Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc

Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán hàng hóa và tiêu thụ
hàng hóa tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc.
3.1. Đánh giá khái quát hạch toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại
Chi nhánh.
3.1.1 Ưu điểm.
Sau gần 10 năm thành lập Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đã xác định đợc
vai trò và vị trí của mình trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc trong lĩnh vực kinh doanh
xăng dầu. Với đặc điểm kinh doanh những sản phẩm có tính nhạy cảm với những
biến động của giá cả trên thị trờng thế giới, mặt khác lại dễ cháy nổ, gây thiệt hại
lớn cả ngời và của. Song với những chính sách quản lý chặt chẽ và sự phân công
trách nhiệm rõ ràng, Ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Chi
nhánh cha để một tai nạn đáng tiếc nào xảy ra cả ngời và của đồng thời hoàn thành
tổt nhiệm đợc giao trong việc tiếp nhận, cung ứng những sản phẩm xăng dầu, các
sản phẩm hóa dầu và đặc biệt là bình ổn giá cả trên thị trờng.
Thêm vào đó, Chi nhánh ra đời trong thời kỳ nền kinh tế nớc ta đã chuyển
sang nền kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN nên không thể tránh khỏi sự cạnh
tranh khốc liệt của các đối thủ cạnh tranh. Tuy đối với mặt hàng xăng dầu Chi
nhánh vẫn độc quyền trong phân phối, nhng đối với những sản phẩm khác: Các
sản phẩm hóa dầu, Gas đã và đang bị cạnh tranh. Để tồn tại và khẳng định địa thế
của mình trên thị trờng không còn cách nào khác là Chi nhánh phải tìm hiểu, nắm
bắt những quy luật của nền kinh tế thị trờng, nâng cao năng lực quản lý của các
cán bộ, công nhân viên trong đơn vị đồng thời tiên phong trong việc áp dụng
những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao năng
xuất lao động, tăng sức cạnh tranh.
Dới sự chỉ đạo của Tổng công ty xăng dầu khu vực I, Ban Giám đôc đơn vị và
toàn thể cán bộ công nhân viên trong đơn vị trong thời gian vừa qua đã đạt đợc
những thành tích đáng đợc tuyên dơng, khích lệ cụ thể nh sau:
* Về bộ máy quản lý
Với bộ máy quản lý phân theo chức năng nên chức năng và nhiệm vụ của
từng phòng ban trong đơn vị đợc quy định cụ thể, rõ ràng, tạo điều kiện cho việc
thực hiện tốt các nhiệm vụ và mục tiêu của đơn vị đặt ra tránh tình trạng chồng

chéo hoạt động không hiệu quả.
* Phòng kế toán
Tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc có riêng một phòng kế toán tách biệt với
các phòng khác trong đơn vị, lại có chức năng và nhiệm vụ đợc quy định cụ thể
trong các quyết định phân công phân nhiệm cho từng phòng ban. Mặt khác nhân
viên trong phòng kế toán đều có trình độ đại học về kế toán lại có nhiều kinh
nghiệm thực tế. Chính những điều này đã giúp cho công tác kế toán đợc thực hiện
một cách nghiêm túc, khách quan đúng với quy định của nhà nớc, các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh đúng bản chất.
* Chứng từ sử dụng
Trong thời gian thực tập tại Chi nhánh, em thấy rằng Chi nhánh không
những sử dụng những chứng từ bắt buộc theo quy định của nhà nớc (Hóa đơn bán
hàng, tờ khai thuế .) mà còn sử dụng cả những chứng từ đ ợc thiết kế thống nhất
toàn Công ty nh Bảng kê khác, Bảng phân bổ giá vốn hàng bán .
Hóa đơn tự in, chứng từ Chi nhánh quy định đợc in và gửi tới cho các cửa
hàng đã giúp cho quá trình hạch toán đảm bảo tính thống nhất đồng thời cung cấp
đầy đủ những thông tin cần thiết cho nhà quản lý.
Việc phân bổ chênh lệch giá vốn, chiết khấu thừa thiếu, tính khoản hao hụt
đều đợc thực hiện trên các mẫu bảng biểu và theo những quy định của Công ty
giúp cho việc hạch toán giá vốn, các khoản chiết khấu, hao hụt đợc tính chính xác
cho từng mặt hàng, từng phơng thức bán hàng trong kỳ theo đúng quy định.
Mặc dù, Chi nhánh có 19 cửa hàng bán lẻ xăng dầu nằm rải rác khắp trên địa
bàn của tỉnh, số lợng chứng từ (đặc biệt là hóa đơn bán hàng) phát sinh trong
ngày nhiều. Nhng với tinh thần làm việc nghiêm túc cùng với sự quản lý chặt chẽ
nên mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi nhận trên các chứng từ, các yếu
tố bắt buộc của chứng từ đều đợc phản ánh đầy đủ.
Các chứng từ kế toán đều phải tập trung tại phòng Kế toán trong thời gian
ngắn nhất. Sau khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh những chứng từ này đều
đợc chuyển đến bộ phận lu trữ, bảo quản chứng từ.
* Tài khoản sử dụng

Căn cứ vào hệ thống tài khoản của nhà nớc ban hành và căn cứ vào đặc điểm
hoạt động của đơn vị. Đơn vị đã vận dụng linh họat hệ thống tài khoản đồng thời
còn chi tiết tài khoản thành tài khoản cấp II, câp III, cấp IV đã tạo điều kiện cung
cấp những thông tin chi tiết cho nhà quản lý. Chẳng hạn đối với mặt hàng kinh
doanh chính là xăng dầu, hệ thống tài khoản phản ánh đợc chi tiết hóa thành nhiều
cấp nh tài khoản doanh thu của mặt hàng xăng dầu đợc chi tiết nhỏ để theo dõi
doanh thu của từng phơng thức bán hàng qua đó có thể thấy ngay đợc khả năng
đem lại doanh thu của từng phơng thức tiêu thụ từ đó tìm nguyên nhân và có hớng
giải quyết phù hợp.
* Sổ sách kế toán
Ngoài việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các sổ tổng hợp
chúng còn đợc theo dõi chi tiết trên các Sổ chi tiết, Bảng chi tiết giúp cho việc
cung cấp chi tiết thông tin. Mặt khác những sổ sách kế toán này đợc thiết kế theo
mẫu quy định sẵn của Công ty phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh tại đơn
vị, nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán, ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh thống nhất trong toàn Công ty.
Thêm vào đó, tiêu thụ là quá trình quan trọng trong một đơn vị thơng mại.
Đây là quá trình cuối cùng của quy trình luân chuyển hàng hóa. Chính vì vậy, quá
trình tiêu thụ tại Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc đợc theo dõi một cách rất chặt
chẽ ngay từ những nhân viên ghi chép tại các cửa hàng bán lẻ, tại đây ngoài việc
ghi Hóa đơn GTGT tăng hàng ngày còn phải ghi chép riêng từng loại hàng hóa
bán ra vào Bảng kê hàng hóa và vào Thẻ kho. Sau đó định kỳ chuyển những tài
liệu này lên cho phòng Kế toán làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách kế toán. Việc
theo dõi chi tiết hàng hóa này giúp cho Ban giám đốc có đợc những thông tin chi
tiết về quá trình tiêu thụ, đồng thời cũng quản lý chặt chẽ đợc quá trình bán hàng.
Cộng thêm vào, những nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi nhận trên các loại sổ
sách khác nhau, ở các địa điểm khác nhau vừa tránh đợc tình trạng gian lận vừa
giúp đơn vị có đợc những kết quả chính sách khách quan về tình hình tiêu thụ, từ
đó đa ra các giải pháp phù hợp với tình hình thực tế.
3.1.2. Một số tồn tại

Bên cạnh những thành quả đạt đợc Chi nhánh xăng dầu Vĩnh Phúc còn một
số tồn tại cụ thể nh sau:
* Đối với phòng kế toán
Vì khối lợng công việc kế toán ngày càng nhiều mà số lợng nhân viên kế
toán chỉ có 4 ngời, nên một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác
nhau. Đặc biệt vào thời điểm cuối tháng, cuối quý, nhân viên kế toán thờng phải
làm tăng ca, làm thêm giờ thậm trí phải làm việc cả đêm để hoành thành công việc
tổng hợp số liệu,lên báo cáo. Điều này ít nhiều sẽ ảnh hởng tới chất lợng kế toán.
* Chứng từ sử dụng
Mặc dù theo quy định cứ 5 ngày các cửa hàng phải chuyển toàn bộ Hóa đơn
GTGT và Bảng kê hàng hóa về Chi nhánh nhng do các cửa hàng bán lẻ nằm rải rác
ở khắp nơi trên địa bàn tỉnh nên quá trình luân chuyển chứng từ diễn ra chậm
không đảm bảo đúng theo quy định. Chính điều này đã ảnh hởng tới việc cập nhật
thông tin không kịp thời. Đôi lúc, các Hóa đơn chứng từ tập hợp về phòng Kế toán
vào thời điểm cuối tháng với số lợng lớn nên gây ra tình trạng giữa tháng thì rỗi
mà cuối tháng thì làm không hết việc.
Theo quy định của Nhà nớc và của Bộ tài chính trên các chứng từ phải có đầy
đủ chữ ký của các bên liên quan. Nhng do khối lợng hóa đơn xuất bán hàng hóa
trong ngày lớn nên không thể đảm bảo đợc có đầy đủ chữ ký của Kế toán và của
Thủ trởng đơn vị hoặc của ngời đợc ủy nhiệm ký thay Thủ trởng. Đây là một trong
những khó khăn cần đợc tháo gỡ tại đơn vị.
Mặt khác, tại các cửa hàng bán lẻ khách hàng thờng mua với khối lợng hàng
nhỏ, nghiệp vụ mua hàng phát sinh nhiều nên không thể lập mỗi một nghiệp vụ
một hóa đơn bán hàng mà chỉ có thể lập một lần cho tất các các nghiệp vụ bán
hàng vào thời điểm cuối mỗi ca làm việc. Điều này vẫn cha đảm bảo đúng với quy
định của nhà nớc vế sử dụng chứng từ.
* Hệ thống tài khoản sử dụng
Nhìn chung, đơn vị đã vận dụng linh hoạt hệ thống tài khoản theo quy định
của Nhà nớc. Song do đặc điểm riêng của ngành nên việc tách rời 3 khoản mục phí
(chi phí bán hàng, chi phí QLDN, chi phí mua hàng) gặp rất nhiều khó khăn, nên

chỉ dùng một TK641- Chi phí bán hàng để phản ánh chung cho cả 3 loại chi phí
trên. Việc phản ánh trên dẫn đến
+ Chi phí thu mua là một trong những yếu tố cấu thành nên giá vốn của hàng
hóa. Việc không tách đợc chi phí thu mua này đã làm giảm giá vốn hàng bán của
hàng hóa bán ra, dẫn tới làm tăng lợi nhuận gộp trên bảng BCKQKD khiến cho
ngời sử dụng thông tin tài chính lầm tởng, không xác định đợc chính xác đợc giá
vốn của hàng bán. Hơn nữa, toàn bộ chi phí thu mua phát sinh trong kỳ đều đợc
tính là chi phí thu mua phát sinh ngay trong kỳ đó ngay cả phần chi phí thu mua
của số lợng hàng tồn kho cuối kỳ. Nếu chi phí thu mua của số hàng tồn kho cuối
kỳ không lớn thì sẽ không ảnh hởng nhiều tới lợi nhuận trợc thuế và giá trị thực tế
của hàng hóa tồn cuối kỳ. Nhng nếu chi phí thu mua lớn thì sẽ làm giảm đáng kể
lợi nhuận trớc thuế của kỳ kinh doanh đó.
+ Đối với việc gộp cả 3 loại chi phí nh vậy sẽ ảnh hởng không nhỏ tới việc
phân tích các khoản mục phí phát sinh trong kỳ trong việc để ra các giải pháp
nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh.
Đối với hệ thống tài khoản, Chi nhánh đã vận dụng linh hoạt, các tài khoản đ-
ợc chi tiết hóa nhầm cung cấp những thông tin cho nhà quản nh tài khoản doanh
thu của mặt hàng xăng dầu đợc chi tiết theo từng phơng thức bán hàng, nhng tài
khoản giá vốn của mặt hàng xăng dầu thì lại không chi tiết theo từng phơng thức
bán mà chỉ sử dụng TK632111 để phản ánh cho toàn bộ giá vốn của mặt hàng
xăng dầu tiêu thụ trong kỳ. Nên khi nhà quản lý yêu cầu cung cấp kết quả tiêu thụ
của mặt hàng xăng dầu theo từng phơng thức bán kế toán sẽ gặp rất nhiều khó
khăn. Việc chi tiết tài khoản nh vậy chỉ có thể cho biết đợc doanh thu riêng biệt
của từng phơng thức, giá vốn chung của mặt hàng xăng dầu và lợi nhuận gộp
chung của mặt hàng này, còn lợi nhuận gộp riêng cho từng phơng thức bán thì lại
không thể cung cấp đơc- Một chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh quan trọng.
Với quan niệm mặt hàng xăng dầu là mặt hàng kinh doanh chính, các mặt
hàng còn lại là các mặt hàng kinh doanh phụ nên các mặt hàng: DMN, Gas, Hóa
chất không đợc chi tiết tài khỏan để theo dõi mà chỉ theo dõi trên phơng diện tổng
cộng. Nhng nhìn dới bảng phân tích dới đây (số liệu phân tích là số liệu trong một

tháng trong năm 2005)
Chỉ tiêu
Xăng dầu DMN, Gas, Hóa chất
Số lợng % so với doanh thu Số lợng % so với doanh thu
Doanh thu thuần 27,318,360,030 100% 649,684,168 100%
Giá vốn thuần 26,424,972,320 96.73% 576,394,434 87.72%
Lãi gộp 893,387,710 3.27% 73,289,734 12.28%
Ta thấy trên 100 đồng doanh thu kiếm đợc thì mặt hàng DMN, Gas, Hóa chất sẽ đem lại 12.28 đồng,
còn mặt hàng xăng dầu chỉ đem lại 3.27 đồng lãi gộp. Nh vậy kinh doanh DMN, Gas, Hóa chất sẽ đem lại
hiệu quả cao hơn.
Theo xu hớng phát triển thì ngày càng có nhiều nhu cầu về các mặt hàng
DMN, Gas, Hóa chất nên chi nhánh cũng cần phải chi tiết các tài khoản phản ánh
nhóm hàng này nhằm cung cấp những thông tin tìm hiểu nguyên nhân tại sao
doanh số bán của các mặt hàng này lại giảm qua các năm, đồng thời tìm ra giải
pháp để nâng cao doanh số bán của mặt hàng này.
* Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sổ sách kế toán
Nh đã nói ở trên ngoài 4 phơng thức tiêu thụ còn có thêm phơng thức tiêu thụ
thông qua Phiếu bán xăng dầu lu động. Thực chất của phơng thức này là khách
hàng hàng trả trớc tiền hàng mua nhng hàng lấy ra không phải là một thời điểm
mà là trong các thời điểm khác nhau. Nhng kế toán ghi nhận ngay doanh thu và
giá vốn hàng bán của số lợng hàng bán theo phơng thức đó. Tuy việc hạch toán
này không ảnh hởng tới số lợng hàng mà khách hàng đã mua, nhng sẽ dẫn tới việc
không xác định đợc chính xác số lợng hàng mà khách hàng đã nhận theo phơng
thức này.
Hiện nay, tại các cửa hàng bán lẻ việc ghi chép vẫn là ghi chép thủ công.
Hiện tại thì cách ghi chép này vẫn còn phù hợp, nhng nếu nghiệp vụ kinh tế phát
sinh nhiều, yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng thì việc ghi chép này sẽ gây
ra nhầm lẫm, sai xót không đáp ứng đợc yêu cầu về cung cấp thông tin.
* Đối với báo cáo quản trị
Thực tế hàng tháng, hàng quý Chi nhánh đều phải lập các báo cáo bắt buộc

nhng chỉ nhằm mục đích nộp lên Công ty còn việc phát huy của những báo cáo
này tại đơn vị với mục đích quản trị vẫn cha đợc phát huy hiệu quả.
* Đối với trang thiết bị máy móc phục vụ cho công việc kế toán
Mặc dù, Chi nhánh đã trang bị máy tính, nối mạng nội bộ nhng việc sử dụng
phần mền kế toán để hạch toán và việc sử dụng những thông tin kế toán vẫn cha
đem lại hiệu quả cao. Vì kế toán chỉ sử dụng phần mềm để ghi nhận các nghiệp vụ