QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP DƯỢC PHẨM

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
DƯỢC PHẨM
I. Tổng quan về lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp
1. Khái niệm chung về kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp
Hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tạo ra của cải vật chất cho xã hội và
tạo ra lợi nhuận cho các doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh. Bản chất
của hoạt động kinh doanh là tạo ra giá trị cho các loại sản phẩm hoặc dịch vụ.
Có nhiều cách làm tăng giá trị cho các sản phẩm thoả mãn nhu cầu của khách
hàng, hoạt động kinh doanh làm tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ. Giá
trị gia tăng này giúp doanh nghiệp bì đắp các chi phí và tạo ra của cải cho xã
hội.
Để thực hiện các mục tiêu chiến lược và quản lý thực hiện các mục tiêu
này, kế hoạch đã ra đời. Kế hoạch là hoạt động của con người trên cơ sở nhận
thức và vận dụng các quy luật của xã hội và tự nhiên, đặc biệt là các quy luật
kinh tế để tổ chức quản lý các đơn vị kinh tế - kỹ thuật, các ngành, các lĩnh vực.
Theo đó, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp là một tài liệu bằng văn bản
của doanh nghiệp xuất phát từ các điều kiện môi trường trong đó người ta đề ra
các mục tiêu tổng quát cho doanh nghiệp và các phương tiện cần thiết để thực
hiện các mục tiêu trên, xác định các hoạt động cần thiết và thiết lập kế hoạch
cho các hoạt động đó để có thể theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện.
Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể hoá các mục tiêu tổng quát
của doanh nghiệp trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Sự cụ thể hoá
này sẽ dễ dàng hơn cho quá trình quản lý và thực hiện các hoạt động trong
doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu. Kế hoạch kinh doanh của doanh
nghiệp lại được cụ thể hoá thành các kế hoạch chức năng trong doanh nghiệp,
sự chi tiết này cho doanh nghiệp nhận thức rõ các hoạt động mà họ sẽ phải tiến
hành. Như thế kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp tổ
chức và phối hợp các hoạt động trong doanh nghiệp mình một cách có chủ định,
đồng thời quản lý các hoạt động đó trong một khung giới hạn chung của doanh
nghiệp (ví dụ như về khả năng tài chính cuả doanh nghiệp).
Mục tiêu của kế hoạch kinh doanh là đáp ứng các nhu cầu của thị trường,

nâng cao hiệu quả kinh doanh, quản lý có hiệu quả các nguồn lực, đảm bảo thực
hiện chiến lược kinh doanh mà doanh nghiệp đã lựa chọn bằng cách quản lý
thực hiện các mục tiêu chiến lược, kiểm soát quá trình thực hiện chiến lược.
Khác với các kế hoạch phát triển của tổng thể nền kinh tế quốc dân, kế
hoạch phát triển vùng, kế hoạch phát triển ngành… kế hoạch kinh doanh cuả
doanh nghiệp có chủ thể quản lý nhỏ hơn. Mặt khác các mục tiêu của doanh
nghiệp, các mục tiêu, các hoạt động của doanh nghiệp trong bản kế hoạch sẽ
được quản lý tốt hơn so với các kế hoạch khác do giới hạn của doanh nghiệp là
nhỏ. Chính vì đối tượng quản lý các kế hoạch này khác nhau cho nên phương
pháp lập kế hoạch và các bước triển khai của chúng cũng khác nhau. Trong giới
hạn bài viết, chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về kế hoạch kinh doanh của doanh
nghiệp và các kế hoạch tác nghiệp để thực hiện các mục tiêu kế hoạch tổng quát
của doanh nghiệp đã đề ra.
2. Vai trò của lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với
những tác động bên ngoài, tác động các qui luật của thị trường. Sự tồn tại của kế
hoạch chính là để giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động của mình trong nền
kinh tế thị trường. Vai trò của kế hoạch kinh doanh được thể hiện ở các mặt sau:
- Kế hoạch kinh doanh xác định cụ thể các mục tiêu cho doanh nghiệp và
các hoạt động tiến hành nhằm đạt được mục tiêu đó. Nó sẽ tập trung sự chú ý
của các hoạt động của doanh nghiệp vào các mục tiêu. Mục tiêu cuối cùng của
kế hoạch là đạt được những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra, cho nên chính các
hoạt động của công tác kế hoạch là tập trung sự chú ý vào những mục tiêu này.
Trong nền kinh tế thị trường luôn biến động thì quản lý bằng kế hoạch giúp
doanh nghiệp dự kiến được những cơ hội, thách thức có thể xảy ra để từ đó có
đưa ra quyết định nên làm những gì, làm như thế nào, làm vào lúc nào… Mặc
dù các diễn biến của thị trường là rất khó dự đoán tuy nhiên chúng ta không thể
để mặc chúng tự diễn ra, như thế là để mặc cho doanh nghiệp mình đối đầu với
những biến động của thị trường, như thế thì rủi ro sẽ càng lớn.
- Kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp ứng phó với những sự thay đổi

của thị trường. Lập kế hoạch là dự kiến những vần đề của tương lai, chính vì thế
nó ít khi chắc chắn. Ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì các nhà lãnh
đạo vẫn cần có kế hoạch để phân công, phối hợp các hoạt động của các bộ phận
trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu và tháo gỡ, ứng phó với những
diễn biến bất ngờ có thể xảy ra.
- Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cụ thể các hoạt động của mình
thành các kế hoạch chức năng, nó tạo khả năng tác nghiệp kinh tế trong doanh
nghiệp. Kế hoạch doanh nghiệp tạo cơ sở cho việc nhìn nhận logic các nội dung
hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình tiến tới mục tiêu sản
xuất sản phẩm và dịch vụ cuối cùng. Trên nền tảng đó, các nhà quản lý thực
hành phân công, tổ chức các hoạt động cụ thể, chi tiết theo đúng trình tự, bảo
đảm cho sản xuất sẽ không bị rối loạn và ít bị tốn kém.
II. Quy trình lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp
1. Quy trình lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp
Soạn lập kế hoạch là khâu quan trọng hàng đầu trong công tác kế hoạch
doanh nghiệp. Kết quả của quá trình soạn thảo là một bản kế hoạch của doanh
nghiệp, nó là cơ sở cho việc thực hiện các công tác sau của kế hoạch . Chính vì
thế, một qui trình tiến hành lập kế hoạch hợp lý sẽ cho sản phẩm là một bản kế
hoạch có chất lượng tốt. Sau đây chúng ta sẽ xem xét các bước trong qui trình
lập kế hoạch kinh doanh của một doanh nghiệp:
2.1. Phân tích môi trường
Qua quá trình đánh giá này doanh nghiệp nhận thức được cơ hội dựa trên
các hiểu biết về môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Doanh nghiệp
xác định được các thành phần thật sự có ý nghĩa với mình, thu thập và phân tích
thông tin về các thành phần này. Trong quá trình phân tích môi trường doanh
nghiệp tìm hiểu các cơ hội có thể có trong tương lai và xem xét chúng một cách
toàn diện, rõ ràng. Biết được điểm đứng hiện tại của doanh nghiệp trên cơ sở
điểm yếu và điểm mạnh của mình. Bước này là bước rất quan trọng vì nó ảnh
hưởng tới các quyết định sau này của doanh nghiệp, vì các mục tiêu đưa ra là
phụ thuộc vào các phân tích về môi trường đã được tiến hành.

Trong phân tích môi trường doanh nghiệp tiến hành phân tích các yếu tố
tác động bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Môi trường bên ngoài là môi trường mà doanh nghiệp thực hiện các hoạt
động kinh doanh của mình trong đó và chịu các tác động từ môi trường này.
Các yếu tố của môi trường bên ngoài của doanh nghiệp như: môi trường luật
pháp, môi trường tự nhiên, môi trường công nghệ, môi trường văn hoá xã hội…
Môi trường bên trong là các điều kiện sẵn có của doanh nghiệp về nhân
lực, tài chính, các hệ thống thông tin… nó xác định các điểm mạnh, yếu của
doanh nghiệp qua đó xác định các lợi thế cạnh tranh cũng như các yếu kém cần
tập trung giải quyết, kết quả phân tích là căn cứ quan trọng cho lập kế hoạch
chiến lược cho doanh nghiệp.
2.2. Xác định các nhiệm vụ, mục tiêu
Xác định nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn doanh nghiệp và các phòng ban
cấp dưới chính là xác định các kết quả cuối cùng cần thu được, nó chỉ ra được
điểm mốc mà chúng ta đã hoàn thành hoặc là điểm kết thúc của các công việc
cần làm. Qua quá trình xác định các mục tiêu cho từng phòng ban này, doanh
nghiệp xác định được các điểm, các công việc cần ưu tiên. Từ đó có hệ thống
chiến lược, các chính sách, các chương trình hỗ trợ cho việc thực hiện các mục
tiêu đã đề ra có thể thành hiện thực.
Để xác định các mục tiêu của doanh nghiệp trong tương lai, doanh nghiệp
căn cứ vào các đánh giá về môi trường ở trên. Đồng thời phải căn cứ vào chức
năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp mình, bởi vì chức năng của doanh nghiệp
thường liên quan tới làm rõ phương thức kinh doanh và trách nhiệm của doanh
nghiệp. Việc xác định các mục tiêu cho doanh nghiệp không chỉ thể hiện mong
muốn của doanh nghiệp mà còn phải thể hiện khả năng có thể thực hiện được
của mình.
2.3. Lập kế hoạch chiến lược
Sau hai bước đã tiến hành trên, doanh nghiệp tiến hành so sánh các mục
tiêu đề ra (yếu tố mong muốn chủ quan) với kết quả nghiên cứu về môi trường
bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp (yếu tố tác động làm giới hạn mục tiêu

của doanh nghiệp). Qua sự so sánh giữa mục tiêu và các yếu tố giới hạn chúng,
chúng ta thấy được sự chênh lệch giữa chúng và bằng việc sử dụng các phương
pháp phân tích để đưa ra các phương án kế hoạch chiến lược khác nhau. Lập kế
hoạch chiến lược xác định hình ảnh của doanh nghiệp trong tương lai trong các
lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Trong một bản kế hoạch chiến lược xác định
các mục tiêu dài hạn, chính sách thực hiện mục tiêu đó. Trong bước quan trọng
này thì nó gồm những khâu và công việc cụ thể sau:
- Xác định các phương án kế hoạch chiến lược: Bước này xác định các
phương án kế hoạch hợp lý, và tìm ra các phương án có nhiều triển vọng thực
hiện nhất. Doanh nghiệp có thể sử dụng ma trận SWOT để đánh giá các tác
động, điểm mạnh, yếu của doanh nghiệp để xác định các phương án chiến lược.
- Đánh giá các phương án lựa chọn: sau khi tìm được các phương án có
triển vọng nhất, chúng ta sẽ bắt đầu tiến hành đánh giá và xem xét các điểm
mạnh và yếu của từng phương án trên cơ sở định lượng của các chỉ tiêu. Để so
sánh các phương án này doanh nghiệp tiến hành so sánh về các chỉ tiêu tài chính
như khả năng thực hiện so với khả năng của doanh nghiệp, lợi ích đem lại…
- Lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược: Sau khi đã tiến hành so
sánh các phương án kế hoạch với nhau doanh nghiệp lựa chọn cho mình kế
hoạch cụ thể để đưa vào thực hiện. Trong quá trình lựa chọn phương án cần lưu
ý đến những phương án dự phòng và những phương án phụ để dự phòng trong
những trường hợp cần thiết. Đây là khâu quan trọng quyết định tới việc cho ra
đời một bản kế hoạch.
2.4. Xác định các chương trình và dự án
Bước này thể hiện sự cụ thể của các kế hoạch thành các phân hệ nhỏ hơn.
Các chương trình thường xác định sự phát triển của một trong các mặt hoạt
động quan trọng của doanh nghiệp: ví dụ như các chương trình hoàn thiện công
nghệ, chương trình kiểm tra chất lượng sản phẩm… Thông thường các chương
trình ít khi được thực hiện một mình, nó thường là một hệ thống các chương
trình, giữa các chương trình luôn có sự tác động qua lại lẫn nhau. Còn các dự án
thì thường định hướng đến một mặt hoạt động cụ thể của doanh nghiệp: như dự

án phát triển thị trường, đổi mới thị trường… Các dự án thường được xác định
một cách chi tiết hơn chương trình, nó bao gồm các thông số về tài chính kỹ
thuật, các tiến độ thực hiện, tổ chức huy động và sử dụng nguồn lực, hiệu quả
kinh tế tài chính.
2.5. Lập các kế hoạch chức năng
Mục tiêu cuối cùng của các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp hướng
tới là: Đáp ứng nhu cầu của thị trường, nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh
doanh, quản lý một cách có hiệu quả hơn các nguồn lực… Để thực hiện được
những mục tiêu nói trên thì kế hoạch chiến lược cần phải cụ thể hoá thành các
kế hoạch chức năng, xem như đó là các kế hoạch tác nghiệp chỉ đạo và điều
hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống các nguồn kế hoạch chức năng bao gồm: kế
hoạch sản xuất sản phẩm, kế hoạch phát triển sản phẩm mới, kế hoạch mua sắm
nguyên vật liệu, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing.
Sau khi các kế hoạch chức năng được xây dựng xong cần lượng hoá
chúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm yếu tố sản xuất, phục vụ bán
hàng… gọi là soạn lập ngân sách. Các kế hoạch chức năng và ngân sách có liên
quan mật thiết với nhau, ngân sách sẽ trở thành phương tiện để kết hợp các kế
hoạch chức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lường sự
tăng tiến của kế hoạch.
2.6. Điều chỉnh các bước của kế hoạch
Kế hoạch R&D Kế hoạch sản xuất và dự trữ
Kế hoạch tài chính Kế hoạch nhân sự
Kế hoạch Marketing
Đây là bước thẩm định cuối cùng trước khi cho ra một văn bản kế hoạch.
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cùng với các nhà chuyên môn kế hoạch cũng
như chức năng kế hoạch khác, có thể sử dụng thêm các nhà chuyên gia, các nhà
tư vấn kiểm tra lại các mục tiêu, chỉ tiêu, các kế hoạch chức năng… phân định
kế hoạch theo các pha có liên quan đến tổ chức thực hiện kế hoạch, trên cơ sở
đó tiến hành các phê chuẩn cần thiết để chuẩn bị chuyển giao nội dung kế hoạch
cho các cấp thực hiện.

2. Nội dung kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp
Mục tiêu của các kế hoạch kinh doanh là đáp ứng nhu cầu của thị trường,
các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng phải xuất phát từ nhu cầu của
thị trường. Chính vì thế mà trong các kế hoạch chức năng cuả doanh nghiệp thì
kế hoạch Marketing nằm ở vị trí trung tâm gắn kết các kế hoạch khác theo mục
tiêu thị trường của doanh nghiệp. Chúng ta thấy được mối quan hệ đó qua sơ đồ
sau:
Hình 1.1. Mối quan hệ giữa các kế hoạch tác nghiệp trong doanh nghiệp
Qua sơ đồ trên chúng ta thấy rằng kế hoạch Marketing giữ vai trò cực kì
quan trọng. Đối với kế hoạch nghiên cứu và triển khai sản phẩm, thì dựa vào
nghiên cứu về nhu cầu của khách hàng mà Marketing giúp cho kế hoạch nghiên
cứ triển khai đi đúng hướng đáp ứng nhu cầu của thị trường, nó ảnh hưởng lớn
tới sự thành công của sản phẩm và của doanh nghiệp khi sản phẩm được tung ra
thị trường. Ngược lại kế hoạch R&D sẽ cung cấp cho kế hoạch Marketing
những thông tin về sản phẩm mới để thực hiện cho các hoat động quảng cáo…
từ đó tác động tới kế hoạch Marketing của doanh nghiệp. Cũng qua nghiên cứu
về thị trường mà kế hoạch Marketing cung cấp các thông tin về khối lượng sản
phẩm mà thị trường cần, chất lượng, giá cả của các sản phẩm ấy để doanh
nghiệp có kế hoạch sản xuất và dự trữ các sản phẩm của mình. Ngược lại kế
hoạch sản xuất và dự trữ lại cung cấp các thông tin về khả năng sản xuất, các
khoảng thời gian của giai đoạn này để kế hoạch Marketing có sự chuẩn bị cho
giới thiệu và bán hàng… Từ các nhu cầu sản xuất, đánh giá trong nội bộ doanh
nghiệp và các tác động bên ngoài kế hoạch Marketing xác định nhu cầu nhân sự
mà doanh nghiệp cần để có thể thực hiện các công việc trên. Kế hoạch nhân sự
của doanh nghiệp cũng có phản hồi lại là khả năng nhân sự sẵn có trong doanh
nghiệp, từ đó Kế hoạch Marketing có những tính toán cho cầu nhân sự của
doanh nghiệp. Kế hoạch tài chính là yếu tố quyết định khả năng thực hiện của
các hoạt động trong doanh nghiệp, nó sẽ cung cấp cho kế hoạch Marketing
những khả năng về ràng buôc ngân sách để có thể thông báo cho các kế hoạch
khác và có sự điều chỉnh. Kế hoạch Marketing dựa vào các tính toán cung cấp

các sự toán của mình để kế hoạch tài chính có sự chuẩn bị cho các hoạt động
của doanh nghiệp sẽ được diễn ra trôi chảy.
Qua đây chúng ta thấy sự gắn kết của kế hoạch Marketing với các kế
hoạch chức năng khác trong doanh nghiệp. Sau đây chúng ta sẽ nghiên cứu rõ
nội dung của các kế hoạch này.
1.1. Kế hoạch Marketing của doanh nghiệp
a. Khái niệm và nội dung
Cũng như những chức năng khác trong doanh nghiệp, chức năng
Marketing có nhiệm vụ là tạo ra khách hàng cho doanh nghiệp, giống như sản
xuất sản phẩm. Chức năng Marketing giữ vai trò kết nối mọi hoạt động của
doanh nghiệp với thị trường, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp hướng theo thị trường, lấy thị trường làm cơ sở cho các quyết định kinh
doanh. Xét về yếu tố cấu thành của nội dung quản lý thì Marketing là một chức
năng có mối liên hệ thống nhất với các chức năng khác, là đầu mối quan trọng
của một cơ thể quản lý thống nhất trong điều kiện nền kinh tế thị trường.
Kế hoạch Marketing là một tài liệu bằng văn bản xuất phát từ sự phân
tích thị trường và môi trường, trong đó người ta đề ra các chiến lược lớn cho
công ty hoặc nhóm sản phẩm, sau đó xác định các biện pháp và các phương tiện
cần thiết để thực hiện kế hoạch đó. Như vậy, chúng ta thấy rằng kế hoạch
Marketing là một chương trình hành động trong đó gồm có:
- Một bảng phân tích chi tiết về các khả năng của thị trường và của daonh
nghiệp.
- Một phần diễn giải về những giả thiết phát triển, các khả năng lựa chọn
và lý do đưa ra các lựa chọn đó.
- Các mục tiêu trên cơ sở các số liệu dự báo và phản ánh một sự cam kết
phấn đấu của doanh nghiệp.
- Kế họach phối hợp các phương tiện và hành động cho phép đạt các mục
tiêu kể trên.
- Các chỉ tiêu và ngân sách dành cho các hoạt động trên, và là công cụ để
tổng hợp, phối hợp và kiểm tra.

b. Vị trí của kế hoạch marketing trong doanh nghiệp
Về cấp quản lý, kế hoạch marketing phải phụ thuộc vào chính sách chung
của doanh nghiệp, các kế hoạch marketing phải phù hợp với các chiến lược mà
lãnh đạo doanh nghiệp đã vạch ra. Kế hoạch marketing nhất thiết phải được
chuyển thành các quyết định, các mệnh lệnh cụ thể khi đưa vào thực hiện. Đây
chính là hoạt động quản lý hàng ngày trong marketing, giai đoạn này sẽ quyết
định sự thành công trong thực hiện kế hoạch marketing của doanh nghiệp.
c. Phương pháp lập kế hoạch marketing
Marketing xác định nhu cầu thị trường, chính vì thế nó phải dự báo được
nhu cầu của thị trường, tức là phải dự báo được khả năng bán hàng của doanh
nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để tính toán
các nhu cầu này dựa vào đặc thù lĩnh vực mình kinh doanh và các biến động
chung trong thời gian qua. Doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu của khách hàng
bằng các phương pháp: giản đơn, trung bình dài hạn, phương pháp trung bình
động, phương pháp trung bình động có trọng số… Tuỳ vào lĩnh vực mà doanh
nghiệp kinh doanh, đặc thù của thị trường mà có thể lựa chọn các phương pháp
dự báo khác nhau sao cho phù hợp.
1.2. Kế hoạch sản xuất và dự trữ
a. Khái niệm và nội dung
Là một trong những nội dung quan trọng của hoạt động quản lý sản xuất,
kế hoạch sản xuất nhằm tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực. Trên thực tế
luôn có sự sai lệch giữa dự báo và thực tế thị trường nơi mà doanh nghiệp có
mặt, vì vậy kế hoạch phải được xây dựng dựa trên năng lực sản xuất và các
phân tích, đánh giá dự báo nhu cầu của sản phẩm trên thị trường. Kế hoạch sản
xuất được điều chỉnh linh hoạt, sao cho thích ứng với mọi biến động của môi
trường kinh doanh, đặc biệt là sự biến động về nhu cầu. Kế hoạch sản xuất sẽ
phải xác định được các nội dung sau đây:
- Khối lượng sản xuất cho mỗi sản phẩm.
- Các sản phẩm khác nhau được sản xuất tại mỗi đơn vị sản xuất.
- Lượng dự trữ cần thiết đối với thành phẩm và bán thành phẩm.

- Sử dụng các yếu tố sản xuất.
- Cung ứng nguyên vật liệu và bán thành phẩm.
- Các kế hoạch thuê ngoài.
Việc xác định các yếu tố này phải thoả mãn các ràng buộc chặt chẽ về kỹ
thuật, các mục tiêu của doanh nghiệp và các nguồn lực của các bộ phận khác
nhau trong doanh nghiệp, đặc biệt là các ràng buộc về mục tiêu bán hàng, khả
năng cung ứng nhân sự và các mục tiêu hiệu quả.