Soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu từ liêm

BỘ NỘI VỤ

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ
XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
Ngƣời hƣớng dẫn

: THS. NGUYỄN THỊ HƢỜNG

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ THẢO

Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1405QTVC051, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14C

HÀ NỘI - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài khóa luận của riêng cá nhân tôi, các nội
dung trong bài khóa luận là kết quả trong quá trình thực tập nghiên cứu tại
Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm, kết quả trong bài
khóa luận này là trung thực, không sao chép. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian
lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Sinh viên

Nguyễn Thị Thảo


LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và sự đồng ý của cô giáo hướng dẫn Ths. Nguyễn Thị Hường, tôi
đã thực hiện đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần
sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm”.
Từ những kiến thức được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ
của tập thể cán bộ, công chức, viên chức của Công ty Cổ phần sản xuất dịch
vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm trong quá trình thực tập cùng sự hướng dẫn tận
tình của các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và giảng viên
hướng dẫn Nguyễn Thị Hường trong thời gian viết khoá luận đã trang bị cho
tôi những kiến thức làm cơ sở, nền tảng cho việc tiếp thu tri thức mới cũng
như kỹ năng nghề nghiệp, giúp đỡ tôi trong quá trình vận dụng kiến thức đã
học tại trường vào thực hiện những công việc thực tế của cơ quan nơi thực tập
và hoàn thành khoá luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do hạn chế về thời gian và phạm vi
kiến thức nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận
được sự góp ý của quý thầy cô giáo và các bạn để bài khóa luận của tôi được
hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Nghĩa đầy đủ

1

HTX

Hợp tác xã

2

SX- DV- XNK

Sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu

3

VBHC

Văn bản hành chính

4

CBCNV

Cán bộ, công nhân viên


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT............................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu ...................................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ................................................................. 3
5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu.................................................................. 3
6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 4
7. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................ 4
8. Cấu trúc của đề tài ...................................................................................... 5
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN
HÀNH VĂN BẢN ............................................................................................ 6
1.1. Những vấn đề chung về văn bản.......................................................... 6
1.1.1. Khái niệm Văn bản ........................................................................... 6
1.1.2. Khái niệm Văn bản hành chính ........................................................ 7
1.2. Phân loại văn bản hành chính ............................................................. 7
1.2.1. Văn bản hành chính (cá biệt )........................................................... 7
1.2.2. Văn bản hành chính thông thường ................................................... 8
1.3. Chức năng, vai trò của văn bản hành chính..................................... 10
1.3.1. Chức năng của văn bản hành chính ............................................... 10
1.3.2. Vai trò của văn bản hành chính ...................................................... 11
1.4. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính và yêu cầu
chung về công tác soạn thảo văn bản ....................................................... 12
1.4.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính................... 12
1.4.2. Yêu cầu chung về công tác soạn thảo văn bản ............................... 17


Tiểu kết ........................................................................................................... 23
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH

VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM ........................................................... 25
2.1. ................................................................................................................ 25
Giới thiệu về Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ
Liêm ............................................................................................................. 25
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần sản xuất
dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm............................................................... 25
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty Cổ phần sản xuất
dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm............................................................... 27
2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ Từ Liêm............................................ 31
2.2.1. Bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản ................................ 31
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch
vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm....................................................................... 31
2.2.3. Nhận xét tình hình tổ chức, quản lý công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính ................................................................................... 34
2.2.4. Nhận xét tình hình thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ
Liêm........................................................................................................... 35
2.2.5. Công tác kiểm tra đánh giá công tác soạn thảo văn bản hành chính
................................................................................................................... 54
2.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn bản
hành chính ................................................................................................. 54
2.3. Đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm ............... 55
2.3.1. Thuận lợi ......................................................................................... 55
2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 56
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính .......................................................................................... 57

Tiểu kết ........................................................................................................... 58
Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN hành
chính TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT- DỊCH VỤ- XUẤT NHẬP
KHẨU TỪ LIÊM .......................................................................................... 60
3.1. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao nhận thức công tác
soạn thảo văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ
xuất nhập khẩu Từ Liêm ........................................................................... 60
3.1.1. Đối với Ban lãnh đạo công ty ......................................................... 60
3.1.2. Đối với Bộ phận Văn phòng ........................................................... 62
3.2. Xây dựng và ban hành hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo công tác
soạn thảo văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ
xuất nhập khẩu Từ Liêm ........................................................................... 64
3.3. Tiến hành chuẩn hóa văn bản ............................................................ 66
3.3.1. Mức độ tiêu chuẩn hoá .................................................................. 66
3.3.2. Cấp độ tiêu chuẩn hoá văn bản ...................................................... 67
3.4. Giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá và khen thƣởng trong
công tác soạn thảo văn bản hành chính ................................................... 68
3.4.2. Kiểm tra, đánh giá phải theo tiêu chuẩn ........................................ 69
3.4.3. Kiểm tra, đánh giá phải có quy trình cụ thể và có sự phối hợp của
các đơn vị trong công ty............................................................................ 69
3.4.4. Tự kiểm tra đánh giá ....................................................................... 70
3.4.5. Khen thưởng.................................................................................... 70
3.5. Đảm bảo cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin trong
soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ............................................ 70
Tiểu kết ........................................................................................................... 72
PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 74
PHẦN TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................ 76
PHỤ LỤC ...........................................................................................................

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp, văn bản ngày
càng đóng vai trò không thể tách rời với mọi hoạt động của xã hội con người.
Nếu trong hoạt động quản lý nhà nước, trong giao dịch giữa cơ quan nhà nước
với cơ quan nhà nước, cơ quan nhà nước với tổ chức, công dân thì trong hoạt
động quản lý doanh nghiệp văn bản là phương tiện quan trọng để ghi lại và
truyền đạt các quyết định quản lý, là sợi dây liên lạc giữa lãnh đạo và nhân
viên.
Soạn thảo văn bản tốt thì có văn bản tốt, chất lượng tốt, truyền tải được
hết thông tin, tăng hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo, trao
đổi thông tin giữa các cấp trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; soạn
thảo văn bản kém thì chất lượng văn bản kém, gây ảnh hưởng đến quá trình
quản lý, hoạt động của cơ quan tổ chức.
Chính vì vậy, quan tâm đúng tới công tác soạn thảo và ban hành văn
bản, tới việc hoàn thiện, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác soạn
thảo văn bản sẽ góp phần tích cực và tăng hiệu quả công tác quản lý. Nhà
nước ta đã ban hành nhiều văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác soạn thảo
văn bản, tuy nhiên việc áp dụng và thực hiện các văn bản này là chỉ được
quan tâm nhiều tại các cơ quan nhà nước còn tại các doanh nghiệp tư nhân thì
công tác soạn thảo chưa được quan tâm đúng mức, việc áp dụng các văn bản
của Nhà nước, các quy định của Nhà nước còn hạn chế.
Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm là công ty
được hình thành khá lâu đời, nhân sự công ty chủ yếu là cổ đông lớn tuổi nên
vấn đề liên quan đến công tác soạn thảo văn bản không được chú trọng và còn
nhiều hạn chế. Tuy nhiên công ty đang dần trẻ hóa đội ngũ cán bộ đặc biệt là
cán bộ văn phòng, đây là điều kiện thuận lợi để công ty có thể hoàn thiện và
1

nâng cao chất lượng cho công tác soạn thảo văn bản.
Có cơ hội thực tập tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu
Từ Liêm để tìm hiểu về thực trạng công tác soạn thảo văn bản của công ty,
tìm hiểu về các nguyên nhân dẫn đến những hạn chế còn tồn tại trong quá
trình soạn thảo văn bản của công ty và nhằm mục đích hoàn thiện và nâng cao
chất lượng các văn bản được soạn thảo tại công ty. Đồng thời mong muốn
đóng góp một phần nghiên cứu của mình trong vấn đề soạn thảo văn bản, tôi
quyết định chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần
sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm”.
2. Lịch sử nghiên cứu
- GS.TS. Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS. Nguyễn Hoàng Anh, TS. Võ
Trí Hào (đồng chủ biên), (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học
Quốc Gia: Trình bày những lý thuyết về văn bản và soạn thảo văn bản tại
Phần I: Lý luận chung về văn bản và soạn thảo văn bản.
- TS. Lê Văn In (Chủ biên) (2013), Giáo trình văn bản quản lý nhà
nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ
Chí Minh: Đã đề cấp những kỹ năng thực hiện quy trình soạn thảo văn bản tại
Chương 5, Phần thứ II: Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
- PSG. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác
văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội: Đã đề cập đến vấn đề những lý luận
chung về soạn thảo văn bản tại: Chương VI: Những vấn đề chung về soạn
thảo văn bản.
- Lê Thành Tây (2008), Các tác vụ xử lý văn bản và công việc văn
phòng, NXB Thanh Hóa: Đã đi sâu vào việc thao tác xử lý văn bản trên phầm
soạn thảo văn bản tại Chương II: Xử lý đoạn text.
- Nguyễn Thị Thơm (2010), Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tại Trung tâm Đào tạo tư vấn và chuyển giao công nghệ. Thực trạng
và giải pháp, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
2

Trên thực tế, có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo
văn bản và hầu hết các công trình nghiên cứu đều tập trung đối tượng là văn
bản tại các cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan nhà nước, còn các công
trình nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản tại doanh nghiệp thì số lượng
không nhiều. Do vậy, đề tài của tôi sẽ có tình kế thừa những giá trị nghiên
cứu của các tác giả khác, đồng thời vừa có tính mới, vừa phát triển hướng
nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại doanh nghiệp.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm;
từ đó, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tổ chức
công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ
xuất nhập khẩu Từ Liêm.
- Xây dựng mẫu văn bản hành chính tại Công ty cổ phần sản xuất dịch
vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
- Tìm hiểu lý luận chung và hệ thống các văn bản quy định về công tác
soạn thảo và ban hành văn bản;
- Khảo sát thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ
phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm;
- Phân tích, đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Công
ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm để chỉ ra những ưu,
nhược điểm, nguyên nhân trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
công ty. Từ đó, đề xuất các giải pháp phù hợp để phát huy được những mặt
mạnh và hạn chế được những tồn tại của công ty.
5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính, hệ thống văn bản hành chính, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản;

3


cán bộ quản lý làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm
Phạm vi nghiên cứu: Tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập
khẩu Từ Liêm; thời gian từ năm 2012 đến năm 2017.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm nâng
cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công nhân viên, nhất là cán bộ lãnh đạo,
cán bộ trực tiếp soạn thảo văn bản theo đúng thể thức quy định thì từ đó việc
soạn thảo văn bản có đảm bảo được chất lượng văn bản đúng tiến độ, chuyên
nghiệp và khoa học hơn, giúp các CBCNV trong quá trình thi hành công việc
tiết kiệm được thời gian, đem lại hiệu quả công việc một cách nhanh chóng,
chính xác hơn.
Nếu xây dựng mẫu văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất
dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm thì văn bản được ban hành tại công ty có
được thống nhất về thể thức, kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ và nội dung văn
bản.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thu thập thông tin nhằm làm rõ vấn đề nghiên cứu, đề tài đã sử dụng
một số phương pháp nghiên cứu như:
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nghiên cứu, tìm hiểu các tài
liệu, giáo trình, bài viết và các nguồn thông tin có chọn lọc liên quan công tác
soạn thảo và ban hành văn bản.
- Phương pháp phân tích tổng hợp: Nghiên cứu các tài liệu, lý luận có
liên quan đến đối tượng nghiên cứu và phân tích tìm hiểu sâu hơn về đối
tượng nghiên cứu.
- Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu và từ đó
tìm ra những đặc trưng của đối tượng nghiên cứu tại Công ty Cổ phần sản

xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm.
4


- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ nhân viên trong công ty
để tìm hiểu chính xác hơn về đối tượng nghiên cứu, đồng thời cũng là cơ sở
để đánh giá, phân tích đối tượng.
8. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục,
đề tài có kết cấu gồm 03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm
Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn
bản hành chính tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ
Liêm
Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả
công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Công ty Cổ phần
sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm.

5


Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
1.1. Những vấn đề chung về văn bản
1.1.1. Khái niệm Văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo
góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về từ
này.
Dưới góc độ ngôn ngữ học, Trần Ngọc Thêm định nghĩa như sau: “Văn

bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn
chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, nhằm đạt tới một hoặc một số giao
tiếp nào đó” [4,tr20].
Dưới góc độ văn học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: “Văn
bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” [9,tr16].
Có nhiều quan điểm, khái niệm về văn bản nhưng có thể hiểu đơn giản:
“Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ
(hay ký hiệu) nhất định” [11; Hoặc nói một cách khác văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt
động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào
đó ( giấy, bia, đá...); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hình
thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.
Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất
định, được sử dụng trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính
trị, chính trị- xã hội, các tổ chức kinh tế...như: các văn bản pháp luật, các công
văn, tài liệu, giấy tờ. Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp
cho người soạn thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử
dụng của mình, vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức
6


và chức năng khác nhau. Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều
tiêu chí như tính chất văn bản, chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn
bản, thuộc tính pháp lý và hình thức của văn bản. Theo đặc trưng tính pháp lý
thì hệ thống văn bản được chia thành hai loại: hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật và hệ thống văn bản hành chính. Trong phạm vi nghiên cứu của
khóa luận này tôi tập trung nghiên cứu về hệ thống văn bản hành chính, công
tác soan thảo và ban hành văn bản tại Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất
nhập khẩu Từ Liêm
1.1.2. Khái niệm Văn bản hành chính
“Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin mang tính áp

dụng quy phạm pháp luật, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải
quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý” [5, tr15]. Cụ thể hơn thì văn
bản hành chính là những quyết định thành văn mang tính áp dụng pháp luật
hoặc chứa đựng những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc để giải quyết các công việc cụ thể,
phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ
chức.
1.2. Phân loại văn bản hành chính
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2011/NĐ- CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại chính sau: Văn bản hành
chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.
1.2.1. Văn bản hành chính (cá biệt )
Văn bản hành chính (cá biệt) là những quyết định quản lý thành văn do
cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ
tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có
7


tính chất cụ thể, cá biệt [6, tr32].
Văn bản hành chính (cá biệt) có các hình thức: Quyết định (cá biệt),
Chỉ thị (cá biệt), Nghị quyết (cá biệt)
- Quyết định (cá biệt): là văn bản được ban hành để giải quyết các công
việc cụ thể đối với từng đối tượng cụ thể
- Chỉ thị (cá biệt): là văn bản được ban hành để vận hành bộ máy thuộc
quyền quản lý của đơn vị nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ mà Nhà
nước giao cho đơn vị có nội dung chứa đựng các mệnh lệnh của cấp trên giao
cho cấp dưới trong việc thực hiện pháp luật và các nhiệm vụ cụ thể phát sinh

trong quá trình quản lý
- Nghị quyết (cá biệt ): là văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác
những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc
họp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề cụ thể
1.2.2. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là văn bản được hình thành trong quá
trình của hoạt động quản lý nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông
tin trong hoạt động quản lý [6, tr40]. Văn bản hành chính thông thường là
những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh
tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ
thống loại văn bản này rất đa dạng và phức tạp, có thể phân thành 2 loại
chính:
- Văn bản có tên loại: là văn bản do các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
ban hành, thể hiện rõ tên gọi như thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,
chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới
thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,
phiếu trình…).
+ Thông báo: Dùng truyền đạt nội dung một quyết định, tin tức cho các
8


cơ quan, cá nhân biết và giới thiệu một chủ trương chính sách chưa được thể
chế hóa bằng văn bản
+ Báo cáo: Dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc. Ví dụ: Báo
cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ, báo cáo
đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị;
+ Biên bản: Bản ghi chép lại những gì đã xảy ra hoặc tình trạng của
một sự việc để làm chứng về sau
+ Tờ trình: là văn bản dùng để trình bày với cấp trên hoặc cơ quan có

thẩm quyền về một chủ trương, chế độ, chính sách, một đề án công tác, một
dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn, định mức kỹ thuật và đề nghị phê duyệt
+ Đề án: Toàn bộ ý kiến có hệ thống về những công việc cần làm, được
nêu ra để thảo luận, thông qua, xét duyệt
+ Chương trình: Bản kê dự kiến công tác sẽ phải làm trong một thời
gian, theo một trình tự nhất định
+ Kế hoạch: có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh
sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành
các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định
những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện
nhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra
+ Hợp đồng: là một cam kết giữa hai hay nhiều bên (pháp nhân) để làm
hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng
thường gắn liền với dự án, trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực
hiện dự án hay một phần dự án cho mình
+ Giấy giới thiệu là hình thức để giới thiệu một cá nhân đi làm việc và
công tác tại một nơi nào đó có quan hệ hay hợp tác với đơn vị mà mình đang
theo làm việc. Giấy giới thiệu được viết ra như một sự đảm bảo để cá nhân đó
có thể có các quyền lợi nhất định khi làm việc tại nơi được giới thiệu, nhằm
hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình
9


- Văn bản không có tên loại: là văn bản dùng để giao dịch về công việc
giữa các cơ quan đoàn thể. Hình thức thể hiện của văn bản không có tên loại
đó là công văn.
+ Công văn là văn bản được dùng phổ biến trong các cơ quan để thông
tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, phản ánh tình hình, hướng
dẫn thực hiên hoặc trả lời, đề nghị với những nhiệm vụ có liên quan.
Trong hoạt động thực tiễn, công văn được sử dụng nhiều với mục đích

khác nhau nên được sử dụng phổ biến nhất. Do đó văn bản này cũng chiếm
một tỉ lệ khá lớn trong khối lượng văn bản được ban hành
1.3. Chức năng, vai trò của văn bản hành chính
1.3.1. Chức năng của văn bản hành chính
- Chức năng thông tin:
Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí,
truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết
cho hoạt động quản lí, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống
truyền đạt thông tin khác.
Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp
nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử
dụng như thế nào trong thực tế quản lý
Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại:
+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết
+ Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày
+ Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược
- Chức năng quản lí
Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả
công việc (trong cơ quan quản lí hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các
hoạt động quản lí, thí dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, thông báo…)
Để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo được khả năng
10


thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản)
Từ giác độ chức năng quản lí, văn bản hành chính gồm 2 loại:
+ Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lí:
xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối
quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan.
Ví dụ: Nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập, điều lệ…

+ Văn bản giúp cho cơ quan quản lí tổ chức các hoạt động cụ thể theo
quyền hạn của mình:
Ví dụ: Quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo…
- Chức năng pháp lí
Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí (văn
bản ghi lại và truyền đạt các quyết định hành chính)
Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể
Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiện
trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí, giữa
hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí.
Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản là
một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lí, khi xây dựng và ban hành phải cẩn
thận, chuẩn mực.
Các văn bản thể hiện tính chất pháp lí không giống nhau, có những văn
bản chỉ mang tính thông tin quản lí thông thường, có những loại mang tính
chất cưỡng chế thực hiện.
1.3.2. Vai trò của văn bản hành chính
Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm
pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ
cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.
Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt
động tác nghiệp của các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Mặc
11


dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp
luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan có thẩm
quyền điều chỉnh, sửa đổi ban hành văn bản. Văn bản tác nghiệp hành chính
chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban
hành của cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Vì thế văn

bản hành chính chiếm giữ vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ
chức.
1.4. Công tác soạn thảo, ban hành văn bản hành chính và yêu cầu
chung về công tác soạn thảo văn bản
1.4.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính là khái niệm dùng để chỉ trình
tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản hành
chính để ban hành [8, tr18].
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là trình tự các
bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến
hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tuỳ theo tính chất nội
dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình
tự ban hành tương ứng
Hiện nay Nhà nước ta mới có quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
quy phạm pháp luật, còn đối với quy trình soạn thảo văn bản hành chính chưa
có quyết định cụ thể mà các cơ quan cũng như các đơn vị, doanh nghiệp dựa
vào cơ chế và lề lối làm việc của cơ quan đơn vị mà đề ra quy trình soạn thảo
văn bản cho cơ quan, đơn vị mình. Quy trình soạn thảo chung tại các đơn vị,
doanh nghiệp được thực hiện như sau:
Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Công tác chuẩn bị soạn thảo là công tác rất quan trọng để giúp cho việc
soạn thảo được thuận lợi và chất lượng
12


- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực
hiện văn bản
+ Khi dự định ban hành một văn bản, trước hết cần xác định rõ văn bản
đó ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì, thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn của cơ quan
+ Làm sáng tỏ được mục đích ban hành văn bản, trước hết sẽ giúp cho
lãnh đạo cơ quan và người soạn thảo thấy rõ cần hay không cần thiết phải ban
hành văn bản. Loại trừ khả năng lạm phát văn bản, giấy tờ
+ Có cơ sở để xác định giới hạn của văn bản, các đối tượng giải quyết
và thực hiện văn bản
+ Xác định giới hạn của văn bản tức là xác định phạm vi các vấn đề cần
nêu ở văn bản, để làm rõ nội dung văn bản dự định ban hành đề cập những
vấn đề, mức độ, trọng tâm như thế nào
+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản là việc xác định
cơ quan hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện.
- Chọn tên loại văn bản
+ Xác định tên loại và trích yếu nội dung của văn bản: Việc xác định
hình thức văn bản sử dụng cần căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần
văn bản hoá; căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền
ban hành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Trích yếu nội
dung phải ngắn gọn và phản ánh được chủ đề của văn bản
+ Căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban hành.
Ngoài ra còn lệ thuộc vào thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan và đối
tượng giải quyết và thực hiện văn bản đó là ai
+ Tên loại văn bản cần xác định đúng đắn. Nếu không sẽ ảnh hưởng
đến hiệu lực thi hành và kết quả thực hiện của văn bản đó.
- Thu thập và xử lý thông tin
+ Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên
13


quan tới nội dung của vấn đề cần văn bản hoá. Thông tin cần thu thập là các
thông tin pháp lý và thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều
phương pháp khác nhau. Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lý chính

xác
+ Thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản
dự định ban hành. Các thông tin cần thu thập chủ yếu là các văn bản hình
thành trong hoạt động của cơ quan
Thông tin pháp lý: là các thông tin dùng làm căn cứ pháp lý cho những
vấn đề được đề cập trong văn bản, bảo đảm cho nội dung văn bản có cơ sở
pháp lý vững chắc, phù hợp với pháp luật hiện hành và quy định của các cơ
quan cấp trên, không chồng chéo hoặc mâu thuẫn với các văn bản có liên
quan khác.
Thông tin thực tế là thông tin phản ánh tình hình thực tế có liên quan
đến văn bản soạn thảo. Các thông tin thực tế dùng làm căn cứ cho việc đề ra
các chủ trương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp với thực tiễn, đảm
bảo cho các văn bản đó có khả năng thực thi và mang lại hiệu quả. Các thông
tin thực tế còn là những cứ liệu không thể thiếu để người soạn thảo tổng hợp
tình hình, số liệu, rút ra những nhận xét, đánh giá, đề xuất vấn đề.. nêu kiến
nghị có cơ sở khoa học
+ Khi soạn thảo một văn bản có nội dung đơn giản, như viết một thông
báo ngắn, thảo một văn bản nhắc nhở các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo tổng
kết công tác năm thì không nhất thiết phải thu thập thông tin, sau khi đã xác
định rõ mục đích của văn bản là có thể chấp bút.
Bước 2: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo
Sau công tác chuẩn bị là việc thực hiện xây dựng đề cương văn bản và
viết bản thảo:
- Xây dựng đề cương văn bản
+ Xây dựng đề cương văn bản là phác thảo bố cục nội dung, các ý kiến
14


lớn nhỏ trong văn bản nhằm giúp cho việc soạn thảo văn bản thuận lợi. Đề
cương được trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định những điểm cốt yếu

trong nội dung và bố cục của văn bản. Những văn có nội dung quan trọng có
thể tổ chức hội thảo thông qua đề cương
+ Cán bộ soạn thảo xây dựng đề cương: trình bày các điểm cốt yếu,
điểm chính dự định thể hiện ở nội dung văn bản.
+ Đề cương được xây dựng trên cơ sở bám sát những vấn đề đã được
xác định ở mục đích của văn bản
- Viết bản thảo
Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị chủ trì tiến hành
soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã
xác định
+ Viết bản thảo theo đề cương: phân chia dung lượng trong từng
chương, mục, đoạn sao cho hợp lý. Sử dụng linh hoạt các từ, cụm từ, câu (văn
phong rõ ràng, dễ hiểu) để trở thành một chỉnh thể thống nhất trọn vẹn về nội
dung và hình thức đưa ra.
+ Kiểm tra lại bản thảo: rà soát lại bố cục nội dung xem đã logic chưa,
đầy đủ các ý cần trình bày, các ý đó đã đáp ứng theo mục đích đưa ra của văn
bản, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật. Đồng thời kiểm tra lại thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản cũng như ngôn ngữ.
+ Xây dựng bản thảo xong gửi đến các cán bộ có liên quan và các ban
khác để xin ý kiến
Bước 3: Duyệt bản thảo
Sau khi đã viết xong bản thảo, cần trình lên cấp có thẩm quyền duyệt
văn bản:
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Người ký văn bản phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ mật, độ khẩn
(nếu có), phạm vi phổ biến của văn bản
15


-

hi trình duyệt bản thảo lên cấp có thẩm quyền nếu có sửa chữa, bổ

sung thì người soạn thảo phải sửa chữa theo đúng ý kiến của người duyệt bản
thảo, lần trình duyệt tiếp theo phải mang k m bản đã sửa lần trước để người
duyệt bản thảo xem xét quyết định
- Trường hợp bản thảo văn bản đã được duyệt của cấp có thẩm quyền
nếu có sửa chữa, bổ sung phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết
định
- Cán bộ Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác
của nội dung văn bản mà mình soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục pháp lí ban hành văn bản.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản văn bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
người duyệt bản thảo đó
- Nhân bản đúng số lượng quy định
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản
theo đúng thời gian quy định.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan quản lý
công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản
Bước 6: Trình cấp c thẩm quyền em

t, ký ban hành

Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo
quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo)
16


Bước 7: Hoàn thiện văn bản để ban hành
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn
thư thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được
ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một
bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn
thảo.
Thực hiện các bước trong quy trình soạn thảo, giúp cho người soạn thảo
đảm bảo về nội dung của văn bản, chất lượng văn bản, tránh được sai sót
trong quá trình soạn thảo văn bản và thực hiện được mục đích đề ra khi ban
hành văn bản.
1.4.2. Yêu cầu chung về công tác soạn thảo văn bản
1.4.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản
Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại
văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan, các tổ chức kinh
tế, chính trị, xã hội. Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất
khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội. Với cơ

quan, đợn vị là doanh nghiệp thì thẩm quyền ban hành văn bản như sau:
- Đại hội đồng cổ đông- Hội đồng quản trị: Quyết định bổ nhiệm Chủ
tịch Hội đồng quản trị; Giấy ủy quyền cho cá nhân đi họp; Các quyết định về
chiến lược phát triển công ty
17


- Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc: Quyết định cá biệt;
Quy chế; Quy định; Thông báo; Chương trình; Kế hoạch; Báo cáo; Biên bản;
Hợp đồng; Công văn; Giấy ủy quyền; Giấy giới thiệu; Giấy mời; Giấy nghỉ
phép; Phiếu lấy ý kiến
- Ban kiểm soát: Điều lệ; Quyết định; Thẩm định, báo cáo
- Giám đốc :Báo cáo ; Thông báo ; Kế hoạch
- Trưởng phòng : Báo cáo; Thông báo; Kế hoạch
1.4.2.2. Yêu cầu về nội dung văn bản
Mỗi một loại văn bản quản lý đều có thể có yêu cầu riêng về bố cục,
ngôn ngữ văn phong… Và để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng, đòi hỏi
người soạn thảo không chỉ cần biết được những yêu cầu riêng biệt của từng
loại văn bản mà còn phải đảm bảo các yêu cầu nội dung sau đây:
- Văn bản phải có tính mục đích
Văn bản quản lý nhà nước hay văn bản của các cơ quan doanh nghiệp,
tổ chức bất kỳ đều được ban hành với danh nghĩa là cơ quan nhằm đề ra các
chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một
văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi
văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước
khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì?
nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực
hiện văn bản là gì?
- Văn bản phải có tính khoa học

+ Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ
hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một
văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông
tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác.
18