Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu
tư và Phát triển Việt Nam:
I. Khái quát về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam:
1. Sơ lược về hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam:
Tên đầy đủ: Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam
(NHĐT & PTVN)
Tên giao dịch quốc tế: Bank for Investment and Development of
Viet Nam
Tên gọi tắt: BIDV
Địa chỉ: Tháp A, toà nhà VINCOM, 191 Bà Triệu, quận
Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoại: 042200422, 042200484
Fax: 04 2200399
Website: www.bidv.com.vn.
Email:
Quy mô: 237.176 tỷ VNĐ
Nhân lực: 12.000 người
Hoạt động chính: kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ tài chính,
đầu tư.
Hiện BIDV đang có 3 công ty thành viên là Công ty cho thuê tài chính
NHĐT&PTVN (BLC), Công ty chứng khoán NHĐT&PTVN (BSC) và Công ty
bảo hiểm NHĐT&PTVN (BIC). Trong đó BLC hoạt động chủ yếu trong các lĩnh
vực huy động vốn, cho thuê tài chính, mua và cho thuê lại theo hình thức cho thuê
tài chính, cho vay vốn lưu động và thực hiện bao thanh toán [11]. BSC cung cấp
các dịch vụ chứng khoán, phân tích và tư vấn đầu tư, tư vấn tài chính, bảo lãnh
phát hành, đầu tư tài chính và các dịch vụ hỗ trợ khác[12]. BIC kinh doanh dịch vụ
bảo hiểm phi nhân thọ, tái bảo hiểm, đầu tư tài chính và các hoạt động khác theo
quy định của pháp luật[13].
* Lịch sử thành lập:
NHĐT&PTVN được thành lập theo quyết định 177/TTg ngày 26/04/1957
của Thủ tướng Chính phủ. Trong quá trình hoạt động và trưởng thành, Ngân hàng

được mang các tên gọi khác nhau phù hợp với tứng thời kỳ xây dựng và phát triển
của đất nước:
Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ ngày 26/04/1957
Ngân hàng Đầu tư và xây dựng Việt Nam từ ngày 24/06/1981
Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 14/11/1990
Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam là một trong bốn ngân hàng
thương mại nhà nước lớn nhất ở Việt Nam được hình thành sớm nhất và lâu đời
nhất, là doanh nghiệp nhà nước hạng đặc biệt, được tổ chức hoạt động theo mô
hình Tổng công ty nhà nước. Tính đến ngày 10/10/2008, tổng tài sản của BIDV đạt
232.099 tỷ VND, tăng 13,5% so đầu năm và tăng 15,1% cùng kỳ năm trước [13].
Hệ thống tổ chức được hình thành và hoàn thiện dần theo mô hình của một tập
đoàn trong tương lai. Hiện nay, mô hình tổ chức của BIDV gồm 5 khối lớn: Khối
ngân hàng thương mại quốc doanh( bao gồm 3 sở giao dịch và các chi nhánh trên
toàn quốc); Khố Công ty; KhốI các đơn vị sự nghiệp; Khối liên doanh; Khối đầu
tư. Tổng số cán bộ công nhân viên của toàn hệ thống đạt trên 12000 người làm việc
chuyên nghiệp, nghiêm túc và hiệu quả, đặc biệt có kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu
tư phát triển, là thế mạnh cạnh tranh của BIDV (xem hình 1).
Bên cạnh việc hoạt động đầy đủ các chức năng của một ngân hàng thương
mại được phép kinh doanh đa năng tổng hợp về tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân
hàng và phi ngân hàng, làm ngân hàng đại lý, phục vụ các dự án từ các nguồn vốn,
các tổ chức kinh tế, tài chính, tiền tệ trong và ngoài nước, BIDV luôn khẳng định là
ngân hàng chủ lực phục vụ đầu tư và phát triển, huy động vốn cho vay dài hạn,
trung hạn, ngắn hạn cho các thành phần kinh tế; là ngân hàng có nhiều kinh
nghiệm về đầu tư các dự án trọng điểm.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, Ngân hàng Đầu tư và Phát
triển Việt Nam luôn làm tròn nhiệm vụ được Đảng, Nhà nước và nhân dân giao
cho. Cùng với hệ thống ngân hàng thương mại nhà nước, BIDV luôn là ôcng cụ sắc
bén, là lực lượng chủ lực trong thực thi chính sách tiền tệ quốc gia. Trong hoạt
động, BIDV luôn tuân thủ pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà
nước, bảo toàn và phát triển vốn.

Giai đoạn hiện nay, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam xác định mục
tiêu hoạt động là: Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.
Trong quan hệ với khách hàng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam
luôn nêu cao phương châm hành động" Hiệu quả kinh doanh của khách hàng là
mục tiêu hoạt động của BIDV", quan hệ giữa BIDV và bạn hàng là mối quan hệ "
Hợp tác cùng phát triển", cùng chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn, cơ hội kinh doanh
với bạn hàng. Chính vì lẽ đó, BIDV luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến từ khách hàng
để không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, luôn tìm hiểu để thoả mãn nhưng
nhu cầu ngày một đa dạng của khách hàng. Với cam kết" cung cấp những sản
phẩm, dịch vụ ngân hàng có chất lượng cao, tiện ích tốt nhất cho khách hàng",
trong hơn 3 năm trở lại đây, BIDV luôn được tổ chức BVQI và Quacert chứng
nhận có hiệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000.
Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tín dụng, tiền tệ, Ngân hàng Đầu tư và
Phát triển Việt Nam luôn duy trì sự phối hợp, chia xẻ kiến thức, kinh nghiệm với
các ngân hàng, các tổ chức tín dụng bè bạn trong nước và quốc tế theo tinh thần
hợp tác phát triển cùng có lợi.
Là thành viên tích cực của cộng đồng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt
Nam luôn quan tâm đến cộng đồng, tham gia tích cực vào các chương trình xã hội,
chương trình từ thiện xoá đói, giảm nghèo, khắc phục thiên tai, quĩ bảo trợ trẻ em
Việt Nam, chương trình kiên cố hoá trường học, quĩ khuyến học, quĩ ủng hộ nạn
nhân chất độc màu da cam…
Luôn coi con người là nhân tố quyết định mọi thành công, Ngân hàng Đầu
tư và Phát triển Việt Nam thực hiện phương châm:" mỗi cán bộ BIDV phải là một
lợi thế trong cạnh tranh" về cả năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức. Vì vậy,
BIDV luôn đảm bảo những quyền lợi hợp pháp của người lao động. Từ đó, BIDV
cũng đã đang và không ngừng chăm lo, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho
người lao động để mọi người đều thấy rằng:" BIDV chính là ngôi nhà chung" của
mình.
Hình 1: Hệ thống tổ chức của BIDV [4].
2. Tổng quan về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Trên cơ sở thực hiện dự án" Tài chính nông thôn giai đoạn I" do NHNN làm
chủ, dự án được đánh giá là có tác động tích cực và to lớn đến điều kiện sống ở
khu vực nông thôn, nguồn vốn của dự án đã được đầu tư đúng mục đích, đúng đối
tượng và có hiệu quả. Ngày 9/9/2002 Hiệp hội phát triển quốc tế IDA thuộc nhóm
ngân hàng thế giới WB đã đồng cấp cho Chính phủ Việt Nam 1 khoản tín dụng số
3648-VN trị giá tương đương 200 triệu USD tiếp thục tài trợ cho" dự án nông thôn
Khối
Liên doanh
Khối
sự nghiệp
Khối ngân hàngKhối công ty
Trung tâm
CNTT
Lao-Viet
Bank
Ngân hàng Đầu tư và
Phát triển Việt Nam
Công ty cho
thuê tài chính
Công ty cho
thuê tài chính II
Trung tâm
Đào tạo
VID-
Public
Bank
Các SGD, CN
Công ty
Chứng khoán
- SGD I, II

- Các CN
Sở Giao
dịch
III
Công ty
BAMC
BIC
giai đoạn II" nhằm mục đích hỗ trợ cho chính phủ Việt Nam trong nỗ lực đẩy mạnh
phát triển kinh tế và cải thiện điều kiện sống ở khu vực nông thôn. Sau khi xem xét
Chính phủ Việt Nam đã tiến hành đàm phán và được hiệp hội chấp nhận về việc
lựa chọn Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam là ngân hàng bán buôn thực
hiện việc quản I và sử dụng quỹ phát triển nông thôn II, đồng thời tiếp nhận dự án I
từ ngân hàng Nhà nước.
Do vậy bên cạnh việc thực hiện nhiệm vụ của 1 ngân hàng bán buôn( thực
hiện việc quản lý và cho vay tiếp toàn bộ số vốn vay từ khoản tín dụng 3648-VN
tới các định chiế tài cính, các tổ chức tài chính Vi mô) để đáp ứng nhu cầu huy
động và cung ứng vốn cho phát triển kinh tế xã hội, cung ứng các dịch vụ ngày
càng đa dạng cho khách hàng, Hội đồng ngân hàng ĐT& PT Việt Nam đã ra quyết
định số39/ QĐ- HĐQT ngày 1/7/2002 về việc thành lập hoạt động của Sở giao dịch
III- Ngân hàng ĐT&PT Việt Nam với mục đích, một mặt để tách bạch hoạt động
ngân hàng bán buôn, mặt khác là để mở rộng phạm vi hoạt động, tăng quy mô của
toàn hệ thống.
Như vậy Sở giao dịch III là 1 đơn vị trực thuộc của hệ thống ngân hàng
ĐT&PT Việt Nam và là đơn vị hạch toán phụ thuộc trong hệ thống, có bảng cân
đối kế toán, có con dấu riêng.
Sở giao dịch III được quyền độc lập hơn các chi nhánh khác, được quyết định
trực tiếp với các đối tác, trực tiếp soạn thảo tờ trình quan trọng Bộ hoặc các tổ chức
quốc tế.
Bên cạnh tuân thủ 2 Bộ luật: luật các tổ chức tín dụng và luật tổ chức doanh
nghiệp, Sở giao dịch III phải chịu sự chi phối của Hội sở chính, mô hình do Hội sở

chính thông qua, và riêng mô hình của dự án" Tài chính nông thôn" do ngân hàng
thế giới thông qua.
Hoạt động chung
-Trực tiếp làm nhiệm vụ là chủ dự án( Ngân hàng bán buôn), quản lí và cho vay
tiếp toàn bộ số vốn vay từ các tổ chức, đối tác quốc tế tớI các PFIs/ MFIs
+ Tiếp nhận quản lí và cho vay theo qui định RFPI, trực tiếp làm chủ dự án
TCNT2
+ Quản lí và là ngườI cho vay lại nguồn vốn tài trợ từ các tổ chức quốc tế tới các
PFIs/ MFIs
- Thực hiện dịch vụ NHĐL, quản lí vốn đầu tư cho các dự án ODA và dự án uỷ
thác.
- Thực hiện các hoạt động nguồn vốn, thanh toán quốc tế và trong nước
+ Huy động đầu tư tiền gửI có hiệu quả
+ Kinh doanh ngoại tệ
+ Thư tín dụng
+ Chuyển tiền thanh toán trong và ngoài nước
II. Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát
triển Việt Nam.
1. Nội dung quy trình:
1.1 Quy trình phát hành thư tín dụng.
Khi phát hành quy trình thư tín dụng, cán bộ TTV và KSV phải thực hiện
theo 10 bước dưới đây (xem bảng 1).
Bảng 1: Quy trình phát hành thư tín dụng [4]
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
1/ TTV
1. Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng Tín dụng.
- Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ (BM-01)

- Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.
2. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS
2/ TTV
1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch (HD-01-01). Nếu hồ
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng... thì thông
báo tới khách hàng, Phòng Tín dụng để chỉnh sửa/bổ sung;
Kiểm tra hạn mức phát hành thư tín dụng của khách hàng:
- Nếu hạn mức đã được thiết lập: chuyển bước 2.2
- Nếu hạn mức chưa được thiết lập hoặc còn thiếu: thông
báo Phòng Tín dụng thiết lập hoặc bổ sung hạn mức.
2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành thư
tín dụng. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ
sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu; Đối với các LC có
điều khoản đặc biệt, cần lưu ý nội dung của điện LC khi phát
hành (HD-01-02)
3/ KSV
1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Kiểm tra nội dung các chứng từ được tạo ra
4a/ KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV
đã nhập.
2.In chứng từ:
+ điện mở LC (3 bản): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng,
1 bản dành cho Phòng Tín dụng
+ giấy báo nợ (3 bản): 1 bản gốc nộp kế toán G/L, 1 bản dành
cho khách hàng và 1 bản lưu

3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
4b/ KSV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu
mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu
có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
5/ TTV
1. Chuyển chứng từ:
- cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng thư tín
dụng có đóng dấu Issued và 1 giấy báo nợ
- bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ.
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
2. Lưu hồ sơ phát hành thư tín dụng gồm:
- Hồ sơ đề nghị phát hành thư tín dụng của khách hàng.
- Giấy phê duyệt nguồn thanh toán để mở thư tín dụng.
(BM-03)
- Giấy báo nợ, thư tín dụng.
- Các giấy tờ có liên quan
Ghi chú: Trường hợp phát hành thư tín dụng bằng thư: Trình Giám đốc
ký, đóng dấu và gửi thư tín dụng tới ngân hàng thông báo.
6/ TTV
1. Theo dõi tình trạng của thư tín dụng đã phát hành.
2. Lưu điện/thư xác nhận (acknowledge) của ngân hàng thông báo
(nếu có)
7/ TTV
1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu huỷ thư tín
dụng trong các trường hợp sau:

- Thư tín dụng còn số dư nhưng đã hết hạn (trên 1 tháng)
theo yêu cầu của người đề nghị mở L/C
- Thư tín dụng còn hiệu lực nhưng được các bên liên
quan (Người đề nghị mở L/C, Người thụ hưởng L/C, ngân
hàng thông báo, xác nhận) đồng ý huỷ.
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
* Thư tín dụng sẽ được tự động đóng bởi chương trình TF-SIBS
trong các trường hợp sau:
- Thư tín dụng hết số dư
- Sau 3 tháng kể từ ngày hết hiệu lực.
8/ KSV
1. Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
9a/ KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ thư tín dụng và
dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
- thông báo đã huỷ thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu
- Giấy báo nợ (phí huỷ L/C - nếu có): 1 bản gốc, 1 bản
lưu, 1 bản dành cho khách hàng.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
9b/ KSV
Như bước 4b.
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
10/ TTV
1. Chuyển chứng từ:
- Tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo huỷ L/C và giấy
báo nợ (nếu có)

- Tới kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ (nếu có)
2. Lưu hồ sơ thư tín dụng đã huỷ và các giấy tờ liên quan.
Nhận xét: Việc kiểm tra được thực hiện nhiều lần qua từng bước bởi KSV
giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình phát hành thư tín dụng.
1.2 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB)
Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay gồm 17 bước như sau:
Bảng 2: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) [4]
Bước / Cán bộ thực
hiện
Thao tác
1/ TTV
1. Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng gửi chứng từ :
Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy
đòi tiền (coversheet) của ngân hàng gửi chứng từ, nếu có sai
lệch phải thông báo tới ngân hàng gửi ngay.
Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.
Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS
* Lưu ý: trường hợp LC cho phép đòi tiền bằng điện hoặc
chỉ ra ngân hàng hoàn trả thực hiện theo hướng dẫn.(HD-
01-04)
2/ TTV
1. Kiểm tra chứng từ với LC đã phát hành để xác định tình
trạng bộ chứng từ (HD-01-03).
3a/ TTV
1. Nếu chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-
SIBS để lập thông báo bộ chứng từ về gửi khách hàng.
* Trường hợp khách hàng trước đây đã được ký phát hành
bảo lãnh nhận hàng/ký hậu vận đơn theo bộ chứng từ này
thì thực hiện bước 9a.
Bước / Cán bộ thực

hiện
Thao tác
3b/ TTV
1. Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS
để lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng đã gửi
chứng từ và lập thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi
khách hàng .
* Trường hợp bất đồng của chứng từ theo LC đã được mở
bằng vốn vay của ngân hàng, có liên quan đến số tiền, bản
chất lô hàng, Phòng TTQT thông báo nội dung bất đồng
cho Phòng Tín dụng (BM -11)
4/ KSV
1. Kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của TTV
2. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
5a/ KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận kết quả kiểm tra
chứng từ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
trường hợp bộ chứng từ phù hợp: thông báo bộ
chứng từ về: (3 bản) 1 bản chuyển khách hàng, 1 bản gốc, 1
bản lưu.
trường hợp chứng từ có bất đồng
+ thông báo bất đồng (2 bản) 1 bản gốc, 1 bản lưu.
+ điện thông báo bất đồng bộ chứng từ: 1 bản gốc.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
5b/ KSV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả
kiểm tra chứng từ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in
(nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.

6/ TTV
1. Fax bản thông báo bộ chứng từ về hoặc thông báo
bộ chứng từ có bất đồng tới khách hàng (chuyển trả khách
hàng bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch).
2. Chuyển Phòng Tín dụng: 1 bản thông báo bộ chứng
từ về (để phát tiền vay nếu sử dụng vốn vay)
3. Theo dõi giao dịch đã thực hiện.
7/ TTV
1. Nhắc nhở khách hàng chuẩn bị tiền để thanh toán bộ
chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến về bộ chứng từ có bất
đồng.
8/ TTV
1. Phân loại phản hồi từ khách hàng.
Bước / Cán bộ thực
hiện
Thao tác
Đối với bộ chứng từ phù hợp:
+ Nếu khách hàng đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì
chuyển bước 9a.
+ Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán
thì thông báo Phòng Tín dụng và chuyển bước 9c. (BM-
07)
Đối với bộ chứng từ có bất đồng:
+ Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng và bộ phận Tín
dụng không phản đối đồng thời đã chuẩn bị đủ tiền để
thanh toán thì chuyển bước 9a.
+ Nếu khách hàng không chấp nhận bất đồng hoặc khách
hàng chấp nhận nhưng bộ phận Tín dụng không đồng ý thì
chuyển bước 9b.
9a/

TTV
1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo
lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu
trước đây ngân hàng chưa ký hậu vận đơn.
2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán
bộ chứng từ (sử dụng chức năng Immediate settlement). Đẩy
giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
3. Chuyển chứng từ tới KSV.
9b/ TTV
1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo
cho ngân hàng gửi chứng từ về việc khách hàng đã từ chối bộ
chứng từ có bất đồng, yêu cầu chỉ dẫn xử lý bộ chứng từ. Đẩy
giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
9c/ TTV
1. Trên cơ sở thông báo cho vay bắt buộc của phòng
Tín dụng, TTV sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện
thanh toán bộ chứng từ (sử dụng chức năng Pending
settlement) (BM-08). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt
khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
10/ KSV
1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
11a/ KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà
TTV đã nhập.
Bước / Cán bộ thực
hiện
Thao tác
2. In chứng từ:

- Trường hợp khách hàng có tiền thanh toán bộ chứng từ:
+ 3 bản Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách
hàng và 1 bản lưu.
+ 2 bản Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu
+ 1 bản gốc Điện thông báo thanh toán (nếu có).
- Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán:
+ 4 bản Giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho
vay bắt buộc: 1 bản gốc, 2 bản lưu và 1 bản dành cho
khách hàng;
+ Điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu
- Trường hợp khách hàng từ chối bất đồng:
+ 1 bản lưu điện thông báo khách hàng từ chối bất đồng.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
11b/ KSV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà
TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã
in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh
sửa.
12/ TTV
1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất.
Giao dịch đã thực hiện tại bước 9a thì chuyển bước 13a.
Giao dịch đã thực hiện tại bước 9b thì chuyển bước 13b.
Giao dịch đã thực hiện tại bước 9c thì chuyển bước 13c.
13a/ TTV
1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng gửi
chứng từ không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân
hàng phát hành).
2. Trả chứng từ cho khách hàng, bao gồm cả vận đơn
đã được ký hậu (nếu có), (yêu cầu khách hàng ký đã nhận

chứng từ trước khi trao chứng từ).
3. Chuyển chứng từ:
Cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ;
Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ, 1 bản gốc
điện thanh toán.
4. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
Bước / Cán bộ thực
hiện
Thao tác
Bộ chứng từ đã phô tô nói trên (gồm cả coversheet).
Giấy báo nợ, điện thanh toán.
Các giấy tờ liên quan khác (nếu có)
13b/ TTV
1. Theo dõi phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ.
2. Xử lí phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ:
Nếu ngân hàng gửi bộ chứng từ có thay đổi chỉ dẫn thanh
toán như về giá cả, thời hạn... thì thông báo cho khách
hàng biết và chờ chỉ dẫn của khách hàng, chuyển thực
hiện bước 8.
Nếu ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ thay thế/bổ
sung thì thực hiện bước 2.
Nếu ngân hàng gửi chứng từ yêu cầu gửi lại chứng từ: lập
điện đòi phí gửi chứng từ và phí xử lý giao dịch. Sau khi nhận
được phí thì lập coversheet để gửi lại bộ chứng từ gốc theo
chỉ dẫn (lưu bộ chứng từ phô tô + phiếu gửi chứng từ).
Nếu sau một thời gian nhất định không nhận được phản hồi
của ngân hàng gửi bộ chứng từ thì làm điện thông báo hết
trách nhiệm với bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định.
3. Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm:
Bộ chứng từ đã phô tô nói trên.

Giấy từ chối thanh toán của khách hàng.
Điện yêu cầu gửi trả chứng từ (nếu có).
13c/ TTV
1. Chuyển chứng từ
cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho
vay bắt buộc
Cho phòng Tín dụng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo
đã cho vay bắt buộc
- Phòng Kế toán: 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt
buộc + 1 bản gốc điện thanh toán
2. Theo dõi giao dịch.
* Ghi chú : Cán bộ Phòng Tín dụng có trách nhiệm
nhắc nhở và thực hiện các xử lí thích hợp đối với khách
hàng để thu hồi khoản cho vay bắt buộc đã thực hiện.
14/ TTV
1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo
Bước / Cán bộ thực
hiện
Thao tác
lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu
trước đây ngân hàng chưa ký hậu vận đơn.
2. Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc và lãi
cho vay bắt buộc đã thực hiện trước đây.
3. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc
nhập dữ liệu.
15/ KSV
1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
16a/ KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu
mà TTV đã nhập.

2. In chứng từ:
- giấy báo nợ (1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và
2 bản lưu)
3. Chuyển chứng từ tới TTV.
16b/ KSV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà
TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV
đã in (nếu có) sau khi đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và
chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
17/ TTV
1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng gửi
chứng từ không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân
hàng phát hành).
2. Trả bộ chứng từ và 1 bản giấy báo nợ cho khách
hàng (yêu cầu khách hàng ký nhận chứng từ khi trao
chứng từ) .
3. Chuyển 1 bản gốc giấy báo nợ tới bộ phận kế toán.
4. Thông báo cho Phòng Tín dụng biết phòng TTQT đã
thu nợ khoản cho vay bắt buộc (gửi kèm 1 bản lưu giấy báo
nợ).
5. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
Bộ chứng từ đã phô tô hoặc bản sao dành cho ngân hàng
phát hành (gồm cả coversheet).
Các chứng từ liên quan đến cho vay và thu nợ vay bắt buộc.
Giấy báo nợ và các chứng từ khác (nếu có).
1.3 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm (UB)
Bao gồm 15 bước chia theo từng trường hợp có thể xảy ra trong khi thực
hiện quy trình (xem bảng 3)
Bảng 3: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm

Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
1/ TTV
1. Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng gửi chứng từ :
Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy đòi tiền
(coversheet) của ngân hàng gửi chứng từ nếu có sai lệch phải thông báo
tới ngân hàng gửi ngay.
Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.
2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS
2/ TTV
1. Kiểm tra chứng từ với LC đã phát hành (HD-01-03)
3a/ TTV
1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của
ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu trước đây ngân hàng
chưa ký hậu vận đơn.
2. Nếu chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông
báo bộ chứng từ về, thông báo ngày đến hạn gửi khách hàng, thông báo
chấp nhận chứng từ gửi ngân hàng gửi chứng từ .
3b/ TTV
1. Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS để
lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng gửi chứng từ và lập thông
báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng .
* Trường hợp bất đồng của chứng từ theo LC đã được mở bằng vốn
vay của ngân hàng, có liên quan đến số tiền, bản chất lô hàng, Phòng
TTQT thông báo nội dung bất đồng cho Phòng Tín dụng (BM -11)
4/ KSV
1. Kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của TTV
2. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.

5a/ KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
Trường hợp bộ chứng từ không có bất đồng:
+ thông báo bộ chứng từ về và thông báo ngày đến hạn: 1 bản gốc, 1
bản lưu ;
+ điện chấp nhận bộ chứng từ: 1 bản gốc
Trường hợp bộ chứng từ có bất đồng:
+ thông báo bộ chứng từ có bất đồng: 1 bản gốc, 1 bản lưu ;
+ điện từ chối bộ chứng từ : 1 bản gốc.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
5b/ KSV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả kiểm tra chứng
từ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có)
và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
6/ TTV
1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất.
Giao dịch đã thực hiện tại bước 3a thì chuyển bước 7a.
Giao dịch đã thực hiện tại bước 3b thì chuyển bước 7b-1
7a/ TTV
1. Fax giấy thông báo bộ chứng từ về cho khách hàng (gửi bản gốc
khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch). Yêu cầu khách hàng ký chấp
nhận kỳ hạn thanh toán.
2. Phô tô chứng từ mỗi loại một bản (nếu không có bản sao bộ

chứng từ dành cho ngân hàng phát hành)
3. Khi khách hàng ký chấp nhận kỳ hạn thanh toán thì trả chứng từ
cho khách hàng bao gồm cả vận đơn đã được ký hậu (nếu có) (yêu cầu
khách hàng ký đã nhận chứng từ trước khi trao chứng từ).
4. Lưu hồ sơ bộ chứng từ đã chấp nhận gồm:
Bộ chứng từ phô tô nói trên (gồm cả coversheet).
Các thông báo / điện đã tạo.
5. Theo dõi giao dịch đã thực hiện.
7b-1/
TTV
1. Fax giấy thông báo bộ chứng từ có bất đồng cho khách hàng
(gửi bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch).
2. Theo dõi giao dịch đã thực hiện.
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
7b-2/
TTV
1. Phân loại phản hồi của khách hàng:
Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng và bộ phận Tín dụng không phản
đối thì quay lại bước 3a
Nếu khách hàng không chấp nhận bộ chứng từ có bất đồng hoặc khách
hàng chấp nhận nhưng bộ phận Tín dụng không đồng ý thì thực hiện
bước 7b-3
7b-3/
TTV
1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo cho NH
gửi chứng từ về việc khách hàng đã từ chối bộ chứng từ có bất đồng
và yêu cầu chỉ dẫn xử lý bộ chứng từ.

2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu
3. Chuyển chứng từ tới KSV.
7b-4/
KSV
1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
7b-5a/
KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã
nhập.
2. In chứng từ: 1 bản gốc điện thông báo khách hàng từ chối bất đồng.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
7b-5b/
KSV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và
chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa
7b-6/
TTV
1. Theo dõi phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ.
7b-7/
TTV
1. Xử lí phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ:
Nếu ngân hàng gửi bộ chứng từ có thay đổi chỉ dẫn thanh
toán như về giá cả, thời hạn... thì thông báo cho khách hàng biết và
tiếp tục thực hiện bước 7b-2.
Nếu ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ thay thế/bổ
sung thì thực hiện bước 2.
Nếu ngân hàng gửi chứng từ yêu cầu gửi lại chứng từ thì
lập điện đòi phí gửi chứng từ và phí xử lý giao dịch. Sau khi nhận
được phí thì lập coversheet để gửi lại bộ chứng từ gốc theo chỉ dẫn

(lưu bộ chứng từ phô tô + coversheet)
Nếu sau một thời gian nhất định không nhận được phản hồi
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
của ngân hàng gửi chứng từ thì làm điện thông báo hết trách nhiệm với
bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định.
2. Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm:
Bộ chứng từ đã phô tô nói trên.
Giấy từ chối thanh toán của khách hàng.
- Điện yêu cầu gửi trả chứng từ (nếu có).
8/ TTV
1. Phân loại phản hồi từ khách hàng khi đến hạn:
Nếu khách hàng đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 9a.
Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì thông báo
Phòng Tín dụng và chuyển bước 9b (BM-07).
9a/ TTV
1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng
từ khi khách hàng có tiền. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn
tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
9b/ TTV
1. Trên cơ sở thông báo cho vay bắt buộc của phòng Tín dụng,
TTV sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng
từ khi khách hàng không có tiền (BM-08). Đẩy giao dịch vào hàng đợi
duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
2. Chuyển chứng từ tới KSV.
10/ KSV
1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.

11a/ KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã
nhập.
2. In chứng từ:
- Trường hợp khách hàng có tiền thanh toán bộ chứng từ:
+ 3 bản Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản
lưu
+ 2 bản Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu
+ Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc.
- Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán:
+ 4 bản Giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho vay bắt buộc:
1 bản gốc, 2 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng ;
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
+ Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu
+ Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
11b/ KSV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có)
và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa
12/ TTV
1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất.
Giao dịch đã thực hiện tại bước 9a thì chuyển bước 13a.
Giao dịch đã thực hiện tại bước 9b thì chuyển bước 13b.
13a/ TTV
1. Chuyển chứng từ:
Tới khách hàng: 1 bản giấy báo nợ dành cho khách

hàng
Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ và 1 bản
gốc điện thanh toán
2. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
Giấy báo nợ, điện thanh toán và các giấy tờ, điện khác
(nếu có).
13b/ TTV
1. Chuyển chứng từ:
cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã
cho vay bắt buộc
Cho phòng Tín dụng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo
đã cho vay bắt buộc
Phòng Kế toán: 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt
buộc + 1 bản gốc điện thanh toán
2. Theo dõi giao dịch.
* Ghi chú : Cán bộ Phòng Tín dụng có trách nhiệm nhắc nhở và
thực hiện các xử lí thích hợp đối với khách hàng để thu hồi khoản cho
vay bắt buộc đã thực hiện.
14/ TTV
1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc và lãi cho vay bắt
buộc đã thực hiện trước đây.
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
15/ KSV
1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập.
16a/ KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã

nhập.
2. In chứng từ: giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng
và 2 bản lưu.
3. Chuyển chứng từ tới TTV.
16b/ TTV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và
chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
17/ TTV
1. Chuyển chứng từ:
1 bản giấy báo nợ cho khách hàng.
1 bản gốc giấy báo nợ tới khách hàng và bộ phận kế toán.
2. Thông báo Phòng Tín dụng biết phòng TTQT đã thu nợ khoản
cho vay bắt buộc (gửi kèm 1 bản lưu giấy báo nợ).
3. Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:
Các chứng từ liên quan đến cho vay và thu nợ vay bắt buộc.
Giấy báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có).
1.4 Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng (SG)
Để thực hiện nghiệp vụ phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng cần
trải qua 11 bước dưới đây (xem bảng 4)
Bảng 4: Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng [4]
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
1/ TTV
1. Tiếp nhận hồ sơ từ khách hàng.
Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ.
Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.
2. Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS

2/ TTV
1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch xem đã đầy đủ chưa.
Hồ sơ đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm:
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
Đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng (BM-04).
Giấy báo nhận hàng.
Bản sao chứng từ vận tải.
Bản sao hoá đơn.
2. Kiểm tra nội dung của hồ sơ:
Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng
của khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù
hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng.
Kiểm tra nội dung đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng với chứng từ
vận tải, hoá đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo
thư tín dụng đã phát hành).
* Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì
thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung.
3. Lập phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo mẫu BM-10
4. Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao dịch
đã được khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng
Tín dụng đảm bảo nguồn thanh toán. Nếu giao dịch chưa được đảm
bảo nguồn thanh toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để xác
nhận.
5. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành bảo lãnh
nhận hàng (thu ký quỹ nếu cần). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và
chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
3/ KSV

1. Kiểm tra hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách
hàng đảm bảo hợp lệ, hợp pháp.
2. Kiểm tra lại dữ liệu mà TTV đã nhập.
4a/ KSV
1. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, KSV ký trên phiếu trình phát hành
bảo lãnh nhận hàng. Phê duyệt giao dịch trên máy nếu chấp nhận dữ
liệu mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ:
+ bảo lãnh nhận hàng: 1 bản gốc;
+ Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng: 1 bản lưu.
+ Giấy báo nợ: 1 bản gốc, một bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu.
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
4b/ KSV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu
mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có)
và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
5/ TTV
1. Trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký phát
hành thư bảo lãnh nhận hàng. Đóng dấu thư bảo lãnh đã phát hành,
chụp (copy) thư bảo lãnh.
2. Chuyển chứng từ:
Tới khách hàng: 1 bản gốc thư bảo lãnh, 1 bản dành cho khách hàng
giấy báo nợ (yêu cầu khách hàng ký nhận khi giao thư bảo lãnh gốc).
Tới Bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ.
3. Lưu hồ sơ phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm:

Các giấy tờ trong hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách
hàng.
Phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng.
Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng.
Giấy báo nợ, thư phát hành bảo lãnh nhận hàng (bản phôtô).
Các chứng từ khác (nếu có).
6/ TTV
1. Theo dõi tình trạng thư bảo lãnh đã phát hành.
7/ TTV
1. Trường hợp hãng tàu yêu cầu phải đổi vận đơn lấy bảo lãnh đã
phát hành:
- Khi bộ chứng từ gốc về đến ngân hàng, thực hiện thanh toán/chấp
nhận thanh toán (theo quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay/trả
chậm) và ký hậu vận đơn để đổi lấy bảo lãnh đã phát hành (theo
hướng dẫn số HD-01-05).
- Chuyển vận đơn gốc đã ký hậu tới hãng tàu trực tiếp hoặc thông qua
khách hàng để đổi lại bảo lãnh đã phát hành.
- Theo dõi, nhắc nhở khách hàng việc đổi lại bảo lãnh đã phát hành.
* Ghi chú: Những thư bảo lãnh nhận hàng quy định bảo lãnh chỉ hết
hiệu lực khi hãng tàu nhận được vận đơn gốc thì thủ tục để đổi lại thư
bảo lãnh đã phát hành là bắt buộc.
8/ TTV
1. Khi đã đổi được bảo lãnh nhận hàng từ hàng tàu hoặc khi bảo
lãnh đã hết hiệu lực, sử dụng chương trình TF-SIBS để huỷ bảo lãnh
Bước/
Cán bộ
thực hiện
Thao tác
đã phát hành.
2. Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.

9/ KSV
1. Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.
10a/ KSV
1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và dữ liệu
mà TTV đã nhập.
2. In chứng từ: thông báo đã huỷ bảo lãnh: 1 bản gốc, 1 bản lưu .
3. Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.
10b/
KSV
1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ bảo lãnh
và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.
2. Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có)
và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.
11/ TTV
1. Đóng dấu ‘HUỶ’ lên thư bảo lãnh (trường hợp thu hồi được bảo
lãnh gốc).
2. Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ bảo lãnh.
3. Lưu hồ sơ bảo lãnh đã huỷ và các giấy tờ liên quan.
1.5 Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE)
Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng bao gồm 8 bước:
Bảng 5: Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng
(AE)
Bước/
Cán bộ
thực
hiện
Thao tác
1/ TTV
1. Tiếp nhận đề nghị ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân
hàng từ khách hàng.

Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ.
Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.
2. Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS
2/ TTV
1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch. Hồ sơ đề nghị ký hậu vận đơn
khi chứng từ chưa về đến ngân hàng gồm:
Đơn đề nghị ký hậu vận đơn (BM-04).
Giấy báo nhận hàng của hãng tầu
Vận đơn bản chính lập theo lệnh của ngân hàng
Bản sao hoá đơn thương mại
2. Kiểm tra nội dung của hồ sơ:
Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị ký hậu vận đơn của khách hàng
để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ
ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng.
Kiểm tra nội dung đơn xin ký hậu vận đơn với chứng từ vận tải, hoá
đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo thư tín dụng
đã phát hành).
* Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì
thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung.
3. Lập phiếu trình ký hậu vận đơn theo mẫu BM-10
4. Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao dịch đã được
khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng Tín dụng đảm
bảo nguồn thanh toán. Nếu giao dịch chưa được phê duyệt nguồn thanh
toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để phê duyệt.
5. Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu ký hậu vận đơn (thu ký
quỹ nếu cần). Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang
KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.
3/ KSV
1. Kiểm tra hồ sơ xin ký hậu vận đơn của khách hàng đảm bảo hợp
lệ, hợp pháp.