Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 2 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

BÀI 2
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0015109208

1


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
TạiCơng
CơngtytyTNHH
TNHHsản
sảnxuất
xuấtHuỳnh
HuỳnhQuang
Quangcó
cócác
cácthủ
thủtục
tụchoạt
hoạtđộng
độngđược
đượcmơ
mơtảtảnhư
nhưsau:
sau:
Tại
Khiđặt

đặthàng
hàngmua
muangun
ngunvật
vậtliệu,
liệu,một
mộtliên
liêncủa
của
đơn
hàng
được
cho
phận
• • Khi
đơn
đặtđặt
hàng
được
gửigửi
cho
bộ bộ
phận
nhậnhàng,
hàng,nhân
nhânviên
viênnhận
nhậnhàng
hàngsẽsẽghi
ghisốsốthực

thực
nhận
của
liên
này
của
đơn
hàng
nhận
nhận
của
liên
này
của
đơn
đặtđặt
hàng
vàgửi
gửicho
chobộ
bộphận
phậnkế
kếtốn
tốnghi
ghisổ.
sổ.Vật
Vậtliệu
liệuđược
đượcnhận
nhậnvào

vàokho.
kho.
và
Mộtchi
chi nhánh
nhánh bán
bán hàng
hàng của
trưởng
vàvà
haihai
nhân
viên.
• • Một
của Cơng
Cơng tytybao
baogồm
gồmmột
mộtcửa
cửahàng
hàng
trưởng
nhân
Chi nhánh
đượcđược
mở một
tài khoản
giao giao
dịch dịch
tại Ngân

hànghàng
địa phương.
Các Các
khoản
viên.
Chi nhánh
mở một
tài khoản
tại Ngân
địa phương.
tiền thu
của
nhánh
được nộp
vào
đây.
Các
séc
rút séc
tiền rút
thutiền
củathu
Chicủa
nhánh
khoản
tiền
thuchicủa
chi nhánh
được
nộp

vào
đây.
Các
Chiđược
nhánhnộp
vào đây.
tiền
của
khoản
phải có
chữ
ký có
củachữ
cửakýhàng
hoặc
được
nộp Các
vào séc
đây.rút
Các
séc
rúttàitiền
của này
tài khoản
này
phải
của trưởng
cửa hàng
giám đốc
tàigiám

chínhđốc
Cơng
Sổ Cơng
phụ được
gửi
về được
cho cửa
trưởng,
ơng này
sẽ đối
trưởng
hoặc
tài ty.
chính
ty. Sổ
phụ
gửihàng
về cho
cửa hàng
trưởng,
chiếu
sổsổ
phụ.
Định
lập một
bảng
khoản
ông
nàysổsẽsách
đối với

chiếu
sách
vớikỳ,
sổcửa
phụ.hàng
Địnhtrưởng
kỳ, cửasẽhàng
trưởng
sẽkê
lậpcác
một
bảngchi
trong
về nộp
Công
kê
các kỳ
khoản
chi cho
trong
kỳ vềty.nộp cho Cơng ty.
Đối với mỗi tình huống trên, hãy cho biết điểm yếu của hoạt động kiểm soát
trong doanh nghiệp và loại gian lận hoặc sai sót có thể xảy ra.

v1.0015109208

2


MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:
•

Hoạt động của hệ thống kiểm sốt;

•

Giải thích vai trị của hệ thống kiểm sốt trong doanh nghiệp;

•

Các thành phần cấu thành trong hệ thống kiểm sốt;

•

Giải thích cơ chế kiểm sốt trong doanh nghiệp.

v1.0015109208

3


NỘI DUNG
Các vấn đề chung về hệ thống kiểm soát

Thành phần hệ thống kiểm soát

Cơ chế kiểm soát

v1.0015109208

4


1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
1.1. Khái niệm
1.2. Mục đích của hệ thống kiểm sốt
1.3. Nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát

v1.0015109208

5


1.1. KHÁI NIỆM
•

Hệ thống kiểm sốt thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế
hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi
thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt
động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.

•

Là tập hợp tất cả những việc mà một cơng ty cần làm để có
được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.

•

Hệ thống này khơng đo đếm kết quả dựa trên các con số

tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ
thống, phịng ban của cơng ty.

•

Hệ thống kiểm sốt thơng thường gồm 5 thành phần:
 Mơi trường kiểm sốt;
 Đánh giá rủi ro;
 Hoạt động kiểm sốt;
 Thơng tin và truyền thơng;
 Giám sát.

v1.0015109208

6


1.1. KHÁI NIỆM
•

Hệ thống kiểm sốt hữu hiệu chỉ hạn chế tối đa các sai phạm:
 Khó ngăn chặn được gian lận và sai sót của nhà quản trị
cấp cao.
 Gian lận của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau
hay từ các bộ phận bên ngoài tổ chức.
 Nhà quản trị lạm quyền bỏ qua các qui định kiểm sốt
trong q trình thực hiện nghiệp vụ.
 Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến.
 Những thay đổi của tổ chức, thay đổi quan điểm của nhà quản trị và điều kiện hoạt động.

•

Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không
phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện.

v1.0015109208

7


1.2. MỤC ĐÍCH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT

•

Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh.

•

Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

•

Giúp nhà quản trị ngăn ngừa gian lận hay sai sót thơng qua việc phân cơng nhiệm vụ rõ ràng
ở các bộ phận.

•

Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: thông tin được kiểm tra thông qua rất nhiều khâu, từ
khâu ghi chép đến việc ghi chép vào sổ sách, báo cáo.

•

Đảm bảo sử dụng hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.

•

Hệ thống kiểm sốt hoạt động hiệu quả cũng tạo niềm tin cho các nhà đầu tư, các cổ đông
của công ty.

v1.0015109208

8


1.3. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SỐT
•

Mơi trường kinh doanh và hình thức pháp lý của
doanh nghiệp
 Chi phối rất lớn đến tổ chức hoạt động kinh doanh,
quản trị kinh doanh và hoạt động kiểm soát ở từng
loại hình doanh nghiệp.
 Tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị doanh nghiệp, trong đó có hệ thống kiểm sốt.

•

Mơ hình quản trị doanh nghiệp
 Mơ hình quản trị kiểu truyền thống: mơ hình này
vẫn bám chắc vào giả định tuyệt đối hóa ưu điểm

của chun mơn hóa → tổ chức để kiểm sốt từng
bộ phận đã được chun mơn hóa.
 Mơ hình quản trị hiện đại ˗ mơ hình quản trị lấy tính
thống nhất của quá trình làm cơ sở tổ chức mọi
hoạt động quản trị → kiểm sốt q trình.

v1.0015109208

9


1.3. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SỐT

•

Quy mô và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp
 Doanh nghiệp có quy mơ càng lớn, càng nhiều nơi làm việc, cơ cấu sản xuất càng phức
tạp → cơ cấu kiểm soát cũng bao trùm nhiều cấp, nhiều bộ phận hơn → quan hệ giữa
các cấp, bộ phận phức tạp hơn.
 Doanh nghiệp có quy mơ rất nhỏ → cơ cấu kiểm soát rất đơn giản theo kiểu trực tuyến ˗
tư vấn.
 Cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các cấp, các bộ phận được xây dựng theo
các nguyên tắc nhất định, sự phân bố về không gian… → ảnh hưởng trực tiếp và là cơ
sở để xây dựng cơ cấu kiểm soát.

v1.0015109208

10

1.3. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HỆ THỐNG KIỂM SỐT
•

Trình độ đội ngũ các nhà quản trị
 Nhà quản trị cao cấp nhận thức được vai trị của cơng
cụ kiểm soát → tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát
là đương nhiên.
 Nhà quản trị có trình độ cao sẽ có khả năng sử dụng
các mơ hình, cơng cụ hiện đại, phức tạp để đánh giá,
phân tích và rút ra các kết luận chính xác.
 Trang thiết bị quản trị: giúp các nhà quản trị nâng cao
năng suất lao động cũng như chất lượng công việc.

v1.0015109208

11


2. THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM SỐT
2.1. Mơi trường kiểm sốt
2.2. Đánh giá rủi ro

2.3. Hoạt động kiểm sốt

2.4. Thơng tin và truyền thông

2.5. Giám sát

v1.0015109208

12


2.1. MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT

•

Là những yếu tố của cơng ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm sốt .

•

Là các yếu tố tạo ra mơi trường mà trong đó tồn bộ thành viên của cơng ty nhận thức được
tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát.
 Phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý thức của mọi thành viên trong đơn vị.
 Là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống.

v1.0015109208

13


2.1. MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT
•

Tính trung thực và giá trị đạo đức
 Là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm sốt, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện
và giám sát các nhân tố khác.
 Thái độ và sự quan tâm đúng mức của nhà quản trị đến hoạt động kiểm soát.
 Đơn vị phải xây dựng được các chuẩn mực, quy định về đạo đức của các nhân viên →
người quản lý phải làm gương trong việc thực hiện các quy định.

•

Cơ cấu tổ chức
 Cơ cấu tổ chức cung cấp khn khổ mà trong đó quyền hạn và trách nhiệm thành viên
trong tổ chức.
 Cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy được
tác dụng.
 Thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp thì tổ chức cần phải:

v1.0015109208



Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng hoạt động.



Xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp.

14


2.1. MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT
•

Phân quyền hạn và trách nhiệm
 Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng
cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải
quyết vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp.

 Việc phân định quyền hạn bằng văn bản cụ thể có thể
sẽ giúp cơng việc được tiến hành dễ dàng, trơi chảy
hơn.

•

Chính sách về nguồn lực
 Biểu hiện thông qua việc tuyển dụng, đào tạo, khen
thưởng, kỷ luật.
 Ảnh hưởng rất lớn đến hành vì đạo đức và năng lực
của nhân viên.
 Góp phần tạo ra đội ngũ nhân viên giỏi, có năng lực,
có đạo đức → giảm bớt những yếu kém của mơi
trường kiểm sốt và các thủ tục kiểm soát.

v1.0015109208

15


2.2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO
•

Là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan có
ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

•

Để có thể nhận dạng và quản trị được rủi ro các nhà
quản trị cần:

 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức;
 Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động ở mức tồn
đơn vị hay ảnh hưởng đến một số bộ phận;
 Phân tích và đánh giá rủi ro: do rủi ro rất khó định
lượng nên việc phân tích và đánh giá rủi ro thường
khá phức tạp, theo các bước:

v1.0015109208



Ước lượng thiệt hại có thể xảy ra;



Xem xét khả năng xảy ra rủi ro;



Biện pháp phòng ngừa.

16


2.3. HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT

•

Là những chính sách và thủ tục được thực hiện các hoạt động cần thiết để giảm thiểu rủi ro
của các nhà quản trị được thực hiện.

•

Được thiết kế phụ thuộc vào tính chất đặc thù của hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức.

v1.0015109208

17


2.3. HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT
•

Các yếu tố của hoạt động kiểm soát:
 Phân chia trách nhiệm: nhằm giảm bớt cơ hội cho bất cứ ai ở những vị trí dễ xảy ra sai
sót hay có cơ hội để thực hiện hành vi gian lận → có thể bị vơ hiệu hóa do các nhân viên
thơng đồng với nhau.
 Ủy quyền: tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm. Có
hai mức độ ủy quyền:


Ủy quyền chung: người cấp dưới được phép xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi
giới hạn.



Ủy quyền cá nhân: liên quan đến việc xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ.

 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin: nhằm ngăn chặn tình trạng mất mát, sử dụng lãng
phí, tham ô tài sản hay mất mát, rủi ro thông tin ra bên ngoài.

 Kiểm tra độc lập: nhằm hạn chế những sai sót so một số nguyên nhân như: nhân viên
thiếu năng lực, nhân viên cấu kết với nhau trục lợi cho riêng mình…
 Rà sốt giúp mau chóng phát hiện những biến động bất thường hay những gian lận để
từ đó có thể kịp thời ứng phó.
v1.0015109208

18


2.4. HỆ THỐNG THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG
•

Nhằm đảm bảo cho các thông tin liên quan được xác định, được nắm bắt và được truyền
thông một cách kịp thời và chính xác.

•

Cho phép mọi bộ phận và nhân viên có thể thi hành các công việc của họ một cách có
hiệu quả.

•

Chất lượng hệ thống được xem là tốt nếu:
 Doanh nghiệp thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng;
 Đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực
của tổ chức;
 Đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác;
 Doanh nghiệp đã thiết lập các kênh thơng tin nóng;
 Doanh nghiệp đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của
những người khơng có thẩm quyền;

 Xây dựng các chương trình, kế hoạch phịng chống thiên tai, hiểm họa.

v1.0015109208

19


2.5. GIÁM SÁT
•

Là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và đánh giá định kỳ
hoạt động của hệ thống kiểm sốt.

•

Được thực hiện dưới các hình thức sau:
 Giám sát thường xuyên: được diễn ra ngay trong
quá trình hoạt động.
 Giám sát định kỳ: được thực hiện bộ phận kiểm
soát, bộ phận kiểm sốt từ bên ngồi.


Rà sốt lại các cơ chế kiểm soát đang áp
dụng để giám sát hoạt động.



Kiểm tra tính hợp lý và độ tin cậy của các
thơng tin.
Kiểm tra tính tuân thủ luật pháp và các quy định của doanh nghiệp đối với mọi bộ

phận và nhân viên.




v1.0015109208

Kiểm tra việc thực thi tính tiết kiệm, tính hiệu quả của các hoạt động.

20


3. CƠ CHẾ KIỂM SOÁT
3.1. Khái niệm
3.2. Sự cần thiết thiết kế cơ chế kiểm soát
3.3. Thiết chế trong hệ thống kiểm soát

v1.0015109208

21


3.1. KHÁI NIỆM
•

Là cách thức vận hành của hệ thống kiểm soát trong
mối quan hệ với các phân hệ quản trị khác nhằm đảm
bảo thực hiện các chức năng kiểm sốt với kết quả và
hiệu quả cao.

•

Theo nghĩa rộng, cơ chế kiểm soát đề cập đến thiết
chế vận hành hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp
bao gồm:
 Quy định về mối quan hệ giữa các bộ phận bên
trong hệ thống kiểm soát;
 Quy định về mối quan hệ giữa hệ thống kiểm sốt
với các hệ thống khác của doanh nghiệp.

•

Theo nghĩa hẹp, cơ chế kiểm soát chỉ bao gồm cách
thức vận hành của chính các bộ phận cấu thành nên
hệ thống kiểm soát của doanh nghiệp.

v1.0015109208

22


3.2. SỰ CẦN THIẾT THIẾT KẾ CƠ CHẾ KIỂM SỐT
•

Một tổ chức hay bộ phận tổ chức bất kỳ nếu muốn vận
hành có hiệu quả đều phải thiết kế mối quan hệ hoạt động
đảm bảo sự ăn khớp, nhịp nhàng.

•

Nếu xây dựng nên các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm
sốt rồi mà khơng quy định các ngun tắc cần thiết để
vận hành → hệ thống này hoặc hoạt động hỗn loạn, hoặc
khơng có hiệu quả.

•

Doanh nghiệp sẽ khơng đem lại kết quả như mong muốn
nếu chưa tạo ra cơ chế kiểm sốt đúng nghĩa.

•

Tổ chức hoạt động kiểm sốt song nếu thiếu cơ chế hữu
hiệu thì kết quả cũng là con số không mà thôi.

v1.0015109208

23


3.3. THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SỐT (tiếp theo)
•

Là cơ chế hoạt động bên trong hệ thống kiểm sốt.

•

Là các thủ tục được xác lập nhằm kịp thời phát hiện, ngăn
chặn hoặc giảm thiểu sự sai lệch so với mục tiêu đã xác định.

Phê duyệt:
•

Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh.

•

Là ra quyết định cho phép “ai” được làm một cái gì đó hay chấp nhận cho một cái gì đó xảy
ra → người phê duyệt phải đúng thẩm quyền.

•

Khi phê duyệt cần phải tuân thủ các quy định:
 Quy định về cấp phê duyệt;
 Quy định về cơ sở của phê duyệt;
 Quy định về dấu hiệu của phê duyệt;
 Quy định về cấp ủy quyền.

v1.0015109208

24


3.3. THIẾT CHẾ TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT (tiếp theo)
Thủ tục định dạng trước:
•

Là hành động mơ tả trước “cái sẽ phải hình thành” trong
tương lai.

•

Thủ tục định dạng trước bao gồm các thiết chế qui định
về tính pháp lý của các định mức, các bản chiến lược,
kế hoạch,… liên quan đến hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.

•

Là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp áp dụng
rộng rãi chương trình máy tính vào cơng tác quản lý →
nếu có sai sót thì sẽ có sai sót hàng loạt.

v1.0015109208

25