Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 1 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

BÀI 1
KHÁI LƯỢC CHUNG VỀ KIỂM SOÁT

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0015109208

1


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
Vàosáng
sáng thứ
thứ hai,
hai, anh
anh Bình,
Bình, một quản lý văn phịng, nhận nhiệm
Vào
nhiệm vụ
vụ đối
đối chiếu,
chiếu, ghi
ghiđịa
địachỉ,
chỉ,
kiểmtra,
tra,bỏ
bỏphong
phongbìbìvàvà
qua

đường
thơng
tin khách
đến khách
kiểm
gửigửi
qua
đường
bưubưu
điệnđiện
200200
bản bản
thơng
tin đến
hàng.hàng.
Cơng
Cơng
việc
phảihiện
thực
hiệntrước
xongchiều
trướcthứ
chiều
việc
phải
thực
xong
6. thứ 6.
Anh Bình

Bình khởi
khởi đầu
đầu khá
khá tốt.
tốt. Anh lập một kế hoạch hoàn
Anh
hoàn chỉnh
chỉnh cho
cho nhiệm
nhiệm vụ
vụnày,
này, lên
lênthời
thời
giancho
chotừng
từngphần
phần
công
việc.
Anh
giao
và hướng
dẫn
họ kỹ
gian
công
việc.
Anh
giao

việcviệc
cho cho
bốn bốn
nhânnhân
viên viên
và hướng
dẫn họ
kỹ lưỡng.
lưỡng.
Công
việc sẽ
được
thực
hiện
quychuẩn
tắc vàmực
chuẩn
mực
được
định
trước
Cơng
việc
sẽ được
thực
hiện
theo
cáctheo
quy các
tắc và

được
xác
địnhxác
trước
cùng
sự
cùng
sựcủa
trợ các
giúptrang
của các
thiết
bị văn
trợ
giúp
thiếttrang
bị văn
phịng
sẵnphịng
có. sẵn có.
AnhBình
Bình tự
tự tin
tin rằng
rằng anh
anh đã
đã thu xếp mọi công việc đâu vào
Anh
vào đấy
đấy và

và cơng
cơng việc
việc sẽ
sẽtiến
tiếntriển
triển
nhưkế
kếhoạch
hoạchnên
nênanh
anhđể
đểmặc
mặccho
chonhân
nhânviên
viênlàm
làmviệc.
việc.
như
Vàingày
ngàytrơi
trơiqua,
qua,anh
anhBình
Bìnhthấy
thấyrằng
rằng“nhóm
“nhómgửi
gửithư”
thư”vẫn

vẫnđang
đang
làm
việc
bật.
Thứ
sáu
Vài
làm
việc
tấttất
bật.
Thứ
sáu
đã
đã đến
và anh
bất ngờ
khi nhận
ra rằng
họ mới
chỉ gửi
đi được
khoảng
Không
đến
và anh
bất ngờ
khi nhận
ra rằng

họ mới
chỉ gửi
đi được
khoảng
130130
thư.thư.
Khơng
cịn
cịn cách
nào anh
khácphải
anhu
phải
u
cầuviên
nhân
viên
làmgiờ
thêm
vàotốichiều
tối và
thứngày
sáu thứ
và
cách
nào khác
cầu
nhân
làm
thêm

vàogiờ
chiều
thứ sáu
ngày
để có
thể số
gửicịn
đi hết
bảy
đểthứ
có bảy
thể gửi
đi hết
lại. số cịn lại.

v1.0015109208

2


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
Vào sáng thứ hai, anh Bình, một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ,
kiểm tra, bỏ phong bì và gửi qua đường bưu điện 200 bản thông tin đến khách hàng.
Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6.
Nếu
bạn
là tốt.
anhAnh
Bìnhlập
và một

bạn kế
sẽ hoạch
làm gì để
đảm
bảocho
cơngnhiệm
việc sẽ
Anh Bình khởi
đầu
khá
hồn
chỉnh
vụhồn
này, thành
lên thời
đúng
thờicơng
hạn?việc.
Hãy Anh
đưa ra
haiviệc
đề nghị?
gian cho từng
phần
giao
cho bốn nhân viên và hướng dẫn họ kỹ
lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện theo các quy tắc và chuẩn mực được xác định trước
cùng sự trợ giúp của các trang thiết bị văn phòng sẵn có.
Anh Bình tự tin rằng anh đã thu xếp mọi công việc đâu vào đấy và công việc sẽ tiến triển
như kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc.

Vài ngày trơi qua, anh Bình thấy rằng “nhóm gửi thư” vẫn đang làm việc tất bật. Thứ sáu
đã đến và anh bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi đi được khoảng 130 thư. Khơng
cịn cách nào khác anh phải yêu cầu nhân viên làm thêm giờ vào chiều tối thứ sáu và
ngày thứ bảy để có thể gửi đi hết số cịn lại.

v1.0015109208

3


MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:
•

Hoạt động kiểm sốt;

•

Giải thích vai trị của hoạt động kiểm sốt trong doanh nghiệp;

•

Các cách phân loại hoạt động kiểm sốt;

•

Giải thích chức năng kiểm sốt trong doanh nghiệp;

•

Nội dung hoạt động kiểm sốt trong kinh doanh.

v1.0015109208

4


NỘI DUNG
Các vấn đề chung về kiểm sốt
Vai trị của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp
Phân loại kiểm soát
Chức năng kiểm soát
Nội dung kiểm soát trong kinh doanh

v1.0015109208

5


1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT
1.1. Khái niệm
1.2. Lịch sử phát triển
1.3. Cơ sở của hoạt động kiểm soát

v1.0015109208

6


1.1. KHÁI NIỆM

•

Q trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiêu chuẩn đã xây
dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời
đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm
bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định.

•

Có thể thấy một số điểm nổi bật:
 Kiểm soát là một chuỗi hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp và
được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất.
 Kiểm sốt khơng chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà cịn bao
gồm những con người trong tổ chức.
 Kiểm sốt cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối hóa các mục
tiêu được thực hiện.

v1.0015109208

7


1.1. KHÁI NIỆM
•

Hoạt động kiểm sốt trong doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu:
 Cung cấp thông tin đáng tin cậy;
 Bảo vệ tài sản và sổ sách;
 Tăng tính hiệu quả trong hoạt động điều hành;
 Đẩy mạnh và khuyến khích việc thực hiện các chế độ, quy định đã đề ra.

•

Để một doanh nghiệp ln đi đúng hướng cần:
 Kiểm soát dài hạn và ngắn hạn;
 Kiểm soát ngay trong quá trình hình thành mục tiêu và kiểm soát hướng các hoạt động
theo mục tiêu;
 Kiểm soát hoạt động kinh doanh và kiểm soát hoạt động quản trị kinh doanh.

v1.0015109208

8


1.2. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN
•

Ở Anh khái niệm kiểm sốt được sử dụng ở lĩnh vực quản lí nhà nước từ thế kỉ 15.

•

Ở Mỹ năm 1778 đã xuất hiện nhân viên kiểm soát cân đối giữa ngân sách và nhiệm vụ của
Nhà nước.

•

Năm 1863 xuất hiện trong lĩnh vực quản lí nhà nước nhân viên kiểm sốt chỉ đạo kiểm sốt
ngân hàng.

•

Năm 1880 cơng ty Đường sắt Mỹ là doanh nghiệp đầu tiên hình thành bộ phận kiểm tra.

•

Doanh nghiệp cơng nghiệp đầu tiên có nhân viên kiểm sốt là cơng ty General Eletric

•

Đến năm 1929, thuật ngữ Kiểm sốt được đề cập chính thức trong một cơng bố của Cục dự
trữ liên bang Mỹ.

•

Lịch sử phát triển chứng tỏ kiểm sốt có nguồn gốc từ lĩnh vực kế tốn tài chính và ở chức năng
kiểm tra, kiểm sốt tài chính → kiểm sốt được hiểu với nhiều góc độ khác nhau.

•

Những năm 60 ở Mỹ chỉ xuất hiện kiểm soát ở khu vực nhà nước, đến năm 1974 có tới 90%
các doanh nghiệp lớn Mỹ thực hiện kiểm soát.

v1.0015109208

9


1.3. CƠ SỞ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT
•

Nhu cầu kiểm sốt của các đối tượng có liên quan:
 Kiểm sốt là chức năng quản trị cơ bản;
 Thiếu kiểm soát, tức là khơng quản trị.

•

Điều kiện đủ là sự phát triển của cơng cụ kiểm sốt.
Kiểm sốt là người ta nghĩ đến kiểm sốt tình hình tài chính →
kiểm sốt trước hết là kiểm soát các hoạt động kinh doanh →
phát triển các cơng cụ để kiểm sốt xem kinh doanh đang diễn
ra như thế nào? → hoạt động quản trị phải tốt.

•

Cơng cụ kiểm sốt chủ yếu là kiểm sốt thực trạng và kiểm
sốt ngắn hạn → các cơng cụ kiểm soát dài hạn càng được
phát triển.

v1.0015109208

10


2. VAI TRỊ CỦA HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT
•

Kiểm sốt có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, nó giúp hồn
thiện hơn các quyết định trong quản trị.

•

Kiểm sốt giúp các các nhà quản trị thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế
hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản trị…
 Kiểm soát nhằm đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao.
 Xác định, dự đốn những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các
vấn đề.
 Phát hiện kịp thời những vấn đề và những đơn vị bộ phận chịu trách nhiệm để sửa sai.
 Giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của mơi trường.
 Tạo tiền đề cho q trình hồn thiện và đổi mới.
 Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến được hoạt động trong
doanh nghiệp.

v1.0015109208

11


3. PHÂN LOẠI KIỂM SỐT
•

Theo lĩnh vực hoạt động
 Kiểm soát kinh doanh thực chất là việc kiểm tra và điều
chỉnh quá trình kinh doanh từ khâu sản xuất đến khâu
tiêu thụ nhằm giảm thiểu rủi ro để đạt được mục tiêu tối
đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
 Kiểm sốt quản trị thực chất là kiểm sốt tình hình quản
trị các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

v1.0015109208

12


3. PHÂN LOẠI KIỂM SỐT

•

Theo nội dung kiểm sốt
 Kiểm soát nguồn nhân lực và quản trị nhân lực;
 Kiểm soát hoạt động hậu cần và quản trị hậu cần kinh doanh;
 Kiểm soát sản xuất và quản trị sản xuất thực chất;
 Kiểm soát chất lượng và quản trị chất lượng;
 Kiểm soát hoạt động tiêu thụ và quản trị hoạt động tiêu thụ;
 Kiểm soát hoạt động tài chính và quản trị hoạt động tài chính;

v1.0015109208

13


3. PHÂN LOẠI KIỂM SỐT
•

Theo tiến trình thời gian
 Kiểm soát lường trước là loại kiểm soát được tiến hành
trước khi hoạt động thực sự.
 Kiểm soát đang thực hiện là loại kiểm soát được tiến hành
trong khi hoạt động đang diễn ra.
 Kiểm soát sau thực hiện là loại kiểm soát được thực hiện
sau khi hoạt động đã xảy ra.

•

Theo tính chất thời hạn
 Kiểm sốt tác nghiệp thực chất là việc kiểm tra, đo lường, điều chỉnh hoạt động của từng
bộ phận trong doanh nghiệp theo kế hoạch đã định nhằm đạt được mục tiêu của tổ
chức.
 Kiểm soát chiến lược thực chất là việc kiểm tra, đo lường và điều chỉnh hoạt động của
doanh nghiệp và mọi bộ phận trong doanh nghiệp để tin chắc rằng các mục tiêu đã đề ra
và giải pháp nhằm đạt được mục tiêu đó vẫn đang được hồn thành.

v1.0015109208

14


3. PHÂN LOẠI KIỂM SỐT
•

Theo tính chất chủ động hay bị động của kiểm soát
 Kiểm soát chủ động là việc điều chỉnh hoạt động dựa vào
từng trường hợp và nguyên nhân cụ thể để có biện pháp
tác động cho phù hợp.
 Kiểm soát thụ động là việc kiểm tra các hoạt động ở từng
bộ phận theo những quy định đã được doanh nghiệp thiết
lập và việc điều chỉnh hoạt động dựa trên các biện pháp
đã được xác lập từ trước, chủ thể kiểm soát chỉ cần lựa
chọn dựa theo tình huống cụ thể.

v1.0015109208

15


4. CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
4.1. Chức năng phối hợp

4.2. Chức năng dịch vụ

v1.0015109208

16


4.1. CHỨC NĂNG PHỐI HỢP
•

Chức năng phối hợp chứa đựng việc xác định phản ứng quản trị trong các hệ thống quản trị
bộ phận cũng như giữa các hệ thống đó.

•

Kiểm sốt càng chú ý thực hiện chức năng phối hợp nhằm làm rõ các vấn đề sau:
 Liệu các báo cáo từ các hệ thống quản trị bộ phận có đúng sự thật?
 Liệu nhà quản trị phi tập trung có thúc đẩy đầy đủ việc thu thập thơng tin và sử dụng nó
để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp?

•

Phối hợp các hệ thống quản trị bộ phận:

 Kiểm sốt có nhiệm vụ phát triển hệ thống kế hoạch phù hợp.
 Nhà quản trị lên kế hoạch về các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu.

•

Trong khn khổ hệ thống kế hoạch, việc kiểm sốt các cơng cụ lập ngân sách và điều chỉnh
giá tính tốn là rất quan trọng.

v1.0015109208

17


4.1. CHỨC NĂNG PHỐI HỢP
•

Phối hợp giữa các bộ phận của hệ thống: để thực hiện
các hoạt động theo kế hoạch, các bộ phận liên quan
trong doanh nghiệp cần phải phối hợp với nhau.
 Doanh nghiệp là sự kết hợp của các bộ phận khác
nhau có mối quan hệ với nhau.
 Nhiệm vụ phối hợp chủ yếu nhất nằm ở việc xác
định hệ thống kế hoạch hóa và kiểm tra:

v1.0015109208



Lập kế hoạch và kiểm tra vừa là điều kiện cần
vừa là cơng cụ phối hợp.



Kiểm sốt phải mơ tả và thực hiện thống nhất
giữa xây dựng kế hoạch và kiểm tra; ở mỗi giai
đoạn của quá trình xây dựng kế hoạch thì phải
gắn chặt với kế hoạch kiểm tra.

18


4.2. CHỨC NĂNG DỊCH VỤ

•

Chức năng dịch vụ nhằm trợ giúp việc chuẩn bị phương pháp cũng như sử dụng các thông
tin cần thiết để ra quyết định.
Với chức năng này, kiểm sốt phải hồn thành 2 nhiệm vụ sau:
 Chuẩn bị mơ hình thích hợp và các thơng tin cần thiết cho việc ra quyết định.
 Thiết lập và phát triển các hệ thống thông tin cho việc thực hiện phối hợp và trợ giúp việc
ra quyết định.

v1.0015109208

19


4.2. CHỨC NĂNG DỊCH VỤ
•

Cung cấp thơng tin: chất lượng quyết định của nhà quản trị
phụ thuộc nhiều vào chất lượng, số lượng và tính kịp thời của
thơng tin có được.
Yêu cầu của một hệ thống thông tin:
 Hệ thống thơng tin kiểm sốt phải gắn kết các dữ liệu
được chế biến bởi công nghệ tin học.
 Chứa đầy đủ các thông tin cần thiết.
 Không bị tác động mạnh của tính phân chia tự nhiên
khơng đối xứng của thơng tin giữa các bộ phận có thẩm
quyền ra quyết định.

v1.0015109208

20


4.2. CHỨC NĂNG DỊCH VỤ
•

Thơng tin quan trọng có thể lấy được từ:
 Từ doanh nghiệp hoặc môi trường.
 Từ các dữ liệu “cứng” của lĩnh vực tính tốn, hoặc các dữ
liệu “mềm” của hệ thống thông tin định hướng thích hợp.

•

Cung cấp thơng tin thì cần phải phân biệt được sự khác nhau
giữa thông tin chiến lược và thông tin chiến thuật.
 Thông tin chiến lược là các thông tin dự báo sớm về
những thay đổi có ý nghĩa chiến lược;

 Thông tin chiến thuật là các thông tin quan trọng của lĩnh
vực tính tốn có ý nghĩa chiến thuật.

v1.0015109208

21


5. NỘI DUNG KIỂM SỐT TRONG KINH DOANH
5.1. Kiểm sốt đầu vào
5.2. Kiểm sốt q trình chế biến
5.3. Kiểm sốt đầu ra

v1.0015109208

22


5.1. KIỂM SỐT ĐẦU VÀO
•

Kiểm sốt đầu vào là việc kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động
của doanh nghiệp nhằm đạt được mối quan hệ tối ưu giữa
đầu vào và đầu ra.

•

Khi đầu vào và đầu ra có mối quan hệ nhân quả và trực tiếp.
Bộ phận sản xuất thì nguyên vật liệu đầu vào: kiểm soát tập
trung vào việc sản xuất có theo đúng thời gian cần thiết, với

khối lượng mong muốn, theo đúng tiêu chuẩn chất lượng…

•

Trong nhiều trường hợp đầu vào không liên quan trực tiếp
đến đầu ra → dựa trên phán đoán.

v1.0015109208

23


5.2. KIỂM SỐT Q TRÌNH CHẾ BIẾN

•

Kiểm sốt q trình chế biến là việc đánh giá xem việc triển khai thực hiện có diễn ra đúng
như nó cần phải diễn ra khơng và các kết quả đã đạt được có phù hợp với mục tiêu đã đề
ra khơng.

•

Cung cấp cho nhà quản trị sự phản hồi nhanh về tính hiệu quả trong biến đổi đầu vào thành
sản phẩm.

•

Phản ứng nhanh đối với những nguyên nhân có thể xảy ra trong quá trình chế biến.

v1.0015109208

24


5.3. KIỂM SỐT ĐẦU RA
•

Kiểm sốt đầu ra là việc kiểm tra, điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp và mọi bộ phận
trong doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra.

•

Để kiểm sốt đầu ra hiệu quả thì các nhà quản trị cần phải kiểm soát:
 Mục tiêu của mọi bộ phận: để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì từng bộ
phận phải đạt được mục tiêu như nhà quản trị đã đề ra.
 Mục tiêu cá nhân và chức năng: mục tiêu chức năng được thiết lập để khuyến khích phát
triển các năng lực mà mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Các mục tiêu như:

v1.0015109208



Hiệu quả;



Chất lượng;



Cải tiến;



Đáp ứng nhu cầu của khách hàng dùng để đánh giá sự thực hiện của mỗi
chức năng.

25