.
Việc lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ ảnh hưởng nhiều đến ngân sách của chương
trình.

+

Vệ sinh: Vệ sinh trước, trong và sau khi diễn ra SK như thế nào,

cần phải có đội dọn vệ sinh liên tục để đảm bảo cho các hoạt động SK diễn ra được
an toàn.
+

Khoanh vùng và giới hạn: Phài tìm hiểu những gì được phép làm

và không được phép làm (cứu hỏa, y tế, cảnh sát, đèn chiếu, khinh khí cầu,…)
+

Bảo hiểm: Cần phải tìm ra các giải pháp hữu hiệu để can thiệp

vào các hoạt động SK diễn ra được an toàn
+

Thời gian: Phải quyết định sử dụng địa điểm vào thời điểm nào,

kéo dài bao lâu. Phải tính thêm thời gian nếu SK diễn ra dài hơn so với kế hoạch.


- Trang 14 -

+

Không gian thực hiện SK: Khi chọn vị trí thực hiện SK, nhà tổ

chức phải cân nhắc trên toàn bộ không gian mà SK cần. Không gian này ngoài chỗ

ngồi cho khách còn cần khoảng không gian cho SK, cho hoạt động nghiệp vụ
chuyên môn kỹ thuật cũng như những thiết bị được lắp đặt. Không gian cụ thể phụ
thuộc vào loại hình SK, mỗi loại hình cụ thể có yêu cầu không gian riêng
+

Sân khấu: được coi là trung tâm của không gian SK, nơi diễn ra

các hoạt động chính của SK. Sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của
tổng thể không gian và loại hình SK. Chúng luôn luôn đảm bảo hài hòa với nhau.
Tầm nhìn là một vấn đề cần tính đến khi thiết kế sân khấu. Nhà tổ chức cần phải
biết rõ nơi nào sẽ đặt sân khấu, sân khấu được bố trí như thế nào, cần phải có bao
nhiêu sân khấu,… Phần trang trí sân khấu phải được thiết kế đặc thù theo yêu cầu
của SK và phải làm nổi bật được những nội dung then chốt của SK. Tuy nhiên việc
này cũng còn phụ thuộc rất nhiều vào ngân sách.
+

Âm thanh: Hầu như tất cả các SK đều cần có âm thanh. Âm

thanh là một phương tiện truyền thông tin và là một trong những tác nhân kích thích
vào môi trường khơng gian SK, tạo bầu không khí cho SK.
+

Ánh sáng: cùng với âm thanh, ánh sáng trở nên rất quan trọng

đối với SK. Nó cũng là công cụ tích cực và có tác động hiệu quả vào môi trường,
tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các loại hoạt độ SK khác nhau.
Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng phải vừa mang tính công nghệ
vừa mang tính nghệ thuật. Trên cơ sở quy hoạch tổng thể địa điểm TCSK ở cả ngoài
trời và trong phòng, nhà tổ chức cần nắm được yêu cầu về ánh sáng ở từng vị trí cụ
thể để từ đó mà thiết kế nên hệ thống ánh sáng phù hợp

−

Thức ăn và đồ uống: Thức ăn cho SK không đơn giản, cần phải xác

định phạm vi, mức độc và mục đích bữa ăn đạt tới. Từ đó cân đối lại ngân sách cho
phép. Màu sắc hương vị và đặc thù món ăn rất quan trọng, phải xác định khẩu phần
ăn của khách. Đồ uống cũng phải phù hợp với khách, với thời tiết khí hậu. Những
đồ ăn thức uống là đặc sản của địa phương cần được khai thác phục vụ SK và phải
bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm.


- Trang 15 -

−

Hoạt động giải trí: Cần phải tìm hiểu rõ về khách mời, hoạt động giải trí

nào sẽ thích hợp. Cần có đủ các chương trình giải trí cho phù hợp với từng nhóm
khách mời và có kế hoạch cụ thể cho các hoạt động giải trí đó. Các vật dụng cho
chương trình giải trí phải được chuẩn bị trước. Diễn viên cho chương trình cũng
phải được đặt ra và phải tổng duyệt trước.
−

Chụp ảnh, quay phim: Cần phải lên hoạch những hình ảnh nào được

ghi, số lượng hình ảnh, chất lượng phim, vấn đề bản quyền… đều phải được nêu rõ
−

Trang trí chi tiết trong SK: Cần phải được giới thiệu tỉ mỉ để người

thực hiện dễ dàng nhận thức và thực hiện đúng. Những SK yêu cầu tính nghệ thuật
cao cần phải có sự hỗ trợ của những nghệ sĩ chuyên nghiệp.
−

Quà tặng: Có ý nghĩa lớn đối với người tham dự. Quà tặng không nên

quá đắt tiền mà phải có mối liên hệ nào đó với SK và việc trao quà phải bất ngờ, tạo
ấn tượng cho khách.
−

Truyền thông trƣớc SK: TCSK thường đi đôi với các hoạt động truyền

thong trong một chiến dịch Marketing tổng thể. Sức mạnh của công cụ TCSK sẽ
đem lại hiệu quả hơn khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực
hơn là chỉ sử dụng những công cụ rời rạc. Bên cạnh đó, bản thân TCSK cũng có
những công cụ truyền thông cho riêng mình, vì đôi khi chính TCSK lại là một “sản
phẩm – thương hiệu của công ty làm ra nó. Những công cụ truyền thông cho TCSK
có thể thấy như: báo chí (báo giấy và báo điện tử), tạp chí, ấn phẩm; các vật phẩm
quảng cáo (POSM) như banderole, banner, poster, tờ rơi; thư mời, email, mạng xã
hội, website, diễn đàn,… Đồng thời, xu hướng sử dụng những giải pháp mới cho
Marketing nói chung và TCSK nói riêng như Digital Marketing đang ngày càng phổ
biến. Sử dụng Digital Marketing như một phương tiện TCSK online là một phương
thức mới có triển vọng, giảm thiểu chi phí và cũng có hiệu quả hơn khi thâm nhập
vào cộng đồng mạng.
b. Giai đoạn TCSK
Một SK được coi là thành công khi được chuẩn bị tốt và chú ý đến từng chi
tiết. Luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động và bám sát lịch trình là điều rất cần


- Trang 16 -

thiết. Nhà TCSK phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí xuyên
suốt quá trình. Phải hoàn thành mọi công việc chuẩn bị trước ngày diễn ra SK để có
thời gian rà soát lại những chi tiết cuối cùng.
Khi triển khai SK, cần phải thường xuyên cập nhật hành trình tổ chức theo
bảng chi phí và lịch thanh toán. Phải tính đến tất cả các hạng mục của từng nội dung
SK, ai là người chịu trách nhiệm của hạng mục đó, bố trí họ ở đâu, khi nào. Khi có
vấn đề phát sinh, những người có liên quan được tập hợp lại để thống nhất và đưa ra
phương án giải quyết một cách an toàn và nhanh chóng nhất.
c. Giai đoạn kết thúc SK
Cần phải tháo dỡ, vận chuyển các vật dụng để trả lại mặt bằng, dọn dẹp nơi
tổ chức, sửa chữa lại những vật dụng (nếu cần sử dụng cho những lần sau) bảo quản
và lưu kho, thanh toán theo hợp đồng cho nhà cung cấp, cộng tác viên,…
Sau khi SK kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu
sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc SK để cùng nhau
rút kinh nghiệm cho những SK sau. Dù SK có thành công hay không thành công thì
công việc sau SK vẫn còn nhiều vấn đề cần giải quyết. Công việc sau SK có tác
dụng điều chỉnh, bổ sung thông điệp đã được truyền đạt trong SK, do vậy chúng có
vai trò rất quan trọng.
Công tác truyền thông sau SK là một trong những thao tác nhằm đem hình
ảnh của chương trình quảng bá rộng rãi hơn từ đó tạo độ tin cậy về chương trình của
mọi người. Các công cụ thường được sử dụng nhất là báo – truyền hình – internet.
Nếu việc truyền thông trước SK thường mang tính chất lôi kéo Khách hàng
mục tiêu tham gia thì việc truyền thông sau chương trình có nhiều mục đích khác
như: khiến người xem nhớ đến và có ấn tượng sâu sắc hơn về chương trình, về
thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trợ đối với người xem, người tham dự
và những người quan tâm. Đồng thời, nhà tổ chức cần có lời cảm ơn và chân thành
nhận những thiếu sót trong SK, có thể thông qua thư, điện thoại, email,…