Lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh nghiệp

Lý luận chung về tổ chức kế toán trong doanh
nghiệp
Hệ thống kế toán đợc xem nh là một hệ thống thông tin dùng để đo lờng, xử lý và
truyền đạt thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế.
Sơ đồ 1: Quan hệ kế toán với hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý.
Hệ thống kế toán doanh
nghiệp
- Quan sát
- Phản ánh
- Xử lý
- Phân loại
- Tổng hợp
- Trình bày
Kế toán đợc coi nh là một hoạt động dịch vụ, nối giữa các hoạt động kinh doanh
và những ngời làm quyết định. Thứ nhất, kế toán đo lờng các hoạt động kinh doanh
bằng cách phản ánh, ghi chép các dữ liệu. Thứ hai, qua xử lý phân loại và sắp xếp các
dữ liệu này trở thành thông tin hữu ích. Thứ ba, thông tin này đợc tổng hợp, truyền
đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến những ngời ra quyết định. Ngời ta có thể nói
rằng, các dữ kiện về hoạt động kinh doanh là đầu vào của hệ thống kế toán và những
thông tin hữu ích cho ngời làm quyết định là đầu ra đã đợc hệ thống kế toán xử lý và
cung cấp.
Trong vài năm trở lại đây, xu thế quốc tế hoá, toàn cầu hoá đang diễn ra rất mạnh
mẽ và càng mạnh mẽ sâu rộng hơn trong Thế kỷ 21 này. Hội nhập với quốc tế trên nền
tảng các quan hệ song phơng và đa phơng đang là yêu cầu và xu hớng tất yếu của mỗi
quốc gia. Trớc xu thế đó, hệ thống kế toán Việt Nam cũng đang từng bớc đợc cải cách
và hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu của cơ chế kinh tế mới trong nền kinh tế mở, phù
hợp thông lệ và Chuẩn mực quốc tế.
Trải qua 6 năm thực hiện Chơng trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm 1995-
2005, hệ thống kế toán Việt Nam đã có sự phát triển đáng khích lệ trong việc tiếp cận
và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của kinh tế thị trờng, từng bớc tạo
dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán trong môi trờng chung của thông lệ

Ra
quyết
định
quản lý
Hoạt
động
kinh
doanh
của
doanh
nghiệp
quốc tế. Hệ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đã bắt đầu đợc tạo lập, tạo môi trờng
tin cậy cho đầu t và kinh doanh trên cơ sở chia sẻ kinh nghiệm với bạn bè quốc tế, vận
dụng có chọn lọc thông lệ và Chuẩn mực quốc tế về kế toán và kiểm toán, phù hợp với
tiến trình phát triển kinh tế, với năng lực quản lý tài chính ở Việt Nam.
Bên cạnh đó, trong nền kinh tế thị trờng, đứng trớc nhu cầu cạnh tranh và xu thế
hội nhập, các doanh nghiệp ngày càng đề cao vai trò của kế toán trong việc cung cấp
những thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên trong doanh nghiệp bởi họ chẳng những
cần số liệu chi tiết của kế toán nh trớc đây mà hơn thế, họ rất cần kế toán bằng ngôn
ngữ của mình, thể hiện một cách chính xác các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua
các bản dự toán, giúp họ kiểm soát quá trình thực hiện mục tiêu và khi ra quyết định
về quản lý. Chính vì vậy, bên cạnh kế toán tài chính, kế toán quản trị ra đời với t cách
là nhánh thứ hai trong hệ thống kế toán nhằm cung cấp tất cả thông tin kế toán đã đợc
đo lờng, xử lý và truyền đạt để sử dụng trong việc quản trị nội bộ của đơn vị.
Hiện nay, trên thế giới, kế toán quản trị đang thực sự trở thành một công cụ đắc
lực và có hiệu quả giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định về quản lý. ở Việt
Nam, tuy Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày
1/11/1995 của Bộ Tài chính về cơ bản khắc phục đợc hạn chế của hệ thống Kế toán
Việt Nam trớc đó nhng còn cha đề cập sâu đến kế toán quản trị, hơn nữa hệ thống
Chuẩn mực Kế toán Việt Nam vẫn đang đợc từng bớc soạn thảo và công bố, do vậy đòi

hỏi có nhận thức đầy đủ, hớng dẫn cụ thể về kế toán quản trị ở Việt Nam đang là một
nhu cầu hết sức bức thiết góp phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam.
Kế toán còn đợc hiểu là một nghề của quản lý hay một môn Hạch toán tác
nghiệp với các bớc kỹ thuật chuyên sâu trong quá trình từ ghi chép, xử lý phân tích các
nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán và khoá sổ. Sự
thống nhất giữa các bớc này cũng nh quan hệ giữa chúng đợc thể hiện thông qua
nguyên lý chung về tổ chức hạch toán kế toán.
Tổ chức hạch toán kế toán là xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành bản
chất của hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng hợp-cân đối
thông qua tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ tài khoản và báo cáo
kế toán cho các mục đích quản lý.
Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nội dung tổ chức
hạch toán kế toán bao gồm:
Tổ chức bộ sổ kế toán
Tổ chức công tác kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán
Mỗi một tổ chức trên đều chứa đựng 4 yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế
toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối và đều là những công việc
không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán. Bởi vậy, tổ chức sổ kế toán là một
trong những điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ chức khối lợng công tác kế
toán là cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp nhằm tổ chức công tác kế toán
hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất là thiết kế khối lợng công tác hạch toán
trên hệ thống sổ tài khoản theo một quy tắc nhất định trên cơ sở chứng từ kế toán
nhằm mục đích lập báo cáo kế toán. Sổ tài khoản chính là phơng tiện vật chất để thực
hiện công tác kế toán.
Nội dung tổ chức sổ kế toán:
Xây dựng hệ thống các loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ và số lợng sổ
mỗi loại.
Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu của các sổ tài khoản mỗi loại.

Xây dựng quy trình hạch toán trên sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung.
Xây dựng mô hình ghi chép của cả hệ thống sổ hay còn gọi là hình thức tổ
chức sổ kế toán.
Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán đang dần đợc phát triển và hoàn thiện theo
yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán trong nền kinh tế cạnh tranh. Trong
thực tế, nhiều nớc trên thế giới đang có xu hớng sử dùng duy nhất 1 hình thức tổ chức
sổ cho các doanh nghiệp. Khác với Mỹ chủ yếu áp dụng 1 hình thức sổ Nhật ký chung,
ở Việt Nam hiện có 4 hình thức phổ biến:
Hình thức Nhật ký chung
Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Hình thức Chứng từ - Ghi sổ
Hình thức Nhật ký - Chứng từ
Hình thức Nhật ký-Sổ cái rất ít đợc áp dụng do tính chất cồng kềnh, mở rộng
chiều ngang của sổ, hơn nữa sổ chỉ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn giản, sử dụng
rất ít tài khoản và lao động kế toán, trình độ quản lý và lao động kế toán thấp.
Hệ thống sổ sách kế toán phải đợc thiết kế thích hợp với hệ thống tài khoản bởi
sổ sách kế toán chính là phơng tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài khoản cùng nội
dung phản ánh của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với tài khoản thì mới phản
ánh (bằng phơng pháp đối ứng tài khoản) đợc nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh đã đợc phân loại, tập hợp.
Dựa vào đặc điểm vốn và quy mô nghiệp vụ của mình, đơn vị hạch toán tổ chức
hệ thống sổ sách theo một hình thức sổ kế toán thống nhất và thích hợp, tổ chức công
tác kế toán theo hình thức sổ đã áp dụng.
Khối lợng tổ chức công tác hạch toán kế toán của một đơn vị hạch toán đợc quy
định trong Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nớc ban hành theo Quyết định 25-HĐBT ngày
18/3/1989.
Khối lợng công tác kế toán trớc hết đợc nhìn nhận theo từng giai đoạn của quá
trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ; giai đoạn hệ
thống hoá, phân loại cho các chứng từ trên bộ sổ kế toán đã thiết kế; giai đoạn xử lý và
chọn lọc để lập các báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, tuỳ theo yêu cầu của quản lý, khối l-

ợng công tác kế toán còn bao gồm khối lợng hạch toán tổng hợp cho đối tợng và hạch
toán chi tiết cho một số đối tợng. Ngoài ra, khối lợng công tác kế toán còn đợc tổ chức
trên hai hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu cung cấp thông
tin phục vụ chủ thể không những bên ngoài mà cả bên trong nội bộ đơn vị.
Công tác kế toán phổ biến đợc tổ chức theo những phần việc riêng gọi là phần
hành kế toán. Phần hành kế toán là khối lợng công tác kế toán gắn với một đối tợng cụ
thể của hạch toán kế toán nh: vốn bằng tiền, tài sản cố định, vật liệu đầu vào, chi phí
sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ... Từ đó, mỗi phần hành lại đợc
phân chia logic từ tiền tại quỹ đến tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển; từ xây
dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý hay nhợng bán tài sản cố định; từ thu mua đến
dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán chi phí trực tiếp cho từng loại hoạt động đến chi
phí chung phân bổ cho từng loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá, xác
định và phân phối lợi nhuận;...
Trong mỗi phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín một quy
trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài khoản và kết
thúc ở giai đoạn lập báo cáo kế toán. Và trong đó, có thể tiến hành hạch toán chi tiết,
tổng hợp cho đối tợng trong phần hành. Do vậy, tổ chức công tác kế toán là xây dựng
hệ thống chỉ tiêu thông tin theo các phần hành thông qua việc thiết kế khối lợng công
tác kế toán theo 3 giai đoạn, theo mức độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhu cầu quản lý
bên trong hay bên ngoài. Theo đó, các phơng pháp hạch toán kế toán: chứng từ, tính
giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp-cân đối gắn liền với 3 giai đoạn hạch toán của một
chu trình khép kín và mối quan hệ giữa các phơng pháp đó đợc cụ thể hoá thích hợp
với mỗi phần hành cụ thể:
Phơng pháp chứng từ biểu hiện trên thực tế thông qua hệ thống bản chứng từ và quy
trình luân chuyển chứng từ tại mỗi phần hành.
Phơng pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá thành thực tế và các khoản
mục chi phí tại mỗi phần hành.
Phơng pháp đối ứng tài khoản đợc biểu hiện qua các quan hệ đối ứng kế toán và cách
ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp của mỗi phần hành.
Phơng pháp tổng hợp-cân đối biểu hiện thông qua hệ hệ thống báo biểu kế toán của kế

toán tài chính và kế toán quản trị.
Có thể nói, trình tự kế toán của mỗi phần hành đợc bắt đầu từ lập hoặc tiếp nhận
chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tợng hạch toán và luân chuyển
chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản và kết thúc bằng lập báo cáo
kế toán và phân tích. Đồng thời, mỗi phần hành nằm trong một chu kỳ kế toán của đơn
vị, quan hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một báo cáo tổng thể về công tác kế toán của
đơn vị đó.
Tổ chức công tác kế toán tại mỗi phần hành cho mỗi công việc cụ thể trong phần
hành đó, trớc hết phải nắm bắt đợc đặc điểm của đối tợng tổ chức hạch toán và yêu
cầu của quản lý đối với công tác hạch toán đối tợng đó, từ đó xác định nhiệm vụ tổ
chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạn lên báo cáo.
Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trớc hết
phải tìm hiểu đặc điểm của đối tợng hạch toán là vật liệu và yêu cầu của quản lý đối
với tổ chức kế toán vật liệu, từ đó xác định nhiệm vụ của tổ chức.
Vật liệu là đối tợng lao động đã qua tác động của lao động con ngời, đợc các đơn
vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực thể sản phẩm.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào
một chu kỳ sản xuất và giá trị của vật liệu đợc chu chuyển một lần hoàn toàn vào giá
trị của sản phẩm mới tạo ra.
Chất lợng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lợng sản phẩm sản xuất ra. Chi
phí vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản
phẩm. Do đó, việc tiết kiệm chi phí vật liệu mà vẫn bảo đảm chất lợng và cung cấp kịp
thời, đầy đủ là đòi hỏi đầu tiên cho các nhà doanh nghiệp khi bắt đầu một chu kỳ sản
xuất kinh doanh. Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu về các mặt số
lợng, chất lợng và giá cả chi phí thu mua.
Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Trong điều
kiện ngày nay, một khi nền sản xuất ngày càng mở rộng cả chiều rộng lẫn chiều sâu
thì việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và có kế hoạch ngày càng đợc coi
trọng. Công tác quản lý vật liệu đã trở thành yêu cầu của phơng thức kinh doanh trong
nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh gay gắt nhằm hớng tới hao phí vật t ít nhất và

hiệu quả kinh tế cao nhất.
Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp các thông tin về số lợng, chủng loại,
chất lợng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn cũng nh định mức tiêu hao và định mức dự trữ
ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.
Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại và đánh giá thống
nhất các loại vật liệu; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phơng
pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật liệu trên
báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý.
Nếu nh tổ chức công tác kế toán là thiết kế khối lợng công tác kế toán trên hệ
thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo kế toán thì tổ chức công tác kế
toán vật liệu là thiết kế khối lợng công tác kế toán của phần hành vật liệu trên hệ hệ
thống chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng cho phần hành kế toán vật liệu.
Trên cơ sở đối tợng và nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán bao gồm các
bớc sau:
B ớc 1 : Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu bao gồm việc kết hợp tổ chức chứng
từ và tính giá.