Thế nào là phương pháp chứng từ kế toán? Ý nghĩa và các yếu tố cấu thành của phương pháp

THẾ NÀO LÀ PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN? 
Ý NGHĨA VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH CỦA PHƯƠNG 
PHÁP
Đặc điểm của đối tượng hạch toán kế  toán là vốn luôn luôn  ở  trạng thái vận động. Để 
thực hiện từng lần biến động của từng đối tượng, hạch toán kế toán sử dụng khái niệm 
“nghiệp vụ kế toán”. Để “sao chụp” được các nghiệp vụ kế toán kinh tế cụ thể, kế toán  
sử dụng phương pháp chứng từ

1. Khái niệm và ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán 
1.1. Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán
­ Là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự  biến động của đối tượng hạch  
toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ  làm căn cứ  phân loại,  
tổng hợp kế toán.


1.2. Ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán
 

Ý nghĩa phương pháp chứng từ kế toán
­ Bản chất và chức năng của chứng từ chỉ rõ ý nghĩa của phương pháp này trong quản lý kinh tế. 
Có thể khái quát ý nghĩa của phương pháp trên các mặt chủ yếu sau:
+ Chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với sự biến đổi liên tục, không ngừng của đối tượng 
hạch toán kế  toán nhằm sao chụp nguyên hình tình trạng và sự  vận động của các đối tượng. 
Chính vì vậy, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được “sao chép” trên chứng từ.
+ Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát inh các nghiệp vụ kinh tế, với trách nhiệm của  
các cá nhân, các đơn vị  về  nghiệp vụ  đó. Vì vậy, chứng từ  góp phần thực hiện triệt để  hạch  
tóan kinh doanh nội bộ, gắn liền với kích thích lợi ích vật chất và trách nhiệm vật chất.
+ Hệ thống bản chứng từ (yếu tố cơ bản cấu thành phương pháp chứng từ) hoàn chỉnh là cơ sở 
pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ 
kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động sản xuất kinh  
doanh.

+ Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin “hỏa tốc” cho công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở 
đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế


+ Chứng từ là cơ  sở  để  phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ  kinh tế  vào các sổ  kế  toán theo dõi 
từng đối tượng hạch toán cụ thể.
=> Với ý nghĩa nếu trên, phương pháp chứng từ kế toán phải được sử dụng trong tất cả các đơn  
vị  hạch toán, không phân biệt các ngành nghề  kinh doanh, sản xuất và các thành phần kinh tế  
khác nhau. Tất nhiên, là một yếu tố trong hệ thống phương pháp hạch toán kế toán, chứng từ kế  
toán không thể thay thế cho các phương pháp khác mà phải thích ứng, tạo ra mối liên hệ với nội  
dung và hình thức hạch toán.
2. Các yếu tố cấu thành của phương pháp chứng từ
* Phương pháp chứng từ được cấu thành từ hai yếu tố cơ bản
2.1. Hệ  thống bản chứng từ  để  chứng minh tính hợp pháp của việc hình thành các nghiệp vụ 
kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán và là căn cứ để ghi sổ

Hệ thống bản chứng từ
­ Chứng từ là những minh chứng bằng văn bản, giấy tờ  chứng minh cho sự hình thành và hoàn  
thành của của các nghiệp vụ kinh tế ở một thời điểm thời gian và không gian nhất định


­ Bản chứng từ  vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ  kinh tế, vừa là  
phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế đó. Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng 
tất cả  các chỉ tiêu đặc trưng cho từng nghiệp vụ kinh tế về nội dung, quy mô, thời điểm, thời 
gian xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ mà người lập bản  
chứng từ…
­ Các tiêu thức phản ánh đặc trưng cho các nghiệp vụ  kinh tế  riêng được nêu trong mỗi bản  
chứng từ gọi là các yếu tố của bản chứng từ.
2.2. Kế hoạch toán luân chuyển chứng từ nhằm thông tin kịp thời trạng thái và sự biến động của  
các đối tượng hạch toán kế toán.

Kế hoạch luân chuyển chứng từ kế toán
­ Chứng từ kế toán thường xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này 
sang   giai   đoạn   khác   của   chứng   từ   gọi   là luân   chuyển   chứng   từ.  Sự   luân   chuyển   chứng 
từ thường được xác định từ  khâu lập (hoặc tiếp nhận chứng từ  bên ngoài) đến khâu lưu trữ 
hoặc rộng hơn đến khâu hủy chứng từ.
­ Do chứng từ  có nhiều loại với những đặc tính luân, quy trình luân chuyển khác nhau nên các 
giai đoạn (khâu) cụ  thể  của quá trình luân chuyển cũng khác nhau nhưng chung quy lại, luân  
chuyển chứng từ thương bao gồm các giai đoạn (khâu) sau:
+ Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài)


+ Kiểm tra chứng từ
+ Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán
+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ kế toán
+ Chuyển chứng từ vào lưu trữ và hủy