(Luận văn thạc sĩ) tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại bệnh viện k

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Trần Thị Minh Huệ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI BỆNH VIỆN K

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Trần Thị Minh Huệ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI BỆNH VIỆN K
Chuyên ngành:

Quản trị văn phòng

Mã số:

60 34 04 06

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Đào Đức Thuận

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
Thạc sĩ khoa học

Giáo viên hướng dẫn

PGS.TS. Vũ Thị Phụng

PGS.TS. Đào Đức Thuận

HÀ NỘI - 2019


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn này do bản thân tôi thực hiện dưới sự
hướng dẫn khoa học của PGS.TS. Đào Đức Thuận. Các kết quả nghiên cứu
được trình bày trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai cơng bố
trong bất kỳ cơng trình nào khác và thơng tin trích dẫn trong luận văn đều đã
được chỉ rõ nguồn gốc.
Hà Nội, tháng.......năm 2019
Tác giả

Trần Thị Minh Huệ


LỜI CẢM ƠN
Với tình cảm và lịng biết ơn chân thành, em xin gửi lời cảm ơn tới các
giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phịng nói riêng và các giảng

viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN) nói chung,
đã truyền đạt cho em những kiến thức, kỹ năng cần thiết để em thực hiện hoạt
động nghiên cứu và hoàn thành luận văn Thạc sỹ của mình. Đặc biệt, em xin
bày tỏ lịng biết ơn tới PGS.TS. Đào Đức Thuận, Thầy đã hướng dẫn tận tình,
chỉ bảo, định hướng và cho em những lời khun, những nhận định hữu ích.
Tơi xin trân trọng cảm ơn tới lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, nhân viên trong
Bệnh viện K cùng gia đình đã giúp đỡ, động viên và tạo điều kiện cho tôi
trong suốt quá trình thu thập thơng tin, tài liệu, thời gian phục vụ cho đề tài.
Mặc dù tôi đã dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện đề tài, song do
thời gian có hạn, kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều vì vậy khơng thể tránh
khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong q thầy, cơ góp ý để Luận văn tốt
nghiệp của em được hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Tác giả
Trần Thị Minh Huệ


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 4
CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN K VÀ CÔNG TÁC
TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K...... 8
1.1. Khái quát chung về Bệnh viện K ......................................................................... 8
1.1.1. Lịch sử hình thành của Bệnh viện K ............................................................. 8
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện K......................................................... 9
1.1.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................ 13
1.2. Khái quát về tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ................... 17
1.2.1. Số lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ................. 17
1.2.2. Nội dung và thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của
Bệnh viện K ............................................................................................................... 18
1.2.3. Đặc điểm hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ..... 22

1.2.4. Ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K ............ 24
1.3. Trách nhiệm, nguyên tắc, nội dung và sự cần thiết của việc Tổ chức quản lý
hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Bệnh viện K..................................... 28
1.3.1. Trách nhiệm tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của Bệnh viện K ........................................................................................................ 28
1.3.2. Nguyên tắc tổ chức, quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của Bệnh viện K ........................................................................................................ 31
1.3.3. Các nội dung tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của Bệnh viện K. ....................................................................................................... 32
1.3.4. Sự cần thiết của việc tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của Bệnh viện K ....................................................................................... 37
Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 39
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K ......................................................... 40
2.1. Tổ chức xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản
quy định về văn thư lưu trữ ....................................................................................... 40
2.2. Tuyển dụng, phân công, bố trí cán bộ................................................................ 42
2.3. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ .................................................. 43
2.3.1. Thống nhất về phương pháp lập hồ sơ ....................................................... 43
2.3.2. Thu thập, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ........................................... 47
2.3.3. Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ ............................................................................................. 49
1


2.4. Ứng dụng KHCN vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ .......................... 57
2.5. Tổ chức đào tạo cán bộ và công tác thi đua khen thưởng.................................. 59
2.6. Nhận xét, đánh giá ............................................................................................. 61
2.6.1. Ưu điểm ...................................................................................................... 61
2.6.2. Hạn chế ....................................................................................................... 62

2.6.3. Nguyên nhân ............................................................................................... 63
Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 65
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HIỆU QUẢ HỒ SƠ,
TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN K ......................................................... 66
3.1. Nhóm giải pháp tham mưu để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý
hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành y tế ......................................................................... 66
3.1.1. Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ hồ sơ,
tài liệu cho các cơ sở khám chữa bệnh ..................................................................... 66
3.1.2. Lãnh đạo phòng Hành chính cần nghiên cứu để tham mưu xây dựng
riêng một Trung tâm uộc

10 năm

Của đơn vị chức năng
103

Ghi

phòng HC


8.

Kế hoạch báo cáo công tác quý, 6

5 năm

Lãnh đạo

tháng, 9 tháng Của cơ quan cấp trên

20 năm

phòng HC

Kế hoạch báo cáo tháng, tuần

20 năm

Lãnh đạo

Của cơ quan cấp trên

5 năm

phòng HC

10 năm

Lãnh đạo

Của Bệnh viện và đơn vị trực thuộc
9.

Của Bệnh viện và đơn vị trực thuộc
10. Kế hoạch, báo cáo cơng tác đột xuất

phịng HC
11. Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương,

Vĩnh viễn

đường lối của Đảng, pháp luật của

CB văn
thư

Nhà nước
12. Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/ quy

Vĩnh viễn

định/ hướng dẫn những vấn đề chung

CB văn
thư

của ngành của Bệnh viện
13. Tài liệu về công tác thông tin, truyền
thông của Bệnh viện

Cán bộ
Vĩnh viễn

Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế
hoạch , báo cáo năm

được phân
cơng

10 năm

Kế hoạch báo cáo tháng,quý công văn
trao đổi
14. Tài liệu về hoạt động của lãnh đạo (báo Vĩnh viễn
cáo, thuyết trình, giải trình, bài phát

Lãnh đạo
phịng HC

biểu tại các sự kiện lớn,…)
15. Sổ ghi biên bản các cuộc họp của Ban

Vĩnh viễn

Giám đốc; giao ban các phòng ban;

Lãnh đạo
phòng HC

Trưởng đơn vị; Sổ tay công tác của
Lãnh đạo
16. Tập công văn trao đổi về những vấn đề 10 năm

CB văn
thư

chung
17. …….
104

2. Tài liệu Hành chính , văn thƣ,
lƣu trữ
18. Tập lưu văn bản chỉ đạo cấp trên về

Vĩnh viễn

công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
19. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về

CB văn
thư

Vĩnh viễn

cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ

CB được
phân công

20. Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành
chính, văn thư lưu trữ

Vĩnh viễn

CB được

Năm, nhiều năm Qúy, tháng

10 năm

phân công

20 năm

CB được

21. Hồ sơ tập huấn cơng tác hành chính,
văn thư lưu trữ

phân cơng

22. Tập lưu, Sổ theo dõi quản lý văn bản đi
của Bệnh viện

CB văn

Quyết định, quy định, quy chế, hướng

Vĩnh viễn

thư

dẫn
Văn bản khác

70 năm

23. Sổ đăng ký văn bản đến

50 năm

CB văn
thư

24. Chương trình , kế hoạch hoạt động chủ Vĩnh viễn
yếu hàng năm và báo cáo tổng kết công 20 năm
tác định kỳ của Bệnh viện và các đơn

CB văn
thư

5 năm

vị trực thuộc
Dài hạn, hàng năm 6 tháng , 9 tháng
Qúy, tháng, tuần
25. Hồ sơ về Hội nghị cán bộ công chức

Vĩnh viễn

năm, nhiều năm của Bệnh viện

CB được
phân công

26. Hồ sơ về việc quản lý và sử dụng con
dấu của Bệnh viện

20 năm

CB văn
thư

105


27. Hồ sơ về việc lập ban hành danh mục

Vĩnh viễn

CB lưu trữ

20 năm

CB lưu trữ

Vĩnh viễn

CB lưu trữ

30. Hồ sơ về tiêu hủy tài liệu lưu trữ

20 năm

CB lưu trữ

31. Hồ sơ về cải cách hành chính

20 năm

CB được

bí mật Nhà nước của Bệnh viện
28. Sổ theo dõi quản lý tài liệu phim ảnh,
băng ghi âm. Băng ghi hình
29. Biên bản kiểm kê, bàn giao tài liệu lưu
trữ, thống kê tài liệu lưu trữ

phân công
32. Công văn trao đổi về cơng tác hành

5 năm

chính, văn thư lưu trữ

CB được
phân công

33. Lịch công tác tuần, thiệp chúc tết

1 năm

CB được
phân cơng

34. ……….

II. PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

TT

1.

Tên hồ sơ, tài liệu
Tập lưu văn bản quy phạm pháp luật,

Thời hạn

Ngƣời lập Ghi

bảo quản

chú

Đến khi văn

văn bản chỉ đạo của cấp trên về công tác bản hết hiệu

2.

tổ chức cán bộ, lao động và tiền lương

lực thi hành

Hồ sơ xây dựng ban hành Điều lệ tổ

Vĩnh viễn

chức Quy chế làm việc, chế độ/quy

định, hướng dẫn về tổ chức cán bộ, xây
dựng định mức lao động và tiền lương
của Bệnh viện

106

Lãnh đạo
phòng
Lãnh đạo
phòng


3.

Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức,

Lãnh đạo

cán bộ

Vĩnh viễn

Dài hạn, hàng năm

20 năm

6 tháng, 9 tháng

5 năm

phòng

Qúy, tháng
4.

Hồ sơ xây dựng tổ chức đề án

50 năm

CB được
phân công

5.

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, chức

Vĩnh viễn

năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ

Lãnh đạo
phòng

chức của Bệnh viện và các đơn vị trực
thuộc
Hồ sơ lớn nhất, sáp nhập, chia tách, giải
thể Bệnh viện và các đơn vị trực thuộc
6.

Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn,

Vĩnh viễn

chức danh, cơng chức, vị trí việc làm

Lãnh đạo
phịng

của viên chức Bệnh viện
7.

Hồ sơ về việc xây dựng chi tiêu biên

Vĩnh viễn

chế
8.

phân công

Báo cáo thống kê danh sách, số

Vĩnh viễn

lượng,chất lượng, cán bộ, viên chức
9.

CB được

Hồ sơ về quy hoạch cán bộ

CB được
phân công

20 năm

10. Hồ sơ về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm,

Vĩnh viễn

điều động, luân chuyển cán bộ qua các

CB được
phân công

thời kỳ
11. Hồ sơ về việc tiếp nhận, tuyển dụng

Vĩnh viễn

viên chức,hợp đồng lao động

CB được
phân công

12. Hồ sơ về việc nâng ngạch, chuyển
ngạch hằng năm
Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi
107

50 năm

CB được

5 năm

phân công


13. Hồ sơ kỷ luật cán bộ

Vĩnh viễn

CB được
phân công

14. Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH

Vĩnh viễn

CB được
phân công

15. Hồ sơ gốc cán bộ, viên chức

Vĩnh viễn

CB được
phân công

16. Số phiếu quản lý cán bộ

20 năm

CB được
phân công

17. Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo,

Vĩnh viễn

bồi dưỡng cán bộ, viên chức

CB được
phân công

Tài liệu quản lý các cơ sở
Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế

Vĩnh viễn

hoạch, báo cáo năm
Kế hoạch báo cáo tháng quý

10 năm

Công văn trao đổi, tư liệu tham khảo

5 năm

Hồ sơ tổ chức bồi dưỡng cán bộ viên

10 năm

chức
18. Hồ sơ đào tạo nước ngoài

20 năm

CB được
phân cơng

19. Hồ sơ cơng tác bảo vệ chính trị nội bộ

20 năm

CB được
phân công

20. Hồ sơ thực hiện thang bảng lương hàng Vĩnh viễn
năm của Bệnh viện và báo cáo thực

Vĩnh viễn

hiện
Hồ sơ thực hiện chế độ phụ cấp của
ngành và báo cáo thực hiện hằng năm
Hồ sơ nâng lương cán bộ công chức
viên chức
108

20 năm

CB được
phân công


21. Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an tồn, Vĩnh viễn
vệ sinh lao động

CB được
phân cơng

Báo cáo tổng hợp tình trạng tai nạn lao

Vĩnh viễn

động hằng năm của Bệnh viện
22. Hợp đồng lao động vụ việc, có thời hạn 5 năm

CB được
phân công

23. Hồ sơ bảo hiểm xã hội

Vĩnh viễn

CB được
phân cơng

24. ………

III. PHỊNG QUẢN TRỊ
TT

1.

Tên hồ sơ, tài liệu

Thời gian

Ngƣời lập Ghi

bảo quản

chú

Tập lưu văn bản chỉ đạo của cấp trên về Đến khi văn

Lãnh đạo

công tác quản trị

phòng

bản hết hiệu
lực

2.

Giấy chứng nhận quyền sở hữu trụ sở

Vĩnh viễn

Lãnh đạo
phòng

3.

Hồ sơ về thanh lý tài sản cơ quan

20 năm

CB được
phân công

4.

Biên bản họp về nhà đất

70 năm

CB được
phân công

5.

Công văn trao đổi về công tác quản trị,

10 năm

xây dựng cơ bản
6.

CB được
phân cơng

Hồ sơ các cơng trình xây dựng cơ bản

Vĩnh viễn

CB được
phân công

109


7.

Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch,

Vĩnh viễn

CB được

khối lượng và vốn đầu tư xây dựng cơ

Vĩnh viễn

phân công

15 năm

CB được

bản dài hạn và kế hoạch hàng năm của
Bệnh viện và các đơn vị trực thuộc
8.

Hồ sơ dự thầu, các gói thầu (khơng
trúng thầu ) bao gồm của dự án và ngân

phân công

sách
9.

Hồ sơ các hợp đồng sửa chữa nhỏ

50 năm

CB được
phân công

10. Giấy tờ sổ sách, hồ sơ thầu, hợp đồng

20 năm

của các gói thầu mua sắm nội thất,..
11. Chứng từ thanh tốn các gói thầu xây

CB được
phân cơng

Vĩnh viễn

dựng của Bệnh viện

CB được
phân cơng

12. …..
IV. PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN
TT

1.

Tên hồ sơ, tài liệu

Thời hạn

Ngƣời lập Ghi

bảo quản

chú

Tập văn bản chỉ đạo của các Bộ,

Đến khi biên Lãnh đạo

nghành về cơng tác tài chính

bản hết hiệu

phịng

lực
2.

Hồ sơ xây dựng,ban hành chế độ/ quy

Vĩnh viễn

định về tài chính kế tốn
3.

phịng

Kế hoạch , báo cáo tài chính , kế tốn

Vĩnh viễn

hằng năm
4.

Lãnh đạo
CB được
phân cơng

Hồ sơ về ngân sách Nhà nước hàng
năm của Bệnh viện

Vĩnh viễn

CB được
phân công

110


5.

6.

7.

8.

Kế hoạch báo cáo tài chính quyết tốn

CB được

Hàng năm

Vĩnh viễn

Qúy, tháng, 6 tháng, 9 tháng

20 năm

Báo cáo kiểm kê, đánh giá tài sản cố

20 năm

CB được

định, thanh tốn cơng nợ hàng năm

phân công

Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng , Vĩnh viễn

CB được

bàn giao, thanh lý tài sản cố định

phân cơng

Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại

Vĩnh viễn

cơ quan và đơn vị trực thuộc
9.

phân công

CB được
phân cơng

Hồ sơ kiểm tốn tại cơ quan

Vĩnh viễn

CB được
phân cơng

10. Sổ sách kế toán

CB được

Số tổng hợp

20 năm

Số chi tiết

10 năm

11. Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để

15 năm

ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính
12. Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực

phân cơng
CB được
phân cơng

10 năm

tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài

CB được
phân cơng

chính
13. Cơng văn trao đổi về cơng tác tài chính 10 năm
kế tốn

CB được
phân cơng

14. ……….

111