Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.88 MB, 43 trang )
UBND QUẬN THANH XUÂN
TRƯỜNG TIỂU HỌC KHƯƠNG ĐÌNH
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC
Lĩnh vực : Nhân viên
Cấp học : Tiểu học
Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh
Đơn vị công tác: Trường TH Khương Đình
Chức vụ: Nhân viên văn phòng
MỤC LỤC
UBND QUẬN THANH XUÂN
........................................................................................
1
trưỜng tiỂu hỌc KHƯƠNG ĐÌNH
................................................................................
1
1
.......................................................................................................................................
sáng kiẾn kinh nghiỆm
..................................................................................................
1
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
......................
1
VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC
................................................................
1
Lĩnh vực : Nhân viên
..................................................................................................
1
Cấp học : Tiểu học
....................................................................................................
1
Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh
.....................................................................................
1
Đơn vị công tác: Trường TH Khương Đình
...................................................................
1
Chức vụ: Nhân viên văn phòng
....................................................................................
1
Năm học 2018 2019
....................................................................................................
1
MỤC LỤC
......................................................................................................................
1
A – ĐẶT VẤN ĐỀ
..........................................................................................................
1
Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ
chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo,
quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ
quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng
trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức.
...................................................................................
1
Công tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao
hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của
tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc
một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu
quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước
ở nước ta hiện nay. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ
phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ,
bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các
bí mật quốc gia. Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và
lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt.
Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy
nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
...............................................
1
I. Cơ SỞ LÍ LUẬN CỦA ViỆC NGHIÊN cỨu CÔNG TÁC VĂN THƯ
TRONG NHÀ TRƯỜNG
.....................................................................................
3
1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ
...........................................................
3
1.1. Công tác văn thư:
...........................................................................................
3
2.1. Công tác văn thư:
...........................................................................................
3
2.1.1.Nội dung của công tác văn thư
....................................................................
3
2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư
.................................................................
8
2.2. Công tác lưu trữ
.............................................................................................
8
2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ
...................................................................
8
2.2.2. Nhiệm vụ của công tác trữ
.....................................................................
13
3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ
............................................................
13
3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư
.....................................................................
13
3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
........................................................................
14
4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
..............................
15
II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁC
TRƯỜNG HỌC
.................................................................................................
17
1. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề
............................................
18
* Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ
nội dung, chính xác cao để trình ký:
..................................................................
18
* Biện pháp 2: Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất
31
.............................................................................................................................
2. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm
..................................................................
38
III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
..............................................................................
39
1. Kết luận
...............................................................................................................
39
2. Đề xuất và khuyến ngh
ị......................................................................................
39
TÀI LIỆU THAM KHẢO
................................................................................................
40
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
A – ĐẶT VẤN ĐỀ
Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ
quan, đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời
cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn
thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày,
tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường
nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được
các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo
dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có
thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản
lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu
của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Tạo công cụ để
kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân
trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động
của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Góp phần bảo vệ bí
mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ
góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ
đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy
nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý
luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn
bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng
thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn
bản lag phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay
1
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý
và điều hành của đơn vị mình.
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà
trường, tôi nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ chiếm một vai trò vô cùng
quan trọng. Tôi xin mạnh dạn trao đổi cùng các bạn đồng nghiệp một số ý
kiến, kinh nghiệm của cá nhân mình xoay quanh đề tài “Một số biện pháp
nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu
học”.
2
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ
TRONG NHÀ TRƯỜNG
Để đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu
trữ trong trường học thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp
vụ của công tác văn thư, lưu trữ.
1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ
1.1. Công tác văn thư:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,
xã hội, các đơn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và
ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong
hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là
phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Công tác lưu trữ:
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản.
Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính)
và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua
chọn lọc.
2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ:
2.1. Công tác văn thư:
2.1.1.Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác
quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao
gồm 5 nội dung cơ bản sau:
Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến;
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi;
Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan;
3
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan;
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
* Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà
cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Văn bản đến”.
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đều phải qua bộ phận
văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý
nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật, sau đó chuyển đến các cá nhân, bộ phận
liên quan giải quyết.
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo quá
trình sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng
dấu đến, ghi sổ và ngày đến;
+ Đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến;
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến.
Ngày Số
đến đến
(1)
(2)
Tác
giả
Số,
ký
hiệu
(
3
)
(4)
Ngày Tên loại và
tháng trích yếu nội
dung
(5)
(6)
Đơn vị
hoặc
người
nhận
(7)
Ký
nhậ
n
Ghi
chú
(8)
(
9
)
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến
Ngày
chuyển
Số đến
Đơn vị hoặc người
nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
4
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy
tờ, tài liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung là “Văn bản đi”.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc:
Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua
bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng
dấu và có trách nhiệm gửi đi.
Thủ tục quản lý gửi văn bản đi được làm theo quá trình sau:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản đi;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi;
+ Lưu văn bản đi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Số, ký
hiệu
văn
bản
Ngày
tháng
văn
bản
(1)
(2)
Tên loại và Ngườ
trích yếu nội i ký
dung văn bản
(3)
(4)
Nơi
nhận
văn
bản
(5)
Đơn vị,
Số Ghi
người
lượng chú
nhận bản bản
lưu
(6)
(7)
* Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng
cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng
ký văn bản.
Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu
vào văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật
5
(
8
)
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
chỉ được đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong
ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”
lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì
ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không
đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục
như các văn bản bình thường.
* Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công
tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa
rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được
chủ động khoa học và thuận tiện.
Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau:
+ Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ;
+ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc
người lập;
+ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ;
+ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.
Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu
về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được
thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ;
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
Kết thúc hồ sơ;
Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu.
* Tổ chức và sử dụng con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu:
+ Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực
hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy
định của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công
6
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
tác văn thư.
+ Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư
giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực
hiện những quy định sau:
> Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
> Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
> Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền;
> Không được đóng dấu khống chỉ.
+ Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng
hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
> Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ
quan, tổ chức;
> Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền
hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.
Đóng dấu
+ Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu
quy định.
+ Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký
văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên
ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
quản lý ngành.
7
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư
Nhận và bóc bì văn bản đến;
Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký;
Phân loại và trình lãnh đạo;
Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng
ban chức năng;
Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu;
Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành);
Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan;
Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan.
2.2. Công tác lưu trữ
2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ
* Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên
quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào
phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và
chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được
Nhà nước quy định.
Hàng năm đơn vị có trách nhiệm:
Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định
những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ;
Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu";
Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu;
Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Khi
giao nộp tài liệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản
8
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
"Biên bản giao nhận tài liệu"; đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi
bên giữ 1 bản;
"Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải được đánh máy vi tính (EXCEL)
và chuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư).
* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ
được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố định trật tự
sắp xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau:
Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện
hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra để
tiêu hủy;
Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công
cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng;
Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
+ Viết lịch sử hình thành phông;
+ Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ;
+ Viết bìa hồ sơ;
+ Viết chứng từ kết thúc.
* Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để
nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành
trong hoạt ñộng của các cơ quan, đơn vị theo giá trị của chúng về các mặt
như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để
9
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành.
Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời
hạn bảo quản hay tiêu huỷ.
Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà
xét nó ở tính đa dạng.
Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn và xác
định được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm
thời hay tiêu huỷ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng
Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên
Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên
Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phép
phải lập văn bản. Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác
nhận của bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ.
Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định theo Công văn
số 879/VTLTNNNVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá
trị.
* Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và
hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung
ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ
đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ là
ngoài những ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị
10
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó.
Nếu để 13 tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp
thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ
ngày càng hạn chế.
Công tác bổ sung tài liệu ñòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực
và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong
thực tế. Chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều
kiện việc mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
* Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các
phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõ
ràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài
liệu lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ.
Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định của Nhà
nước, cụ thể là:
Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài
liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký
các phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu.
Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm và báo cáo đột
xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộ
giữa Cục lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23
tháng 10 năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng
năm về công tác lưu trữ và tài liệu.
Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên
theo định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra.
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của
công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để
11
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng
hiệu quả nhất.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông;
Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ;
Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu
theo phương án đã chọn.
* Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện
nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó.
Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa,
phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này
được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự
nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu
tố 14 chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của
các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn
trùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật.
Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ
phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách
biệt với nơi làm việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa
cháy cho kho lưu trữ.
* Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và
xã hội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế,
tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính
12
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
đáng của công dân.
Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có
hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích về chính trị, kinh tế
và khoa học.
2.2.2. Nhiệm vụ của công tác trữ
Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
Đánh giá tài liệu
Thống kê tài liệu
Bảo quản tài liệu
Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ
3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư ñảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục
vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung. Thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn
thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội
dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công
tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến
những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất
lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động
của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng
như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan,
bên cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy
ra trong quá trình hoạt động.
13
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn
bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ
sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu
có giá trị. Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ
chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất
lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ
nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công
tác lưu trữ.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm
được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy
đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải
quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu
dài.
3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực
quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử
của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn
chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của
xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự
phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết
quả nghiên cứu trước ñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc
tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để
dự báo chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội.
Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho
việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa
xã hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và
giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của
14
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
tổ chức nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của
các cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa
học và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài liệu để
xây dựng truyến 15 thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm
tư liệu giảng dạy trong các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương
tiện truyền thông.
4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu
trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và
kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà
nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp
thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông
tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay
chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không,
do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực
hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện
tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có
ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem
công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều
kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue McKemmish Lưu trữ Quốc gia Úc:
“lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện
hành cũng như mục ñích trong tương lai”.
Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình
15
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu
thường xuyên cho kho lưu trữ. Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức,
phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau.
Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận
văn thư đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cho nên làm tốt
công tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này.
16
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁC
TRƯỜNG HỌC
Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các
trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ
phân công kiêm nhiệm. Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành
chính Nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban
lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ
đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông
tư Liên tịch số 55/2005/TTLTBNVVPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ
Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18
tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn
quản lý văn bản đi, văn bản đến. Qua thời gian làm công tác văn thư ở
Trường Tiểu học Khương Đình tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn như
sau:
Thuận lợi:
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của
Trường. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo
quận Thanh Xuân và Ban giám hiệu nhà trường.
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến
giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ giáo viên,
nhân viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn
lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy
học và các hoạt động khác.
Khó khăn:
Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải
17
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác
và trong xử lý vấn đề.
Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.
Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt
qua hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm
công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội
dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn
bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính
những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách
nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
1. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề
* Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu,
đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký:
Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính
xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc
biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp
thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình
công tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số
09/2010/NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường,
nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
18
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên
trách trong mọi hoạt động của nhà trường.
Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn,
thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên.
Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà
mình muốn soạn thảo.
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Ghi chú:
Ô số
: Thành phần thể thức văn bản
19
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
1
2
3
4
5a
5b
6
7a, 7b, 7c
8
9a, 9b
10a
10b
11
12
13
14
15
:
:
:
:
:
:
:
:
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung công văn
Nội dung văn bản
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
:
:
:
:
:
:
:
:
thẩm quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức
Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ EMail: địa chỉ Website;
số điện thoại, số Telex, số Fax
: Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản)
Ví dụ soạn thảo một Tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề
xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong
kế hoạch xin phê duyệt.
Cơ cấu một văn bản:
Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích
những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình
duyệt.
Phần nội dung:
+ Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách
cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy
cao.
20
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
+ Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được
áp dụng.
+ Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp
cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên
vị.
+ Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
Phần kết thúc:
+ Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai,
thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết.
* Mẫu Tờ trình:
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
(2)
Số: /…. (3) ….(4)….
…. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…
TÊN LOẠI VĂN BẢN (6)
………….. (7)………………
........................................................ (8) ....................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...................................................................................................................
...........................................................................................................................
................................................................./.
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
Nơi nhận:
(9)
…………;
21
Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại trường Tiểu học
(Chữ ký, dấu)
……………;
Lưu: VT, …. (10) A.xx
(11)
Ghi chú:
Họ và tên
* Tờ trình có thể thêm thành phần “kính gửi” ở vị trí 9a theo như sơ đồ trên.
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên loại văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn
bản.
(5) Địa danh
(6) Tên loại văn bản: Tờ trình
(7) Trích yếu nội dung văn bản.
(8) Nội dung văn bản.
(9) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Hiệu trưởng v.v…; trường
hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ
quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Hội đồng…); nếu người
ký văn bản là cấp phó của người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.”
vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký
văn bản.
(10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(11) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Quốc hiệu
+ Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập Tự do Hạnh phúc”.
+ Kỹ thuật trình bày
22
