Cơ sở lý luận về quản trị nhân sự

Cơ sở lý luận về quản trị nhân sự
1.1.
Khái niệm quản trị nhân sự
1.1.1.
Khái niệm quản trị
Quản trị là một quá trình tổng thể về bố trí, sắp xếp nhân lực và tài nguyên hiệu quả
hướng đến mục tiêu chung của một tổ chức.
Theo James Stoner và Stephen Robbin: Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất
cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
1.1.2.
Khái niệm nhân sự
Nhân sự là bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã
hội kể cả các thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp. Tức là tất cả các thành viên
tham gia hoạt động cho tổ chức sử dụng kiến thức, khả năng hành vi ứng xử và giá trị
đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.
1.1.3.
Khái niệm quản trị nhân sự
Nhân sự là một trong các nguồn lực quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát
triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vì vậy vấn đề nhân sự luôn được xem trọng
hàng đầu. Có rất nhiều cách phát biểu về quản trị nhân sự:
Theo giáo sư người Mỹ Dimock: “Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp
và thủ tục áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp
xảy ra có liên quan đến một loại công việc nào đó”
Theo giáo sư Felix Migro cho rằng: “Quản trị nhân sự là một nghệ thuật chọn lựa
nhân viên mới và sử dụng các nhân viên cũ sao cho năng suất và chất lượng công việc
của mỗi người đều đạt mức tối đa có thể”
Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liên
quan và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên
của nó. Quản trị nhân sự đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lược
hoạt động của công ty

Vậy Quản trị nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình
quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ
trong bất cứ tổ chức nào.
Quản trị nhân sự vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản trị
nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị
nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác.
1.2.
Vai trò quản trị nhân sự
Vai trò của quản trị nhân sự là quản lý tài sản lớn nhất của tổ chức, quản lý tốt
nguồn nhân lực, lập kế hoạch chiến lược nhân sự cho việc phát triển chung của tổ
chức, liên quan đến tất cả các bộ phận khác của tổ chức. Mục đích cơ bản của bộ phận
quản trị nhân sự là đảm bảo cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp được quản lý và sử
dụng có hiệu quả nhất. Tuy nhiên trong thực tiễn, bộ phận chuyên trách về nguồn
nhân lực có thể có nhiều tên gọi, phải thực hiện các chức năng khác nhau và có vai trò
rất khác biệt trong các doanh nghiệp. Điều này thể hiện tính chất đặc thù của một
doanh nghiệp. Vai trò của quản trị nhân sự thể hiện rõ ở 4 vai trò sau: vai trò thể chế,
vai trò tư vấn, vai trò dịch vụ, vai trò kiểm tra.
1.3.
Chức năng nhiệm vụ của quản trị nhân sự
Mỗi bộ phận phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng, vì thế mỗi bộ phận phòng
ban phải đóng góp phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đối với mỗi nhiệm
vụ công tác nhân sự, nhà quản trị phải thực hiện các chức năng quản trị là:
Hoạch định: chức năng này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân
viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp.
Tổ chức thực hiện: chú trọng đến việc bố trí nhân viên, đúng người đúng việc
tránh chồng chéo công việc. Đào tạo phát triển nhân viên để nâng cao năng lực hoàn
thành tốt công việc.
Chỉ huy, chỉ đạo: kích thích động viên nhân viên có ý thức trách nhiệm cao
Kiểm tra đánh giá: thu thập thông tin, đánh giá và lập kế hoạch cho thời kỳ kế
tiếp.

Nhiệm vụ của nhà quản trị nhân sự bao gồm: nghiên cứu tài nguyên nhân sự, tuyển
dụng, đào tạo và phát triển, quản trị tiền lương, quan hệ lao động, dịch vụ phúc lợi, y
tế và an toàn.
1.4.
Tầm quan trọng của công tác quản trị nhân sự
Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác
và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật tiên tiến,
con người. Các yếu tố này có quan hệ mật thiết với nhau và có sự tác động qua lại với
nhau. Trong đó tiềm năng của con người là quyết định nhất.
Lực lượng nhân sự cũng là yếu tố nhận biết được quy mô hay hiệu quả của một
doanh nghiệp với những con người cụ thể có lòng nhiệt huyết và tính sáng tạo. Còn
lại: máy móc thiết bị, khoa học kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được hay sao
chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy quản trị nhân sự có vai trò thiết
yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
1.5.
Nội dung của quản trị nhân sự
1.5.1.
Hoạch định, phân tích công việc
Xác định nội dung đặc điểm của từng công việc, đánh giá tầm quan trọng của nó
và đưa ra các yêu cầu cần thiết đối với người thực hiện. Hoạch định tài nguyên nhân
sự là một tiến trình quản lý bao gồm việc phân tích các nhu cầu về nhân sự của một tổ
chức dưới những điều kiện thay đổi và sau đó chuyển khai các chính sách và biện
pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu đó. Tiến trình này gồm 3 bước: kế hoạch kinh doanh
của doanh nghiệp là cơ sở cho hoạch định tài nguyên nhân sự, đánh giá những tài
nguyên nhân sự cần có trong tương lai và xây dựng một chương trình đáp ứng những
nhu cầu đó.
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định
điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ trách nhiệm khi thực hiện công việc và các phẩm
chất, kỳ năng cần thiết phải có để thực hiện công việc. Phân tích công việc là một quá
trình xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc

cụ thể. Đây là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và
các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác
định được sự khác biệt của công việc này với công việc khác.
Yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ
dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc.
Nội dung của phân tích công việc là:

Mô tả công việc: thiết lập bảng liệt kê nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, các
phương tiện và điều kiện làm việc

Xác định công việc cần phân tích: thiết lập một văn bản quy định về nhiệm
vụ chức năng, quyền hạn và các mối quan hệ, các tiêu chuẩn đánh giá chất
lượng công việc. Xem xét các thông tin thu thập được trong bảng mô tả,
chỉnh sửa sai sót từ đó xác định bảng mô tả mới theo tiêu chuẩn của công
việc.

Tiêu chuẩn về nhân sự: là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất
mà người đảm nhận công việc phải đạt được. Tùy vào các công việc khác
nhau mà số lượng và yêu cầu cũng khác nhau. Các yêu cầu hay được đề cập
như: sức khỏe, trình độ học vấn, tuổi tác, kinh nghiệm, ngoại hình, sở thích
các nhân, hoàn cảnh gia đình. Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là
ở mức cần thiết, không cần thiết hay chỉ là mong muốn.

Đánh giá công việc: là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi
công việc yêu cầu phải chính xác khách quan, giá trị và tầm quan trọng của
mỗi công việc được đánh giá sẽ căn cứ để xác định mức lương phù hợp cho
công việc này. Có 2 phương pháp đánh giá:
•
Nhóm 1: phương pháp tổng quát gồm phương pháp đánh giá các
công việc cùng một lúc là việc hội đồng đánh giá sẽ họp lại để cùng

xem xét các bảng công việc và bàn bạc để đi đến kết luận về mức độ
phức tạp và tầm quan trọng của công việc và phương pháp so sánh
từng cặp là việc đánh giá được tiến hành bằng cách so sánh lần lượt
một công việc này đến công việc khác. Ngoài ra còn một số phương
pháp khác như phương pháp đánh giá theo các công việc chủ chốt,
phương pháp đánh giá theo mức độ độc lập tự chủ khi thực hiện
công việc.
•
Nhóm 2: phương pháp phân tích gồm phương pháp cho điểm là mỗi
yếu tố được đánh giá ở nhiều mức độ khác nhau tương đương với
một số điểm nhất định và phương pháp corbin là sơ đồ sự chu
chuyển thông tin trong nội bộ doanh nghiệp

Xếp loại công việc: những công việc được đánh giá tương tự nhau sẽ thành
một nhóm, rất thuận tiện cho công tác quản trị.
Các phương pháp thu thập thông tin để phân tích công việc:

Quan sát: nghiên cứu thu thập thông tin trong quá trình làm việc được
phong phú và thực tế về công việc, tuy nhiên kết quả quan sát bị ảnh hưởng
bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người bị quan sát vì vậy
phương pháp quan sát được sử dụng hiệu quả đối với những công việc có
thể đo lường, dễ quan sát, không mang tính chất tình huống, được sử dụng
chủ yếu đối với các công việc đòi hỏi kỹ năng bằng tay chân.

Ghi chép các sự kiện quan trọng: người nghiên cứu ghi chép và lại hành vi
thực hiện công việc của người lao động, thông qua đó khái quát lại và phân
loại đặc trưng của công việc cần mô tả và đòi hỏi của công việc.

Nhật ký công việc: người lao động tự ghi chép và mô tả lại các hoạt động
của mình để thực hiện công việc, có thể sử dụng thêm máy ghi âm, thu thập

được thông tin theo sự kiện, tuy nhiên việc ghi chép không bảo đảm được
liên tục và nhất quán, mất thời gian.

Phỏng vấn: là phương pháp phổ biến thực hiện dưới hình thức cá nhân
phỏng vấn từng nhân viên, phỏng vấn các nhóm có cùng công việc, thu thập
thông tin hay cần làm sáng tỏ thêm một số vấn đề nào đó, do cấp quản trị
thực hiện.

Sử dụng các bảng câu hỏi được thiết kế sẵn: người lao động sẽ nhận danh
mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn về các nhiệm vụ, hành vi, kỹ năng và
điều kiện liên quan đến công việc, trong đó nội dung của bảng câu hỏi bao
gồm thông tin cá nhân, phòng ban, chức vụ, các nhiệm vụ hoặc mục đích
của công việc, khối lượng công việc hoặc số sản phẩm. Mỗi một nhiệm vụ
hành vi được đánh giá theo cấp độ khác nhau.

Hội thảo chuyên gia: tổ chức cuộc họp thảo luận về những công việc cần
tìm hiểu, các ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽ bổ sung thêm mà người
nghiên cứu không thu được từ các cuộc phỏng vấn cá nhân.
Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc:

Phần xác định công việc: tên công việc, mã số công việc, tên bộ phận hay
địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnh
đạo dưới quyền…phần này cũng còn vài câu tóm tắt về mục đích hoặc chức
năng của công việc.

Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: là phần
tường thuật viết một cách tóm tắt và chính xác về nhiệm vụ và trách nhiệm
của công việc.

Điều kiện làm việc: điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm việc,

điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ
công việc và các điều kiện khác có liên quan.
Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản
ánh nhu cầu về số lượng và chất lượng hoàn thành các nhiệm vụ trong bảng mô tả.
Bảng tiêu chuẩn công việc thường đề cập đến các thông tin sau: Dữ kiện tổng quát:
tên công việc, thuộc bộ phận nào; Bản chất công việc: ngoài trời, trong nhà máy, hành
chánh văn phòng; Trả lương: mức lương chính, mức lương thử việc, tiền thưởng, phụ
cấp; Điều khoản đào tạo huấn luyện: thời gian được huấn luyện ở đâu, hợp đồng đào
tạo huấn luyện; Cơ hội thăng thưởng: lý do được thăng thưởng; Các tiêu chuẩn nhân
viên: trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, thể lực,
sức khỏe, đặc điểm cá nhân.
1.5.2.
Tuyển mộ, Tuyển chọn và phỏng vấn

Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ khả năng từ lực
lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức. Mọi tổ chức
phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để
nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức là thu hút ứng viên nộp đơn xin việc.
•
Các nguồn và phương pháp tuyển mộ nhân lực:
•
Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong có thể sử dụng những phương pháp sau:
Phương pháp thu hút thông qua bảng thông báo tuyển mộ, đây là bảng thông
báo về vị trí công việc cần tuyển người và Phương pháp thu hút thông qua sự
giới thiệu của cán bộ , công nhân viên trong tổ chức
•
Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài có thể áp dụng các phương pháp thu hút
nguồn tuyển mộ qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông, phương
pháp thu hút qua các trung tâm môi giới giới thiệu việc làm, phương pháp thu
hút ứng viên thông qua hội chợ việc làm, phương pháp thu hút ứng viên thông

qua cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp các trường đại học,
cao đẳng, trung cấp nghề.
•
Quá trình tuyển mộ chịu nhiều yếu tố tác động như uy tín công ty, mối quan hệ,
chính sách nhân sự và bầu không khí tâm lý trong tập thể lao động, điều kiện
thị trường lao động, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác, các xu hướng
kinh tế, thái độ của xã hội đối với một số nghề nhất định. Các bước của quá
trình quá trình tuyển mộ gồm xây dựng chiến lược tuyển mộ là lập kế hoạch
tuyển mộ, xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ, xác định nơi tuyển mộ và
thời gian tuyển mộ, tìm kiếm người xin việc, đánh giá quá trình tuyển mộ, các
giải pháp thay cho tuyển mộ là hợp đồng thầu lại, làm thêm giờ, nhờ giúp tạm
thời hoặc thuê lao động từ công ty cho thuê.