MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP.
I. KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÝ VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ.
1. Khái niệm.
Quản lý là một hoạt động cần thiết trong tắt cả các lĩnh vực của đồi sống
con người , bất kể là nhóm chính thức hay nhóm không chính thức ,nhóm nhỏ
hay nhóm lớn , gia đình hay các đoàn thể tổ chức xã hội, bất kể nội dung , mục
đích của nhóm đó là gì .
Về nội dung, thuật ngữ quản lý có nhiều cách hiểu không hẳn như nhau.
Theo Mary Follet: “ quản lý làng nghệ thuật khiến công việc được thực hiện
thông qua người khác ”. một số nghiên cứu khác lại cho rằng, quản lý là một
quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn tác động của con người
nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức .
C.mác cho rằng quản lý là chức năng đặc biệt được nẩy sinh từ tinh chất xã hội
lao động .Ông viết : “ Bất kỳ một lao động xã hội hay cộng đồng nào được tiến
hành trên quy mô tương đối lớn cũng đều có sự quản lý, nó xác lập mối quan
hệ hài hoà giữa các công việc riêng rẽ và thực hiện những chức năng chung
nhất, xuất phát từ việc vận động của toàn bộ cơ cấu sản xuất (khác với sự vận
động của từng bộ phận riêng rẽ trong nền sản xuất ấy). Một nghệ sỹ chơi đàn
chỉ cần phải có chính mình , nhưng một giàn nhạc hay thì cần phải có nhạc
trưởng”.
Từ đó ta có thể hiểu : “ quản lý là sự tác động liên tục , có tổ chức, có mục đích
của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trội của hệ thống,
sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng, các cơ hội của hệ thống nhằm đưa
hệ thống đến mục tiêu trong điều kiện môi trường luôn biến động “.
Qua các khái niệm trên cho ta thấy:
- Quản lý được tiến hành trong một tổ chức hay một nhóm xã hội, tức là hoạt
động quản lý chỉ cần thiết và tồn tại đối với một nhóm người.Còn đối với một
cá nhân, hoạt động quản lý là không cần thiết, anh ta tự điều khiển mọi hoạt
động của chính mình.
- Quản lý gồm việc chỉ huy và tạo điều kiện cho người khác thực hiện công việc

và đạt được mục đích của nhóm.
ở bất kỳ đơn vị kinh tế nào đều có thể coi là một hệ thống quản lý, gồm
chủ thể quản lý và đối tượng quản lý hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ phận
bị quản lý .
Bộ phận bị quản lý bao gồm các hệ thống phân xưởng, các bộ phận sản
xuất, hệ thống máy móc thiết bị , các phương pháp công nghệ .
Nói tóm lại , ở đâu có sự hợp tác phân công lao động, có sự tham gia lao
động của con người thì cho dù quy mô lớn hay nhỏ cũng đều có sự quản lý
nhằm có được năng suất lao động chung cao hơn, đạt được mục tiêu đã đề ra
với chi phí thấp nhất. Như vậy, thực chất của quản lý là quản lý con người và
tập thể con người trong cùng một hệ thống.
2 . Vai trò quản lý.
Quản lý nói chung và quản lý kinh tế nói riêng có những vai trò hết sức
quan trọng .
- Quản lý là một trong những yếu tố cơ bản quyết định hiệu quả hoạt động
của một hệ thống ( một tổ chức, một doanh nghiệp hoặc của cả một nền kinh
tế ...). Việc tổ chức công tác quản lý một cách có khoa học sẽ tạo điều kiện cho
việc giảm chi phí quản lý và nâng cao năng suất lao động. Điều đó đồng thời là
cũng là mong muốn của bất kỳ tổ chức, hệ thống nào.
- Đảng ta cũng đã nhận thức được rõ vai trò của công tác quản lý kinh tế và
Đảng đã đã xác định :” việc tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác
quản lý kinh tế từ trung ương đến cơ sở, việc tăng cường công tác quản lý kinh
tế Nhà Nước là điều kiện quyết định thắng lợi của công cuộc khôi phục và
phát triển nền kinh tế của đất nước ta “.
-Việc làm tốt công tác quản lý còn tạo điều kiện cho người lao động phát huy
được khả năng sáng tạo của mình. Trong môi trường làm việc với một cơ cấu
tổ chức quản lý chặt chẽ, đảm bảo sự công bằng giữa quyền lợi và trách nhiệm
cho người lao động , thì người lao động sẽ ý thức được rõ hơn những quyền lợi
và trách nhiệm của họ, giúp cho người lao động yên tâm công tác và tận tâm
cống hiến hết khả năng của mình cho công việc, qua đó tạo nên một hệ thống

mạnh, phát huy được những ưu điểm của hệ thống, đưa hệ thống đạt đến
những mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất và chi phí thấp nhất .
Trong điều kiện của nước ta hiện nay, cùng với việc tiến hành công cuộc
công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì việc nâng cao trình độ quản lý từ trung ương
đến địa phương là điều rất cần thiết, không thể duy trì mãi kiểu quản lý cũ
theo cơ chế cũ lạc hậu, kìm hãm sự phát triển của các thành phần kinh tế . Sự
thay đổi về lượng của nền kinh tế tất yếu đòi hỏi sự thay đổi về chất tương
ứng, một trong những yếu tố đó là trình độ quản lý phải được hiện đại hoá và
mang tính khoa học cao hơn nữa. Kinh nghiệm ở tất cả các nước đã và đang
phát triển trên thế giới cho thấy, công tác quản lý đóng một vai trò quyết định
đối với từng thành tựu đạt được của mỗi quốc gia trong quá trình phát triển
kinh tế. Sự phát triển, tăng trưởng của nền kinh tế đều phải luôn đi đôi với sự
hoàn thiện và phát triển của công tác quản lý, đó là một điều kiện tiên quyết
dẫn đến thành công trên con đường phát triển kinh tế của mỗi quốc gia trên
thế giới .
II . CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP .
1 . Khái niệm và mục đích tổ chức bộ máy quản lý .
Nếu hiểu một cách khái quát nhất thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh
nghiệp phản ánh hình thức và sự cấu tạo bên trong của một hệ thống.
Khái niệm này cho thấy muốn nghiên cứu và xây dựng bộ máy quản trị nào đó
không thể không xuất phát từ việc nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống đó.
Vậy thực chất cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì?
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận, các đơn vị, cá
nhân khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên
môn hoá và có những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức
năng quản trị và mục đích chung đã được xác định của doanh nghiệp .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận, các đơn
vị, cá nhân khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được
chuyên môn hoá và có những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo
những chức năng quản trị và mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp cho phép chúng ta tổ chức
và sử dụng hợp lý nhất các nguồn lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ
mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm quyền hạn
gắn liền với các cá nhân, với các phân hệ của cơ cấu. Nó trợ giúp cho việc ra
quyết định bởi các thông tin rõ ràng, chính xác. Nó giúp ta xác định cơ cấu
quyền lực của tổ chức.
Các bộ phận cấu thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy phải là các bộ phận chuyên
môn có trình độ được sắp xếp theo một thứ tự cấp bậc nhất định. Nói tóm lại,
tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp chính là nhằm đảm bảo sự vận hành của
bộ máy quản lý và không tách rời mục tiêu nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, yếu tố cơ bản
của lực lượng sản xuất, thông qua đó sử dụng hợp lý các tiềm năng, cơ hội của
doanh nghiệp và nó là nhân tố hết sức quan trọng để nâng cao năng suất lao
động, tăng hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh.
Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các
vai trò, nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện sao cho họ có thể cộng tác với
nhau một cách thống nhất để đạt các mục tiêu của doanh nghiệp
2 . Một số yêu cầu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp .
Cơ chế thị trường tác động trực tiếp đến sự hình thành của cả hệ thống tổ
chức quản lý doanh nghiệp. Nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải thay đổi căn bản
về phương thương thức sản xuất kinh doanh theo kiểu tự xây dựng mục tiêu,
chiến lược và nhiệm vụ, thường xuyên thích ứng với sự thay đổi của thị
trường.
Những yêu cầu đối với sự thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp là :
- Đảm bảo tính tối ưu của cơ cấu bộ máy quản trị .
- Phải thiết kế hệ thống chức năng phù hợp với yêu cầu của cơ chế thị
trường. Trên cơ sở đó xác định những nhiệm vụ linh hoạt thay đổi theo sự biến
động của trị trường
- Xây dựng mô hình tổ chức đảm bảo sự thích ứng linh hoạt, thông tin

thông suốt và những quyết định quản lý có hiệu lực cao nhất. Đồng thời cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình
huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài trị trường.
- Tổ chức quản lý phải huy động được sức mạnh tiềm tàng của lao động
quản lý cũng như những trang thiết bị kỹ thuật cần thiết để bộ máy quản lý
hoạt động tốt, đặt ra những thách thức kích thích khả năng sáng tạo và tính
năng động của cán bộ quản lý.
- Tổ chức bộ máy quản lý phải tạo điều kiện đưa kỹ thuật và công nghệ
mới áp dụng vào công tác quản lý của doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động, giảm chi phí, làm cho bộ máy quản lý theo kịp trình độ phát triển
của thế giới.
- Đảm bảo nghiêm túc chế độ một thủ trưởng. Thực chất của chế độ mội
thủ trưởng là quyền quyết dịnh một vấn đề thuộc về kinh tế, kỹ thuật, tổ chức
hành chính, đời sống ... trong phạm vi doanh nghiệp và từng bộ phận được
trao cho một người. Mọi người trong doanh nghiệp và từng bộ phận phải
nghiêm chỉnh phục tùng mệnh lệnh của thủ trưởng.
Việc tiến hành chế độ một thủ trưởng là tất yếu bởi vì xuất phát từ tính
biện chứng giữa tập trung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ với mọi
người. Xuất phát từ yêu cầu của nền sản xuất công nghiệp chính xác là từ
những quyết định, những mối quan hệ xã hội trong phân công xã hội, phân
công lao động chuyên môn hoá ngày càng sâu sắc, tất yếu dẫn đến hợp tác hoá
lao động và bất kỳ một sự trục trặc nào trong hợp tác sản xuất cũng dẫn đến
đình trệ sản xuất giảm hiệu quả. Vì vậy bất kỳ một sự hợp tác quản lý có các
chức danh thủ trưởng, vị trí, mối quan hệ trong các chức danh này
Bảng 1 : Chức năng , vị chí thủ trưởng và mối quan hệ giữa chúng .
STT Chức danh
thủ trưởng
Vị trí từng chức
danh
Phạm vi

phát huy
tác dụng
Người phát
huy tác
dụng
Người dưới
quyền
1
Giám
đốc
Thủ trưởng cao
nhất trong
doanh nghiệp
Toàn bộ
doanh
nghiệp
Các phó
giám đốc
Mọi người
trong doanh
nghiệp
2 Quản đốc Thủ trưởng cao
nhất trong phân
xướng
Toàn bộ
phân xưởng
Các phó
quản đốc
Mọi người
trong phân

xưởng
3 Đốc công Thủ trưởng cao
nhất trong ca
làm việc
Tòan ca làm
việc
Không Mọi người
làm việc
trong ca
4 Tổ trưởng Thủ trưởng cao
nhất trong tổ
Toàn tổ Tổ phó Mọi người
làm việc rong
tổ
5 Thủ trưởng
các phòng
chức năng
Thủ trưởng cao
nhất trong các
phòng ban
Toàn phòng
ban
Phó phòng Mọi người
làm việc
trong phòng
3. Các kiểu cơ cấu tổ chức cơ bản.
Cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành những kiểu cơ cấu tổ
chức quản lý khác nhau. Mỗi kiểu chứa đựng những ưu điểm, nhược điểm
và được áp dụng trong những điều kiện cụ thể nhất định.
3.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến.

Cơ cấu trực tuyến có đặc điểm cơ bản là mối quan hệ giữa các thành viên
trong tổ chức thực hiện theo một đường thẳng. Người thừa hành chỉ nhận
và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp. Người phụ
trách chịu trách nhiệm hoàn toàn và kết quả công việc của những người
dưới quyền mình.
*Ưu điểm :
- Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng .
- Mỗi cấp dưới chỉ chịu thực hiện mệnh lệnh của một cấp trên do đó
tăng cường được trách nhiệm cá nhân.
- Mệnh lệnh được thi hành nhanh .
*Nhược điểm :
- Tình trạng quá tải đối với cấp quản lý .
- Dựa quá nhiều vào các nhà quản lý, dễ gặp khủng hoảng khi nhà
quản lý không làm được việc .
-Không chuyên môn hoá, mỗi nhà quản lý làm rất nhiều công việc khác nhau
như tài vụ, tổ chức, kế toán.
- Chưa tận dụng được tài năng của những người dưới quyền.
Sơ đồ 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức trực tuyến
Lãnh đạo doanh nghiệp nghiêệpnghiệp
Lãnh đạo tuyến sản xuất I
Lãnh đạo tuyến sản xuất II
1
2
n
1
2
n