Đặc điểm công tác kế toán của Công ty Thạch Bàn

Đặc điểm công tác kế toán của Công ty Thạch Bàn
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, việc tổ chức bộ
máy kế toán trong Công ty Thạch Bàn có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Do vậy,
bộ máy kế toán của Công ty Thạch Bàn được tổ chức phù hợp với tính chất và
đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, bộ máy kế toán của công ty
luôn có sự linh hoạt để phù hợp với những thay đổi của chế độ kế toán do Nhà
nước ban hành.
Trong điều kiện hiện tại như quản lý họat động của cả 4 đơn vị thành
viên, nghiệp vụ phát sinh nhiều và phức tạp nhưng phòng vẫn được bố trí gọn
nhẹ, hợp lý, công việc được phân công cụ thể rõ ràng cho từng kế toán viên.
Công ty đã đưa chương trình kế toán máy vào áp dụng nhằm giảm bớt công
việc tính toán, tiết kiệm nhân lực trong phòng.
Với đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, nhiệt tình và
có trách nhiệm với công việc, phòng đã thực hiện công tác kế toán đáp ứng các
yêu cầu ngày càng cao của công ty. Công tác kế toán được tổ chức khá chặt chẽ
và khoa học. Công ty áp dụng tổ chức kế toán theo hình thức tập trung, các xí
nghiệp, nhà máy, không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà bố trí các nhân viên
kinh tế chủ yếu làm nhiệm vụ thống kê. Mọi công việc phân loại, tổng hợp được
thực hiện tại phòng kế toán công ty, kế toán căn cứ vào đó để xử lý chứng từ và
nhập vào máy vi tính theo yêu cầu của công tác kế toán.
Tại công ty Thạch Bàn, đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng trực
tiếp quản lý nhân viên kế toán, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty về
công tác thu thập xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Dưới kế toán trưởng là
các nhân viên kế toán khác. Phòng gồm 12 người đảm trách từng phần hành
kế toán, trong đó có 5 nhân viên kế toán nam chiếm 41,7%; còn lại là nữ chiếm
58,3%. Các nhân viên kế toán đều có trình độ chuyên môn về công việc kế toán
trong đó nhân viên có trình độ đại học tốt nghiệp đại học chính quy là 66,7%;
trình độ trung cấp là 33,3%. Đối với một doanh nghiệp Nhà nước thì nhìn
chung mặt bằng học vấn của các nhân viên trong phòng kế toán là tương đối
cao. Đây là nhân tố chủ quan để khẳng định chất lượng công việc kế toán của

Công ty Thạch Bàn, góp phần vào sự thành công chung của công ty. Sau đây là
sự mô tả vị trí công việc của các nhân viên phòng tài chính kế toán của Công ty
Thạch Bàn.
* Trưởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ cân đối nguồn vốn trong công ty,
kế hoạch vay vốn...
* Nhân viên kế toán hàng hoá - thống kê tổng hợp:
- Theo dõi việc mua hàng hoá phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Theo dõi hạch toán tiêu thụ các loại hàng hoá
- Kiểm tra cập nhật và lập các chứng từ nhập, xuất, bán hàng hoá
theo chế độ Nhà nước.
- Theo dõi các kho hàng hoá, các khoản chi phí và công nợ liên
quan đến kinh doanh hàng hoá.
- Hàng tháng kiểm tra thẻ kho hàng hoá và đối chiếu nhập – xuất
– tồn với các thủ kho hàng hoá.
- Chịu trách nhiệm lập các báo cáo liên quan đến kinh doanh hàng
hoá.
- Hàng tháng định kỳ lập báo cáo thuế GTGT của công ty.
- Theo dõi và hạch toán các khoản vốn lưu động của các cá nhân.
- Lập các báo cáo nhanh định kỳ về tiêu thụ sản xuất kinh doanh.
- Chịu trách nhiệm các tài khoản: 156 (Hàng hoá), 5111( Doanh
thu tiêu thụ hàng hoá), 31121 (Vay ngắn hạn các đối tượng khác).
* Kế toán vật tư:
- Theo dõi nhập xuất tồn các loại vật tư, thiết bị, nguyên liệu phục
vụ sản xuất cả về số lượng lẫn giá trị.
- Kiểm tra, cập nhật và lập chứng từ nhâp xuất vật tư.
- Thực hiện hạch toán chi tiết và tổng hợp vật tư theo quy định
của Nhà nước.
- Theo dõi quá trình sử dụng vật tư theo từng đơn vị và mục đích
sử dụng.
- Hàng tháng đối chiếu nhập xuất tồn kho vật tư với các thủ kho.

- Chịu trách nhiệm về phần công nợ với các nhà cung cấp vật tư.
- Lập báo cáo kiểm kê vật tư, tổng hợp các báo cáo kiểm kê xác
định chênh lệch thừa thiếu, báo cáo Kế toán trưởng trình Giám đốc công ty để
có biện pháp xử lý.
- Chịu trách nhiệm các tài khoản: 152, 153.
* Kế toán tiền lương và TSCĐ:
- Làm lương bộ phận gián tiếp, lương phục vụ, lương dự án và
tổng hợp lương toàn công ty, hàng tháng phân bổ lương toàn công ty.
- Hạch toán BHXH, BHYT và các khoản khấu trừ vào lương.
- Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ trích vào giá thành.
- Theo dõi quản lý tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao và phân bổ
khấu hao TSCĐ theo định kỳ.
- Hàng tháng hạch toán phân bổ điện toàn công ty.
- Làm báo cáo thống kê theo yêu cầu của phòng, công ty và cấp
trên.
- Chịu trách nhiệm số dư các tài khoản: 334, 211, 214.
* Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm:
- Theo dõi tiêu thụ của công ty và 3 chi nhánh.
- Theo dõi, hạch toán thành phẩm tồn kho, tiêu thụ trong kỳ.
- Làm phiếu nhập thành phẩm hàng tháng.
- Kiểm tra các khoản chi tiêu của chi nhánh, lập báo cáo trình kế
toán trưởng giải quyết.
- Theo dõi, quản lý phần huy động vốn vay cá nhân. Phần ký quỹ
của các đại lý tiêu thụ đối với công ty.
* Kế toán thanh toán và giao dịch ngân hàng:
- Theo dõi công nợ của khách hàng, công nợ của cá nhân đầy đủ
kịp thời. Đôn đốc việc thu nợ đúng hạn, đầy đủ.
- Kiểm soát các chứng từ thanh toán.
- Viết phiếu thu chi, thanh toán tạm ứng nội bộ.
- Giao dịch với ngân hàng về việc vay trả nợ vốn.

- Theo dõi quỹ tiền mặt, kiểm quỹ thường xuyên, đột suất.
- Làm các báo cáo thanh toán, quỹ tiền mặt trình kế toán trưởng.
* Kế toán BHXH:
- Tập hợp và giải quyết chế độ ốm đau, thai sản toàn công ty theo
các văn bản pháp luật về tiền lương và BHXH.
- Theo dõi và làm lương bộ phận nhà trẻ.
- Chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết và tổng hợp các khoản trợ
cấp BHXH và các khoản chi cho sự nghiệp giáo dục của Nhà nước.
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát và đóng các chứng từ
thanh toán.
*Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán:
- Phân bổ, kết chuyển chi phí định kỳ.
- Xác định kết quả kinh doanh.
- Lên báo cáo quyết toán.
- Tính giá thành sản phẩm gạch ốp lát granit.
Trước kia, phòng kế toán chỉ gồm có 6 nhân viên đảm trách các phần
hành kế toán cụ thể. Đến năm 2002, số lượng nhân viên của phòng đã tăng lên
người. Sở dĩ có sự tăng lên này là do công ty đang thực hiện nhiều dự án nên
cần đào tạo thêm nhân viên để phục vụ cho các dự án, đó là: Dự án Nhà máy
gạch đỏ Sô-ki-nô ở Liên bang Nga, dự án Công ty đá mài Đông Đô, dự án Công
ty cổ phần gạch ngói Thạch Bàn 2 tại Hà Tây, dự án Nhà máy gạch ốp lát tại
Liên bang Nga, dự án Nhà máy ngói Bình Dương, dự án nhà máy gạch đỏ Bình
Dương.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng
KT thanh toán& giao dịch NH
Kế toán BH
XH
Kế toán vật tư
Kế toán TL v TSà

CĐ
Kế toán HH-thống kê TH
Kế toán TP v tiêu thà ụ TP
Nhân viên kinh tế nh máy gà ạch granit
Nhân viên phân xưởng cơ điện
Nhân viên kinh tế XN xây lắp
Nhân viên kinh tế XN kinh doanh
Kế toán miền Bắc
Kế toán miền Trung
Kế toán miền Nam
Kế toán tổng hợp
Qua sơ đồ trên ta thấy, bộ máy kế toán của công ty Thạch Bàn được tổ
chức chặt chẽ và rất cụ thể. Nhờ vậy, công việc của các kế toán viên trở nên
đơn giản và thuận tiện hơn. Đồng thời, công việc kinh doanh của công ty cũng
được quản lý chặt chẽ hơn.
Trong công ty, phòng kế toán có một vị trí vô cùng quan trọng. Tất cả các
khâu công việc từ giai đoạn chuẩn bị sản xuất đến giai đoạn tiêu thụ đều được
Phòng tài chính kế toán của công ty lập kế hoạch nhằm đảm bảo cho mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong
công ty là mối quan hệ theo chiều ngang. Các phòng ban trong công ty đều chịu
sự giám sát của phòng tài chính kế toán về mặt tài chính. Phòng kỹ thuật,
Phòng kế hoạch đầu tư, Ban KCS cùng phối hợp làm các nhiệm vụ lập kế hoạch,
gửi kế hoạch, giao việc và kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch. Phòng tài
chính kế toán có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính cho các kế hoạch sản xuất
kinh doanh của công ty và trình giám đốc xét duyệt. Đối với những kế hoạch đã
được ký duyệt và đi vào thực hiện thì dựa trên sự giao việc của phòng kế hoạch
đầu tư, các đơn vị trực thuộc là: Nhà máy gạch ốp lát granit, Xí nghiệp kinh
doanh, Phân xưởng cơ điện, Xí nghiệp xây lắp làm nhiệm vụ thực thi kế hoạch.
Các phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu điều chuyển, hoá đơn GTGT... sau khi được
phòng kỹ thuật, ban KCS phối hợp kiểm tra chất lượng của vật tư, sản phẩm ,

hàng hoá nhập, xuất sẽ được chuyển đến phòng tài chính kế toán của công ty
để vào sổ kế toán. Đối với các phòng ban khác trong công ty như Văn phòng
công ty, Phòng vật tư vận tải, Trung tâm tư vấn chuyển giao công nghệ thì khi
có bất cứ một chi phí hợp lý nào phát sinh đều phải gửi các chứng từ cần thiết
khác lên Phòng tài chính kế toán để vào sổ. Như vậy, công việc của phòng kế
toán có quan hệ chặt chẽ với tất cả các phòng ban trong công ty và đó là quan
hệ song song.
Tuy nhiên, đối với các đơn vị trực thuộc thì mối quan hệ giữa Phòng tài
chính kế toán với các đơn vị đó là theo chiều dọc. Dựa vào sơ đồ tổ chức bộ
máy quản lý của Công ty Thạch Bàn ta thấy Phòng tài chính kế toán của công
ty sẽ thâu tóm mọi hoạt động tài chính kế toán của phân xưởng sản xuất, phân
xưởng cơ điện, phân xưởng gia công nguyên liệu của Nhà máy gạch ốp lát
granit, phòng kế hoạch, các văn phòng, chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ
Chí Minh. Đối với các phòng ban, tổ nghiệp vụ này, công việc liên quan đến tài
chính kế toán được làm theo sự hướng dẫn của Phòng tài chính kế toán. Phòng
tài chính kế toán làm nhiệm vụ tổng hợp công việc của các phòng ban đó thông
qua các phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản kiểm kê, hoá đơn bán hàng... định kỳ
để vào sổ kế toán.
Tóm lại, mối quan hệ của Phòng tài chính kế toán với tất cả các phòng
ban, các tổ nghiệp vụ trong Công ty Thạch Bàn bao gồm cả mối quan hệ theo
chiều ngang và mối quan hệ theo chiều dọc. Đây cũng chính là yêu cầu mà hình
thức tổ chức kế toán tập trung đòi hỏi.
Để tiện theo dõi công việc của kế toán, sau đây là công việc của từng
phần hành kế toán cụ thể.
2. Phương pháp , quy trình hạch toán trên các phần hành kế toán cụ thể tại
Công ty Thạch Bàn
Công ty Thạch Bàn là doanh nghiệp sản xuất sử dụng hình thức sổ kế
toán là Nhật ký chung. Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian
phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Các sổ kế toán tổng hợp

được sử dụng theo phương pháp này là: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái, Bảng cân đối
số phát sinh và Báo cáo tài chính. Tuy nhiên, do doanh nghiệp sử dụng kế toán
máy nên công việc vào sổ Nhật ký chung sẽ được máy tự động thực hiện. Đây
chính là ưu điểm của kế toán máy, các kế toán viên chỉ cần cập nhật các chứng
từ vào một loại sổ nhất định theo nguyên tắc cập nhật chứng từ của kế toán
máy và máy sẽ tự động kết chuyển số liệu đến các phân hệ kế toán cần thiết
nhằm giảm bớt công việc của kế toán viên. Ví dụ: hoá đơn bán hàng, chứng từ
phải thu khác sẽ được cập nhật vào phân hệ kế toán công nợ phải thu như một
sổ nhật ký đặc biệt sau đó máy sẽ tự động chuyển số liệu đến các phân hệ kế
toán khác như: phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán vốn bằng tiền, đây
cũng là số liệu để vào các sổ kế toán chi tiết công nợ TK 131, bảng tổng hợp chi
tiết công nợ... Chính vì vậy, mặc dù mỗi kế toán viên đảm trách một phần hành
kế toán cụ thể nhưng số liệu sẽ được tự động chuyển đến từng kế toán khi cần
thiết.
Trong Công ty Thạch Bàn, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường
xuyên để hạch toán các loại hàng tồn kho. Đây là phương pháp có độ chính xác
cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật, đồng
thời nó cũng là phương pháp được sử dụng phổ biến ở nước ta hiện nay. Song
đối với vật tư là loại hàng tồn kho có nhiều chủng loại thì việc sử dụng phương
pháp kê khai thường xuyên vẫn được sử dụng vì thông thường vật tư trong
kho được xuất cho sản xuất vào cuối tháng. Như vậy, ưu điểm của phương
pháp này vẫn được phát huy, đó là kế toán cũng có thể xác định lượng nhập,
xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng
vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy nhiên, đối với một số dụng cụ như : đá mài, vỏ
hộp... thì do đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp nên việc nhập xuất diễn ra rất
thường xuyên nên để tiện cho công việc của kế toán thì phương pháp kiểm kê
định kỳ được sử dụng để hạch toán lượng tồn kho. Sự khác biệt trên là tính
linh hoạt, sáng tạo trong công việc của phòng kế toán cũng như bộ máy quản
lý của Công ty Thạch Bàn.
Để biết được công việc cụ thể của phòng kế toán ta cần tìm hiểu công

việc của từng phần hành kế toán riêng biệt:
a. Kế toán vật tư:
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Thạch Bàn là sản xuất
gạch granit có trình độ công nghệ cao với rất nhiều loại nguyên vật liệu và
công cụ dụng cụ, vậy nên, công việc của kế toán vật tư là rất quan trọng và
phức tạp. Nó được bắt đầu từ khâu lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch sửa
chữa của công ty. Thông qua các kế hoạch này công ty sẽ có kế hoạch mua
nguyên vật liệu hay mua các phụ tùng thay thế. Đó là một phong cách làm việc
rất chặt chẽ, có khoa học của Công ty Thạch Bàn, mọi công việc đều được bắt
đầu từ khâu lập kế hoạch. Khi các kế hoạch mua nguyên vật liệu, phụ tùng
thay thế được tiến hành thì các chứng từ hợp lệ sẽ là điều kiện để kế toán vật
tư vào sổ kế toán. Các chứng từ hợp lệ ở đây là những chứng từ được hình
thành trên cơ sở các kế hoạch đã được Phòng kế hoạch đầu tư, Phòng kỹ thuật
xét duyệt về các tiêu chuẩn kỹ thuật, Phòng tài chính kế toán xét duyệt về tài
chính và được Giám đốc ký duyệt. Sau đó, kế toán thanh toán là người lập
phiếu chi. Các chứng từ đó bao gồm:
* Chứng từ liên quan đến kế hoạch mua nguyên vật liệu:
- Biên bản kiểm nghiệm hay phiếu kiểm tra thành phần hoá.
- Phiếu nhập.
- Giấy đề nghị tạm ứng.
* Chứng từ liên quan đến bài phối liệu:
- Phiếu xuất.
* Chứng từ liên quan đến kế hoạch mua vật tư sửa chữa:
- Giấy đề nghị tạm ứng.
- Biên bản kiểm nghiệm.
- Phiếu nhập.
* Chứng từ liên quan đến sửa chữa lớn, sự cố:
- Biên bản sự cố.
- Dự toán sửa chữa lớn.
- Phiếu xuất.

Tuy nhiên, công việc của kế toán vật tư ở đây có sự khác biệt so với kế
toán máy. Sự hạn chế của kế toán máy là chỉ cho phép tính giá vật tư xuất kho
theo ba phương pháp là: giá thực tế đích danh, giá bình quân cả kỳ dự trữ, giá
nhập xuất trước xuất trước. Song, mặc dù làm việc trên phần mềm kế toán
máy, kế toán vật tư đã sự thay đổi một chút phần mềm kế toán để phù hợp với
đặc điểm kế toán vật tư của công ty. Khi vật tư được xuất kho dùng cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giá của vật tư xuất kho là giá
bình quân vào thời điểm xuất. Ngoài ra, đối với những loại nhiên liệu dùng cho
quản lý như xăng dầu cho xe con thì kế toán sử dụng phương pháp giá thực tế
đích danh để hạch toán.
Cuối tháng, kế toán vật tư sẽ tập hợp và vào sổ nghiệp vụ xuất vật tư và
thông thường nghiệp vụ xuất vật tư cũng được thực hiện vào cuối tháng.
Chính vì vậy, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán
vật tư tồn kho là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên, khi xuất vật tư cho bộ phận nào
kế toán sẽ hạch toán riêng biệt vật tư xuất kho cho bộ phận đó thông qua việc
mở chi tiết cho từng tài khoản về vật tư. Do vậy, kế toán vật tư không cần sử
dụng đến bảng phân bổ để phân bổ chi phí nguyên vật liệu đầu vào sử dụng
cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Đối với phần hành kế toán này, các sổ kế toán chi tiết được sử dụng gồm
có:
- Sổ chi tiết công nợ phải trả TK331:
+ Do kế toán mở và mở theo kho tương ứng với thẻ kho.
+ Cơ sở để ghi sổ chi tiết là các chứng từ nhập xuất.
- Bảng tổng hợp chi tiết vật tư (bảng kê nhập xuất tồn): Do doanh
nghiệp sử dụng hình thức kế toán máy nên số liệu sau khi vào sổ chi tiết vật tư
sẽ tự động kết chuyển sang bảng kê nhập xuất tồn. Vì vậy, cuối quý nếu cần
thiết kế toán sẽ in từ máy ra, thông thường bảng kê này được kế toán vật tư in
vào cuối năm.
- Thẻ kho:
+ Dùng để phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật tư về mặt

số lượng
+ Được mở cho từng thứ vật tư (từng danh điểm vật tư),
từng kho.
+ Thẻ kho do thủ kho ghi.
+ Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất. Mỗi
chứng từ được ghi một dòng trên thẻ.
+ Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng nhập xuất tính số tồn
trên từng thẻ kho.
Như vậy, các chứng từ hợp lý hợp lệ sẽ được kế toán vật tư vào sổ kế
toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Nhưng do doanh nghiệp sử dụng kế toán
máy nên số liệu sẽ được cập nhật một lần vào phân hệ kế toán công nợ phải trả
hoặc phân hệ kế toán vật tư và máy sẽ tự động sẽ tự động kết chuyển sang các
phân hệ kế toán khác và vào sổ kế toán chi tiết vật tư, sổ kế toán tổng hợp.
Công việc của kế toán máy có thể được hình dung qua sơ đồ chức năng sau:
Sơ đồ chức năng của phân hệ kế toán hàng tồn kho:
Ch ứ ng t ừ :
-Nhập mua, xuất vật tư cho sx.
-Bảng thanh lý kết quả sản xuất kinh doanh.
-Các chứng từ liên quan đến nhập xuất h ngà hoá.
Chuy ể n s ố li ệ u t ừ phân h ệ KT khác sang:
-Bán h ng.à
Phân hệ kế toán h ngà
tồn kho
Chuy ể n s ố li ệ u sang các phân h ệ KT khác:
-C.nợ p.trả.
-C.nợ p.thu.
-KT CF v giá th nh.à à
-KT tổng hợp.
Báo cáo :
-Báo cáo h ng tà ồn kho(Sổ chi tiết TK 152, 153, thẻ kho,Bảng kê nhập xuất tồn)

-Báo cáo h ng nhà ập
-Báo cáo h ng xuà ất.