THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TM TRÚC TÂM

THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA
CÔNG TY TNHH TM TRÚC TÂM
2.1. Giới thiệu về công ty
2.1.1. Sơ lược về Công ty TNHH TM Trúc Tâm
Tên công ty : Công Ty TNHH Thuơng Mại Trúc Tâm
Tên giao dịch : TRUCTAM CO., LTD
Địa chỉ : 197 - 199 Trần Hưng Đạo, Buôn Hồ, Krông Buk, Đăk Lăk
Điện thoại : + 84 (50) 3872357 - 3872612 – 3872043
Fax : + 84 (50) 3872110
Mã số thuế : 40.02.000.085
Logo :

2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương Mại Trúc Tâm là doanh nghiệp tư nhân, tiền thân là
Công ty Tư Doanh Thương Mại Trúc Tâm được thành lập từ năm 1995, đến năm 2000
thực hiện theo luật doanh nghiệp chuyển đổi thành Công Ty TNHH Thương Mại Trúc
Tâm ( Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 40.02.000.085 – Do Sở Kế Hoạch và
Đầu Tư Tỉnh Daklak cấp ngày 05/06/2000 )
Nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng mở rộng và để nâng cao hiệu quả
kinh doanh, năm 2001 công ty đã thành lập hai chi nhánh tại Gia Lai và TP HCM, trạm
kinh doanh chế biến hàng chất lượng cao
Trải qua gần 15 năm tồn tại và phát triển với không ít những khó khăn, đặc biệt
trong những năm gần đây tình hình kinh doanh cà phê trên thế giới đầy biến động.
Trước những khó khăn thử thách đó, tập thể CBCNV trong công ty đoàn kết một lòng,
phấn đấu không biết mệt mỏi, nhờ đó mà hôm nay công ty đã đạt được những thành
quả lớn lao như:
+ Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000.
+ Đạt lợi nhuận cao trong nhiều năm.
+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.
+ Đặc biệt, đầu năm 2005 Công ty được Nhà Nước phong tặng Huân Chương Lao
Động hạng 3

+ Giữ vững thị phần, ngày càng mở rộng thị trường.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
 Bộ máy quản lý của công ty được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Trúc Tâm
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng kế toán tài chính
Phòng kinh doanh
Phòng tổ chức hành chính
Trạm kinh doanh
Chi nhánh Gia Lai
Chi nhánh TP
HCM



Chú thích :
: Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ chức năng
(Nguồn:Phòng tổ chức hành chính của công ty)
Cơ cấu tổ chức của công ty theo kiểu quan hệ trực tuyến tham mưu, tuân thủ chế
độ một thủ trưởng. Cơ cấu này có ưu điểm là đơn giản, tiện lợi cho việc giám sát, duy
trì kỷ luật, dễ kiểm tra và phân định rõ quyền hành, chức năng, nhiệm vụ cho từng
phòng ban. Tuy nhiên, mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức là mối quan
hệ phối hợp, cùng nhau thực hiện kế hoạch của công ty với chức năng và nhiệm vụ của
mình. Do đó, đòi hỏi phải có sự phối hợp, tạo điều kiện cho nhau trong công việc để
hoàn thành mục tiêu chung của công ty.
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
 Giám đốc
Phụ trách chung và xuyên suốt các hoạt động của công ty và trực tiếp phụ trách

các phần việc như sau :
- Quyết định công tác kinh doanh, chiến lược kinh doanh và công tác đối ngoại,
trực tiếp đàm phán và ký các hợp đồng xuất khẩu cà phê, làm việc với các đoàn khách
đến đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương.
- Quyết định giá mua, bán trong các hoạt động kinh doanh.
- Hoạch định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành và bố trí cán bộ để đảm bảo
hiệu qủa cao.
- Chỉ đạo việc thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm điều lệ công ty.
- Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
 Phó giám đốc trực, bí thư đảng uỷ công ty
- Quản lý việc thu chi hàng ngày của công ty, quyết toán tài chính quý, năm.
- Thay mặt giám đốc điều hành các công việc và các hoạt động kinh doanh thường
xuyên toàn công ty.
- Ký nhận các khoản vay và trả nợ ngân hàng theo uỷ quyền của giám đốc.
- Kiểm tra số liệu nhập xuất mua bán hàng hoá hàng ngày, tháng, quý toàn công ty.
- Là bí thư đảng uỷ công ty trực tiếp chỉ đạo công tác nội chính, công tác tư tưởng
của CBCNV và các tổ chức đoàn thể trong công ty.
- Hàng tháng tổ chức họp cơ quan để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ trong
tháng và triển khai kế hoạch thời gian tới.
 Phó giám đốc kiêm trạm trưởng trạm kinh doanh
- Quản lý toàn diện kho hàng thuộc trạm và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước
giám đốc và pháp luật về sự an toàn của kho hàng.
- Trực tiếp tổ chức việc thu mua, chế biến cà phê nông sản theo sự chỉ đạo của
giám đốc công ty và phòng kinh doanh.
- Tổ chức công tác làm hàng chất lượng cao theo kế hoạch và sự chỉ đạo của công
ty.
- Tổ chức quản lý, sử dụng hiệu quả tài sản vật tư, tiền vốn được giám đốc công ty
giao, quản lý tốt nguồn nhân lực của trạm.
- Được giám đốc uỷ quyền ký các quyết định thành lập các điểm thu mua cà phê
nông sản thuộc trạm quản lý sau khi được địa phương đồng ý.

- Được ký duyệt tạm ứng thu chi tiền mặt theo số lượng thu mua hàng ngày và các
khoản chi phí làm hàng theo định mức đã phê duyệt.
- Thay mặt giám đốc công ty quan hệ công tác với các bên có liên quan trên địa
bàn trạm đứng chân và báo cáo nội dung kết quả các cuộc giao tiếp đó.
 Đại diện lãnh đạo
Giám đốc chỉ định phó giám đốc trực là đại diện lãnh đạo. Ngoài trách nhiệm đã
được phân công, đại diện lãnh đạo có trách nhiệm và quyền hạn như sau :
+ Đảm bảo các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng đã xây dựng,
được sử dụng và được duy trì.
+ Báo cáo giám đốc việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng của công ty và mọi
nhu cầu quản lý.
+ Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ công ty nhận thức được các yêu cầu khách hàng.
+ Đề xuất các biện pháp ngăn ngừa những công việc không phù hợp đối với sản
phẩm, quá trình, hệ thống chất lượng...
 Phòng kinh doanh
- Trên cơ sở lệnh mua hàng ngày của giám đốc công ty, phòng có nhiệm vụ chỉ
đạo và thực hiện việc mua, bán, chốt hàng và nhập xuất hàng hoá kịp thời, đúng kế
hoạch, đảm bảo an toàn trong mua bán.
- Quản lý công tác thu mua và cân đối vật tư hàng hoá của toàn công ty và các đơn
vị trực thuộc.
- Quản lý các hợp đồng xuất khẩu và chỉ đạo việc làm hàng, giao hàng theo các
cam kết ghi trong hợp đồng cho khách hàng.
- Quản lý thực hiện và thanh lý các hợp đồng mua bán hàng hoá.
- Quản lý điều vận các quá trình vận chuyển hàng hoá từ điểm bốc hàng đến nơi
xuống hàng, trường hợp quá 24 giờ thì phải có các biện pháp truy tìm nguyên nhân
đồng thời phải báo ngay lãnh đạo công ty biết để chỉ đạo.
- Báo cáo tổng hợp, cập nhật thường xuyên tình hình thực hiện công tác thu mua
xuất nhập hàng và tình hình công nợ phát sinh trong công tác thu mua.
- Quản lý và chỉ đạo kiểm tra và ký kết các khoản thu chi trong định mức đã được
quy định tại các chi nhánh của công ty ở Bình Dương và TP HCM.

 Phòng kế toán tài chính
- Giám sát hoạt động thu chi tài chính và tổ chức hạch toán kế toán toàn công ty.
Nghiêm chỉnh chấp hành pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước hiện hành và quy
chế tài chính của tổng công ty cà phê Việt Nam.
- Tổ chức các nghiệp vụ hạch toán, phân công nhiệm vụ của các thành viên trong
phòng, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc để thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán toàn
công ty.
- Thường xuyên kiểm soát thu chi, quản lý tiền vốn vật tư, hàng hoá ( xuất nhập
tồn kho ) trạm và chi nhánh, chỉ đạo công tác kiểm kê kho hàng, vật tư, tiền vốn theo
định kỳ của nhà nước và theo chủ trương của công ty.
- Theo dõi chặt chẽ và đôn đốc thường xuyên việc thu hồi công nợ.
- Nghiêm túc chấp hành chế độ hoá đơn chứng từ do bộ tài chính quy định.
- Kê khai và nộp thuế đầy đủ đúng quy định của nhà nước.
- Lập báo cáo quyết toán tài chính đúng định kỳ tháng, quý, năm, phân tích hoạt
động kinh doanh.
 Phòng tổ chức hành chính
- Tham mưu, quản lý, bố trí, sử dụng, đào tạo, tuyển dụng CBCNV và lao động
theo năng lực, sở trường một cách hợp lý, nâng cao hiệu suất công tác và tăng năng suất
lao động.
- Quản lý tiền lương và thực hiện các chính sách đối với người lao động như
BHYT, BHXH, thi đua khen thưởng và kỷ luật, quản lý hồ sơ theo đúng quy định của
nhà nước và công ty.
- Cùng các phòng có liên quan tham mưu xây dựng các quy chế nội bộ nhằm thực
hiện tốt nhiệm vụ chính trị được giao.
- Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty, công tác an
toàn vệ sinh lao động.
- Quản lý công tác hành chính, văn thư lưu trữ.
- Quản lý công tác quản trị văn phòng công ty.
2.1.4. Quy trình công nghệ chế biến cà phê của công ty
- Bước 1 : Nguyên liệu là cà phê nhân được thu mua từ các hộ gia đình, các doanh

nghiệp, các đại lý,...có độ ẩm, tạp chất không ổn định, có kích cỡ hạt trên các sàng
13,16,18 ( tương đương R2, R1 16, R1 18 ) theo tiêu chuẩn quốc tế. Để có cà phê nhân
đạt tiêu chuẩn xuất khẩu theo hợp đồng kinh tế đã ký kết phải dùng các thiết bị sấy, tách
hạt sàng phân loại, máy bắn màu ...
- Bước 2 : Nguyên liệu chưa đạt độ ẩm đưa vào lò sấy làm khô đảm bảo độ ẩm
theo hợp đồng ( Đối với R2 ẩm độ quy chuẩn từ 12,5 đến 13 %, đối với R1 16, 18 ẩm
độ quy chuẩn là 12,5 % ).Lò sấy có công suất là 10 tấn / mẻ, mỗi mẻ từ 3 – 4 giờ.
- Bước 3 : Do nguyên liệu còn có nhiều tạp chất như : vỏ cà phê, que cành... cần
phải dùng sàng để tách bỏ tạp chất đảm bảo thành phẩm sạch tạp chất.
- Bước 4 : Cà phê nhân sau khi được sấy khô và làm sạch tạp chất sẽ được đưa
vào máy sàng phân loại để tách từng loại hạt theo kích cỡ quy định đảm bảo các tiêu
chuẩn xuất khẩu.
Hệ thống sàng phân loại có 5 lưới sàng :
+ Lưới cà dẹt để tách quả bi, hạt bi
+ Lưới sàng 7,1 li để tách R1 18
+ Lưới sàng 6,3 li để tách R1 16
+ Lưới sàng 5 li để tách R2 13
+ Lưới sàng 2,8 li để tách R3 cà mẻ
- Bước 5 : Nếu khách hàng có nhu cầu mua cà phê đánh bóng thì cà phê nhân sẽ
được chuyển sang hệ thống máy đánh bóng.
- Bước 6 : Để xuất khẩu cà phê chất lượng cao có tỉ lệ hạt vỡ, hạt lép, hạt xốp thấp
phải dùng sàng trọng lượng hoặc dùng sàng tách đá để loại bỏ hạt xốp, hạt vỡ, que cành
còn sót, đá có lẫn trong cà phê.
- Bước 7 : Trong dây chuyền này, nếu khách hàng có nhu cầu mua loại cà phê có tỉ
lệ hạt đen vỡ từ 0,1 đến 1 % thì nguyên liệu tiếp tục qua hệ thống máy bắn màu
(Sortex) để loại bỏ những hạt đen, hạt nâu.
- Bước 8 : Sau khi cà phê nhân đã qua các công đoạn trên sẽ được đóng bao với
trọng lượng tịnh 60 kg/ bao ( cả bao là 60,75 kg ).
- Bước 9 : Cà phê nhân chất lượng cao sau khi được đóng bao sẽ được kiểm định
chất lượng bởi các đơn vị kiểm định như : FCC, CAFE CONTROL, VINA CONTROL,

được nhập kho và xuất bán.
Tất cả hệ thống công nghệ chế biến này của công ty đều do Việt Nam sản xuất, trừ máy
bắn màu được nhập từ Anh quốc dùng để sản xuất hàng không đen.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ công nghệ chế biến cà phê
Cà phê nhân xô
Phơi
Lò sấy
Máy tách
tạp chất
Hệ thống máy đánh bóng
Hệ thống máy bắn cà phê đen
Hệ thống máy sàn trọng
Máy sàn phân loại kích thước
Đóng bao
Nhập kho
Xuất bán

(Nguồn:Phòng kinh doanh của công ty)
2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty :
2.2.1. Môi trường vĩ mô
2.2.1.1 Các yếu tố kinh tế
Công ty TNHH Thương Mại Trúc Tâm là đơn vị thành viên của Tổng Công Ty
Cà Phê Việt Nam. Trong bối cảnh nền kinh tế nước ta là nền kinh tế thị trường, đang
trên đà phát triển với sự mở rộng, hợp tác không chỉ với các quốc gia trong khu vực
ASEAN mà còn với các nước Trung Quốc, Nhật Bản, các nước thuộc liên minh Châu
Âu (EU), và WTO. Đây là một trong những điều kiện thuận lợi giúp công ty tìm kiếm
khách hàng, mở rộng thị trường, tăng trưởng doanh thu từ đó góp phần làm tăng lợi
nhuận của công ty.
Tuy nhiên, để có các hợp đồng kinh tế quốc tế không phải là điều dễ dàng, công
ty phải đối mặt với yêu cầu ngày càng cao của khách hàng về chất lượng sản phẩm, sự

thuận lợi trong mua bán như thời hạn thanh toán, đảm bảo thời gian giao hàng. Chính vì
thế mà công ty cần quan tâm tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng, cập nhật thông tin về
các điều luật thương mại quốc tế, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để từ đó
đảm bảo lợi ích kinh doanh của công ty, tạo dựng uy tín với khách hàng.
2.2.1.2. Các yếu tố chính trị
Môi trường chính trị, pháp luật có những ảnh hưởng nhất định đến kết quả hoạt
động kinh doanh của các doanh nghiệp. Ngày nay, nền kinh tế nước ta đang tiến vào hội
nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, hệ thống quy phạm pháp luật ngày càng được
hoàn thiện. Công ty cần có những biện pháp cụ thể, kịp thời nhằm thích ứng với môi
trường hoạt động để tranh thủ mọi cơ hội, thời cơ để phát triển.
2.2.1.3. Các yếu tố tự nhiên
Công ty đóng trên địa bàn Tây Nguyên nên chịu sự ảnh hưởng của khí hậu, trong
năm chỉ có hai mùa mưa nắng. Đây là một trong những khó khăn đối với công ty về
việc vận chuyển, bảo quản hàng hoá. Nếu không tránh được những yếu tố khách quan
do môi trường tự nhiên mang lại, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc đảm bảo chất
lượng sản phẩm, số lượng sản phẩm, từ đó không thể đáp ứng tốt được các nhu cầu của
khách hàng. Để hạn chế tối đa những bất lợi trên, công ty đã có sự quan tâm rất lớn đến
việc đầu tư, xây dựng hệ thống kho bãi bảo quản hàng hoá, nhằm hạn chế tối thiểu tổn
thất trong quá trình kinh doanh và góp phần vào việc làm hài lòng khách hàng.
2.2.2. Môi trường vi mô
2.2.2.1. Khách hàng