Bài giảng môn Kiểm soát: Bài 3 - ThS. Nguyễn Thị Phương Lan

BÀI 3
QUY TRÌNH, CƠNG CỤ VÀ
TIÊU CHUẨN KIỂM SỐT

ThS. Nguyễn Thị Phương Lan
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

v1.0015109208

1


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
Giả sử khi bạn tiến hành kiểm tra tại bộ phận sản xuất của doanh nghiệp, bạn thấy năng
suất của bộ phận sản xuất không đạt tiêu chuẩn. Bạn cần tìm nguyên nhân của sự sai lệch
giữa mức năng suất mong muốn và mức năng suất hiện tại.

1. Hãy nêu 5 vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn có thể tìm ra ngun
nhân của sự sai lệch khơng?
2. Nếu có thể bạn đề ra hướng sửa chữa để trình lên ban lãnh đạo?

v1.0015109208

2


MỤC TIÊU
Sau khi học xong bài này, sinh viên cần nắm được các nội dung sau:
•

Mơ tả về quy trình kiểm sốt;

•

Xác định một số cơng cụ kiểm sốt;

•

Xem xét một số tiêu chuẩn cho hoạt động kiểm soát.

v1.0015109208

3


NỘI DUNG
Quy trình kiểm sốt

Cơng cụ kiểm sốt

v1.0015109208

4


1. QUY TRÌNH KIỂM SỐT
1.1. Khái niệm
1.2. Xác định tiêu chuẩn kiểm soát
1.3. Đo lường và đánh giá việc thực hiện

1.4. Điều chỉnh các sai lệch

v1.0015109208

5


1.1. KHÁI NIỆM
•

•

Là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu
chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống
thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu
chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực
hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực
đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực
hiện mục tiêu.
Quy trình kiểm sốt gồm các giai đoạn:
 Xác định tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đánh giá;
 Đo lường kết quả bằng cách đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã được xác lập;
 Tiến hành điều chỉnh (nếu có).

v1.0015109208

6


1.2. XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SỐT

•

Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đạt được.

•

Tiêu chuẩn kiểm sốt tạo ra các “mốc” cần thiết để đánh giá xem những công việc đã/sẽ
diễn ra có cịn ở trong giới hạn cho phép hay khơng.

•

Một tổ chức thì có rất nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác nhau. Các tiêu chuẩn kiểm soát
đề ra cần phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế.

v1.0015109208

7


1.2. XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SỐT
•

Các dạng tiêu chuẩn kiểm sốt:
 Tiêu chuẩn định tính là tiêu chuẩn khơng biểu hiện dưới
dạng các số đo vật lý hoặc giá trị.
 Tiêu chuẩn định lượng là những chỉ tiêu có thể đo lường
bằng các đơn vị cụ thể.
 Dựa vào các mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là tiêu
chuẩn đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ
đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như

mức độ hồn thành nhiệm vụ được giao của các
phịng/ban, cá nhân → đo lường bằng định lượng.

v1.0015109208

8


1.2. XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT
 Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Đây là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các
chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến
chất lượng sản phẩm.
 Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.
 Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.
 Tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư trong các
doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ hiện có với tài
sản hiện có…
 Tiêu chuẩn thu nhập: như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số tiền thu
được trên một tấn hàng bán được…

v1.0015109208

9


1.3. ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN
Đo lường việc thực hiện
•

Đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần

phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
 Phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra;
 Phải đảm bảo tính khách quan;
 Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi
cho cá nhân, bộ phận.

•

Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại
những lợi ích:
 Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời
có những biện pháp để can thiệp kịp thời.
 Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động
đồng thời cải tiến được công tác quản trị.

v1.0015109208

10


1.3. ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN
Đánh giá việc thực hiện các hoạt động
•

Đánh giá là sự xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so
với tiêu chuẩn.

•

Nếu mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và khơng cần

sự điều chỉnh.

•

Nếu kết quả thực hiện khơng phù hợp với tiêu chuẩn thì cần
điều chỉnh.
 Phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả
của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp.
 Cần tiến hành điều chỉnh hay khơng và nếu cần thì phải
điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất.

v1.0015109208

11


1.4. ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH
•

Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình
quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực
hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã
đề ra nhằm khơng ngừng cải tiến chất lượng hoạt động.

•

Việc điều chỉnh các sai lệch có thể tiến hành theo
các hướng:
 Điều chỉnh kế hoạch;
 Thay đổi mục tiêu;

 Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức;
 Lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện,
bồi dưỡng nhân viên…

v1.0015109208

12


2. CƠNG CỤ KIỂM SỐT
2.1. Khái niệm

2.2. Nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn cơng cụ kiểm sốt

2.3. u cầu khi lựa chọn cơng cụ kiểm sốt
2.4. Một số cơng cụ kiểm sốt

v1.0015109208

13


2.1. KHÁI NIỆM
•

Là các phương tiện cần thiết được con người sử dụng
để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hoàn thành cơng việc
hoặc làm cho cuộc sống tốt hơn.

•

Cơng cụ kiểm sốt phụ thuộc vào đối tượng và tính
chất của hoạt động kiểm sốt.
 Cơng cụ định tính thường chỉ sử dụng khi thực hiện
kiểm soát chiến lược.
 Kiểm soát ngắn hạn với các nội dung càng cụ thể,
người ta càng nghĩ tới các cơng cụ định lượng.

•

Cơng cụ kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm:
 Thực hiện sự phối hợp hoạt động của mọi bộ phận,
cá nhân.
 Trợ giúp việc ra các quyết định quản trị
 Cung cấp thông tin cho hoạt động kiểm sốt nói
riêng và quản trị nói chung.

v1.0015109208

14


2.2. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SỐT
•

Mục đích của kiểm sốt
 Kiểm sốt bên ngồi và kiểm sốt của ban/bộ phận kiểm sốt ở
các cơng ty cổ phần nhằm mục đích kiểm sốt sự tn thủ và
kiểm sốt thực trạng tài chính của doanh nghiệp.

•

 Kiểm sốt hoạt động kinh doanh của bộ máy quản trị doanh
nghiệp có mục đích đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đi đúng
hướng, hoạt động kinh doanh mang lại lợi ích như mong muốn.
Đối tượng kiểm sốt
 Đối tượng kiểm soát là các đối tượng bên trong doanh nghiệp
cần được giám sát.
 Hoạt động kiểm sốt chỉ có thể đạt các mục tiêu đặt ra khi nó
được tiến hành phù hợp với đối tượng kiểm soát.
 Nếu đối tượng là kiểm sốt chiến lược thì phải trên cơ sở phán
đốn mơi trường kinh doanh bao gồm cả mơi trường bên ngồi
và mơi trường bên trong.
 Nếu đối tượng là kiểm soát tác nghiệp phải kiểm soát các kế
hoạch triển khai chiến lược kinh doanh.

v1.0015109208

15


2.2. NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC LỰA CHỌN CÔNG CỤ KIỂM SỐT
•

Trình độ đội ngũ nhân viên kiểm sốt
 Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hồn
thành một nhiệm vụ nhất định.
 Mỗi cơng cụ kiểm soát sẽ được thể hiện qua một số công
việc cụ thể, và được cụ thể thành các yêu cầu về kiến
thức và kỹ năng mà nhân viên cần có để có thể sử dụng

được cơng cụ kiểm sốt đó.
 Nhà quản trị cần cân nhắc giữa việc sử dụng cơng cụ
kiểm sốt và năng lực của nhân viên thực hiện nhiệm vụ.

•

Trang thiết bị phục vụ cho cơng tác kiểm soát
 Điều kiện làm việc, thiết bị tốt, đầy đủ sẽ giúp cho nhân
viên kiểm soát thực hiện các công việc thuận tiện hơn.
 Mỗi loại công cụ kiểm sốt sẽ địi hỏi trang thiết bị hỗ trợ
cần có khác nhau.

v1.0015109208

16


2.3. U CẦU KHI LỰA CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT
•

Căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức
 Cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm soát thường là dựa vào kế hoạch.
 Cơng cụ kiểm sốt được lựa chọn phải phù hợp với kế hoạch hoạt động tổ chức.

•

Phải mang tính đồng bộ
 Cần quan tâm đến chất lượng hoạt động của tồn hệ thống chứ khơng phải chất lượng
của từng bộ phận, từng con người.

•

 Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả
cuối cùng của hoạt động.
Kiểm sốt phải mang tính khách quan và chính xác
 Nhà quản trị cần dựa vào các hoạt động thực tế ở các phịng/ban, cá nhân để từ đó đưa
ra những kết luận phù hợp.
 Nhà quản trị không nên dựa vào những định kiến để đưa ra những kết luận hoặc đánh
giá không đúng về đối tượng.

v1.0015109208

17


2.3. U CẦU KHI LỰA CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT
•

Phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu
 Khi xác định rõ được các mục tiêu cần đạt được trong hoạt
động kiểm sốt thì cần phải xác định được nên kiểm tra
ở đâu.
 Nhà quản trị quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan
trọng đối với những hoạt động nhằm để đạt được mục tiêu
mà doanh nghiệp đã đề ra → yếu tố đó được gọi là các điểm
trọng yếu trong doanh nghiệp.

v1.0015109208

18

2.3. U CẦU KHI LỰA CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT
•

Phải phù hợp với tổ chức
 Hoạt động kiểm soát cần phải phù hợp với đặc điểm của
từng tổ chức.
 Hoạt động kiểm tra cần phải đảm bảo phản ánh theo cơ
cấu của tổ chức nhằm đảm bảo đối với mỗi hoạt động sẽ
có người đứng ra chịu trách nhiệm, đồng thời chịu trách
nhiệm để điều chính sai lệch (nếu có).
 Xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa của
doanh nghiệp.

•

Phải đưa ra được các hoạt động cần điều chỉnh
 Hoạt động kiểm soát sẽ được coi là phù hợp nếu những sai lệch so với kế hoạch được
tiến hành điều chỉnh.
 Trong q trình kiểm sốt mà nhận ra sai lệch, tuy nhiên đã khơng thực hiện việc điều
chỉnh, thì việc kiểm tra là hồn tồn vơ ích.

v1.0015109208

19


2.3. U CẦU KHI LỰA CHỌN CƠNG CỤ KIỂM SỐT
•

Cần linh hoạt và đa dạng
 Tính linh hoạt là điều kiện đảm bảo kết quả và hiệu quả của
công tác kiểm soát.
 Doanh nghiệp phải biết kết hợp ngay trong kế hoạch kiểm
sốt của mình cả hai hình thức kiểm soát định kỳ và kiểm
soát bất thường.
 Kiểm soát định kỳ được xác định trước về thời điểm tiến
hành kiểm soát.
 Kiểm soát bất thường được đặt ra khi xuất hiện những sự
thay đổi liên quan đến đối tượng kiểm sốt (kiểm sốt
chiến lược).

•

Tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả kinh tế cao

v1.0015109208

20


2.4. MỘT SỐ CƠNG CỤ KIỂM SỐT
Phân tích chênh lệch
• Là q trình so sánh doanh thu và chi phí theo kế hoạch với mức thực tế để từ đó đánh giá
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể: các nhà quản trị có thể đánh giá hoạt động
của doanh nghiệp mình bằng cách so sánh kết quả thực tế với dự toán tổng thể.
 Cho phép nhà quản trị biết được lợi nhuận của mình có đạt được như mong muốn
hay khơng?

 Doanh nghiệp biết được kết quả có đạt được theo kế hoạch đặt ra hay khơng?
• Phân tích chênh lệch so với dự toán linh hoạt: cho phép các nhà quản trị đánh giá hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp. Dự toán linh hoạt được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi điều
kiện môi trường kinh doanh.
 Chỉ ra được nguyên nhân dẫn đến chênh lệch.
 Giúp cho nhà quản trị xác định mức độ ứng xử của các loại chi phí trong phân tích
chênh lệch.
 Phân tích tổng thể dựa trên dự tốn tổng thể cho phép nhà quản trị đánh giá kết quả
hoạt động của doanh nghiệp.
 Phân tích chênh lệch theo dự tốn linh hoạt lại cho phép nhà quản trị đánh giá được hiệu
quả hoạt động của doanh nghiệp.
v1.0015109208

21


2.4. MỘT SỐ CƠNG CỤ KIỂM SỐT
Hệ thống định mức
•

Nhà quản trị có thể đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân cơng có phù hợp với định
mức ban đầu theo kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra.

•

Giúp cho nhà quản trị đúc rút được kinh nghiệm để đề ra được định mức hợp lý.

•

Định mức lao động là một trong những yếu tố có tính then chốt, quan trọng trong việc quản

lý điều hành một cơ quan, tổ chức.
 Là cơ sở để tổ chức lao động khoa học, lập và giao kế hoạch công tác sát, đúng cho
từng đơn vị, cá nhân.
 Góp phần tích cực vào việc chống lãng phí thời gian và sức lao động.
 Người quản trị có thể kiểm sốt được khối lượng và chất lượng công việc trong phạm vi
quản lý của mình.
 Để xây dựng định mức lao động, người ta thường áp dụng nhóm các phương pháp:
phân tích, tiêu chuẩn, thống kê ˗ kinh nghiệm.

v1.0015109208

22


2.4. MỘT SỐ CƠNG CỤ KIỂM SỐT
•

Định mức ngun vật liệu: là số lượng nguyên vật liệu
cho phép đối với sản phẩm đó và lượng định mức này
được tính theo thiết kế hoặc theo quy chuẩn.
 Nhà quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và
chất lượng nguyên vật liệu.
 Là một trong những căn cứ nhằm phát hiện một
cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý trong
hoạt động cung ứng.
 Để xây dựng định mức nguyên vật liệu, người ta
thường áp dụng các phương pháp: kỹ thuật, phân
tích số liệu lịch sử, điều chỉnh.

v1.0015109208

23


GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
1. 5 vấn đề đưa ra nhằm kiểm tra để phát hiện sai lệch:
•

Có thiết bị nào hư hỏng khơng?

•

Có thiết bị nào bị sử dụng khơng đúng cách khơng?

•

Có nhân viên nào khơng có kinh nghiệm, chưa được đào tạo khơng?

•

Ngun vật liệu có đúng tiêu chuẩn khơng?

•

Mơi trường làm việc đã phù hợp chưa?

2. Với mỗi vấn đề nêu trên, dựa vào kiến thức đã học để đưa ra cách giải quyết cho phù hợp.

v1.0015109208

24


CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1
Cơng cụ kiểm sốt phụ thuộc vào:
A. đối tượng kiểm sốt.
B. tính chất của hoạt động kiểm sốt.
C. đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm sốt.
D. mơi trường kiểm sốt.
Trả lời:
•

Đáp án: C. đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm sốt.

•

Giải thích: để thực hiện hoạt động kiểm soát với hiệu quả cao, nhà quản trị cần biết sử dụng
các công cụ kiểm sốt, do đó cơng cụ kiểm sốt phụ thuộc vào đối tượng và tính chất của
hoạt động kiểm sốt.

v1.0015109208

25