LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG SẢN XUẤT KINH DOANH

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN
LIỆU VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG SẢN XUẤT
KINH DOANH
1.1 - Khái niệm, đặc điểm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
1.1.1. Khái niệm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
Nguyên liệu vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao
động - một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh
doanh, cung cấp dịch vụ- là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản
phẩm.
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không thoả mãn định nghĩa
và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố dịnh hữu hình. Ngoài ra, những tư liệu lao
động không có tính bền vững như đồ dùng bằng sành sứ, thuỷ tinh, giày, dép và
quần áo làm việc... dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố
định hữu hình nhưng vẫn coi là công cụ dụng cụ.
1.1.2 Đặc điểm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
1.1.2.1 Đặc điểm của nguyên liệu vật liệu:
- Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp
dich vụ.
- Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu vật liệu hoàn toàn
hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí
sản xuất kinh doanh.
1.1.2.2 Đặc điểm của công cụ dụng cụ:
- Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp
dich vụ.
- Tham gia vào quá trình sản vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban
đầu và giá trị bị hao mòn dần được chuyển từng phần vào chi phí sản xuất
kinh doanh trong kỳ.
Công cụ dụng cụ thường có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn
được quản lý và hạch toán như tài sản lưu động.
1.1.3 Vai trò của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
1.1.3.1 Vai trò của nguyên liệu vật liệu:

- Nguyên liệu vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản
xuất, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể của sản phẩm.
- Nguyên liệu vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu trong quá
trình sản xuất, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra
kéo theo là ảnh hưởng tới chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Nguyên liệu vật liệu còn là bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của
doanh nghiệp, để tăng tốc độ luân chuyển tài sản lưu động của doang nghiệp
cần phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên liệu vật liệu.
1.1.3.2 Vai trò của công cụ dụng cụ:
Tuy công cụ dụng cụ không phải là yếu tố cấu tạo nên thực thể của sản
phẩm nhưng nó cũng góp phần hoàn thiện sản phẩm. Do đó công cụ dụng cụ
cũng có vai trò không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
1.2 - Phân loại và đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
1.2.1 Phân loai nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại, thứ
nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò, chức năng và đặc tính lý hoá
...khác nhau. Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyên liệu vật liệu và
công cụ dụng cụ có hiệu quả thì cần phải phân loại nguyên liệu vật liệu và công
cụ dụng cụ.
Phân loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ là căn cứ vào các tiêu
thức nhất định để chia nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong
doanh nghiệp thành từng loại, từng nhóm thứ.
1.2.1.1 Phân loại nguyên liệu vật liệu theo vai trò tác dụng của nguyên liệu
vật liệu trong quá trình sản xuất
* Nguyên liệu vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài)
Vật liệu chính: những thứ nguyên liệu vật liệu mà sau quá trình gia
công chế biến sễ cấu thành lên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm
- Nguyên liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp khai thác và nông
nghiệp.

- Vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến
* Vật liệu phụ: Những loại nguyên liệu vật liệu khi tham gia vào quá
trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhưng có vai trò quyết
định và cần thiết cho sản xuất.
Căn cứ vào công cụ vật liệu phụ được chia thành các nhóm:
+ Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng nguyên liệu vật liệu chính
+ Nhóm vật liệu làm tăng chất lượng sản phẩm
+ Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất
* Nhiên liệu: thực chất là vật liệu phụ nhưng được xếp thành một loại
riêng do tính chất vật lí hoá học có vai trò quan trọng cung cấp nhiệt lượng.
Trong doanh nghiệp sản xuất nhiên liệu bao gồm các thể lỏng, rắn, khí dùng để
phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phương tiện vận tải máy
móc thiết bị sản phẩm trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh như
xăng dầu, than, củi hơi đốt...
* Phụ tùng thay thế: những chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị được dự
trữ để sử dụng cho việc sửa chữa, thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình.
* Phế liệu: loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất thanh lý tài
sản có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài.
* Vật liệu khác: bao gồm vật liệu còn lại chưa kể trên bao bì, vật đóng
gói, các loại vật tư đặc chủng.
* Nguyên liệu vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm.
* Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác
- Phục vụ phân xưởng sản xuất.
- Phục vụ cho quản lý doanh nghiệp
- Phục vụ cho bán hàng
- Phục vụ cho xây dựng cơ sở dở dang
1.2.1.2 Căn cứ vào nguồn hình thành
+ Nguyên vật liệu mua ngoài
+ Nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất chế tạo
+ Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

+ Nguyên vật liệu do nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tài trợ,
được cấp...
Cách phân loại này cho biết rõ nguồn gốc của từng loại nguyên vật liệu
là cơ sở để hạch toán nguyên vật liệu theo từng nguồn nhập.
1.2.1.3 Phân loại công cụ dụng cụ theo phương pháp phân bổ, theo yêu
cầu quản lý và ghi chép kế toán
- Phân loại công cụ dụng cụ theo phương pháp phân bổ.
+ Phân bổ 100% (1 lần): những công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và
thời gian sử dụng ngắn
+ Phân bổ nhiều lần: những công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn và
thời gian sử dụng dài
- Phân loại công cụ dụng cụ theo yêu cầu quản lý và ghi chép kế toán
+ Công cụ dụng cu lao động
+ Bao bì luân chuyển
+ Đồ dùng cho thuê
1.2.2. Sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
Đầu năm kế toán, phòng kế toán cần lập Sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu
và công cụ dụng cụ để liệt kê toàn bộ các loại nhóm, thứ nguyên liệu vật liệu và
công cụ dụng cụ sử dụng trong doanh nghiệp. Danh điểm nguyên liệu vật liệu
và công cụ dụng cụ là mã số bằng hệ thống các chữ số thập phân (có thể kết
hợp các chữ cái) để quy định cho từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng
cụ có tên gọi, phẩm chất, quy cách riêng biệt. Khi lập danh điểm cần phải đảm
bảo khoa học và hợp lý, đáp ứng yêu cầu dễ nhớ và dễ ghi tránh nhầm lẫn,
trùng lặp.
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Phần I - Nguyên liệu vật liệu
Danh điểm Tên nhãn hiệu, quy cách
NLVL
ĐVT Giá
HT

Ghi
chú
Loại Nhó
m
Thứ
1521 Nguyên liệu vật liệu chính
01 Nhóm NLVL màu
011 Vật liệu chính A Kg
012 Vật liệu chính B Kg
013 Vật liệu chính C Kg
..... ...........
02 Nhóm NLVL đen
..... .............
Cộng loại 1521
1522 ...........
..........
Tổng cộng NLVL
Phần II - Công cụ dụng cụ
Danh điểm Tên nhãn hiệu, quy cách
CCDC
ĐVT Giá
HT
Ghi
chú
Loại Nhó
m
Thứ
1531 CCDC chính
01 Nhóm CCDC A
011 CCDC A1 bộ

012 CCDC A2 bộ
013 CCDC A3 bộ
..... ...........
02 Nhóm CCDC B
..... .............
Cộng loại 1531
1532 ...........
..........
Tổng cộng CCDC
1.2.3 Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ dược đo tiền tệ để biểu
hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. về nguyên tắc kế toán
hàng tồn kho (trong đó gồm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ) phải
được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực
hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện
được.
1.2.3.1 Đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ theo nguyên tắc
giá gốc (giá thực tế).
Giá gốc hàng tồn bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên
quan trực tiếp đến phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái
hiện tại.
Nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp được hình
thành từ nhiều nguồn khác nhau, nên nội dung các yếu tố cấu thành giá gốc
của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ được xác định theo từng trường
hợp nhập, xuất.
a. Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho
* Nhập kho do mua ngoài
Giá gốc NLVL,
CCDC mua
ngoài nhập

kho
=
Giá mua ghi chép
trên hoá đơn sau khi
trừ đi các
khoản(KTN) giảm
giá bán hàng
+
Các loại
thuế không
được hoàn
lại
+
CP có liên
quan trực
tiếp đến việc
mua hàng
- Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: chi
phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí
khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho (chi phí bao bì, chi phí
của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê lãi...)
* Chú ý:
- Trường hợp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ mua về dùng
cho dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT,
doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên
hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT.
- Trường hợp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ mua về dùng
cho dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT,
doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay thuộc dối tượng
không chịu thuế GTGT thì giá mua ghi trên hoá đơn là tổng giá thanh toán bao

gồm cả thuế GTGT.
* Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến
nhập kho
Giá gốc nguyên liệu vật liệu
và công cụ dụng cụ nhập
kho
=
Giá gốc vật
liệu xuất kho
+
Chi phí
chế biến
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực
tiếp đến sản phẩm sản xuất như: CPNCTT, CPSXC cố định, CPSXC biến đổi phát
sinh trong quá trình chế biến nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
*Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài
gia công chế biến nhập kho
Giá gốc NLVL
và CCDC nhập
kho
=
Giá gốc NLVL
xuất kho thuê
ngoài
+
tiền công phải
trả người lao
động
+
Chi phí vận chuyển

bốc dỡ và các chi phí
có liên quan trực
tiếp khác
Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp liên doanh
vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá trị thực tế do hội
đồng định giá đánh giá lại và được chấp nhận cộng với các chi phí tiếp nhận
(nếu có).
*Giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhận biếu tặng.
Giá gốc của NLVL
và CCDC nhập
kho
=
Giá trị hợp lý của
những NLVL và CCDC
tương đương
+
Các chi phí khác có
liên quan trực tiếp
đến việc tiếp nhận
* Giá gốc của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được cấp
Giá gốc Nguyên
liệu vật liệu,
công cụ dụng cụ
nhập kho
=
Giá ghi trên sổ của đơn
vị cấp trên hoặc giá
được đánh giá lại theo
giá trị thuần
+

Chiphí vận chuyển
bốc dỡ, chi phí có
liên quan trực tiếp
khác
* Giá gốc của phế liệu thu hồi: giá ước tính theo giá trị thuần có thể
thực hiện
b.Giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho
Do giá gốc của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ các
nguồn nhập khác nhau như đã trình bày ở trên, để tính giá gốc hàng xuất kho
kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho
sau:
* Phương pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ xuất khotính theo giá thực tế của từng lô hàng
nhập. áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ nguyên liệu vật liệu và công
cụ dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện được.
* Phương pháp bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho
được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ
và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân
gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào
mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền
sau mỗi lần nhập).
Giá trị thực tế NLVL,
CCDC xuất kho
=
Số lượng NLVL,
CCDC xuất kho
x
Đơn giá bình quân
gia quyền
Khi vận dụng phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền, doanh

nghiệp có thể chọn một trong các phương án sau:
Phương án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (giá bình
quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ)
Đơn giá bình
quân gia
quyền cả kỳ
dự trữ
=
Giá trị thực tế NLVL,
CCDC tồn kho đầu kỳ
+
Giá trị thực tế NLVL,
CCDC nhập kho trong kỳ
Số lượng NLVL, CCDC
tồn kho đầu kỳ
+
Số lượng NLVL, CCDC
nhập kho trong kỳ
Cách tính này tuy đơn giản, dẽ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn
nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác
quyết toán nói chung.
Phương án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập
(còn gọi là bình quân gia quyền liên hoàn)
Đơn giá
bình
quân gia
quyền
sau mỗi
lần nhập
=

Giá trị thực tế NLVL, CCDC
tồn kho trước khi nhập
+
Giá trị thực tế NLVL, CCDC
nhập kho của từng lần nhập
Số lượng NLVL, CCDC tồn
kho trước khi nhập
+
Số lượng NLVL, CCDC nhập
kho của từng lần nhập
* Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): áp dụng dựa vào
giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất và
hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời
điểm cuối kỳ. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật
liệu, dụng cụ sản phẩm và giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho trước sẽ
được dùng làmgiá để tính giá thực tế của vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoá
xuất trước và do vậy giá trị vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hoá tồn kho cuối
kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu, dụng cụ sản phẩm hàng hoá nhập kho sau
cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu
hướng giảm.
* Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): trong phương pháp
này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất
sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được
mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này giá trị hàng xuất kho
được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng
tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn
kho
Tri giá thực tế
vật liệu xuất
dùng

=
Trị giá thực tế vật
liệu nhập kho
theo từng lần
nhập
x
Số lượng vật liệu xuất
dùng trong kỳ thuộc số
lượng từng lần nhập trước
đó
Hai phương pháp nhập trước xuất trước và nhập sau xuất trước có
ưu điểm là hạch toán đúng giá trị từng lô hàng, phù hợp với yêu cầu công tác
quản lý vật liệu tại kho, nhưng lại khó khăn cho việc hạch toán chi tiết.
1.2.3.2 Đánh giá nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá hạch toán
Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng
thuờng sử dụng nhiếu loại nhóm thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
hoạt động nhập xuất nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ diễn ra thường
xuyên liên tục nếu áp dụng nuyên tắc tính theo giá gốc (giá trị thực tế) thì rất
phước tạp khó đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán doanh nghiệp có thể xây
dụng hệ thống giá hạch toán để ghi chép hàng ngày trên phiếu nhập xuất và
ghi sổ kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là
giá kế hoạch hoặc giá trị thuầncó thể thực hiện được trên thị trường. Giá hạch
toán được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp và được sử dụng
tương đối ổn định lâu dài. Trường hợp có sự biến động và giá cả doanh nghiệp
cần xây dựng lại hệ thống hạch toán.
Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ phải tuân thủ
nguyên tắc tính theo giá thực tế. Cuối tháng kế toán phải xác định hệ số chênh
lệch giữa giá thực tế và giá trị hạch toán của từng thứ (nhóm hoặc loại)
nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ để điều chỉnh giá hoạch toán xuất kho

thành giá trị thực tế. Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị hạch toán của
từng nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ tính theo công thức:
Hệ số
chênh lệch
giá vật liệu
=
Giá trị thực tế NLVL,
CCDC tồn kho đầu kỳ
+
Giá trị thực tế NLVL,
CCDC nhập kho trong kỳ
Giá trị hạch toán NLVL,
CCDC tồn kho đầu kỳ
+
Giá trị hạch toán NLVL,
CCDC nhập kho trong kỳ
Từ đó xác định giá thực tế của nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
xuất kho
Giá thực tế NLVL,
CCDC xuất kho
=
Giá trị hạch toán
NLVL, CCDC xuất kho
x
Hệ số chênh
lệch giá
1.3 - Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý nguyên
liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện tốt
các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, khối lượng,
phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ nhập, xuất và tồn kho.
- Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán, phương pháp tính
giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập, xuất kho. Hướng dẫn và kiểm
tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất và
thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán.
- Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên liệu vật
liệu và công cụ dụng cụ theo đúng chế độ phương pháp quy định.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ và sử
dụng nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ theo dự toán, tiêu chuẩn, định
mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc bi thiếu hụt, tham
ô, lãng phí, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý.
Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
theo chế độ quy định của Nhà nước.
Cung cấp thông tin về tình hình xuất, nhập, tồn kho nguyên liệu vật liệu
và công cụ dụng cụ phục vụ công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phân tích tình
hình mua hàng, bảo quản và sử dụng nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ.
1.4 - Thủ tục quản lý nhập - xuất kho nguyên liệu vật liệu và công cụ
dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan.
1.4.1 Thủ tục quản lý nhập kho nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng
cụ và các chứng từ kế toán liên quan
Bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng
mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến
nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh
giá hàng mua về các mặt số lượng, khối lượng, chất lượng và quy cách căn cứ
vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập "biên bản kiểm nghiệm vật tư"
sau đó bộ phận cung cấp hàng lập "phiếu nhập kho" trên cơ sở hoá đơn, giấy
báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục
nhập kho. Thủ kho sau khi cân, đo, đong, đếm sẽ ghi số lượng nhập vào phiếu

nhập và sử dụng để phản ánh số lượng nhập và tồn của từng thứ vật tư vào
thẻ kho, trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách phẩm chất, thủ kho
phải báo cáo cho bộ phận cung ứng và cùng người giao lập biên biên bản.
Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật tư
làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày....tháng....năm.... Nợ: ..............
Số: ................................ Có: ..............
Họ tên người nhận hàng:.............................................................................................
Theo..........................số.......ngày.......tháng......năm.....................................................
Nhập tại kho:...................................................địa điểm:..............................................
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư, dụng cụ,
sản phẩn, hàng hoá
Mã
số
ĐVT
Số lượng
Đơ
n
giá
Thàn
h tiền
Theo
chứn
g từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4

Cộng
Tổng số tiền (viết bằng chữ):...................................................................................................
Số chứng từ gốc kèm theo:........................................................................................................
Người lập
phiếu
Người giao
hàng
Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ (hoặc bộ phận
tên) có nhu cầu
nhập) (Ký, họ
tên)
1.4.2 Thủ tục xuất kho nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ
1.4.2.1 Xuất nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hoặc các bộ phận sử dụng
vất tư viết phiếu xin lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật tư, bộ phận cung
cấp viết phiếu xuất kho trình giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ
kho xuất vật liệu và ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất, sau đó ghi số lượng xuất
và tồn kho của từng thứ vật tư vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ kho
chuyển phiếu xuất cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để
lấy số liệu ghi trên sổ kế toán.
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày....tháng....năm.... Nợ: ..............
Số: ................................ Có: ..............
Họ tên người nhận hàng:.............................................................................................
Lý do xuất:...........................................................................................................................
Xuất tại kho (ngăn lô):.................................................địa điểm:..............................
STT
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư,

dụng cụ, sản phẩn, hàng
hoá
Mã
số
ĐVT
Số lượng
Đơ
n
giá
Thàn
h tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
Cộng
Tổng số tiền (viết bằng chữ):...................................................................................................
Số chứng từ gốc kèm theo:........................................................................................................
Người lập
phiếu
Người giao
hàng
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ
tên)
(hoặc bộ phận
có nhu cầu
nhập) (Ký, họ
(Ký, họ

tên)
tên)
1.4.2.1 Phương pháp phân bổ
* Phương pháp phân bổ 1lần:
Phương pháp này áp dụng đối với những công cụ dụng cụ xuất
dùng đều đặn hàng tháng, giá trị xuất dùng tương đối nhỏ. Theo phương pháp
này khi xuất dùng công cụ dụng cụ toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ được
chuyển hết một lần vào chi phí SXKD, căn cứ vào giá ghi thực tế xuất kho, để kế
toán ghi:
Nợ TK 627(3): Xuất dùng ở phân xưởng
Nợ TK 641(3): Xuất dùng ở bộ phận tiêu thụ
Nợ TK 642(3): Xuất dùng chung cho toàn DN
Có TK 153(1): Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất kho
* Phương pháp phân bổ 2 lần:
- Phương pháp này áp dụng đối với những công cụ dụng cụ có giá trị
lớn thời gian sử dụng lâu dài. Theo phương pháp này khi xuất công cụ dụng cụ
người ta phân bổ 50% giá trị vào các đối tượng sử dụng. Khi nào báo hỏng,
mất, hết thời gian sử dụng người ta sẽ phân bổ nốt 50% giá trị còn lại.
Số phân bổ lần 2 =
Giá trị báo hỏng
-
Phế liệu thu
hồi (nếu có)
-
Số bồi
thường (nếu
có)
2
- Khi xuất dùng CCDC, căn cứ vào giá trị thực tế xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 142, 242

}
Giá trị thực tế xuất dùng
Có TK153 (1)
+ Đồng thời phân bổ 50% giá trị xuất dùng vào các đối tượng sử
dụng
Nợ TK 627, 641, 642
}
50% Giá trị xuất dùng
Có TK 142, 242
- Khi công cụ dụng cụ báo hỏng, mất, hết thời gian sử dụng người ta sẽ
phân bổ nốt giá trị còn lại:
Nợ TK 152: Phế liệu thu hồi (nếu có)
Nợ TK 138 (8), 334: Số bồi thường (nếu có)
Nợ TK 623, 627, 641, 642: Số phân bổ lần 2
Có TK 142, 242: Giá trị còn lại công cụ dụng cụ
1.4.3 Các chứng từ kế toán liên quan: