CƠ SỞ VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1.1.1. Khái niệm
Đối với Việt Nam là một nước có nền kinh tế đang chuyển đổi có trình độ
công nghệ, kỹ thuật còn ở mức thấp, kinh tế chưa ổn đònh và nhà nước chủ trương “
quá trình phát triển phải thực hiện bằng con người và vì con người “, thì Quản trò
nhân sự là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào
tạo, phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu
cho cả tổ chức lẫn nhân viên.
1.1.2. Vai trò của quản trò nhân sự đối với doanh nghiệp
Quản trò nhân sự là một lónh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức,
quản lý nguồn lực khác sẽ không hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt nguồn
nhân sự. Vai trò này được thể hiện rõ trong các nhiệm vụ sau:
- Nhiệm vụ thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách nguồn nhân lực:
Các chính sách về quyền hạn, trách nhiệm, quy chế hoạt động và làm việc
chung với các phòng ban và nhân viên.
Các chính sách quy chế về tuyển dụng, đào tạo, chế độ về lương bổng, phụ
cấp, khen thưởng và đề bạt.
Các quy chế về kỷ luật lao động, nghỉ việc và các quy đònh về phúc lợi.
- Phối hợp cùng các lãnh đạo, các phòng ban khác nhau thực hiện chức
năng quản trò nguồn nhân sự trong doanh nghiệp:
Các hoạt động quản trò nguồn nhân lực trong doanh nghiệp rất đa dạng, vì
vậy mọi hoạt động được thực hiện đồng bộ, có hiệu quả và đòi hỏi phải có sự phối
hợp giữa phòng tổ chức nhân sự cùng các phòng ban khác để thực hiện.
Sự phối hợp nhòp nhàng của các nhà quản trò với các lãnh đạo sẽ tạo ra một
hệ thống quản trò nhân sự mang tính thống nhất trong doanh nghiệp.
- Cố vấn cho các nhà lãnh đạo về kỹ năng quản trò nhân lực:
Vấn đề quản trò con trở lên phức tạp trong nhiều thập kỷ gần đây do quyền
con người ngày càng được nâng cao trong cuộc sống . Chính vì thế các nhân viên
phòng nhân sự thường phải giúp cho các lãnh đạo giải quyết các vấn đề luôn phát
sinh trong công tác quản trò nhân sự như sau: làm thế nào quản trò nguồn nhân lực

trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao so với chi phí thấp nhất, tìm biện pháp để
khuyến khích nhân viên gắn bó với doanh nghiệp, tìm hiểu thái độ của nhân viên
đối với các chính sách mới dự đònh sữa đổi hoặc sẽ áp dụng trong doanh nghiệp.
- Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chính sách và thủ tục về nhân sự:
Phòng tổ chức nhân sự chòu trách nhiệm chính trong doanh nghiệp về việc
thực hiện đầy đủ các chính sách có liên quan đến vấn đề nhân sự. Để làm tốt điều
đó Phòng tổ chức nhân sự cần phải: thu thập thông tin và phân tích tình hình tuyển
dụng, lựa chọn, thay thế và đề bạt nhân viên bảo đảm mọi vấn đề được thực hiện
đúng quy đònh.
Phân tích kết quả thực hiện công việc nhằm đưa ra các kiến nghò, cải tiến
phù hợp.
Phân tích về số liệu thống kê của tình hình vắng mặt, đi trễ, kỷ luật, khiếu
nại, tranh chấp lao động để tìm ra những vấn đề còn tồn tại trong doanh nghiệp và
đề ra các biện pháp khắc phục.
1.2. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
1.2.1. Chức năng thu hút nguồn nhân lực
Chức năng thu hút nguồn nhân lực chú trọng vấn đề bảo đảm có đủ số lượng
nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc. Nếu doanh nghiệp muốn
tuyển người cho đúng việc trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản
xuất kinh doanh cùng với thực trạng nhân viên, những việc nào cần tuyển thêm
người và yêu cầu đặt ra với các ứng viên như thế nào. Do đó việc tuyển dụng
thường có các hoạt động như :
Dự báo và hoạch đònh nguồn nhân lực.
Phân tích công việc.
Phỏng vấn, trắc nghiệm.
Thu thập, lưu trữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh
nghiệp.
Chính vì vậy các nhà tuyển dụng nhất là Phòng tổ chức nhân sự cần phải
cân nhắt để tuyển được những nhân viên giỏi và có trách nhiệm với doanh nghiệp.
1.2.1.1. Hoạch đònh nguồn nhân lực bao gồm các bước

- Bước 1: Phân tích môi trường kinh doanh, xác đònh mục tiêu và chiến lược
doanh nghiệp nói chung và hoạch đònh nguồn nhân lực nói riêng. Môi trường kinh
doanh của doanh nghiệp được chia làm 2 nhóm: Môi trường bên ngoài, Môi trường
nội bộ doanh nghiệp.
- Bước 2: Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực nhằm xác đònh điểm mạnh,
điểm yếu, những khó khăn thuận lợi, cơ cấu tổ chức và các chính sách.
- Bước 3: Dự báo khối lượng công việc hoặc xác đònh khối lượng công việc
và tiến hành phân tích công việc.
- Bước 4: Để xác đònh nhu cầu nhằm xác đònh phương pháp xu hướng, đánh
giá theo các chuyên gia và phương pháp sử dụng máy tính để dự báo nhu cầu nhân
viên .
- Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầu, đề ra các chính sách, kế hoạch thực
hiện giúp cho các doanh nghiệp thích ứng với nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả
sử dụng nguồn nhân lực.
- Bước 6: Thực hiện các chính sách kế hoạch về chương trình quản trò
nguồn nhân lực.
- Bước 7: Mục đích kiểm tra đánh giá là hướng dẫn các hoạt động hoạch
đònh nguồn nhân lực, xác đònh các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, các nguyên
nhân dẫn đến sai lệch đó và đề ra các biện pháp hoàn thiện.
1.2.1.2. Phân tích công việc
a. Khái niệm
Phân tích công việc là một tiến trình xác đònh một cách có hệ thống các
nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một doanh
nghiệp. Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trò một bản tóm tắt các nhiệm
vụ của một công việc nào đó, các kiến thức và kỹ năng cần thiết, các điều kiện
làm việc.
b. Nội dung
- Mục đích của việc phân tích công việc:
Đối với doanh nghiệp: giúp nhà quản lý xác đònh các kỳ vọng của mình đối
với người lao động và làm cho họ hiểu kỳ vọng đó. Nay là công cụ giúp nhà quản

trò quản lý nguồn nhân lực.
Đối với người lao động: giúp người lao động hiểu được các nhiệm vụ và
trách nhiệm của mình trong công việc.
Các loại thông tin cần thu thập:
Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ liên
quan đến công việc cần thực hiện.
Thông tin về máy móc thiết bò, công cụ, nguyên vật liệu cần sử dụng và các
phương tiện hỗ trợ công việc.
Thông tin về điều kiện làm việc: về vệ sinh môi trường, an toàn lao động,
chế độ và thời gian làm việc, khung cảnh tâm lý xã hội và môi trường làm việc.
Thông tin về các yêu cầu đối với người lao động: các kỹ năng, khả năng cần
có, các kiến thức hiểu biết và kinh nghiệm làm việc cần thiết …
c. Các phương pháp phân tích công việc
- Bảng câu hỏi: Được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập
thông tin phân tích công việc. Bản câu hỏi này đã chuẩn bò kỹ lưỡng từ trước và
phân phát cho nhân viên điền những câu hỏi để trả lời, bộ phận nhân sự sẽ có
những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp.
- Quan sát: Tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và
chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách
nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các điều kiện làm việc, máy móc,
dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc. Phương pháp quan sát
được sử dụng hữu hiệu, đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát,
những công việc không mang tính chất tình huống.
- Phỏng vấn: Dùng để lấy thêm thông tin trong công việc hoặc những kiến
thức để làm sáng tỏ thêm một số điểm nào đó.
- Nhật ký, ghi chép: Phương pháp này nhằm thu thập các thông tin cụ thể
để làm việc hằng ngày của nhân viên. Các thông tin thu được dùng để xây dựng
bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
d. Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
- Bản mô tả công việc: Là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến

công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Bản mô tả này gồm 3
nội dung chính sau:
- Phần xác đònh công việc:
+ Tên công việc (chức danh công việc).
+ Mã công việc.
+ Tên bộ phận trực thuộc hay đòa điểm thực hiện công việc.
+ Chức danh lãnh đạo trực tiếp.
+ Số người lãnh đạo dưới quyền.
+ Mức lương.
- Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc:
+ Nhiệm vụ.
+ Quyền hạn.
- Các điều kiện làm việc:
+ Các điều kiện về môi trường vật chất: máy móc, công cụ, trang bò cần sử
dụng…
+ Thời gian làm việc.
+ Điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại.
+ Các phương tiện khác liên quan.
+ Mối quan hệ.
+ Tiêu chuẩn để đánh giá.
- Bản tiêu chuẩn công việc: Là tài liệu liệt kê các điều kiện, tiêu chuẩn tối
thiểu mà một nhân viên cần phải có để hoàn thành công việc, gồm các thông tin
sau:
+ Dự kiến tổng quát: tên công việc, thuộc bộ phận nào.
+ Bản chất công việc: ngoài trời, trong nhà xưởng, hành chánh văn phòng.
+ Trả lương: mức lương chính, mức lương thử việc, lương phụ trội, tiền
thưởng và phụ cấp.
+ Điều kiện đào tạo huấn luyện.
+ Cơ hội tặng thưởng: lý do được tặng thưởng.
+ Các tiêu chuẩn nhân viên: trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh

nghiệm công tác, tuổi đời, thể lực sức khỏe, đặc điểm cá nhân.
1.2.1.3. Tuyển dụng
Quá trình tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự. Phòng nhân sự sẽ tiến
hành quá trình tuyển dụng nhân sự. Việc tuyển dụng có thể thực hiện từ nguồn nội
bộ doanh nghiệp hoặc nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp.
a. Tuyển dụng từ nguồn nội bộ doanh nghiệp
Tuyển dụng nhân sự từ trong nội bộ doanh nghiệp rất phức tạp. Đối với vò trí
chức vụ cao các doanh nghiệp thường lựa chọn những lãnh đạo cấp thấp có uy tín.
Đối với chức vụ thấp thì doanh nghiệp thường sử dụng thông báo tuyển nhân sự
công khai.
Ưu điểm tuyển dụng nhân viên từ nguồn nội bộ doanh nghiệp:
Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ
nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc.
Nhân viên của doanh nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện
công việc, nhất là thời gian đầu ở cương vò trách nhiệm mới. Họ đã làm quen, hiểu
được mục tiêu của doanh nghiệp, do đó mau chóng thích nghi với điều kiện công
việc mới và biết tìm cách để đạt được mục tiêu đó.
Hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp
cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi trong nhân viên, kích thích nhân viên làm việc
tích cực, năng động sáng tạo, có hiệu quả và đạt năng suất cao hơn. Tuy nhiên,
hình thức tuyển dụng trực tiếp này gặp một số khó khăn như: việc tuyển nhân viên
vào một chỗ trống trong doanh nghiệp theo kiểu thăng chức nội bộ có thể gây ra
hiện tượng chay lì, xơ cứng do các nhân viên được thăng chức đã quen với cách
làm việc đó. Thiếu sáng tạo, không dấy lên bầu không khí thi đua mới, điều này
rất nguy hiểm nếu doanh nghiệp đang trong tình trạng trì truệ, hoạt động kém hiệu
quả. Trong doanh nghiệp để hình thành các nhóm “ ứng viên không thành công”,
họ là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được
tuyển chọn. Từ đó có tâm lý không phụ lãnh đạo, bất hợp tác với lãnh đạo mới, dễ
chia bè phái, mất đoàn kết, khó làm việc.
Như vậy, để có thể xác đònh được bao nhiêu ứng viên từ trong nội bộ, các

nhân viên nên có những thông tin về số lượng và các đặc điểm cá nhân của nhân
viên thông qua việc thu thập và xây dựng hồ sơ nhân viên cần có thông tin về tuổi
tác, sức khỏe và thời gian còn có thể làm việc cho doanh nghiệp, trình độ học vấn,
chuyên môn, các lớp đào tạo đã qua, các kỹ năng đặc biệt, mức lương hiện tại,
mức độ hoàn thành công việc hiện tại và khả năng thăng tiến …
b. Tuyển dụng nguồn ứng viên bên ngoài doanh nghiệp:
- Các nguồn tuyển dụng bao gồm
+ Bạn bè của nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp.
+ Nhân viên cũ.
+ Ứng viên tự nộp đơn xin việc.
+ Nhân viên của doanh nghiệp khác.
+ Các trường Đại học, Cao đẳng và Trung tâm dạy nghề.
+ Công nhân lành nghề tự do.
+ Người thất nghiệp.
Việc tuyển dụng nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp có những ưu
điểm sau:
Đây là các ứng viên đã được đào tạo và trang bò những kiến thức căn bản
cần thiết, có hệ thống, có kinh nghiệm làm việc và có chuyên môn.
Thu hút nhiều ứng viên có nhiều cơ hội để lựa chọn
Họ thường có ý tưởng mới đối với tổ chức và đem đến các ý tưởng mới cho
tổ chức, doanh nghiệp.
Họ có khả năng làm thay đổi cách làm cũ của tổ chức bằng những kiến
thức mới hiện đại.
Bên cạnh những ưu điểm, tuyển ứng viên từ bên ngoài cũng có một số hạn
chế, đó là:
Mất thời gian để những người mới này thích nghi với văn hóa, môi trường
và công việc mới.
Nếu thường xuyên tuyển người bên ngoài thì sẽ gây tâm lý thất vọng cho
người cũ trong doanh nghiệp vì họ cho rằng không có cơ hội thăng tiến.
Nếu ứng viên từ đối thủ cạnh tranh phải chú ý đến các điều bí mật của họ

để tránh bò thưa kiện.
- Các hình thức thu hút ứng viên:
+ Thông qua quảng cáo: Quảng cáo là hình thức thu hút ứng viên rất hữu
hiệu , đặc biệt là đối với doanh nghiệp lớn. Để nâng cao chất lượng quảng
cáo nên chú ý 2 vấn đề đó là mức độ quảng cáo và nội dung quảng cáo .
+ Thông qua văn phòng dòch vụ lao động: Sử dụng văn phòng dòch vụ lao
động có ích lợi là giảm được thời gian tìm kiếm và chọn lựa ứng viên.
+ Tuyển các sinh viên tốt nghiệp: Sinh viên từ các trường Đại học và Sinh
viên thực tập.
- Tiến trình tuyển dụng nhân viên bao gồm các bước sau:
+ Phỏng vấn sơ bộ.
+ Nghiên cứu đơn xin việc.
+ Trắc nghiệm.
+ Phỏng vấn.
+ Xác minh và sưu tra lý lòch.
+ Khám sức khỏe (nếu có).
+ Chính thức tuyển dụng (hoặc từ chối).
1.2.2. Chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
1.2.2.1. Vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là sử dụng tối đa
nguồn nhân lực hiện có, giúp người lao động hiểu rõ về công việc, nắm vững hơn
về nghề nghiệp của mình, thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình một cách tự
giác hơn và với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với
các công việc trong tương lai.
- Đào tạo và phát triển giúp cho doanh nghiệp tồn tại và nâng cao khả năng
cạnh tranh cụ thể:
+ Nâng cao năng suất lao động, hiệu quả thực hiện công việc.
+ Nâng cao chất lượng thực hiện công việc.
+ Giảm bớt sự giám sát vì người lao động được đào tạo là người có khả
năng tự giám sát.

+ Nâng cao tính ổn đònh và năng động của tổ chức.
+ Duy trì và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực.
+ Tạo điều kiện cho áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý vào doanh nghiệp.
+ Tạo ra được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Đào tạo và phát triển giúp cho người lao động:
+ Tạo ra được sự gắn bó giữa người lao động và doanh nghiệp
+ Tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động
+ Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc hiện tại cũng như
công việc trong tương lai.
+ Đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động.
+ Tạo cho người lao động có cách nhìn mới, cách tư duy mới trong công
việc của họ, đồng thời là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động trong
công việc.
1.2.2.2. Các phương pháp đào tào và phát triển nguồn nhân lực
a. Đào tạo trong công việc
Là các phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học
việc sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực
tế thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn của lao động lành nghề hơn, bao gồm
các phương pháp:
- Đào tạo theo chỉ dẫn công việc: Đây là phương pháp phổ biến nhất để dạy
các kỹ năng thực hiện công việc. Qui trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và
giải thích về mục tiêu công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ theo từng bước quan sát, trao đổi,
học hỏi và làm theo cho đến khi thành thạo công việc.