MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP

MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP
I. MỤCĐÍCHCỦAPHÂNTÍCHCÔNGVIỆC
Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đều phải
thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi. Phân
tích công việc đãđược nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn 100
năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt Nam
đây vẫn là khái niệm mới mẻ.
Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu vàđánh
giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việc thực
hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc
đó.
Có thể có nhiều người còn nhầm lẫn công việc và “ nghề” do đó còn hiểu sai về
PTCV, cho rằng PTCV hay phân tích một nghề, một nhiệm vụ hay một vị trí là
giống nhau. Thực chất các khái niệm “ nhiệm vụ”, “ vị trí”, “ công việc”,
“nghề” là khác nhau.
Nhiệm vụ làđơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động lao động
riêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện.
Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí là cấp độ
tiếp theo của phân tích.
Công việc là tất cả các nhiệm vụđược thực hiện bởi một người lao động hay là
tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao động.
Công việc khác với nghề. Nghề là một khái niệm rộng hơn. Nghề là một tập
hợp các công việc tương tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức
độ nhất định với những đặc tính vốn cóđòi hỏi người lao động có sự hiểu biết
đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm
cần thiết để thực hiện. PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho
người lao động đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của
mình khi thực hiện công việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên
môn, trách nhiệm với công việc của người khác…), người lao động để thực hiện
công việc đó thì cần có những tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độđào tạo,

chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu
chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi, giới tính…). PTCV còn giúp người lao động hiểu
được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc,
ngoài nhiệm vụ chính người lao động còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì
khác…
Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấp cho
nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc
nào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩ
năng cần thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị
sẽ biết công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biếttuyển
chọn người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặc
biết cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gìđể
thực hiện công việc. PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần
thiết qua bản Mô tả công việc đểđánh giá tình hình thực hiện công việc của
nhân viên được chính xác, từđó mà trả thù lao cho người lao động một cách
công bằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra…
Kết quả của PTCV làđưa ra ba bản: bản MTCV, bản YCCV, bản TCTHCV
Bản MTCV:
Là văn bản viết để giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc
và tất cả những khía cạnh khác có liên quan đến công việc cụ thể.
Bản MTCV bao gồm các nội dung chính sau: Chức danh công việc, bộ phận,
người viết, ngày viết, mã số công việc, số trang, chức danh ngừơi quản lí trực
tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, tóm tắt công việc, các nhiệm vụ, trách
nhiệm, điều kiện làm việc( phương tiện vật chất kĩ thuật, vệ sinh và an toàn lao
động...).Bản mô tả công việc là bản liệt kê chính xác và súc tích những điều
màcông nhân viên phải thực hiện. Nó cho ta biết công nhân viên làm cái gì, làm
như thế nào và các điều kiện cần thiết để các nhiệm vụđóđược được thực hiện.
Bản YCCV:
Là một văn bản liệt kê về những đòi hỏi của công việc với người thực
hiện bao gồm các yêu cầu về kĩ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần phải có, trình

độ giáo dục, đào tạo phẩm chất và những đặc trưng cần phải có của người lao
động như sự chính xác, trung thực, phán đoán tốt, khả năng lãnh đạo, tính cẩn
thận và tỉ mỉ…
Bản TCTHCV:
Là bản mô tả một hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu
của việc hoàn thành các nhiệm vụđược qui định trong bản MTCV cả về mặt số
lượng chất lượng, đây là bản chi tiết hoá bổ sung cho bản MTCV.
II. TẦMQUANTRỌNGCỦACÔNGTÁC PTCV:
PTCV cóý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của
Quản trị nhân lực:
1. Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực(KHH NNL):
KHH NNL là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ
mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng các
nhu cầu đó. KHH NNL làđiều kiện để các tổ chức thực hiện thắng lợi các mục
tiêu của mình vì nhờ KHH mà có thể dự tính các giải pháp đáp ứng NNL, giúp
doanh nghiệp cóđủ số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động đáp ứng các mục tiêu
ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời KHH NNL cũng là cơ sở cho các hoạt động
quản lý nguồn nhân lực khác trong công ty.
PTCVcung cấp những thông tin cần thiết cho những người thực hiện công tác
KHH NNL, thông qua các nội dung có trong bản YCCV họ sẽ biết cần phải bổ
sung những lao động như thế nào cho những vị trí công việc còn trống.
2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực:
Tuyển mộ là quá trình tìm được những người có khả năng vàđộng viên họ
tham gia vào dự tuyển.
Tuyển chọn là quá trình lựa chọn để xác định được những người phù hợp với
công việc.Nhiều tổ chức vẫn nghĩ rằng khi tổ chức mình thiếu người thì cứđăng
báo tìm người, thậm chí nhiều khi tổ chức đó thiếu nhân lực trong một thời gian
rất ngắn mà vẫn cứ tuyển thêm người. Hậu quả là tổ chức đó ngày càng đông và
làm ăn vẫn thiếu hiệu quả. Tuyển chọn tốt, nghĩa là tìm được người phù hợp với
công việc về nhiều phương diện, làđiều kiện trung tâm cho thắng lợi của công

việc sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro có thể xảy ra
trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh, giúp các hoạt động quản lý nhân
lực khác trong công ty được thực hiện thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả hơn.
Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực là cả một quá trình phức tạp mà trước hết nhà
quản trị phải PTCV. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực cho tổ chức không thể
thành công nếu không dựa trên những tiêu chuẩn có trong bản YCCV và TCCV,
đồng thời những tiêu chuẩn có trong hai bản đó sẽ là công cụ hỗ trợđắc lực để
sắp xếp và bố trí lao động trong tổ chức. Như vậy, PTCV là công cụ không thể
thiếu phục vụ công tác biên chế nguồn nhân lực.
3. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL):
Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp người lao thực hiện có hiệu quả
hơn công việc hiện tại người lao động đang làm.
Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt
nhằm cung cấp cho người lao động những kiến thức và kĩ năng cần thiết để thực
hiện các công việc trong tương lai hoặc phát triển nghề nghiệp nói chung cho
họ.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực hiện một
cách có tổ chức và trong khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra sự thay đổi
hành vi nghề nghiệp của người lao động(cách thức làm việc, thái độ làm
việc…).
ĐT PTNNL làđiều kiện để các tổ chức có thể phát triển trong môi trường cạnh
tranh ngày nay, khi các yếu tố cạnh tranh không phải là lượng vốn nhiều hay ít
nữa mà là yếu tố con người trong tổ chức. ĐT PTNNL có nhiều tác dụng: nếu
ĐT PTNNL được tổ chức quan tâm đúng mức, được thực hiện một cách nghiêm
túc và khoa học sẽ giúp cho chất lượng sản phẩm, năng suất lao động của doanh
nghiệp tăng, tai nạn lao động giảm, sự giám sát của người quản lý không cần
nhiều như trước và tính thích ứng của người lao động được nâng cao bởi vì sau
khi được đào tạo người lao động không chỉ nâng cao về trình độ , tay nghề màý
thức của họ cũng được nâng lên rất nhiều, họ có thái độ làm việc nghiêm túc
hơn vàý thức chấp hành kỉ luật cũng cao hơn.

PTCV cung cấp cho người quản lý những thông tin cần thiết để họ biết cần phải
trang bị cho người lao động biết những kiến thức, kĩ năng gìđể người lao động
có thểđáp ứng được công việc trong hiện tại và tương lai. Như vậy, bản YCCV
có thểđược coi là một cơ sở quan trọng khi xây dựng chương trình ĐT PTNNL
cho tổ chức.
4. Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV):
ĐGTHCV làđánh giá một cách chính thức và có hệ thống tình hình thực hiện
công việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các
tiêu chuẩn đãđược xây dựng từ trước và thảo luận về kết quảđánh giá với người
lao động.
ĐGTHCV là một công tác quan trọng bởi vì nóảnh hưởng đến lợi ích của người
lao động trong tổ chức,đánh giá không chính xác người lao động là người đầu
tiên chịu thiệt thòi, đánh giá không chuẩn tạo ra sự bất công bằng trong doanh
nghiệp. Qua đánh giá có thể biết được hiệu quả của các chính sách: chính sách
đào tạo đã tốt chưa? công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã hợp lý chưa?
công tác tuyển mộ tuyển chọn có cung cấp cho cho tổ chức những người lao
động đạt đủ tiêu chuẩn để thực hiện công việc hay chưa? việc bố trí sử dụng lao
động có phù hợp không? trả lương có công bằng không?...ĐGTHCV đều đặn và
chính xác có tác dụng lớn đến thái độ của người lao động và bầu không khí tâm