Hoàn thiện hệ thống kiểm toán nội bộ trường cao đẳng kỹ thuật cao thắng , luận văn thạc sĩ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (522.73 KB, 106 trang )
i
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH
*****o0o*****
NGUYỄN THỊ HIỀN
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CAO THẮNG
CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN –KIỂM TOÁN
MÃ SỐ: 64340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS MAI THỊ HOÀNG MINH
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NĂM 2014
ii
LỜI CAM ĐOAN
*****o0o*****
Tôi xin cam đoan rằng luận văn “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CAO THẮNG” là công trình nghiên cứu của
riêng tôi. Các thông tin, dữ liệu được sử dụng trong luận văn là trung thực, các nội dung
trích dẫn đều được ghi rõ nguồn gốc và các kết quả nghiên cứu được trình bày trong
luận văn này chưa được công bố tại bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác.
TP Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 10 năm 2013
NGUYỄN THỊ HIỀN
iii
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................................................... ii
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.................................................................................................... vi
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ - SƠ ĐỒ SỬ DỤNG.................................................................... viii
PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ............................5
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LÝ THUYẾT KIỂM SOÁT
NỘI BỘ........................................................................................................................................................ 5
1.1.1
Giai đoạn sơ khai (1900 -1949)....................................................................................... 5
1.1.2
Giai đoạn hình thành (1949 -1970)................................................................................ 6
1.1.4
Giai đoạn hiện đại (từ 1992 đến nay)............................................................................ 7
1.2 ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ............................................................................................. 9
1.2.1
Định nghĩa KSNB theo báo cáo COSO........................................................................ 9
1.2.2
Định nghĩa KSNB theo INTOSAI 2004....................................................................... 9
1.3 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.................................. 12
1.3.1
Môi trường kiểm soát........................................................................................................ 13
1.3.2
Đánh giá rủi ro..................................................................................................................... 15
1.3.3
Hoạt động kiểm soát.......................................................................................................... 16
1.3.4
Thông tin và truyền thông............................................................................................... 17
1.3.5
Giám sát.................................................................................................................................. 19
1.4 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU..................................... 19
1.4.1
Vấn đề chung về đơn vị hành chính sự nghiệp giáo dục..................................... 19
1.4.1.1 Khái niệm và đặc điểm................................................................................................. 19
1.4.1.2 Phân loại............................................................................................................................. 21
1.4.2
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong đơn vị sự nghiệp có thu...........................22
1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB........................................................................... 23
1.6 Trách nhiệm về hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................................................. 23
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1......................................................................................................................... 25
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG
CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CAO THẮNG......................................................................................... 26
2.1 TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG CĐ KỸ THUẬT CAO THẮNG.......................................... 26
2.1.1
Lịch sử hình thành.............................................................................................................. 26
iv
2.1.2
Sứ mạng, chức năng, nhiệm vụ chiến lược và tầm nhìn 2020........................... 27
2.1.3
Phương hướng nhiệm vụ năm học 2013 -2014....................................................... 28
2.1.3.1 Công tác đào tạo.............................................................................................................. 28
2.1.3.2 Công tác giáo viên.......................................................................................................... 29
2.1.3.3 Công tác khác................................................................................................................... 29
2.1.4
Những thành tựu đã đạt được......................................................................................... 30
2.1.5
Cơ cấu tổ chức..................................................................................................................... 31
2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức.................................................................................................................... 31
2.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ.................................................................................................... 32
2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TRƯỜNG CĐKT CAO THẮNG..........................33
2.2.1
Môi trường kiểm soát........................................................................................................ 34
2.2.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức............................................................................ 34
2.2.1.2 Năng lực nhân viên........................................................................................................ 35
2.2.1.3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành.............................................................. 37
2.2.1.4 Cơ cấu tổ chức................................................................................................................. 38
2.2.1.5 Chính sách nhân sự........................................................................................................ 40
2.2.2
Đánh giá rủi ro..................................................................................................................... 44
2.2.3
Hoạt động kiểm soát.......................................................................................................... 45
2.2.3.1 Quy trình thu tiền............................................................................................................. 48
2.2.3.2 Quy trình chi tiền............................................................................................................. 51
2.2.3.3 Quy trình quản lý chất lượng đào tạo....................................................................... 56
2.2.4
Thông tin và truyền thông............................................................................................... 57
2.2.5
Giám sát.................................................................................................................................. 60
2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ HTKSNB TRƯỜNG CĐKT CAO THẮNG............................................. 61
2.3.1
Đánh giá về “môi trường kiểm soát”........................................................................... 61
2.3.2
Đánh giá về “đánh giá rủi ro”........................................................................................ 62
2.3.3
Đánh giá về “hoạt động kiểm soát”............................................................................. 63
2.3.4
Đánh giá về “thông tin và truyền thông”................................................................... 64
2.3.5
Đánh giá về “giám sát”..................................................................................................... 65
2.4 NGUYÊN NHÂN CỦA NHỮNG HẠN CHẾ HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG
CĐKT CAO THẮNG........................................................................................................................... 65
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2......................................................................................................................... 67
v
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT CAO THẮNG................................................................... 68
3.1 QUAN ĐIỂM XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN......................................... 68
3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HTKSNB........................ 68
3.2.1
Môi trường kiểm soát........................................................................................................ 68
3.2.1.1 Tính chính trực và giá trị đạo đức............................................................................ 68
3.2.1.2 Đảm bảo về năng lực..................................................................................................... 70
3.2.1.3 Cơ cấu tổ chức................................................................................................................. 72
3.2.1.4 Chính sách nhân sự........................................................................................................ 74
3.2.2
Đánh giá rủi ro..................................................................................................................... 76
3.2.3
Hoạt động kiểm soát.......................................................................................................... 81
3.2.4
Thông tin và truyền thông............................................................................................... 83
3.2.5
Giám sát.................................................................................................................................. 86
3.3 Một số giải pháp hỗ trợ từ phía nhà nước.................................................................................... 86
3.4 Một số nguyên tắc vận hành của hệ thống KSNB..................................................................... 87
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3......................................................................................................................... 90
KẾT LUẬN.................................................................................................................................................... 91
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................................................ 92
Phụ lục 2.1...................................................................................................................................................... 92
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO.............................................................. 93
vi
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Bộ GD&ĐT:
Bộ Giáo dục và Đào tạo
CBGV:
Cán bộ giáo viên
CĐKT:
Cao đẳng kỹ thuật
HCSN:
Hành chính sự nghiệp
HS-SV:
Học sinh - Sinh viên
HTKSNB:
Hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB:
Kiểm soát nội bộ
KTX:
Ký túc xá
NSNN:
Ngân sách nhà nước
Tp HCM:
Thành phố Hồ Chí Minh
vii
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU SỬ DỤNG
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Tính chính trực và giá trị đạo đức”
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Đảm bảo năng lực”
Bảng 2.3:Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “triết lý quản lý và phong cách điều
hành” Bảng 2.4: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Cơ cấu tổ chức”
Bảng 2.5: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Chính sách nhân sự”
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Đánh giá rủi ro”
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Hoạt động kiểm soát”
Bảng 2.8: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Thông tin và truyền thông”
Bảng 2.9: Bảng tổng hợp câu hỏi khảo sát về “Giám sát”
Bảng 3.1: Bảng đánh giá rủi ro
Bảng 3.2: Bảng tổng hợp rủi ro.
viii
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ - SƠ ĐỒ SỬ DỤNG
Hình 1.1 Mối quan hệ giữa các mục tiêu và các thành phần của HTKSNB
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Quy trình thu kinh phí đào tạo dài hạn qua ngân hàng
Sơ đồ 2.2 Quy trình thu kinh phí đào tạo ngắn hạn bằng tiền mặt
Sơ đồ 2.3 Quy trình chi mua sắm vật tư và thiết bị giảng dạy
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài:
Với bất kỳ một tổ chức nào, việc khai thác hiệu quả và sử dụng tiết kiệm các
nguồn lực nhằm đạt được những mục tiêu, sứ mạng đã đề ra luôn là vấn đề được
quan tâm hàng đầu. Để đạt được yêu cầu này đòi hỏi các tổ chức phải thiết lập một
hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm cung cấp các thông tin tài chính và phi
tài chính đáng tin cậy; bảo vệ tài sản; giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra và đảm
bảo nội qui, quy định được tuân thủ.
Kiểm soát nội bộ đã tồn tại và phát triển mạnh tại Việt Nam đặc biệt là trong
các doanh nghiệp, tuy nhiên trong các đơn vị sự nghiệp thì khái niệm này còn khá
mới mẻ do văn bản hướng dẫn chưa nhiều và chưa được phổ biến rộng rãi. Ở các
đơn vị sự nghiệp hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện chủ yếu mang tính
chất chủ quan cá nhân nên khó tránh khỏi sai sót, gian lận.
Đất nước ta đã và đang hội nhập và phát triển từng ngày. Sự phát triển ấy đã
mở ra nhiều cơ hội nhưng cũng mang lại không ít thách thức cho các trường đại
học, cao đẳng trong cả nước. Giáo dục là một lĩnh vực được xã hội quan tâm hàng
đầu vì nó quyết định sự phồn vinh của một quốc gia, một dân tộc. Xã hội đang yêu
cầu nhiều hơn, mong đợi nhiều hơn từ nền giáo dục nước nhà. Với mong muốn
thúc đẩy sự phát triển của giáo dục, nhà nước đã thực hiện quá trình đổi mới cơ chế
quản lý tài chính- ngân sách Nhà nước. Từ đây, các đơn vị sự nghiệp đã được trao
nhiều quyền tự chủ trong công tác quản lý hoạt động của đơn vị mình. Cơ chế mới
đã thổi một động lực mới cho các đơn vị sự nghiệp trong quá trình hoạt động, phát
huy được tính sáng tạo ở mỗi đơn vị nhưng nó cũng là một thách thức do phải tự
chủ về hoạt động của đơn vị mình.
Trường CĐKT Cao Thắng là một ngôi trường với lịch sử 107 năm tồn tại và
phát triển. Suốt thời gian đó, nhà trường đã không ngừng cống hiến, góp phần
không nhỏ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trong giai đoạn hiện nay,
giống như các đơn vị hành chính sự nghiệp khác, nhà trường đang đứng trước thời
cơ và thách thức khi được trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về hoạt động của
mình. Tiền thân là một trường chuyên đào tạo kỹ thuật, cụm từ “kiểm soát nội bộ”
2
còn khá mới mẻ với mọi thành viên trong trường nhưng nó đang trở thành một vấn
đề được nhà trường quan tâm. Với mong muốn nâng cao nhận thức về hệ thống
kiểm soát nội bộ, tìm ra những điểm mạnh điểm yếu của hệ thống và đưa ra được
những giải pháp giúp nhà trường hoàn thiện hệ thống KSNB của mình, tác giả đã
chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường CĐKT Cao Thắng”
làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. Đề tài sẽ nghiên cứu lí luận về hệ thống
KSNB theo báo cáo INTOSAI áp dụng cho khu vực công; tìm hiểu, đánh giá về hệ
thống KSNB tại Trường CĐKT Cao Thắng, căn cứ vào thực trạng ấy tác giả đề ra
một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB giúp nhà trường thực hiện các mục
tiêu đề ra.
2. Tổng quan nghiên cứu
Trước đề tài này, đã có một số tác giả nghiên cứu về các đề tài liên quan cho
các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu khác như:
Nguyễn Thị Phương Trâm (2010), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
tại trường cao đẳng sư phạm trung ương thành phố Hồ Chí Minh”, Luận
văn thạc sĩ 103tr, Trường Đại học Kinh tế Tp HCM. Luận văn này tập
trung nghiên cứu các vấn đề thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại
trường CĐSPTWTPHCM trên khía cạnh xem xét hệ thống các thủ tục
kiểm soát. Các hoạt động kiểm soát được nghiên cứu trong luận văn này
tập trung chủ yếu vào một số hoạt động về quản lý tài chính, tài sản và
quản lý chất lượng giảng dạy trong ngắn hạn.
Hồ Thị Thanh Ngọc (2010), “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động
kiểm soát nội bộ tại Trường cao đẳng Xây Dựng Số 2”, Luận văn thạc sĩ
103tr, Trường Đại học Kinh tế Tp HCM. Đề tài v ận dụng lý thuyết về
kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO 1992 để tìm hiểu, phân tích hệ thống
kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng Số 2. Từ đó tập t r ung
đưa ra các giải pháp và các kiến nghị để nâng cao hiệu quả hoạt động của
hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng Số 2.
Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc
sĩ 104tr, Trường Đại học Kinh tế Tp HCM. Luận văn nghiên cứu
3
hệ thống KSNB theo báo cáo Intosai, tác giả vận dụng đánh giá các ưu
điểm và các tồn tại của hệ thống này, từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm
hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.
3. Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trường Cao đẳng Kỹ Thuật Cao
Thắng.
Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại trường Cao đẳng Kỹ
Thuật Cao Thắng.
Kiến nghị những giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB trường.
Câu hỏi nghiên cứu
Câu hỏi 1: Hệ thống kiểm soát nội bộ của trường CĐKT Cao Thắng có những hạn
chế chính nào?
Câu hỏi 2: Biện pháp nào để khắc phục những hạn chế đó?
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Phạm vi nghiên cứu: tại Trường CĐKT Cao Thắng từ tháng 1 đến tháng 9
năm 2013.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Luận văn được nghiên cứu dựa trên phương pháp luận khoa học. Lý
luận được nghiên cứu dựa trên các phương pháp như khái quát hóa, tổng hợp,
phân tích. Phần thực tiễn được nghiên cứu dựa trên các phương pháp đ ị n h t í n
h như quan sát, phỏng vấn, phương pháp sử dụng bảng cân hỏi – trả lời bằng
viết, phân tích, cụ thể là:
Quan sát: các hoạt động thực tiễn của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, nhân viên,
giáo viên trong toàn trường, công tác phối hợp giữa cá nhân, bộ phận với
nhau.
Phỏng vấn cán bộ nhân viên nhà trường qua bảng câu hỏi.
Điều tra, kiểm tra tài liệu nội bộ cùa nhà trường
6. Những đóng góp của luận văn
4
Các giải pháp được trình bày trong luận văn nhằm bổ sung những điểm hạn
chế và nâng cao tính hiệu quả và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong
trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Cao Thắng.
Ngoài ra, luận văn cũng đóng góp làm phong phú thêm cho lý luận về hệ
thống KSNB áp dụng cho khu vực công. Qua đây, tác giả cũng mong muốn mọi
người sẽ quan tâm nhiều hơn đối với hệ thống KSNB trong những đơn vị hành
chính sự nghiệp, để hệ thống KSNB đạt được đúng vai trò và vị trí của mình trong
sự phát triển của tổ chức nói riêng và đất nước nói chung.
7. Kết cấu luận văn:
Luận văn có kết cấu gồm lời mở đầu, kết luận và 3 chương
Lời mở đầu
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chương 2: Thực trạng hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng
Kỹ Thuật Cao Thắng
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng
Kỹ Thuật Cao Thắng
Kết luận
5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ
1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA LÝ THUYẾT KIỂM
SOÁT NỘI BỘ.
Lý thuyết kiểm soát nội bộ đã trải qua bốn giai đoạn hình thành và phát triển
như sau:
1.1.1 Giai đoạn sơ khai (1900 -1949)
Từ khi cách mạng công nghiệp bùng nổ ở Châu Âu, hàng loạt các doanh
nghiệp đã được ra đời, đặc biệt là các công ty cổ phần. Lúc này sự tách biệt giữa
chức năng sở hữu và chức năng quản lý ngày càng rõ rệt, nên kiểm toán đã phát
triển đến một hình thức cao hơn nhằm cung cấp một dịch vụ kiểm tra sự gian lận
của người quản lý cho các cổ đông – những người chủ sở hữu của công ty.
Theo thời gian, trong khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, các
kiểm toán viên đã dần nhận thức được rằng việc kiểm tra toàn bộ nghiệp vụ kinh tế
phát sinh là hoàn toàn không cần thiết mà thay vào đó họ sẽ chọn mẫu để kiểm tra.
Muốn công việc này đạt kết quả thì kiểm toán viên phải dựa trên sự tin tưởng vào hệ
thống kiểm soát nội bộ do đơn vị được kiểm toán sử dụng trong quá trình lập báo
cáo tài chính. Thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” bắt đầu xuất hiện ở giai đoạn này và với
hình thức ban đầu là kiểm soát tiền nhằm kiểm soát quản lý vốn và kiểm tra thông
tin về quản lý vốn.
Năm 1905, Robert Montgomery trong tác phẩm “Lý thuyết và thực hành
kiểm toán” đã đưa ra ý kiến về một số vấn đề liên quan đến KSNB.
Năm 1929, Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) công
bố chính thức về thuật ngữ KSNB, theo đó, KSNB được định nghĩa là một công cụ
bảo về tiền và tài sản khác đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh
nghiệp.
6
Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ trong một công bố đã
định nghĩa KSNB là “các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện
trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác
trong ghi chép của sổ sách”. Từ đó, nghiên cứu và đánh giá về hệ thống KSNB càng
được chú trọng hơn trong các cuộc kiểm toán.
Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với
nhan đề: “Kiểm soát nội bộ các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc
quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. Trong đó trình bày định
nghĩa kiểm soát như là một công cụ bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin
cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả của tổ chức và khuyến khích
tuân thủ các chính sách. Sau đó AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực
kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội
bộ.
1.1.2 Giai đoạn hình thành (1949 -1970)
Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán CAP trực thuộc AICPA ban hành báo
cáo về thủ tục kiểm toán SAP 29 về “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm
toán viên độc lập”. Trong đó nêu rõ: Kiểm soát kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức,
các phương pháp và thủ tục liên hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính đáng tin
cậy của số liệu kế toán. Kiểm soát quản lý bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương
pháp và thủ tục liên quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ
chính sách quản trị.
CAP tiếp tục ban hành SAP 33 (1962) yêu cầu kiểm toán viên phải quan tâm
đến KSNB về kế toán và không bắt buộc phải đánh giá KSNB về quản lý. Tuy nhiên
trong một số trường hợp nếu kiểm toán viên thấy cần thiết thì phải đánh giá KSNB
về quản lý. Đến năm 1972, CAP ban hành SAP 54 (1972) “Tìm hiểu và đánh giá
KSNB”.
Sau đó, AICPA ban hành chuẩn mực kiểm toán SAS 1 để thay thế cho thủ tục
kiểm toán SAP 54 đã ban hành trước đó. Trong SAS 1 đưa ra định nghĩa về kiểm
soát quản lý và kiểm soát kế toán và cũng khẳng định sự quan tâm của nghề nghiệp
kiểm toán đối với các bộ phận cấu thành KSNB.
7
Trong suốt giai đoạn này, các mục tiêu và công cụ của KSNB đã luôn được
mở rộng, nhưng nó vẫn chỉ được xem như là một phương tiện phục vụ cho kiểm
toán viên trong kiểm toán BCTC.
1.1.3 Giai đoạn phát triển (1970-1992)
Vào những thập niên 70 -80 của thế kỷ 20, nền kinh tế Hoa Kỳ và rất nhiều
quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ. Cùng với sự phát triển đó, các vụ gian lận
cũng gia tăng cả về số lượng cũng như quy mô, gây ra nhiều tổn thất lớn cho nền
kinh tế. Trước tình hình đó, năm 1979 SEC đưa ra bắt buộc các công ty phải báo cáo
về KSNB đối với công tác kế toán của công ty mình. Muốn làm được điều đó thì
cần thiết phải có các tiêu chuẩn đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Vì vậy
Ủy ban COSO trực thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên
BCTC được thành lập năm 1985. Trước hết, COSO đã sử dụng chính thức từ “kiểm
soát nội bộ” thay thế cho từ “kiểm soát nội bộ về kế toán”. Sau một thời gian dài
làm việc, năm 1992 COSO đã phát hành báo cáo. Đây là tài liệu đầu tiên trên thế
giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và hệ thống.
Báo cáo COSO 1992 đã cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị,
trong đó KSNB không chỉ là một vấn đề mang tính tài chính mà còn được mở rộng
ra ở phương diện hoạt động và tuân thủ.
1.1.4 Giai đoạn hiện đại (từ 1992 đến nay).
Báo cáo COSO ra đời đã đặt nền móng cho hàng loạt nghiên cứu phát triển
về KSNB trong nhiều lĩnh vực khác nhau ra đời.
Phát triển theo hướng công nghệ thông tin
Năm 1996, Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán công nghệ thông tin ban hành
bản tiêu chuẩn “ Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực
liên quan” (CoBIT). CoBIT nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi trường tin học.
Phát triển theo hướng quản trị
Năm 2001, COSO triển khai nghiên cứu hệ thống quản trị rủi ro ở doanh
nghiệp. Đến năm 2004, COSO ban hành báo cáo COSO về Quản trị rủi ro doanh
nghiệp trên cơ sở phát triển của báo cáo COSO 1992.
8
Phát triển cho công ty nhỏ.
Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “KSNB đối với báo
cáo tài chính – Hướng dẫn cho công ty đại chúng quy mô nhỏ”. Báo cáo này dựa
trên nền tảng COSO 1992 và giải thích cụ thể hơn cách thức áp dụng KSNB phù
hợp cho các công ty có quy mô nhỏ.
Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập
Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng báo cáo
COSO để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ:
SAS 78 (1995) Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán BCTC.
SAS 94 (2001): Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét
KSNB trong BCTC.
Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA cũng sử dụng báo cáo COSO khi
yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC.
IAS 315: hiểu biết về tình hình kinh doan, môi trường hoạt động đơn vị và
đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu”. ISA đưa ra định nghĩa KSNB và các
bộ phận cấu thành hệ thống KSNB dựa trên COSO
IAS 265: “Thông báo về những khiếm khuyết của KSNB” cũng yêu cầu
kiểm toán viên độc lập thông báo về khiếm khuyết của KSNB cho những
người có trách nhiệm trong đơn vị.
Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ
Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ IIA định nghĩa các mục tiêu của KSNB bao
gồm:
Độ tin cậy và trung thực của thông tin.
Tuân thủ các chính sách, thủ tục.
Bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực.
9
Hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương
trình.
Phát triển theo hướng ngành nghề cụ thể
Trong lĩnh vực ngân hàng Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng cũng dựa trên
Báo cáo COSO để xây dựng báo cáo Basel (1998) công bố về khuôn khổ KSNB
trong ngân hàng. Báo cáo Basel vận dụng các lý luận cơ bản của COSO vào lĩnh
vực ngân hàng chứ không đưa ra những lý luận mới.
Hướng dẫn về giám sát hệ thống KSNB.
Dựa trên COSO 1992, COSO đã đưa ra dự thảo Hướng dẫn về giám sát hệ
thống KSNB (Exposure Draft, 2008) gồm 3 phần: Hướng dẫn, ứng dụng và thí dụ
nhằm giúp các tổ chức giám sát chất lượng của hệ thống KSNB. Năm 2009 phần 1
chính thức được ban hành.
1.2 ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Hiện nay có khá nhiều định nghĩa về KSNB. Trong phạm vi giới hạn của đề tài,
tác giả xin trình bày sơ lược về định nghĩa KSNB theo báo cáo COSO và theo
INTOSAI. Do đặc thù của hệ thống kiểm soát nội bộ mà tác giả nghiên cứu, tác giả
sẽ làm rõ định nghĩa theo INTOSAI áp dụng cho khu vực công.
1.2.1 Định nghĩa KSNB theo báo cáo COSO
Nhìn chung, COSO 1992 và COSO 2004 đã định nghĩa KSNB như sau:
“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý và các nhân
viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực
hiện các mục tiêu dưới đây:
Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.”
1.2.2 Định nghĩa KSNB theo INTOSAI 2004
INTOSAI - tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao - trong Hướng dẫn
chuẩn mực INTOSAI 2004 đã định nghĩa KSNB:
10
“KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên
trong đơn vị¸ nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm
bảo hợp lý thực hiện sứ mệnh của tổ chức. Các mục tiêu chung đạt được là:
Thực hiện trật tự, đạo đức, kinh tế, hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động;
Hoàn thành nghĩa vụ trách nhiệm báo cáo;
Tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành;
Bảo vệ tài nguyên tránh mất mát, thiệt hại và sử dụng sai mục đích.”
Từ định nghĩa này có một số khái niệm cần làm rõ:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một hoạt động
riêng rẽ mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện đan xen vào hoạt
động của tổ chức và góp phần vào bản chất của tổ chức đó. KSNB sẽ được
thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát.
KSNB chịu sự chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị:
KSNB được thực hiện bởi các cá nhân trong một tổ chức, bởi những gì họ
hành động và suy nghĩ. Nhà quản lý chủ yếu giám sát hoạt động của đơn vị,
nhưng họ cũng đặt ra các mục tiêu của tổ chức và chịu trách nhiệm chung
đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ cung cấp các cơ chế cần
thiết để giúp tìm hiểu rủi ro trong bối cảnh các mục tiêu của tổ chức, căn cứ
vào đó người quản lý sẽ đưa ra hoạt động kiểm soát nội bộ phù hợp, giám
sát và đánh giá chúng. Do đó kiểm soát nội bộ là một công cụ được sử dụng
bởi những người quản lý và liên quan trực tiếp đến mục tiêu của tổ chức.
Như vậy, người quản lý là một yếu tố quan trọng của kiểm soát nội bộ. Còn
tất cả các nhân viên trong tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thực
hiện chúng. Như vậy, kiểm soát nội bộ bị ảnh hưởng bởi bản chất con người.
Vì thế, để hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì cần xác định mối liên hệ,
nhiệm vụ cách thức thực hiện đến từng thành viên để đạt được mục tiêu
chung của tổ chức.
KSNB đảm bảo hợp lý việc theo đuổi sứ mệnh của tổ chức: Bất kỳ một tổ
chức nào cũng quan tâm chủ yếu đến việc thực hiện sứ mệnh của mình. Đối
11
với khu vực công, các đơn vị quan tâm đến mục tiêu cung cấp các dịch vụ
và hoạt động vì lợi ích chung của xã hội. KSNB cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đạt được. Người quản
lý cần xác định mức độ chấp nhận rủi ro trong những trường hợp khác nhau,
cân nhắc giữa lợi ích và chi phí, cân nhắc những yếu tố bên ngoài và cả
những sai lầm trong quá trình thực hiện vận hành hệ thống KSNB có thể ảnh
hưởng đến việc thực hiện mục tiêu.
KSNB được thiết lập để đối phó với rủi ro: Khi thực hiện sứ mệnh của
mình tổ chức sẽ phải đối mặt với rất nhiều rủi ro. KSNB có thể giúp tổ chức
xác định, nhận diện và đối phó với rủi ro để tối đa hóa khả năng đạt được sứ
mệnh của tổ chức.
KSNB giúp đạt được các mục tiêu: KSNB hướng đến việc thực hiện được
các mục tiêu chung của tổ chức thông qua việc thực hiện các mục tiêu nhỏ,
các chức năng, quy trình và các hoạt động cụ thể. Các mục tiêu chung là:
Thực hiện trật tự, đạo đức, kinh tế, hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động:
Hoạt động của một tổ chức nên có trật tự, có đạo đức, kinh tế, hữu hiệu và
hiệu quả.
Có trật tự nghĩa là phải tổ chức tốt, có phương pháp. Đạo đức có liên quan đến
những chuẩn mực đạo đức. Mọi người cần thực hiện những hành vi đạo đức tốt, ngăn
ngừa và phát hiện hành vi gian lận trong khu vực công, công bằng và nghiêm túc nhằm
phục vụ lợi ích xã hội. Do đó, đạo đức công cộng là một điều kiện tiên quyết để củng
cố niềm tin của công chúng và là một nền tảng quản trị tốt. Tính hữu hiệu là đạt được
mục đích đề ra. Tính hiệu quả là đạt được mục đích đề ra sử dụng nguồn lực ít nhất.
Tính kinh tế là đạt được mục đích đề ra với chi phí thấp nhất.
Hoàn thành nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo
Các tổ chức công và các thành viên của tổ chức phải chịu trách nhiệm đối với
những quyết định, hành động của họ bao gồm cả việc quản lý công quỹ, công bằng
và hiệu suất. Điều này được thực hiện bằng cách phát triển, duy trì và làm cho
12
thông tin tài chính và phi tài chính đáng tin cậy và kịp thời cho người sử dụng bên
trong và bên ngoài đơn vị.
Tuân thủ pháp luật và các quy định
Các tổ chức công cần phải tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan.
Bảo vệ tài nguyên tránh mất mát, sử dụng sai và thiệt hại do chất thải, lạm
dụng, quản lý yếu kém, sai sót, gian lận và những vi phạm khác.
Tầm quan trọng của việc bảo vệ tài nguyên trong khu vực công cần phải
được nhấn mạnh và quan tâm đặc biệt. Các tổ chức công cần phải sử dụng tài
nguyên đúng mục đích, tránh mất mát, lạm dụng và lãng phí nguồn lực để phát triển
đất nước.
1.3 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Đánh giá rủi ro
Hoạt động kiểm soát
Tổ chƣƣc đơn
vị phong
Môi trường kiểm soát
Thông tin truyền thông
Giám sát
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các mục tiêu và các thành phần của HTKSNB
13
Tương tự như báo cáo COSO, báo cáo INTOSAI đều đưa ra hệ thống kiểm
soát nội bộ gồm 5 thành phần cơ bản có liên quan đến nhau: môi trường kiểm soát,
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Năm thành
phần này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong việc thực hiện mục tiêu chung của
tổ chức:
Mối quan hệ giữa những mục tiêu chung và các thành phần kiểm soát nội bộ
được INTOSAI mô tả trong một ma trận ba chiều, trong hình dạng của một khối lập
phương.
Bốn mục tiêu chung được thể hiện bằng các cột thẳng đứng, năm thành phần
được thể hiện bằng hàng ngang và các tổ chức, đơn vị và các phòng ban được mô tả
bởi chiều thứ ba của ma trận. Những gì một tổ chức phấn đấu để đạt được phương
thức thực hiện để đạt được các mục tiêu chung đó.
Mỗi thành phần của hệ thống KSNB là những phương thức thực hiện để hoàn
thành tất cả bốn mục tiêu chung. Tương tự như vậy, nhìn vào các mục tiêu chung,
tất cả năm thành phần có liên quan đến từng mục tiêu. Kiểm soát nội bộ không chỉ
liên quan đến toàn bộ tổ chức mà còn liên quan đến từng bộ phận, từng cá nhân.
Mối quan hệ này được mô tả bởi chiều thứ ba, đại diện cho các tổ chức toàn bộ, các
đơn vị, các ngành. Trong khi các hệ thống kiểm soát nội bộ có liên quan và áp dụng
cho tất cả các tổ chức, thì cách thức quản lý áp dụng nó sẽ rất khác nhau với tính
chất riêng phụ thuộc vào một số yếu tố cụ thể của từng tổ chức. Những yếu tố này
bao gồm cơ cấu tổ chức, mức độ rủi ro, môi trường hoạt động, quy mô, độ phức tạp
của lĩnh vực hoạt động. Xem xét tình hình cụ thể của tổ chức, người quản lý sẽ thực
hiện một loạt các lựa chọn liên quan đến sự phức tạp của quá trình và phương pháp
triển khai áp dụng các thành phần hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đơn vị
mình.
1.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị. Nó được xem là nền tảng đối với
các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách
14
thức hoạt động của đơn vị, các mục tiêu được thiết lập. Các nhân tố thuộc về môi
trường kiểm soát bao gồm:
Tính chính trực và giá trị đạo đức: Nhà quản lý phải xây dựng những chuẩn
mực về đạo đức trong đơn vị và phải luôn là tấm gương cho nhân viên noi
theo. Toàn thể mọi người trong một tổ chức phải cùng nhau xây dựng văn
hóa ứng xử của tổ chức mình. Danh tiếng của tổ chức là tài sản vô giá nên
mỗi đơn vị đều cần phải xây dựng và thực hiện những chuẩn mực về đạo đức
áp dụng cho toàn đơn vị. Mọi người trong tổ chức từ quản lý đến nhân viên
đều phải duy trì và thể hiện tính chính trực và giá trị đạo đức mọi lúc mọi nơi
và làm cho công chúng biết được sứ mệnh của đơn vị mình.
Đảm bảo về năng lực: đảm bảo về năng lực cho nhân viên bao gồm kiến
thức và kỹ năng cần thiết để nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ và hiểu rõ
được trách nhiệm cá nhân đó trong việc thực hiện, duy trì và phát triển hệ
thống KSNB, thực hiện những mục tiêu của hệ thống KSNB cũng như mục
tiêu của tổ chức. Người quản lý cần phải xác định rõ yêu cầu về năng lực cho
từng công việc cụ thể để có thể phân công đúng người, đúng việc, tiết kiệm
chi phí và cũng phải tạo điều kiện để nhân viên nâng cao năng lực trình độ
của bản thân.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: quan điểm và nhận
thức của người quản lý thể hiện ở cá tính, tư cách và thái độ của người quản lý.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đến sự
sống còn của hệ thống KSNB, đặc biệt là ở khía cạnh thực hiện các giá trị đạo
đức. Chính vì thế người quản lý nên thông qua những hành
động của mình làm tấm gương tốt cho nhân viên noi theo. Người quản lý
cũng nên nhắc nhở nhân viên của mình về nhiệm vụ của họ và thường xuyên
đánh giá nhân viên dựa trên nhiều yếu tố bao gồm cả vai trò của nhân viên
đối với hệ thống KSNB.
Cơ cấu tổ chức: Để hoạt động của doanh nghiệp được lên kế hoạch, thực
hiện, kiểm soát và giám sát thì cơ cấu tổ chức phải được thiết kế phù hợp.
Trong đó nhà quản lý phải phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ
15
phận, từng hoạt động và xác định cấp cần báo cáo thích hợp. Không có
khuôn mẫu chung duy nhất nào mà từng đơn vị phải căn cứ vào đặc điểm,
quy mô, bản chất hoạt động riêng của mình để xây dựng cơ cấu tổ chức phù
hợp.
Chính sách nhân sự: là những chính sách liên quan đến tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đào tạo, đánh giá, hướng nghiệp, tư vấn, động viên, khen
thưởng, kỷ luật và sa thải nhân viên. Các chính sách về nhân sự cũng là
thông điệp để cho nhân viên biết được yêu cầu đối với tính chính trực, giá trị
đạo đức và năng lực mà tổ chức mong đợi từ phía nhân viên.
1.3.2 Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích những rủi ro ảnh hưởng tới
việc đạt được các mục tiêu của tổ chức nhằm xác định các phản ứng thích hợp để
quản trị rủi ro.
Quy trình đánh giá rủi ro theo INTOSAI bao gồm:
Xác định rủi ro: Xác định những mục tiêu của tổ chức là một điều kiện tiên
quyết để xác định được rủi ro. Mục tiêu phải được xây dựng rõ ràng, cụ thể.
Một tổ chức có thể có rất nhiều rủi ro nhưng phải xác định được đâu là rủi ro
chính yếu, đâu là những rủi ro liên quan đến mục tiêu của tổ chức, rủi ro liên
quan đến mức độ đơn vị và mức độ hoạt động, rủi ro bên trong, rủi ro bên
ngoài.
Đánh giá rủi ro: để quyết định làm thế nào để xử lý rủi ro, người quản lý cần
uớc tính tầm quan trọng của rủi ro và đánh giá khả năng xảy ra rủi ro đó. Có
ba mức độ đánh giá rủi ro là cao, trung bình, thấp và có những phương pháp
đánh giá rủi ro cả định tính lẫn định lượng. Điều quan trọng là phải đánh giá
rủi ro một cách có hệ thống, cần phải xây dựng các tiêu chí để đánh giá rủi ro
từ đó có cách phân bổ nguồn lực phù hợp để quản trị rủi ro.
Đánh giá về mức độ chấp nhận rủi ro của tổ chức;
Phát triển các phản ứng: Có 4 cách để phản ứng với rủi ro là: chấp nhận rủi
ro, giảm thiểu rủi ro, xử lý rủi ro hoặc né tránh rủi ro. Nhưng phương pháp
16
được chú trọng nhất là xử lý rủi ro thông qua các hoạt động kiểm soát của
một hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả.
Môi trường hoạt động của tổ chức sẽ liên tục thay đổi, mục tiêu của tổ chức
trong từng giai đoạn khác nhau cũng sẽ thay đổi làm cho những rủi ro cũng thay
đổi theo. Đánh giá rủi ro sẽ giúp cho tổ chức biết được bức tranh tổng quan về
những khó khăn của mình. Vì vậy cần xây dựng một “quy trình đánh giá rủi ro” cụ
thể cho đơn vị để thường xuyên đánh giá chúng.
1.3.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục thành lập để giải quyết rủi
ro và để đạt được những mục tiêu của tổ chức. Để có hiệu quả, hoạt động kiểm soát
phải phù hợp, hoạt động liên tục theo kế hoạch suốt thời gian dài và không bị bỏ
qua khi vắng mặt cán bộ chủ chốt hoặc khối lượng công việc nhiều, tiết kiệm được
chi phí, đầy đủ, hợp lý và liên quan trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động
kiểm soát xảy ra trong toàn bộ tổ chức, các cấp và trong tất cả các chức năng.
Chúng bao gồm rất nhiều các hoạt động kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng
ngừa như:
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản lý,
nhân viên cấp dưới được giao cho quyền quyết định và giải quyết một số
nhiệm vụ trong một phạm vi nhất định của mình nhằm đảm bảo cho các hoạt
động sự kiện chỉ được thực hiện bởi người có trách nhiệm và quyền hạn. Bên
cạnh đó, các hoạt động đều phải được phê chuẩn đúng đắn thông qua việc
xây dựng những chính sách chung về những hoạt động cụ thể để cho nhân
viên cấp dưới noi theo.
Phân công nhiệm vụ: Người quản lý phải phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng cá
nhân từng bộ phận, tức là không để cho một cá nhân nào trong tổ chức được
thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khi nó mới bắt đầu cho đến khi kết
thúc. Phân công nhiệm vụ được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản là nguyên
tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mục đích của phân
chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau; nếu có các sai sót
xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ hội cho
17
bất kỳ cá nhân nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu
diếm những sai sót hoặc hành vi gian lận của mình.
Kiểm soát đối với quyền tiếp cận các nguồn lực và kiểm soát tài liệu: Để thực
hiện mục tiêu sử dụng hiệu quả nguồn lực của nhà nước, việc tiếp cận với
nguồn lực phải được thực hiện bởi các cá nhân có thẩm quyền. Định kỳ phải
có việc kiểm kê tài sản và kiểm tra tài liệu sổ sách để xem xét các chênh lệch
nếu có, xác định nguyên nhân và có cách xử lý kịp thời.
Kiểm tra: tất cả các giao dịch và sự kiện quan trọng đều phải được kiểm tra
trước và sau khi thực hiện.
Đối chiếu: Các sổ sách được lập phải dựa trên cơ sở những chứng từ cụ thể
và phải thường xuyên đối chiếu để phát hiện những gian lận, sai sót nếu có.
Soát xét hiệu suất hoạt động: Các nhà quản lý sẽ xem xét hiệu suất hoạt động
để đánh giá mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu chung ban đầu.
Nếu đánh giá cho thấy rằng những thành tựu thực tế không đáp ứng được
mục tiêu thì phải xem xét để có những cải tiến cần thiết.
Đánh giá quy trình hoạt động kinh doanh: tổ chức, quy trình và các hoạt
động khác đều phải được đánh giá định kỳ để đảm bảo các hoạt động vẫn
phù hợp với những chính sách, quy định hiện hành.
Giám sát (phân công, xét và phê duyệt, hướng dẫn và đào tạo).
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Hiện nay phương thức xử lý dữ liệu
chính là hệ thống máy tính với khâu nhập liệu và kết xuất được thực hiện bởi
con người. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin gồm 2 loại là kiểm soát chung
và kiểm soát ứng dụng. kiểm soát chung là loại kiểm soát áp dụng cho toàn
bộ hệ thống nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động một cách liên tục và ổn định.
Còn kiểm soát ứng dụng thì chỉ áp dụng cho từng phần hành cụ thể hay các
hệ thống con.
Khi một hoạt động kiểm soát được thực hiện thì điều quan trọng là chú ý đến
kết quả mà nó đạt được. Chính vì thế, đơn vị cần phải có sự cân nhắc khi quyết định
sử dụng hoạt động kiểm soát và phải đặt nó trong mối quan hệ với bốn thành phần
còn lại của hệ thống để giúp đạt được mục tiêu của KSNB.
1.3.4 Thông tin và truyền thông
