PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHUNG

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
CHUNG
1.1. HỆ THỐNG HIỆN TẠI VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CHÚNG
Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế chưa phát triển, quy mô
của các cơ quan tổ chức ở nước ta chưa rộng rãi nên việc sử dụng máy tính
trong công tác quản lý nói chung và quản lý nhân sự nói riêng chưa được ứng
dụng nhiều. Công tác quản lý tiền lương chủ yếu thực hiện bằng phương pháp
thủ công. Khi nền kinh tế đang gặp khó khăn, quy mô của các tổ chức còn nhỏ
thì việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công là phù hợp và đáp ứng
được yêu cầu hiện tại.
Nhưng ngày nay nền kinh tế càng phát triển nhu cầu của con người ngày
càng tăng lên, số người làm việc trong các tổ chức, cơ quan ngày càng nhiều,
quy mô các tổ chức ngày càng lớn. Do đó việc quản lý thủ công phần nào đã
không còn phù hợp với xu hướng thời đại mới. Ta có thể nhận thấy một số yếu
kém của công tác thủ công như sau:
- Việc lưu trữ thông tin phức tạp, phải dùng nhiều hồ sơ, sổ sách.
- Việc chỉnh sửa, nâng cấp gặp rất nhiều khó khăn bởi vì mỗi khi thay đổi
phải hủy bỏ toàn bộ hồ sơ cũ và viết lại toàn bộ. Giấy tờ trình bày kém không có
tính thẩm mỹ.
- Việc quản lý phải trải qua nhiều khâu trung gian, nhiều phòng ban, từ đó
dẫn đến cơ cấu tổ chức không hợp lý, gây ra ùn tắc quá tải, quá trình thông tin
liên lạc không thông suốt, mất nhiều thời gian không đáp ứng được nhu cầu
thông tin nhanh chóng.
- Đối với các thông tin, dữ liệu phức tạp va
̀
đặc biệt rất khó tránh khỏi những
thiếu sót trong việc lưu trữ thông tin bổ sung, sửa đổi, cập nhật, thống kê.
- Trong một tổ chức lớn việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ rất phức
tạp đòi hỏi phải có một lực lượng lớn nhân viên để giải quyết công việc do đó
tạo ra một bộ máy tổ chức cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả.
1.2. YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG

Những năm gần đây máy tính được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà
nước, các đơn vị tổ chức kinh doanh. Do đó rất nhiều bài toán phức tạp, cồng
kềnh đã được giải quyết trên máy tính, nó mang lại lợi ích đáng kể về kinh tế,
năng suất lao động và có độ tin cậy cao. Các bài toán được đưa vào máy tính và
dần được tối ưu hóa, hệ thống quản lý nhân sự cần phải có thông tin nhân sự
nào đó một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác, phải khắc phục được những
nhược điểm và phát huy những ưu điểm của thông tin…. Thống kê để hệ thống
ngày càng tối ưu.
1.3. NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG MỚI
Từ những yêu cầu trên, một hệ thống quản lý nhân sự nếu được áp dụng
công nghệ thông tin có thể đáp ứng nhu cầu mà công tác quản lý thủ công
không làm được, cụ thể là:
- Với việc sử dụng máy tính cập nhật chỉnh sửa in ấn các thông tin về nhân
sự tiền lương sẽ rất nhanh chóng chính xác, việc lưu trữ bằng máy tính sẽ trở
nên vô cùng thuận lợi, các thông tin được cập nhật vào máy tính, chỉnh sửa
chính xác rồi ghi lên đĩa giúp cho công việc bảo quản được an toàn gọn nhẹ.
- Phần mềm quản lý nhân sự có thể áp dụng được những yêu cầu về mặt
thông tin nhân sự cho ban lãnh đạo và các cá nhân cần quan tâm, với chức năng
xử lý nó sẽ giảm bớt số nhân viên làm việc này, chỉ cần một số người có trình
độ được đào tạo là đủ. Do đó sẽ giảm bớt được một số nhân viên không cần
thiết.
- Hệ thống mới của các máy tính được nối mạng với nhau giúp cho việc trao
đổi thông tin một cách nhanh chóng và thông suốt.
Tuy nhiên việc chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang phương pháp
quản lý bằng máy tính cũng gặp phải nhiều khó khăn riêng của nó như: phải có
thời gian cũng như kinh phí để xây dựng hệ thống mới bao gồm các thiết bị,
máy móc, xây dựng các phần mềm quản lý, đào tạo người sử dụng. Việc cập
nhật xử lý những thông tin của hệ thống mới mất nhiều thời gian do số liệu
nhiều, cũ, bị hư hỏng, bị phân tán, bị lão hóa theo thời gian, sự không thống
nhất của những người sử dụng hệ thống mới.