(Luận văn thạc sĩ) giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng xây dựng số 2
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (742.95 KB, 103 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
----------------------------------
HỒ THỊ THANH NGỌC
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG
XÂY DỰNG SỐ 2
LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
TP. Hồ Chí Minh – Năm 2010
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
----------------------------------
HỒ THỊ THANH NGỌC
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG
XÂY DỰNG SỐ 2
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. VÕ VĂN NHỊ
----------------------------------
HỒ THỊ THANH NGỌC
TP. Hồ Chí Minh – Năm 2010
MỤC LỤC
Trang
1.1/
Lời mở đầu
01
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ
03
Vai trị của kiểm sốt nội bộ với công tác quản lý của tổ
03
chức
1.1.1/ Sự ra đời của kiểm soát nội bộ
03
1.1.2/ Khái niệm kiểm soát nội bộ
05
1.1.3/ Vai trị, tác dụng của kiểm sốt nội bộ với cơng tác quản lý
06
1.2/
07
Các yếu tố của kiểm sốt nội bộ
1.2.1/ Mơi trường kiểm sốt
07
1.2.2/ Đánh giá rủi ro
12
1.2.3/ Hoạt động kiểm sốt
15
1.2.4/ Thơng tin và truyền thơng
18
1.2.5/ Giám sát
19
1.3/
21
Đặc điểm kiểm sốt nội bộ trong đơn vị hành chính sự
nghiệp có thu
1.3.1/ Đặc điểm đơn vị hành chính sự nghiệp có thu
1.3.2/ Đắc điểm kiểm sốt nội bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp
21
có thu
24
Kết luận chương 1
30
Chương 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI
31
BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DỰNG SỐ 2
2.1/
Giới thiệu về trường Cao đẳng Xây dựng Số 2
31
2.1.1/ Lịch sử hình thành và phát triển
31
2.1.2/ Quy trình hoạt động đào tạo tại trường
33
2.1.3/ Mục đích, phạm vi, đối tượng nghiên cứu
35
2.2/
35
Thực tế về kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng
Số 2
2.2.1/ Mơi trường kiểm sốt
36
2.2.2/ Đánh giá rủi ro
42
2.2.3/ Hoạt động kiểm sốt
44
2.2.4/ Thơng tin và truyền thơng
46
2.2.5/ Giám sát
49
2.3/
52
Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ tại trường Cao đẳng
Xây dựng số 2
Kết luận chương 2
55
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT
56
ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG
XÂY DỰNG SỐ 2
3.1/
Mục tiêu
56
3.1.1/ Mục tiêu ngắn hạn
56
3.1.2/ Mục tiêu dài hạn
56
3.2/
57
Giải pháp liên quan đến các bộ phận cấu thành hệ thống
kiểm sốt nội bộ
3.2.1/ Mơi trường kiểm sốt
57
3.2.2/ Đánh giá rủi ro
59
3.2.3/ Hoạt động kiểm sốt
61
3.2.4/ Thơng tin và truyền thông
64
3.2.5/ Hoạt động giám sát
65
3.3/
67
Xây dựng cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại
trường Cao đẳng Xây dựng Số 2
3.3.1/ Xây dựng cơ chế vận hành
67
3.3.2/ Phân công công tác quản lý
72
3.3.3/ Kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
78
3.4/
81
Các kiến nghị
3.4.1/ Kiến nghị với Ban Giám hiệu
81
3.4.2/ Kiến nghị với phòng Tài chính –Kế tốn
82
3.4.3/ Kiến nghị với các đơn vị có liên quan
82
Kết luận chương 3
84
Kết luận chung
85
Tài liệu tham khảo
86
Phụ lục
88
‐ 1 ‐
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, khi nền kinh tế càng phát triển thì địi hỏi các nhà quản trị
phải có các biện pháp để quản lý đơn vị tốt hơn. Và kiểm sốt nội bộ là một
hệ thống có thể giúp nhà quản trị đạt được điều đó.
Khái niệm kiểm sốt nội bộ được trở thành khuân mẫu lý thuyết chuẩn
trong báo cáo COSO năm 1992. Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thực
hiện bởi các nhà quản lý và các nhân viên để đảm bảo một sự hợp lý nhằm
đạt được mục tiêu của đơn vị.
Sự cần thiết của đề tài:
Bất kỳ một đơn vị nào muốn quản lý tốt, đạt được các mục tiêu đề ra
đều cần đến hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả. Các đơn vị hành
chính sự nghiệp cũng khơng nằm ngồi quy luật đó.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp ngày càng được mở rộng, quy mô
ngày một lớn, do đó địi hỏi nhà quản lý trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp cũng phải chú trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Và đặc biệt
là từ khi có Nghị định 43/2006/NĐ – CP (ban hành ngày 25/04/2006) giao
quyền tự chủ tài chính cho đơn vị hành chính sự nghiệp có thu tự trang trải
100% chi phí hoạt động và đơn vị sự nghiệp có thu tự trang trải một phần chi
phí thì các đơn vị càng phải phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ để giúp nhà
quản trị quản lý các nguồn lực của mình để đạt được các mục tiêu một cách
hợp lý.
Đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ tại
trường Cao đẳng Xây dựng Số 2” được ra đời từ sự cần thiết của việc xây
dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả tại trường.
‐ 2 ‐
Mục tiêu của luận văn:
- Vận dụng lý thuyết về kiểm sốt nội bộ của báo cáo COSO 1992 để
tìm hiểu, phân tích hệ thống kiểm sốt nội bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng
Số 2.
- Đề tài tập chung đưa ra các giải pháp và các kiến nghị để nâng cao
hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây
dựng Số 2.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội
bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng Số 2 (đơn vị hành chính sự nghiệp có thu).
Phương pháp nghiên cứu:
Luận văn được nghiên cứu dựa trên phương pháp luận khoa học. Lý
luận được nghiên cứu dựa trên các phương pháp như khái qt hóa, tổng hợp,
phân tích. Phần thực tiễn được nghiên cứu dựa trên các phương pháp như
quan sát, phỏng vấn, phương pháp sử dụng bảng cân hỏi – trả lời bằng viết,
phân tích.
Kết cấu của luận văn gồm 3 chương:
- Chương 1: Lý luân chung về kiểm soát nội bộ.
- Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường Cao
đẳng Xây dựng Số 2.
- Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ
tại trường Cao đẳng Xây dựng Số 2.
‐ 3 ‐
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 - Vai trị của kiểm sốt nội bộ với cơng tác quản lý của tổ chức
1.1.1 - Sự ra đời của kiểm soát nội bộ
Sự ra đời của hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal Control System)
về cơ bản được chia thành 3 giai đoạn sau:
* Giai đoạn tiền COSO (Từ năm 1992 trở về trước):
Năm 1929, Công bố của Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal
Reserve Bulletin) lần đầu tiên đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ và cơng
nhận vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp. Vào thời điểm
này kiểm soát nội bộ được hiểu đơn giản là một biên pháp giúp cho việc như:
bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận; bảo vệ tài sản khơng bị thất
thốt; ghi chép kế tốn chính xác; tn thủ chính sách của nhà quản lý.
Giữa thập niên những năm 1970, kiểm soát nội bộ chủ yếu hướng vào
cách thức cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ và vận dụng trong các cuộc kiểm
toán.
Năm 1977, khái niệm kiểm soát nội bộ lần đầu tiên xuất hiện trong văn
bản pháp luật Điều Luật Hành vi hối lộ ở nước ngoài. Điều này là do sau vụ
bê bối Watergate (phát hiện các khoản thanh tốn bất hợp pháp cho chính
phủ nước ngồi), Quốc hội Mỹ thông qua Điều Luật này.
Từ năm 1980 - 1988, kiểm soát nội bộ được chú trọng hơn (do sự kiện
nhiều công ty cổ phần niêm yết ở Hoa Kỳ sụp đổ) và nhiều qui định hướng
‐ 4 ‐
dẫn được ban hành. Những quy định này đưa ra nhằm hướng đến mục tiêu
phát triển vai trò của kiểm soát nội bộ trong tổ chức. Tuy nhiên, vẫn chưa có
một hệ thống lý luận có tính chuẩn mực về kiểm sốt nội bộ vì vẫn cịn tồn tại
một số bất đồng giữa các quy định này.
* Giai đoạn Báo cáo COSO (năm 1992):
Ủy ban COSO (Committed Of Sponsoring Organization) là Ủy ban
gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Treadway như: Hiệp
hội kế toán viên cơng chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hội Kế tốn Hoa Kỳ (AAA),
Hiệp hội các nhà quản trị tài chính (FEI), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ
(IIA) và Hiệp hội kế tốn viên quản trị (IMA). COSO đưa ra khn mẫu lý
thuyết chuẩn cho kiểm soát nội bộ.
Báo cáo COSO năm 1992 có 4 phần:
- Phần 1: Tóm tắt dành cho nhà quản lý.
- Phần 2: Khuôn khổ chung của kiểm sốt nội bộ.
- Phần 3: Báo cáo cho bên ngồi
- Phần 4: Các cơng cụ đánh giá kiểm sốt nội bộ
Báo cáo COSO là tài liệu nghiên cứu về định nghĩa kiểm sốt nội bộ
một cách đầy đủ và có hệ thống.
* Giai đoạn hậu COSO (Từ năm 1992 đến nay):
Từ khi báo cáo COSO ra đời, nhiều nghiên cứu mở rộng và phát triển
trên nhiều lĩnh vực như:
-
COBIT _ 1996 (Control Objective For Information and Related
Technology) do ISACA ban hành. COBIT là hệ thống kiểm soát nội bộ phát
‐ 5 ‐
triển theo hướng công nghệ thông tin, nhấn mạnh đến hệ thống kiểm sốt
trong mơi trường CIS.
- SAS 78 _ 1995 và SAS 94 _ 2001: Các chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ
chuyển sang sử dụng báo cáo COSO là nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát
nội bộ trong kiểm toán độc lập về kiểm toán báo cáo tài chính và ảnh hưởng
của cơng nghệ thơng tin đến việc xem xét kiểm sốt nội bộ trong báo cáo tài
chính.
- Báo cáo Basel _ 1998 của Ủy ban Basel về vận dụng kiểm soát nội bộ
của COSO vào hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín dụng.
- ERM _ 2001 (Enterprise Risk Management Framework): Hệ thống đánh
giá rủi ro doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản trị.
1.1.2 - Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ được định nghĩa trong báo cáo COSO như sau:“Kiểm
soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các
nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm
đạt được các mục tiêu sau đây:
Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính
Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”
Kiểm sốt nội bộ là một q trình: là một chuỗi các hoạt động hiện diện
rộng khắp trong doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ phải là một bộ phận giúp
doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.
Kiểm sốt nội bộ bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và nhân
viên trong doanh nghiệp và ngược lại, kiểm soát nội bộ tác động đến hành vi
‐ 6 ‐
con người. Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành
hướng tới các mục tiêu đã định.
Đảm bảo hợp lý: một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt đến đâu cũng tiềm
tang những hạn chế (sai lầm của con người, sự lạm quyền của nhà quản lý, sự
thông đồng của các thành viên và những hạn chế khác) do đó hệ thống kiểm
sốt nội bộ chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý.
Các mục tiêu: mỗi doanh nghiệp có các mục tiều khác nhau. Có thể
chia các mục tiêu của doanh nghiệp thành 3 nhóm cơ bản sau:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ
1.1.3 - Vai trò của kiểm sốt nội bộ với cơng tác quản lý của đơn vị
Kiểm soát là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị. Hệ
thống kiểm sốt nội bộ thực chất là tổng hợp các hoạt động, các biện pháp,
các kế hoạch, các nội quy mà đơn vị thực hiện nhằm bảo đảm đơn vị hoạt
động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đơn vị đặt ra một cách hợp lý. Như
vậy hệ thống kiểm soát nội bộ giúp nhà quản lý giám sát tình hình thực tế tại
đơn vị của mình và từ đó giúp nhà quản lý đạt được những điều sau:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro trong sản xuất kinh doanh: hệ thống kiểm
soát nội bộ tốt sẽ giúp nhà quản lý nhận dạng được rủi ro, phân tích và đánh
giá rủi ro, do đó đơn vị sẽ có các biện pháp ứng phó với rủi ro.
- Giúp đơn vị bảo vệ được tài sản: hoạt động kiểm soát vật chất nếu
được tiến hành thường xuyên trong đơn vị thì sẽ giúp đơn vị bảo vệ được tài
sản khỏi hư hỏng, mất mát , sử dụng có hiệu quả.
‐ 7 ‐
- Bảo đảm tính chính xác của các số liệu kế tốn và các báo cáo tài
chính.
- Ngăn chặn được các hành vi gian lận, bảo đảm mọi thành viên hoạt
động theo đúng nội quy, quy chế của đơn vị: trong bất kỳ một tổ chức thì sự
thống nhất và xung đột về quyền lợi chung và quyền lợi riêng của người lao
động và người sử dụng lao động là khơng tránh khỏi. Như vậy cần có hệ
thống kiểm sốt nội bộ để đảm bảo rằng mọi nhân viên không vì quyền lợi
riêng mà làm thiệt hại đến lợi ích chung của đơn vị.
- Bảo đảm cho đơn vị hoạt động hiệu quả, đạt được các mục tiêu đề ra
một cách thích hợp; bảo đảm nhà quản lý sử dụng tối ưu các nguồn lục.
1.2 - Các yếu tố của kiểm sốt nội bộ
1.2.1 - Mơi trường kiểm sốt
Những nhân tố của mơi trường kiểm sốt (theo báo cáo COSO 1992) gồm
có :
- Tính chính trực và các giá trị đạo đức.
- Năng lực đội ngũ nhân viên.
- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phân chia quyền hạn và trách nhiệm.
- Chính sách nhân sự.
1.2.1.1 - Tính chính trực và các giá trị đạo đức
‐ 8 ‐
Tính chính trực và các giá trị đạo đức là tính cách, bản chất của con
người thể hiện qua các hoạt động hằng ngày trong một tổ chức. Nó chịu sự tác
động của văn hóa tổ chức.
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc trực
tiếp vào tính chính trực và tơn trọng các giá trị đạo đức của những thành viên
liên quan đến quá trình kiểm sốt. Tính chính trực và tơn trọng các giá trị đạo
đức là yếu tố chính của mơi trường kiểm sốt, nó tác động đến các thành phần
khác trong hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Tiêu chí đánh giá nhân tố này bao gồm:
– Sự tồn tại quy định về đạo đức nghề nghiệp hoặc thông lệ kinh doanh
được chấp nhận, quy định xử lý các trường hợp mâu thuẫn về quyền lợi và
những quy định chuẩn mực về đạo đức khác. Những quy định này phải được
áp dụng trong thực tế.
– Quy định về cách thức đối xử với khách hàng, nhà cung cấp phải dựa
trên một tinh thần trung thực và công bằng.
– Loại bỏ sức ép đối với việc thỏa mãn mục tiêu phi hiện thực đặc biệt là
đối với mục tiêu trong ngắn hạn, giới hạn phạm vi áp dụng phương pháp
khuyến khích vật chất đơn thuần dựa trên kết quả công việc.
1.2.1.2 - Đảm bảo về năng lực
Đảm bảo về năng lực là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng
và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Một tổ chức chỉ có thể đạt được
các mục tiêu khi cán bộ nhân viên ở mọi cấp đảm bảo về năng lực và trình độ
phù hợp. Do đó nhà quản lý khi tuyển dụng cần xem xét về trình độ chun
mơn, kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, đồng thời phải ln có sự
giám sát, huấn luyện thường xun.
‐ 9 ‐
Tiêu chí đánh giá nhân tố này:
- Mọi cơng việc cụ thể trong tổ chức phải có bảng mơ tả các tác vụ một
cách rõ ràng. Bảng mô tả này có thể dưới dạng một bảng mơ tả cơng
việc hoặc dưới một hình thức khác.
- Mỗi cơng việc cần phải được phân tích về yêu cầu đối với kiến thức
và kỹ năng.
1.2.1.3 - Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán
Sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và của Ủy ban kiểm tốn có ảnh
hưởng quan trọng đến mơi trường kiểm sốt.
Ủy ban kiểm tốn trực thuộc Hội đồng quản trị, gồm những thành viên
trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành
doanh nghiệp. Ủy ban kiểm tốn có thể có những đóng góp quan trọng cho
việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp thông qua việc kiểm tra các
hoạt động tuân thủ luật pháp, giám sát việc lập báo cáo tài chính.
Các nhân tố để xem xét và đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị
và của Ủy ban kiểm toán là: mức độ độc lập, kinh nghiệm, uy tín, mối quan
hệ với bộ phận kiểm tốn nội bộ và kiểm toán độc lập.
Khi đánh giá cần xét đến các tiêu chí sau:
- Tồn tại độc lập đối với Ban giám đốc.
- Các cuộc họp thường xuyên và khơng thường xun với các bộ phận
liên quan như phịng tài chính, phịng kế tốn, kiểm tốn viên nội bộ và kiểm
toán viên độc lâp.
- Sự đầy đủ và kịp thời của các thông tin được cung cấp đến Hội đồng
quản trị và của Ủy ban kiểm toán để giám sát các mục tiêu và chiến lược của
‐ 10 ‐
nhà quản lý; kết quả hoạt động và tình hình tài chính của doanh nghiệp; điều
khoản của các hợp đồng quan trọng.
- Sự đầy đủ và kịp thời của báo cáo đến Hội đồng quản trị và Ủy ban
kiểm toán về các thông tin “nhạy cảm”, việc điều tra và xử lý.
1.2.1.4 - Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý.
Phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà quản lý
khi điều hành doanh nghiệp.
Tiêu chí để đánh giá nhân tố này bao gồm:
- Mức độ rủi ro kinh doanh mà nhà quản lý có thể chấp nhận
- Sự tiếp xúc giữa nhà quản trị cấp cao và người quản lý điều hành, đặc
biệt trong điều kiện cách trở về không gian.
- Thái độ và hành động đối với việc lập báo cáo tài chính.
1.2.1.5 - Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phận trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà
người quản lý có thể thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp. Một cơ cấu tổ chức phù
hợp là một điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng.
Các tiêu chí để đánh giá cho nhân tố này bao gồm:
- Sự thích hợp của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và khả năng cung
cấp các thông tin cần thiết của nhà quản lý.
- Mức độ phù hợp giữa trách nhiệm theo cơ cấu tổ chức với nhận thức
của những người quản lý về nhiệm vụ đó.
- Khả năng đáp ứng về kiến thức, kinh nghiệm đối với nhiệm vụ được
giao của các nhà quản lý.
‐ 11 ‐
1.2.1.6 - Cách thức phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm sẽ cụ thể hóa về trách nhiệm và
quyền hạn của từng thành viên trong hoạt động của doanh nghiệp.
Các tiêu chí đánh giá:
- Phù hợp với mục tiêu của tổ chức, chức năng hoạt động, yêu cầu trách
nhiệm về hệ thống thông tin và quyền hạn thay đổi.
- Phù hợp với các tiêu chuẩn và thủ tục kiểm soát.
- Sự tương xứng giữa số lượng, năng lực của các thành viên với mức độ
cơng việc và quy mơ của doanh nghiệp.
1.2.1.7 - Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là các chính sách và các quy định liên quan đến
việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật
nhân viên. Nó có ảnh hưởng quan trọng đến việc hạn chế rủi ro của kiểm sốt
nội bộ
Các tiêu chí đánh giá về chính sách nhân sự:
- Chích sách và thủ tục cho việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt và trợ
cấp phù hợp cho nhân viên.
- Có biện pháp điều chỉnh thích hợp cho sự khác biệt giữa chính sách
nhân sự với các chính sách và thủ tục kinh doanh.
- Cần kiểm tra và lựa chọn các ứng viên có trình độ, năng lực và kinh
nghiệm phù hợp.
- Mức độ phù hợp giữa sự duy trì nhân viên, tiêu chuẩn đề bạt, kỹ thuật
đánh giá khả năng làm việc, mối quan hệ về nguyên tắc đạo đức và các hành
vi khác.
‐ 12 ‐
1.2.2- Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tất cả
các hoạt động trong đơn vị đều có thể phát sinh rủi ro, vì vậy các nhà quản trị
nên cần phải đánh giá và phân tích rủi ro, kể cả các rủi ro hiện hữu lẫn tiềm
ẩn.
1.2.2.1 - Phân loại rủi ro
Các loại rủi ro bao gồm:
- Rủi ro hoạt động
- Rủi ro xử lý thông tin
- Rủi ro nguồn lực hệ thống
• Rủi ro hoạt đơng
Là loại rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp có liên quan đến: nguồn lực, sự
kiện, đối tượng. Các rủi ro hoạt động xảy ra thông thường là do việc thực hiện
không hữu hiệu, không hiệu quả và không tuân thủ như:
- Nghiệp vụ, hoạt động không được xét duyệt
- Nghiệp vụ đã xét duyệt nhưng không được thực hiện, hoặc thực hiện
nhiều lần (bị trùng lắp)
- Sai sót đối tượng liên quan
- Sử dụng sai sót nguồn lực (Sai sản phẩm, số lượng, giá …)
- Mất mát tài sản, thiếu hụt tài sản
• Rủi ro xử lý thơng tin
Là loại rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp có liên quan đến việc ghi nhận
thông tin, xử lý thông tin, cung cấp kết xuất. Các rủi ro xử lý thơng tin thường
có ngun nhân từ:
‐ 13 ‐
• Q trình ghi chép, nhập liệu
- Thiếu hoặc khơng ghi chép, không nhập liệu nghiệp vụ hoặc và nhập
trùng lắp các nghiệp vụ
- Ghi sai nguồn lực (Loại sản phẩm, số lượng, giá cả sản phẩm)
- Ghi sai các đối tượng liên quan
• Q trình xử lý, cập nhật và cung cấp
- Không cập nhật hoặc cập nhật nhiều lần
- Cập nhật không đúng thời điểm
- Cập nhật sai đối tượng, nguồn lực liên quan
- Cung cấp thông tin sai đối tượng, thời điểm…
• Rủi ro nguồn lực hệ thống
Là các rủi ro xảy ra trong doanh nghiệp có liên quan đến việc phát
triển, sử dụng và bảo quản hệ thống thông tin. Rủi ro nguồn lực hệ thống xảy
ra do:
• Q trình phát triển
– Thời gian kéo dài, chi phí cao, hệ thống khơng đạt u cầu, thất bại…
• Q trình sử dụng
– Khơng đúng đối tượng sử dụng, sử dụng sai chức năng…
• Q trình bảo quản
– Hư hỏng hệ thống, mất mát dữ liệu…
1.2.2.2 - Đánh giá rủi ro
‐ 14 ‐
Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, nhà quản lý cần làm
các công việc sau:
– Xác định được mục tiêu của doanh nghiệp.
– Nhận dạng rủi ro
– Phân tích và đánh giá rủi ro.
Thiết lập mục tiêu của doanh nghiệp:
Thiết lập mục tiêu thực ra không phải là thành phần của kiểm soát nội
bộ nhưng là điều kiện tiên quyết, là cơ sở quan trọng để đánh giá rủi ro vì một
sự kiện có được xem là rủi ro hay không phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu
cực của nó đến mục tiêu của đơn vị.
Có ba loại mục tiêu chủ yếu:
– Mục tiêu hoạt động: liên quan đến tính có hiệu lực và hiệu quả của các
hoạt động trong doanh nghiệp. Nó bao gồm các mục tiêu về phương thức thực
hiện, lợi nhuận và bảo vệ tài sản.
– Mục tiêu báo cáo tài chính: đảm bảo độ tin cậy của các thông tin công
khai trên báo cáo tài chính.
– Mục tiêu về tính tuân thủ: đảm bảo tuân thủ các quy định, các nguyên
tắc mang tính pháp lý.
Nhận dạng rủi ro:
Nhận dạng rủi ro được thực hiện thông qua việc xem xét các nhân tố
bên ngoài và bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động
của doanh nghiệp.
Các nhân tố bên ngồi có thể xét đến như: Sự thay đổi kỹ thuật, sự thay
đổi môi trường kinh doanh, sự xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn
tác động đến giá cả và thị phần, sự thay đổi thói quen của người tiêu dùng ...
‐ 15 ‐
Các nhân tố bên trong như: Tính chất hoạt động của tổ chức, chất lượng
đội ngũ nhân viên, hệ thống xử lý thông tin, sự quản lý thiếu minh bạch,
không coi trong đạo đức nghề nghiệp, thiếu sự kiểm tra kiểm sốt thích hợp
do xa cơng ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm…
Phân tích và đánh giá rủi ro
Phân tích và đánh giá rủi ro là công việc phức tạp và có nhiều cách khác
nhau. Có ba giai đoạn phân tích rủi ro cơ bản sau:
- Đánh giá mức độ thiệt hại.
- Đánh giá xác suất xảy ra rủi ro.
- Các biện pháp đối phó với rủi ro.
1.2.3 - Hoạt động kiểm sốt
Hoạt động kiểm sốt là những chính sách, thủ tục để đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này thúc
đẩy các hoạt động cần thiết để giảm thiểu những rủi ro của doanh nghiệp và
tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực thi nghiêm túc, hiệu quả trong
toàn doanh nghiệp.
1.2.3.1 - Phân loại kiểm sốt
* Phân loại theo mục đích quản trị rủi ro
- Kiểm sốt nghiệp vụ: là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát
ảnh hưởng đến từng nghiệp vụ, từng chu kì kế tốn.
- Kiểm sốt ứng dụng:là các chính sách, biện pháp thực hiện kiểm soát
chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể, nhằm đảm bảo quy trình
nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
‐ 16 ‐
- Kiểm sốt chung: là các chính sách, biện pháp thực hiện nhằm ngăn
chặn và phát hiện sai sót, gian lận trong hệ thống thơng tin kế tốn.
* Phân loại kiểm sốt theo tính chất sử dụng
- Kiểm sốt phịng ngừa:Là loại kiểm sốt nhằm đề phịng các sai sót
và gian lận, ngăn chặn các điều kiện dẫn đến sai sót hay gian lận.
- Kiểm sốt phát hiện:Là loại kiểm sốt nhằm nhận ra các sai sót, gian
lận, hoặc phát hiện ra các điều kiện dẫn đến sai sót, gian lận. Kiểm soát phát
hiện được tiến hành sau khi nghiệp vụ đã xảy ra.
- Kiểm soát sửa sai:Đây là quá trình sửa chữa các sai sót và gian lận,
sửa chữa một sự yếu kém của một thủ tục kiểm soát bằng một thủ tục kiểm
soát khác. Kiểm soát sửa sai thường đi kèm với kiểm soát phát hiện.
1.2.3.1 - Hoạt động kiểm sốt
Trong đơn vị có các hoạt động kiểm sốt cơ bản sau:
• Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là việc phân công phân nhiệm cho các thành
viên trong tổ chức.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm các thành viên kiểm soát lẫn
nhau. Tuy nhiên việc phân chia trách nhiệm có thể bị vơ hiệu hóa do sự thơng
đồng giữa các nhân viên. Do vậy, nhà quản lý cần phải kiểm tra, đánh giá
thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mối quan hệ giữa các thành viên
thực hiện nhiệm vụ.
• Kiểm sốt q trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
‐ 17 ‐
Để thơng tin kế tốn đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động
kiểm sốt nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp
vụ.
Cần đảm bảo hai yếu tố sau khi kiểm soát quá trình xử lý thơng tin và
các nghiệp vụ:
- Phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách
- Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động.
• Kiểm sốt vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản. Các quy
định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau:
– Hạn chế tiếp cận tài sản.
– Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro.
– Kiểm kê tài sản định kỳ.
– Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép.
• Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân đang thực hiện nhiệm
vụ. Yêu cầu quan trọng đối với nhân viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập
đối với đối tượng được kiểm tra.
• Phân tích rà sốt
Phân tích rà soát là sự so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn khác
nhau, qua đó xác định những sai biệt cần quan tâm và xử lý. Mục đích của thủ
tục này là phát hiện những biến động bất thường, nhanh chóng tìm hiểu
ngun nhân và đề ra các biện pháp xử lý kịp thời.
‐ 18 ‐
Các phương pháp phân tích rà sốt được trình bày như:
– Định kỳ đối chiếu số liệu tổng hợp và chi tiết.
– Đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế và ghi chép sổ sách kế toán.
– Đối chiếu số liệu được ghi chép giữa đơn vị với bên ngoài cho cùng
một đối tượng.
– Đối chiếu số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước.
– Đối chiếu số liệu giữa kế họach, định mức, số trung bình của ngành và
thực tế.
1.2.4 - Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập và duy trì, nâng cao năng lực kiểm sốt nội bộ trong đơn vị. Thông tin và
truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận,
xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thơng tin bên trong nội bộ và
bên ngồi.
1.2.4.1 - Thông tin
Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong đơn vị. Thông tin được cung cấp
qua hệ thống thông tin.
• Hệ thống thơng tin
Thơng tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thơng tin. Thơng tin có thể
chính thức hoặc khơng chính thức.
Hệ thống thơng tin khơng chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần
thiết về tài chính, phi tài chính mà nó cịn đánh giá và báo cáo về những thơng
tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp có
hiệu quả.
‐ 19 ‐
• Chất lượng thơng tin
Chất lượng thơng tin bao gồm:
- Thơng tin thích hợp.
- Thơng tin được cung cấp ngay khi cần.
- Thông tin được cập nhật kip thời.
- Thông tin chính xác.
- Thơng tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.
• Chiến lược thơng tin
Doanh nghiệp cần thực hiện thu thập thông tin bên trong và bên ngồi
doanh nghiệp, sau đó cung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về
kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu được đề ra của doanh nghiệp.
Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch
chiến lược liên quan đến toàn bộ chiến lược của doanh nghiệp và đáp ứng các
mục tiêu ngày càng phát triển.
1.2.4.2 - Truyền thông
Truyền thơng là thuộc tính vốn có của hệ thống thơng tin. Truyền thông
là việc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp
dưới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên
ngồi. Kiểm sốt nội bộ là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy
và q trình truyền thơng được thực hiện chính xác, kịp thời.
1.2.5 - Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của kiểm sốt nội bộ, là q trình đánh
giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kì hoạt động để
có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp.
