Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại UBND huyện mỹ lộc tỉnh nam định

BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
T

HỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG
TẠI Ủ
AN NH N
N HU ỆN M LỘ
TỈNH NAM ĐỊNH
Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
: THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN
: VŨ THỊ THẢO
: 1405QTVB049
: 2014-2018
: ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI - 2018


LỜI AM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn

của ThS. Đinh Thị Hải Yến. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài
này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh
giá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham
khảo.
Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng
như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú
thích nguồn gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm về nội dung của mình.
Sinh viên thực hiện

Vũ Thị Thảo


LỜI CẢM ƠN
Đối với tôi, được làm khóa luận tốt nghiệp là một thuận lợi vô cùng
lớn. Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã cố gắng vận dụng kiến thức đã có
khi ngồi trên ghế nhà trường cũng như của bản thân và trau dồi kiến thức lĩnh
hội được.Đây là nền tảng vững chắc cho bước ngoặt khi ra trường, đồng thời
giúp tôi nắm bắt một cách khái quát nhất về lĩnh vực mình nghiên cứu.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô Đinh Thị Hải Yến, người đã
tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thiện bài khóa luận này.
Qua bài khóa luận này, tôi xin cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo khoa
Quản trị văn phòng nói riêng và toàn thể thầy, cô trường Đại học Nội Vụ nói
chung, những người đã dạy dỗ truyền đạt kiến thức bổ ích trong suốt 4 năm
học vừa qua.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban thuộc Ủy
ban Nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi
được tìm hiểu thực tiễn tại cơ quan.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên

văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo và tạo
diều kiện tìm kiếm và sử dụng tài liệu để tôi hoàn thành bài nghiên cứu của
mình một cách chính xác nhất.
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất
định, vì vậy báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ
quan trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Tôi rất mong
nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của các cán bộ,
chuyên viên văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Lộc, các Thầy, Cô trong
khoa Quản trị văn phòng để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện tốt hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


ANH MỤ TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Nguyên nghĩa

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

CVP

Chánh văn phòng

PCVP

Phó chasnh văn phòng


MỤC LỤC
LỜI AM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1
2.Tổng quan tình hình nghiên cứu: ............................................................. 1
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 4
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4
6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................. 4
7. Bố cục đề tài............................................................................................ 5
PHẦN

NỘI DUNG ..................................................................................... 6

HƢƠNG 1

Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ T

CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT

ĐỘNG VĂN PHÕNG ..................................................................................... 6
1.1 Khái niệm cơ bản .................................................................................. 6
1.2 Nguyên tắc tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng: ...................... 9
1.3 Nội dung tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng ........................ 10

1.3.1 Tổ chức bộ máy văn phòng.............................................................. 10
1.3.2 Xây dựng chương trình, công tác kế hoạch ..................................... 11
1.3.3 Tổ chức xây dựng quy chế và điều chỉnh hoạt động theo quản lý .. 11
1.3.4 Tổ chức công tác thông tin ............................................................. 12
1.3.5 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ ..................................................... 13
1.3.6 Tổ chức hậu cần ............................................................................... 14
1.3.7 Giao quyền, ủy quyền. ..................................................................... 15
1.3.8 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận ................................ 15
1.3.9 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng. ........................................ 16
1.3.10 Tổ chức quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất................................ 16
1.3.11 Tổ chức các cuộc hội họp .............................................................. 17


1.3.12 Tổ chức hoạt động giao tiếp .......................................................... 17
1.4 Yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và điều hành văn phòng..................... 19
Tiểu kết: .................................................................................................... 20
HƢƠNG 2 THỰC TRẠNG ÔNG TÁ T
HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG THUỘC Ủ

CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH

AN NH N

N HU ỆN

M LỘC TỈNH NAM ĐỊNH ....................................................................... 21
2.1 Khái quát về UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định. ......................... 21
2.1.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức UBND huyện
Mỹ Lộc. ..................................................................................................... 21
b,Cơ cấu tổ chức UBND huyện Mỹ Lộc .................................................. 23

2.1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng tại UBND
huyện Mỹ lộc. ........................................................................................... 24
a,Chức năng .............................................................................................. 24
b, Nhiệm vụ, quyền hạn: ........................................................................... 25
2.2 Thực trạng công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng tại
UBND huyện Mỹ Lộc............................................................................... 29
2.2.1 Tổ chức bộ máy văn phòng tại UBND huyện Mỹ Lộc ................... 29
2.2.2 Xây dựng chương trình kế hoạch công tác và tổ chức thực hiện kế
hoạch ......................................................................................................... 36
2.2.3 Tổ chức xây dựng quy chế và điều chỉnh hoạt động theo quy chế . 39
2.2.4 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ ..................................................... 40
2.2.4.1 Trong công tác văn thư: ................................................................ 40
b,Quản lý văn bản ..................................................................................... 43
2.2.4.2 Trong công tác lưu trữ .................................................................. 52
2.2.5 Tổ chức công tác thông tin .............................................................. 55
2.2.6 Công tác hậu cần .............................................................................. 57
2.2.7 Giao quyền, ủy quyền ...................................................................... 59
2.2.8 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận ................................ 59


2.2.9 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng ......................................... 60
2.2.10 Tổ chức quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất................................ 61
2.2.11 Tổ chức hội họp ............................................................................. 62
2.2.12 Tổ chức hoạt động giao tiếp .......................................................... 65
2.3 Đánh giá chung ................................................................................... 67
2.3.1 Đánh giá ưu điểm- nhược điểm ....................................................... 67
2.3.2 Hạn chế ............................................................................................ 70
2.3.3 Nguyên nhân .................................................................................... 70
Tiểu kết: .................................................................................................... 71
HƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT N NG AO ÔNG TÁ

T

CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG .................... 72
3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo.............................................................. 72
3.2 Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.......................... 73
3.3 Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ
thông tin trong văn phòng ......................................................................... 73
3.4 Tăng cường công tác đào tạo và phát triển nhân sự ........................... 74
3.5 Tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng ........................... 76
3.6 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng .......... 77
Tiểu kết: .................................................................................................... 77

KẾT LUẬN .................................................................................................... 78
DANH MỤ TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 79
PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Để hướng tới một nền cải cách hành chính hiệu quả, đất nước ta đã và
đang bước sang một giai đoạn phát triển mới với các cơ hội mới, thời cơ mới,
thách thức mới. Nhà nước đang đứng trước nhiều nhiệm vụ mới, cần được
giải quyết bởi vai trò mới, hình thức và phương thức hoạt động mới. Theo đó,
sự chuyển mình trong công tác văn phòng là yếu tố tiên quyết để đáp ứng
được sự đồng điệu đó. Bởi văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong
cơ cấu tổ chức của cơ quan nhà nước cũng như giữ vai trò then chốt của nhiều
cơ quan, đơn vị nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, điều hành và
đảm bảo hoạt động có chất lượng cho quá trình quản lý.
Cũng như vậy, văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định cũng
không phải ngoại lệ, luôn đề cao công tác văn phòng từ việc tổ chức hoạt

động đến khâu điều hành văn phòng. Tuy nhiên, trong việc thực hiện nghiệp
vụ quan trọng này có một số khó khăn, vướng mắc xảy ra. Đó là một số vấn
đề như tổ chức giải quyết công việc, thủ tục hành chính, sắp xếp nơi làm việc,
bố trí nguồn nhân lực, cách thức quản lý nhân sự,

mang lại tác động xấu tới

thực hiện công việc và ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình phục vụ nhân dân.
Xuất phát từ các vấn đề nêu trên tác giả lựa chọn đề tài “T ch c và
i u hành ho t

n v n ph n t i

n nhân ân huyện

c t nh

m

nh làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp. Với mong muốn góp phần lý giải
nhiều vấn đề cả về lý luận và thực tiễn, đưa ra một số giải pháp nâng cao chất
lượng trong việc khắc phục những bất cập trong việc tổ chức điều hành văn
phòng tại cơ quan.
2.Tổng quan tình hình nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn
phòng không còn là đề tài xa lạ với các nhà nghiên cứu, do vậy, đây là đối
tượng được đề cập tới rất nhiều trong các đề tài nghiên cứu khoa học.

1

Sách iáo trình:
Giáo trình Quản tr v n ph n của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri đã bao
quát được khối kiến thức nền tảng về văn phòng và quản trị văn phòng; nội
dung cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng và các mối quan hệ vận động diễn ra
trong hoạt động văn phòng.
Giáo trình Quản tr v n ph n của GS.TS Nguyễn Thành Độ đã tổng
hợp được những kiến thức liên quan tới những vấn đề chung về văn phòng và
tổ chức văn phòng (lý luận về văn phòng, công tác văn phòng và quản trị văn
phòng); các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng.
Giáo trình T ch c i u hành ho t

ng của các côn sở do của

PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm biên soạn trình bày về tổ chức hoạt động của
các công sở hành chính, nêu lên vai trò của văn phòng, kỹ thuật và kỹ năng
hành chính, điều kiện làm việc và thiết bị trong điều hành công sở.
Giáo trình Côn tác t ch c v n ph n và so n thảo v n ản Nhà xuất
bản: Lao động - Xã hội biên soạn giúp cho hiểu thêm về các quy định liên
quan đến các yêu cầu về đổi mới sắp xếp tổ chức bộ máy, về tuyển dụng, sử
dụng và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, về quy chế làm việc, hội họp
và ban hành các văn bản của các cơ quan trong bộ máy nhà nước.
Giáo trình Quản tr v n ph n của Nghiêm Kỳ Hồng & Lê Văn In
(2015) trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản như: những vấn đề cơ
bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đề cập đến vấn đề đổi mới và hiện
đại hóa văn phòng; một số kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản.
=> Về cơ bản, những giáo trình này đã cung cấp cho tác giả rất nhiều
nội dung về mặt lí luận của đề tài.
Các

tài n hiên c u:

Đó là đề tài khóa luận Tiếp tục hoàn thiện côn tác v n ph n t i Sở
Thươn m i- Du l ch t nh Phú Thọ được công bố của tác giả Vũ Thị Thanh
Nga, năm 2012.Đề tài đã làm rõ vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hoạt

2


động văn phòng và đưa ra đánh giá bản thân về công tác này.
Luận văn thạc sĩ T ch c và ho t

ng củ v n ph n Uỷ

ân cấp huyện từ thực tiễn Thành phố Hồ Chí

n

hân

inh được công bố của tác giả

Khuất Thị Kim Dung, Học viện Khoa học Xã hội, năm 2016. Đề tài chỉ ra cơ
sở lý luận cần thiết và pháp lý của công tác tổ chức hoạt động của Ủy ban
Nhân dân cấp huyện, thực tiễn trong quá trình tổ chức và hoạt động của Văn
phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện tại thành phố Hồ Chí Minh, đưa ra đánh
giá chung, quan điểm cá nhân trong đổi mới công tác.
Cùng với đó là đề tài khóa luận có nội dung liên quan như: T ch c và
i u hành ho t

n v n ph n t i b phận m t cửa, m t cử liên thôn

n nhân ân hu ện Tĩnh Gi

thu c

t nh Th nh Hó của sinh viên Phạm

Trần Đức. Đây là đề tài khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Quản trị văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Các đề tài này lần lượt cung cấp cho tác giả những kiến thức lý luận về
văn phòng; công tác tổ chức, điều hành các hoạt động trong văn phòng phù
hợp với hướng nghiên cứu.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu: Trên cơ sở nghiên cứu lí luận và thực trạng công tác tổ chức
và điều hành văn phòng, đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác này cho
UBND huyện Mỹ Lộc và các cơ quan nói chung.
Nhiệm vụ: Để thực hiện mục tiêu đề ra trong đề tài tác giả tập trung
nghiên cứu những nhiệm vụ chủ yếu sau:
* Thứ nhất tìm hiểu cơ sở lí luận về công tác tổ chức và điều hành văn
phòng;
* Thứ hai, nghiên cứu phản ánh, đánh giá thực trạng công tác tổ chức
và điều hành văn phòng UBND huyện Mỹ Lộc;
* Thứ ba, trên cơ sở nhận xét đánh giá thực trạng, đề xuất một số giải
pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành văn phòng UBND

3


huyện Mỹ Lộc.

4. Đ i tƣ ng và ph

vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn
phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.
Phạm vi nghiên cứu:
Về mặt không gian: Khóa luận chỉ tập trung nghiên cứu thực tiễn công
tác tổ chức và điều hành hoạt động củaVăn phòng UBND huyện Mỹ Lộc.
Về mặt thời gian: Khóa luận tập trung nghiên cứu thực tiễn công tác tổ
chức và điều hành hoạt động của Văn phòng UBND Mỹ Lộc trong thời gian
từ đầu năm 2016 đến hết năm 2017.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phươn pháp sử ụn tài liệu: Tác giả sử dụng các công trình nghiên
cứu có liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận thực tiễn của đề tài.
Phươn pháp qu n sát t ng hợp: Tác giả sử dụng phương pháp này
nhằm mục đích thu thập những thông tin thực tế về tất cả những nội dung về
công tác văn phòng tại UBND huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.
Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo, tạp chí chuyên ngành, một
số luận án, giáo trình liên quan đến đề tài.
Phươn pháp i u tr

khảo sát thực tế: Đây là phương pháp nghiên

cứu chính mà tác giả sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài, để tổng hợp các
thông tin, tài liệu một cách chính xác nhất trong thực tế.
Phươn pháp thốn kê toán học: tác giả sử dụng phương pháp này
đề thu thập những số liệu có liên quan một cách chính xác nhất để lập các
bảng biểu, thống kê số liệu.
6. Giả thuyết nghiên cứu

Công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng UBND cấp huyện
còn nhiều hạn chế, khuyết điểm.Nếu đưa ra một số giải pháp phù hợp thì liệu
có thể nâng cao chất lượng công tác tổ chức và điều hành hoạt động văn

4


phòng UBND huyện Mỹ lộc nói riêng và UBND cấp huyện nói chung.
7. B cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận , danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục
đề tài gồm ba chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tổ chức và điều hành văn phòng
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và điều hành văn phòng thuộc
Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức và
điều hành văn phòng thuộc Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Lộc tỉnh Nam Định.

5


PHẦN
HƢƠNG 1

NỘI UNG

Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ T

CHỨ VÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT

ĐỘNG VĂN PHÕNG

1.1 Khái niệm cơ bản
Trong cuốn sách Thuật ngữ hành chính, Nxb Viện nghiên cứu Khoa
học hành chính, năm 2002 dẫn ra một số cách hiểu như sau:
Trong từ điển Bách khoa toàn thư của Nga, thuật ngữ văn phòng có
nguồn gốc từ tiếng Latinh là cancenllarus, có nghĩa là người chuyển thư từ,
văn bản. Đây là bộ phận thực hiện công việc văn thư, văn bản trong các cơ
quan, tổ chức. Các nước phương tây gọi Văn phòng là office.
Từ iển Oxford Advanced xuất bản lần thứ 5 năm 1995 định nghĩa văn
phòng là tòa nhà làm việc của một tổ chức kinh doanh hay hành chính; là nơi
thực hiện một dịch vụ công (Bưu điện) ; là bộ phận đại diện của một tổ chức
(Văn phòng ngoại giao), một cá nhân (Văn phòng nghị sĩ, văn phòng luật
sư ).
Theo Từ iển tiến Việt định nghĩa văn phòng được giải thích là bộ
phận phụ trách công việc, giấy tờ, hành chính trong một cơ quan 1.Tuy nhiên,
đây chỉ là cách hiểu thông thường, trên thực tế, thuật ngữ "văn phòng" được
hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Một mặt văn phòng được hiểu như là bộ
máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị (văn phòng
giám đốc, văn phòng luật sư); hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan. Mặt khác, văn phòng còn
được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong các tổ
chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp
Trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, phản
ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời
kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Về cơ bản,
1

Từ iển tiến Việt do Viện Ngôn ngữ học chủ biên, năm 1992. [tr. 1408]

6

hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu về văn phòng2: Thứ nhất, tiếp cận về mặt
cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực
tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.
Thứ hai, tiếp cận về mặt không gian: Theo cách tiếp cận này, văn phòng có
thể hiểu theo hai nghĩa dưới đây: Một là, là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn
vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Hai là, là
nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ như: văn phòng nghị sĩ, văn
phòng tổng giám đốc... Thứ ba, tiếp cận hoạt động: Văn phòng là một dạng
hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu
trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Tuy có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn
phòng, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau.
Luận văn này tiếp cận thuật ngữ văn phòng theo nghĩa Văn phòng là
một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp
thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều
kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó3.
T ch c:
 Cách hiểu về tổ chức theo tác giả Hoàng Phê4:
Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những
chức năng nhất định.
Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có
được một hiệu quả lớn nhất.
Làm công tác tổ chức cán bộ.
2

Cuốn sách 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành chính văn phòng của Nguyễn Thị Thu Vân và Nguyễn Thị
Thu Hà, Nxb Chính trị Quốc gia, 7/ 2013 [tr. 7-8].
3

Giáo trình: “Quản tr v n ph n

– Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền. NXB. Đại

học Kinh tế Quốc dân, năm 2005.
4

Từ iển tiến Việt, Viện ngôn ngữ, Nhà xuất bản Từ điển Bách khoa ấn hành, Hoàng Phê chủ biên, năm
2010.

7


 Định nghĩa về tổ chức theo PGS.TS. Phạm Huy Tiến5:
Với nghĩa động từ: Chỉ một tập hợp hoạt động được thiết kế, chuẩn bị
và thực hiện trong một giới hạn thời gian nhằm đạt được mục tiêu nhất định
=> chỉ đến một quá trình.
Với nghĩa danh từ: Chỉ sự hiện diện của một cơ quan nhất định, có
chức năng, nhiệm vụ và hoạt động cụ thể, với cơ cấu bộ máy bao gồm con
người và cơ sở vật chất hỗ trợ như nhà xưởng, văn phòng, trang thiết bị,v.v
Với nghĩa là danh từ tổ chức được xem như là một thưc thể xã hội.
 Định nghĩa tổ chức của Tô Hạ Tử6: Tổ chức là một đơn vị xã hội, được
điều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm
đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung.
Nếu nhất thiết phải đưa ra một định nghĩa chung về tổ chức thì đó là tập
hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm
quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc
nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau
bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung.
i u hành v n ph n :

Điều hành có nghĩa là hướng dẫn cho mọi hoạt động chung diễn ra theo
một đường lối, chủ trương nhất định7.
Điều hành văn phòng là một loại hoạt động được thực hiện trong cơ
quan công sở mà mục đích là làm cho hoạt động của các cá nhân, bộ phận hài
hòa với nhau hướng tới mục tiêu chung. Điều hành văn phòng bao gồm những
hoạt động như: phân công công việc; điều hòa, phối hợp, chỉ đạo hoạt
động nhằm kết nối, phối hợp hoạt động giữa các cá nhân các phòng, ban,
các tổ chức, đơn vị trực thuộc để tạo ra sự kết nối, liên tục trong hoạt động
5

T ch c học i cươn , Nhà xuất bản Hà Nội, năm 2007.
S tay nghiệp vụ cán
làm côn tác t ch c nhà nước, Tô Tử Hạ chủ biên, Ban tổ chức cán bộ Chính phủ,
năm 2000.
7
/>6

8


của cơ quan đạt mục tiêu chung. Điều hành văn phòng là hoạt động hướng
dãn, chỉ đạo công việc của văn phòng theo cách thức, trình tự nhất định hay là
những hoạt động điều hòa phối hợp giữa các cá nhân, tổ chức, đơn vị trong
một cơ quan để hướng đến thực hiện nhiệm vụ chung của công sở hoặc giải
quyết một hoạt động cụ thể.
T ch c và i u hành ho t

n v n ph n : Dựa theo khái niệm chung

về văn phòng, tổ chức, điều hành tác giả khái quát khái niệm tổ chức và điều

hành hoạt động văn phòng như sau:
Tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng là việc bố trí, sắp xếp các
công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho
chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của văn
phòng.
1.2 Nguyên tắc tổ chức và điều hành ho t động văn phòng
u ên tắc côn kh i: Đây là nguyên tắc cần kíp của bất kỳ văn phòng
nào. Mục đích là tạo sự hiểu biết và hợp tác trong công việc, đòng thời tạo
điều kiện để văn phòng linh ứng thích nghi với những diễn biến không ổn
định khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung. Đây là nguyên tác là cho tính
cục bộ và quan liệu hạn chế trong quá trình tổ chức cũng như điều hành công
sở.
u ên tắc liên tục: Cơ sở áp dụng nguyên tắc này là do quá trình quản
lý là quá trình diễn ra thường xuyên và liên tục. Do vậy, quá trình tổ chức,
điều hành dựa trên tính liên tục, tính phối hợp với quy chế hoạt động của văn
phòng.
u ên tắc phân côn rõ ràn v nhiệm vụ, quy n h n và trách nhiệm
của từn cá nhân từng b phận: Tại sao phải phân công như vậy? là để thúc
đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cũng đề cao trách nhiệm cá
nhân, tập thể để hoàn thành mục tiêu đề ra. Nó cho phép phát huy năng lực
sáng tạo trên cơ sở tìm kiếm những phương thức hoạt động thích hợp. Việc

9


phân công cũng tránh làm công việc chồng chéo, giảm bệnh quan liêu. Tùy
theo đặc thù, đặc điểm công việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn để phân
công một cách khoa học, hợp lý.
u ên tắc tập trun

ân chủ: Mục đích của nguyên tắc này là tập hợp

trí tuệ tập thể, trên cơ sở đó người điều hành quyết định đưa ra nhất quán
nhằm đảm bảo quyết định đó ban hành đúng đắn và có tính khả thi cao. Quy
trình thực hiện nguyên tắc này là lấy ý kiến thông qua hình thức bỏ phiếu,
biểu quyết, tổ chức hội họp, bàn bạc dân chủ và công khai.
u ên tắc tuân thủ pháp luật:Tuân thủ pháp luật để đảm bảo các hoạt
động là đúng đắn pháp luật. Khi vi phạm sẽ bị xử lý bằng biện pháp chế tài.
1.3 Nội dung tổ chức và điều hành ho t động văn phòng
1.3.1 Tổ chức bộ máy văn phòng
Căn cứ vào các thể chế, pháp luật, các chính sách, các quy định của nhà
nước, các văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý cấp trên để tiến hành xây
dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. Đây là cơ sở quan trọng nhằm
xác định các đặc trưng cần có (cơ bản nhất) đảm bảo việc tổ chức và hoạt
động của văn phòng theo đúng đường lối chính sách của Đảng và Chính phủ,
đảm bảo nguyên tắc tập quyền xã hội chủ nghĩa.
Cơ cấu bộ máy hay nói cách bộ máy của văn phòng phải được thiết kế
gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc, mọi hoạt động của bộ máy phải
thông suốt từ cấp trên xuống cấp dưới, có hiệu quả, xây dựng các phân hệ
chức năng nhằm đảm bảo mục tiêu; phân cấp trách nhiệm và quyền hạn cho
từng cấp quản lý; xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận với cấp
trên và với các đơn vị đối tác; xác định nhu cầu về cán bộ và thông tin. Xác
định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ giữa
các bộ phận. Xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu là sự chuyên môn
hoá hoạt động quản lý qua sự phân cấp và phân chia chức năng, quyền hạn
cho các bộ phận. Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ; giao

10

quyền hạn và quyết định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho từng bộ
phận.Về cơ bản cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng bao gồm lãnh đạo văn
phòng (Chánh văn phòng và 02 Phó Chánh văn phòng) và các cán bộ, công
chức phụ trách các công việc chuyên môn, nghiệp vụ, phục vụ sau: Thông tintổng hợp, Văn thư lưu trữ, quản trị mạng công nghệ thông tin, kế toán, thủ
quỹ, lái xe, tạp vụ, phục vụ nhà khách.
1.3.2 Xây dựng chương trình, công tác kế hoạch
Chương trình, kế hoạch là công việc quan trọng trong tổ chức hoạt
động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân. Nó giúp cho cơ quan, tổ
chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế
hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình,
kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức
trong các hoạt động; chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công
việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Đối với văn phòng HĐND-UBND thì công tác tổ chức và xây dựng
chương trình kế hoạch cũng được tiến hành thực hiện như các phòng ban
chuyên môn khác. Không chỉ phục vụ cho hoạt động công tác tổ chức và điều
hành văn phòng mà còn giúp tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế xã hội, tình
hình hoạt động trong một năm, kết quả đạt được hay những hạn chế tồn tại
cần khắc phục. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch chung, lãnh đạo hay
trưởng các bộ phận tiến hành phân chia công việc, mục tiêu cho từng giai
đoạn như công tác năm, quý, tháng hay lịch công tác tuần.
Thực hiện tốt nhiệm vụ này tạo ra guồng máy hoạt động luôn luôn chủ
động, sáng tạo, hàn thành công việc theo quy định. Thường xuyên và đồng bộ
là tất yếu đối với xây dựng chương trình công tác, kế hoạch của văn phòng
thuộc UBND cấp huyện nói riêng và văn phòng nói chung.
1.3.3 Tổ chức xây dựng quy chế và điều chỉnh hoạt động theo quản lý
Quy chế là hệ thống các điều khoản được quy định thành văn bản về

11

chế độ hoạt động thống nhất của tổ chức, cơ quan, đơn vị; do tổ chức, cơ quan
có thẩm quyền phê duyệt nhằm tăng cường kỷ luật, kỷ cương, nâng cao tinh
thần trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và chất lượng công tác của
tổ chức, cơ quan, đơn vị đó. Đây là văn bản mang tính nguyên tắc với những
điều khoản quy định thành chế độ để mọi người chấp hành, nhằm hoàn thành
những công việc theo chức trách nhiệm vụ được giao. Nội quy, quy chế là
công cụ quan trọng của văn phòng để duy trì hoạt động hàng ngày, là phương
tiện cần thiết giúp cho công tác quản lý. Trong văn phòng, các phong trào thi
đua; cải tiến tổ chức và lề lối làm việc, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí,
quan liêu, chống tham nhũng; việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, bổ
nhiệm cán bộ, công chức; thực hiện chế độ, chính sách liên quan đến quyền
và lợi ích của cán bộ, công chức; thực hiện quy chế dân chủ, nội quy cơ quan.
Việc xây dựng nội dung quy chế cần đảm bảo tính khoa học, thực tiễn và tính
cụ thể. Hiện nay, một số văn phòng đã xây dựng quy chế nhưng quá trình
thực hiện ở nhiều nơi vẫn chưa chuẩn, chưa đúng với quy định đề ra, thậm chí
còn vi phạm. Do đó phải có những điều chỉnh sửa đổi, sắp xếp lại hợp lý các
hoạt động theo cách quản lý thống nhất.
1.3.4 Tổ chức công tác thông tin
Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức
nhằm đạt mục tiêu chung. Không có hoạt động nào của tổ chức nào mà không
có thông tin. Không có thông tin thì tổ chức đó không thể thực hiện được bất
kỳ sự điều phối và thay đổi nào cả. Thông tin là cơ sở để ra quyết định, xác
định phương hướng hoạt động, đưa ra hình thức quản lý phù hợp và hiệu quả.
Đối với văn phòng HĐND-UBND cấp huyện, ngay từ khâu thu thập,
xử lý thông tin phải cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng
ngày, hàng tuần trên tất cả mọi mặt. Thông tin phong phú, phức tạp và ở
nhiều nguồn khá nhau.Từ việc thu thập thông tin hoạt động các phòng ban
chuyên môn khác, các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cấp trên hay tiếp nhận

12


thông tin từ phía công dân để có thể nắm bắt, giải quyết công việc kịp thời
chính xác. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm kết quả phân tích không chính xác,
kéo theo quyết định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu. Ngược lại, nếu nắm bắt
thông tin kịp thời giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí. Làm
tốt công tác thông tin thì hoạt động và dịch vụ phục vụ cho công dân, tổ chức
đạt chất lượng cao.
Ngày nay, văn phòng ngày càng hội nhập với sự bùng nổ mạnh mẽ của
công nghệ thông tin, bên cạnh việc trang bị máy móc hiện đại cho công tác
thông tin còn đòi hỏi cập nhật nắm bắt thông tin thường xuyên, liên tục hơn
để đáp ứng thực tiễn.
1.3.5 Tổ chức công tác văn thư lưu trữ
Công tác Văn thư- Lưu trữ không thể thiếu được trong hoạt động của
tất cả các cơ quan, tổ chức. Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình
đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách,
phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại
những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối
với văn phòng cấp huyện là cơ quan trực tiếp giúp tổ chức điều hành bộ máy,
có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn
thư- Lưu trữ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác tổ chức
và điều hành hoạt động văn phòng.
Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện có bộ phận văn thư – lưu trữ
chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực
hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và
các tổ chức thuộc huyện và đối với Ủy ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh
lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản
ở kho lưu trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.

Thông thường bộ phận thực hiện công tác lưu trữ được đặt dưới sự

13


quản lý của Văn phòng và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng cơ
quan.
Căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống
nhất về công tác văn thư- Lưu trữ văn phòng thuộc UBND cấp huyện nói
riêng là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành Văn thư- Lưu trữ.
Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác này. Có như vậy tổ chức công
tác Văn thư- Lưu trữ mới đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
1.3.6 Tổ chức hậu cần
Tổ chức công tác hậu cần ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu, thành công
của chương trình. Đặc biệt, công tác hậu cần bao gồm nhiều hoạt động liên
quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Đó không chỉ là những công việc nhỏ làm
trước khi bắt đầu diễn ra mà còn bao gồm các hạng mục phức tạp khác diễn ra
xuyên suốt trong quá trình đó. Nó đóng vai trò quan trọng mang đến sự liên
kết trong khi hội họp được triển khai. Các hoạt động hậu cầu giúp các tổ chức,
nguồn lực được đảm bảo để chương trình sự kiện được tiến hành theo đúng
mục tiêu đặt ra.
Cũng như vậy, công tác tổ chức hậu cần phục vụ cấp huyện là một
trong những chức năng quan trọng của văn phòng cấp huyện, ảnh hưởng
không nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành của cấp huyện và
hình ảnh, thương hiệu của địa phương trong hoạt động đối ngoại của cấp
huyện. Đặc biệt là trong quá trình tổ chức hội nghị hay các cuộc họp.
Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho Ban lãnh đạo, chức năng
này thể hiện thông qua các hoạt động: Xây dựng triển khai chương trình, kế
hoạch công tác; tổ chức hội nghị, hội họp; tổ chức chuyến đi công tác của

lãnh đạo.
Thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong

14


cơ quan. Đồng thời cũng phải quan tâm đời sống cán bộ trong cơ quan. Chính
vì vậy, công tác này ngày càng đánh giá cao.
1.3.7 Giao quyền, ủy quyền.
Giao quyền hay ủy quyền là công cụ không thể thiếu để người quản lý
vận hành một tổ chức, và thực hiện các giao dịch với đối tác thông qua các
nhân sự thuộc quyền. Đây là cách mà lãnh đạo văn phòng sử dụng khi vắng
mặt, công tác xa hay đi tập huấn,bồi dưỡng. Nghiệp vụ giao quyền ủy quyền
cho cấp dưới để đảm bảo công việc đơn vị diễn ra bình thường, duy trì thường
xuyên liên tục. Đôi khi, lãnh đạo văn phòng do có nhiều công việc phải giải
quyết, cần phân công người trợ giúp giám sát điều hành hoạt động văn phòng
thông qua người ủy quyền. Dựa vào chức năng, nhiệm vụ văn phòng mà lãnh
đạo phân quyền, phân công trách nhiệm giải quyết, đó là phương thức tạo độ
linh hoạt cao trong công việc. Để đạt được hiệu quả cao, trước hết lãnh đạo
cần bàn bạc, xác định rõ quan điểm, nội dung nguyên tắc giao quyền ủy
quyền, lập văn bản cam kết chấp hành nghiêm túc nghiệp vụ này để tạo thuận
lợi cho người tín nhiệm và người nhận quyền. Cần lập kế hoạch dự kiến giao
quyền, ủy quyền nhận quyền đồng thời phải theo dõi, đãnh giá quá trình thực
hiện công việc của người nhận quyền. Khi hết thời gian giao quyền ủy quyền,
lãnh đạo tiếp tục chịu trách nhiệm công việc.
Như vậy, đây là một trong những nghệ thuật mà một nhà lãnh đạo giỏi
phải nắm vững. Không giao quyền uỷ quyền thì nhà lãnh đạo có nguy cơ ngập
lụt trong những công việc lẽ ra họ không phải làm. Nhưng nếu giao quyền uỷ
quyền không tốt sẽ gây tốn nhiều nguồn lực, không đạt được kết quả mong

muốn. Vì vậy, giao quyền uỷ quyền cần phải được xem là một trong những kỹ
năng được ưu tiên hàng đầu trong công tác lãnh đạo văn phòng.
1.3.8 Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận
Ngày nay, trong mỗi tổ chức đơn vị nói riêng đều chia ra các phòng,
ban bộ phận thực hiện các chức năng khác nhau. Đôi khi, ngay giữa các bộ

15


phận cũng nảy sinh những mâu thuẫn về lợi ích, dẫn đến các quyết định tồi,
những xung đột không được giải quyết, việc thực thi nghèo nàn và các cơ hội
bị bỏ lỡ. Do đó, tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng
nói riêng là điều cần thiết giúp công việc thuận lợi, trôi chảy hơn.
Phối hợp công việc giữa các bộ phận phát huy được các nguồn lực để
tập trung và xử lý có hiệu quả những vấn đề khó khăn, phức tạp trong văn
phòng mà đối với một người, một bộ phận không thể giải quyết được. Bên
cạnh đó, định rõ về trách nhiệm phối hợp theo dõi giữa các bộ phận để có cơ
sở pháp lý thực hiện công tác phối hợp đạt chất lượng.
1.3.9 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng.
Trong quá trình tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng, kiểm tra
giám sát là công tác quan trọng và không thể thiếu. Bởi có kiểm tra giám sát
sẽ phát hiện được sai sót hay những điểm chưa hợp lý trong quá trình thực
hiện công việc cần khắc phục sửa lỗi và điều chỉnh ngay. Có như thế mới
nâng cao chất lượng công việc, đánh giá hiệu quả công việc cá nhân. Hơn
nữa, xóa bỏ được tâm lý làm cho có, sự chống đối, bao che. Đặc biệt hơn là
đối với văn phòng thuộc cơ quan nhà nước, bệnh thành tích hay tư duy nhiệm
kỳ cần triệt để ngay thông qua hình thức kiểm tra giám sát. Muốn thực hiện
tốt việc giám sát thì phải có quan sát, theo dõi, xem xét tình hình thực tế của
đối tượng được giám sát. Muốn thực hiện tốt việc kiểm tra thì phải thường
xuyên thực hiện việc giám sát. Càng làm tốt việc giám sát thì sẽ giúp cho việc

kiểm tra càng trúng, càng đúng; chất lượng và hiệu quả của kiểm tra càng cao.
1.3.10 Tổ chức quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất
Trang thiết bị văn phòng hay cơ sở vật chất đóng vai trò hỗ trợ tích cực
cho quá trình hoạt động, phục vụ công việc văn phòng và là một trong các yếu
tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng công tác tổ chức văn phòng,
đồng thời giúp cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình nên đòi
hỏi phải được quản lý tốt và hiệu quả.

16


Việc đề ra quy định về quản lý, các quy định và định mức quy trình về
mua sắm đổi mới, sử dụng, sửa chữa, bảo trì, khấu hao tài sản và các chế độ
khác liên quan đến cơ sở vật chất là rất cần thiết cần được thực hiện quản lý
đối với mỗi văn phòng nói chung.
1.3.11 Tổ chức các cuộc hội họp
Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng để tổ chức thực hiện chương
trình công tác đối với văn phòng thuộc UBND. Đây là phương pháp tốt nhất
để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành
viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định.
Họp là một cách thức để giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng trực
tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết
các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định
của pháp luật. Theo đó, họp được phân thành nhiều loại khác nhau như họp
tổng kết, sơ kết, họp giao ban, họp chuyên môn, họp tập huấn, triển khai
chính sách, họp làm việc với các cấp, với các cơ quan liên tịch, họp tham
mưu, tư vấn, họp trao đổi, phối hợp công tác...
Tuy nhiên, các cuộc họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian và tiền
bạc. Do đó, chỉ nên tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc
họp đó phải ngắn gọn và mang lại hiệu quả. Một cuộc họp gồm những người

có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận và giải quyết hay quyết định vấn đề
nào đó.
Để cuộc họp có kết quả, cần phải tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn
định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung... (nếu cần thiết,
những nội dung chính có thể được gửi trước cho những người tham dự). Cần
tuân thủ nguyên tắc họp- hãy xem cuộc họp là công cụ điều hành, đừng biến
nó thành cỗ máy nuốt thời gian của nhân viên.
1.3.12 Tổ chức hoạt động giao tiếp
Giao tiếp giữ vai trò là công cụ, phương tiện để đạt mục đích của hoạt

17


động. Chất lượng và hiệu quả hoạt động tùy thuộc vào mức độ chất lượng của
quá trình giao tiếp được tiến hành. Khi giao tiếp chia sẻ lợi ích cho cả hai bên
tham gia thì cả hai đều cảm thấy tốt hơn, đều muốn cùng nhau làm việc, xây
dựng được giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề cùng quan tâm.
a,T ch c thực hiện côn tác ối n i ối ngo i:
Đối với nhiệm vụ đối nội, đối ngoại có thể nói rằng văn phòng UBND
cấp huyện là đầu mối giao tiếp của UBND huyện thực hiện chế dộ một cửa.
Các chủ thể muốn liên hệ với UBND huyện hay lãnh đạo thì phải qua văn
phòng để đăng ký và giải quyết sơ bộ những yêu cầu, sau đó cán bộ văn
phòng sẽ trình lãnh đạo UBND xin ý kiến để giải quyết. Văn phòng UBND
cấp huyện đóng góp vai trò hết sức quan trọng, giúp thiết lập mối quan hệ tốt
đẹp với cá nhân, đơn vị bên trong giữa các phòng ban, đơn vị cũng như bên
ngoài như khách, công dân.
b,Côn tác tiếp ân:
Việc tiếp công dân đến trình bày khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến
nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo là một công việc phức tạp đòi hỏi người
tiếp công dân, cán bộ tiếp công dân phải nắm vững các quy định của pháp luật

đồng thời phải luôn luôn chủ động linh hoạt về mặt nghiệp vụ, có kiến thức
tương đối sâu sắc và toàn diện về nhiều lĩnh vực, có lối ứng xử văn hoá, nghệ
thuật giao tiếp để có thể giải quyết những công việc phát sinh trong quá trình
tiếp công dân cũng như trả lời, hướng dẫn cho người đến khiếu nại, tố cáo để
đạt được mục đích của pháp luật về công tác tiếp công dân.
Làm tốt công tác tiếp công dân cũng sẽ góp phần khơi dậy tiềm năng,
trí tuệ của nhân dân giúp cho Đảng và Nhà nước nói chung, các cơ quan nhà
nước nói riêng thu nhận được những thông tin phản hồi về những vấn đề nảy
sinh trong cuộc sống từ đó đề ra những chủ trương, quyết định đúng đắn hợp
lòng dân.

18