Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THANH TÙNG

HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC

HÀ NỘI 12 - 2003


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TRẦN THANH TÙNG

HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC
Luận văn thạc sỹ khoa học
Chuyên ngành: Lƣu trữ và Tƣ liệu học
Mã số: 5 10 02

Người hướng dẫn khoa học
PGS. Vƣơng Đình Quyền

HÀ NỘI 12 - 2003


MỤC LỤC

Phần mở đầu
1.

Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài

2.

Mục tiêu đề tài

3.

Phạm vi nghiên cứu

4.

Nhiệm vụ của đề tài

5.

Các phương pháp nghiên cứu

6.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề

7.

Các nguồn sử liệu

8.

Đóng góp của luận văn

9.

Bố cục luận văn

Phần nội dung
Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc trong
giai đoạn hiện nay
1.1. Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước
1.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước
1.2.1. Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
1.2.2. Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu
1.2.3. Trung tâm Nghiên cứu khoa học
1.2.4. Trung tâm Tin học
1.2.5. Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
1.2.6. Các trường, cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ
1.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
trực thuộc Chính phủ
1.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành
1.4.1. Lưu trữ Bộ Quốc phòng
1.4.2. Lưu trữ Bộ Công an
1.4.3. Lưu trữ Bộ Ngoại giao
1.5. Hệ thống tổ chức lưu trữ địa phương
Tiểu kết chương 1


Chƣơng 2: Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ nhà
nƣớc và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện

2.1. Lý do phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước
2.2. Các nguyên tắc và yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện hệ thống tổ chức
lưu trữ Nhà nước
2.2.1. Các nguyên tắc
2.2.2. Các yêu cầu
Tiểu kết chương 2
Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ nhà nƣớc
3.1. Mô hình tổ chức các cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước ở TW và địa
phương
3.1.1. Đối với cơ quan quản lý ngành ở TW
3.1.2. Đối với cơ quan quản lý lưu trữ địa phương
3.2. Đối tượng và nội dung cần hoàn thiện trong hệ thống tổ chức lưu trữ
Nhà nước
3.2.1. Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước
3.2.2. Các đơn vị sự nghiệp
3.2.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực
thuộc Chính phủ
3.2.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành
3.2.5. Hệ thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ ở địa phương
Phần kết luận
Tài liệu tham khảo
Phụ lục


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

CHXHCN:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa

CMT8:

Cách mạng tháng 8

HĐBT:

Hội đồng Bộ trưởng

HĐCP

Hội đồng Chính phủ

HĐND:

Hội đồng nhân dân

KHKT:

Khoa học kỹ thuật

KHXN & NV:

Khoa học xã hội và nhân văn

TW:

Trung ương

UBND:

Uỷ ban nhân dân


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài
Tài liệu lưu trữ là ký ức văn hoá có giá trị nhiều mặt của mỗi quốc gia,
mỗi dân tộc. Đó là di sản phản ánh một cách trực tiếp, chân thực, chính xác
những thành tựu trong quá trình đấu tranh, lao động sáng tạo cả về vật chất và
tinh thần của nhân loại qua các thời kỳ lịch sử.
Nhận thức được vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ, mỗi
quốc gia đều có những chủ trương biện pháp khác nhau nhằm tổ chức quản lý
tốt nhất đối với những di sản văn hoá đặc biệt này. Một trong những biện pháp
mang tính quyết định đó là xây dựng một hệ thống tổ chức lưu trữ hoàn chỉnh,
hoạt động có hiệu quả từ TW đến địa phương. Ở Việt Nam vấn đề tổ chức,
thiết lập các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ đã sớm được quan tâm.
Dưới triều Nguyễn, chính quyền Trung ương đã thiết lập cơ quan chuyên
trách lưu trữ tài liệu của Nội các như Bản Chương sở, xây dựng các kho lưu
trữ mang tính chất cố định như Tàng Thư lâu, kho Lưu trữ Thư viện Nội các,
Tụ khuê.v.vv...Dưới thời thuộc Pháp, với việc thành lập Nha Lưu trữ và Thư
viện Đông Dương, các kho lưu trữ có tính chất quốc gia và vùng lãnh thổ, đã
đưa công tác lưu trữ Việt Nam bước sang một trang mới, chấm dứt tình trạng
tự phát, bước sang thời kỳ quản lý tập trung.
Nhờ bước đầu thiết lập được một số cơ quan lưu trữ như vậy, mà chính
quyền trung ương triều Nguyễn đã để lại cho hậu thế một khối lượng tài liệu
quí giá bao gồm hàng trăm tập châu bản, hàng nghìn tấm mộc bản .v.v...và
cũng nhờ có sự quản lý của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, cùng với
các kho lưu trữ, mà chính quyền thuộc Pháp đã giữ lại được một khối lượng
tài liệu lớn có giá trị về lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hoá ở Đông Dưong nói
chung và Việt Nam thời kỳ cận đại nói riêng. Nhưng do những hạn chế về lịch
sử, do những nguyên nhân chủ quan và khách quan, tổ chức lưu trữ Việt Nam

trong các thời kỳ lịch sử đó vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế.

1


Từ sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà
nước đã từng bước được xây dựng và kiện toàn. Ngày 8/9/1945, Chính phủ
Lâm thời đã ban hành Sắc lệnh số 21/SL bổ nhiệm Ngô Đình Nhu làm Giám
đốc Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc; ngày 3/1/1946 Chủ tịch
Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01/VP “ cấm không được tự tiện huỷ bỏ hay
bán các công văn hồ sơ cũ” và khẳng định những công văn hồ sơ cũ đó là
những tài liệu “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”
[33;257]. Nhưng do trong nhiều thập kỷ, toàn Đảng, toàn dân phải dốc sức
vào cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ để giành độc lập
dân tộc, nên đến năm 1962 cơ quan quản lý về lưu trữ mới chính thức được
thành lập (Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập bởi Nghị
định số 102/CP ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ) để quản lý tập trung
thống nhất việc lưu trữ hồ sơ của Nhà nước. Tiếp đó ngày 28.9.1963 Hội đồng
Chính phủ đã ban hành Nghị định số 142 – CP ban hành Điều lệ về Công tác
Công văn giấy tờ và Công tác Lưu trữ. Theo đó, hệ thống tổ chức lưu trữ đã
từng bước được xây dựng.

Đến nay, sau hơn bốn mươi năm xây dựng và phát triển, bên cạnh những
thành tựu nổi bật đã đạt được như: đã hình thành một hệ thống tổ chức lưu trữ
từ TW đến cấp tỉnh, bao gồm cơ quan quản lý ngành, các kho, Trung tâm lưu
trữ, các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, hệ thống tổ chức
lưu trữ Nhà nước cũng đã bộc lộ một số hạn chế, đặc biệt khi nền kinh tế
chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Cụ
thể như, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước chưa hoàn chỉnh và chưa có sự ổn
định cao, chức năng, nhiệm vụ của một số cơ quan chưa được quy định đầy

đủ và hợp lý, có sự chồng chéo v.v.. Thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ
như vậy, đã làm cho tài liệu lưu trữ ở nhiều cơ quan không được tập trung
quản lý, hoặc quản lý thiếu khoa học, tình trạng tài liệu bó gói, tích đống phổ
biến ở mọi cấp, mọi ngành, hiệu quả phục vụ xã hội
của công tác lưu trữ chưa cao. Chính vì vậy, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu 2


trữ trong điều kiện mới luôn là nhiệm vụ quan trọng của ngành và là yêu cầu
có tính tất yếu để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ và
công tác lưu trữ hiện nay. Mặt khác, đến nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước vẫn chưa xây dựng được quy hoạch hoàn chỉnh về phát triển ngành
trong tương lai. Đứng trước thực tế đó, chúng tôi đã chọn đề tài: “HOÀN
THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ CỦA NHÀ NƢỚC ” làm luận văn cao

học của mình, mong góp tiếng nói nhỏ bé vào công tác xây dựng tổ chức của
ngành, dẫu biết rằng đây là vấn đề không chút đơn giản .

2. Mục tiêu của đề tài
Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được hai mục tiêu cơ
bản sau:
Một là, đưa ra bức tranh khái quát về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước.
Qua đó, thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan phải hoàn thiện hệ
thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trong giai đoạn hiện nay.
Hai là, trên cơ sở thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đề
xuất những kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện chúng để công tác lưu trữ của
Nhà nước phục vụ có hiệu quả sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất
nước.
3. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Hệ thống tổ chức lưu trữ, là một mạng lưới các cơ quan, tổ chức lưu trữ
từ trung ương đến địa phương. Trong đó bao gồm, cơ quan quản lý ngành, các

Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành, lưu trữ các tỉnh, huyện, xã
phường, các tổ chức lưu trữ cơ quan từ TW đến địa phương. Ngoài ra, còn có
cơ quan nghiên cứu khoa học, các trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về lưu
trữ. Những cơ quan, tổ chức này muốn hoạt động có hiệu quả, đáp ứng kịp
thời những đòi hỏi của thực tiễn và sự phát triển của ngành ở hiện tại và trong
tương lai thì phải được tổ chức một cách khoa học, có chức năng, nhiệm vụ rõ
ràng, cụ thể, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ hợp lý, được xây dựng trên cơ sở
những căn cứ khoa học, những nguyên tắc và yêu cầu quản lý chặt chẽ.
3


Hiện nay ở nước ta, có hai hệ thống tổ chức lưu trữ hoạt động độc lập.
Đó là hệ thống tổ chức lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống tổ
chức lưu trữ của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tuy nhiên,
theo tinh thần của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH
ngày 04-4-2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội được công bố theo Lệnh số
03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 của Chủ tịch nước (dưới đây được gọi tắt là
Pháp lệnh Lưu trữ năm 2001), hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam sẽ theo mô
hình tổ chức lưu trữ thống nhất. Cụ thể, tại điều 26 của Pháp lệnh quy định:
“cơ quan lưu trữ TW có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm
trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ”[33;269].
Điều này có nghĩa là, lưu trữ Đảng và lưu trữ Nhà nước đặt dưới sự quản lý
chung của một cơ quan. Đây là mô hình tổ chức có khả năng đáp ứng yêu cầu
tập trung quản lý thống nhất công tác lưu trữ và đảm bảo việc tinh giản đầu
mối tổ chức quản lý của các ngành theo yêu cầu của cải cách nền hành chính
Quốc gia. Thế nhưng, vì những lý do chủ quản và khách quan, nên theo chúng
tôi trong thời gian tới mô hình tổ chức này chưa thể thực thi. Tổ chức lưu trữ
Việt Nam vẫn tồn tại hai hệ thống độc lập là lưu trữ Đảng và lưu trữ Nhà
nước.
Ở

đề tài này, chúng tôi chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong vấn đề

hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHXHCN Việt Nam chứ không
đề cập đến hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng. Sở dĩ như vậy là vì:
Do đặc điểm về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, nên
tổ chức lưu trữ Đảng nhìn chung đơn giản, tương đối ổn định, hoạt động có
hiệu quả từ TW đến địa phương. Ngược lại, do hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà
nước đa dạng và với quy mô lớn, tài liệu hình thành có thành phần nội dung
đa dạng, phức tạp, chiếm khối lượng lớn trong Phông Lưu trữ quốc gia, nên
nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan lưu trữ
Nhà nước rất phức tạp và nặng nề, đòi hỏi lưu trữ Nhà nước phải xây dựng
một hệ thống tổ chức tương ứng thì mới có thể bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ
4


quốc gia và phục vụ có hiệu quả cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá
đất nước. Vì vậy, vấn đề xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà
nước vẫn được coi là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết của ngành. Đó cũng là
cơ sở để trong tương lai, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước sẽ là nòng cốt
trong mạng lưới tổ chức lưu trữ thống nhất ở Việt Nam.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước
được thể hiện trên các mặt về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ
cán bộ của từng cơ quan, đơn vị, bao gồm:
-Cơ quan quản lý ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
- Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia
-

Lưu trữ của các cơ quan Nhà nước từ TW đến địa phương: từ tổ chức

lưu trữ của các Bộ ngành TW đến tổ chức lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực
thuộc TW, lưu trữ của quận, huyện, xã, phường thị trấn
-Các cơ quan nghiên cứu khoa học, đào tạo bồi dưỡng cán bộ về lưu
trữ
Hiện nay, cơ quan quản lý ngành lưu trữ được giao thêm chức năng quản
lý Nhà nước về công tác văn thư. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là, hệ
thống tổ chức lưu trữ nhà nước đồng thời cũng là hệ thống tổ chức văn thư
lưu trữ Nhà nước. Vì trên thực tế, công tác văn thư tại các cơ quan TW và địa
phương vẫn là hai công tác độc lập, có tổ chức riêng. Ở các Bộ, cơ quan
ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, công tác văn thư do Phòng Hành
chính phụ trách, công tác lưu trữ do Phòng Lưu trữ phụ trách. Ở các tỉnh,
thành phố trực thuộc TW, công tác văn thư do Văn phòng UBND phụ trách,
công tác lưu trữ do Trung tâm Lưu trữ tỉnh phụ trách. Trong phạm vi nghiên
cứu của đề tài này, chúng tôi chỉ nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu
trữ Nhà nước mà không đề cập đến hoàn thiện tổ chức quản lý công tác văn
thư. Vì theo chúng tôi, việc quy định thẩm quyền quản lý nhà nước về công
tác văn thư ở các cơ quan TW và địa phương như hiện nay là hợp lý.
4. Nhiệm vụ của đề tài

5


Một là, tìm hiểu toàn diện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trên các
mặt từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của từng cơ quan,
đơn vị, tổ chức. Qua đó, chỉ rõ tính tất yếu và các nguyên tắc, yêu cầu để hoàn
thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước ở Việt Nam, nhằm nâng cao chất
lượng quản lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống các cơ quan lưu trữ
từ TW đến địa phương.
Hai là, đề ra được những kiến nghị hợp lý dựa trên những căn cứ khoa
học, phù hợp với thực tiễn quản lý công tác lưu trữ ở Việt Nam nhằm hoàn

thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước, giúp cơ quan quản lý xây dựng chiến
lược phát triển ngành lưu trữ theo kế hoạch dài hơi hơn.
5. Các phương pháp nghiên cứu:
Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã dựa trên cơ sở phương pháp luận
của lưu trữ học, đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc
toàn diện tổng hợp. Đồng thời trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có sử
dụng các phương pháp nghiên cứu khác như phương pháp lịch sử, phương
pháp hệ thống, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, phân tích mô tả,
điều tra khảo sát để tổng hợp, xử lý các nguồn tư liệu đã thu thập được. Cụ thể
như, đối với phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, chúng tôi vận dụng
khi nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của mạng lưới tổ chức lưu trữ
Việt Nam. Phương pháp điều tra, khảo sát được chúng tôi vận dụng khi cần
thu thập những thông tin từ thực tế. Với phương pháp này, các số liệu, nhận
xét được đưa ra trong luận văn có tính thực tiễn cao hơn. Cũng bằng phương
pháp trên, chúng tôi đã thu thập được nhiều thông tin cần thiết mà không thể
thấy trong các nguồn tư liệu
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu vấn đề tổ chức lưu trữ không phải là hướng đề tài nghiên cứu
mới. Tuy nhiên, đây cũng không phải là hướng đề tài được nhiều nhà khoa
học và nhà quản lý ngành lưu trữ quan tâm. Cụ thể từ năm 1962 đến nay, vấn
đề tổ chức lưu trữ Việt nam mới chỉ có một đề tài cấp ngành được 6


nghiên cứu đó là “Lý luận và thực tiễn tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở
Việt Nam”. Đề tài được thực hiện bởi một nhóm các tác giả và do PGS.
Vương Đình Quyền làm chủ nhiệm, được thực hiện vào năm 1990. Đề tài là
một công trình nghiên cứu khoa học nghiêm túc có ý nghĩa lý luận và thực
tiễn cao đối với việc xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam. Đề tài
đã tập trung lý giải những căn cứ, cơ sở khoa học để tổ chức thiết lập mạng
lưới các kho từ TW đến địa phương. Tuy nhiên, đề tài mới chỉ dừng lại ở việc

nghiên cứu mạng lưới các kho lưu trữ chứ chưa nghiên cứu một cách toàn
diện cơ sở lý luận nhằm tổ chức thiết lập và hoàn thiện mạng lưới tổ chức lưu
trữ từ trung ương đến địa phương bao gồm hệ thống các cơ quan quản lý, các
đơn vị sự nghiệp. Bên cạnh đề tài nghiên cứu trên, vấn đề tổ chức lưu trữ
cũng được đề cập từng phần trong các công trình nghiên cứu khác. Ví dụ
trong đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ” do TS Dương Văn Khảm (chủ nhiệm), được thực hiện năm 2001. Trong
đề tài này, tổ chức lưu trữ đã được tiếp cận theo hướng xây dựng các biện
pháp nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ chứ không nhằm mục đích hoàn
thiện hệ thống tổ chức lưu trữ.
Ngoài ra, vấn đề tổ chức lưu trữ cũng được một vài tác giả quan tâm
nghiên cứu. Tuy nhiên, đó mới chỉ là những bài viết đơn lẻ được đăng trên tạp
chí Lưu trữ Việt Nam. Ví dụ như bài viết của tác giả Hà Quảng “Bàn về tổ
chức lưu trữ cấp tỉnh”, Hà Huề: “Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh như thế nào cho
hợp lý” (Tạp chí Lưu trữ Việt nam số 3 năm 1994 và số 4 năm 1995).
Song song với những đề tài nghiên cứu cấp ngành, những bài viết được
đăng trên các tạp chí chuyên ngành, một số sinh viên chuyên ngành Lưu trữ
lịch sử Khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà nội nay là Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học KHXH & NV cũng đã bước đầu
quan tâm nghiên cứu về vấn đề này. Cụ thể như luận văn tốt nghiệp của
Nguyễn Văn Nghiệp: “Một vài ý kiến về tổ chức hệ thống các Trung tâm lưu
trữ TW nước CHXHCNVN”, luận văn của Nguyễn Thị Lan Anh “Một vài ý
7


kiến bước đầu về tổ chức lưu trữ chuyên ngành ở nước ta hiện nay”. Báo cáo
tốt nghiệp của Nguyễn Thị Chinh “Mạng lưới các kho, trung tâm lưu trữ Nhà
nước qua chặng đường 40 năm hình thành và phát triển (1962 – 2002). Các
đề tài này, đã bước đầu nghiên cứu những cơ sở khoa học và tình hình thực tế
về xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ qua các thời kỳ lịch sử. Qua đó, đánh

giá những thành tựu và hạn chế trong tổ chức và hoạt động của ngành. Tuy
nhiên, những đề tài này vẫn mang tính chất tản mạn chưa nghiên cứu thành hệ
thống và cách tiếp cận chủ đề cũng có sự khác biệt. Nếu như luận văn của
Nguyễn Văn Nghiệp và Nguyễn Thị Lan Anh mang tính lý luận, và những
thông tin trong đề tài đã lạc hậu, thì luận văn của Nguyễn Thị Chinh có tính
mới mẻ hơn, nhưng đây là đề tài được triển khai theo hướng tổng kết lịch sử
chứ chưa đặt vấn đề nghiên cứu xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước
xuất phát từ những đòi hỏi thực tiễn quản lý.
7. Các nguồn tư liệu được sử dụng
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu sau:

-

Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (do Bộ môn Lưu trữ Lịch sử –

Trường Đại học Tổng hợp biên soạn năm 1990)
-

Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và

công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay. Đây là nguồn tư liệu rất quan trọng.
Bởi vì, nó cung cấp cho chúng tôi những thông tin về c hủ trương chính sách
của Đảng và Nhà nước trong xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ nói chung và
mạng lưới các cơ quan quản lý, sự nghiệp của ngành nói riêng. Cụ thể như:

+

Nghị định số 142/CP ngày 28 – 9 – 1963 của Hội đồng Chính phủ ban

hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ

+
+

Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982

Thông tư số 40/1998/TT – TCCP ngày 24.01.1998 của Ban Tổ chức

Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp
+

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001
8


+

Quyết định số 177/2003/ QĐ - TTg ngày 1.9.2003 của Thủ tướng

Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước
+

Các báo cáo công tác của các cơ quan, đơn vị trong ngành lưu trữ. Đây

là nguồn tư liệu cung cấp cho chúng tôi những căn cứ thực tiễn, xác định khối
lượng công việc ở từng cơ quan đơn vị làm cơ sở xây dựng định biên, thiết
lập tổ chức.
-

Các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết liên quan được đăng

tải trên các tạp chí chuyên ngành.
-

Cuối cùng là một số luận văn tốt nghiệp của sinh viên khoa Sử và Khoa

Lưu trữ học và Quản trị văn phòng.
8. Đóng góp của luận văn
Đề tài nếu được triển khai và thực hiện tốt, sẽ có những đóng góp nhất
định:
Thứ nhất, về thực tiễn quản lý, đề tài cho chúng ta thấy toàn cảnh thực
trạng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức lưu trữ
Nhà nước. Qua đó, thấy được tính tất yếu khách quan phải tiến hành cải cách,
hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ.
Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài cả về mặt lý luận và thực tiễn có
thể giúp các cơ quan có thẩm quyền tham khảo để tiến hành hoàn thiện mạng
lưới tổ chức lưu trữ Nhà nước.
Đó là những đóng góp, lợi ích trước mắt. Về lâu dài với đề tài này, sẽ là
cơ sở, tạo tiền đề và điều kiện thuận lợi cho việc hợp nhất hai hệ thống tổ
chức. Vì khi chúng ta có hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước khoa học, hợp lý
thì khi hợp nhất hai hệ thống tổ chức sẽ không gây xáo trộn gì lớn.
9. Bố cục của luận văn:
Ngoài phần mở đầu nêu rõ mục đích, ý nghĩa nghiên cứu của đề tài. Phần
nội dung chính của đề tài được chia thành 3 chương
Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc trong
giai đoạn hiện nay
9


Đây là chương mang tính dẫn luận cho phần nội dung chính ở các

chương sau. Qua chương này, bức tranh tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ
Việt Nam được phác hoạ một cách chi tiết, cụ thể và đầy đủ. Qua đó, chúng ta
có căn cứ để đánh giá thực trạng, nhận thấy tính cấp thiết cần phải hoàn thiện
mạng lưới tổ chức nếu muốn ngành phát triển và hoạt động có hiệu quả, đáp
ứng nhu cầu của thực tiễn quản lý
Chƣơng 2: Tính tất yếu của việc hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu
trữ Nhà nƣớc và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện đó.
Đây là một trong hai chương chính của luận văn, tại chương này, chúng
tôi trình bày tính cấp thiết phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ, trên cơ sở
đánh giá, phân tích những nguyên nhân khách quan và chủ quan xuất phát từ
thực tiễn tổ chức của hệ thống lưu trữ Nhà nước. Qua đó, chúng tôi mạnh dạn
đưa ra những nguyên tắc, yêu cầu trong hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ.
Đây được coi là những cơ sở lý luận đảm bảo yêu cầu quản lý công tác lưu
trữ và tài liệu lưu trữ trong hoàn cảnh mới.
Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc
Tổng kết thực tiễn từ chương 1 và chương 2, trong chương này chúng tôi
đề xuất các phương án hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước từ việc
xây dựng mô hình tổ chức cơ quan quản lý lưu trữ ở TW và địa phương đến
những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ câú tổ chức, đội ngũ
cán bộ, của từng cơ quan, đơn vị tổ chức.
Phần cuối cùng của luận văn là phần kết luận. Trên cơ sở kết quả nghiên
cứu, chúng tôi đưa ra những nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn về tổ
chức lưu trữ nhà nước ở Việt nam.
Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn
trong việc tìm kiếm khai thác tư liệu. Đặc biệt là các tài liệu, tư liệu liên quan
đến tổ chức lưu trữ chuyên ngành của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại
giao. Bởi lẽ, đây là những tài liệu thuộc danh mục tài liệu mật của các cơ
quan. Ngoài ra do phạm vi nghiên cứu rộng đã không cho phép chúng tôi có
điều kiện thời gian và vật chất để khảo sát trực tiếp toàn bộ cơ cấu tổ chức,
10

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đội ngũ cán bộ của tất cả các cơ quan.
Bên cạnh những khó khăn khách quan, về mặt chủ quan do trình độ bản thân
tác giả còn nhiều hạn chế, vì vậy, mặc dù đã rất cố gắng, nhưng do đây là một
đề tài khó và phức tạp nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót.
Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý của các nhà nghiên cứu, bạn bè
và những người quan tâm để luận văn đạt chất lượng tốt hơn.
Nhân đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến nhà giáo ưu tú, PGS
Vương Đình Quyền, các cán bộ, công chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ một số bộ, ngành TW.v.v.....đã
hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành bản luận văn này.
Hà nội, ngày 24 tháng 12 năm 2003
Tác giả
Trần Thanh Tùng

11


CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC
TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

Ngay sau khi Cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công, Đảng và Nhà
nước đã quan tâm đến công tác lưu trữ. Ngày 8/9/1945, thay mặt Chính phủ
lâm thời, Bộ trưởng Bộ Nội vụ, ông Võ Nguyên Giáp đã ký Sắc lệnh số 21/SL
bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu làm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư
viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Ngô Đình Nhu là người đã
tốt nghiệp Trường Lưu trữ và Cổ tự học ở Pháp và trước CMT8 là giám đốc
Lưu trữ và Thư viện Trung kỳ ở Thuận Hoá. Việc lựa chọn Ngô Đình Nhu

làm giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc đã thể hiện nhận
thức của Chính phủ trước yêu cầu phải có cán bộ có trình độ chuyên môn
trong quản lý đối với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động của Nha Lưu trữ
công văn và Thư viện toàn quốc rất mờ nhạt, không phát huy được hiệu quả
trong hoạt động quản lý. Vì ông Ngô Đình Nhu đã không ra Hà Nội để nhận
nhiệm sở và Chính phủ cũng không có quyết định bổ nhiệm người khác thay
thế. Do đó, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc không có người lãnh
đạo cao nhất. Mặt khác, trong hoàn cảnh chiến tranh, hệ thống tổ chức lưu trữ
chưa được thiết lập, các cơ quan, tổ chức không có cán bộ chuyên trách hoặc
kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ. Thậm chí có những nơi chưa đặt công tác
lưu trữ thành một vấn đề trong công tác lãnh đạo hàng ngày, nên tài liệu bị
huỷ hoại, mất mát phân tán là hậu quả khó tránh khỏi.
Hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước chỉ thực sự được hình thành khi Cục
Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập theo Nghị định số 102/CP
của Hội Đồng Chính phủ ngày 4/9/1962 và khi Điều lệ về Công tác công văn
giấy tờ và Công tác Lưu trữ được ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP
ngày 28/9/1963 của Hội Đồng Bộ trưởng. Từ đó đến nay, hệ thống tổ chức lưu
trữ Nhà nước ngày càng được xây dựng và củng cố. Hiện nay, hệ thống tổ
chức lưu trữ Nhà nước bao gồm:
1
2


1.1. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước:
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiền thân là Cục Lưu trữ trực thuộc
Phủ Thủ tướng được thành lập bởi Nghị định 102/CP ngày 4/9/1962 của Hội
đồng Chính phủ. Đến năm 1984, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng được nâng cấp
thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội Đồng Bộ trưởng với nhiệm vụ:
“giúp HĐBT quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ Quốc gia, xây dưng
và phát triển ngành lưu trữ trong cả nước” [7;16]. Năm 1991, với chủ trương

cải cách nền hành chính, tinh giản đầu mối các cơ quan trực thuộc Hội đồng
Chính phủ, ngày 27.10.1991 Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số
06/HĐCP chuyển Cục Lưu trữ Nhà nước thành cơ quan trực thuộc Ban Tổ
chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nôị vụ). Đến năm 2003, một lần nữa tổ
chức của Cục Lưu trữ Nhà nước lại có sự thay đổi. Trong Nghị định số
45/2003/NĐ - CP của Chính phủ ngày 9/5/2003 quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ đã có quy định, đổi tên cơ
quan quản lý ngành lưu trữ từ Cục Lưu trữ Nhà nước thành Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước và ngày 01.9.2003 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết
định số 177/2003/QĐ/TTg về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Theo Quyết định
này, chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như sau:
Về vị trí, chức năng: “Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan của
Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ
và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt nam.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có con dấu có hình quốc huy” [28;1]
Nhiệm vụ và quyền hạn:
+

“Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ các văn bản quy phạm pháp

luật về văn thư, lưu trữ; chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch hàng tháng
và hàng năm về văn thư, lưu trữ
+

Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ theo quy

định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra việc
thực hiện các quy định của nhà nước về văn thư, lưu trữ;
1

3


+Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phát
luật về văn thư, lưu trữ;
+

Quản lý tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; thực hiện

thống kê nhà nước về lưu trữ;
+

Tổ chức, thực hiện kế hoạch, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ

trong công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện hợp tác quốc tế về văn thư, lưu
trữ theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
+

Quyết định và chỉ đạo thực hiện Chương trình cải cách hành chính các

tổ chức, đơn vị trực thuộc Cục theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
+

Quản lý biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và chế độ, chính sách

đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ
công chức thuộc quyền quản lý; quản lý tài chính, tài sản được giao theo chế
độ chung của nhà nước.” [28;2]
+

Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được quy

định tại điều 3 của Quyết định 177/2003/ QĐ - TTg ngày 01/9/2003 như sau:
1, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có Cục trưởng và các Phó Cục
trưởng. Cục trưởng và các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm
2, Các tổ chức giúp Cục trưởng quản lý nhà nước:
-

Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW: có nhiệm vụ hướng dẫn,

kiểm tra các cơ quan TW thực hiện các quy định của Nhà nước về nghiệp vụ
công tác văn thư lưu trữ; phối hợp với Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ
địa phương xây dựng và trình Bộ Nội vụ ban hành văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư - lưu trữ; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ ở các
Trung tâm lưu trữ Quốc gia; tham mưu giúp Cục trưởng trong việc giải quyết
các yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của người nước ngoài; phối
hợp với các đơn vị có liên quan để thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế, đào
tạo, bồi dưỡng và quản lý cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan
TW
1
4


-

Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương: cũng với những

nhiệm vụ như Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW. Nhưng giới hạn
phạm vi đối tượng là công tác văn thư lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực
thuộc TW

-

Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: có nhiệm vụ thanh tra,

kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật nói chung đối với các cơ
quan, đơn vị, thuộc thẩm quyền quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ
-

Phòng Tổ chức cán bộ: có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng cải tiến hệ

thống tổ chức của ngành lưu trữ, xây dựng tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ
tài liệu ở các ngành, các cấp; nghiên cứu xây dựng chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các
đơn vị trực thuộc phù hợp với xu thế phát triển chung của đất nước và của
ngành lưu trữ; tổ chức thực hiện quản lý và quy hoạch cán bộ lưu trữ theo
phân cấp quản lý; quản lý công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ theo tiêu
chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ, trực tiếp quản lý công tác đào tạo cán
bộ có trình độ trung học và đào tạo học nghề ở hai trường trung học lưu
trữ.v.v..
-

Phòng Kế hoạch – Tài chính: “Nghiên cứu xây dựng quy hoạch tổng

thế phát triển ngành lưu trữ; hướng dẫn tổng hợp kế hoạch dài hạn, kế hoạch
ngắn hạn, kế hoạch hàng năm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; tổ chức
công tác thống kê và tổng hợp số liệu thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ Quốc gia trong toàn quốc; quản lý công tác tài chính, hướng dẫn, theo
dõi, kiểm tra việc thực hiện các chế độ tài chính đối với các đơn vị thuộc Cục;
tham mưu giúp Cục trưởng quản lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản và quản
lý vật tư, trang thiết bị tài sản của Cục ...”

-

Văn phòng: có nhiệm vụ “theo dõi, tổng hợp điều hoà, phối hợp xử lý

thông tin các mặt hoạt động của Cục, quản lý công tác thi đua khen thưởng
của nhà nước”

1
5


+

Về biên chế cán bộ: Theo số liệu thống kê mới nhất do Phòng Tổ chức

Cán bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cung cấp tháng 8.2003, hiện nay
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có 41 cán bộ, được biên chế tại các phòng
ban như sau:
Tên phòng ban

Lãnh đạo Cục
Phòng Tổ chức
P. NVVT-LTĐP
P.NVVT-LTTW
P.KH-TC
Thanh tra
Văn phòng
Tổng cộng
Bảng tổng hợp số lƣợng, trình độ chuyên môn, ngạch bậc của cán bộ
Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc tính đến hết tháng 8 năm 2003

1.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
1.2.1. Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia:
Hiện nay, lưu trữ Nhà nước có các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thực hiện
nhiệm vụ tập trung quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc của Nhà
nước. Đó là, Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II,
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
1.2.1.1. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
+

Trung tâm lưu trữ Quốc gia I tiền thân là Kho lưu trữ Hà Nội được

thành lập theo Nghị định ngày 26/12/1918 của Toàn quyền Đông Dương
Albert Saraut cùng với bốn Kho lưu trữ khác ở Đông Dương là: Kho lưu trữ 16


Phủ Thống Đốc Nam kỳ ở Sài gòn, Kho lưu trữ Phủ Khâm xứ Trung kỳ ở
Huế, Kho lưu trữ Phủ Khâm xứ Ai Lao ở Viên Chăn và Kho lưu trữ Phủ
Thống xứ Cao Miên ở Phnômpênh.
Sau CMT8 năm 1945, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc trực
thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục, trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Hà Nội.
Trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp, Kho Lưu trữ Hà Nội thuộc
quyền quản lý của chính quyền Thực dân Pháp. Năm 1954, cuộc kháng chiến
chống Pháp giành thắng lợi, Kho Lưu trữ Hà Nội được giao cho Bộ Tuyên
truyền (nay là Bộ Văn hoá - Thông tin) quản lý. Ngày 04/9/1962 Cục Lưu trữ
trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập, Kho Lưu trữ Hà Nội đã được giao
lại cho Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng và được đổi tên thành Kho Lưu trữ TW.
Đến ngày 01/3/1984 Hội Đồng Bộ trưởng, đã ban hành Nghị định số
34/HĐBT đổi tên Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước
thuộc HĐBT và trực tiếp quản lý Kho lưu trữ TW. Cũng căn cứ vào Nghị định

này, Kho Lưu trữ TW được đổi tên thành Kho lưu trữ Nhà nước TW Hà Nội
và trở thành đơn vị độc lập trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước.
Ngày 8/8/1988 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Quyết định số 223/CT
về các Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Căn cứ vào Quyết định này, ngày
06.9.1988, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 385/QĐ - TC đổi
tên các Kho lưu trữ Nhà nước TW thành các Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
Theo quyết định này, Kho Lưu trữ Nhà nước TW Hà Nội được đổi tên thành
Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, với nhiệm vụ: “hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ của
các cơ quan có tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm; tổ chức
quản lý các Phông lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc thời kỳ trước và sau Cách
mạng tháng 8 năm 1945; phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu do Trung
tâm lưu trữ Quốc gia I bảo quản vào những mục đích chính đáng của xã hội
[25;1]
Năm 1995, sau khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập, Cục
Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 77/QĐ - TCCB ngày 17/7/1995
1
7


quy định lại chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm
lưu trữ Quốc gia I như sau:
*Chức năng: là đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng
thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc thời kỳ lịch
sử từ CMT8 năm 1945 trở về trước. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có tài
khoản và con dấu riêng
*Nhiệm vụ, quyền hạn
+

“Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ hình thành từ tháng 8 năm

1945 trở về trước của các cơ quan, tổ chức xã hội và cá nhân trong ngoài
nước.
+

Phân loại, chỉnh lý, xác định, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu đã nộp

vào Trung tâm, lập Phông bảo hiểm đối với tài liệu quý hiếm có giá trị đặc
biệt
+

Thống kê, kiểm tra xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra

cứu và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Lưu trữ Nhà nước.
+

Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng công nghệ mới và những thành

tựu khoa học vào thực tiễn của Trung tâm, tổ chức lao động khoa học nhằm
nâng cao hiệu quả công tác được giao
+

Quản lý tổ chức biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư tài sản và kinh

phí của Trung tâm theo đúng quy định của Nhà nước” [7; 28]
* Thẩm quyền quản lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I:
Trải qua nhiều lần tiếp nhận và bàn giao tài liệu, hiện nay Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia I đang quản lý tài liệu theo quy định tại Quyết định số 13/QĐ –
LTNN của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 23/02/2001. Theo Quyết
định này, Trung tâm có thẩm quyền, thu thập và quản lý khối tài liệu sau:

1
8


+

“Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến đã từng

tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam (trữ tài liệu Mộc bản)
+

Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp có trụ sở đóng

trên lãnh thổ Bắc kỳ từ năm 1858 đến năm 1945 và Bắc Việt (1945 – 1954)
+

Tài liệu của các cơ quan, tổ chức thân phát xít Nhật có trụ sở đóng trên

lãnh thổ Bắc kỳ từ năm 1940 đến 1945” [33;402]
* Cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Theo Quyết định số 22/BT ngày 23/3/1963 của Bộ trưởng Phủ Thủ
tướng thì Kho Lưu trữ Hà Nội là một đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ chưa có
quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức.
Sau khi đổi tên thành Kho Lưu trữ TW, ngày 23/3/1963 Cục Lưu trữ
Nhà nước đã ban hành Quyết định số 18/QĐ - TC quy định cơ cấu tổ chức
Kho lưu trữ TW gồm các bộ phận:
-

Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức

-

Phòng Khai thác

-

Phân Kho tài liệu trước Cách mạng tháng 8 năm 1945

-

Phân Kho tài liệu sau Cách mạng tháng 8 năm 1945

Năm 1985, thành lập thêm ba bộ phận mới: phân Kho tài liệu Văn học Nghệ thuật, Tổ Bảo quản và Đội Bảo vệ. Năm 1986 thành lập thêm Tổ Khoa
học nghiệp vụ.
Sau khi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập, ngày 17/7/1995
Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 77/QĐ - TCCB quy định lại
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia I. Theo Quyết định này, tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
bao gồm:
-

Phòng Thu thập – Chỉnh lý

-

Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu

-

Kho Bảo quản tài liệu

-

Xưởng Tu bổ – Phục chế tài liệu
1
9


-

Phòng Hành chính – Quản trị – Tổ chức

Năm 1995, theo đề nghị của Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
I, ngày 11/11/1995, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ra Quyết định số 121/QĐ sát
nhập Kho Bảo quản tài liệu với Xưởng Tu bổ phục chế tài liệu thành Phòng
Bảo quản.
Ngày 05/01/2000 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 01/QĐ
- LTNN thành lập Phòng Lưu trữ tài liệu Hán Nôm. Hiện nay, tổ chức của
Trung tâm gồm 6 phòng trực thuộc:
BAN GIÁM ĐỐC

Phòng
Thu thập
Chỉnh lý
TL tiếng
Pháp

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia I
*

Biên chế cán bộ: Dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám đốc, Trung

tâm Lưu trữ Quốc gia I đang hoạt động với 6 Phòng chức năng. Biên chế của
Trung tâm gồm 31 cán bộ. Trong đó, cán bộ có trình độ trên đại học về lưu trữ
01, chiếm 3,2%, cán bộ có trình độ đại học lưu trữ 03 người (nhưng đều tốt
nghiệp tại chức), chiếm 9,6%, cán bộ có trình độ trung cấp lưu trữ 08 người
chiếm 25,8%. Như vậy, trong tổng số 31 cán bộ của Trung tâm, chỉ có 12 cán
bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ.
Trình độ cán bộ được thể hiện qua bảng tồng hợp sau:
Trình độ chuyên môn
Trên đại học về lƣu trữ
Đại học
- Lưu trữ
- Sử
- Ngoại ngữ
- Văn hoá
20