Hoàn thịện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
≈ ≈ ≈ ≈ ≈☺☺☺≈ ≈ ≈ ≈ ≈

LÊ THỊ NHƯ VÂN

HOÀN THIỆN MỘT SỐ QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN
Chuyên ngành:
Mã số:

Kế toán Kiểm toán
K11-105

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: TS. VŨ HỮU ĐỨC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN


.......................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................

...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN 1


.......................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................

...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................
.............................................................................................................


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN 2


.......................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................

...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
...................................................................................................
.............................................................................................................


MỤC LỤC
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.

Lý do chọn đề tài

2.

Mục tiêu chọn đề tài

3.

Đối tượng nghiên cứu

4.

Phương pháp nghiên cứu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ........... 1
I.

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ........................ 1

I.1 -

KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .......................... 1

I.1.1 Lòch sử hình thành .................................................................................... 1
I.1.2 Đònh nghóa Kiểm soát nội bộ .................................................................... 3
I.2 -

CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ … 4

I.2.1 Môi trường kiểm soát ............................................................................... 4
I.2.2 Đánh giá rủi ro .......................................................................................... 9
I.2.3 Hoạt động kiểm soát ................................................................................ 14
I.2.4 Thông tin và truyền thông ....................................................................... 16

I.2.5 Giám sát ................................................................................................... 18
I.3 -

NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ ............... 21

II.

KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU
TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................... 22

II.1

CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN ...................................... 22

II.1.1 Lựa chọn nhà cung cấp ............................................................................ 22
II.1.2 Mua hàng ................................................................................................. 24
II.1.3 Quản lý nhận hàng .................................................................................. 25
II.1.4 Nhận hàng ................................................................................................ 26
II.1.5 Thanh toán ............................................................................................... 28
II.2

CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN ............................................. 30

II.2.1 Bán hàng và marketing ........................................................................... 30
II.2.2 Thu tiền .................................................................................................... 32


CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI
VIỆT NAM ................................................................................ 34

I.

KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THÔNG QUA
BẢNG CÂU HỎI .................................................................................... 34

I.1

MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP ....................................................... 34

I.2

KẾT QUẢ KHẢO SÁT ......................................................................... 35

I.2.1 Chu trình mua hàng ................................................................................. 35
I.2.2 Chu trình thanh toán ................................................................................ 35
I.2.3 Chu trình bán hàng ................................................................................. 36
I.2.4 Chu trình thu tiền ..................................................................................... 37
I.3

NHẬN XÉT ............................................................................................ 37

II.

KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG THÔNG QUA VIỆC TÌM
HIỂU QUY TRÌNH ................................................................................ 38

II.1

MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT ................................... 38

II.2

KẾT QUẢ KHẢO SÁT ......................................................................... 38

II.2.1 Công ty TNHH ABC ................................................................................ 38
II.2.2 Công ty TNHH XYZ ................................................................................ 44

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN
XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI VIỆT NAM ................................. 48
I.

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT .. 48

II.

ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOÀN CHỈNH ĐỐI VỚI MỘT
SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT,
CHẾ BIẾN ............................................................................................. 50

II.1

QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN ..................................... 50

II.1.1 Bảng tường thuật ..................................................................................... 50
II.1.2 Lưu đồ ...................................................................................................... 54


II.1.3 Nội dung và mục đích của các chứng từ chủ yếu sử dụng trong chu trình
Mua hàng – Thanh toán ..................................................................................... 55

II.1.4 Nhận xét .................................................................................................. 55
II.2

QUY TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN ............................................. 57

II.2.1 Bảng tường thuật ..................................................................................... 57
II.2.2 Lưu đồ ...................................................................................................... 62
II.2.3 Nội dung và mục đích của các chứng từ chủ yếu sử dụng trong chu trình
Bán hàng – Thu tiền ........................................................................................... 63
II.2.4 Nhận xét .................................................................................................. 63

KẾT LUẬN ...................................................................................................... 65
PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 1
PHỤ LỤC I: DANH SÁCH CÁC DOANH NGHIỆP TIẾN HÀNH
KHẢO SÁT ....................................................................................................... 2
PHỤ LỤC II: BẢNG CÂU HỎI ................................................................... 3
PHỤ LỤC III: BẢNG THỐNG KÊ KẾT QUẢ KHẢO SÁT ................. 8
PHỤ LỤC IV: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY ABC ................ 10
PHỤ LỤC V: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY XYZ................... 26
PHỤ LỤC VI: CÁC CHỨNG TỪ CHỦ YẾU SỬ DỤNG TRONG CÁC
QUY TRÌNH ..................................................................................................... 31


GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Trong xu hướng hội nhập thế giới, đặc biệt Việt Nam đang trong giai đoạn đàm

phán gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) và năm 2003 Việt Nam đã
chính thức thực hiện các quy đònh của Khu vực mậu dòch tự do các ASEAN
(AFTA), các doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang làm gì để tăng khả năng
cạnh tranh? Để tăng khả năng cạnh tranh, bắt buộc các doanh nghiệp phải tính
toán xây dựng giá thành hợp lý, chi phí mua nguyên liệu với giá thấp nhất có thể
được, doanh nghiệp phải kiểm soát chi phí chặt chẽ nhằm giảm chi phí …
Trong những năm gần nay, mặc dù Việt Nam là nước nằm trong 10 nước có tốc
độ phát triển cao trên thế giới, nhưng khả năng cạnh tranh của hàng hóa Việt
Nam so với các nước trong khu vực không cao: như hàng điện tử, nếu không có
hàng rào thuế quan thì làm sao Việt Nam có thể cạnh tranh với hàng Trung
Quốc; gạo của Việt Nam không thể so sánh được với gạo của Thái Lan, … Một
khi xu hướng toàn cầu hóa càng cao thì thò trường càng cạnh tranh khốc liệt.
Trước áp lực của nền kinh tế thò trường, của các tổ chức kinh tế thế giới và thực
tế tại các doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp phải tự xây dựng một kế hoạch,
chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn để nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại
lợi ích cho xã hội, cho người lao động. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động
có hiệu quả và hiệu lực sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc kiểm
soát chi phí. Với mong muốn đóng góp một ít kiến thức đã học và một số kinh
nghiệm thu thập được qua quá trình làm kiểm toán, tôi xin trình bày đề tài:
“Hoàn thiện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các Doanh nghiệp sản
xuất, chế biến”.


2.

MỤC TIÊU CHỌN ĐỀ TÀI

Hệ thống hóa lý luận cơ bản về KSNB trong doanh nghiệp, khảo sát thực trạng
KSNB tại các doanh nghiệp sản xuất chế biến nhằm đề xuất một số quy trình
kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh tại các Doanh nghiệp sản xuất chế biến.

3.

ĐỐI TƯNG NGHIÊN CỨU

Tìm hiểu Hệ thống KSNB của các doanh nghiệp sản xuất, chế biến trong nước
và đầu tư nước ngoài, sau đó tập trung tìm hiểu vào một số quy trình chủ yếu:
Quy trình mua hàng – thanh toán và Quy trình bán hàng – thu tiền. Tìm hiểu
thực tế quy trình mua hàng – thanh toán và bán hàng – thu tiền tại 02 Doanh
nghiệp sản xuất chế biến.
4.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Sử dụng phương pháp tổng hợp và phân tích, phỏng vấn, đánh giá chất lượng độ
tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của Báo cáo tài chính, Báo cáo kế toán
quản trò và Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp. Kiểm tra việc tuân
thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ pháp
luật, chính sách chế độ kế toán phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong
quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp nhằm
cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
Đồng thời còn kết hợp sử dụng thêm một số phương pháp khác như: phương
pháp diễn giải và quy nạp, phương pháp so sánh và đối chiếu,
Do vậy đề tài được trình bày như sau:
-

Những vấn đề chung về KSNB

-

Kiểm soát nội bộ đối với Chu trình mua hàng – thanh toán và bán

hàng – thu tiền

-

Khảo sát và đánh giá thực trạng KSNB tại một số doanh nghiệp: thông
qua bảng câu hỏi, qua việc tìm hiểu thực tế

-

Đề xuất nhằm hoàn thiện Hệ thống KSNB.


1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
I.

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

I.1

KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

I.1.1 Lòch sử hình thành
Tham nhũng bao giờ cũng liên quan đến việc gian lận trong báo cáo tài
chính. Kinh nghiệm cho thấy, việc vi phạm về pháp luật, nguyên tắc và chính
sách kiểu này là kết quả của việc thiếu sót trong quản lý hoặc kiểm soát nội bộ.
Vào năm 1972-76, khi vụ Watergate xảy ra ở Mỹ, y ban chứng khoán
(SEC) 1 và Quốc hội đã mở cuộc điều tra và ban hành đạo luật tài trợ cho các
chiến dòch và năm 1977 đã thông qua Điều luật Hành vi hối lộ (FCPA) 2 ở nước

ngoài. Điều luật này nhấn mạnh việc KSNB nhằm ngăn ngừa những khoản
thanh toán bất hợp pháp và yêu cầu các công ty phải ghi chép đầy đủ mọi hoạt
động.
Trong vài năm sau đó, SEC và Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ
(AICPA) 3 đã đề nghò các báo cáo phải được soạn thảo theo hệ thống kiểm soát
nội bộ của công ty. Giữa năm 1978 và 1985, AICPA đã ban hành một số chuẩn
mực kế toán liên quan đến kiểm soát nội bộ.
Tháng 10/1985, y ban quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính (thường
gọi là y ban Treadway) được thành lập. Nhiệm vụ chính của y ban Treadway
là xác đònh nguyên nhân, yếu tố gian lận báo cáo tài chính và đưa ra các biện
pháp để giảm gian lận. y ban này được sự hỗ trợ của 05 tổ chức và hiệp hội kế
toán chuyên nghiệp: Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA), Hiệp hội

1

Securities and Exchange Commision – Viết tắt SEC
Foreign Corrupt Practices Act – Viết tắt FCPA
3
American Institute of Certified Pubic Accountants – Viết tắt AICPA
2


2

kế toán Mỹ (AAA) 4, Hiệp hội các nhà quản trò tài chính (FEI) 5, Hiệp hội kiểm
toán viên nội bộ (IIA) 6 và Hiệp hội kế toán viên quản trò (IMA) 7.
Năm 1987, y ban Treadway đã ban hành báo cáo đầu tiên và đề nghò
cần có một tổ chức hỗ trợ cho y ban nhằm phát triển và hướng dẫn thống nhất
về kiểm soát nội bộ. Do đó, y ban đồng bảo trợ (COSO) 8 đã được thành lập.
COSO đã nghiên cứu hơn 03 năm và quan tâm rộng rãi đến việc nghiên

cứu và thảo luận với các nhà lãnh đạo tập đoàn, các nhà lập pháp và hành pháp,
kiểm toán viên, các học giả, luật sư và nhà tư vấn. Mặc dù khác nhau về quan
điểm nhưng mọi người đều quan tâm đến việc giải quyết đến các vấn đề chung.
Kết quả là COSO đã ban hành Báo cáo với tựa đề “Internal Control –
Integrated Framework”. Báo cáo COSO gồm 02 phần quan trọng: I) trình bày
đònh nghóa chung về kiểm soát nội bộ, và II) cung cấp một nền tảng giúp cho các
doanh nghiệp có thể đánh giá và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Đặc biệt
là có liên quan đến tham nhũng, chuẩn mực COSO trở thành một trong những
chuẩn mực chính mà các công ty Mỹ sử dụng để đánh giá sự thích hợp của họ
với Điều luật Hành vi hối lộ (FCPA) của Mỹ.


Tóm lại, Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu
và đònh nghóa về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi
bật của là tầm nhìn rộng, mang tính quản trò, đề cập các vấn đề liên quan
báo cáo tài chính, lónh vực hoạt động và tính tuân thủ. Báo cáo COSO
1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập một cơ sở lý thuyết rất
cơ bản về KSNB. Chính vì thế, chúng tôi đã chọn Báo cáo COSO 1992
làm cơ sở lý luận của đề tài này.

4

American Accounting Association – Viết tắt AAA
Financial Executives Institute – Viết tắt FEI
6
Institute of Internal Auditors – Viết tắt IIA
7
Institute of Management Accountants – Viết tắt IMA
8
Committee of Sponsoring Organisation – Viết tắt COSO

5


3

I.1.2 Đònh nghóa kiểm soát nội bộ
Theo Báo cáo COSO 1992, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quy trình
chòu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trò, các nhà quản lý và các nhân viên khác
của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc
thực hiện các mục tiêu sau:
-

Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động.

-

Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính.

-

Sự tuân thủ các luật lệ và quy đònh hiện hành.

Đònh nghóa này phản ánh các nội dung cơ bản sau:
-

KSNB là không chỉ là một sự kiện hay một trường hợp, mà là một

chuỗi các hoạt động tồn tại ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp. Các hoạt động
này lan tỏa trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống
nhất. Nó là phương tiện giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.

-

KSNB chòu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trò, nhà quản lý và mọi

người trong một tổ chức. Chính những người trong một tổ chức đã thiết lập cơ
chế kiểm soát nội bộ và vận hành chúng nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
-

Kiểm soát nội bộ có thể cung cấp các đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý

và Hội đồng quản trò nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
-

KSNB có thể đảm bảo báo cáo tài chính là đáng tin cậy và phù hợp

với các quy đònh của pháp luật. KSNB chỉ có thể đảm bảo hợp lý chứ không thể
đảm bảo tuyệt đối nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Việc đạt được
các mục tiêu cũng bò ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có của Hệ thống KSNB.
Trong quá trình vận hành, hệ thống kiểm soát có thể tồn tại những yếu kém,
những sai lầm của con người dẫn đến mục tiêu không được thực hiện. KSNB chỉ
có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót nhưng không thể đảm bảo là chúng
không xảy ra. Hơn nữa, một trong những nguyên tắc cơ bản để ra quyết đònh


4

trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không được vượt quá lợi ích
mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do vậy, người quản lý không thể chấp nhận
bất cứ phương pháp kiểm soát nào nếu chi phí của nó quá cao so với lợi ích
mang lại.

-

Mỗi doanh nghiệp đều đưa ra mục tiêu nhiệm vụ, mục tiêu mà họ cần

phải đạt được. Các mục tiêu có thể được thiết lập cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc
là mục tiêu cho một hoạt động đặc biệt của doanh nghiệp. Các mục tiêu này
được chia thành 03 loại:
• Hoạt động – liên quan đến hiệu quả và hiệu lực của việc sử dụng
nguồn lực trong doanh nghiệp.
• Báo cáo tài chính – liên quan đến báo cáo tài chính phát hành ra
công chúng được lập một cách đáng tin cậy.
• Tuân thủ – liên quan đến việc doanh nghiệp tuân thủ các qui đònh
của pháp luật.
Với những mục tiêu này, hệ thống KSNB có thể cung cấp những đảm
bảo hợp lý cho việc quản lý và vai trò giám sát của nó, hội đồng quản trò cũng
kiểm soát được các hoạt động của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu.
I.2

CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

I.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến toàn bộ cơ cấu hoạt động kinh
doanh, mục tiêu được thiết lập và đánh giá rủi ro của doanh nghiệp. Nó cũng
ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, và hoạt
động giám sát của doanh nghiệp. Môi trường kiểm soát cũng bò ảnh hưởng bởi
lòch sử và văn hóa của doanh nghiệp.


5

Môi trường kiểm soát đặt nền tảng cho một tổ chức, nó ảnh hưởng bởi sự
hiểu biết, nhận thức của con người. Nó đặt nền móng cho tất cả các yếu tố khác
của KSNB. Theo báo cáo của COSO 1992, môi trường kiểm soát gồm có các
yếu tố sau:
•

Triết lý quản lý và phong cách hoạt động

•

Cơ cấu tổ chức

•

Phương pháp uỷ quyền và trách nhiệm

•

Hội đồng quản trò và y ban kiểm toán

•

Trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên

•

Chính sách nhân sự

•

Tính chính trực và các giá trò đạo đức

Triết lý quản lý và phong cách hoạt động
Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý ảnh hưởng
đến phương pháp quản lý doanh nghiệp, bao gồm các loại rủi ro kinh doanh có
thể chấp nhận được. Một doanh nghiệp có thể thành công hơn khi đưa ra những
rủi ro đáng chú ý trong kinh doanh và có thể kiểm soát được các rủi ro này, hơn
là một doanh nghiệp chấp nhận mạo hiểm trong kinh doanh.
Tiêu chí để đánh giá yếu tố này bao gồm:
-

Bản chất rủi ro kinh doanh mà nhà quản lý có thể chấp nhận – mạo hiểm hay
thận trọng khi chấp nhận rủi ro.

-

Sự tác động qua lại giữa nhà quản lý cấp cao và người quản lý điều hành, đặc
biệt là khi có sự cách trở về đòa lý.

-

Thái độ và hành động đối với việc lập báo cáo tài chính, bao gồm các cuộc
tranh luận khác nhau trong việc áp dụng các nguyên tắc kế toán (lựa chọn
chính sách kế toán, mức độ khai báo các thông tin tài chính quan trọng, kể cả
quan điểm về việc ghi nhận hay giả mạo chứng từ sổ sách).


6

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp tạo nên một cơ chế hoạt động kinh
doanh nhằm đạt được mục tiêu của toàn doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô,
đặc điểm hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà người quản lý thiết lập một cơ
cấu tổ chức thích hợp. Một số doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức tập trung,
doanh nghiệp khác thiết lập cơ cấu tổ chức phân quyền.
Tiêu chí để đánh giá yếu tố này bao gồm:
-

Sự thích hợp của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và khả năng cung cấp
các thông tin cần thiết của nhà quản lý.

-

Sự phù hợp giữa kiến thức, kinh nghiệm và trách nhiệm của nhà quản lý và
sự hiểu biết của nhà quản lý về nhiệm vụ đó.

Phương pháp uỷ quyền và trách nhiệm
Phương pháp uỷ quyền và trách nhiệm là cách thức người quản lý uỷ
quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Nó liên quan đến mức độ mà mỗi cá
nhân trong công ty được khuyến khích để thực hiện nhiệm vụ được giao, cũng
như hạn chế quyền hạn của họ. Quyền hạn được giao tương xứng với trách
nhiệm kinh nghiệm và năng lực của từng thành viên. Cần có những uỷ quyền rõ
ràng bằng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được
sự lạm dụng. Để ủy quyền và trách nhiệm phù hợp cần dựa vào các tiêu chí sau:
-

Trách nhiệm và quyền hạn được giao phải phù hợp để thực mục tiêu của tổ
chức, chức năng hoạt động và yêu cầu điều chỉnh, bao gồm trách nhiệm về
hệ thống thông tin và quyền hạn thay đổi.

-

Phù hợp với các tiêu chuẩn và thủ tục kiểm soát liên quan, bao gồm bảng mô
tả công việc cho nhân viên.


7

Hội đồng quản trò và Ủy ban kiểm toán
Hội đồng quản trò và Ủy ban kiểm toán có ảnh hưởng đáng kể và đặt nền
tảng cho môi trường kiểm soát. Hội đồng quản trò và Ủy ban kiểm toán bao gồm
những nhà quản lý độc lập, có kinh nghiệm và uy tín trong doanh nghiệp, nó sẽ
làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do nó kiểm soát các hoạt động của
người quản lý. Các nhân tố để xem xét và đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng
quản trò và y ban kiểm toán là mức độ độc lập, kinh nghiệm, uy tín, mối quan
hệ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. Khi đánh giá cần xem
xét đến các tiêu chí sau:
-

Sự độc lập của HĐQT và y ban kiểm toán đối với Ban giám đốc, đó là điều
cần thiết.

-

Các cuộc họp thường xuyên và bất thường với Giám đốc tài chính, nhân viên
kế toán, kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

-

Tính đầy đủ và kòp thời của các thông tin được cung cấp cho Hội đồng quản

trò để giám sát mục tiêu và chiến lược của nhà quản lý, tình hình tài chính,
kết quả hoạt động kinh doanh và các điều khoản của các hợp đồng quan
trọng của doanh nghiệp.

-

Việc báo cáo đầy đủ và kòp thời đến Hội đồng quản trò về các thông tin nhạy
cảm, việc điều tra và xử lý (như chi phí du lòch của nhân viên cấp cao, những
vụ kiện tụng đáng chú ý, sự biển thủ tài sản, vi phạm các quy đònh kinh
doanh, thanh toán bất hợp pháp, …)

Trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên
Năng lực được phản ánh qua kiến thức và kỹ năng để hoàn thành nhiệm
vụ của từng cá nhân. Do đó, khi tuyển dụng nhà quản lý cần xem xét về trình độ
chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, đồng thời phải luôn
có sự giám sát, huấn luyện thường xuyên. Tiêu chí để đánh giá nhân tố này:


8

-

Bảng mô tả công việc chính thức hoặc không chính thức hoặc hình thức khác
để xác đònh nhiệm vụ của mỗi nhân viên.

-

Kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc được giao.
Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ

nhân viên. Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu cũng
không thực hiện được trong thực tế.
Chính sách nhân sự
Chính sách tuyển dụng bao gồm phỏng vấn, việc trình bày các thông tin
liên quan đến công ty như lòch sử, văn hóa và phong cách hoạt động, điều này
cho thấy người được tuyển dụng có sự quan tâm đến công ty, công việc và vò trí
họ mong muốn. Nhà quản lý cần phải thiết lập các chương trình động viên
khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích
cho các hoạt động nổi bật. Đồng thời, nhà quản lý cần có những hành động
nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm. Các tiêu chí để đánh giá nhân tố này
bao gồm:
-

Chính sách và thủ tục tuyển dụng, huấn luyện, khuyến khích và đề bạt nhân
viên.

-

Sự kiểm tra và lựa chọn các ứng cử viên phù hợp.

-

Sự tương xứng giữa việc duy trì và tiêu chuẩn đề bạt nhân viên, kỹ thuật
đánh giá năng lực làm việc nhân viên.

Tính chính trực và các giá trò đạo đức
Mục tiêu của doanh nghiệp và phương thức đạt được mục tiêu dựa trên sự
ưu tiên, sự đánh giá và phong cách điều hành. Sự ưu tiên và đánh giá là tiêu
chuẩn của hành vi, phản ánh tính chính trực và giá trò đạo đức của nhà quản lý.
Hiệu quả kiểm soát nội bộ không thể tăng lên khi tính chính trực và giá trò

đạo đức bò kiểm soát. Tính chính trực và giá trò đạo đức là những yếu tố nhạy


9

cảm của môi trường kiểm soát, nó ảnh hưởng đến việc thiết kế, quản lý và kiểm
soát các yếu tố khác của KSNB.
Tính chính trực và hành vi đạo đức của nhà quản lý tạo nên văn hóa của
công ty. Văn hóa công ty bao gồm các tiêu chuẩn hành vi và đạo đức, do vậy
nhà quản lý phải có phương pháp truyền đạt và áp dụng vào thực tế. Văn hóa
công ty sẽ quyết đònh cái gì cần xảy ra, quy đònh nào được thực hiện hay bỏ qua.
Nhà quản lý cấp cao đóng vai trò quyết đònh trong việc tạo nên văn hóa công ty.
Tiêu chí đánh giá nhân tố này bao gồm:
-

Sự tồn tại và thực hiện các quy đònh về đạo đức nghề nghiệp hoặc các chính
sách liên quan đến kinh doanh được chấp nhận, trường hợp mâu thuẫn về
quyền lợi và những quy đònh chuẩn mực về đạo đức khác.

-

Quy đònh về cách thức đối xử với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, nhà
đầu tư, …

-

p lực thực hiện mục tiêu phi hiện thực, đặc biệt là đối với mục tiêu trong
ngắn hạn, áp dụng phương pháp khuyến khích dựa trên kết quả công việc.

 Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực

hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ
không đạt được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi
trường kiểm soát yếu kém. Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có thể
hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tuc kiểm soát. Tuy nhiên,
môi trường kiểm soát không thể thay thế cho các thủ tục kiểm soát cần thiết.
I.2.2 Đánh giá rủi ro
Tất cả mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ và trong tất cả mọi lónh vực đều
tồn tại rủi ro. Rủi ro ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp, sức mạnh tài
chính và vò trí trong xã hội. Trong thực tế, không có biện pháp nào có thể giảm
được rủi ro xuống bằng không. Vấn đề là các nhà quản lý phải quyết đònh rằng


10

rủi ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý các rủi ro, nên cần phải
đánh giá và phân tích rủi ro.
Để có thể làm được việc này, người quản lý cần phải:
•

Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và
mục tiêu riêng cho từng hoạt động.

•

Nhận dạng và phân tích rủi ro

•

Kiểm soát rủi ro khi có thay đổi về kinh tế, công nghệ, luật pháp, kỹ
thuật, …

I.2.2.1 Thiết lập mục tiêu.
Thiết lập mục tiêu là điều kiện trước hết để đánh giá rủi ro, là một phần
quan trọng của quá trình quản lý, là cơ sở quan trọng để đánh giá rủi ro. Một sự
kiện chỉ được xem là rủi ro nếu nó đe dọa việc đạt được mục tiêu của doanh
nghiệp.
Có các loại mục tiêu như sau:
Mục tiêu hoạt động: bao gồm các mục tiêu về thực hiện, mục tiêu lợi
nhuận và bảo vệ tài sản.
Mục tiêu báo cáo tài chính: liên quan đến việc soạn thảo báo cáo tài
chính đáng tin cậy, bao gồm sự ngăn ngừa gian lận báo cáo tài chính.
Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến việc tuân thủ các quy đònh của pháp
luật. Mục tiêu này phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài như môi trường pháp lý.
Các mục tiêu sẽ thay đổi tùy thuộc vào năng lực của nhà quản lý. Tóm
lại, không có một tiêu chuẩn mục tiêu nào áp dụng cho tất cả các loại hình
doanh nghiệp.
I.2.2.2 Nhận dạng và phân tích rủi ro
Quá trình xác đònh và phân tích rủi ro là quá trình diễn ra liên tục và lặp
đi lặp lại và nó ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống KSNB.


11

Xác đònh rủi ro:
Hoạt động của doanh nghiệp có thể gặp rủi ro bởi yếu tố bên trong hoặc
bên ngoài. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của
doanh nghiệp.
Yếu tố bên ngoài:
-

Sự phát triển của kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến bản chất và thời gian nghiên
cứu và phát triển hoặc dẫn đến sự thay đổi của quá trình.

-

Nhu cầu hoặc sự mong đợi của khách hàng …

-

Sự cạnh tranh

-

Sự thay đổi môi trường pháp lý, môi trường kinh tế

Yếu tố bên trong:
-

Sự hư hỏng của hệ thống thông tin

-

Trình độ của nhân viên, phương pháp huấn luyện

-

Sự thay đổi trong quản lý, nguồn nhân lực

Phân tích rủi ro
Sau khi xác đònh rủi ro, doanh nghiệp cần phải phân tích rủi ro. Phương

pháp để phân tích rủi ro đa dạng và phong phú bởi vì có rất nhiều rủi ro khó xác
đònh. Quá trình phân tích rủi ro gồm các phần sau:
-

Đánh giá mức độ thiệt hại của rủi ro

-

Đánh giá xác suất xảy ra rủi ro

-

Xem xét các rủi ro nên được kiểm soát như thế nàovà đưa ra các biện
pháp đối phó rủi ro

Rủi ro có nhiều loại khác nhau: có loại không ảnh hưởng nhiều đến hoạt
động của đơn vò và khả năng xảy ra thấp, có loại có ảnh hưởng nhiều đến hoạt
động của đơn vò và khả năng xảy ra cao. Do vậy, khi phân tích rủi ro cần phải


12

sáng suốt và thận trọng, đồng thời cần phải xem xét chi phí bỏ ra để đối phó với
những thiệt hại phát sinh từ các rủi ro đó.
Đánh giá rủi ro là một phần của kiểm soát nội bộ, nhà quản lý cần phải
thiết kế thủ tục kiểm soát rủi ro. Thủ tục này đảm bảo chắc chắn rằng kế hoạch
kinh doanh đã được thiết lập và thực hiện phù hợp. Nhà quản lý phải chú ý rằng
rủi ro luôn luôn tồn tại trong doanh nghiệp không phải do hạn chế nguồn lực mà
đó là sự hiện hữu vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ.
I.2.2.3 Kiểm soát rủi ro khi môi trường kinh doanh thay đổi

Khi môi trường pháp lý, kinh tế thay đổi thì hoạt động của doanh nghiệp
cũng bò ảnh hưởng. Vì vậy, nhà quản lý cần phải xác đònh các điều kiện ảnh
hưởng đến kế hoạch thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như tốc độ phát triển
kỹ thuật, sự cạnh tranh, môi trường pháp lý.
Môi trường kinh doanh: sự thay đổi các nguyên tắc, môi trường kinh tế có thể
dẫn đến sự gia tăng áp lực cạnh tranh và rủi ro quan trọng khác.
Thay đổi nhân sự: người quản lý mới có thể không hiểu văn hóa của doanh
nghiệp hoặc chỉ quan tâm đến các hoạt động ngăn ngừa mà bỏ qua họat động
đào tạo và giám sát. Việc thay đổi nhân sự nhiều sẽ ảnh hưởng rất lớn đến khả
năng đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Hệ thống thông tin: thông thường những thủ tục kiểm soát hữu hiệu có thể bò
mất tác dụng khi hệ thống thông tin được phát triển hoặc thay đổi quá nhanh.
Tốc độ phát triển nhanh: khi các hoạt động phát triển rộng lớn và nhanh có thể
làm cho hệ thống không kiểm soát được.
Công nghệ mới: khi công nghệ mới được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc
hệ thống thông tin thì chắc chắn kiểm soát nội bộ phải được thay đổi cho phù
hợp.


13

Cơ cấu tổ chức: khi tái sắp xếp cơ cấu tổ chức thì việc sắp xếp phân chia công
việc có thể không còn phù hợp.
I.2.2.4 Tiêu chí đánh giá
Việc đánh giá sẽ tập trung vào quá trình quản lý để xác đònh các mục
tiêu, phân tích rủi ro, quản lý trong môi trường thay đổi, nó bao gồm cả mối liên
hệ và sự phù hợp giữa các hoạt động kinh doanh. Dưới đây là một số tiêu chuẩn
chung nhằm giúp cho việc đánh giá của doanh nghiệp và việc áp dụng tùy thuộc
vào tính đặc thù của doanh nghiệp.
-

Mục tiêu của tòan doanh nghiệp có được công bố rộng rãi không? Mục tiêu
nào doanh nghiệp mong muốn đạt được? Mục tiêu nào là quan trọng nhất?

-

Việc truyền đạt mục tiêu toàn doanh nghiệp đến toàn thể nhân viên và Hội
đồng quản trò có hữu hiệu không?

-

Mối quan hệ và tính nhất quán của các chiến lược với mục tiêu toàn doanh
nghiệp.

-

Tính nhất quán của chiến lược kinh doanh, ngân sách với mục tiêu của toàn
doanh nghiệp, chiến lược hành động và những điều kiện hiện tại.

Rủi ro
-

Cơ chế phù hợp để xác đònh sự gia tăng rủi ro từ bên ngoài

-

Cơ chế phù hợp để xác đònh sự gia tăng rủi ro từ bên trong.

-

Sự thận trọng và thích hợp của quá trình phân tích rủi ro, bao gồm việc đánh
giá các rủi ro quan trọng, rủi ro có khả năng xảy ra và đònh được những hoạt
động cần thiết.

Kiểm soát rủi ro khi môi trường kinh doanh biến động
-

Sự tồn tại của cơ chế để dự báo, xác đònh và phản ứng các vấn đề xảy

ra mà gây ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp


14

-

Sự tồn tại của cơ chế nhận dạng và phản ứng với các biến động mà có

ảnh hưởng đến tòan doanh nghiệp và cần có sự quan tâm của nhà quản lý cấp
cao
I.2.3 Hoạt động kiểm sóat
Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho các
chỉ thò của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp doanh
nghiệp đưa ra những hành động cần thiết để đánh giá rủi ro nhằm đạt được các
mục tiêu của doanh nghiệp. Họat động kiểm soát được thực hiện trong toàn
doanh nghiệp, ở tất cả mọi cấp độ và tất cả các bộ phận. Họat động kiểm soát
bao gồm việc phê chuẩn, ủy quyền, kiểm tra, điều chỉnh, xem xét việc thực hiện
các hoạt động, bảo vệ tài sản và phân công phân nhiệm. Hoạt động kiểm soát có
thể được chia thành 03 loại, tùy thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp: hoạt
động, báo cáo tài chính và tính tuân thủ.

I.2.3.1 Phân loại hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát có nhiều loại khác nhau, bao gồm kiểm soát ngăn
ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát máy tính và kiểm soát quản lý. Hoạt động
kiểm soát được phân loại tùy thuộc vào mục tiêu kiểm soát, như đảm bảo sự
hoàn chỉnh và chính xác của quá trình xử lý số liệu.
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát, dưới đây là một số hoạt động kiểm
soát cơ bản:
Kiểm soát ở mức độ cao
Kiểm soát cấp độ cao được thực hiện liên quan đến ngân sách, dự báo của
kỳ trước và đối thủ cạnh tranh.
Hoạt động của nhà quản lý
Nhà quản lý thường xem xét các báo cáo, qua đó nhà quản lý sẽ xác đònh
được xu hướng phát triển, kết quả thống kê và mục tiêu kinh tế.


15

Quá trình xử lý thông tin
Sự thay đổi kiểm soát được thực hiện nhằm kiểm tra sự chính xác, tính
đầy đủ và sự cho phép các nghiệp vụ được ghi nhận. Dữ liệu nhập vào chương
trình phải được kiểm tra hoặc phù hợp với chương trình kiểm soát đã được phê
duyệt. Ví dụ: đơn đặt hàng của khách hàng được chấp nhận không chỉ phù hợp
với hồ sơ khách hàng mà còn phải phù hợp với hạn mức tín dụng cho phép.
Kiểm soát vật chất
Thiết bò, hàng tồn kho, tiền và các tài sản khác phải được kiểm đếm đònh
kỳ và so sánh với số liệu trên báo cáo.
Phân công phân nhiệm
Phân công phân nhiệm nhằm hạn chế rủi ro, giảm các sai sót.
I.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Có 02 nhóm của hoạt động kiểm soát thông tin cần được sử dụng: loại thứ

nhất là kiểm soát chung, được áp dụng trong toàn hệ thống và đảm bảo rằng hệ
thống vẫn đang hoạt động; loại thứ hai là kiểm soát ứng dụng, bao gồm việc vi
tính hóa cùng với phần mềm được áp dụng, thủ tục để kiểm soát quá trình xử lý
các nghiệp vụ.
Kiểm soát chung
Kiểm soát chung bao gồm việc kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ
liệu, việc vận hành và bảo trì hệ thống phần mềm, phát triển và bảo trì hệ
thống. Việc kiểm soát này áp dụng cho toàn hệ thống: máy chủ, máy con và môi
trường máy tính.
Kiểm soát ứng dụng: được thiết kế để kiểm soát quy trình ứng dụng, nhằm đảm
bảo nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.


16

Một trong những đóng góp quan trọng của máy tính để kiểm soát, ngăn
ngừa sai sót của hệ thống, cũng như phát hiện và điều chỉnh lại. Để thực hiện
điều này, kiểm soát ứng dụng tùy thuộc vào việc vi tính hóa.
I.2.3.3 Đánh giá hoạt động kiểm soát
Nhà quản lý cần phải đánh giá hoạt động kiểm soát nhằm xác đònh các
rủi ro, từ đó thiết lập các mục tiêu cho các hoạt động quan trọng. Vì vậy cần
phải xem xét các hoạt động kiểm soát có liên quan đến quá trình đánh giá rủi ro
nhằm đảm bảo rằng các chỉ thò của cấp trên được thực hiện. Việc đánh giá
không chỉ xem xét cùng với hoạt động kiểm soát liên quan đến quá trình đánh
giá rủi ro mà còn được áp dụng chính thức.
I.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin phải được xác đònh và truyền đạt đến toàn thể nhân viên dưới
mọi hình thức và mọi lúc để mọi nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình. Hệ
thống thông tin thiết lập các báo cáo hoạt động, tài chính và tuân thủ. Hệ thống
thông tin không chỉ bao gồm thông tin trong doanh nghiệp mà còn bao gồm

thông tin về các sự kiện, hoạt dộng và các điều kiện bên ngoài mà ảnh hưởng
đến các quyết đònh kinh doanh của doanh nghiệp. Khi nhận được lệnh từ nhà
quản lý thì nhân viên phải thực hiện nhiệm vụ một cách nghiêm túc. Họ phải
hiểu được nhiệm vụ của mình trong hệ thống KSNB, cũng như hoạt động của họ
có liên quan đến người khác. Ngược lại, họ cũng phải hiểu được việc truyền đạt
các thông tin quan trọng đến mọi người .
I.2.4.1 Thông tin
Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong doanh nghiệp để sản xuất kinh
doanh và đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ. Mọi
thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Ví
dụ, thông tin tài chính không chỉ thể hiện trên báo cáo tài chính để phổ biến ra