Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại văn phòng trung ương đảng thực trạng và giải pháp
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (168.67 KB, 28 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
***
TRẦN NGỌC SƠN
QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH
TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
- THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
MÃ SỐ 60 32 24
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN LỆ NHUNG
Hà Nội - 2011
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
***
TRẦN NGỌC SƠN
QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH
TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
Hà Nội - 2011
MỤC LỤC
_____
LỜI CẢM ƠN
MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu
hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
1.1.1
Quá trình hình thành và phát triển
1.1.2
Chức năng và nhiệm vụ
1.1.3
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng
1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với
các cơ quan Đảng và Nhà nước
1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
1.2 Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử
1.2.1
Khái niệm tài liệu điện tử
1.2.2
Đặc điểm của tài liệu điện tử
1.2.3
Quản lý tài liệu điện tử
1.3 Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng
1.3.1
Tài liệu điện tử đến
1.3.2
Tài liệu điện tử đi
1.3.3
Tài liệu điện tử nội bộ
1.4 So sánh tính ưu việt của tài liệu điện tử với tài liệu giấy
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
2.1 Khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng
2.2 Các văn bản quy định về quản lý tài liệu điện tử tại
Văn phòng Trung ương Đảng
2.3 Quy trình và phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại
Văn phòng Trung ương Đảng
2.3.1
Đối với tài liệu điện tử đến
2.3.2
Đối với tài liệu điện tử đi
2.3.3
Đối với tài liệu điện tử nội bộ
2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN
HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
3.1 Nhận xét
3.1.1
Những kết quả đạt được
3.1.2
Một số hạn chế
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu
điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng
3.2.1
Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài
3.2.2
khi được duyệt
Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử và triển khai thực h
3.2.3
Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việ
Văn phòng Trung ương Đảng
3.2.4
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
MỞ ĐẦU
1- Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Từ một vài thập kỷ gần đây, với những tác động mạnh mẽ của các tiến bộ khoa
học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông; thế giới đang
biến chuyển tới một nền kinh tế và xã hội mới mà thông tin và tri thức được xem là
nguồn lực chủ yếu. Thông tin đang trở thành nguồn tài nguyên quan trọng của xã
hội. Tài liệu điện tử trở thành một phương tiện lưu trữ thông tin hữu hiệu và ngày
càng phát triển nhanh chóng, có mặt hầu hết các ngành hoạt động kinh tế xã hội từ
trung ương đến địa phương ở nước ta. Trong một số cơ quan tài liệu điện tử thay
thế dần dần tài liệu bằng giấy và đã trở thành tài sản rất có giá trị của quốc gia.
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc của Ban Chấp hành
Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công việc
lãnh đạo của Đảng, phối hợp điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung
ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã
hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực
tiếp quản lý tài chính, tài sản của cơ quan Đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục
vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo. Vì vậy, tài liệu giấy và tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá
trình hoạt động có nội dung phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình
hoạt động của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Việc quản lý tài liệu điện
tử hiện hành hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là một nội dung có ý
nghĩa quan trọng và là một trong những công việc chủ yếu của công tác văn thư. Việc
quản lý tài liệu điện tử ở Văn phòng Trung ương Đảng đã được quy định và hướng dẫn
trong một số văn bản của Đảng, Nhà nước và của Văn phòng Trung ương Đảng. Nhưng
trên thực tế, công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương vẫn
còn nhiều hạn chế.
Chính vì lý do trên, mà tôi đã chọn đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử hiện hành
tại Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng và giải pháp” làm luận văn tốt
nghiệp thạc sĩ của mình, nhằm tìm hiểu thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử
hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng và đưa ra các giải pháp về quản lý tài
liệu điện tử hiện hành để công tác này được thực hiện nề nếp hơn, giúp cho lãnh
đạo Văn phòng Trung ương Đảng và các đơn vị trực thuộc cũng như toàn thể cán
bộ, nhân viên giải quyết công việc được thuận lợi, nhanh chóng, bảo đảm quản lý
an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung
ương Đảng. Chúng tôi nghiên cứu vấn đề này nhằm áp dụng tại Văn phòng Trung
3
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
ương Đảng, sau đó có thể nhân rộng phạm vi áp dụng đến các cơ quan Đảng và các
tỉnh, thành ủy.
2- Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau:
Nghiên cứu các nguồn tài liệu điện tử và hoạt động quản lý tài liệu điện tử của
Văn phòng Trung ương, qua đó chứng minh rằng ứng dụng công nghệ thông tin là một
trong những giải pháp để quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng.
-
Khảo sát và đánh giá công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành ở Văn
phòng Trung ương Đảng.
Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện
tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng.
3- Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: đề tài sẽ tập trung nghiên cứu những vấn đề sau:
- Tổng quan tài liệu điện tử nói chung, quản lý tài liệu điện tử nói riêng.
Tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng
Trung ương Đảng; thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn
phòng Trung ương Đảng, từ đó nêu lên những ưu điểm và hạn chế.
- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để tổ chức quản lý tài liệu điện tử
hiện hành nhằm nâng cao hiệu quả của việc bảo quản khai thác và sử dụng
tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng.
Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu các loại hình tài liệu điện tử hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng, đặc điểm và ý nghĩa của
nó cũng như thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành ở Vụ Hành
chính Văn phòng Trung ương Đảng từ khi hợp nhất (năm 2007) đến nay.
4- Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung tài
liệu điện tử hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng.
Thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn
phòng Trung ương Đảng.
- Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử
tại
Văn phòng Trung ương Đảng.
5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Quản lý tài liệu điện tử hiện hành là một hướng nghiên cứu được rất nhiều độc
giả quan tâm. Các nghiên cứu chính thức đã được công bố về quản lý tài liệu điện
4
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
tử ở Việt Nam không có nhiều vì quản lý tài liệu điện tử là vấn đề khó, khá phức
tạp đối với cơ quan, tổ chức Đảng nói chung và các cơ quan quản lý lưu trữ Đảng
nói riêng. Một số bài viết như:
Năm 1995, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương chủ trì triển khai nghiên cứu
đề tài khoa học “Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu phục vụ
việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam” - mã số KC04-VPTW, nghiệm thu năm 1996.
-
Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Lưu trữ Nhà nước: “Kỷ yếu
Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998”.
-
Các báo cáo tại Hội nghị khoa học về “Công tác văn thư trong cải cách
nền hành chính Nhà nước” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ
Nội vụ tại Hà Nội, 9-10/11/2005.
“Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử”
của KS Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin
của cơ quan Đảng.
“Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt
Nam hiện nay” của PGS, TS Vũ Duy Lợi.
“Những vấn đề thực tiễn trong giao dịch điện tử của các tổ chức cung ứng dịch
vụ thanh toán tại ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam” của bà Phạm Thị
Chuyền. Bài viết trình bày tóm tắt nội dung một số văn bản của Ngân hàng nhà
nước về giao dịch thanh toán điện tử; các chương trình thanh toán liên ngân hàng,
song phương với các ngân hàng bạn, thanh toán với khách hàng bằng chương trình
Homebanking, rút tiền tự động.
-
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ
quan nhà nước hiện nay” năm 2008 của Học viện Chính trị - Hành chính
Quốc gia Hồ Chí Minh, do TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm.
-
Nghiên cứu về tài liệu điện tử cũng đã được nhận được rất nhiều sự quan
tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của tác giả Kiều Thị Ngọc Mai: Vài nét về
ứng dụng công nghệ tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng
Chính phủ” hoặc bài viết của tác giả Huỳnh Diệu Mỹ: “Quản lý quá trình
xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học tại Văn phòng Chính
phủ”. Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “Ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin
quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm
2004; Đề án cấp cơ sở của tác giả Vũ Hồng Mây, công tác tại Cục Lưu
5
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
trữ Văn phòng Trung ương Đảng: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý
tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp uỷ từ
trung ương đến cấp tỉnh” mã số KHBĐ (2005)-2008, đề tài đã được nghiệm thu và
các kết quả nghiên cứu đề tài đang trong giai đoạn triển khai.
6- Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu là
các phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, phương pháp tiếp cận và
phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của luận văn.
Trong quá trình triển khai nghiên cứu, luận văn đã áp dụng các phương pháp
nghiên cứu cụ thể như:
Nghiên cứu và khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, đánh giá thực trạng công
tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành như việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và
chuyển giao tài liệu điện tử tại Vụ Hành chính Văn phòng Trung ương Đảng.
-
Vận dụng các phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, mô tả chức
năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành và
đề xuất các giải pháp quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan Văn phòng Trung
ương Đảng.
7- Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu tham
khảo sau:
- Luật Lưu trữ của các nước và tổ chức quốc tế, phần quy định về tài liệu điện
tử.
Các văn bản của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; các văn bản do Trung
ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ
đảng từ trung ương đến địa phương.
Nguồn tài liệu điện tử đi và đến được cập nhật trong cơ sở dữ liệu công văn
đi, đến tại Văn phòng Trung ương Đảng.
Các bài viết, các công trình nghiên cứu liên quan đến tài liệu điện tử và quản
lý tài liệu điện tử; các bài viết liên quan tới tài liệu điện tử tại các Hội nghị khoa
học và đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam.
- Các sách về tài liệu điện tử; các luận văn thạc sỹ liên quan tới tài liệu điện
tử.
8- Những đóng góp của luận văn
Kết quả nghiên cứu của luận văn có những đóng góp cơ bản như sau:
Thứ nhất, luận văn đã khái quát được các nguồn tài liệu điện tử hình thành
trong hoạt động của Trung ương, Văn phòng Trung ương Đảng và thực trạng công
6
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
tác quản lý tài liệu điện tử. Luận văn cũng đã có sự phân tích tổng quát về vai trò
của công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện
tử như là một công cụ giải pháp cơ bản góp phần hoàn thiện việc quản lý tài liệu
điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và các cơ quan đảng nói chung.
Thứ hai, luận văn cũng đã nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp để
nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu điện tử, qua đó góp phần nâng cao
hiệu quả việc khai thác sử dụng thông tin của tài liệu điện tử phục vụ sự lãnh đạo
chỉ đạo của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng.
9- Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được cấu trúc thành 3 chương.
Phần mở đầu giới thiệu khái quát về luận văn, mục đích ý nghĩa của đề tài nghiên
cứu, lịch sử nghiên cứu vấn đề, các nguồn tư liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài và
phương pháp nghiên cứu, đồng thời giới thiệu về bố cục của luận văn.
Chương 1: Tổng quan về tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử tại Văn
phòng Trung ương Đảng
Chương 2: Thực trạng của công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại
Văn phòng Trung ương Đảng
Chương 3: Một số nhận xét và các giải pháp nâng cao hiệu quả của công
tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng
Phần kết luận nêu tóm tắt kết quả của luận văn trên cơ sở các nhiệm vụ đặt ra ở
phần mở đầu.
Ngoài ra để minh họa thêm cho đề tài, luận văn của chúng tôi còn có thêm phần
phụ lục.
Cuối cùng, vì các nguyên nhân chủ quan và khách quan trong quá trình thực
hiện đề tài nghiên cứu, nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu sót,
hạn chế nhất định. Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý, chỉ giáo của các
nhà khoa học và của người đọc.
Trong quá trình thực hiện luận văn, ngoài sự cố gắng của bản thân, chúng tôi đã
nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, của các cán bộ, nhân viên lưu trữ đang
làm việc tại Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
Đảng, cán bộ nhân viên Trung tâm Công nghệ thông tin và Vụ Hành chính Văn phòng
Trung ương Đảng. Đặc biệt, là sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chu đáo của Tiến sĩ
Nguyễn Lệ Nhung, chúng tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc.
Một lần nữa xin chân thành cảm ơn tất cả sự giúp đỡ ấy.
7
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI
LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
1.1 Giới thiệu về Văn phòng Trung ương Đảng và tài liệu hình thành trong
hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Lịch sử Văn phòng Trung ương Đảng được gắn liền với quá trình ra đời và lãnh đạo
của Đảng, luôn phục vụ đắc lực cho hoạt động lãnh đạo của Ban Chấp hành Trung
ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư qua các thời kỳ cách mạng. Qua mỗi chặng đường lịch
sử khác nhau thì công tác văn phòng cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
Trung ương Đảng có sự thay đổi phù hợp với yêu cầu thực tiễn đặt ra.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
Căn cứ vào Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 của Bộ Chính trị thì
chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng được
quy định như sau:
Chức năng:
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành
Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tổ chức, điều hành công
việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu
của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh
vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lí tài
chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của các cơ quan đảng
Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng
thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
Nhiệm vụ:
- Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng, tổ
chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác, sơ kết, tổng
kết và sửa đổi, bổ sung Quy chế nếu thấy cần thiết.
Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác của đồng chí Tổng Bí
thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ
viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư để thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công
tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các hội nghị
Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do Bộ Chính trị,
Ban Bí thư triệu tập; các cuộc làm việc của đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí
Thường trực Ban Bí thư.
Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lí công việc hằng ngày của Đảng.
8
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm lãnh đạo Văn phòng
và các đơn vị trực thuộc sau: Vụ Tổng hợp, Vụ Thư ký, Vụ Kinh tế, Vụ Xã hội, Vụ
Nội chính, Vụ Pháp luật và cải cách tư pháp, Vụ Địa phương I (tại Hà Nội), Vụ
Địa phương II (tại thành phố Hồ Chí Minh), Vụ Địa phương III (tại Đà Nẵng), Vụ
Hành chính, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Vụ Tổ chức - Cán bộ, Vụ Tài chính, Vụ Quản
lý đầu tư và xây dựng, Cục Quản trị A, Cục Quản trị T78 (tại Thành phố Hồ Chí
Minh), Cục Quản trị T26 (tại Đà Nẵng), Cục Quản trị - Tài vụ, Cục Lưu trữ, Trung
tâm Công nghệ thông tin, Tạp chí Văn phòng cấp uỷ, Ban Quản lí dự án các công
trình của Đảng ở Trung ương.
Bên cạnh đó, Văn phòng Trung ương Đảng còn có 3 doanh nghiệp trực thuộc là
Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây, Công ty In Tiến Bộ hoạt động theo luật doanh
nghiệp và một số tổ chức đoàn thể như: Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên,
Hội Cựu chiến binh cơ quan.
1.1.4 Mối quan hệ của Văn phòng Trung ương Đảng với các cơ quan Đảng
và Nhà nước
Văn phòng Trung ương Đảng có mối quan hệ công tác với các ban Trung ương
Đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương và các tỉnh uỷ,
thành uỷ trực thuộc Trung ương.
1.1.5 Tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
Một trong những phương tiện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước là các
văn bản hình thành trong hoạt động quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng.
Hàng ngày, Văn phòng Trung ương Đảng tiếp nhận các văn bản của các cơ quan
gửi đến cũng như phát hành một số lượng rất lớn các văn bản chỉ đạo của Bộ
Chính trị, Ban Bí thư, Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư và của Văn phòng
Trung ương Đảng trả lời ý kiến của các cấp, các ngành gửi xin ý kiến và trao đổi
công việc, có thể chia thành 3 loại như sau: Văn bản đi, văn bản đến và văn bản
lưu hành nội bộ.
* Tài liệu đến
Tài liệu đến được hiểu là văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến cơ quan
Văn phòng Trung ương Đảng và được tiếp nhận tại bộ phận Vụ Hành chính Văn
phòng Trung ương Đảng.
* Tài liệu đi
Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của Trung ương Đảng, Văn phòng Trung
ương Đảng được quyền ban hành các loại văn bản theo thẩm quyền ban hành và
thể thức văn bản của Đảng, Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng.
9
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
* Tài liệu lưu hành nội bộ
Bên cạnh nguồn tài liệu đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan Văn
phòng Trung ương Đảng được thông suốt, trong hệ thống văn bản của Văn phòng
Trung ương Đảng phát sinh một nguồn văn bản nữa được gọi là văn bản nội bộ.
Văn bản nội bộ bao gồm một số loại sau: quyết định, công văn, báo cáo, thông báo,
nội quy, quy chế, tờ trình. Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơ
quan Văn phòng Trung ương Đảng, từ các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung
ương Đảng và không ban hành ra bên ngoài.
1.2 Tổng quan về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử
1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử
Theo ISO 15489, tài liệu điện tử cũng là tài liệu. Trong đề tài này, tài liệu điện
tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài
liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hoá
(digitalised).
1.2.2 Đặc điểm của tài liệu điện tử
- Hình thức thông tin điện tử.
- Tính có thể tách rời giữa thông tin và vật mang tin.
- Kết cấu vật lý và tính phức tạp của kết cấu đối với độ tin cậy của bối cảnh
thông tin và dữ liệu.
- Tính dễ sửa chữa, dễ phục chế.
- Tính đa truy cập và khả năng cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài
liệu trong cùng một thời điểm.
1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử
Quản lý tài liệu điện tử là sự tác động có mục đích của cơ quan quản lý đến các
đối tượng bị quản lý, bằng một hệ thống các quy chế, quy định nhằm mục tiêu
quản lý được đầy đủ khối tài liệu điện tử của cơ quan sản sinh ra nhằm mục đích
phục vụ cho việc bảo quản và khai thác tài liệu điện tử một cách nhanh chóng và
thuận tiện.
1.3 Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng
Nguồn tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng gồm có:
Công văn đến: bao gồm các tài liệu của các cơ quan, đơn vị, cá nhân gửi đến
Văn phòng Trung ương Đảng được cập nhật đăng ký vào cơ sở dữ liệu công văn
đến của Văn phòng Trung ương Đảng
Công văn đi: Bao gồm các tài liệu do Văn phòng Trung ương Đảng phát hành
(văn bản của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng) được cập nhật vào cơ
sở dữ liệu công văn đi của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng.
10
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
Tài liệu nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng gồm: Văn bản của các đơn vị
trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng gửi trong nội bộ cơ quan.
1.3.1 Tài liệu điện tử đến
Văn phòng Trung ương Đảng đăng ký cập nhật công văn đến và quản lý bằng
máy vi tính có nối mạng LAN của cơ quan với các đơn vị trực thuộc, cán bộ,
chuyên viên của cơ quan khi tiếp nhận văn bản để giải quyết phải có trách nhiệm
quản lý văn bản theo quy định của cơ quan.
1.3.2 Tài liệu điện tử đi
Tài liệu đi của Văn phòng Trung ương Đảng gồm có 2 loại: Công văn đi của
Trung ương và công văn đi của Văn phòng Trung ương Đảng : các văn bản đi này
đều được cập nhật và gắn tệp file văn bản đầy đủ 100% trên cơ sở dữ liệu công văn
đi, sau khi phát hành chính thức các văn bản này được cập nhật đầy đủ toàn văn
nội dung công văn vào cơ sở dữ liệu và tuỳ theo mức độ mật của văn bản mà được
chuyển qua đường mạng đối với các cơ quan, đơn vị được nhận văn bản.
1.3.3 Tài liệu điện tử nội bộ
Trong hệ thống thông tin của Văn phòng Trung ương Đảng, văn bản lưu hành
nội bộ là những văn bản do các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng ban
hành. Văn bản do đơn vị nào ban hành sẽ lấy số và được đăng ký hệ thống số công
văn đi của đơn vị đó và các đơn vị nhận văn bản sẽ đăng ký vào cơ sở dữ liệu công
văn đến của đơn vị mình. Văn bản lưu hành nội bộ có thể là văn bản được in ra
giấy và được chuyển giao theo cách thức truyền thống, nhưng cũng có thể được
hình thành và chuyển giao trên mạng nội bộ. Tuy nhiên, hình thức quản lý và
chuyển giao văn bản trên mạng nội bộ hiện nay tại Văn phòng Trung ương Đảng
vẫn chưa phải là hình thức phổ biến mà chủ yếu là các thông tin đưa lên mạng nội
bộ phục vụ cho việc nắm thông tin chung của cơ quan.
1.4 So sánh tính ưu việt của tài liệu điện tử với tài liệu giấy
- Nhất thể hóa thông tin tổng hợp.
- Mật độ lưu giữ thông tin cao, không gian lưu giữ nhỏ, thống nhất trong quản
lý.
- Tự động hóa quản lý văn bản.
Tiểu kết chương 1
Tài liệu điện tử được sản sinh ra ngày một nhiều theo sự phát triển của xã hội
hiện đại, xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức. Nhu cầu quản lý tài liệu điện tử
phục vụ cho tra cứu hàng ngày và về lâu dài là nhu cầu tất yếu khách quan và giữ
một vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng.
Quản lý tốt nguồn tài liệu điện tử này là mục tiêu của cơ quan Văn phòng Trung
ương Đảng, qua đó góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ
quan. Qua những vấn đề đã trình bày ở trên, rõ ràng tài liệu điện tử tại Văn phòng
11
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
Trung ương Đảng có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin nhưng vẫn chưa hoàn toàn
triệt để. Văn bản mới chỉ được đăng ký cập nhật vào cơ sở dữ liệu công văn đi,
công văn đến, việc chuyển giao văn bản, xử lý và phối hợp xử lý văn bản vẫn
mang tính truyền thống. Để quản lý tốt nguồn tài liệu điện tử phục vụ cho công tác
lưu trữ đầy đủ và lâu dài thì một trong những giải pháp lựa chọn là ứng dụng công
nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử một cách triệt để hơn nữa. Với sự phát
triển không ngừng của công nghệ thông tin và trình độ, năng lực của cán bộ như
hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tốt tài liệu điện tử của Văn
phòng Trung ương Đảng là hoàn toàn mang tính khả thi.
CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
2.1 Tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng
Quản lý tài liệu điện tử đi, tài liệu điện tử đến và tài liệu điện tử nội bộ và xử lý
văn bản qua mạng trên phần mềm Lotus Notes tại Văn phòng Trung ương Đảng
thực chất là quản lý toàn bộ các tài liệu điện tử trên cơ sở dữ liệu công văn đi, công
văn đến và văn bản nội bộ trên mạng máy tính giúp cho việc lưu trữ tài liệu điện tử
được đầy đủ nhằm phục vụ khai thác được nhanh chóng thuận tiện.
Mục tiêu của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và điều
hành bằng văn bản qua mạng nhằm góp phần kiểm soát thông tin kịp thời, loại trừ
sự chậm trễ trong giải quyết công việc và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu còn được coi là một giải
pháp nhằm quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
2.2 Các văn bản quy định về quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung
ương Đảng
*
Theo Quy định số 2114-QĐ/VPTW, ngày 01/9/2008 của Văn phòng
Trung ương Đảng quy định về quản lý, cập nhật, phát hành, sử dụng tài
liệu trên mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng.
*Quy định số 2115-QĐ/VPTW, ngày 01/9/2008 của Văn phòng Trung ương Đảng
Quy định về quản lý, sử dụng và bảo vệ mạng máy tính của Văn phòng Trung
ương Đảng đã xác định trách nhiệm, nội dung quản lý, sử dụng và bảo vệ
mạng máy tính của Văn phòng Trung ương Đảng để áp dụng thống nhất trong
cơ quan.
*
Quy định số 01-QĐ/VPTW, ngày 07/4/2011 của Văn phòng Trung ương
Đảng về việc gửi, nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng .
12
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
2.3 Quy trình và phương pháp quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn
phòng Trung ương Đảng
Qua thực tế khảo sát đối với một số cơ quan nhà nước và cơ quan Đảng cho
thấy các khâu nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu điện tử hiện hành còn mang tính tự
phát, được tiến hành nhằm mục đích cơ bản là phục vụ cho các hoạt động có tính
tác nghiệp hàng ngày. Xuất phát từ mục đích như vậy cho nên các khâu nghiệp vụ:
từ thu thập xác định giá trị, tổ chức khoa học (phân loại, biên mục, sắp xếp…), bảo
quản, lập các công cụ tra cứu đến công tác tổ chức sử dụng đều được tiến hành tùy
thuộc vào trình độ hiểu biết của cán bộ thừa hành và trình độ nhận thức cũng như
mối quan tâm của cán bộ lãnh đạo ở từng cơ quan. Nói một cách khái quát là công
tác lưu trữ tài liệu điện tử hiện hành ở nước ta nói chung và tại Văn phòng Trung
ương Đảng nói riêng còn hạn chế, chưa có sự chỉ đạo thống nhất về mặt nghiệp vụ
cũng như về mặt tổ chức. Các mối quan hệ giữa lưu trữ văn bản giấy hành chính
với lưu trữ tài liệu điện tử chưa được xác lập một cách chính thức. Trong thực tế
hiện nay song song tồn tại hai hệ thống lưu trữ: hệ thống lưu trữ tài liệu giấy và hệ
thống lưu trữ tài liệu điện tử hoạt động độc lập nhau.
2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến
Quy trình xử lý văn bản trong chương trình “xử lý công văn” được xây dựng
như sau:
- Đối với công văn đến:
+ Văn thư tiếp nhận và đăng ký (cho số đến; nhập siêu dữ liệu);
+
Chuyển xin ý kiến hoặc chuyển xử lý tới các lãnh đạo hoặc chuyên viên trong
cơ quan;
+ Lãnh đạo, chuyên viên xử lý công văn (đọc và đưa ra các ý kiến giải
quyết);
+ Chuyển công văn cho các chuyên viên khác xử lý (nếu cần);
+ Chuyển lãnh đạo kết thúc xử lý.
Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc quản lý tài liệu điện tử là một nội dung
quan trọng không những có tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc của cơ quan còn
ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và hoạt động của công tác lưu trữ. Thực tế hiện nay,
lưu trữ tài liệu điện tử hiện hành còn là một vấn đề chưa được thực hiện tại nhiều các
cơ quan, tổ chức mà Văn phòng Trung ương Đảng là một trong số đó, thực tế này xuất
phát từ nhiều lý do, cả về khách quan và chủ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác quản lý tài liệu điện tử hiện hành phần nào đã khắc phục được vấn đề
trên. Tất cả các văn bản đi và đến đều được quản lý tại một cơ sở dữ liệu. Việc quản lý
chúng sẽ dựa trên các tiêu chí được xây dựng theo yêu cầu của người sử dụng. Trong
chương trình phần mềm quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng, việc
ứng dụng đối với chức năng lập hồ sơ hiện hành là một yêu
13
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
cầu nhằm nâng cao hơn nữa khả năng sử dụng của chương trình. Mỗi một văn bản
khi được cập nhật vào cơ sở dữ liệu đều được quản lý theo các tiêu chí chung như
tên loại văn bản, ngày tháng của văn bản, trích yếu nội dung văn bản... đây cũng là
những tiêu chí cơ bản giúp cho việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện một cách
thuận lợi. Thực tế hiện nay Văn phòng Trung ương Đảng chưa tiến hành quét văn
bản đến và số hóa văn bản đến được. Đặc điểm của các dữ liệu về văn bản được
quản lý trong hệ thống là cấu trúc phân cấp, toàn bộ hệ thống văn bản gửi đến cơ
quan Văn phòng Trung ương Đảng được phân chia thành các cấp độ khác nhau.
2.3.2 Đối với tài liệu điện tử đi
- Đối với công văn đi:
+ Tạo lập dự thảo (do chuyên viên thực hiện);
+ Chuyển xin ý kiến của các chuyên viên, lãnh đạo cơ quan;
+
Chuyên viên xử lý công văn đi bằng cách đọc dự thảo, xem xét ý kiến góp ý
của các chuyên viên khác để đưa ra ý kiến xử lý của mình hoặc hoàn chỉnh lại
dự thảo;
+
Chuyển lãnh đạo cơ quan ký duyệt và cho phép phát hành. Lãnh đạo cơ
quan được phép đọc và duyệt dự thảo (có thể bổ sung chỉnh sửa thêm);
quyết định cho phép phát hành công văn;
+ Công văn đi được chuyển tới văn thư để cho số công văn đi và làm thủ tục
phát hành. Khi công văn đi đã phát hành là kết thúc quá trình xử lý.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã hình
thành một khối lượng lớn các văn bản đi. Thực tế hiện nay các văn bản đi mới chỉ
được đăng ký trích yếu và các trường trên máy sau đó gắn tệp (file) vào nội dung
của tất cả văn bản nhưng chưa tiến hành quét các văn bản đã đóng dấu phát hành,
do vậy việc khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu công văn đi vẫn chưa đáp ứng được
yêu cầu vì các văn bản chỉ có bản file không có chữ ký và dấu.
2.3.3 Đối với tài liệu điện tử nội bộ
Đối với công văn nội bộ: quy trình xây dựng tương tự như công văn đi (không
phát hành ra ngoài cơ quan mà chỉ phát hành trong nội bộ cơ quan).
2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử
Việc tìm kiếm khai thác tài liệu điện tử ở Văn phòng được thực hiện một cách
thường xuyên theo yêu cầu của lãnh đạo. Việc khai thác tài liệu điện tử dựa vào
các tiêu chí để tìm kiếm như: số, ký hiệu của văn bản, nội dung trích yếu của văn
bản, thời gian… trên cơ sở dữ liệu công văn đi, công văn đến.
Tiểu kết chương 2
Nội dung chính chương này trình bày cụ thể thực trạng, ưu điểm và hạn chế công
tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng. Luận văn đã trình bày và
có sự phân tích về mục tiêu của công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng
14
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
Trung ương Đảng. Trên cơ sở mục tiêu đã được xác định, luận văn mô tả và phân
tích các chức năng của phần mềm ứng dụng để quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu
cầu của hoạt động khai thác sử dụng thông tin của tài liệu điện tử để phục vụ Trung
ương và Văn phòng Trung ương Đảng.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH
TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
3.1 Nhận xét
3.1.1 Những kết quả đạt được
Để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Văn phòng Trung
ương Đảng đã chú trọng việc quản lý tốt nhất nguồn văn bản hình thành trong hoạt
động của mình. Qua khảo sát của đề tài, việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại
Văn phòng Trung ương đã đạt được một số kết quả nhất định sau:
- Quản lý tài liệu điện tử hiện hành trên cơ sở dữ liệu công văn đi, đến và
văn bản lưu hành nội bộ giúp cho việc đăng ký, quản lý, thống kê và tra
tìm văn bản một cách nhanh nhất, đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu của
hoạt động quản lý hiện nay tại Văn phòng Trung ương Đảng.
- Quản lý tài liệu điện tử giúp cung cấp thông tin cho lãnh đạo xử lý văn
bản và theo dõi chặt chẽ quá trình xử lý văn bản của cán bộ chuyên viên.
Với những tính năng như vậy, chương trình quản lý công văn trên mạng đã hỗ
trợ đắc lực cho công tác văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng, góp phần đáng
kể vào việc nâng cao năng suất lao động của các cán bộ, chuyên viên trong cơ
quan Văn phòng Trung ương Đảng, qua đó đã góp phần vào việc nâng cao hiệu
quả công tác quản lý nhà nước của Văn phòng Trung ương Đảng.
3.1.2 Một số tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được như trên, việc quản lý tài liệu điện tử hiện
hành của Văn phòng Trung ương Đảng cũng vẫn còn một số những tồn tại cần
khắc phục. Cụ thể là:
* Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chưa đầy đủ
Việc quản lý tài liệu điện tử của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương
Đảng còn hạn chế. Trong thời gian vừa qua, các văn bản chỉ đạo mới chỉ tập trung
vào các nội dung nghiệp vụ văn thư truyền thống (quản lý, chu chuyển, vận hành,
giải quyết văn bản đi, đến) với đối tượng chủ yếu là tài liệu giấy. Các nội dung
nghiệp vụ liên quan đến tài liệu điện tử và quản lý, xử lý tài liệu điện tử chưa được
xây dựng và ban hành. Nhiều nội dung trong một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
15
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
nghiệp vụ (ví dụ Quy định 403, 667 của Văn phòng Trung ương Đảng) không còn
phù hợp với thực tiễn nhưng chậm được bổ sung, sửa đổi.
* Chưa có quy định cụ thể về thể loại, danh mục tài liệu điện tử cần lưu Hiện
nay, Văn phòng Trung ương Đảng chưa có quy định cụ thể về thể loại,
danh mục tài liệu điện tử cần lưu trữ mà công văn đến chủ yếu là nhập trích yếu
công văn đến hàng ngày và cập nhật cơ sở dữ liệu công văn đi có gắn tệp đính kèm
theo từng thể loại của tài liệu. Việc quét các văn bản đến và văn bản đi chưa được
tiến hành, nên việc khai thác thông tin của văn bản đi chỉ mang tính tham khảo, giá
trị pháp lý không được bảo đảm. Còn khi khai thác các thông tin của văn bản đến
chỉ biết trích yếu nội dung của văn bản và người tiếp nhận xử lý còn các thông tin
khác thì phải gặp người xử lý trực tiếp văn bản giấy mới biết được thông tin.
* Hiện nay, tại bộ phận văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng tồn tại
song song hai cách thức quản lý văn bản
Văn bản sau khi được cán bộ văn thư cập nhật vào cơ sở dữ liệu của hệ thống
sẽ phân cho các cá nhân và đơn vị tham gia xử lý thông qua hình thức sổ chuyển.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin thiếu triệt để và đồng bộ giữa các đơn vị trong
cơ quan vô hình trung đã làm giảm tốc độ làm việc của hệ thống bởi hiện nay việc
ứng dụng công nghệ thông tin ở các đơn vị trong cơ quan trình độ không đồng đều
giữa các đơn vị nghiên cứu và các đơn vị phục vụ.
*
Cơ sở dữ liệu văn bản đi, đến không thể liên kết với chương trình ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lý, thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ tại
kho lưu trữ
Chúng ta đều biết rằng tài liệu điện tử hiện hành là nguồn chủ yếu cho bổ sung
vào các lưu trữ nói chung và tài liệu văn thư của Văn phòng Trung ương Đảng là
nguồn bổ sung chủ yếu cho Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Khi mà toàn bộ cơ sở
dữ liệu tài liệu điện tử đi và đến của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng đã được
quản lý chặt chẽ thì cần có sự liên kết với chương trình quản lý tài liệu lưu trữ tại
Kho Lưu trữ Trung ương Đảng để Kho Lưu trữ có thể kiểm soát tốt nguồn tài liệu
bổ sung chủ yếu này. Làm được điều đó sẽ tránh được tình trạng mất mát, thất lạc
tài liệu trong quá trình hoạt động.
* Quy trình xử lý văn bản đi, đến, nội bộ thực hiện chưa thống nhất
Việc xử lý văn bản đi và văn bản đến nội bộ của cơ quan chưa được một số cục, vụ,
công ty trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thực hiện thống nhất. Cụ thể:
Văn bản đi: Các đơn vị soạn thảo, trình lãnh đạo ban ký, chuyển văn thư cục,
vụ cho số và làm thủ tục phát hành. Do vậy đã dẫn đến tình trạng văn bản sai thể
thức (không thể sửa chữa được), cho số và ngày tháng năm ban hành văn bản bằng
tay, không lưu được các tệp tin điện tử của các văn bản khi ban hành chính thức.
16
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
Văn bản đến: văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký, chuyển lãnh đạo phân phối
và chuyển thẳng đến các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết. Đối với
những trường hợp phải chuyển tiếp văn bản đến các đơn vị và cơ quan khác để xử
lý nhưng không qua văn thư làm thủ tục chuyển tiếp. Do vậy, việc theo dõi quá
trình luân chuyển văn bản đến trong cơ quan không thực hiện được.
Việc gửi nhận văn bản đi, đến trên mạng thông tin diện rộng giữa Văn phòng
Trung ương Đảng với các cơ quan Đảng ở Trung ương và các tỉnh, thành ủy chưa
được duy trì thường xuyên, thậm chí rất ít.
Những hạn chế trên đây là do từ nhiều nguyên nhân, nhưng có thể xét đến một
số nguyên nhân như sau:
- Nguyên nhân do thiếu quy định pháp lý
- Nguyên nhân do tâm lý cán bộ
- Nguyên nhân do đầu tư kinh phí chưa thoả đáng
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài liệu
điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng
Kinh nghiệm cho thấy để quản lý tốt tài liệu điện tử hiện hành ở Văn phòng
Trung ương Đảng cần phải tiến hành rà soát lại toàn bộ các quy trình nghiệp vụ về
công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Trung ương Đảng một cách chặt chẽ.
Trước hết cần có cách tiếp cận hệ thống về tài liệu điện tử: phải nghiên cứu tổng
thể, phân tích cẩn thận từng phần, nêu rõ mục đích, vai trò, đối tượng, xác định rõ
số lượng và loại tài liệu điện tử thuộc diện cần quản lý. Chỉ có trên cơ sở kết quả
nghiên cứu đó mới có thể quyết định, nên quản lý các loại tài liệu điện tử nào và sử
dụng những phương tiện nào cho mục đích ấy.
Đối với việc quản lý tài liệu điện tử, ngoài các biện pháp khắc phục hạn chế
như chúng tôi đã nêu ở trên, để đảm bảo cho việc quản lý tài liệu điện tử có hiệu
quả đòi hỏi phải có các quy định cụ thể và thống nhất việc thực hiện quản lý tài
liệu điện tử. Sau đây chúng tôi xin đề xuất một số các giải pháp nhằm nâng cao hơn
nữa việc quản lý tài liệu điện tử tại Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và của
các cơ quan, tổ chức đảng khác nói chung như sau:
3.2.1 Xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý tài liệu điện tử
Văn phòng Trung ương Đảng cần phát huy vai trò đầu tầu trong việc hoàn thiện
thể chế, đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy nghiên cứu và
phát triển và không ngừng nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin làm nền cho sự phát
triển tất cả hoạt động cũng như sự phát triển nguồn nhân lực con người.
3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử và triển khai thực hiện đề án
khi được duyệt
Để quản lý tài liệu điện tử của Văn phòng Trung ương Đảng được đầy đủ, Văn
17
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
phòng Trung ương Đảng sớm giao cho Cục Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Công
nghệ thông tin và Vụ Hành chính nghiên cứu, xây dựng đề án quản lý tài liệu điện
tử của Đảng; trên cơ sở các tiêu chuẩn quốc tế, cần xây dựng các quy định về các
chuẩn thông tin và các chuẩn công nghệ phục vụ cho việc quản lý và triển khai các
hệ thống thông tin điện tử của Đảng.
Đề án ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử cần được ứng
dụng rộng rãi, hiệu quả trong các cơ quan Đảng và văn phòng cấp ủy giúp tăng
cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả, khả năng cạnh
tranh, đáp ứng quá trình hoàn thiện các chính sách hỗ trợ ứng dụng công nghệ
thông tin và triển khai hiệu quả các đề án lớn về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hệ thống văn phòng cấp ủy.
3.2.2.1 Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu phục vụ hoạt động quản lý tài
liệu điện tử
3.2.2.2 Tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, nâng cấp, hoàn thiện các phần mềm đang
sử dụng trong các cơ quan Đảng
3.2.2.3 Xây dựng các yêu cầu cụ thể đối với việc thực hiện các giao dịch hành
chính qua mạng điện tử
3.2.2.4 Đầu tư kinh phí
3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi mới quy trình công tác và lề lối làm việc của Văn
phòng Trung ương Đảng
Để biến tiềm năng của công nghệ thông tin có thể đem lại cho Văn phòng Trung
ương Đảng thành hiện thực trong việc quản lý tài liệu điện tử, lãnh đạo Văn phòng
Trung ương Đảng cần coi trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin có vị trí đặc biệt và
cách tiếp cận sáng tạo không ngừng thúc đẩy việc nâng cao ý thức trách nhiệm của các
cán bộ, công chức trong việc quản lý tài liệu điện tử một cách đầy đủ.
3.2.4 Đào tạo và bồi dưỡng nhân lực
Để có thể quản lý được tài liệu điện tử, trước hết, cán bộ văn thư lưu trữ cơ
quan Đảng cần nắm vững lý luận và các nội dung nghiệp vụ công tác văn thư lưu
trữ và có hiểu biết sâu sắc về chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt động của cơ quan.
Đồng thời phải hiểu được công nghệ có tác dụng như thế nào trong việc lưu giữ tài
liệu và xác định được những công việc cần làm để quản lý tài liệu điện tử.
Để thực hiện được mục đích đã đề ra là quản lý đầy đủ tài liệu điện tử do Văn
phòng Trung ương sản sinh ra ngay từ ban đầu thì nguồn nhân lực giữ một vai trò
quyết định.
Nói chung, việc đào tạo về công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý tài liệu điện
tử cho cán bộ, công chức của Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng và của các cơ
quan Đảng nói chung đều nhằm đến 3 đối tượng chủ yếu, đó là: người sử dụng là
18
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
các cán bộ, công chức làm công tác chuyên môn trong hệ thống thông tin có sử
dụng máy tính điện tử; các chuyên viên tin học; các cán bộ làm công tác lãnh đạo
quản lý.
Tiểu kết chương 3
Văn phòng Trung ương Đảng, một cơ quan giữ vị trí quan trọng trong tổ chức
bộ máy của Đảng, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý tài liệu
điện tử đã được các cấp lãnh đạo chú trọng từ rất sớm và đã có những biện pháp cụ
thể và tích cực nhằm đưa công nghệ thông tin trở thành một động lực quan trọng
cho sự phát triển của Đảng.
Ngoài những kết quả đã đạt được của Văn phòng Trung ương Đảng trong việc
quản lý tài liệu điện tử hiện hành nói chung và ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý văn bản nói riêng, chúng tôi cũng đã trình bày một số hạn chế và
hướng khắc phục những hạn chế đó. Cũng phải nói rằng, những hạn chế đó của
không chỉ Văn phòng Trung ương Đảng mà của tất cả các cơ quan Đảng và các cơ
quan quản lý hành chính Nhà nước khác khi tiến hành tin học hoá hoạt động của
mình. Bên cạnh đó, trong chương này, chúng tôi cũng tập trung vào việc đề xuất
các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ thông để quản
lý tài liệu điện tử. Triển khai có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý tài liệu điện tử là một giải pháp để hoàn thiện công tác lưu trữ tài
liệu điện tử, mặt khác cũng chính là góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng Trung ương Đảng nhằm từng bước thực hiện việc cải cách
thành chính và thủ tục hành chính trong Đảng.
KẾT LUẬN
Tài liệu điện tử đang được sản sinh ra ngày một nhiều theo sự phát triển của xã
hội hiện đại - xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức toàn cầu hoá. Nhu cầu lưu trữ
các loại tài liệu điện tử phục vụ cho tra cứu hàng ngày và về lâu dài là nhu cầu tất
yếu khách quan. Các nước trên thế giới đã có nhiều kinh nghiệm trong công tác lưu
trữ với loại tài liệu này. Nước ta hiện nay, trong các cơ quan Nhà nước cũng như
các cơ quan Đảng, công tác lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử đã bước đầu được quan
tâm tới và đạt được những kết quả nhất định. Những kết quả, những kinh nghiệm
ban đầu đó đáng được trân trọng và cần được tiếp tục nghiên cứu một cách toàn
diện hơn nữa để đưa ra những chính sách nhằm tổ chức quản lý và thực hiện công
tác lưu trữ tài liệu điện tử trong thời gian tới.
Với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin trong thời đại ngày
nay mà cốt lõi là các công cụ, phương tiện tin học và hệ thống viễn thông là cơ
19
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
sở vững chắc của quá trình quản lý tài liệu điện tử, qua đó đưa thông tin tài liệu
điện tử trở thành một nguồn lực phát triển quốc gia.
Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
“Quản lý tài liệu điện tử hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng
và giải pháp” đã cố gắng trình bày khả năng và lợi ích của việc quản lý tài liệu
điện tử phục vụ công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ Trung ương và Văn phòng
Trung ương Đảng với kết quả như sau:
1.
Luận văn đã nghiên cứu về hệ thống tài liệu điện tử hình thành trong hoạt
động quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng và thực tiễn hoạt động quản lý
nguồn tài liệu này. Kết quả nghiên cứu của luận văn đã chỉ ra những tồn tại và hạn
chế của việc khai thác sử dụng tài liệu giấy và tính ưu việt của tài liệu điện tử để
qua đó thấy được sự cần thiết phải quản lý tài liệu điện tử của cơ quan Văn phòng
Trung ương Đảng.
2.
Trên cơ sở nghiên cứu, luận văn đã đưa ra mục tiêu của việc quản lý tài liệu
điện tử nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của việc cung cấp thông
tin của Văn phòng Trung ương Đảng như: xây dựng và thực hiện điều hành bằng
văn bản điện tử thông qua mạng máy tính; xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử phục vụ
khai thác thông tin cho cán bộ, nhân viên Văn phòng Trung ương Đảng và qua đó
cần có quy định quản lý tài liệu điện tử để đáp ứng cho nhu cầu quản lý một cách
có hiệu quả nhất toàn bộ tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của
Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng.
3.
Luận văn đã mô tả và phân tích một cách chi tiết việc quản lý tài liệu điện tử
hiện hành của Văn phòng Trung ương Đảng: chương trình quản lý công văn đi,
đến; tra tìm khai thác tài liệu điện tử… là những hoạt động thường xuyên của Văn
phòng Trung ương Đảng nói riêng cũng như của các cơ quan, tổ chức Đảng nói
chung. Qua những phân tích nêu trên đã cho thấy việc quản lý tài liệu điện tử hiện
hành như một giải pháp quan trọng để hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu điện tử
tại Văn phòng Trung ương Đảng.
4.
Luận văn cũng đã phân tích được những ưu điểm, hạn chế của việc quản lý tài
liệu điện tử cũng như những khó khăn và thuận lợi của việc triển khai ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử so với tài liệu
giấy của Văn phòng Trung ương Đảng. Bên cạnh đó, luận văn đề xuất các giải
pháp nhằm đẩy mạnh và hoàn thiện công tác quản lý tài liệu điện tử tại Văn
phòng Trung ương Đảng.
Từ những kết quả trên, luận văn đã góp phần luận chứng được cơ sở khoa học
của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu điện tử hiện
hành tại Văn phòng Trung ương Đảng. Việc xây dựng và tiếp tục quản lý tốt tài
liệu điện tử là vấn đề đang được lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng quan tâm
20
Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt
Trần Ngọc Sơn
chỉ đạo. Việc quản lý tài liệu điện tử hiện hành tốt sẽ góp phần cung cấp thông tin
chính xác, nhanh chóng, kịp thời, an toàn phục vụ cho hoạt động lãnh đạo và chỉ
đạo của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng. Mặt khác, việc quản lý tài
liệu điện tử hiện hành tốt sẽ giúp cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử được thống
nhất, tiết kiệm được nhiều chi phí không cần thiết. Để đạt được mục tiêu đó, cơ
quan Văn phòng Trung ương Đảng cần lựa chọn giải pháp tối ưu nhất để quản lý
tốt nguồn tài liệu điện tử.
Với những vấn đề đã đạt được trình bày trong luận văn, chúng tôi hi vọng đưa
ra được một cái nhìn rõ nét hơn về tài liệu điện tử và đặc điểm vai trò của tài liệu
điện tử trong việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả tham mưu phục vụ lãnh đạo. Có
thể nói ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, nguồn tài liệu điện tử luôn giữ một vai
trò quan trọng trong việc phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng, kịp thời của cơ
quan tổ chức đó. Để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tham mưu phục vụ
lãnh đạo Đảng thì việc đầu tiên là phải nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài
liệu điện tử. Muốn vậy, Văn phòng Trung ương Đảng cần có các chế tài, nguồn
nhân lực, nghiệp vụ và trang thiết bị phù hợp. Đây cũng là các giải pháp được trình
bày và phân tích ở chương 3 luận văn này như: Xây dựng và ban hành các văn bản
quy định và hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử; xây dựng và triển khai
thực hiện đề án quản lý tài liệu điện tử, trong đó chú trọng đến lựa chọn phần mềm
quản lý phù hợp và quy trình vận hành phần mềm đó. Một trong các giải pháp
được đề xuất cũng bao gồm việc đẩy mạnh đổi mới quy trình công tác và lề lối làm
việc của cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng cũng như đào tạo bồi dưỡng nguồn
nhân lực phù hợp với yêu cầu đổi mới của Đảng trong giai đoạn hiện nay.
Chúng tôi hiểu rằng, những vấn đề đặt ra trong luận văn này cũng còn nhiều
điều chưa được giải quyết thấu đáo hoặc phải tiếp tục nghiên cứu cặn kẽ hơn.
Mong rằng luận văn, sau khi được các nhà khoa học, các bạn đồng nghiệp và
người đọc chỉ giáo sẽ là cơ sở cho chúng tôi đi sâu nghiên cứu về lĩnh vực này
trong thời gian sắp tới./.
21
