Lý thuyết chung về lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

Lý thuyết chung về lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp
I. Tổng quan về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp
1. Khái niệm chung về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp
Kế hoạch hoá đã từ lâu được sử dụng như một công cụ để thiết lập cũng
như thực hiện các quyết định về chiến lược, nó có thể hiểu theo nhiều nghĩa
khác nhau, nhưng hiểu một cách tổng quát nhất, kế hoạch hoá là một phương
thức quản lý theo mục tiêu, nó là “Kế hoạch hoá là một phương thức quản lý
theo mục tiêu, nó là hoạt động của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng
các quy luật kinh tế xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các quy luật kinh tế để tổ
chức quản lý các đơn vị kinh tế - kỹ thuật, các ngành, các lĩnh vực hoặc toàn bộ
nền sản xuất xã hội theo mục tiêu thống nhất”
1
Kế hoạch hoá là hoạt động có chủ định của con người (của các nhà kế
hoạch, nhà quản lý) trên cơ sở nhận thức (tìm hiểu và phân tích) những quy luật
kinh tế xã hội, quy luật tự nhiên, đặc biệt là các quy luật kinh tế để hiểu và nắm
đựơc bản chất hoạt động những quy luật đó trên cơ sở đó dự đoán sự phát triển
của chúng ở hiện tại và trong tương lai. Và từ đó tổ chức và quản lý các đơn vị
kinh tế - kỹ thuật phù hợp để vừa phát huy được thế mạnh của đơn vị mình, hạn
chế khách phục điểm yếu vừa kịp thời thích ứng được với điều kiện môi trường
bên ngoài, nắm bắt thời cơ, tránh rủi ro (nếu có). Đồng thời tác động đến những
quy luật đó, biến chúng trở thành công cụ phục vụ lợi ích cho mình.
Như vậy, kế hoạch là thể hiện ý đồ của chủ thể về sự phát triển trong tương
lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực hiện. Kế hoạch xác định xem
một quá trình phải làm gì? Làm thế nào? Khi nào làm và ai sẽ làm?
Kế hoạch hóa doanh nghiệp (DN) là phương thức quản lý DN theo mục
tiêu. Nó thể hiện bằng những mục tiêu định hướng phát triển phải đạt được
trong một khoảng thời gian nhất định của DN, những giải pháp, chính sách
nhằm đạt được mục tiêu đặt ra với hiệu quả cao nhất. Đồng thời tổ chức, thực
hiện và theo dõi, đánh giá kết quả. Hiểu theo một cách tổng quát nhất “Kế
hoạch hoá DN được hiểu là một quy trình ra quyết định cho phép xây dựng một
hình ảnh mong muốn của DN trong tương lai và quá trình tổ chức triển khai

thực hiện mong muốn đó”
2
Công tác kế hoạch hoá nói chung và kế hoạch hoá DN nói riêng đều bao
gồm các hoạt động: lập kế hoạch và công tác tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm
tra, điều chỉnh và đánh gía kế hoạch. Lập kế hoạch được coi là khâu giữ vị trí
quan trọng hàng đầu trong công tác kế hóa DN. Kết quả của hoạt động soạn lập
kế hoạch là một bản kế hoạch DN ra đời, bản kế hoạch này sẽ xác định các mục
tiêu, các chỉ tiêu mà DN muốn đạt được trong thời gian tới, đồng thời đề xuất
những chính sách cùng những giải pháp để đạt đựơc chúng. Việc đưa ra các
mục tiêu, các chỉ tiêu cùng những biện pháp đó không phải là dựa trên tham
vọng đơn thuần hay ý muốn sở thích của nhà quản lý hay cán bộ lập kế hoạch,
mà chúng được xây dựng dựa trên tiềm lực của công ty, điều kiện thị trường và
đối thủ cạnh tranh…Người cán bộ kế hoạch sẽ phải phân tích một loạt những
thông tin về môi trường bên trong ( tình hình tài chính của DN, công nghệ DN
đang nắm giữ so với đối thủ cạnh tranh ra sao, lực lượng lao động của công ty
ra sao…), thông tin về môi trường bên ngoài (tình hình kinh tế trong nước và
thế giới có xu hướng ảnh hưởng như thế nào tới DN, đối thủ cạnh tranh đang
hành động ra sao, môi trường văn hoá xã hội…). Từ đó DN trả lời cho mình
đựơc câu hỏi: mình đang đứng ở đâu; mình muốn đi tới đâu và liệu có thể đạt
đựơc mục tiêu không?; để đi tới đích thì nên chọn con đường nào, con đường
nào ngắn nhất, nhanh nhất và thuận lợi nhất; những nguồn lực cần thiết cho DN
để đi tới đích và việc sử dụng chúng nên như thế nào…
Một bản kế hoạch hoàn hảo cho chúng ta thấy rõ được cái đích cần đến,
con đường có thể tới đích nhanh nhất và công cụ thực hiện để đi tới
đích...Nhưng để thực hiện được bản kế hoạch đã đề ra thì cần phải tiến hành tổ
chức thực hiện các công việc cụ thể (khâu tổ chức thực hiện kế hoạch). Song
chẳng một nhà quản lý hay một cán bộ kế hoạch có thể đảm bảo chắc chắn rằng
những tính toán của họ là hoàn toàn chính xác, là tương lai có thể xảy ra đúng
như thế này mà không phải là thế kia…Và cũng có thể trong quá trình hoạt
động bất ngờ xuất hiện những yếu tố mới là mà trước đó DN chưa dự kiến

được… Do đó kế hoạch hoá bao gồm cả những hoạt động kiểm tra, theo dõi,
điều chỉnh kế hoạch nhằm giúp DN xác định được tất cả các rủi ro, quản lý
những rủi ro đó.
2. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp
Kế hoạch hoá vừa là công cụ để thiết lập vừa là công cụ để thực hiện các
quyết định chiến lược vừa là công cụ để quản lý của các nhà quản lý. Tuy nhiên
trong từng thời kỳ, từng điều kiện hoàn cảnh cụ thể, thì hình thức và vai trò của
kế hoạch hoá lại được nhìn nhận khác nhau.
Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, kế hoạch hoá được thể hiện
những quyết định mang tính mệnh lệnh phát ra từ trung ương, hệ thống các chỉ
tiêu kế hoạch pháp lệnh là cơ sở để điều tiết mọi hoạt động tổ chức và quản lý
sản xuất kinh doanh của các DN. Trong nền kinh tế thị trường khi mà nhà nước
chỉ đóng vai trò là người gác cổng bảo vệ cho nền kinh tế, nền kinh tế tự điều
tiết hoạt động theo các quy luật nội tại: quy luật cung cầu, quy luật giá trị, quy
luật giá trị thặng dư… Thì hệ thống kế hoạch hoá tập trung mệnh lệnh không
còn phù hợp, chính nó là trở ngại trên con đường phát triển của nền kinh tế cũng
như của chính các DN. Nó kìm hãm tính năng động sang tạo của DN trong việc
thích nghi với điều kiện thị trường, nền kinh tế bị mất động lực phát triển, hạn
chế tính năng động sáng tạo về công nghệ và áp dụng thành tựu kỹ thuật mới,
hiệu quả kinh tế thấp… Điều này không có nghĩa là kế hoạch hoá nói chung và
kế hoạch hoá DN không còn có tác dụng trong nền kinh tế thị trường. Kế hoạch
hoá vẫn là cơ chế quản lý cần thiết hữu hiệu của nhà nước, của các ngành, các
bộ, của DN chỉ có điều hình thức và vai trò của nó đã khác:
 Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp tập trung sự chú ý của các hoạt động
trong DN vào các mục tiêu. Kế hoạch và quản lý bằng kế hoạch trong cơ chế thị
trường vốn rất linh hoạt và thường xuyên biến động giúp các DN dự kiến được
những cơ hội, thách thức có thể xảy ra để quyết định nên làm cái gì, làm như thế
nào, khi nào làm và ai làm để đạt được mục tiêu đã xây dựng.
 Công tác kế hoạch hóa với việc ứng phó những bất định và đổi thay của
thị trường. Lập kế hoạch hoá trong DN là dự kiến những vấn đề của tương lai,

DN sẽ lường trước được các vấn đề, các tác động bên ngoài có thể xảy ra trong
thời gian tới (năm kế hoạch). Để ứng phó với những tác động đó, DN đưa ra các
quyết định nên làm như thế nào, các giải pháp dự phòng... Khi xảy ra những
điều bất thường và những tình huống đã dự báo trước, họ chỉ tập trung vào giải
quyết vấn để bất thường. Nhờ vậy DN xử lý một cách chủ động, nhanh chóng
và hiệu quả hơn những tác động bất thường đó.
 Công tác kế hoạch hóa với việc tạo ra khả năng tác nghiệp kinh tế cao
trong DN. Kế hoạch hóa cho phép nhìn nhận logic các nội dung hoạt động có
liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình tiến tới mục tiêu sản xuất sản phẩm,
dịch vụ cuối cùng. Trên cơ sở đó, nhà quản lý thực hiện các phân công, tổ chức
các hành động cụ thể, chi tiết theo trình tự, bảo đảm cho sản xuất không bị rối
loạn và ít tốn kém.
Như vậy kế hoạch hóa thay thế sự hoạt động manh mún, không được phối
hợp bằng sự nỗ lực có định hướng, thay thế luồng hoạt động thất thường bởi
một luồng đều đặn, thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định đã
được cân nhắc kỹ lưỡng.
II. Kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp
1. Khái niệm kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp
Hệ thống kế hoạch hoá trong DN bao gồm nhiều kế hoạch chức năng: kế
hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch R & D
và kế hoạch Marketing. Các kế hoạch chức năng này được xem như là các kế
hoạch tác nghiệp để chỉ đạo và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong
đó kế hoạch sản xuất giúp DN trả lời câu hỏi: “ sản xuất cái gì”, “sản xuất bao
nhiêu”, “sản xuất ở đâu”, “sản xuất như thế nào” và nó được định nghĩa: “kế
hoạch sản xuất (còn gọi là kế hoạch cung ứng đối với DN cung cấp dịch vụ) cho
biết DN sẽ đáp ứng yêu cầu về sản phẩm của bộ phận Marketing như thế nào”
3
.
Theo định nghĩa trên thì mục tiêu chính của kế hoạch sản xuất (KHSX) là
đưa ra những phương án sản xuất phù hợp nhất cho DN để sản xuất sản phẩm

vừa đáp ứng nhu cầu khắt khe của thị trường vừa tối ưu hóa việc sử dụng các
nguồn lực sản xuất, đảm bảo đem lại lợi nhuận cho DN thông qua việc giảm
thiểu chi phí đến mức thấp nhất có thể được. Do đó, KHSX phải được xây dựng
dựa trên các phân tích, đánh giá dự báo như cầu về sản phẩm trên thị trường để
chắc chắn rằng sản phẩm của DN được thị trường chấp nhận; KHSX phải dựa
trên năng lực sản xuất, tối ưu hóa việc sử dụng các yếu tố nguồn lực sản xuất.
Thường KHSX sẽ phải xác định được các nội dung chính sau
- Khối lượng sản xuất cho mỗi sản phẩm. Thông qua việc mô tả sản phẩm
từ góc độ sản xuất ta có thể biết được sản phẩm cần những chi tiết hợp thành
như thế nào, với số lượng bao nhiêu để đáp ứng kế hoạch bán hàng và chính
sách dự trữ của công ty.
- Các sản phẩm khác nhau được sản xuất tại mỗi đơn vị sản xuất. Mỗi sản
phẩm sẽ được quyết định xem sản xuất ở phân xưởng (hay xí nghiệp), sử dụng
quy trình công nghệ nào, chi tiết hoặc công đoạn nào tự sản xuất hoặc gia công
bên ngoài.
- Sử dụng các yếu tố sản xuất: máy móc, nhà xưởng. Cần dùng những loại
loại máy móc, thiết bị nào, công suất bao nhiêu, lấy thiết bị từ nguồn nào, cần
nhà xưởng rộng bao nhiêu, bố trí như thế nào, kế hoạch khấu hao nhà xưởng
thiết bị… Thường thì việc xác định các yếu tố này được lập cho kế hoạch sản
xuất dài hạn. Kế hoạch sản xuất hàng năm xác định công suất của hệ thống máy
móc, thiết bị
- Cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm. Nhu cầu sử dụng và tồn
kho nguyên vật liệu, chất lượng và số lượng nguyên vật liệu, nguyên vật liệu
thay thế là gì, phương thức cung cấp… Các yêu cầu đối với nguồn nhân lực: số
lượng lao động, trình độ tay nghề, giới tính, tuổi tác…
- Các kế hoạch thuê ngoài nếu cần thiết
Và những mục tiêu này được xác định trên cơ sở thỏa mãn các ràng buộc
về mặt kỹ thuật, các mục tiêu của DN, các nguồn lực của các bộ phận khác.
2. Vai trò kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp
KHSX nhằm tối ưu hóa việc sử dụng các yếu tố sản xuất. DN có thể sản

xuất nhiều loại sản phẩm (ví dụ công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu chủng loại
các mặt hàng rất đa dạng: bột canh, các loại kẹo, sôcôla, các loại bánh xốp),
cũng có thể chỉ sản xuất một loại sản phẩm nhưng để hoàn thiện sản phẩm đó có
thể còn phải trải qua nhiều công đoạn. Ví dụ, để sản xuất một chiếc máy tính
DN cần phải sản xuất hoặc thuê gia công bên ngoài sản xuất các bộ phận: màn
hình, cây, ổ đĩa, bàn phím, con chuột, và một số bộ phận khác, trong mỗi bộ
phận đó lại được cấu tạo bởi các linh kiện nhỏ hơn. Khi có đủ các bộ phận, để
được một chiếc máy hoàn chỉnh phải tiến hành công đoạn lắp ráp, công đoạn
này lại bao gồm nhiều công đoạn nhỏ hơn, mỗi công đoạn lại yêu cầu trình độ
tay nghề kỹ thuật nhất định. Do đó, một phân xưởng hay một nhóm thợ không
thể đảm nhiệm tất cả các công việc, các dây chuyền sản xuất cũng chỉ sử dụng
được với một số công đoạn sản xuất hay với từng loại sản phẩm nhất định. Kế
hoạch sản xuất sẽ xác định rõ từng loại mặt hàng, khối lượng của từng loại sản
phẩm được sản xuất ở đâu (phân xưởng nào đảm nhận hay thuê gia công chế
biến ở đâu, thuê ai?) sao cho thích hợp với khả năng sản xuất của từng đơn vị,
đồng thời đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đơn vị sản xuất đảm bảo
hoạt động sản xuất hoạt động trơn chu kịp tiến độ đưa ra.
Kế hoạch sản xuất tác động đến việc xây dựng các kế hoạch khác. Hệ
thống kế hoạch hóa của doanh nghiệp bao gồm nhiều kế hoạch chức năng: kế
hoạch sản xuất và dự trữ, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch nghiên
cứu và phát triển sản phẩm. Các kế hoạch chức năng này có mối quan hệ qua lại
với nhau, chúng tác động phụ thuộc lẫn nhau, khi lập kế hoạch này cần dựa vào
những kế hoạch chức năng khác. Ví dụ, kế hoạch nhân sự sẽ dựa vào yêu cầu sử
dụng lao động trong kế hoạch sản xuất để dự báo nhu cầu về nhân sự trong năm
kế hoạch, kế hoạch sản xuất cũng dựa vào kế hoạch nhân sự để xác định năng
suất sản xuất của doanh nghiệp…
Kế hoạch sản xuất là công cụ để kiểm soát tiến độ thực hiện. Ngoài những
nội dung cơ bản nêu trên của một bản kế hoạch sản xuất (khối lượng sản xuất
cho mỗi sản phẩm, cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm, sử dụng các
yếu tố sản xuất, phân công sản xuất, các kế hoạch thuê ngoài nếu có), bản kế

hoạch sản xuất cũng chỉ rõ những nội dung: số lượng mỗi sản phẩm hay bộ
phận của sản phẩm; khi nào thì bắt đầu sản xuất và khi nào thì phải hoàn
thành… Nhìn vào bản kế hoạch, doanh nghiệp có thể biết mình đang ở giai
đoạn nào, đã thực hiện kế hoạch được đến đâu từ đó có thể dự tính được thời
gian hoàn thành kế hoạch, có biện pháp thực hiện cần thiết để đảm bảo tiến độ
đề ra.
Như vậy sự có mặt của kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp sử dụng các
yếu tố nguồn lực một cách tối ưu nhất khiến cho hoạt động sản xuất trở thành
nhân tố quan trọng đảm bảo sự thành công của DN, với các yêu cầu của quản lý
sản xuất: tạo ra những sản phẩm có chất lượng tốt, đảm bảo hệ thống sản xuất
hoạt động trơn chu và quản lý tốt các nguồn lực.
3.Quy trình lập kế hoạch sản xuất trong doanh nghiệp
Kế hoạch sản xuất giúp doanh nghiệp trả lời các câu hỏi: “sản xuất bao
nhiêu”, “sản xuất cái gì”, “sản xuất ở đâu”, “khi nào thì sản xuất” dựa trên các
ràng buộc về nhân sự, về cung ứng, về nhu cầu, về khả năng lưu kho, luồng tiền,
ta sẽ có quy trình lập kế hoạch sản xuất được xây dựng như sau:
Đầu tiên, cán bộ kế hoạch xác định các căn cứ nhất định để lập kế hoạch
sản xuất. Xuất phát từ các căn cứ này để các cán bộ kế hoạch xây dựng các kế
hoạch bộ phận trong kế hoạch sản xuất chung. Một trong các căn cứ quan trọng
được xác định:
Chiến lược kinh doanh trong dài hạn
Phân tích tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩn trong năm trước, kỳ trước
Dự báo nhu cầu thị trường
Năng lực sản xuất của doanh nghiệp
Cân đối quan hệ cung cầu
Sau khi xác định các căn cứ lập kế hoạch sản xuất, cán bộ kế hoạch bắt tay
vào lập kế hoạch sản xuất. Một bản kế hoạch sản xuất chung bao gồm các kế
hoạch bộ phận: kế hoạch năng lực sản xuất, kế hoạch sản xuất tổng thể, kế
hoạch chỉ đạo sản xuất, kế hoạch nhu cầu sản xuất, kế hoạch tiến độ sản xuất.
Trong mỗi kế hoạch bộ phận sẽ xây dựng các chỉ tiêu riêng, các chỉ tiêu này

được xây dựng dựa vào kế hoạch trước đó và các mối ràng buộc (ràng buộc về
mặt nhân sự, cung ứng, nhu cầu, khả năng lưu kho, luồng tiền).
Sơ đồ 1.1: Quy trình lập kế hoạch sản xuất
MarketingNhu cầu
Xác định năng lực sản xuất
Lập kế hoạch tiến độ sản xuất
Lập kế hoạch nhu cầu sản xuất
Lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất
Lập kế hoạch sản xuất tổng thể
Nhân sựKế hoạch nhân sự
Mua sắmNăng lực cung cấp
Tồn kho, năng lực
Tài chínhLuồng tiền
4. Nội dung và phương pháp cơ bản của một kế hoạch sản xuất
4.1 Kế hoạch năng lực sản xuất
Năng lực sản xuất của doanh nghiệp là một trong những căn cứ quan trọng
mà bất cứ một doanh nghiệp nào khi lập kế hoạch không thể bỏ qua. Bởi năng
lực sản xuất thay đổi hàng năm, sự thay đổi này do có sự thay đổi về điều kiện
sản xuất (điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn nguyên liệu sử dụng, trình độ
người lao động, phương pháp sản xuất, tuổi thọ của hệ thống máy móc…) và nó
tác động trực tiếp đến hoạt động của nhà máy, nên doanh nghiệp cần phải xác
định lại năng lực sản xuất của mình trước khi lập kế hoạch sản xuất.
Năng lực sản xuất của doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác
nhau, mà yếu tố quan trọng nhất là: công suất của máy móc thiết bị và mức độ
sử dụng máy móc thiết bị trong những điều kiện sản xuất nhất định.
4.1.1 Xác định công suất
Công suất thiết kế là mức sản lượng sản xuất tối đa của một hệ thống sản
xuất trong một thời kỳ nhất định. Thường đối với các DN sản xuất, công suất
được đo trực tiếp bằng sản lượng tối đa trong một khoảng thời gian và họ
thường sử dụng các thiết bị của mình ở mức thấp hơn công suất lý thuyết để các

nguồn lực của DN không bị căng ra tới mức giới hạn. Do đó họ không sử dụng
công suất lý thuyết làm cơ sở cho việc hoạch định năng lực sản xuất thay vào đó
họ dùng “công suất thực tế”
Công suất thực tế là công suất mà DN mong muốn đạt được trong khuôn
khổ những điều kiện sản xuất hiện tại. Những điều kiện này bao gồm: cách bố
trí hệ thống, điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm, nguồn nguyên vật liệu sử dụng,
phương pháp sản xuất, trình độ của người lao động...Công suất lý thuyết thường
thấp hơn công suất thực tế.
4.1.2 Dự báo nhu cầu sử dụng công suất
Chủ động dự báo trước mức độ sử dụng công suất của mình trong kỳ kế
hoạch cho phép DN chủ động trong việc tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu,
vật liệu, nguồn cung cấp năng lượng dự phòng phục vụ cho hoạt động sản xuất.
 Phương pháp xác định năng lực sản xuất
Trong phần này tôi chỉ xin đề cập đến phương pháp xác định năng lực sản xuất
đối với các DN sản xuất nhiều loại sản phẩm trên các dây chuyền khác nhau.
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu sản xuất theo hình thức này (sản xuất nhiều
loại sản phẩm trên các dây chuyền khác nhau).
Đối với các DN sản xuất nhiều loại sản phẩm trên các dây chuyền khác
nhau ta có thể tính theo từng mặt hàng, sản phẩm hoặc có thể sử dụng phương
pháp tính năng lực sản xuất của một đơn vị máy móc, thiết bị. Phương pháp này
được thực hiện chủ yếu qua các bước sau:
Bước 1: Thu thập số liệu thống kê về năng suất giờ (hoặc năng suất ca máy
nếu không có số liệu thực tế về năng suất giờ máy) từ 1 đến 3 tháng sản xuất ổn