TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TRUNG TÂM MÁY TÍNH. TÀI LIỆU HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ
TRUNG TÂM MÁY TÍNH
-------------

TÀI LIỆU
HỆ QUẢN TRỊ
CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ
(Dành cho môn Tin học cơ sở 2)

Hà nội, 2017


MỤC LỤC
I. Các khái niệm cơ bản .........................................................................................................7
I.1. Dữ liệu............................................................................................................................7
I.2. Cơ Sở Dữ Liệu Là Gì .....................................................................................................7
I.3. Vai trò của CSDL? .........................................................................................................9
I.4. Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Là Gì..............................................................................10
I.4.1. Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu ................................................10
I.4.2. Các đặc trưng của giải pháp cơ sở dữ liệu...........................................................12
I.4.3. Ví dụ về một cơ sở dữ liệu.....................................................................................14
I.4.4. Mô hình cơ sở dữ liệu ...........................................................................................16
I.5. Con người trong hệ cơ sở dữ liệu ................................................................................18
I.5.1. Người quản trị hệ cơ sở dữ liệu (Database Administrator – DBA) ......................18
I.5.2. Người thiết kế cơ sở dữ liệu (Database Designer) ...............................................18
I.5.3. Những người sử dụng (End User).........................................................................19
I.6. Các khái niệm về bảng dữ liệu .....................................................................................21
II. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ ..................................................................................23
II.1. Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access ................................................23
II.1.1. Bước đầu làm việc với hệ quản trị cơ sở dữ liệu .................................................24
II.1.2. Thao tác với các đối tượng trong cơ sở dữ liệu ..................................................26

II.2. Tạo bảng .....................................................................................................................28
II.2.1. Tạo bảng bằng chức năng Table Design .............................................................28
II.2.2. Tạo bảng trong chế độ Datasheet View ..............................................................30
II.3. Các kiểu dữ liệu (Data Type) .....................................................................................30
II.4. Các thuộc tính của Field (Field Properties) ................................................................31
II.4.1. Field Size .............................................................................................................31
II.4.2. Decimal Places ....................................................................................................32
II.4.3. Format .................................................................................................................32
II.4.4. Input Mask (mặt nạ nhập liệu) ............................................................................35
II.4.5. Tạo field Lookup Wizard .....................................................................................35
II.4.6. Validation rule (Quy tắc hợp lệ)..........................................................................38
II.4.7. Validation text (Thông báo lỗi) ...........................................................................39
II.4.8. Required (Yêu cầu) ..............................................................................................39
II.4.9. AllowZeroLength .................................................................................................39
II.4.10. Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp) .................................................................................39
II.4.11. Caption ..............................................................................................................39
II.4.12. Defaut value .......................................................................................................39
II.5. Hiệu chỉnh cấu trúc của bảng .....................................................................................39
II.6. Cách nhập dữ liệu cho bảng .......................................................................................40
II.7. Tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu – Relationships ................................41
II.7.1. Các loại quan hệ ..................................................................................................41


II.7.2. Cách tạo quan hệ .................................................................................................42
II.7.3. Cách xóa quan hệ ................................................................................................44
II.7.4. Kiểu kết nối (Join type)........................................................................................44
II.8. Các thao tác với bảng ở chế độ Datasheet view .........................................................45
II.8.1. Một số định dạng trong chế độ Database View ..................................................45
II.8.2. Sắp xếp .................................................................................................................47
II.8.3. Tìm kiếm và thay thế ............................................................................................48

II.8.4. Lọc dữ liệu ...........................................................................................................49
III. Toán tử Hàm – Biểu thức ..............................................................................................53
III.1. Toán tử ......................................................................................................................53
III.1.1. Toán tử số học ....................................................................................................53
III.1.2. Toán tử so sánh ..................................................................................................53
III.1.3. Toán tử logic ......................................................................................................53
III.1.4. Toán tử khác .......................................................................................................53
III.1.5. Toán tử nối chuỗi ...............................................................................................54
III.2. Hàm ...........................................................................................................................54
III.2.1. Hàm xử lý kiểu dữ liệu Text ...............................................................................54
III.2.2. Hàm ngày giờ .....................................................................................................54
III.2.3. Hàm điều kiện.....................................................................................................55
III.2.4. Hàm cơ sở dữ liệu ..............................................................................................55
III.3. Biểu thức ...................................................................................................................55
IV. Truy vấn (Query) ...........................................................................................................57
IV.1. Khái niệm ..................................................................................................................57
IV.2. Các loại query ...........................................................................................................57
IV.3. Cách tạo select query bằng Design view ..................................................................57
IV.3.1. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế query ......................................................58
IV.3.2. Các thao tác trong cửa sổ thiết kế query............................................................59
IV.3.3. Cách nhập biểu thức điều kiện ...........................................................................60
IV.3.4. Truy vấn có nhiều điều kiện ở nhiều fields .........................................................61
IV.3.5. Top value ............................................................................................................62
IV.3.6. Tạo field tính toán trong query...........................................................................63
IV.3.7. Sử dụng Expresstion Builder ..............................................................................64
IV.4. Total query ................................................................................................................64
IV.4.1. Cách tạo Total Query .........................................................................................65
IV.4.2. Các tùy chọn trên dòng Total .............................................................................66
IV.5. Queries tham số (Parameter Queries) .......................................................................66
IV.6. Crosstab query...........................................................................................................67

IV.6.1. Khái niệm............................................................................................................67
IV.6.2. Cách tạo..............................................................................................................68
IV.7. Các loại query tạo bằng chức năng Wizard ..............................................................71


IV.7.1. Find Duplicate query ..........................................................................................71
IV.7.2. Find Unmatched query Wizard ..........................................................................72
IV.8. Action query ..............................................................................................................73
IV.8.1. Update query ......................................................................................................73
IV.8.2. Make-Table query ...............................................................................................74
IV.8.3. Append query ......................................................................................................76
IV.8.4. Delete query........................................................................................................77
V. Biểu mẫu (Form) .............................................................................................................79
V.1. Giới thiệu ....................................................................................................................79
V.2. Cách tạo form .............................................................................................................79
V.2.1. Tạo một Single Form ...........................................................................................79
V.2.2. Tạo form bằng chức năng Form Wizard .............................................................80
V.2.3. Tạo Form bằng Design ........................................................................................82
V.3. Sử dụng Form .............................................................................................................85
V.3.1. Tìm kiếm và chỉnh sửa một record ......................................................................85
V.3.2. Thêm một record ..................................................................................................86
V.3.3. Xóa một record ....................................................................................................87
V.3.4. Lọc dữ liệu trên form ...........................................................................................87
V.4. Tùy biến form trong chế độ Desing view ...................................................................88
V.4.1. Thêm một control vào form ..................................................................................88
V.4.2. Các loại form control ...........................................................................................88
V.4.3. Định dạng các control trên form .........................................................................90
V.4.4. Thiết lập thuộc tính cho control...........................................................................91
V.5. Cách tạo các control có hỗ trợ của chức năng Wizard ...............................................91
V.5.1. Command button ..................................................................................................91

V.5.2. Option group ........................................................................................................92
V.5.3. Combo box và List box ........................................................................................93
V.6. Form và những bảng liên kết ......................................................................................97
V.6.1. Subform control ...................................................................................................97
V.6.2. Hiệu chỉnh subform ..............................................................................................99
V.6.3. Tạo ô tính toán trong subform .............................................................................99
V.7. Tab control ...............................................................................................................100
V.7.1. Sử dụng tab control............................................................................................101
V.7.2. Hiệu chỉnh tab Control ......................................................................................101
V.8. Navigation Form.......................................................................................................102
V.8.1. Tạo Single level Navigation Form .....................................................................102
V.8.2. Tạo Two level Navigation Form ........................................................................103
V.9. Liên kết đến dữ liệu quan hệ (Link to Related Data) ...............................................104
V.9.1. Hiển thị các record quan hệ trong form riêng biệt............................................104
V.9.2. Tạo Button dùng để mở form chứa records quan hệ .........................................104


VI. Báo cáo (Report) ..........................................................................................................107
VI.1. Giới thiệu ................................................................................................................107
VI.2. Cách tạo report ........................................................................................................107
VI.2.1. Tạo bằng lệnh Report .......................................................................................107
VI.2.2. Tạo report bằng chức năng Wizard .................................................................108
VI.2.3. Tạo report bằng Design ...................................................................................110
VI.3. Tạo report có phân nhóm ........................................................................................112
VI.3.1. Sử dụng Total Query ........................................................................................112
VI.3.2. Report Grouping ...............................................................................................113
VI.3.3. SubReport .........................................................................................................115
VI.3.4. Tạo report có phân nhóm bằng wizard ............................................................116
VI.3.5. Ngắt trang trong report phân nhóm .................................................................118
VI.4. Preview Rport .........................................................................................................119

VI.5. Định dạng report .....................................................................................................119
VI.5.1. Tạo lưới cho report ..........................................................................................119
VI.5.2. Thiết lập thuộc tính của các đối tượng trong report ........................................119
VI.5.3. Định dạng dữ liệu .............................................................................................120
VII. Macro ...........................................................................................................................123
VII.1. Giới thiệu ...............................................................................................................123
VII.2. Cách tạo và thực thi Standalone macros ................................................................123
VII.2.1. Cách tạo ..........................................................................................................123
VII.2.2. Thực thi macro ................................................................................................125
VII.2.3. Sub Macro .......................................................................................................125
VII.2.4. Các Actions và các Events thông dụng ...........................................................126
VII.3. Tạo Data Macro .....................................................................................................128
VII.3.1. Cách tạo ..........................................................................................................129
VII.3.2. Các Action của data macro .............................................................................130
VII.3.3. Xóa data macro ...............................................................................................131
VII.4. Embedded macros ..................................................................................................131
VII.5. Hiệu chỉnh macro ...................................................................................................131
VII.5.1. Thay đổi action arguments ..............................................................................131
VII.5.2. Sắp xếp các actions .........................................................................................132
VII.5.3. Thêm một action mới .......................................................................................132
VII.5.4. Xóa một action. ...............................................................................................132
VII.6. Các hàm thường dùng trong biểu thức điều kiện ..................................................132
VII.6.1. Hàm MsgBox («msg», «type», «title») ............................................................132
VII.6.2. DCount («expr», «domain», «criteria») .........................................................133
VII.7. Macro Autoexec.....................................................................................................134
VII.8. Xậy dựng hệ thống menu bằng macro ...................................................................134
VII.8.1. Tạo macro cho hệ thống menu ........................................................................134


VII.8.2. Đưa menu vào chương trình ...........................................................................135

VIII. Module .......................................................................................................................137
VIII.1. Giới thiệu ..............................................................................................................137
VIII.1.1. Cửa sổ soạn thảo code VB .............................................................................137
VIII.2. Cách tạo Module ..................................................................................................138
VIII.2.1. Tạo một module dùng chung..........................................................................138
VIII.2.2. Module gắn với form, report..........................................................................138
VIII.2.3. Các thành phần trong module .......................................................................139
VIII.2.4. Lệnh khai báo.................................................................................................140
VIII.2.5. Lệnh gán ........................................................................................................140
VIII.3. Kiểu dữ liệu ..........................................................................................................141
VIII.3.1. Kiểu số ...........................................................................................................141
VIII.3.2. Kiểu chuỗi - String .........................................................................................141
VIII.3.3. Kiểu đối tượng thuộc cơ sở dữ liệu................................................................142
VIII.4. Các hàm thông dụng .............................................................................................142
VIII.4.1. Hàm MsgBox..................................................................................................142
VIII.4.2. Hàm InputBox ................................................................................................143
VIII.4.3. Hàm dữ liệu số ...............................................................................................143
VIII.4.4. Hàm xử lý chuỗi .............................................................................................144
VIII.5. Biến kiểu đối tượng ..............................................................................................144
VIII.5.1. Các đối tượng có sẵn .....................................................................................144
VIII.5.2. Đối tượng không có sẵn .................................................................................147
VIII.6. Cấu trúc điều khiển...............................................................................................148
VIII.6.1. Cấu trúc If…Then…Else ................................................................................148
VIII.6.2. Cấu trúc Select Case ......................................................................................148
VIII.6.3. Cấu trúc For…Next .......................................................................................149
VIII.6.4. Cấu trúc For Each…Next ..............................................................................150
VIII.6.5. Cấu trúc Do…Loop ........................................................................................150
VIII.7. Lệnh Function.......................................................................................................150
VIII.8. Lệnh Sub...............................................................................................................151
VIII.9. Lệnh Call ..............................................................................................................151

I. Các khái niệm cơ bản
I.1. Dữ liệu
Theo định nghĩa, Dữ liệu (data) là một mô tả hình thức về thông tin hay hoạt động nào đó.
Trong cuộc sống hằng ngày, chúng ta tham gia vào rất nhiều các lĩnh vực khác nhau như kinh
doanh, giáo dục, giải trí, hành chính, tiền tệ… Mỗi lĩnh vực lại có vô vàn các thông tin khác
nhau được sinh ra, được truyền đạt, bị mất đi hay được tái tạo… Tuy nhiên, không phải thông
tin nào cũng được coi là dữ liệu. Từ vô vàn những thông tin đó có những sự kiện, khái niệm,
số liệu… được lọc ra và lưu trữ tùy theo mục đích sử dụng, đó mới chính là dữ liệu. Điều này
cũng có nghĩa rằng: cùng là các thông tin như nhau nhưng đối với cá nhân, tổ chức này thì nó
là dữ liệu trong khi với cá nhân, tổ chức khác thì không. Đơn giản là vì mỗi cá nhân, tổ chức
sử dụng các thông tin với mục đích khác nhau và không phải thông tin nào cũng được sử dụng
bởi tất cả mọi người.
Dữ liệu được mô tả dưới nhiều dạng khác nhau. Ví dụ như các ký tự, ký số, hình ảnh, ký hiệu,
âm thanh… Mỗi cách mô tả như vậy gắn chúng với một ngữ nghĩa nào đó.
Ví dụ: Một đối tượng sinh viên thực tế có rất nhiều thông tin khác nhau liên quan đến bản
thân sinh viên đó như: tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, điểm số … sở thích, tác phong, quê quán,
cha mẹ, anh, chị ,em , quan hệ cộng đồng,cân nặng, chiều cao… Song, với mục đích quản lý
(thông thường) của nhà trường thì không phải tất cả các thông tin kia đều được lưu trữ. Tùy
mục đích, nhà trường có thể cần lưu trữ:
-

Tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, điểm số.

-

Hoặc tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, điểm số, quê quán, cha mẹ,…
Hoặc một tập hợp thông tin khác.

I.2. Cơ Sở Dữ Liệu Là Gì
Cơ sở dữ liệu (Database), viết tắt là CSDL hoặc DB, là một tập hợp các Dữ liệu có quan hệ
logic với nhau, có thể dễ dàng chia sẻ và được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu sử dụng
của một tổ chức, cá nhân nào đó.
Một cách định nghĩa khác dễ hiểu hơn, CSDL là một tập hợp có cấu trúc của những Dữ liệu
có liên quan với nhau được lưu trữ trong máy tính (bảng chấm công nhân viên, danh sách các
đề án, niên giám điện thoại…). Một CSDL được thiết kế, xây dựng và lưu trữ với một mục
đích xác định như phục vụ lưu trữ, truy xuất dữ liệu cho các ứng dụng hay người dùng.

7


Quan hệ giữa thông tin, dữ liệu và CSDL
Khi phân tích các thông tin cần lưu trữ về một tổ chức bất kỳ, chúng ta cần phải nhận ra các
entity (thực thể) thuộc về tổ chức đó. Với mỗi entity lại có nhiều attribute (thuộc tính) khác
nhau. Ngoài ra, giữa các entity lại có các mối quan hệ qua lại mà ta gọi là relationship. Tất cả
các CSDL đều có thể được biểu diễn bởi hệ thống các entity, các attribute và các relationship.
Các mối quan hệ giữa entity, attribute, relationship được gọi là quan hệ logic.
Ví dụ : Với trường ĐẠI HỌC, khi phân tích tùy theo mục đích khác nhau sẽ có những tập
hợp các entity, attribute, relationship khác nhau. Dưới đây chỉ là một ví dụ:
-

-

Entity: Khoa, lớp, sinh viên, giáo viên, môn học, trụ sở, phòng ốc, giảng đường, bàn
ghế…
Attribute:
o Khoa: tên khoa, trưởng khoa, thông tin mô tả, …
o Sinh viên: họ tên, khoa, chuyên ngành, lớp,…
o Trụ sở: Cơ sở Nguyễn văn cừ, cơ sở linh trung, …

o …
Relationship:
o Mỗi sinh viên chỉ thuộc về một khoa nhất định.
o Mỗi khoa chỉ có một trưởng khoa duy nhất.
o …

8


I.3. Vai trò của CSDL?
Ngày nay, CSDL đã trở thành một phần không thể thiếu trong các hoạt động đời sống hàng
ngày. Mỗi ngày, có thể ta sử dụng nhiều CSDL khác nhau, nhiều lần khác nhau nhưng lại
không nhận ra điều đó.
Nếu ta là ta đọc của một hệ thống thư viện nào đó, mỗi khi ta đăng ký mượn sách, trả sách
hay tìm kiếm sách thông qua hệ thống quản lý điện tử của thư viện (vd thư viện Trường) là ta
đang sử dụng CSDL của thư viện đó. Tùy vào sự hiện đại của hệ thống, thủ thư sẽ nhập bằng
tay hay dùng máy quét mã số của các cuốn sách. Sau đó tùy vào tính chất của hoạt động hiện
tại (mượn, trả…) mà thủ thư sẽ input thêm một số lệnh khác cho hệ thống (click các button…).
Bằng cách nào đó, những cuốn sách nói trên sẽ được đánh dấu trong CSDL là đã mượn hoặc
đã trả …
Nếu ta đi mua hàng ở siêu thị, tại quày tính tiền, các nhân viên siêu thị sẽ dùng máy quét mã
của sản phẩm ta muốn mua. Bên dưới CSDL sẽ cập nhật các thông tin tùy theo thiết kế chẳng
hạn như: tên sản phẩm, đơn giá, số lượng, tổng tiền, thời gian mua, …
Nếu ta có một chiếc máy vi tính và sử dụng chúng hằng ngày, điều đó cũng có nghĩa là ta sử
dụng CSDL hằng ngày thông qua việc sử dụng các ứng dụng cài đặt trong chiếc máy của
mình.
Trong lĩnh vực lập trình ứng dụng nói riêng và Công nghệ Thông tin nói chung, việc sử dụng
CSDL ngày càng phổ biến. Việc sử dụng CSDL giúp tạo ra các sản phẩm phần mềm chuyên
nghiệp hơn, lưu trữ có hệ thống, ít tốn chỗ và dễ dàng quản lý hơn. Các công ty, tổ chức ngày
nay hầu như đều tích hợp CSDL với hệ thống website của họ. Điều này cho phép tổ chức,

công ty đó gửi và thu thập thông tin với người dùng một cách hết sức tinh vi. Hệ thống đặt vé
máy bay của Vietnam Airlines hay hệ thống đặt vé xe lửa của ga Sài Gòn là một ví dụ. Tại
một thời điểm bất kỳ có thể có nhiều người cùng truy cập và đặt vé một lúc. Ứng dụng CSDL
vào hệ thống này là cách để tránh những sai sót như: nhiều người cùng mua một vé, mua phải
vé đã bán cho người khác, trả tiền nhưng không mua được vé ….

9


Vị trí của CSDL trong hệ thống
Ví dụ: Một danh sách sinh viên của một trường với 5 trường dữ liệu là họ và tên sinh viên,
năm sinh, mã số sinh viên, lớp học và khóa học được coi là một cơ sở dữ liệu.
Họ Tên
Nguyên Lê Hoài Anh

Ngày Sinh
21/07/1993

MSSV
BK15200

Khóa
K15

Nguyễn Văn Bình
Trần Hoàng Chiến

15/05/1993
15/07/1993

BK15201
BK15202

K15
K15

I.4. Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Là Gì
Bất cứ cơ sở dữ liệu nào sau khi được tạo ra cũng cần được lưu trữ lại. Quá trình lưu cơ sở dữ
liệu này được thực hiện qua việc sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQT CSDL) là chương trình phần mềm giúp thực hiện việc lưu trữ
cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị trị cơ sở dữ liệu khi lưu trữ cơ sở dữ liệu cần đảm bảo được được
tính cấu trúc trong cơ sở dữ liệu và ngoài ra cần phải hỗ trợ việc đọc, chỉnh sửa, thêm và xóa
dữ liệu trên cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng.

I.4.1. Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay có các chức năng sau:
-

Lưu trữ các định nghĩa, các mối liên kết dữ liệu (gọi là siêu dữ liệu) vào một từ điển
dữ liệu. Các chương trình truy cập đến cơ sở dữ liệu làm việc thông qua hệ quản trị cơ
sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu sử dụng dữ liệu trong từ điển dữ liệu để tìm kiếm
các cấu trúc thành phần dữ liệu và các mối liên kết được yêu cầu. Mọi sự thay đổi trong
các tệp cơ sở dữ liệu sẽ được tự động ghi lại vào từ điển dữ liệu. Như vậy, hệ quản trị
cơ sở dữ liệu giải phóng người sử dụng khỏi việc lập trình cho các mối liên kết phức
10


tạp trong mỗi chương trình, việc sửa đổi các chương trình truy cập đến tệp cơ sở dữ

-

liệu đã bị sửa đổi. Nói cách khác, hệ quản trị cơ sở dữ liệu loại bỏ sự phụ thuộc giữa
dữ liệu và cấu trúc ra khỏi hệ thống.
Tạo ra các cấu trúc phức tạp theo yêu cầu để lưu trữ dữ liệu. Nó giúp người sử dụng
làm nhiệm vụ khó khăn là định nghĩa và lập trình cho các đặc trưng vật lý của dữ liệu.

-

Biến đổi các dữ liệu được nhập vào để phù hợp với các cấu trúc dữ liệu ở điểm 2. Như
vậy, hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp người sử dụng phân biệt dạng logic và dạng vật lý
của dữ liệu. Bằng việc duy trì sự độc lập dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyển các
yêu cầu logic thành các lệnh định vị một cách vật lý và lấy ra các dữ liệu yêu cầu. Điều
đó cũng có nghĩa là hệ quản trị cơ sở dữ liệu tạo khuôn dạng cho các dữ liệu được lấy
ra để làm cho nó phù hợp với mong muốn logic của người sử dụng.

-

Tạo ra một hệ thống bảo mật và áp đặt tính bảo mật và riêng tư trong cơ sở dữ liệu.
Tạo ra các cấu trúc phức tạp cho phép nhiều người sử dụng truy cập đến dữ liệu

-

Cung cấp các thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo sự an toàn và toàn vẹn
dữ liệu.
Xúc tiến và áp đặt các quy tắc an toàn để loại bỏ vấn đề toàn vẹn dữ liệu. Điều đó cho

-

phép ta làm tối thiểu sự dư thừa dữ liệu và làm tối đa tính nhất quán dữ liệu.
Cung cấp việc truy cập dữ liệu thông qua một ngôn ngữ truy vấn. Một ngôn ngữ truy

vấn là một ngôn ngữ phi thủ tục cho phép người sử dụng chỉ ra cái gì cần phải làm mà
không cần phải chỉ ra nó được làm như thế nào. Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng
cung cấp việc truy cập dữ liệu cho những người lập trình thông qua các ngôn ngữ thủ
tục.

Chức năng của một HQT CSDL:
-

Cho phép tạo ra các cấu trúc để lưu giữ dữ liệu
Cho phép nhập, lưu giữ, xem, xóa, sửa đổi, chèn các dữ liệu vào CSDL.
Cho phép thao tác trên các dữ liệu của CSDL để đưa ra các thông tin.

-

Cho phép tạo báo cáo, bảng biểu để tổ chức đưa thông tin ra theo 1 mẫu nào đó
Cung cấp các công cụ đảm bảo sự an toàn dữ liệu

11


Hệ cơ sở dữ liệu
Như ở ví dụ trên ta có thể lưu danh sách sinh viên này trên một bảng tính Excel hoặc một tập
tin CSV. (CSV là viết tắt của cụm từ comma separated vlue, là một loại cấu trúc tập tin đơn
giản sử dụng dấu phảy (,) để phân biệt giữa các trường dữ liệu). Tuy nhiên cả Excel và CSV
không được coi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu vì chúng không hỗ trợ việc đọc, xóa và chỉnh sửa
thông tin một cách dễ dàng. Lấy ví dụ nếu ta muốn đếm xem có bao nhiêu sinh viên có ngày
sinh nhật trước ngày 20/09/1988 thì việc này rất khó thực hiện trên cả tập tin Excel và CSV.
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến hiện này bao gồm: Microsoft Access, MySQL, Oracle,
PostgreSQL, SQL Server...
Việc sử dụng các phần mềm (hệ quản trị cơ sở dữ liệu) này sẽ giúp các nhà quản trị hệ thống

dễ dàng thực hiện các thao tác như tìm kiếm, lọc, xóa, chỉnh sửa hay tạo mới dữ liệu trên cơ
sở dữ liệu. Để làm được điều này trên các hệ quản trị cơ sở dữ liệu các nhà quản trị hệ thống
thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc: Structured Query Language hay SQL.

I.4.2. Các đặc trưng của giải pháp cơ sở dữ liệu
Trước khi khái niệm cơ sở dữ liệu ra đời, hệ thống tệp (file) là một phương pháp được áp
dụng trong việc quản lý. Một tệp có thể được xem là một cặp hồ sơ lưu trữ các thông tin liên
quan đến từng công việc riêng biệt. Ví dụ, trong một cơ quan, bộ phận tài vụ sẽ có một cặp
hồ sơ liên quan đến lương của các nhân viên, bộ phận tổ chức có cặp hồ sơ liên quan đến vấn
đề nhân sự… Việc xử lý để lấy ra các thông tin như là các thống kê về lương, về quá trình
công tác… lúc đầu được thực hiện một cách thủ công. Dần dần, khối lượng thông tin ngày
12


càng lớn, việc xử lý thông tin ngày càng phức tạp, người ta sử dụng máy tính vào việc quản
lý. Các cặp hồ sơ được chuyển thành các tệp trên máy tính và việc xử lý thông tin được thực
hiện bằng cách lập trình (trong một ngôn ngữ lập trình thế hệ 3).
Việc quản lý theo giải pháp hệ thống tệp có rất nhiều nhược điểm. Thứ nhất, đó là sự dư thừa
thông tin: cùng một thông tin được lưu trữ nhiều lần (chẳng hạn, danh sách nhân viên có mặt
trong tệp lương và cũng có mặt cả trong tệp nhân sự). Điều đó gây ra việc lãng phí bộ nhớ và
dễ gây sai sót trong khi cập nhật dữ liệu, dễ sinh ra các dữ liệu không đúng đắn. Thứ hai, đó
là việc phụ thuộc giữa chương trình ứng dụng và dữ liệu. Mỗi khi có sự thay đổi cấu trúc tệp
và các dữ liệu trong tệp, chương trình ứng dụng khai thác thông tin trên tệp đó cũng thay đổi
theo. Điều đó gây ra khó khăn lớn cho việc bảo trì.
Giải pháp cơ sở dữ liệu ra đời đã giải quyết được những nhược điểm đó. Cụ thể, giải pháp cơ
sở dữ liệu có những đặc trưng sau:
-

Bản chất tự mô tả của hệ cơ sở dữ liệu.
Một đặc trưng cơ bản của giải pháp cơ sở dữ liệu là hệ thống cơ sở dữ liệu không chỉ

gồm có bản thân cơ sở dữ liệu mà còn có cả định nghĩa hoặc mô tả đầy đủ về cấu trúc
cơ sở dữ liệu và các ràng buộc. Định nghĩa này được lưu trữ trong từ điển hệ thống, nó
chứa các thông tin như là cấu trúc của mỗi tệp, kiểu và dạng lưu trữ của từng mục dữ

-

-

-

liệu. Các thông tin được lưu giữ trong từ điển gọi là siêu dữ liệu (meta-data) và chúng
mô tả cấu trúc của dữ liệu nguyên thuỷ (hình 1-1). Phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu
và những người sử dụng cơ sở dữ liệu sử dụng từ điển để lấy thông tin về cấu trúc của
cơ sở dữ liệu.
Sự độc lập giữa chương trình và dữ liệu.
Trong hệ thống tệp, cấu trúc của các tệp cơ sở dữ liệu được nhúng vào trong các chương
trình truy cập, vì vậy bất kỳ một thay đổi nào về cấu trúc của một tệp cũng đòi hỏi phải
thay đổi tất cả các chương trình truy cập đến tệp đó. Ngược lại, các chương trình truy
cập của hệ quản trị cơ sở dữ liệu không đòi hỏi việc thay đổi như thế. Cấu trúc của các
tệp dữ liệu được lưu trữ trong từ điển tách rời với các chương trình truy cập. Tính chất
này gọi là sự độc lập dữ liệu – chương trình.
Hỗ trợ các khung nhìn dữ liệu nhiều thành phần.
Một cơ sở dữ liệu có nhiều người sử dụng, mỗi một người có thể đòi hỏi một phối cảnh
hoặc một khung nhìn (view) khác nhau. Một khung nhìn có thể là một tập con của cơ
sở dữ liệu hoặc nó có thể chứa các dữ liệu ảo, đó là các dữ liệu được trích ra từ các tệp
cơ sở dữ liệu khác nhau nhưng không được lưu trữ một cách rõ ràng. Một hệ quản trị
cơ sở dữ liệu nhiều người sử dụng phải cung cấp nhiều công cụ để định nghĩa các
khung nhìn nhiều thành phần.
Chia sẻ dữ liệu và nhiều người sử dụng.
13

Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhiều người sử dụng phải cho phép nhiều người sử dụng
truy cập đồng thời đến cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải có phần mềm kiểm
tra cạnh tranh để đảm bảo rằng các người sử dụng cập nhật đến cùng một cơ sở dữ liệu
phải được thực hiện theo cách được kiểm tra để cho kết quả của các cập nhật là đúng
đắn.

I.4.3. Ví dụ về một cơ sở dữ liệu
Ta hãy xem xét một cơ sở dữ liệu mà nhiều người đã quen biết: cơ sở dữ liệu TRƯỜNG. Cơ
sở dữ liệu này lưu giữ các thông tin liên quan đến sinh viên, các môn học, điểm… trong một
môi trường đại học. Cơ sở dữ liệu được tổ chức thành 5 bảng, mỗi bảng lưu trữ các bản ghi
dữ liệu cùng một kiểu. Bảng SINHVIÊN lưu giữ dữ liệu về các sinh viên, bảng MÔNHỌC
lưu giữ các dữ liệu về các môn học, bảng HỌCPHẦN lưu giữ các dữ liệu về các học phần của
các môn học, bảng ĐIỂM lưu giữ điểm của từng học phần của các sinh viên và bảng
BIẾTTRƯỚC lưu giữ thông tin về các môn học cần biết trước của các môn học. Cấu trúc của
cơ sở dữ liệu và một vài mẫu dữ liệu ví dụ được trình bày ở hình.

14


Để định nghĩa cơ sở dữ liệu này, ta phải chỉ ra cấu trúc của các bản ghi của mỗi tệp (bảng)
bằng cách đặc tả các kiểu khác nhau của các phần tử dữ liệu sẽ được lưu trữ trong mỗi bản
ghi. Theo hình, mỗi bản ghi SINHVIÊN bao gồm các dữ liệu để biểu diễn Mã số sinh viên,
Họ tên sinh viên, Lớp, Chuyên ngành. Mỗi bản ghi MÔNHỌC bao gồm các dữ liệu để biểu
diễn Tên môn học, Mã số môn học, Số đơn vị học trình, Khoa,… Chúng ta phải chỉ ra một
kiểu dữ liệu cho mỗi phần tử dữ liệu bên trong các bản ghi. Ví dụ, ta có thể đặc tả Họ tên sinh
viên là một dãy ký tự có độ dài nhỏ hơn hoặc bằng 30, Mã số sinh viên là một số nguyên,….
Để xây dựng cơ sở dữ liệu TRƯỜNG, chúng ta lưu giữ các dữ liệu để biểu diễn mỗi sinh viên,
mỗi môn học,… vào các tệp thích hợp. Để ý rằng các bản ghi trong các tệp khác nhau có thể

có mối quan hệ với nhau. Ví dụ, bản ghi đối với Nguyễn Nam trong tệp SINHVIÊN có liên
quan đến hai bản ghi trong tệp ĐIỂM. Các bản ghi này chỉ ra điểm của Nguyễn Nam trong
hai học phần. Tương tự như vậy, các bản ghi trong tệp có mối quan hệ với các bản ghi trong
15


tệp MÔNHỌC… Thông thường một cơ sở dữ liệu chứa nhiều kiểu bản ghi và chứa nhiều mối
quan hệ giữa các tệp.
Thao tác cơ sở dữ liệu bao gồm việc truy vấn và cập nhật cơ sở dữ liệu. Truy vấn cơ sở dữ
liệu là đưa ra các yêu cầu đối với cơ sở dữ liệu để lấy ra các thông tin cần thiết. Ví dụ, chúng
ta có thể có các truy vấn như: “Liệt kê các môn học và điểm thi của sinh viên Nguyễn Nam”,
“ Đưa ra danh sách các sinh viên thi trượt môn cơ sở dữ liệu”. Cập nhật cơ sở dữ liệu bao
gồm việc thêm vào cơ sở dữ liệu bản ghi, xoá bỏ các bản ghi hoặc sửa đổi các giá trị trong
các bản ghi. Các truy vấn và các cập nhật phải được đặc tả trong ngôn ngữ hệ cơ sở dữ liệu
một cách chính xác trước khi chúng được xử lý.

I.4.4. Mô hình cơ sở dữ liệu
Các loại cấu trúc cơ sở dữ liệu và mối liên hệ giữa chúng đóng vai trò rất lớn trong việc xác
định tính hiệu quả của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Vì vậy, thiết kế cơ sở dữ liệu trở thành hoạt
động chính trong môi trường cơ sở dữ liệu.
Việc thiết kế cơ sở dữ liệu được thực hiện đơn giản hơn nhiều khi ta sử dụng các mô hình.
Các mô hình là sự trừu tượng đơn giản của các sự kiện trong thế giới thực. Các trừu tượng
như vậy cho phép ta khảo sát các đặc điểm của các thực thể và các mối liên hệ được tạo ra
giữa các thực thể đó. Việc thiết kế các mô hình tốt sẽ đưa ra các cơ sở dữ liệu tốt và trên cơ
sở đó sẽ có các ứng dụng tốt. Ngược lại, mô hình không tốt sẽ đưa đến thiết kế cơ sở dữ liệu
tồi và dẫn đến các ứng dụng không đúng.
Một mô hình cơ sở dữ liệu là một tập hợp các khái niệm dùng để biểu diễn các cấu trúc của
cơ sở dữ liệu. Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu là các kiểu dữ liệu, các mối liên kết và các ràng
buộc phải tuân theo trên các dữ liệu. Nhiều mô hình còn có thêm một tập hợp các phép toán
cơ bản để đặc tả các thao tác trên cơ sở dữ liệu.

Các loại mô hình cơ sở dữ liệu
Có rất nhiều mô hình dữ liệu đã được đề nghị. Chúng ta có thể phân loại các mô hình dữ liệu
dựa trên các khái niệm mà chúng sử dụng để mô tả các cấu trúc cơ sở dữ liệu.
Các mô hình dữ liệu bậc cao hoặc mô hình dữ liệu mức quan niệm cung cấp các khái niệm
gắn liền với cách cảm nhận dữ liệu của nhiều người sử dụng. Các mô hình này tập trung vào
bản chất logic của biểu diễn dữ liệu, nó quan tâm đến cái(đối tượng) được biểu diễn trong cơ
sở dữ liệu chứ không phải cách biểu diễn dữ liệu.
Các mô hình dữ liệu bậc thấp hoặc các mô hình dữ liệu vật lý cung cấp các khái niệm mô tả
chi tiết về việc các dữ liệu được lưu trữ trong máy tính như thế nào. Các khái niệm do mô
hình dữ liệu vật lý cung cấp nói chung có ý nghĩa đối với các chuyên gia máy tính chứ không
có ý nghĩa mấy đối với người sử dụng thông thường. Ở giữa hai loại mô hình này là một lớp
16


các mô hình dữ liệu thể hiện, chúng cung cấp những khái niệm mà người sử dụng có thể hiểu
được và không xa với cách tổ chức dữ liệu bên trong máy tính. Người ta còn gọi loại mô hình
dữ liệu này là loại mô hình dữ liệu mức logic. Các mô hình dữ liệu thể hiện che giấu một số
chi tiết về việc lưu trữ dữ liệu nhưng có thể được cài đặt trực tiếp trên hệ thống máy tính.
Trong những bài sau chúng ta sẽ nghiên cứu một mô hình dữ liệu mức quan niệm, mô hình
thực thể - liên kết, gọi tắt là mô hình ER (Entity – Relationship Model). Mô hình này sử dụng
các khái niệm thực thể, thuộc tính, mối liên kết, để diễn đạt các đối tượng của thế giới thực.
Một thực thể diễn đạt một đối tượng hoặc một khái niệm của thế giới thực. Ví dụ, một thực
thể là một nhân viên hoặc một dự án được mô tả trong cơ sở dữ liệu. Một thuộc tính diễn đạt
một đặc trưng nào đó của thực thể. Chẳng hạn, họ tên, lương… là các thuộc tính của thực thể
nhân viên. Một mối liên kết giữa hai hay nhiều thực thể diễn đạt một mối quan hệ qua lại giữa
các thực thể. Ví dụ, giữa thực thể nhân viên và thực thể dự án có mối liên kết một nhân viên
làm việc trên một dự án. Mô hình dữ liệu hướng đối tượng cũng là một mô hình dữ liệu bậc
cao. Nó sử dụng các khái niệm như lớp, phương thức, thông điệp…
Các mô hình dữ liệu thể hiện là các mô hình được sử dụng thường xuyên nhất trong các hệ
cơ sở dữ liệu thương mại. Ba mô hình nổi tiếng thuộc loại này là mô hình quan hệ, mô hình

mạng và mô hình phân cấp. Các mô hình mạng và phân cấp ra đời trước và được sử dụng
rộng rãi trong quá khứ (trước 1970). Vào đầu những năm 70, mô hình quan hệ ra đời. Do tính
ưu việt của nó, mô hình quan hệ dần dần thay thế các mô hình mạng và phân cấp. Chúng ta
sẽ nghiên cứu về mô hình quan hệ trong những bài sau. Các mô hình dữ liệu vật lý mô tả cách
lưu trữ dữ liệu trong máy tính giới thiệu các thông tin như khuôn dạng bản ghi, sắp xếp bản
ghi, đường truy cập.
Lược đồ và trạng thái cơ sở dữ liệu
Trong một mô hình dữ liệu cần phải phân biệt rõ giữa mô tả của cơ sở dữ liệu và bản thân cơ
sở dữ liệu. Mô tả của một cơ sở dữ liệu được gọi là lược đồ cơ sở dữ liệu, nó được xác định
rõ trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu và không bị thay đổi thường xuyên. Đa số các mô
hình dữ liệu có các quy ước hiển thị các lược đồ. Hiển thị của một lược đồ được gọi là biểu
đồ của lược đồ đó. Một biểu đồ lược đồ chỉ thể hiện một vài khía cạnh của lược đồ như là các
kiểu bản ghi, các mục dữ liệu và một số kiểu ràng buộc. Các khía cạnh khác không được thể
hiện trong biểu đồ lược đồ.
Các dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu có thể thay đổi một cách thường xuyên. Các dữ liệu trong
một cơ sở dữ liệu tại một thời điểm cụ thể được gọi là một trạng thái cơ sở dữ liệu hoặc là
ảnh (snapshot) của cơ sở dữ liệu. Nhiều trạng thái quan hệ có thể được xây dựng để làm tương
ứng với một lược đồ cơ sở dữ liệu cụ thể. Mỗi khi chúng ta chèn vào hoặc loại bỏ một bản

17


ghi, sửa đổi giá trị của một mục dữ liệu trong một bản ghi, chúng ta đã làm thay đổi trạng thái
của cơ sở dữ liệu sang một trạng thái khác.
Việc phân biệt giữa lược đồ cơ sở dữ liệu và trạng thái cơ sở dữ liệu là rất quan trọng. Khi
chúng ta định nghĩa một cơ sở dữ liệu mới, ta chỉ đặc tả lược đồ cơ sở dữ liệu cho hệ quản trị
cơ sở dữ liệu. Tại thời điểm này, trạng thái của cơ sở dữ liệu là một trạng thái rỗng, không có
dữ liệu. Chúng ta nhận được trạng thái ban đầu của cơ sở dữ liệu khi ta nhập dữ liệu lần đầu
tiên. Từ đó trở đi, mỗi khi một phép toán cập nhật được thực hiện đối với cơ sở dữ liệu, chúng
ta nhận được một trạng thái cơ sở dữ liệu khác. Tại mọi thời điểm, cơ sở dữ liệu có một trạng

thái hiện tại. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có trách nhiệm đảm bảo rằng mỗi trạng thái cơ sở dữ
liệu là một trạng thái vững chắc, nghĩa là một trạng thái thoả mãn cấu trúc và các ràng buộc
được đặc tả trong lược đồ. Vì vậy, việc đặc tả một lược đồ đúng đắn cho hệ quản trị cơ sở dữ
liệu là một việc làm cực kỳ quan trọng và lược đồ phải được thiết kế một cách cẩn thận. Hệ
quản trị cơ sở dữ liệu lưu trữ các mô tả của các cấu trúc lược đồ và các ràng buộc – còn gọi
là siêu dữ liệu – vào trong từ điển (catalog) của hệ quản trị sao cho phần mềm hệ quản trị cơ
sở dữ liệu có thể tham khảo đến lược đồ khi nó cần. Đôi khi người ta còn gọi lược đồ là mục
tiêu (intension) và trạng thái cơ sở dữ liệu là mở rộng (extension) của lược đồ.
I.5. Con người trong hệ cơ sở dữ liệu
Với một cơ sở dữ liệu lớn, rất nhiều người tham gia vào việc thiết kế, sử dụng và duy trì cơ
sở dữ liệu. Những người liên quan đến hệ cơ sở dữ liệu được chia thành hai nhóm chính.
Nhóm thứ nhất gồm những người mà công việc của họ liên quan hàng ngày đến cơ sở dữ liệu,
đó là những người quản trị cơ sở dữ liệu, thiết kế cơ sở dữ liệu, sử dụng cơ sở dữ liệu, phân
tích hệ thống và lập trình ứng dụng. Nhóm thứ hai gồm những người làm việc để duy trì môi
trường hệ cơ sở dữ liệu nhưng không quan tâm đến bản thân cơ sở dữ liệu, đó là những người
thiết kế và cài đặt hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phát triển công cụ, thao tác viên và bảo trì.

I.5.1. Người quản trị hệ cơ sở dữ liệu (Database Administrator – DBA)
Trong một tổ chức có nhiều người cùng sử dụng các tài nguyên, cần phải có một người giám
sát và quản lý. Trong môi trường hệ cơ sở dữ liệu, các tài nguyên là cơ sở dữ liệu, hệ quản trị
cơ sở dữ liệu và các phần mềm liên quan. Người quản trị hệ cơ sở dữ liệu là người chịu trách
nhiệm quản lý các tài nguyên đó. Người này chịu trách nhiệm về việc cho phép truy cập cơ
sở dữ liệu, tổ chức và hướng dẫn việc sử dụng cơ sở dữ liệu, cấp các phần mềm và phần cứng
theo yêu cầu.

I.5.2. Người thiết kế cơ sở dữ liệu (Database Designer)
Người này chịu trách nhiệm xác định các dữ liệu sẽ được lưu giữ trong cơ sở, chọn các cấu
trúc thích hợp để biểu diễn và lưu giữ các dữ liệu đó. Những nhiệm vụ này được thực hiện
18

trước khi cơ sở dữ liệu được cài đặt và phổ biến. Người thiết kế có trách nhiệm giao thiệp với
những người sử dụng tương lai để hiểu được các đòi hỏi của họ và đưa ra một thiết kế thoả
mãn các yêu cầu đó. Anh ta cũng có nhiệm vụ giao thiệp với các nhóm người sử dụng và có
khả năng hỗ trợ các yêu cầu của các nhóm.

I.5.3. Những người sử dụng (End User)
Những người sử dụng là những người mà công việc của họ đòi hỏi truy cập đến cơ sở dữ liệu
để truy vấn, cập nhật và sinh ra các thông tin. Có thể chia những người sử dụng thành hai
nhóm chính: những người sử dụng thụ động (tức là những người sử dụng không có nhiều kiến
thức về hệ cơ sở dữ liệu) và những người sử dụng chủ động (là những người có hiểu biết tốt
về hệ cơ sở dữ liệu).
Chức năng công việc của những người sử dụng thụ động (chiếm phần lớn những người sử
dụng) gắn liền với việc truy vấn và cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng
các câu hỏi và các cập nhật chuẩn (gọi là các giao tác định sẵn) đã được lập trình và kiểm tra
cẩn thận. Những người này chỉ cần học một ít về các phương tiện do hệ quản trị cơ sở dữ liệu
cung cấp và hiểu các kiểu giao tác chuẩn đã được thiết kế và cài đặt là đủ.
Những người sử dụng chủ động có hiểu biết tốt về hệ cơ sở dữ liệu, họ có thể tự cài đặt các
ứng dụng riêng của mình để làm thoả mãn các yêu cầu phức tạp của họ.
Người phân tích hệ thống và lập trình ứng dụng
Người phân tích hệ thống xác định các yêu cầu của những người sử dụng (chủ yếu là những
người sử dụng thụ động) để đặc tả các chương trình phù hợp với yêu cầu của họ.
Người viết chương trình ứng dụng thể hiện các đặc tả của những người phân tích thành chương
trình, sau đó kiểm thử, sửa lỗi làm tài liệu và bảo trì các giao tác định sẵn.
Người thiết kế và cài đặt hệ quản trị dữ liệu
Đó là những người thiết kế, cài đặt các mô đun, giao diện của hệ quản trị cơ sở dữ liệu thành
các phần mềm đóng gói. Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm phức tạp
bao gồm nhiều thành phần (mô đun). Đó là các mô đun cài đặt từ điển dữ liệu, ngôn ngữ truy
vấn, bộ xử lý giao diện, truy cập dữ liệu, kiểm tra cạnh tranh, phục hồi và an toàn. Hệ quản
trị cơ sở dữ liệu phải giao tiếp với các hệ thống phần mềm khác như hệ điều hành và các

chương trình dịch cho nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Những người phát triển công cụ
Là những người thiết kế và cài đặt các công cụ (tool), đó là các phần mềm đóng gói làm dễ
việc thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu.
Các thao tác viên và những người bảo trì
19


Là những người chịu trách nhiệm về việc chạy và bảo trì phần cứng và phần mềm của hệ
thống.
Ngôn ngữ cơ sở dữ liệu và giao diện
Các ngôn ngữ hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Một khi việc thiết kế cơ sở dữ liệu đã hoàn thành, cần phải chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu
để cài đặt cơ sở dữ liệu. Trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay thường có các ngôn ngữ:
ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu (data definition language – DDL) và ngôn ngữ thao tác dữ liệu
(data manipulation language – DML).
Ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu được sử dụng để định nghĩa các lược đồ. Hệ quản trị cơ sở dữ
liệu có một chương trình dịch ngôn ngữ DDL, nhiệm vụ của nó là xử lý các câu lệnh DDL để
xác định mô tả của cấu trúc lược đồ và lưu trữ mô tả lược đồ vào từ điển của hệ quản trị cơ
sở dữ liệu.
Ngôn ngữ thao tác cơ sở dữ liệu được sử dụng để thao tác cơ sở dữ liệu. Các thao tác chính
gồm có lấy ra, chèn vào, loại bỏ và sửa đổi các dữ liệu. Có hai kiểu ngôn ngữ thao tác dữ liệu
chính: ngôn ngữ thao tác dữ liệu mức cao hoặc ngôn ngữ phi thủ tục hoặc ngôn ngữ thao tác
dữ liệu mức thấp.
Ngôn ngữ thao tác dữ liệu mức cao có thể được sử dụng để diễn đạt các phép toán cơ sở dữ
liệu một cách ngắn gọn. Phần lớn các hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép nhập các lệnh của
ngôn ngữ thao tác dữ liệu mức cao theo cách lặp (nghĩa là sau khi nhập một lệnh, hệ thống sẽ
thực hiện lệnh đó rồi mới nhập lệnh tiếp theo) hoặc được nhúng vào một ngôn ngữ lập trình
vạn năng. Trong trường hợp nhúng vào ngôn ngữ khác, các lệnh của ngôn ngữ thao tác dữ
liệu phải được xác định bên trong chương trình sao cho một chương trình tiền dịch có thể

nhận ra chúng và được hệ quản trị cơ sở dữ liệu xử lý.
Ngôn ngữ thao tác cơ sở dữ liệu mức thấp hoặc ngôn ngữ thủ tục phải được nhúng vào trong
một ngôn ngữ lập trình vạn năng. Ngôn ngữ thao tác cơ sở dữ liệu kiểu này thường rút ra các
bản ghi hoặc các đối tượng riêng rẽ và xử lý chúng một cách riêng rẽ. Vì vậy, chúng cần phải
sử dụng các cấu trúc ngôn ngữ lập trình như vòng lặp, điều kiện,… để rút ra từng bản ghi một
từ một tập các bản ghi. Ngôn ngữ thao tác dữ liệu mức thấp được gọi là ngôn ngữ “một lần
một bản ghi”. Các ngôn ngữ thao tác dữ liệu mức cao có thể dùng một lệnh để rút ra một lúc
nhiều bản ghi nên chúng được gọi là ngôn ngữ “một lần một tập hợp”.
Các loại giao diện hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp rất nhiều loại giao diện người dùng thân thiện. Các
loại giao diện chính gồm có:
20


-

Giao diện dựa trên bảng chọn:Các giao diện này cung cấp cho người sử dụng danh
sách các lựa chọn, gọi là bảng chọn (menu) và hướng dẫn người sử dụng diễn đạt một
yêu cầu từ đầu đến cuối. Các bảng chọn làm cho người sử dụng không cần nhớ các
lệnh và cú pháp của ngôn ngữ truy vấn. Các bảng chọn thả xuống đã trở thành kỹ thuật
phổ biến trong các giao diện dựa trên cửa sổ. Chúng thường được sử dụng trong các
giao diện quét, cho phép người sử dụng nhìn thấy nội dung của một cơ sở dữ liệu theo

-

cách không có cấu trúc.
Giao diện dựa trên mẫu biểu: Các giao diện này hiển thị một mẫu biểu cho người sử
dụng. Những người sử dụng có thể điền vào tất cả các ô của mẫu biểu để nhập các dữ
liệu mới hoặc họ chỉ điền vào một số ô còn hệ quản trị cơ sở dữ liệu sẽ đưa ra các dữ
liệu phù hợp cho các ô khác. Các mẫu biểu thường được thiết kế và được lập trình cho

các người dùng đơn giản. Một số hệ thống có các tiện ích giúp người sử dụng từng
bước xây dựng một mẫu biểu trên màn hình.

-

Giao diện đồ hoạ: Một giao diện đồ hoạ (GUI) thường hiển thị một lược đồ cho người
sử dụng dưới dạng biểu đồ. Người dùng có thể thực hiện một truy vấn bằng cách thao
tác trên biểu đồ. Trong nhiều trường hợp, GUI sử dụng cả các bảng chọn và các mẫu
biểu. Đa số các GUI sử dụng các công cụ trỏ như chuột, phím để kích các phần của sơ
đồ.

-

Giao diện cho người quản trị hệ thống: Đa số các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có các lệnh
ưu tiên, chỉ có những người quản trị hệ thống mới sử dụng các lệnh đó. Đó là các lệnh
tạo ra các tài khoản (account), đặt các tham số cho hệ thống, cấp các tài khoản, thay
đổi lược đồ hoặc tổ chức lại các cấu trúc lưu trữ của cơ sở dữ liệu.

I.6. Các khái niệm về bảng dữ liệu
-

-

Bảng (Table): Là thành phần cơ bản trong cơ sở dữ liệu của MS Access. Đây là đối
tượng quan trọng nhất, dùng để lưu trữ dữ liệu, mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối
tượng đang quản lý. Một bảng gồm có nhiều trường (field) và nhiều bản ghi (record):
Trường (Field): Mỗi field (field hoặc cột) trong một bảng chỉ chứa một loại dữ liệu
duy nhất, nó lưu trữ một thuộc tính của đối tượng. Trong một bảng phải có ít nhất một
field.
Ví dụ: Bảng SINHVIEN, lưu trữ thông tin của đối tượng sinh viên, gồm các field

MASV, HOSV, TENSV, PHAI, NGAYSINH, DIACHI, MALOP.

21


-

Bản ghi (Record): Là một thể hiện dữ liệu của các field trong bảng. Trong một bảng

-

có thể có không có record nào hoặc có nhiều records. Trong một bảng thì dữ liệu trong
các record không được trùng lắp.
Khóa chính (Primary key): Khóa chính của một bảng là một hoặc nhiều field kết hợp
mà theo đó Access sẽ xác định một record duy nhất trong bảng. Dữ liệu trong field
khóa chính không được trùng và không rỗng. Thông thường, trong mỗi bảng nên có
khóa chính để tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu và để MS Access tự động
kiểm tra ràng buộc dữ liệu khi người dùng nhập liệu.
Ví dụ: Trong bảng SINHVIEN, MASV xác định một sinh viên duy nhất.

Khi một hoặc nhiều field kết hợp được chỉ định là khóa chính thì Access sẽ tự động
tạo chỉ mục cho chúng.

-

Khi nhập dữ liệu, Access sẽ tự động kiểm tra khóa chính và không cho phép trùng
lắp, và không rỗng.
Khóa ngoại (Foreign key): Khóa ngoại là một field hay một nhóm các field trong một
record của một bảng, trỏ đến khóa chính của một record khác của một bảng khác.
Thông thường, khóa ngoại trong một bảng trỏ đến khóa chính của một bảng khác.

Dữ liệu trong field khóa ngoại phải tồn tại trong field khóa chính mà nó trỏ tới. Khóa
ngoại dùng để tạo quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu

22


II. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ
II.1. Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, nằm trong bộ
Microsoft Office, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động tạo chương trình
cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access, người dùng
không phải viết từng câu lệnh cụ thể như trong Pascal, C hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ
liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết.
Access có nhiều phiên bản, từ Access 2.0 trong bộ Microsoft Office 4.3, Access 7.0 for
Windows 95, Access 97 trong bộ Microsoft Office 97, Access 2000 trong bộ Microsoft Office
2000, …, Access 2016 trong bộ Microsoft Office 2016
Access cung cấp 6 đối tượng, công cụ: Bảng (Table), Truy vấn (Query), mẫu biểu (Form),
báo biểu (Report), Macro và đơn thể (Module).
-

Bảng có cấu trúc tương tự như một tệp DBF của Foxpro được dùng để lưu trữ dữ liệu
của cơ sở dữ liệu (CSDL). Một CSDL thường gồm nhiều bảng có quan hệ với nhau.
Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên
các bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp kết quả thể hiện trên màn
hình dưới dạng bảng, gọi là DynaSet. DynaSet chỉ là bảng kết quả trung gian, không
được ghi lên đó và nó sẽ bị xoá khi kết thúc truy vấn. Tuy nhiên có thể sử dụng một
DynaSet như một bảng để xây dựng các truy vấn khác. Chỉ với truy vấn đã có thể giải
quyết khá nhiều dạng toán trong quản trị cơ sở dữ liệu.

-

-

Mẫu biểu thường dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện
Chương trình. Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các bảng, nhưng mẫu biểu sẽ cung
cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi nhất Nhận dữ liệu từ một danh sách, nhận các
hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng. Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá
trị riêng lẻ (không liên quan đến bảng) từ bàn phím. Mẫu biểu còn có một khả năng
quan trọng khác là tổ chức giao diện Chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc
một hệ thống menu.
Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, cung cấp các khả năng:
o In dữ liệu dưới dạng bảng.
o In dữ liệu dưới dạng biểu bảng.
o Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
o Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp. Cho phép thực hiện các phép toán để
nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm. Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận được

23


trên các nhóm lại có thể đưa vào các công thức để nhận được sự so sánh, đối
chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo.
o In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
Cũng cần nói thêm, việc chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in và việc trình bầy trên báo cáo
được tiến hành rất đơn giản.
-

Macro bao gồm một dẫy các hành động (Action) dùng đề tự động hoá một loạt các

-

thao tác. Macro thường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện Chương trình.
Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic. Mặc dù các
công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nhưng lẽ dĩ nhỉên không thể bao quát được
mọi vấn đề đa dạng của thực tế. Các hàm, thủ tục của Access Basic sẽ trợ giúp giải
quyết những phần việc khó mà công cụ không làm nổi.

II.1.1. Bước đầu làm việc với hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Tương tự như tất cả chương trình của Office 2016, cách thông dụng nhất để khởi động Access
là từ màn hình khởi động – Start Screen (Windows 8, Windows 10) hoặc thực đơn khởi động
– Start menu (Windows 7) hiển thị khi người sử dụng kích chuột vào góc dưới cùng bên trái
của thanh tác vụ Windows.
Khi khởi động Access nhưng không mở cơ sở dữ liệu thì mà hình khởi tạo của chương trình
xuất hiện:

Từ màn hình này, người sử dụng có thể:
-

Tạo cơ sở dữ liệu mới: bằng cách kích chuột vào mục Blank database, nhập tên cơ sử
dữ liệu mới trong mục File Name, sau đó nhấn nút Create để tạo ra cơ sở dữ liệu mới

-

Mở cơ sở dữ liệu được mở gần nhất trong mục Recent
Mở một cơ sở dữ liệu đã có: vào mục Open Other Files
24


Dù bằng cách nào, cơ sở dữ liệu được hiển thị trên màn hình chương trình có chứa tất cả các
công cụ cần thiết để tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu, nhập và chỉnh sửa dữ liệu. Giao diện của

Access được thiết kế phản ánh một cách gần gũi nhất cách mọi người làm việc với cơ sở dữ
liệu nói chung. Dưới đây là mô tả nhanh các thành phần của cửa sổ chương trình:

Cửa sổ chương trình có chứa các thành phần sau:
-

-

-

-

Thanh tiêu đề: thanh này ở trên đầu của cửa sổ chương trình hiển thị tên của cơ sở dữ
liệu đang hoạt động và hiển thị mặc định đường dẫn đến thư mục mà nó được lưu trữ.
Nó cũng cung cấp các công cụ để quản lý các chương trình và các cửa sổ chương trình.
Giao diện thẻ (Ribbon): Dưới thanh tiêu đề, tất cả các lệnh để làm việc với cơ sở dữ
liệu Access được biểu diễn như là các nút ở vị trí trung tâm để người sử dụng có thể
làm việc hiệu quả với chương trình.
Vùng điều hướng: nằm ở bên trái của cửa sổ chương trình, vùng điều hướng hiển thị
danh sách các đối tượng cơ sở dữ liệu. Theo mặc định, vùng điều hướng hiển thị tất cả
đối tượng trong cơ sở dữ liệu theo loại đối tượng, nhưng người sử dụng có thể lọc danh
sách bằng cách nhấn vào thanh tiêu đề của vùng và sau đó nhấp vào thể loại hoặc nhóm
đối tượng muốn hiển thị. Người sử dụng có thể thu gọn và mở rộng các nhóm trong
danh sách bằng cách nhấn vào biểu tượng chữ V trong vùng tương ứng. Nếu vùng điều
hướng gây cản trở công việc, người sử dụng có thể kích vào nút lệnh Đóng/Mở ở góc
trên bên phải để thu nhỏ. Để hiển thị trở lại vùng điều hướng, kích vào nút Đóng/Mở
lần nữa. Người sử dụng có thể kéo biên phải của vùng qua bên trái hoặc phải để thu
hẹp hoặc mở rộng vùng điều hướng.
Thanh trạng thái: nằm ở dưới cùng của cửa sổ chương trình, thanh trạng thái hiển thị
thông tin về cơ sở dữ liệu hiện tại và cho phép truy cập một số chức năng nhất định

của chương trình. Bên phải ngoài cùng của thanh trạng thái là thanh công cụ phím tắt
25