Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT.

Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT.
I. Giới thiệu khái quát chung về công ty.
1. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty HIPT.
Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học ( High Performance Technology
Joint Stock Company ), viết tắt là HIPT có trụ sở chính tại 79 Bà Triệu Hà Nội,
cửa hàng bán lẻ tại 23 Quang Trung Hà Nội, hoạt động theo:
Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN ngày 02 tháng 6 năm 1994 do
Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp
Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 6 năm 1994 do trọng tài
kinh tế Hà Nội cấp.
Sau 6 năm hoạt động, đến ngày 29 tháng 02 năm 2000 công ty trách nhiệm
hữu hạn cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT đợc chuyển đổi thành công ty
cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh số 0103000008 do Sở kế hoạch và Đầu t thành phố Hà Nội cấp.
Việc chuyển đổi loại hình từ công ty TNHH thành công ty cổ phần cùng
với việc tăng vốn điều lệ từ 500000000 đồng lên 5120000000 ( năm tỉ một trăm
hai mơi triệu đồng Việt Nam ) phù hợp với quy mô phát triển và tính chất hoạt
động của công ty. Điều này thể hiện rất rõ qua sơ đồ doanh thu của công ty trong
những năm trở lại đây:
( Sơ đồ số 16 ) Doanh thu của HIPT từ năm 1994 2002
Tỉ đồng
Từ sơ đồ trên càng chứng tỏ hớng đi vững chắc của công ty HIPT trên lĩnh vực
công nghệ thông tin.
Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh và lĩnh vực hoạt động kinh doanh
của công ty HIPT.
Chức năng:
Công ty HIPT là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tin học, viễn
thông, chức năng chính là chuyển giao công nghệ và dịch vụ tin học tiên tiến trên
thế giới vào Việt Nam. Thông qua việc cung cấp dịch vụ t vấn, cung cấp trang
thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho khách hàng Việt

Nam.
Nhiệm vụ:
Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett-packard
( HP ) nh máy tính, máy in, máy quét, các thiết bị nối kết mạng cục bộ và mạng
diện rộng, các thiết bị ngoại vi khác.
Nghiên cứu áp dụng các giải pháp máy tính ( Lan,Wan ) trên các môi trờng
khác nhau ( Dos, Netware, Windows, NT, Unit ) dựa trên công nghệ hệ thống
mở.
T vấn và cùng với khách hàng thiết kế, xây dựng và phát triển các hệ thống
thông tin, các chơng trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu theo mô hình khách
chủ, dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu
thế giới .
Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ ( Intranet ), mạng
thông tin toàn cầu ( Internet ) các giải pháp thơng mại điện tử E-commerce và các
dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet nh : th tín điện tử ,world wire wed,
voip, catalo điện tử.
Đặc điểm về sản phẩm của công ty:
HIPT là công ty kinh doanh trong các lĩnh vực công nghệ cao đặc biệt là
công nghệ thông tin, sản phẩm chủ yếu của công ty là các hoạt động thiết kế, lắp
đặt các thiết bị tin học, các phần mềm ứng dụng, các dịch vụ t vấn xây dựng kế
hoạch phát triển công nghệ thông tin cho các ngành, bộ
Đặc điểm về thị trờng mua và bán của công ty HIPT:
HIPT là công ty cổ phần chuyên tiến hành các hoạt động sản xuất kinh
doanh trong lĩnh vực tin học, HIPT có rất nhiều các sản phẩm, dịch vụ khác nhau
cung ứng ra thị trờng. Mỗi sản phẩm, dịch vụ có u thế về mặt thị trờng hay chiếm
tỉ trọng khác nhau trên thị trờng, khách hàng của công ty chủ yếu là các tổ chức,
công ty, ngân hàng, cơ quan có nhu cầu xây dựng hệ thông tin hoặc thiết bị và giải
pháp thông tin sử lý nhanh với chất lợng cao nh: Văn phòng Quốc hội, Tổng công
ty Hàng không Việt Nam, Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam, công ty điện toán và
Truyền số liệu ( VDC ), Bộ ngoại giao

2. Tổ chức bộ máy quản lý công ty HIPT.
(Sơ đồ số 17) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty HIPT
Công ty cổ phần HIPT đợc thành lập thông qua đại hội đồng cổ đông
(ĐHĐCĐ). Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạch toán độc
lập, cơ cấu bộ máy đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng :
+ Đại hội đồng cổ đông: trong công ty cơ quan có quyền quyết định cao
nhất là Đại hội đồng cổ đông, gồm 15 cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội đồng
cổ đông bầu ra hội đồng quản trị gồm 3 ngời để thay mặt các cổ đông điều hành,
quản lý trực tuyến mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Đại hội đồng cổ đông
họp ít nhất một năm một lần để thông qua báo cáo tài chính năm của công ty. Đại
hội đồng cổ đông cũng có quyền quyết định việc phân chia cổ tức hàng năm cho
từng cổ đông.
+ Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh
công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
Hội đồng quản trị có 3 thành viên trong đó gồm có 1 chủ tịch, 1 phó chủ tịch và
một thành viên. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp bằng cách đa ra các nghị quyết, phơng hớng hoạt động
của công ty, các phơng hớng kiểm soát nội bộ.
+ Ban giám đốc: là thành viên của hội đồng quản trị, có nhiệm vụ điều
hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo các nghị quyết của Hội
đồng quản trị và phơng án kinh doanh của công ty, đợc uỷ quyền là đại diện hợp
pháp của công ty.
+ Khối văn phòng gồm phòng tổng hợp và phòng tài chính kế toán trong đó
phòng tổng hợp giải quyết các vấn đề liên quan đến ngời lao động nh : tuyển lao
động, đào tạo lao động, khen thởng, kỷ luật nhân viên và giải quyết các vấn đề
liên quan đến tiền lơng. Phòng tài kế toán có nhiệm vụ tổ chức các vấn đề liên
quan đến công tác kế toán của công ty theo đúng chế độ kế toán, cung cấp các
thông tin kế toán cho các bộ phận có liên quan, cố vấn cho giám đốc trong quản
trị doanh nghiệp.
+ Khối kinh doanh bán lẻ gồm: phòng kinh doanh bán lẻ phụ trách việc tiêu

thụ trực tiếp và gián tiếp, phòng triển khai có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng, giới
thiệu sản phẩm, lập kế hoạch cung ứng vật t, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, xây
dựng các định mức kinh tế kỹ thuật.Tổ vật t XNK phụ trách việc quản lý hàng hoá
tại các kho của công ty thông qua nhập xuất hàng qua kho.
+ Khối kinh doanh dự án và KH tiềm năng gồm có phòng kinh doanh dự án
làm nhiệm vụ lập các dự án kinh doanh của công ty trong từng thời điểm cụ thể.
+ Khối kỹ thuật gồm có trung tâm dịch vụ kiểm tra và bảo hành làm nhiệm
vụ theo dõi kiểm tra bảo đảm về mặt kỹ thuật cho hàng hoá nhập vào cũng nh
xuất bán, và bảo đảm việc bảo hành theo đúng hợp đồng khi bán hàng.
+ Khối khai thác phần mềm và hệ thống bao gồm : trung tâm phát triển
phần mềm và kỹ thuật hệ thống ở trung tâm này ngời ta chia thành phòng khai
thác phần mềm, phòng kỹ thuật hệ thống, phòng quản trị dự án và phát triển thông
tin với mục đích khai thác tối đa sức mạnh của phần mềm cũng nh cập nhật một
cách nhanh nhất các chơng trình phần mềm mới nhất để cung cấp cho thị trờng
Việt Nam.
+ Khối các đơn vị trực thuộc gồm: ban quản lý dự án, công ty HIDC,
Showroom 23 Quang Trung chủ yếu quản lý các dự án, bán lẻ máy móc,triển khai
các hoạt động kinh doanh nhằm mở rộng hơn nữa thị trờng tiêu thụ.
Không những vậy công ty có đội ngũ kỹ thuật lành nghề, đợc đào tạo từ
nhiều nớc : Liên Xô, Đức, Pháp, Hungari, Bungari và các trờng Đại học hàng đầu
trong nớc: Đại học Bách khoa Hà nội, Đại học Quốc gia Hà nội, Đại học Kinh tế
Quốc dân Hà nội, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. Nhiều cán bộ kỹ
thuật của công ty đã tham dự các khoá đào tạo nghiệp vụ của hãng Hewlett-
Packard (HP) Oracle, tại Việt Nam, Singapore, Hỗng Kông và Thái Lan, đặc
biệt trong lĩnh vực máy HP, giải pháp mạng, máy in, máy quét và máy vẽ.
3. Tổ chức bộ máy kế toán, công tác kế toán và sổ kế toán tại công ty HIPT
3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán.
Phòng kế toán gồm có 6 ngời, mỗi ngời có thể kiêm nhiệm nhiều công việc
kế toán khác nhau đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn công
ty.

- Phó tổng giám đốc kiêm kế toán trởng: là ngời đứng đầu bộ máy kế toán
có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra các công việc
do kế toán viên thực hiện. Chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc , cơ quan chủ quản
về số liệu kế toán cung cấp.
- Trởng phòng tài vụ : là ngời tập hợp số liệu từ các phần hành kế toán để
ghi vào sổ cái, tính số thuế phải nộp và các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc.
Không những vậy do công ty có mô hình nhỏ nên trởng phòng tài vụ còn chịu
trách nhiệm theo dõi ghi chép , tính toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến tài sản cố định, tiền lơng và bảo hiểm, kết quả tiêu thụ các mặt hàng , phản
ánh các nghiệp vụ này vào sổ chi tiết, bảng phân bổ cùng với số liệu do kế toán ở
các phần hành khác chuyển qua và vào sổ nhật ký chung, cuối quý lập báo cáo tài
chính, báo cáo kế toán .
- Kế toán hàng hoá : theo dõi quá trình giao dịch hàng hoá, quản lý hàng
hoá, phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến hàng hoá lên sổ chi tiết TK 156, sổ chi
tiết TK632 .
- Kế toán công nợ : quản lý đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản công nợ
phải thu và phải trả theo các nội dung công nợ ( công nợ với ngời mua, ngời cung
cấp hàng hoá dịch vụ, công nợ với Ngân sách Nhà nớc, với cán bộ nhân viên công
ty, công nợ khác, chi tiết theo từng đối tợng công nợ, số tiền, thời hạn thanh toán
theo hợp đồng và theo từng chứng từ phát sinh công nợ nh hoá đơn, phiếu nhập
hàng, phiếu chi tiền ). Từ các nguồn phát sinh công nợ, đôn đốc nhắc nhở việc
thu hồi thanh toán công nợ đảm bảo việc thanh toán công nợ nhanh chóng kịp thời
và chính xác .
- Kế toán tiền mặt : chịu trách nhiệm theo dõi ghi chép tính toán các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh liên quan đến tiền mặt, mở
các sổ chi tiết.
( Sơ đồ số 18 ) Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty HIPT
Kế toán tổng hợp
Kế toán công nợ
Kế toán tiền lơng và bảo hiểm

Kế toán chi phí
Kế toán TSCĐ
Kế toán tiền mặt
Phó tổng giám đốc kiêm kế toán trởng
Trởng phòng
tài vụ
Kế toán giao dịch hàng hoá
Kế toán quản lý hàng hoá
Kế toán giao dịch hàng hoá
Kế toán công nợ tạm ứng, phải thu và vay đối tợng khác
Kế toán chi phí bán hàng
Kế toán chi phi quản lý DN
Kế toán giao dịch tiền
Thủ quỹ
Kế toán hàng hoá

3.2 Hình thức kế toán tại công ty HIPT
Công ty HIPT đã áp dụng chơng trình kế toán trên máy tính nên toàn bộ
nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính và sử dụng phần mềm
Balance.
Balance là sản phẩm phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay của Việt Nam, nó
đợc thiết kế nhằm mục đích điện toán hoá công tác kế toán tài chính. Balance đáp
ứng yêu cầu phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh
toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài
chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ tài khoản, các báo cáo kế
toán Công ty áp dụng hình thức kế toán tập chung tức là chứng từ kế toán đ ợc
gửi về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán.
Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình nên công ty áp dụng hình thức
kế toán nhật ký chung trong chơng trình quản lý của mình. Đây là hình thức sổ
thích hợp với mọi loại hình quy mô kinh doanh, thuận lợi cho việc vi tính hoá

công tác kế toán.Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo sơ đồ 04
sau đây:
( Sơ đồ số 19) Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trên máy của công ty HIPT
Chứng từ gốc ( Hoá đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi )
Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy
Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy tính
Máy tính xử lý thông tin
Nhật ký chung, Bảng kê chứng từ
Phiếu kế toán
Sổ chi tiết TK 131, 156
Sổ cái TK 111, 112, 632
Đối chiếu ( Post )
Báo cáo tài chính
Do quá trình đợc hạch toán hoàn toàn trên hệ thống máy tính nên số liệu từ
chứng từ gốc có thể đồng thời vào Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái vì vậy kế toán
có thể vào các loại sổ này bất cứ thời điểm nào theo nhu cầu thực tế.
Là một doanh nghiệp mang đặc trng của kinh doanh thơng mại, công ty
HIPT sử dụng hệ thống TK theo chế độ hiện hành trừ TK 154 chi phí sản xuất
kinh doanh dở dang. Hệ thống TK đợc chi tiết theo từng đối tợng, mỗi đối tợng lại
chi tiết theo trờng hợp cụ thể. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên, tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
II. Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ
doanh thu.
Hạch toán doanh thu bán hàng.
Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT ra đời hoạt động và phát
triển trong nền kinh tế thị trờng do vậy mục tiêu của công ty là tối đa hoá lợi
nhuận. Để thực hiện điều này, công ty tiêu thụ hàng hoá theo nhiều phơng thức
khác nhau.
1. Hạch toán bán hàng theo phơng thức Bán buôn
Trong các phơng thức bán buôn công ty sử dụng phơng thức bán buôn qua

kho: bán hàng trực tiếp tại kho, chuyển hàng theo hợp đồng. Công ty tiến hành
bán buôn hàng hoá tại ba nơi chủ yếu là công ty HIDC, kho HHO và
Showroom79, còn đối với trờng hợp bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh
toán thì công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi nhập mua hàng hoá
của nhà cung cấp. Trờng hợp này thờng dùng cho các khách hàng truyền thống,
nó giúp công ty tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng
hàng hoá.
Việc mua bán hàng hoá tại các bộ phận đều phải ký hợp đồng với công ty
để quy định rõ trách nhiệm quyền lợi của hai bên. Những khách hàng này đều đợc
u đãi về phơng thức thanh toán chủ yếu là thanh toán theo phơng thức trả chậm.
Khi họ có nhu cầu về hàng hoá thì giao dịch với các trung tâm thông qua các đơn
đặt hàng, căn cứ vào các đơn đặt hàng, nhân viên của trung tâm sẽ tiến hành làm
đầy đủ các thủ tục chứng từ bán hàng: Viết đề nghị hàng xuất bán đã đợc duyệt,
Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho để giao cho thủ kho và thủ kho xuất hàng
giao cho khách hàng nhận tại kho. Sau đó toàn bộ chứng từ đợc chuyển lên phòng
kế toán, kế toán hàng hoá nhận liên 3 để ghi sổ. Hoá đơn GTGT đợc ghi thành 3
liên
Liên 1: tím lu tại quyển
Liên 2: đỏ giao cho ngời mua
Liên 3: xanh dùng luân chuyển cùng nghiệp vụ lu tại đơn vị để ghi sổ và theo dõi
thanh toán.
Nhân viên bán hàng tại các trung tâm cũng đồng thời vào số liệu trên máy
vi tính, hệ thống máy tính đợc nối mạng cho toàn công ty cũng nh bộ phận kế
toán. Vì thế ngay khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh thì kế toán giao dịch hàng hoá
cũng theo dõi nghiệp vụ trên máy của mình. Cụ thể khi nhân viên bán hàng tại các
trung tâm hay cửa hàng mỗi khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh nhập số liệu t-
ơng tự vào máy ( tức là lập để in hoá đơn GTGT ).
Từ khách hàng, kiểu bán, số hoá đơn, ngày hoá đơn, kho bán, mã hàng, số
lợng, đơn giá, loại thuế, hợp đồng, kỳ ghi sổ. Kết quả này là in ra hoá đơn GTGT (
Biểu số 01), và mẫu phiếu kế toán có mẫu tơng tự nh sau ( Biểu số 02 )

( Biểu số 01 )
Hoá Đơn GTGT
Liên 2 ( Giao cho khách hàng )
Ngày 2 12 2002
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học HIPT.
Địa chỉ: 79 Bà Triệu Hà Nội Số TK:
Điện thoại: 049433886 Mã số:
Đơn vị mua hàng: Công ty dịch vụ điện tử 2
Địa chỉ: 115 Hùng Vơng Phú Thọ Số TK:
Điện thoại: Mã số:
Hình thức thanh toán: Tiền Mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn Giá Thành Tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Bán Mo15 Bộ 13 1463570 19026410
Cộng tiền hàng 19026410
Thuế suất GTGT 10% 1902641
Tổng cộng tiền thanh toán 20926051
Số tiền viết bàng chữ: Hai mơi triệu chín trăm hai mơi sáu ngàn không trăm năm
mơi mốt đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, đóng dấu )