Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng công ty cổ phần OMINEXT

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI
CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY
CỔ PHẦN OMINEXT
Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

Người hướng dẫn

: THS. HOÀNG VĂN THANH

Sinh viên thực hiện

: HOÀNG THỊ LỆ THÖY

Mã số sinh viên

: 1405QTVC056

Khóa

: 2014 – 2018

Lớp

: ĐH.QTVP14C

Hà Nội - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Đề tài khóa luận “Hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext” là đề tài do chính tôi thực
hiện. Tôi không sao chép bất kỳ thông tin, tài liệu nào không rõ nguồn gốc.
Nếu có vi phạm, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian thực hiện Đề tài khóa luận, tôi đã nhận được nhiều
sự giúp đỡ từ th y cô, gia đ nh, bạn bè và đặc biệt từ giảng viên trực tiếp
hướng dẫn tôi hoàn thiện Đề tài khóa luận.
Với lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn Ths. Hoàng Văn
Thanh đã tận t nh hướng dẫn, góp ý và truyền đạt cho tôi những kiến thức
c

n thiết để tôi hoàn thành Đề tài khóa luận của m nh.
Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm ơn các th y, các cô khoa Quản

trị văn phòng và các th y cô Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã nhiệt t nh góp ý và cung cấp thông tin hỗ trợ tôi hoàn thiện Đề tài khóa
luận này.
Trong quá tr nh thực hiện Đề tài khóa luận, do tr nh độ nghiên cứu còn
nhiều hạn chế nên Đề tài không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp của các th y cô và bạn đọc để Đề tài khóa luận
được hoàn thiện hơn.

Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...........................................................................................
LỜI CẢM ƠN
.................................................................................................
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ
.......................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT................................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu........................................................................................2
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu................................................................3
4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu................................4
5. Cơ sở phương pháp luận................................................................................4
6. Giả thuyết khoa học.......................................................................................5
7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn............................................................. 5
8. Cấu trúc đề tài khóa luận...............................................................................5
PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................... 6
Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC..............................................................................6
1.1. T m hiểu về một số khái niệm.................................................................6
1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác..................................................12
1.2.1. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác......................12
1.2.2. Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác....21
1.2.3. Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác.........................22
Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI
CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT......24
2.1. Sơ lược về Công ty Cổ ph n Ominext...................................................24

2.1.1. Lịch sử hình thành...........................................................................24
2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh..........................................................................24
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext. .28
2.2. Thực trạng hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác..........................35


2.2.1. Nhận thức của nhân viên Văn phòng trong hoạt động tổ chức
chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Ominext.....................................36
2.2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác....39
2.2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi
công tác.....................................................................................................49
2.2.4. Thực trạng hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác.......52
2.3. Nhận xét, đánh giá về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Ominext...............................................................................58
2.3.1. Ưu điểm...........................................................................................58
2.3.2. Hạn chế...........................................................................................59
2.3.3. Nguyên nhân................................................................................... 61
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN
OMINEXT..................................................................................................... 64
3.1. Đối với Trưởng phòng và các cấp quản lý............................................64
3.1.1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân viên
64
3.1.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên...................................................... 65
3.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý..........................................67
3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên
69
3.1.5. Bố trí tài chính, đầu tư cơ sở vật chất.............................................71
3.2. Đối với nhân viên nhân viên Phòng HC- NS........................................72
3.2.1. Tự hoàn thiện các kỹ năng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ........73

3.2.2. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được giao.............................75
KẾT LUẬN.................................................................................................... 78
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................ 79
PHỤ LỤC
........................................................................................................


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext.........33
Bảng 2.1. Bảng thống kê số chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo, các cấp
quản lý và các nhân viên tại Công ty Cổ ph n Ominxext năm 2017............35
Bảng 2.2. Bảng đánh giá t m quan trọng của hoạt động tổ chức các chuyến
đi công tác tại Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext.................................. 37
Bảng 2.3. Bảng đánh giá mong muốn thực hiện công việc của các nhân viên
tại Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext.....................................................38
Bảng 2.4. Bảng khảo sát suy nghĩ của nhân viên tại Văn phòng Công ty Cổ
ph n Ominext trong việc tổ chức các chuyến đi công tác............................ 39
Bảng 2.5. Khảo sát mức độ đánh giá của các Trưởng phòng, cấp quản lý và
các nhân viên tham gia các chuyến đi công tác đối với công tác chuẩn bị của
Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác.......................................41
Bảng 2.6. Bảng Khảo sát mức độ bị phê b nh, khiển trách của nhân viên
Văn phòng trong quá tr nh chuẩn bị các chuyến đi công tác....................... 41
Bảng 2.7. Bảng kháo sát mức độ đánh giá của các nhân viên phòng ban
khác đã từng tham gia chuyến đi công tác của Công ty trong công tác chuẩn
bị chuyến đi công tác của Văn phòng.......................................................... 42
Bảng 2.8. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên Văn
phòng về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi công tác của
Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext....................................................49
Bảng 2.9. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên
Phòng ban khác về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi

công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext............................... 50
Bảng 2.10. Bảng Khảo sát tự đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ
được Trưởng phòng giao sau chuyến đi công tác của CEO, các quản lý cấp
cao và các nhân viên phòng ban khác của nhân viên Phòng HC-NS Công ty
Cổ ph n Ominext.......................................................................................... 54


Bảng 2.11. Bảng khảo sát những nhiệm vụ chưa được thực hiện tốt trong
quá tr nh thực hiện các công việc được giao sau khi các chuyến đi kết thúc
của các nhân viên Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext.......................55
Bảng 2.12. Bảng Khảo sát đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ của
Phòng HC-NS sau chuyến đi công tác của các nhân viên

phòng ban khác

tại Công ty Cổ ph n Ominext....................................................................... 56
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác qua các tháng

trong

năm 2017 của Công ty Cổ ph n Ominext.....................................................35


DANH MỤC VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ được viết tăt

ATLĐ

An toàn lao động

BHLĐ

Bảo hiểm lao động

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

CNTT

Công nghệ thông tin

HC-NS

Hành chính-Nhân sự

HĐQT

Hội đồng quản trị

TS

Tiến sĩ

PGS

Phó Giáo sư


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong một xã hội phát triển, cùng với đó là sự cạnh
tranh, quy luật đào thải được đẩy lên mạnh mẽ. Để duy tr sự phát triển ổn định
và hạn chế những sai phạm về quy tr nh hoạt động, đòi hỏi phải có sự hợp tác,
phối hợp, hỗ trợ giữa các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức. Do đó, công
tác kiểm tra, theo dõi t nh h nh hoạt động của đơn vị luôn được các cơ quan,
tổ chức đặc biệt coi trọng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, yêu c u việc thực
hiện các chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan phải được diễn ra một cách thường
xuyên và hiệu quả.
Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng quan trọng. Nó là
điều kiện cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán và kí kết hợp đồng giữa
các đối tác hay giải quyết t nh trạng bất ổn của các cơ quan. Bởi vậy, công tác
chuẩn bị các chuyến đi công tác không hề đơn giản và phải giao cho một đơn
vị chức năng chuyên môn trong cơ quan đảm nhiệm. Từ đó, Văn phòng là bộ
phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo, vừa đảm nhận chức năng tham
mưu, tổng hợp, vừa phụ trách hậu c n của cơ quan, tổ chức.
Việc tổ chức các chuyến đi công tác là một trong những nhiệm vụ hàng

đ u được ban lãnh đạo giao phó, buộc văn phòng phải có trách nhiệm xây
dựng và tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan theo đúng yêu c u của
ban lãnh đạo. Trong quá tr nh học tập và nghiên cứu, tôi nhận thấy, Văn phòng
Công ty Cổ ph n Ominext đã có những nỗ lực và cố gắng không ngừng trong
việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Ban lãnh đạo và các cấp quản lý và
nhân viên Công ty. Chính v vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoạt động tổ
chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext”. Hy
vọng Đề tài không chỉ giúp Văn phòng Công ty nói riêng mà các văn phòng
của các doanh nghiệp khác có cái nh n toàn diện về hoạt động
1


tổ chức các chuyến đi công tác của đơn vị m nh, góp ph n thực hiện tốt trách
nhiệm của văn phòng trong việc chuẩn bị chuyến đi công tác cho các công ty,
doanh nghiệp.
2.
Ở

Lịch sử nghiên cứu

Việt Nam, có rất nhiều nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ của văn phòng nói
chung và tổ chức chuyến đi công tác của văn phòng nói riêng. Tuy
nhiên ph n lớn các đề tài nghiên cứu thường tập trung nghiên cứu về những
nhiệm chung của bộ máy văn phòng hoặc một ph n trong công tác tổ chức và
sắp xếp công việc chưa tập trung nghiên cứu về hoạt động tổ chức chuyến đi
công tác cho công ty, doanh nghiệp. Trong những nghiên cứu đó, có rất nhiều
các công tr nh trở thành giáo tr nh, tài liệu tham khảo như:
Giáo tr nh Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc
dân do GS. TS Nguyễn Thành Độ làm chủ biên (2013). Giáo tr nh giới thiệu
về công tác quản trị văn phòng, trong đó thể hiện rõ những chức năng, nhiệm

vụ của văn phòng trong cơ quan, tổ chức, bao gồm công tác tổ chức chuyến đi
công tác.
Giáo tr nh Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc
gia Hà Nội do TS. Vũ Thị Phụng làm chủ biên. Giáo tr nh giới thiệu về nhiệm
vụ, chức năng, những năng lực, phẩm chất của người thư ký văn phòng, trong
đó có đưa ra quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan, doanh nghiệp.
Quản trị học, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân do PGS. TS.
Nguyễn Thị Ngọc Huyền; PGS. TS Đồng Thị Thu Hà; TS. Đỗ Thị Hải Hà
đồng chủ biên (2013). Cuốn sách đã được nghiên cứu về quy tr nh tổ chức và
sắp xếp công việc đảm bảo mục tiêu của tổ chức.
Bên cạnh các cuốn giáo tr nh nổi tiếng, xây dựng chuyến đi công tác
cũng là đề tài được nhiều tác giả quan tâm và dành thời gian nghiên cứu. Tuy
nhiên h u hết các đề tài nghiên cứu chỉ nghiên cứu một ph n trong nhiệm vụ
xây dựng các chuyến đi công tác cho cơ quan, ví dụ như một số đề tài: “T m
2


hiểu về quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức” của sinh
viên Định Thị Thơm trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2015, đề tài luận văn
của một nhóm sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đăng tải năm
2013 “Quy tr nh lập kế hoạch, vận dụng thực hiện một kế hoạch cho một cuộc
họp và một chuyến công tác cho cơ quan”.
Bên cạnh đó cũng có một số đề tài nghiên cứu và tiếp cận hoạt động
của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác trọng phạm vi rộng
hơn tại các công ty trong nước như đề tài “Thực trạng và một số giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại
Hoàng Thành” của tác giả Phạm Thị Huyền hay đề tài của các bạn sinh viên
trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn “Công tác tổ chức và hoạt
động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao
thông vận tải”.

Có thể nhận thấy, những đề tài trên đều thể hiện vai trò quan trọng của
văn phòng trong việc xây dựng các chuyến đi công tác không chỉ ở các cơ
quan mà còn ở các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên ph n lớn, các đề tài chưa
đi sâu vào những hoạt động của văn phòng trong việc xây dựng chuyến đi
công tác cho các công ty. Trên tinh th n th n kế thừa và phát huy những mặt
tích cực của các công tr nh nghiên cứu trước, tôi đã t m hiểu và nghiên cứu đề
tài: “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ
phần Ominext”.
3.

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu:
-

T m hiểu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công

ty Cổ ph n Ominext.
-

Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác
của Văn phòng Công ty Ominext.

3


Nhiệm vụ nghiên cứu:
-

Nghiên cứu về khái niệm văn phòng và hoạt động tổ chức chuyến đi công tác

của các công ty

-

T m hiểu thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng
Công ty Ominext
-

Nghiên cứu và đề ra giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các

chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext.
4.

Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Cổ ph n Ominext.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ ph n Ominext.
Thời gian nghiên cứu: Năm 2017-2018
5.

Cơ sở phương pháp luận

Phương pháp sử dụng tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên sách
báo, tạp chí, một số luận văn, khóa luận, giáo tr nh liên quan đến đề tài. Từ
đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra các nhận xét, kết luận c n thiết phục vụ cho
hoạt động nghiên cứu.
Phương pháp điều tra thực tế: Trong quá tr nh thực hiện Đề tài, tôi đã
phát 28 Phiếu Khảo sát trong đó: 08 Phiếu Khảo sát cho các nhân viên Phòng
HC-NS, thu về 06 phiếu và 20 Phiếu cho các nhân viên phòng ban khác, thu

về 20 phiếu.
Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: Để có thêm nguồn thông tin chính
xác, tôi đã trao đổi và phỏng vấn một số nhân viên đang làm việc tại Phòng
HC-NS và các Phòng ban khác bằng cách đặt một số câu hỏi liên quan đến
nội dung hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty.
Phương pháp thống kê toán học: Dựa vào những Bảng khảo sát và số
liệu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác qua các năm, từ đó xử lý các số liệu
thu được trong quá tr nh nghiên cứu, tính tổng số phiếu trong các câu hỏi
4


khảo sát.
Phương pháp quan sát: T m hiểu và khảo sát hoạt động tổ chức chuyến
đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở những thông tin thu thập
được, phân tích, chọn lọc và tổng hợp thông tin phục vụ quá tr nh nghiên cứu.
6. Giả thuyết khoa học
Nếu các nhân viên Văn phòng của Công ty Cổ ph n Ominext thực hiện
tốt hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty, sẽ tạo thành công
cho các chuyến đi công tác của Công ty.
7.
Ý

Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn

nghĩa lý luận: Đề tài góp ph n làm phong phú hơn hệ thống lý luận về văn
phòng và hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng
trong các công ty
Ý

nghĩa thực tiễn: Đề tài góp ph n đánh giá hoạt động tổ chức các

chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext và đưa ra những
giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Cổ ph n Ominext. Đồng thời là tài liệu tham khảo cho các cá
nhân quan tâm đến văn phòng và hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức
các chuyến đi công tác cho các công ty.
8.

Cấu trúc đề tài khóa luận

Ngoài ph n mở đ u và kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu thành 3
chương như sau:
Chương 1 Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức chuyến đi công
tác
Chương 2 Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Cổ ph n Ominext
Chương 3 Giải pháp nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của
Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext
5


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG
TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
1.1. Tìm hiểu về một số khái niệm
*

Khái niệm văn phòng

Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, người ta luôn nhấn
mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là
bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc phục vụ cho ban lãnh đạo doanh
nghiệp. Nó đảm bảo công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách
thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả.[9;1] Vậy văn
phòng được hiểu như thế nào?
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những phương diện khác
nhau. Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị
trí địa lý nhất định: Đó là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay
của một người “quan trọng”. Ví dụ, văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ,
văn phòng kiến trúc sư trưởng,…hoặc văn phòng là trụ sở làm việc của cơ
quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó
hàng ngày đến làm việc. Ví dụ, văn phòng Bộ, văn phòng UBND, văn phòng
công trường...[12;2]
Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng trong các cơ quan,
tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư
như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục
vụ hậu c n đảm bảo các diều kiện c n thiết cho hoạt động của cơ quan.[2;1]
Các cách hiểu trên đều có khía cạnh đúng nhưng nó chỉ phản ánh trên
một phương diện nhất định của thuật ngữ “văn phòng”. Để đưa ra một định

6


nghĩa chính xác và đ y đủ về văn phòng chúng ta c n xem xét toàn diện những
hoạt động diễn ra tại văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
Ở

đ u vào, theo quan điểm hệ thống, văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp

lãnh đạo, tổ chức quản lý và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh
vực chính trị, kinh tế, hành chính...theo các phương án sử dụng khác
nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Như vậy ở đ u vào việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông
tin c n thiết để đề ra các quyết định chính xác là một trong những đặc thù của
công tác văn phòng.
Ở đ u ra, văn phòng thực hiện những hoạt động phân phối, chuyển tài,
thu thập và xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo
yêu c u của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động sẽ góp ph n hoàn thiện từng bước
công tác tổ chức điều hành thông tin trong từng đơn vị nhằm nâng cao hiệu
quả khai thác sử dụng thông tin trong quá tr nh tổ chức điều hành cơ quan, tổ
chức.[2;1]
Từ đó, để công tác văn phòng đạt được kết quản c n có những điều kiện
sau đây:
Thứ nhất, bộ máy văn phòng phải được tổ chức phù hợp. Ở các cơ
quan, đơn vị có quy mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng c n có đ y
đủ các bộ phận với số lượng các nhân viên c n thiết để thực thi mọi hoạt động
của văn phòng, đáp ứng đ y đủ mọi hoạt động chung của cơ quan. Nhưng đối
với các tổ chức có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thu n nhất, đơn lẻ
th bộ máy văn phòng có thể gọn hơn mức tối thiểu. Ở đây từng nhân viên có
thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, đáp ứng được yêu c u hoạt động
của tổ chức. Thực tế, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan
điểm “không nhất thiết cơ quan, tổ chức nào cũng c n phải có văn phòng”. Ở
các tổ chức lớn có văn phòng, còn các tổ chức vừa và nhỏ có phòng hành
chính, còn ở những tổ chức kinh doanh đơn lẻ, chỉ c n một đến hai người có
7


năng lực có thể đảm nhận hết tất cả các công việc của văn phòng.
Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức

là phải có một cơ sở hạ t ng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị và các
điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mô
của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của cơ quan,
tổ chức.[9;1]
Do đó, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái “tĩnh” th văn
phòng bao gồm các yếu tố vật chất, nhà cửa, xe cộ, các thiết bị con người...có
trong văn phòng để thực hiện mục tiêu của cơ quan tổ chức. Nếu quan sát cơ
quan, tổ chức ở trạng thái “động” nó bao gồm toàn bộ quá tr nh thu thập, xử
lý thông tin từ đ u vào đến đ u ra, phục vụ trong quá tr nh hoạt động và điều
hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Như vậy, từ nội dung và đặc điểm của công tác văn phòng, văn phòng
được hiểu theo nghĩa chung nhất: là bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là
nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý và chăm lo mọi
công việc hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.[2;1]
*Khái niệm tổ chức
Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý
nghiên cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người - xã hội, với những quá
tr nh hiện tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học
về tổ chức phải nhận thức nó ở hai góc độ, đó là: tổ chức với tính cách là một
thực thể và tổ chức với tính cách là một hoạt động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức với tính cách là một thực thể.
Một trong những định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc đó là: “Tổ chức nói
mở rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có
một h nh thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức v vậy là
thuộc tính bản thân các sự vật”. Đồng thời, theo gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa
8


là „hài hòa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại

bản chất thích nghi với sự sống”. Hai định nghĩa này bao quát cả ph n tự
nhiên và xã hội loài người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài
người cũng đồng thời xuất hiện. Và tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện, phát
triển nhân loại như ngày nay. Đó là nghĩa rộng, còn theo nghĩa hẹp, tổ chức là
một tập thể của con người tập hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc
mục tiêu cụ thể.[7;1]
Như vậy khi xem xét “tổ chức” trên tính cách là một thực thể, “tổ chức”
chính là một đơn vị xã hội, bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn
vị xã hội đó để hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân.
Vậy nếu xét “tổ chức” trên tính cách là một hoạt động th sao?
Theo Chester I. Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay
nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để
phối hợp nhằm hoàn thành mục tiêu chung”. Đồng thời, Theo Harold Koontz,
Cyril Odonnell và Heinz Weihrich th công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các
hoạt động c n thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho
một người quản lý với quyền hạn c n thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều
kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.[10;2]
Từ những quan niệm của các tác giả khác nhau, chúng ta có thể hiểu tổ
chức trên phương diện một hoạt động, đó là các hoạt động c n thiết để xác
định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với
từng nhóm, sắp xếp từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản
trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực
hiện công việc được giao.
Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quá tr nh hoạt
động quản lý. Mục đích của tổ chức là đảm bảo cung cấp đ y đủ, kịp thời số
lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một
cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Đồng thời, tổ chức còn
9

hướng đến sự phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể
cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng. Với những hàm nghĩa này,
có thể thể nhận thấy, tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công
việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận.
Do đó, chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản, tổ chức là quy trình thiết kê
bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn nhân lực nhằm thực
hiện mục tiêu chung.[10;2]
Như vậy, xét trên phương diện, tổ chức với tính cách là một hoạt động
nó có vai trò quan trọng trong các kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc
của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong cơ quan sẽ đảm
bảo được nề nếp, sự nhịp nhàng phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ
luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
*

Khái niệm chuyến đi công tác

Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, các lãnh đạo, cán bộ,
nhân viên thường có các chuyến đi công tác ngắn hạn hoặc dài hạn ở trong
nước và kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngòai.
Đi công tác là việc lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên, nhân viên được
giao nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các công việc tại một địa điểm khác,
không phải nơi làm việc thường ngày, với mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất
định. Các chuyến đi công tác của cơ quan rất đa dạng như hội thảo, hội nghị,
kiểm tra, hướng dẫn cơ sở...từ trung ương đến địa phương. Mỗi chuyến đi
mang lại hiệu quả trên nhiều phương diện, do đó các chuyến đi công tác yêu
c

u phải được tổ chức một cách chu đáo.
Mục đích chuyến đi công tác: Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn

với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. Đồng thời nhằm
một mục đích cụ thể giải quyết những công việc đã được hoạch định trong
chương tr nh kế hoạch công tác. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ
quan mà chuyến đi công tác có thể là giải quyết công việc, thiết lập mối quan
10


hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng quản lý, đi tham quan, ký kết
hợp đồng, dự hội nghị, hội thảo…và đôi khi còn giải quyết những nhiệm vụ
đột nhiên diễn ra nhằm thực hiện những hoạt động mang tính chất đối ngoại
của cơ quan, tổ chức.[6;1]
Phạm vi chuyến đi công tác: Nước ta đang bước vào thời kỳ công
nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm đưa Việt Nam trở thành nước công nghiệp văn
minh hiện đại. V thế sự giao lưu quốc tế và hợp tác hữu nghị giữa các quốc
gia trên thế giới đang phát triển rất mạnh. Cho nên việc đi công tác của mỗi
cơ quan không chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng ra phạm
vi

quốc tế. Phạm vi chuyến đi công tác của mỗi cơ quan được xác định trên các
cơ sở như: Khả năng thiết lập mối quan hệ của cơ quan, quy mô, đặc thù,
chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Phạm vi chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan không giống nhau. Với các cơ
quan Nhà nước ở Trung ương chuyến đi công tác thường diễn ra trong phạm
vi toàn quốc trên cơ sở các yêu c u của hoạt động quản lý, còn với các công ty,
xí nghiệp, đơn vị kinh tế… việc thực hiện chuyến đi công tác phụ thuộc vào
tiềm lực của doanh nghiệp và các quy định khung pháp lý do Nhà nước quy
định.[6;1]
*

Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng

Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng là việc bộ
phận văn phòng xây dựng kế hoạch, chuẩn bị nội dung, phương tiện, giải
quyết các thủ tục hành chính...và kết hợp với các phòng ban khác để thực hiện
các công việc liên quan bao gồm: công tác của văn phòng trước chuyến đi,
hoạt động trong thời gian lãnh đạo đi công tác, và hoạt động của văn phòng
sau khi kết thúc chuyến đi công tác của lãnh đạo, các nhân viên trong chuyến
đi công tác của cơ quan, tổ chức.
Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác c n phải được văn
phòng hoạch định, cân đối, đưa ra chương tr nh cụ thể theo từng tháng, quý,
11


năm và theo lịch làm việc chung. Từ đó theo dõi và chủ động tổ chức việc
thực hiện các chuyến đi công tác. Trước mỗi chuyến đi, văn phòng phải lập kế
hoạch chi tiết. Sau khi lập kế hoạch xây dựng chương tr nh cho chuyến đi, bộ
phận văn phòng còn phải tiến hành thực hiện chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu và
giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến chuyến đi công tác; phương
tiện đi lại; liên hệ với địa điểm đến và kinh phí cho chuyến đi. Đồng thời, bộ
phận văn phòng phải đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo
phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, cán bộ văn phòng được giao nhiệm vụ
có trách nhiệm theo dõi và chủ động đôn đốc các đơn vị chuẩn bị đảm bảo
đúng tiến độ thời gian thực hiện kế hoạch.
Có thể nói, văn phòng là bộ phận trung tâm của cơ quan. Do đó, việc
họach định các chuyến đi công tác của lãnh đạo và nhân viên là hết sức quan
trọng, đòi hỏi chuyên viên văn phòng phải có sự hiểu biết, nhanh nhẹn và tinh
tế để tổ chức một chuyến đi công tác thành công như ý.
1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác
1.2.1. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác
Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời

gian của các cấp quản lý và các nhà lãnh đạo trong công ty. Có những chuyến
công tác mang tính chất định kỳ, thường xuyến nhưng cũng có những chuyến
công tác mang tính chất đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho chuyến công
tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, đòi hỏi không có sự sai sót
trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi.[12;2] V vậy, bộ phận văn
phòng c n phải nắm được những công việc chuẩn bị và tổ chức cho các
chuyến đi công tác như sau:
(A)

Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác:

Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là việc thiết kế và
xác định mục đích, yêu c u của chuyến đi; nội dung của chuyên đi, bao gồm:
12


thời gian bắt đ u và kết thúc chuyến đi; địa điểm công tác; số lượng người
tham gia; phương tiện đi lại; lịch tr nh chuyến đi và liệt kê các cuộc gặp gỡ,
trao đổi, tọa đàm trong chuyến đi công tác để đảm bảo sự rõ ràng, hợp lý cho
chương tr nh qua bản kế hoạch chi tiết. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của
văn phòng trong mỗi doanh nghiệp. Do đó c n được xây dựng một cách chi
tiết cẩn thận để chủ động bao quát hết tất cả công việc phòng tránh sai sót có
thể xảy ra. Bao gồm các nội dung:
-

Xác định mục đích, yêu cầu cho chuyến đi:

Xác định mục đích, yêu c u cho chuyến đi là việc rất quan trọng để định
hướng, điều chỉnh các nhiệm vụ trong quá tr nh tổ chức và sắp xếp công việc
trong chuyến đi công tác.

Tùy vào nhiệm vụ của chuyến đi, văn phòng xác định mục đích cho phù
hợp. Phải xác định được rằng chuyến đi đó để làm g , công tác ở trong nước
hay đi công tác nước ngoài? Mục đích cho chuyến đi có thể là giải quyết công
việc, thiết lập mối quan hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng quản lý,
đi tham quan, ký kết hợp đồng hay là dự hội nghị tại các công ty khác… và
đôi khi trong chuyến đi đó còn phải giải quyết những nhiệm vụ đột xuất, bất
ngờ diễn ra mang tính chất đối ngoại của công ty. Xác định mục đích chuyến
đi mới có thể chuẩn bị được những bước tiếp theo, do đó đòi hỏi mục đích
phải thông qua lãnh đạo, được xây dựng cụ thể và rõ ràng.
- Xác định nội dung chuyến đi:
Sau khi xác định đươc mục đích của chuyến đi, bộ phận văn phòng xây
dựng nội dung của chuyến đi. Nội dung bao gồm:
(1)

Thời gian và địa điểm đến: Xác định thời gian bắt đ u di chuyển, và

thời gian di chuyển đến địa điểm. Đồng thời xác định thời gian cụ thể đến địa
điểm trong chuyến đi với nội dung g , đảm bảo hoàn thành được các mục tiêu
đề ra.
(2) Thành ph n người tham gia: Khi xây dựng nội dung cho chuyến đi
13


công tác c n xác định rõ thành ph n tham gia gồm những cá nhân, đơn vị nào.
Yêu c u liệt kê đ y đủ họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác tránh nh m lẫn, hiểu
l m trong công ty.
(3)

Phương tiện đi lại: Phương tiện đi lại là yếu tố không thể coi nhẹ

trong hoạt động chuẩn bị chuyến đi công tác. Văn phòng phải chu đáo trong
công tác này để không làm ảnh hưởng đến hiệu quả của chuyến đi. Tùy vào
địa điểm đến để xác định phương tiện phù hợp, không chỉ phương tiện đi đến
địa điểm công tác mà còn phải xác định phương tiện di chuyển trong quá tr nh
công tác tại đó.
(4)

Lịch tr nh chuyến đi: Lịch tr nh chuyến đi bao gồm lịch tr nh di

chuyển và lịch tr nh sắp xếp các cuộc hẹn. Trong lịch tr nh di chuyển, văn
phòng xác định rõ thời gian và địa điểm di chuyển đến từng địa điểm trong đó
có các cuộc hẹn nào, đia điểm ăn uống, nghỉ ngơi...như thế nào. Với lịch tr nh
cuộc hẹn, văn phòng liệt kê cụ thể, thống nhất với lịch tr nh di chuyển về thời
gian, địa điểm cho từng cuộc hẹn, tránh trùng lặp cuộc hẹn và địa điểm với
các cuộc hẹn khác.
(5)

Liệt kê các cuộc gặp gỡ, tọa đàm: Trong những chuyến đi công tác, các nhà
lãnh đạo thường xuyên gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm với đối tác liên quan đến
mục đích của chuyến đi. Tuy nhiên cũng có những cuộc gặp nằm ngoài mục
đích chính của chuyến đi. Trong những trường hợp như
vậy, nếu đó là cuộc gặp quan trọng liên quan đến hoạt động đối ngoại của
công ty, cá nhân tham gia chuyến đi c n đề xuất với lãnh đạo và trao đổi với
bộ phận văn phòng để thêm vào kế hoạch chi tiết các cuộc gặp gỡ đó. Còn với
những trường hợp không quan trọng và không liên quan đến công việc, các cá
nhân tham gia chuyến đi công tác tự sắp xếp không làm ảnh hưởng đến mục
tiêu chuyến đi và kế hoạch của bộ phận văn phòng đã đề ra. Do vậy, để liệt kê
chính xác các cuộc gặp gỡ của các lãnh đạo, các cấp quản lý, nhân viên...tham
gia chuyến đi công tác, văn phòng phải dựa vào
14

lịch tr nh của chuyến đi đó.
-

Xác định kinh phí chuyến đi:

Xác định kinh phí cho chuyến đi dựa vào những yếu tố như: Thời gian
công tác, số lượng người tham gia, phương tiện đi lại, giải quyết thủ tục hành
chính, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, kinh phí ăn uống, sinh hoạt...và rất nhiều
những yếu tố khác phụ thuộc vào mục đích của chuyến đi. Việc xác định kinh
phí đòi hòi các cá nhân khi thực hiện c n phải cân nhắc, tính toán và trao đổi
với phòng ban khác và người tham gia công tác để xác định kinh phí chính
xác và hợp lý nhất.
-

Xác định cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện:

Việc xác định các cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện
các nhiệm vụ trong công tác chuẩn bị được ban lãnh đạo chỉ đạo và ra quyết
định. Tuy nhiên, trách nhiệm chính vẫn thuộc về văn phòng. Các phòng ban
khác sẽ phụ trách phối hợp thực hiện trong những hoạt động có liên quan đến
chức năng nhiệm vụ của phòng ban m nh.
Có thể nói, xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là nhiệm
vụ đ u tiên và đặc biệt quan trọng trong hoạt động chuẩn bị chuyến đi công
tác. Nếu không xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác một cách tỉ mỉ,
chi tiết, rất dễ nảy sinh những sai sót trong quá tr nh thực hiện và nghiêm
trọng hơn nếu không xử lý kip thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của
chuyến đi. Do đó, tại nhiệm vụ đ u tiên, đòi hỏi bộ phận văn phòng phải thực
hiện một cách cẩn thận, xin ý kiến của ban lãnh đạo và những cá nhân, đơn vị

tham gia chuyến đi công tác.[4;1]
(B)

Thực hiện việc chuẩn bị các chuyến đi công tác

Sau khi kế hoạch đã được xây dựng cụ thể, chi tiết và được ban lãnh
đạo phê duyệt, bộ phận văn phòng triển khai thực hiện theo đúng kế hoạch và
thông báo cho các phòng ban khác để phối hợp thực hiện với những công việc
cụ thể sau:
15


-

Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác:

Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác là một trong những
khâu nghiệp vụ quan trọng và phải thực hiện đ u tiên trong hoạt động chuẩn bị
các chuyến đi công tác. Tuy nhiên, không phải chuyến đi công tác nào, văn
phòng cũng phải liên hệ trước. Bởi điều này sẽ không được tiến hành nếu
chuyến đi đó mang tính bất ngờ hoặc nhằm mục đích kiểm tra, theo dõi. Mặc
dù vậy, với chuyến đi thông thường, liên hệ với đơn vị tiếp nhận là một yêu
c

u bắt buộc. Điều này sẽ giúp văn phòng có được sự phối hợp, hỗ trợ của cơ

quan tiếp nhận để thực hiện mục đích chuyến đi.
Văn phòng nên chọn thời điểm thích hợp khi tiến hành các hoạt động
này. Việc thông báo quá sớm hay quá muộn đều có khả năng ảnh hưởng đến
sự phối hợp giữa hai bên. Trong trường hợp chuyến đi bị hủy bỏ, hoặc thay

đổi một số nội dung sau khi đã liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phòng
có trách nhiệm thông báo cho kịp thời cho các cơ quan, cá nhân tiếp nhận. Khi
liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phòng phải đảm bảo yêu c u về thông
tin chính xác, đ y đủ và kịp thời, bao gồm các nội dung như: mục đích chuyến
đi, nội dung công việc, thành ph n tham gia, thời gian làm việc, các cuộc găp
gỡ, trao đổi...[2;1]
Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác c n được thực hiện
linh hoạt, văn phòng nên chú ý đến công việc này tránh xảy ra những t nh
huống không mong muốn ảnh hưởng đến sự hợp tác của cơ quan m nh và đơn
vị tiếp nhận chuyến đi công tác.
-

Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính trước chuyến
đi công tác:
Để chuyến đi công tác được diễn ra đúng kế hoạch một cách nhanh
chóng và hiệu quả, bộ phận văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ, tài
liệu và giải quyết các thủ tục hành chính theo đúng kế hoạch. Ngoài những
giấy tờ liên quan đến mục đích chuyến đi, văn phòng phải chuẩn bị thêm
16


những giấy tờ c n thiết trong quá tr nh di chuyển và hoạt động của cá nhân,
đơn vị tham gia chuyến đi công tác. Với những chuyến đi hợp tác, ký kết hợp
đồng hay tham gia hội thảo, tọa đàm của lãnh đạo, văn phòng c n chuyển bị
hợp đồng, tài liệu, bài phát biểu...một cách chu đáo. Nội dung của tài liệu,
giấy tờ c n có sự phối hợp của văn phòng và các bộ phận chức năng, đối với
chuyến đi đặc biệt quan trọng c n có sự trợ giúp của các chuyên gia, các cố
vấn để xây dựng nội dung bài phát biểu cho lãnh đạo. Bên cạnh đó, một số
chuyến đi cũng c n có những tài liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm
pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và

các tài liệu liên quan...đòi hỏi các nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ
c

n tổng hợp tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu t m tài liệu. Trong quá tr nh
tổng hợp, c n đọc trước để đánh dấu những nội dung quan trọng, thậm
chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu và đánh dấu những nội dung
quan trọng, tham khảo, mang đi để sử dụng khi c n thiết. [2;1]
Song song với quá tr nh chuẩn bị giấy tờ tài liệu, văn phòng cũng phải
giải quyết các thủ tục hành chính. Ở nhiệm vụ này, yêu c u bộ phận văn phòng
c n thực hiện nhanh chóng và triệt để các thủ tuc chuyển giao công việc trong
thời gian các cá nhân, đơn vị đi công tác, xác nhận các loại giấy tờ như quyết
định cử đi công tác từ cấp trên, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy tờ khác về
chức danh khoa học, chính trị, chứng minh thư của thành ph n tham gia
chuyến đi công tác. Đặc biệt với những chuyến đi công tác nước ngoài, c n
chuyển bị kỹ lưỡng hơn về các thủ tục như visa, hộ chiếu, giấy đi đường, xuất
cảnh, bảo hiểm...và các giấy tờ khác có liên quan.
Có thể nói, chuẩn bị giấy tờ tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính
là hai nội dung rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của chuyến đi
công tác. Khi thực hiện, cán bộ văn phòng c n kiểm tra kỹ nhiều l n tránh sai
sót, làm mất thời gian của chuyến đi...

17