(Luận văn thạc sĩ) nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại cục lưu trữ quốc gia lào

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC X HI V NHN VN
---------------------------------------

Khămphăn southămmavông

NGHIấN CU CC GII PHP HỒN THIỆN
HỆ THỐNG CƠNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC LƯU TRỮ
QUỐC GIA LÀO

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ
MÃ SỐ: 60 32 24

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:PGS. TS. ĐÀO XUÂN CHÚC

Hà Nội - 2014


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng
tơi. Luận văn có tham khảo và sử dụng một số kết quả nghiên cứu
và đã có chú thích. Cơng trình này chưa được cơng bố lần nào.
TÁC GIẢ

KHĂM PHĂN SOUTHĂMMAVÔNG


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
CCTC

Công cụ tra cứu

CCTCKH

Công cụ tra cứu khoa học

CNTT

Công nghệ thông tin

CV

Công văn

CSDL

Cơ sở dữ liệu

Cục VT<NN

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

HĐND

Hội đồng nhân dân

KHKT

Khoa học kỹ thuật

KPLTT

Khung phân loại thông tin

KPLTNTTTLLT

Khung phân loại thống nhất thông tin tài
liệu lưu trữ

TT

Trung tâm

TTKHKT

Thông tin khoa học kỹ thuật

TTLTQG

Trong tâm lưu trữ Quốc gia

TW

Trung Ương

UBHC

Ủy ban hành chính

UBND

Ủy ban nhân dân


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện luận văn này tơi đã được sự giúp đỡ rất nhiệt tình của các
thầy cô giáo và các bạn đồng nghiệp tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường
ĐHKHXH và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội. Bên cạnh đó là sự giúp đỡ hết sức quý
báu của các cán bộ TTLTQG III và Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.
Đặc biệt đề tài luận văn của tôi sẽ khơng thể hồn thành nếu khơng có sự giúp đỡ,
chỉ bảo tận tình của PGS.TS. Đào Xuân Chúc - người hướng dẫn khoa học của tôi nhân
đây cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất tới các thầy cô giáo, các
bạn đồng nghiệp vì những sự giúp đỡ q báu đó.
Hà Nội, tháng 5 năm 2014
TÁC GIẢ

KHĂM PHĂN SOUTHĂMMAVÔNG


MỤC LỤC

Trang
MỞ ĐẦU ...................................................................................................
1
1 Lý do chọn đề tài........................................................................................
1
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................3
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................
3

4 Lịch sử nghiên cứu .....................................................................................
4
5 Phương pháp nghiên cứu ...........................................................................
9
6 Nguồn tài liệu tham khảo ...........................................................................
10
7 Đóng góp của đề tài ...................................................................................
12
8 Bố cục của đề tài ........................................................................................
13
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA

15

HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN HỆ
THỐNG CƠNG CỤ NÀY TẠI CỤC LƯU TRỮ NƯỚC CHDCND LÀO

1.1 Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thnh phn, c cu v yêu cầu

15

ca h thng cụng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ ..............................
1.1.1 Khái niệm ........................................................................................................15
1.1.2 Nguyên tắc ........................................................................................................
17
1.1.3 Yờu cu .....................................................................................................
19
1.1.4 Thnh phần ................................................................................................
21
1.1.5 Cấu trúc của hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ ......................................

23
CHƯƠNG 2: HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA

39
HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC LƯU TR QUC GIA LO ....................
2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cc L-u trữ Quốc gia Lào

39

....................................................................................................................
2.2 Tỡnh hỡnh v giỏ tr ca tài liệu l-u trữ ang bảo quản tại Cục Lưu

43

trữ Quốc gia Lào. .......................................................................................


2.3 Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu

50

trữ Quốc gia Lào. ....................................................................................
2.4 Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ

56

truyền thống tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.
2.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở

62

dữ liệu phục vụ thng kờ, quản lý và tra tìm tài liệu ti Cc Lu
tr Quc gia Lào .......................................................................................
2.6 Mét sè nhËn xÐt vỊ t×nh h×nh ứng dụng công nghệ thông tin
vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu l-u trữ hiện nay của

76
Cc L-u trữ Quốc gia Lào. .....................................................................
2.7 S cn thit phi hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu TLLT ở

78

Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. ........................................................................
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN VÀ NÂNG CAO

81

CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG CƠNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI
LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO

3.1 Tăng cường sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về cơng tác lưu

82

trữ nói chung và hệ thống CCTC nói riêng. ...........................................
3.2 Cần có kế hoạch hoặc dự án về xây dựng hệ thống công cụ tra

91

cứu khoa học tài liệu lưu trữ. ...................................................................

3.3 Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

94

đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. ...........................................
3.4 Nâng cao chất lượng và bổ sung hệ thống công cụ tra cứu tài liệu

96

lưu trữ truyền thống. ..................................................................................
3.5 Hồn thiện cơng cụ tra cứu hiện đại .........................................................
98
3.6 Một số giải pháp hỗ trợ và tối ưu hóa thành phần và nội dung tài

105

liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. ................................................
KẾT LUẬN ........................................................................................................
112
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................
108
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 122



MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ của Lào là di sản văn hóa quý giá của dân tộc, là tài sản
vơ giá khơng có gì thay thế được, cho nên tài liệu lưu trữ cần phải được bảo
quản an toàn và tổ chức xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học, xây

dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và phục vụ nhu cầu chính đáng
của tồn thể xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ tổ quốc Lào. Hiện nay,
những tài liệu lưu trữ này đang được bảo quản tại Cơc L-u tr÷ Qc gia trực
thuộc Bộ Nội Vụ Lào, là đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời thực hiện chức năng sự nghiệp về lưu
trữ. Mặc dù vậy, trong thời gian vừa qua, phần lớn tài liệu lưu trữ đang bảo
quản tại Cục L-u tr÷ Quèc gia Lào chưa được sử dụng rộng rãi vì chưa có hệ
thống cơng cụ tra cứu tài liệu đầy đủ. Điều đó, do nhiều nguyên nhân khách
quan và chủ quan.
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được Nhà nước giao sứ mệnh gìn giữ tài liệu
lưu trữ - một trong những nguồn di sản văn hóa quý báu của dân tộc. Chức
năng cơ bản của cơ quan lưu trữ là không những phải bảo quản an tồn mà
cịn phải tổ chức sử dụng có hiệu quả các loại hình tài liệu phục vụ các nhu
cầu của xã hội. Điều đó đã được nhấn mạnh nhiều lần trong các văn kiện của
Đảng và văn bản chỉ đạo của nhà nước về công tác lưu trữ. Ngày nay, trong
điều kiện phát triển và biển đối không ngừng của khoa học công nghệ với sự
bùng nổ thông tin, nhu cầu dùng tin của xã hội trong đó có thơng tin q khứ
chứa đựng trong tài liệu lưu trữ ngày càng tang. Do ®ã tài liệu lưu trữ ở Cục
Lưu trữ quốc gia Lào đang là đối tượng tìm tin và sử dụng tin của tồn xã hội
Lào. Tuy nhiên tài liệu lưu trữ có được phá huy sử dụng như thế nào, có đáp
ứng được lời ích cho xã hội phải phụ thuốc vào nhiều yếu tố chủ quan của
ngành lưu trữ, trong đó có các vấn đề như: thu thập, chỉnh lý, phân loại, tổ

1


chức khoa học, tổ chức bảo quản, cũng như tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
trong đó liên quan đến hệ thống cơng cụ tra tìm và điều kiện tiếp cận tài liệu.
Trong đó có cơng cụ tra cứu truyền thống và công cụ tra cứu hiện đại,
hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ có một vai trị và ý nghĩa

hết sức quan trọng như chiếc cầu nối hay chìa khóa để dẫn dắt các nhà nghiên
cứu đến với tài liệu một cách nhang chóng nhất và đồng thời cũng là cơng cụ
giúp những người làm lưu trữ có thể quản lý và tra tìm tài liệu phục vụ xã hội
hiệu quả nhất.
Cục Lưu trữ quốc gia Lào là một trung tâm lưu trữ duy nhất và lớn nhất
hiện nay tại Lào, đang bảo quản hàng trăm phơng lưu trữ hình thành trong q
trình hoạt động của cơ quan tổ chức doanh nghiệp Nhà nước Lào, và từ các
thời kỳ phong kiến thực dân đến thời kỳ Nhà nước CHDC Nhân dân Lào ra
đời từ năm 1945 đến nay. Đây là nguồn di sản quý báu phản ánh mọi mặt đời
sống chính trị - kinh tế - văn hóa – xã hội - của nhà nước Lào.
Gần đây, khu nhà kho và nhà làm việc của Cục Lưu trữ quốc gia Lào
mới được xây dựng, hoàn thiện và đưa vào sử dụng do vốn ODA của Chính
phủ Việt Nam tài trợ khơng hồn lại. Những tài liệu lưu trữ. ở đây được khai
thác sử dụng và từng bước đáp ướng các nhu cầu nghiên cứu của nhiều đối
tượng, độc giả. Tuy nhiên, những kết quả khai thác đó chưa tương xứng với
tiềm năng thơng tin to lớn của khối tài liệu đang được bảo quản. Điều đó xuất
phát từ nhiều nguyên nhân, đó là các công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ
cịn q thơ sư và nghèo nàn, chưa đáp ứng được nhu cầu tìm tin cũng như
chuyển tải thơng tin rộng rãi trong cộng đồng. Bên cạnh đó, do mới thay đổi
cơ cấu tổ chức, Côc Lưu trữ Quốc gia Lào phải tập trung vào giải quyết nhiều
nhiệm vụ cấp bách trước mắt liên quan đến việc ổn định tổ chức, kho tàng tài
liệu, nên chưa có điều kiện đi sâu nghiên cứu và xây dựng hệ thông công cụ
tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.

2


Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu tiếp
cận thông tin ngày càng tăng của xã hội, việc khảo sát, nghiên cứu thực trạng
tình hình và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống CCTCKH tài liệu

lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. là một đòi hỏi khách quan cần thiết và
cấp bách hiện nay. Trên tinh thần đó với u cầu nhiện vụ chun mơn, nên
chúng tơi đã chọn đề tài: “ Nghiên cứu các giải pháp hồn thiện hệ thống
cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ”
làm đề tài luận văn của mìmh.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ
thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ (truyền thống và hiện đại) tại
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. Ngồi ra, đề tài cịn hướng tới mục tiêu lâu dài là
làm cơ sở cho việc xây dựng CSDL phục vụ khai thác rộng rãi trên mạng nội
bộ và mạng Internet bảo hiểm cho khối tài liệu lưu trữ này trong tương lai.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để có thể thực hiện mục tiêu, chúng tơi đã xác định nhiệm vụ nghiên
cứu của đề tài bao gồm:
- Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận chung, kinh nghiệm về xây dựng
hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ của nước ngoài đặc biệt là
của Việt Nam. Trên cơ sở đó rút ra những bài học kinh nghiệm về xây dựng
hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, lựa chọn hợp lý và vận dụng sáng tạo
vào hoàn cảnh thực tế của ngành Lưu trữ Lào.
- Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và thực tế xây dựng các công cụ tra cứu khoa học
tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan lưu trữ của Việt Nam làm đối tượng so
sánh, rút kinh nghiệm để áp dụng vào Lào.

3


- Trên cơ sở đó tìm ra những ưu điểm, nhược điểm của các cơng cụ tra
tìm tin trong cơng tác lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, từ đó đề xuất các

giải pháp mang tính khả thi nhằm hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu tài liệu
lưu trữ, định hướng và tổ chức triển khai hệ thống công cụ tra cứu khoa học
tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đảm
bảo theo mục tiêu đã đề ra.
3. Đối tng v phm vi nghiờn cu
3.1. Đối t-ợng nghiên cứu
+ i tng nghiờn cu ca ti luận văn l:
- Các cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như các mục lục phông, mục
lục hồ sơ bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia - Bộ Nội Vụ Lào.
- Các tài liệu chỉ đạo của Nhà nước Việt Nam về xây dựng hệ thống
cơng cụ tra tìm tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam như: tài liệu về tiêu
chuẩn, báo cáo thực hiện dự án và quản lý dự án công cụ tra cứu khoa học...
- Các phương pháp, cơng nghệ, quy trình xây dựng hệ thống cơng cụ
tra tìm tài liệu lưu trữ.
- Khảo sát q trình thực hiện nghiệp vụ xây dựng hệ thống cơng cụ tra
cứu khoa học như quá trình xây dựng CSDL tra tìm tài liệu lưu trữ tại Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III của Việt Nam,...
3.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài tập trung nghiên cứu về việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu
khoa học tài liệu lưu trữ hành chính về mục lục phơng, mục lục hồ sơ trên
giấy đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia - Bộ Nội Vụ Lào cùng với hệ
thống cơng cụ tra cứu tài liệu hiện có tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. Trên cơ
sở đó đề tài sẽ đưa ra các giải pháp để giải quyết, nhằm hồn thiện hệ thống
cơng cụ tra cứu phục vụ tra tìm thơng tin trong tài liệu lưu trữ. Đề tài này
mang tính chất nghiên cứu ứng dụng chứ khơng nặng về phương pháp luận và
cũng không đi sâu vào vấn đề kỹ thuật.

4

4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
4.1. Tình hình nghiên cứu ở trong nước
Xây dựng các loại CCTC là một nghip v rt quan trng của công tác
lu tr, nu làm tốt nghiệp vụ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo
quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó, việc nghiên cứu xây dựng
CCTC khoa học tài liệu lưu trữ rất cần thiết và có ý nghĩa. Nhận thức được
tầm quan trọng của nó, nhiều nước tiên tiến trên thế giới đã tập trung nghiên
cứu đầu tư xây dựng hệ thống CCTC khoa học và hiện đại. Tuy nhiên, đối với
Lào thì việc nghiên cứu về vấn đề này còn chưa được sự quan tâm và đầu tư
đúng mức. Hiện nay, ở Lào chưa có một cơng trình nghiên cứu hoặc đề tài
nghiên cứu nào đi sâu nghiên cứu, xây dựng hệ thống CCTC khoa học tài liệu
lưu trữ. Vì vậy đề tài này là đề tài đầu tiên nghiên cứu về lĩnh vực CCTCKH
của ngành Lưu trữ Lào. Có thể nói rằng, nếu đề tài nghiên cứu thành công, kết
quả nghiên cứu của đề tài này sẽ góp phần tích cực vào sự phát triển về
chuyên môn nghiệp vụ của ngành lưu trữ Lào nói chung và hệ thống cơng cụ
tra tìm tin trong tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng.
4.2. Tình hình nghiên cứu ở Nhà nước Việt nam.
Ở Việt Nam, tình hình nghiên cứu về lý thuyết cũng như thực tế xây dựng
hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ được tiến hành trong nhiều năm. Tuy nhiên,
kết quả còn thiếu và hạn chế. Sở dĩ như vậy là xuất phát từ nhiều nguyên nhân.
Một trong những nguyên nhân cơ bản mang tính chất lịch sử là Việt Nam là một
đất nước phải trải qua nhiều năm chiến tranh nên mục tiêu chính của các cơ
quan lưu trữ lúc đó là bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Từ những năm
70-80 trở lại đây, vấn đề về CCTC tài liệu lưu trữ mới được đề cập nhiều trên tạp
chí chuyên ngành văn thư - lưu trữ, ví dụ như các bài:
Đã đến lúc cần nghĩ tới việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu lưu
trữ của Đỗ Ngọc Phác [25]; Cách xây dựng đề cương phân loại để làm thẻ hệ

5

thống phục vụ tra tìm kho lưu trữ UBHC tỉnh của Lê Văn In [40]; Giới thiệu
việc xây dựng khung phân loại thông tin và làm thẻ hệ thống ở kho lưu trữ
UBND tỉnh Hà Tuyên của Trần Hoàng [81]; Lập bộ thẻ sự vật chuyên đề để
tra tìm tài liệu thiết kế xây dựng của Nguyễn Cảnh Đương; Một số ý kiến về
hướng phát triển hệ thống CCTCKH cho tài liệu văn kiện phông lưu trữ quốc
gia của Trần Hồng và Mạnh Hùng [80]; Xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm
khoa học tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ cấp thiết của ngành lưu trữ Việt Nam
của Phan Đình Nham [66]... Để trang bị cho sinh viên đại học những kiến
thức cơ bản nhất, các giáo trình giảng dạy đại học cũng như trung học về Lý
luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ đều có riêng một chương liên quan đến vấn
đề này [24], [2]. Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu hệ thống CCTCKH tài liệu lưu
trữ truyền thống cịn có một số đề tài khoa học trong phạm vi ngành như:
Nghiên cứu, xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm tài liệu phơng lưu trữ quốc
gia do tiến sỹ Phan Đình Nham làm chủ nhiệm [65]; Mẫu hóa thẻ tra tìm tài
liệu lưu trữ của Phạm Thị Thúy và Tiêu chuẩn về mục lục hồ sơ của Nguyễn
Thị Trà v.v... Trong thời gian qua, công cuộc xây dựng và đổi mới đã đặt ra
nhiều nhu cầu đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, sự phát triển
của khoa học cơng nghệ với những tính năng ưu việt của cơng nghệ thơng tin
đã có những tác động khơng nhỏ đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội và
đồng thời cũng là một áp lực lớn cho ngành lưu trữ. Hoàn cảnh mới đó buộc
các nhà lưu trữ phải nghiên cứu để tìm ra các giải pháp đảm bảo đáp ứng các
nhu cầu của xã hội đối với thông tin tài liệu lưu trữ. Một trong những giải
pháp đó là nghiên cứu, đề xuất các công cụ tra cứu khoa học tự động hóa để
giúp cho việc tra tìm thơng tin nhanh nhất. Chính vì vậy, trong thời gian qua
đã có một số cơng trình nghiên cứu khoa học, một số đề tài luận án tiến sỹ,
thạc sỹ và nhiều bài viết liên quan đến lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin
trong việc quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ.

6

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam là cơ quan đi đầu trong
lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ mà người đặt
ra nền móng và có nhiều cơng trình đóng góp nhất là tiến sỹ Dương Văn
Khảm. Từ đầu những năm 90, tác giả đã nghiên cứu cơng trình cấp Nhà
nước: Xây dựng hệ thống thông tin tự động lưu trữ Quốc gia [21]. Bên cạnh
đó, tác giả cịn cơng bố hàng loạt xuất bản phẩm và bài viết khác nhau như:
Những nội dung cơ bản xây dựng hệ quản trị tài liệu lưu trữ Quốc gia [11],
Những yêu cầu cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu
lưu trữ quốc gia [13], Ứng dụng bộ thẻ phơng trung ương tự động hóa vào
quản lý tài liệu lưu trữ [15], Xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu phông Phủ
Thủ tướng [14], lựa chọn phần mềm ứng dụng cho CSDL lưu trữ [16], Tin
học hóa công tác văn thư – lưu trữ và thư viện [20]... Trên cơ sở những
nghiên cứu trên, năm 1999 Cục Lưu trữ ban hành bản hướng dẫn về ứng dụng
CNTT trong văn thư – lưu trữ [78], năm 2001 TTLTQG III dưới sự chủ trì
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam đã ban hành việc soạn thảo
khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ từ sau năm 1945 [38],
những kết quả nghiên cứu trên đã và đang được ứng dụng vào thực tế công
tác lưu trữ của các TTLTQG I, II, III của Việt Nam để xây dựng CSDL thông
tin cấp I và cấp II phục vụ cho việc quản lý tra tìm tài liệu. Để đẩy mạnh hơn
nữa công tác ứng dụng CNTT, hiện nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
đang được Nhà nước cho phép bước đầu triển khai Dự án ứng dụng CNTT
phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phông lưu trữ Quốc gia
Việt Nam. Mục tiêu và quy mô của dự án là: đầu tư và xây dựng cơ sở hạ tầng
về CNTT, bao gồm hệ thống máy chủ, máy trạm, phương tiện truyền thông,
môi trường hệ điều hành, phần mềm CSDL, cơng cụ lập trình, phần mềm ứng
dụng, các CSDL về tài liệu lưu trữ quốc gia đáp ứng các yêu cầu về quản lý
và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất [3].

7


Cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, các Lưu trữ
Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam cũng là nơi có sự đầu tư nghiên cứu
nghiêm túc về ứng dụng CNTT trong Lưu trữ Đảng, điển hình là các cơng cụ
tra cứu như các bài viết: Nghiên cứu, thiết kế hệ thống CSDL và xây dựng
chương trình máy tính phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu
phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Hồng Quốc Tuấn [32]; Xây
dựng cơng cụ tra tìm thơng tin sử liệu Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng
sản Việt Nam, Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của tiến sỹ
Chu Thị Hậu [10]; Nghiên cứu xây dựng CSDL thống kê tài liệu tại Kho lưu
trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam của thạc sỹ Nguyễn Thị Thu
Hương [8]...
Ngoài các cơ quan đầu ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và
Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, một số kho lưu trữ chuyên ngành cũng
quan tâm tới việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL tài
liệu lưu trữ, ví dụ như Trung tâm Thơng tin Lưu trữ Tổng Cục Dầu khí xây
dựng CSDL các hệ thống thông tin chuyên đề về các mỏ dầu và giá dầu;
Trung tâm Thông tin Tổng Cục Địa chất xây dựng CSDL địa chất Việt Nam
(VN- GEODATA) v.v...[70].
Đối với hai cơ quan Nhà nước lớn như Văn phịng Chính phủ và Văn
phòng Quốc hội, việc nghiên cứu ứng dụng CNTT vào công tác xử lý và lưu
trữ văn bản được thực hiện sớm hơn. Tại Văn phịng Chính phủ, từ năm 1993
đã tiến hành xây dựng CSDL các văn bản pháp quy của Nhà nước Việt Nam
từ năm 1945 [46]. Đến năm 2001 Văn phịng Chính phủ nghiên cứu và triển
khai đề tài “Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc” bao gồm một
quy trình liên quan đến thu hồi, chỉnh lý, bảo quản và tìm kiếm hồ sơ phục vụ
độc giả [60]. Tương tự, Văn phòng Quốc hội từ năm 1993 đã nghiên cứu ứng
dụng tin học vào việc xây dựng CSDL đầy đủ về pháp luật Việt Nam. Năm

8


2000, Văn phòng Quốc hội triển khai đề tài “Ứng dụng tin học vào cơng tác
quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ Quốc hội”.
Ngoài các cơ quan nêu trên, hiện nay, nhiều bộ ngành cũng đang đặt ra
nhiệm vụ nghiên cứu và ứng dụng tin học vào việc quản lý và tra tìm hồ sơ tài
liệu lưu trữ như Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng...
Điểm qua lịch sử nghiên cứu vấn đề trong và ngồi nước là Việt Nam
có thể rút ra một số nhận xét như sau:
Thứ nhất, hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hình thành và phát triển
đồng hành với sự phát triển của công tác lưu trữ Việt Nam.
Thứ hai, công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí hết
sức quan trọng trong cơng tác lưu trữ do đó vấn đề này luôn được quan tâm và
nghiên cứu;
Thứ ba, ở nhiều nước đang xây dựng được hệ thống CCTCKH tài liệu
lưu trữ hoàn chỉnh với đầy đủ các loại CCTC khác nhau;
Thứ tư, công nghệ thông tin đã được ứng dụng vào quản lý và tra tìm
tài liệu lưu trữ ở nhiều nước;
Thứ năm, ở đại bộ phận các nước bên cạnh hệ thống CCTCKH tự động
hóa vẫn duy trì hệ thống CCTCKH truyền thống đã có;
Thứ sáu, ở Việt Nam hầu hết các cơ quan lưu trữ ở địa phương chưa có
hệ thống CCTCKH tài liệu lưu trữ hồn chỉnh. Ngồi một số trung tâm lưu trữ
có một số bộ thẻ tra tìm truyền thống và các sách chỉ dẫn các phơng lưu trữ,
cịn lại cơng cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Công nghệ thông tin đã
bắt đầu được đưa vào ứng dụng chủ yếu chỉ trong phạm vi các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia và một số lưu trữ chuyên ngành, địa phương. Hiện nay, ở
Việt Nam cơ quan chủ quan ngành lưu trữ là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước đang triển khai đề án “Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ”. Sự

thành công của đề án này sẽ mở ra một khả năng tự động hóa cơng tác quản lý
và tra tìm tài liệu lưu trữ, đáp ứng mọi nhu cầu dùng tin của xã hội.

9


Có thể nói, mặc dù việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu
trữ ở Việt Nam chưa đầy đủ nhưng những kinh nghiệm của Việt Nam có thể
áp dụng ở Lưu trữ Lào.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong q trình thực hiện đề tài, chúng tơi đã vận dụng phương pháp
luận của Chủ nghĩa Duy vật biện chứng và Chủ nghĩa Duy vật lịch sử để làm
kim chỉ nam cho q trình thực hiện đề tài. Ngồi ra, chúng tơi cịn áp một số
phương pháp cụ thể như sau:
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp: Trong q trình nghiên cứu,
chúng tơi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau,
ở trong và ngoài nước. Phương pháp này được vận dụng để vạch ra nội
dung cốt lõi của vấn đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một
cách hệ thống, khách quan.
+ Phương pháp khảo sát: chúng tôi đã áp dụng phương pháp này để
khảo sát thực tế tình hình tài liệu đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia
Lào, quá trình thực hiện nghiệp vụ hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu
lưu trữ của Trung tâm LTQG III ở Việt Nam để thu thập tư liệu thực tế.
+ Phương pháp so sánh: do nội dung liên quan đến quy trình thực hiện
hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tương đối đa dạng, cho nên
chúng tôi đã vận dụng phương pháp này để so sánh sự giống và khác nhau các
quy trình hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ trên cơ sở đó
chúng tơi rút ra được những ưu điểm và hạn chế, lựa chọn quy trình xây dựng
hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hợp lý nhất, phù hợp với
điều kiện của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.

+ Phương pháp phỏng vấn: trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi
đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với lãnh đạo, cán bộ chủ chốt
đang đảm nhận nhiệm vụ triển khai hệ thống công cụ tra cứu truyền thống và

10


hiện đại tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số nơi khác. Đây là nguồn
thông tin rất q báu giúp chúng tơi hiểu sâu hơn về tình hình kết quả trong triển
khai hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học của Việt Nam, đồng thời rút ra bài học
kinh nghiệm khi vận dụng vào quy trình nghiên cứu luận văn của mình.
Ngồi ra, các phương pháp thống kê, phương pháp lô - gic... cũng được
chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu. Các phương pháp trên
đã giúp chúng tơi nhìn nhận các vấn đề trong q trình triển khai xây dựng hệ
thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ một cách tồn diện đầy đủ và
khách quan về mọi khía cạnh của vấn đề.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng hệ thống công cụ tra
cứu khoa học tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ là vấn đề mới đối với ngành
Lưu trữ Lào. Cịn các nước có nền lưu trữ phát triển, họ đã đi trước và rút ra
nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai các dự án xây dựng hệ
thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ. Cho nên trong quá trình
nghiên cứu chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu viết bằng tiếng Việt và
tiếng Lào về các vấn đề như:
+ Tài liệu về lý luận:
- Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Định Quyền - Nguyễn
Văn Thâm, (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và
Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
+ Tiếng Lào:
- Tập văn bản quan trọng về công tác văn thư - lưu trữ, Cục Lưu trữ,

Viêng chăn, năm 1998.
- Các báo cáo hàng năm và các văn bản quan trọng khác liên quan đến
quá trình hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, được bảo
quản tại Cục.

11


- (Quyết định số 121/ ພນ ngày 08 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ Lào về việc tổ chức hoạt động của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào)
www. moha.gov.la …
+ Tài liệu quy phạm pháp luật:
- Luật Lưu trữ Việt Nam số: 01/2011/QH 13 ban hành ngày
11/11/2011.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ Việt Nam quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
+ Tài liệu hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ :
- Lê Khả Phiêu, 1997, “ Nâng cao và nhận thức tăng cường lãnh đạo
của các cấp ủy Đảng đối với công tác lưu trữ Đảng”,Tạp chí Lưu trữ Việt
Nam, Số 4
- Tài liệu hướng dẫn do tác giả: Đỗ Ngọc Phác. Đã đến lúc cần nghĩ tới
việc xây dựng các bộ thẻ tra cứu tài liệu lưu trữ.
- Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu
trữ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, Số 5/ 1999,
tr.1- 4...
- Tập văn bản pháp quy về công tác lưu trữ, Hà Nội năm 2010.
+ Các sách chuyên khảo:
Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ thời kỳ thuộc địa bảo quản tại TTLTQG
I – Hà Nội, NXB Văn hóa – Thơng tin, 2001…
+ Luận án tiến sĩ, Luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học, các bài

viết đăng trên tạp chí khoa học:
- Chu Thị Hậu, 2000, “ Xây dựng công cụ tra tìm thơng tin sử liệu Kho
lưu trữ Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam”, Luận văn Tiến sĩ sử học, H.
- Dương Văn Khảm, 1991, “ Xây dựng và khai thác CSDL Phơng Phủ
Thủ tướng ”, Tạp chí Thơng tin học, 4.

12


- Hệ thống mục lục hồ sơ các Phông lưu trữ tại TTLTQG III;
- Hệ thống các loại sổ sách thống kê, tra cứu tại TTLTQG III;
- Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu lưu trữ sau năm 1945,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, H, 2001…
Ngoài ra, có sử dụng các nguồn tài liệu khác nhau như: ảnh chụp, các
thông tin qua phỏng vấn trực tiếp với cán bộ lưu trữ trong quá trình khảo sát thực
tế tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và một số cơ quan lưu trữ của Việt Nam.
7. Đóng góp của đề tài
Với mục tiêu đã đặt ra, luận văn hy vọng:
- Trước tiên, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở để áp dụng vào
việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ đang bảo
quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào trong thời gian tới. Ngoài ra, kết quả
nghiên cứu còn làm cơ sở cho việc nghiên cứu triển khai xây dựng CSDL cho
công tác lưu trữ sau này.
- Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo
hữu ích cho việc triển khai các dự án xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa
học tài liệu lưu trữ trên giấy mà còn tài liệu khác sẽ được triển khai trong
tương lai trên phạm vi cả nước Lào.
- Thứ ba, kết quả nghiên của đề tài sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho
sinh viên muốn tìm hiểu, đi sâu trong lĩnh vực xây dựng hệ thống công cụ tra
cứu khoa học tài liệu lưu trữ và xây dựng CSDL tra tìm tài liệu trên máy tính

hiện đang là vấn đề mới đối với sinh viên. Đặc biệt luận văn cung cấp thêm
thơng tin về tình trạng tài liệu lưu trữ và các giải pháp triển khai xây dựng hệ
thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ và xây dựng CSDL tra tìm tài
liệu ở Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.

13


8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương:
Ch-¬ng 1: Tổng quan về hƯ thèng c«ng cơ tra cøu khoa học tài liệu
l-u trữ v s cn thit phi hồn thiện hệ thống cơng cụ này tại Cục Lưu
trữ Nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào.
Nội dung của chương này nhằm trình bày tổng quan về hệ thống công
cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ: khái niệm, phân tích các nguyên tắc, yêu
cầu, thành phần, cơ cấu của hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh đó, chương này cịn dành một phần mục nói về vai trị của cơng
nghệ thơng tin trong cơng tác lưu trữ, trong đó nội dung chính là xây dựng cơ
sở dữ liệu phục vụ tra tìm thơng tin tài liệu tự động hóa.
Chương 2 : Hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu
lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.
Nội dung chính của chương này chủ yếu tập trung vµo việc phõn tớch
tỡnh hỡnh khai thác sử dụng tài liệu và thực trạng của hệ thống công cụ tra cứu
tài liƯu l-u tr÷ phục vụ cơng tác sử dụng tài liệu, đồng thời nêu ra các nhận
xét về mặt mạnh, mặt yếu của hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ của
Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. Từ đó làm cơ sở đề xuất các giải pháp nhằm khắc
phục nhng mt cũn yu...
Ch-ơng 3: Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao cht lng hệ
thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ t¹i Cục Lưu trữ Quốc gia Lo.

Đây là chng trọng tâm của luận văn. Xuất phát từ sự nghiên cứu hệ
thống cơ sở lý luận, kinh nghiệm về xây dụng hệ thống cơng cụ tra tìm TLLT
ở trong và ngoài n-ớc cũng nh- thực trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học
ti liu l-u trữ tại Cc Lu tr Quc gia Lo, đề tài đà đề xuất các giải pháp
nhm hoàn thiện và nâng cấp hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu l-u
tr÷ ở Lào.

14


Luận văn này được hoàn thành, ngoài sự cố gắng, nỗ lực của bản thân
cịn có sự giúp đỡ thiết thực và nhiệt tình của các thầy cơ giáo trong Khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước Việt Nam, Ban Giám đốc TTLTQG III và toàn thể các bạn bè đồng
nghiệp trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình và trách nhiệm của
PGS.TS. ĐÀO XUÂN CHÚC người đã hướng dẫn và giúp đỡ tơi hồn thành
luận văn này. Nhân dịp này cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc vì sự giúp
đỡ q báu đó.
Mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do lĩnh vực nghiên cứu cịn mới mẻ
mà khả năng, trình độ và điều kiện thời gian còn hạn chế. Tác giả luận văn
mong nhận được sự thơng cảm và góp ý chân tình của các thầy cơ giáo và các
bạn đồng nghiệp để bài luận văn được bổ sung sửa chữa hoàn thin hn.

Hà Nội, tháng 5 năm 2014
Học viên

Khămphăn southămmavông

15

Ch-ơng 1
TNG quan V hệ thống công cụ tra cứu khoa học
tài liệu l-u trữ v s cn thit phi hoÀn thiỆn
hỆ thỐng cÔng cỤ NÀY TẠI CỤC LƯU TRỮ
NƯỚC CHDCND LÀO
1.1. Khái niệm, nguyên tắc, yêu cầu, thành phần, c cu v yêu cầu
ca h thng cụng c tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ.
1.1.1. Kh¸i niƯm
Nghiên cứu lịch sử vấn đề về sự hình thành và phát triển của hệ thống
công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ CCTCKH có thể cho phép nhận định rằng: hệ
thống CCTCKH tài liệu lưu trữ được hình thành và phát triển song hành với
sự gia tăng tài liệu – hệ quả của sự phát triển xã hội. Từ khi số lượng tài liệu
cịn ít, con người có thể dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận tài liệu mà khơng cần sự
trợ giúp của các công cụ tra cứu, dần dần do các lĩnh vực hoạt động của xã hội
không ngừng phát triển đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu, đặc biệt là ngày nay,
sự phát triển của khoa học - công nghệ đã dẫn tới sự gia tăng không ngừng các
nguồn tài liệu với tiềm năng thông tin vô tận. Đồng thời, nhu cầu của xã hội với
việc khai thác sử dụng thông tin trong các nguồn tài liệu đó cũng ngày càng
lớn. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để có thể tiếp cận và khai thác các nguồn
thơng tin đó nhanh nhất và có hiệu quả nhất. Thực tế đó đã buộc các nhà lưu
trữ phải nghiên cứu để lập ra các loại công cụ khác nhau để tra cứu tài liệu và
dần dần khái niệm về hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ đã trở nên thông dụng và
được sử dụng phổ biến ở tất cả các nước. Tuy nhiên, ở mỗi nước và qua mỗi
thời kỳ lịch sử khái niệm này có nhiều tên gọi khác nhau. Dưới đây là một số
quan điểm hay định nghĩa về thuật ngữ CCTCKH tài liệu lưu trữ đang được sử
dụng trong công tác lưu trữ ở Việt Nam và một số nước khác.

16

Ở Việt Nam, như phần lịch sử nghiên cứu vấn đề đã nêu, cơng cụ tra
tìm tài liệu lưu trữ đã được sử dụng trong thực tế của các cơ quan lưu trữ
nhưng chính thức khái niệm về hệ thống CCTC chỉ được thể hiện trong một
số giáo trình, sách giáo khoa và một số cơng trình, đề tài nghiên cứu.
Năm 1990, giáo trình “Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ” của Trường
Đại học Tổng hợp Hà Nội nay là Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn - Đại học Quốc gia Hà Nội định nghĩa: “ Công cụ tra cứu khoa học tài
liệu lưu trữ là những phương tiện tìm tin của các phịng, kho lưu trữ nhằm
cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và
cá nhân”. [24,218]. Khái niệm này ngắn gọn dễ hiểu, tuy nhiên mới chỉ dừng
lại ở giới hạn CCTC chứ chưa nêu được khái niệm và tính chất của cả hệ
thống CCTC tài liệu lưu trữ.
Trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
biên soạn và ấn hành năm 1992 có định nghĩa: CCTC khoa học lưu trữ là các
bản mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu
lưu trữ được xây dựng trên cơ sở khoa học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu
trữ [78].
Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ quốc tế năm 1988, thì cơng cụ tra tìm là
tài liệu in hay viết, liệt kê hoặc mô tả một tập hợp tài liệu lưu trữ để giúp
những người nghiên cứu khoa học và quản lý biết. Các công cụ tra tìm cơ bản
gồm có các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, mục lục thống kê, thư mục, bản chỉ dẫn,
sổ ghi nơi để; đối với tài liệu lưu trữ đọc bằng máy công cụ tra cứu là phần
mềm [79] .
Ở nước Lào, về cơng cụ tra tìm tài liệu lưu tr ch-a đ-ợc sự quan tõm và
u t thớch ỏng. Cho đến nay, chưa có bất cứ cơng trình nghiên cứu hoặc
một đề tài nghiên cứu nào đi sâu nghiên cứu và xây dựng các loại CCTCKH
tài liệu lưu trữ. V× vËy, đề tài này sẽ là đề tài đầu tiên nghiên cứu về lĩnh vực

17

này của ngành Lưu trữ Lào. Có thể nói rằng, nếu đề tài được nghiên cứu
thành cơng thì sẽ góp phần tích cực trong việc phát triển hệ thống CCTC tài
liệu lưu trữ của ngành Lưu trữ Lào nói chung và tại Cục Lưu trữ Quốc gia
Lào nói riêng.
Điểm qua một số định nghĩa như trên, có thể cho phép nhận định là trong
số đó, có định nghĩa nặng về phương pháp luận, nêu được tính chất của vấn
đề và có tầm khái quát cao; có định nghĩa nặng về trình bày nội dung vấn đề.
Nhưng nhìn chung, các định nghĩa đều có một tiếng nói chung là : CCTC tài
liệu lưu trữ các phương tiện cần thiết, trợ giúp cho việc quản lý và khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Trên cơ sở phân tích trên, có thể đi đến
một khái niệm chung như sau: CCTC khoa học tài liệu lưu trữ là các phương
tiện mơ tả tìm tin và tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng phương
pháp thủ công truyền thống và tự động hóa nhằm mục đích phục vụ cho việc
tra tìm và nghiên cứu tài liệu và thơng tin tài liệu. Tồn bộ các CCTC đó
được thành lập trên cơ sở phương pháp luận về khoa học nghiệp vụ thống
nhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống
CCTCKH tài liệu lưu tr .
1.1.2. Nguyên tắc
ỏp ng yờu cu l cu nối giữa hiện tại với quá khứ, giữa công tác
lưu trữ với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, CCTCKH tài liệu lưu trữ phải
được xây dựng trên cơ sở phương pháp luận khoa học chung thể hiện qua các
nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc tổng hợp và toàn diện, nguyên tắc tập trung
thống nhất, nguyên tắc bảo mật và nguyên tắc chính trị.
Trước hết, nguyên tắc lịch sử là một trong những cơ sở phương pháp
luận quan trọng trong việc nghiên cứu và đánh giá thông tin tài liệu và là cơ
sở để tổ chức hệ thống CCTC khoa học tài liệu lưu trữ. Nguyên tắc lịch sử
được áp dụng khi xây dựng hệ thống CCTC tài liệu lưu trữ là phải dựa trên

18