NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG
1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG
1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng
Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động
của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức
năng của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành
chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ
chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện
làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý…
Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn
giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng
phải kiêm nhiệm nhiều công việc.
Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc
ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh
doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn
phòng.
Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ
nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính
chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành
lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp.
1.1.2. Khái niệm văn phòng
Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận
khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau.
Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn
vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức.
Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể
tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ
chức.
Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực
thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành

của nhà quản trị.
Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là
phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của
tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi
công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức.
Tóm lại:
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ
trợ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu
cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông
suốt và hiệu quả.
1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
1.2.1. Vị trí của văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phòng luôn
luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản
đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần
cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức.
Chính vì thế với vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng còn được gọi là
“phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho các nhà lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo
trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho
các nhà quản lý về công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật
phục vụ cho việc quản lý, điều hành.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ
trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn
phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn
phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ
quan cấp dưới với nhân dân.
Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ
mang tính chất thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự

làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động,
những ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và
thông tin thông suốt cho cơ quan.
1.2.2. Vai trò của văn phòng
Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và
tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn
phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo
dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan.
Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối
với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác
thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hay đi đều qua bộ phận văn
phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông
tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô
cùng quan trọng, nó quyết định đến thành bại của tổ chức.
Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng tổng hợp
mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó
sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu chuyển các văn
bản dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban cấp dưới
và giúp thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra.
Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ
quan, tổ chức. Các bộ phận khác thì làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ còn
văn phòng là trung tâm khâu nối các bộ phận đó với nhau thành một hệ thống.
Trong quá trình hoạt động khi có vướng mắc, trục trặc thì văn phòng là nơi báo
cáo tình hình cho lãnh đạo để kịp thời giải quyết.
Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và
ngoài tổ chức. Chủ thể quản lý hay người quản lý có thể bao gồm một con
người cụ thể, một nhóm người, hay một tập thể người lãnh đạo (hội đồng quản
trị); còn đối tượng quản lý là nhóm đối tượng thuộc về kỹ thuật, tồn tại hữu sinh
dưới sự chỉ huy của con người.

Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị
nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. Bởi lẽ mọi vấn đề về hậu cần chủ
yếu là do văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất cả các nhu cầu về vật
chất cho các bộ phận, phòng ban trong cơ quan.
1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG
1.3.1. Chức năng của văn phòng
Dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng
được tổ chức lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào
văn phòng vẫn đảm bảo 3 chức năng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần.
* Chức năng tham mưu
Tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu
cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ
rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng.
Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà quản lý trước khi
đưa ra quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố. Bên cạnh yếu tố chủ quan của
nhà quản lý, muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn
nhà quản lý cần căn cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến tham gia góp ý
của người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến này được văn phòng tổng
hợp, chọn lọc đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho nhà quản lý những
thông tin, phương án, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn.
Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp
quản lý. Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp còn
mang tính chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với
yêu cầu thực tiễn.
* Chức năng tổng hợp
Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và
đầu ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt
động của cả cơ quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng
sẽ tổng hợp, phân tích và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý. Quá trình này
luôn phải tuân theo những quy tắc và trình tự nhất định mới có thể mang lại kết

quả.
Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó với
nhau vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức năng
tổng hợp; ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt chức
năng tổng hợp. Cả hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho thủ
trưởng có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục
tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại
của cơ quan, tổ chức.
* Chức năng hậu cần
Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý
nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được
các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính…
Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không
ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động
của cơ quan, đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của
văn phòng.
Trụ sở và phòng làm việc cần phải được sắp xếp một cách phù hợp với
từng loại công việc, với từng cán bộ trong môi trường làm việc cụ thể. Nguồn
tài chính cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng
trên cơ sở định mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng.
Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính,
phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý,
tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Cho
nên phương châm chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp nhất để đạt
hiệu quả cao nhất.
Có thể nói rằng văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức
năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ
trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận

văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm
vụ chủ yếu như sau:
* Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải
tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để
duy trì hoạt động. Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan,
đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức
đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo,
lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát,
bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác
văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện
khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động.
* Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển.
Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện
pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần… cần
phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt
động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn
chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch
tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị
cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây
dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ
phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn
thành nhiệm vụ của mình. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế
hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ, phối
hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn.

* Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố
tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa,
xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo,
quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo
không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà phải có người trợ giúp trong lĩnh
vực này là văn phòng. Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một
cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát
tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng
phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt
động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động
của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn
thư – lưu trữ khi thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin
được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học đáp ứng được yêu cầu quản
lý thì lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ
không hiệu quả ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.
* Thứ tư là: Trợ giúp về văn bản
Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu.
Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều
hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn
bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về
kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc
lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các
cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã
ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội
của các đơn vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ
quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các
quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành được những văn
bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích

thực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên
trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông
tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin,
đó chính là văn phòng.
* Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan
Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ
thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn
tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường. Đồng thời còn là
phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh
tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động
gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công
cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục vì vậy văn
phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của
đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ
về số lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá
thành cao… đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt