(Luận văn thạc sĩ) xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc tại công đoạn test thuộc quy trình sản xuất camera model của công ty wonderful sài gòn electrics
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.95 MB, 187 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH
-----------oOo----------
PHAN THỊ PHƢƠNG THẢO
XÂY DỰNG BẢN MƠ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN
TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN
TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA
MODULE CỦA CƠNG TY WONDERFUL SÀI
GỊN ELECTRICS
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HỒ CHÍ MINH
-----------oOo----------
PHAN THỊ PHƢƠNG THẢO
XÂY DỰNG BẢN MƠ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN
TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN
TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA
MODULE CỦA CƠNG TY
WONDERFUL SÀI GÒN ELECTRICS
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
MÃ SỐ: 60340102
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: GS.TS VÕ THANH THU
TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2014
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
***
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài “Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn
công việc tại công đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của cơng ty
Wonderful sài gịn electrics” là kết quả của quá trình học tập, nghiên cứu độc lập và
nghiêm túc của tôi. Các thông tin, dữ liệu mà tôi sử dụng trong nghiên cứu này là hồn
tồn trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Nếu có bất kỳ sai phạm nào, tơi xin hồn tồn
chịu trách nhiệm.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 10 năm 2014
Tác giả
Phan Thị Phƣơng Thảo
MỤC LỤC
TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
DANH MỤC HÌNH VẼ
TĨM TẮT ĐỀ TÀI............................................................................................................. 1
CHƢƠNG 1. TỔNG Q
N
CƠ Ở LÝ LUẬN CỦ ĐỀ TÀI .................................... 2
1.1
Ý NGHĨA VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI ................................................. 2
1.2
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ................................................................................... 4
1.3
ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU ....................................................... 4
1.3.1 Đối tƣợng nghiên cứu ............................................................................................. 4
1.3.2 Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................ 4
1.4
PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................................... 4
1.4.1 Nguồn thông tin ...................................................................................................... 4
1.4.2 Phƣơng pháp thực hiện ........................................................................................... 5
1.5
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN
TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC ................................................................................. 6
1.5.1 Khái niệm phân tích cơng việc ............................................................................... 6
1.5.2 Các lợi ích có đƣợc khi phân tích cơng việc ........................................................ 6
1.6
BẢN MƠ TẢ CÔNG VIỆC – BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC ....................... 9
1.6.1 Bản mô tả công việc (Job Description) ............................................................... 9
1.6.1.1 Khái niệm ....................................................................................................... 9
1.6.1.2 Bản mô tả công việc thƣờ
c c ội dung chủ yếu:....................... 9
1.6.2 Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification) ..................................................... 9
1.6.2.1 Khái niệm ....................................................................................................... 9
1.6.2.2 Bản
tả c
v ệc thƣờ
c c ộ
u
chủ ếu:....................... 9
1.7
QUI TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC ............................................................. 10
1.8
NHỮNG THƠNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
............................................................................................................................... 12
1.8.1
Thơng tin về các yếu tố của điều kiện làm việc .......................................... 12
1.8.2
Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc
..................................................................................................................... 12
1.8.3
Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện cơng việc cần có . 12
1.8.4
Thơng tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc .............. 12
1.8.5
Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân
viên .............................................................................................................. 13
1.9
ƢU VÀ NHƢỢC ĐIỂM CỦA CÁC PHƢƠNG PHÁP THU THẬP THƠNG TIN
TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC .................................................................... 13
1.10 CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (KPI) ..................................... 16
1.10.1 Khái niệm KPI .................................................................................................... 16
1.10.2 Những lợi ích khi đo lƣờng chỉ số đánh giá thực hiện công việc:...................... 16
CHƢƠNG 2 XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG
VIỆC TẠI CÔNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT CAMERA MODULE
CỦA CƠNG TY WONDERFUL SÀI GỊN ELECTRICS ................................................ 17
2.1
GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY WONDERFUL SÀI GỊN ELECTRICS .............. 17
2.1.1 Giới thiệu tổng quát ............................................................................................. 17
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ....................................................................... 17
2.1.3 Sản phẩm, qu trình cơng nghệ chính và đối thủ cạnh tranh .............................. 18
2.1.3.1 Sản phẩm chính ........................................................................................... 18
2.1.3.2 Thị trƣờng .................................................................................................... 19
2.1.3.3 Đối thủ cạnh tranh chính ............................................................................. 19
2.1.3.4 Quy trình cơng nghệ chính .......................................................................... 19
2.1.4 Sơ đồ tổ chức và nh n sự của cơng t ................................................................. 21
2.1.5 Tóm tắt hiện trạng công tác quản lý nhân sự tại công ty Wonderful Sài gịn
electrics .......................................................................................................................... 22
2.1.5.1 Cơng tác tuyển dụng .................................................................................... 22
2.1.5.2 Đà tạo và phát triển ................................................................................... 23
2.1.5.3 Chí h s ch lƣơ
2.2
– thƣởng ......................................................................... 24
TĨM TẮT THƠNG TIN VỀ CƠNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN
XUẤT CAMERA MODULE ............................................................................... 26
2.2.1 Vai trị của cơng đoạn Test .................................................................................. 26
2.2.2 Sơ đồ tổ chức cơng đoạn Test ............................................................................. 27
2.2.3 Dịng cơng việc .................................................................................................... 29
2.3
XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CƠNG VIỆC TẠI
CƠNG ĐOẠN TEST. ........................................................................................... 30
2.3.1 Phân tích cơng việc ............................................................................................... 31
2.3.1.1 X c định mục đích của phân tích cơng việc ................................................ 31
2.3.1.2 Xe xét c c th
t
có l ê qu
đến cơng việc....................................... 32
2.3.1.3 Lựa chọ
ƣời thực hiện công việc ........................................................... 32
2.3.1.4 Thu thập thông tin dữ liệu về công việc ...................................................... 35
2.3.1.5 Thẩ định thơng tin phân tích cơng việc .................................................... 42
2.3.1.6 Hồn thành bản mơ tả cơng việc và tiêu chuẩn cơng việc .......................... 44
2.3.2 Kết quả phân tích cơng việc .................................................................................. 44
2.3.2.1.
Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc chức
h Trƣởng bộ phận 52
2.3.2.2. Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn cơng việc vị trí Fukushunin ................... 53
2.3.2.3. Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc chức
h Trƣởng ca ............ 62
2.3.2.4. Bảng mô tả công việc - tiêu chuẩn cơng việc vị trí Leader ......................... 70
2.3.2.5. Bản mô tả công việc - tiêu chuẩn công việc vị trí cơng nhân ..................... 78
CHƢƠNG 3 KẾT LUẬN
3.1
ĐỀ XUẤT TRIỂN KHAI THỰC HIỆN............................ 99
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 99
3.1.1
Đóng góp của đề tài đối với doanh nghiệp .................................................. 99
3.1.2
Ý nghĩa đề tài đối với bản th n ngƣời thực hiện ....................................... 100
3.1.3
Những thuận lợi và khó khăn trong q trình thực hiện đề tài luận văn ... 100
3.1.4
Hạn chế của đề tài...................................................................................... 101
3.2
ĐỀ XUẤT TRIỂN HAI THỰC HIỆN ................................................... 101
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 1
PHỤ LỤC ..................................................................................................................... 3
Phụ lục 1. Bảng câu hỏi phân tích cơng việc cho vị trí cơng nhân sản xuất ............... 3
Phụ lục 2. Bảng câu hỏi phân tích cơng việc cho các vị trí quản lý (Trƣởng bộ phận,
Fukushunin, Trƣởng ca, Leader) ................................................................................. 7
Phụ lục 3. Biểu mẫu bản mô tả công việc .................................................................. 13
Phụ lục 4. Biểu mẫu bản tiêu chuẩn công việc.......................................................... 16
Phụ lục 5. DANH SÁCH ĐỐI TƢỢNG ĐƢỢC CHỌN ĐỂ THỰC HIỆN THU
THẬP THÔNG TIN ................................................................................................... 17
BẢNG TỔNG HỢP THÔNG TIN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC ................................ 18
Phụ lục 6. Bảng tổng hợp thơng tin phân tích cơng việc vị trí Trƣởng bộ phận (bảng
câu hỏi đƣợc phát cho 1 Trƣởng bộ phận) ................................................................ 18
Phụ lục 7. Bảng tổng hợp thông tin phân tích cơng việc vị trí Fukushunin (bảng câu
hỏi đƣợc phát cho 1 Fukushunin) .............................................................................. 27
Phụ lục 8. Bảng tổng hợp thơng tin phân tích cơng việc vị trí Trƣởng ca (bảng câu
hỏi đƣợc phát cho 2 Trƣởng ca) ................................................................................ 35
Phụ lục 9. Bảng tổng hợp thông tin phân tích cơng việc vị trí Leader (bảng câu hỏi
đƣợc phát cho 2 Leader) ............................................................................................ 45
Phụ lục 10. Bảng tổng hợp thơng tin phân tích cơng việc cơng nhân thao tác Test1
(bảng câu hỏi đƣợc phát cho 2 công nhân)................................................................ 54
Phụ lục 11. Bảng tổng hợp thơng tin phân tích cơng việc công nhân thao tác Cố định
lens (bảng câu hỏi đƣợc phát cho 3 công nhân) ........................................................ 60
Phụ lục 12. Bảng tổng hợp thơng tin phân tích cơng việc cơng nhân thao tác Test 2
(bảng câu hỏi đƣợc phát cho 3 công nhân)................................................................ 67
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Ƣu và nhƣợc điểm của các phƣơng pháp thu thập thông tin .................... 14
Bảng 2.1: Nội dung bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc............................ 37
Bảng 2.2: Số lƣợng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc của các chức danh
tại công đoạn Test ........................................................................................................... 44
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Sơ đồ phân tích cơng việc – công cụ quản lý tài nguyên nhân sự cơ bản
nhất
8
Hình 1.2 Qui trình phân tích cơng việc ..................................................................... 10
Hình 2 1 Các sản phẩm chính của Cơng t Wonderful Sài G n Electrics ................ 19
Hình 2 2 Qu trình sản xuất Camera mơdule ............................................................ 20
Hình 2 3 Sơ đồ tổ chức của công t Wonderful Sài G n Electrics ........................... 21
Hình 2 4 Đồ thị biểu thị kết quả tuyển dụng nhân viên chi tiết theo từng yêu cầu ... 22
Hình 2.5 Sơ đồ tổ chức cơng đoạn Test ..................................................................... 27
Hình 2.6 Dịng cơng việc tại cơng đoạn Test ............................................................ 29
Hình 2.7 Quy trình phân tích cơng việc sử dụng cho đề tài nghiên cứu ................... 31
TĨM TẮT ĐỀ TÀI
Đề tài “Xây dựng bản mơ tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc tại công
đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của cơng ty Wonderful Sài
gòn electrics” đƣợc thực hiện với mục tiêu xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu
chuẩn công việc và từ cơ sở đó đề xuất một số chỉ số KPI nhằm đánh giá hiệu quả thực
hiện công việc của công nhân viên thuộc công đoạn Test – một trong những cơng đoạn
quan trọng của quy trình sản xuất sản phẩm chủ lực của công ty là Camera module.
Mục tiêu của đề tài này gắn liền với thực tế và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Để hoàn thành mục tiêu trên, đề tài đã ứng dụng cơ sở lý thuyết về phân tích
cơng việc, chỉ số đo lƣờng hiệu suất ( PI) đƣợc trình bày trong các sách chuyên viết về
quản trị nguồn nhân lực của một số tác giả nhƣ: Trần Kim Dung, Nguyễn Hữu Thân,
Business Edge, David Parmenter và một số tác giả. Bên cạnh đó tác giả cịn tham khảo
một số tài liệu liên quan nhƣ: Luận văn, tài liệu Internet, bài báo trong kỷ yếu hội nghị
kết hợp với hiện trạng doanh nghiệp.
Đề tài sử dụng phƣơng pháp thiết kế bảng câu hỏi mở, kết hợp với phỏng vấn
s u để thu thập thơng tin phân tích cơng việc. Thực hiện việc thẩm định thơng tin để có
đƣợc thơng tin đáng tin cậy và kết quả của đề tài này thể hiện ở các bản mô tả công
việc, bản tiêu chuẩn công việc của tất cả các chức danh trong công đoạn Test.
Từ kết quả của đề tài này, cùng với những phát sinh khi thực hiện đề tài sẽ làm
căn cứ cho các kiến nghị mang tính hợp lý, khả thi về việc ứng dụng kết quả đề tài vào
thực tiễn, đồng thời cũng nhằm mở rộng phạm vi áp dụng đề tài này cho các chức danh
còn lại và các phòng ban trong doanh nghiệp.
2
CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VÀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA
ĐỀ TÀI
1.1
Ý NGHĨA VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân
sự, phân tích cơng việc mở đầu cho công tác tuyển dụng, là cơ sở cho bố trí ngƣời lao
động sao cho phù hợp với vị trí cơng việc. Một nhà quản trị khơng thể tuyển chọn đúng
nh n viên, đặt đúng ngƣời vào đúng vị trí nếu khơng biết phân tích cơng việc.
Khi xét về thực trạng quản lý nhân sự của các cơ quan và doanh nghiệp Việt
Nam thì cơng cụ phân tích cơng việc vẫn cịn khá mới mẻ, trong khi đó bản mô tả công
việc và bản tiêu chuẩn công việc đã trở thành công cụ quản lý nhân sự phổ biến ở các
nƣớc công nghiệp phát triển trên thế giới. Theo Tổ chức Lao động thế giới (ILO) thì
cuối năm 2010 Việt Nam có khoảng 540 nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thế nhƣng,
một tình trạng mà chúng ta vẫn thƣờng thấy ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ là hiện
tƣợng tị nạnh giữa ngƣời lao động trong công việc do khơng có bản mơ tả cơng việc cụ
thể cho từng vị trí. Hoặc nếu các doanh nghiệp nà đã có bản mơ tả cơng việc thì bản
mơ tả cơng việc vẫn chƣa thực sự mô tả đƣợc công việc. Đối với các cơng ty có quy mơ
tƣơng đối lớn hoặc các cơng ty có vốn đầu tƣ nƣớc ngồi tại Việt Nam thì đã dần thấy
đƣợc tầm quan trọng của phân tích cơng việc, các cơng t nà đã và đang áp dụng công
cụ này vào thực tế doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản trị của mình.
Điển hình trong số các cơng t đó là cơng t Wonderful Sài G n Electrics – một
cơng t có qu mô tƣơng đối lớn, với đội ngũ nh n lực khoảng 1.200 ngƣời, thế nhƣng
cơng ty vẫn chƣa có bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cụ thể cho ngƣời lao
động khiến cơng ty gặp khơng ít khó khăn trong cơng tác quản lý nhân lực của mình.
Thực tế cho thấy cơng tác tuyển dụng đã giảm dần hiệu quả qua các năm trong khi nhu
cầu nhân lực cơng t ngà càng tăng, tình trạng số ngƣời bỏ việc trong giai đoạn thử
việc ngày càng nhiều. Xét riêng năm 2012 so với năm 2013 thì tỉ lệ ứng viên đạt nhƣng
nghỉ trong khi thử việc/tổng số ứng viên phỏng vấn đạt đã tăng từ 10% lên đến 20%, tỉ
3
lệ ứng viên ký hợp đồng chính thức/tổng số yêu cầu đã giảm từ 70% xuống 60%, tình
trạng cơng việc bị sai sót khơng biết truy cứu trách nhiệm chính cho ai vẫn xảy ra. Với
tình trạng đó thì việc xem xét và hồn thiện lại quy trình tuyển dụng cũng nhƣ cơng tác
quản lý nhân lực nói chung là việc làm thật sự cần thiết và cấp bách. Và để tiến tới mục
tiêu đó thì việc đầu tiên nên làm là cần có một nền tảng vững chắc, cụ thể là phải tiến
hành phân tích cơng việc cho từng vị trí cụ thể và trên kết quả đó cho ra đời bản mô tả
công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Tiếp theo là công tác đánh giá kết quả công việc
của công nhân viên phải đƣợc thực hiện vì nó là cơ sở quan trọng để làm nền tảng cho
việc đào tạo, lƣơng thƣởng, kích thích, động viên.
Với hiện trạng công tác quản trị nhân lực của doanh nghiệp nói chung nhƣ đã
nêu trên, nhƣng do thời gian hạn chế nên tác giả đã quyết định chọn riêng công đoạn
Test để thực hiện đề tài “XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN TIÊU
CHUẨN CÔNG VIỆC TẠI CƠNG ĐOẠN TEST THUỘC QUY TRÌNH SẢN XUẤT
CAMERA MODULE CỦA CƠNG TY WONDERFUL SÀI GỊN ELECTRICS”. Đ
là một trong những cơng đoạn rất quan trọng của quy trình sản xuất sản phẩm chủ lực
của công t là Camera module, công đoạn quyết định chất lƣợng sản phẩm cuối cùng
đến tay khách hàng.
Đề tài nghiên cứu sẽ giúp cho các công nhân viên tại bộ phận Test xác định
đƣợc các nhiệm vụ, kỹ năng, năng lực cần thiết để thực hiện cơng việc từ đó có thể phát
triển nghề nghiệp của mỗi cá nh n. Đồng thời tránh hiện trạng tị nạnh nhau trong cơng
việc.
Bên cạnh đó, đề tài cịn góp phần hỗ trợ nhà quản lý trong việc: Đánh giá chính
xác u cầu của các cơng việc, tuyển đúng ngƣời cho đúng vị trí, đánh giá năng lực
thực hiện cơng việc của công nhân viên, tiết kiệm thời gian và sức lực trong việc sắp
xếp công nhân viên, giảm chi phí đào tạo và giảm thời gian học việc, tạo cơ sở trả
lƣơng, kích thích kịp thời và chính xác.
4
1.2
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là:
Phân tích cơng việc của tất cả các chức danh tại công đoạn Test để làm cơ sở
cho việc tiến hành xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho các
chức danh này.
Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc cho từng chức danh
tại công đoạn Test.
Đề xuất một số chỉ số đánh giá thực hiện công việc ( PI) đƣợc nêu trong bản
mô tả công việc.
1.3
ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1
Đối tƣợng nghiên cứu
Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho các chức danh tại
cơng đoạn Test thuộc quy trình sản xuất Camera module của cơng ty Wonderful Sài
Gịn Electrics.
1.3.2
Phạm vi nghiên cứu
Do thời gian, khả năng giới hạn và nhằm nâng cao tính khả thi của đề tài nên tác
giả chỉ tập trung vào việc xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cho
các chức danh tại công đoạn Test.
1.4
PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
1.4.1
Nguồn thông tin
1.4.1.1
Thông tin thứ cấp
Thông tin về tổng quan doanh nghiệp, lịch sử hình thành và phát triển, sản phẩm
và qui trình cơng nghệ chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sơ đồ tổ chức và
nhân sự, các thông tin này giới thiệu tổng quát về công ty.
5
Thông tin về sơ đồ tổ chức và nhân sự, dịng cơng việc tại cơng đoạn Test nhằm
giới thiệu về công đoạn.
Thông tin thứ cấp đƣợc sử dụng cho mục đích x
dựng bản mơ tả cơng việc và
tiêu chuẩn cơng việc cho các chức danh đƣợc thu thập bằng cách tham khảo từ các
nguồn sau: Phần mềm nhân sự, tiến trình cơng việc, sơ đồ tổ chức của cơng đoạn, phiếu
u cầu tuyển dụng, trình tự thao tác.
1.4.1.2
Thơng tin sơ cấp
Thông tin sơ cấp đƣợc thu thập thông qua phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp mặt
đối mặt kết hợp với bảng câu hỏi bán cấu trúc. Các thông tin sơ cấp là các thông tin
nhằm phục vụ cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, cụ
thể:
Bản mô tả công việc: Các thông tin về nhận dạng cơng việc, tóm tắt cơng việc,
quan hệ trong cơng việc, trách nhiệm và nhiệm vụ chính, nhiệm vụ phụ, quyền
hạn, phƣơng tiện và điều kiện làm việc.
Bản tiêu chuẩn công việc: Các thông tin về trình độ học vấn, kiến thức cần có,
kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất cá nhân cần có.
1.4.2
Phƣơng pháp thực hiện
Tác giả tiến hành thu thập thông tin bằng phƣơng pháp nhƣ sau:
Phƣơ
ph p phâ tích tổng hợp: Đƣợc d ng để thu thập và ph n tích các thơng
tin về dịng cơng việc tại cơng đoạn Test, sơ đồ tổ chức cơng việc tại các vị trí nhằm
thu thập thông tin tổng quát về mối quan hệ trong công việc từ cấp quản lý cao nhất của
bộ phận tới cơng nhân, tiến trình cơng việc nhằm phân tích độ dài của dịng cơng việc,
điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
Phƣơ
ph p phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp kết hợp bảng câu hỏi bán cấu trúc
nhằm thu thập các thông tin có trong nội dung bản mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn
công việc.
6
Phƣơ
ph p tr
đổ lấ
ế chu ê
: Trao đổi với trƣởng nhóm Tuyển
dụng – đào tạo thuộc phịng hành chính – nhân sự, với cấp trên trực tiếp của những
chức danh cơng việc đang ph n tích trƣớc khi tiến hành nghiên cứu và trong quá trình
thẩm định kết quả nghiên cứu để có đƣợc những thơng tin hữu ích hồn thiện công tác
nghiên cứu.
1.5
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢN
TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
1.5.1
Khái niệm phân tích cơng việc
Theo Nguyễn Hữu Th n (2008) thì “Ph n tích cơng việc là một tiến trình xác
định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công
việc trong một tổ chức”. C n theo Business Edge, tác giả của quyển “Ph n tích cơng
việc - giảm thiểu những tị nạnh trong cơng việc” (2006) thì cho rằng: “Ph n tích cơng
việc là một q trình thu thập và xử lý các thông tin về công việc một cách có hệ
thống”.
Một quan niệm khác về khái niệm “Ph n tích cơng việc” đƣợc Trần Kim Dung
(2009) đƣa ra, đó là “q trình nghiên cứu nội dung cơng việc nhằm xác định điều kiện
tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm
chất, kỹ năng nh n viên cần thiết phải có để thực hiện tốt cơng việc”.
1.5.2
Các lợi ích có đƣợc khi phân tích cơng việc
Theo Business Edge (2006) thì phân tích cơng việc sẽ mang lại cho doanh
nghiệp các lợi ích sau: Doanh nghiệp có thể dự báo số lƣợng và chất lƣợng nhân sự cần
thiết để hồn thành cơng việc nhằm đạt đƣợc mục tiêu sản xuất, tuyển dụng và lựa chọn
ngƣời phù hợp với công việc, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn, xây
dựng một chế độ lƣơng thƣởng cơng bằng và chƣơng trình đào tạo thiết thực hơn, phân
công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo cơng việc giữa các bộ
phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp.
7
Có thể nói “Ph n tích cơng việc” là một công cụ quản trị tài nguyên nhân sự cơ
bản nhất, đƣợc thể hiện trong sơ đồ sau:
8
Hoạch định nh n sự
Công tác cụ
thể
Trách nhiệm
Nhiệm vụ
Tu ển mộ
Tu ển chọn
Đào tạo và phát triển
Mô tả công việc
Đánh giá cơng việc
Phân tích
cơng việc
Lƣơng bổng, phúc lợi
Mơ tả tiêu chuẩn cơng việc
An tồn và
tế
Giao tế nh n sự và quan hệ lao động
Nghiên cứu tài nguyên nh n sự
iến thức
ỹ năng
hả năng
Tu ển dụng bình đẳng
Hình 1.1: Sơ đồ ph n tích cơng việc – cơng cụ quản lý tài ngu ên nh n sự cơ bản nhất
(Nguyễn Hữu Thân, 2008)
9
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
1.6
Theo Business Edge (2006) thì khi phân tích cơng việc xong cần xây dựng đƣợc
hai tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc có các nội dung
và đặc điểm nhƣ sau:
1.6.1 Bản mô tả công việc (Job Description)
1.6.1.1
Khái niệm
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin về các nhiệm vụ và trách
nhiệm cụ thể của một công việc. Nó xác định cần phải làm gì, tại sao phải làm, làm ở
đ u và mô tả ngắn gọn làm nhƣ thế nào
1.6.1.2
Bản mô tả công việc thường
o g m các nội dung chủ yếu:
Xác định chức danh công việc, mô tả ngắn gọn chức năng và trách nhiệm chính của
cơng việc, liệt kê các nhiệm vụ chính và phụ của công việc, liệt kê các mối quan hệ
công tác, xác định phạm vi qu ền hạn của ngƣời thực hiện công việc
1.6.2
Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification)
1.6.2.1
Khái niệm
Bản tiêu chuẩn cơng việc là tài liệu trình bày các yêu cầu về kiến thức, các kỹ năng
và năng lực mà một cá nhân cần có để có thể hồn thành tốt cơng việc.
1.6.2.2
Bản mơ tả cơng việc thường
o g m các nội dung chủ yếu:
Trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm và/hoặc đào tạo,
phẩm chất cá nhân (nếu cần), hành vi ứng xử và giao tiếp, tuổi tác, thể lực và khả năng
thích ứng đối với điều kiện làm việc.
10
1.7
QUI TRÌNH PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
Nội dung và trình tự phân tích cơng việc thƣờng khơng giống nhau trong các
doanh nghiệp. Tuy nhiên, tiến trình phân tích cơng việc thƣờng đƣợc các nhà phân tích
tiến hành theo sáu bƣớc sau:
Bƣớc 6
Bƣớc 5
Bƣớc 4
Bƣớc 3
Bƣớc 2
Bƣớc 1
Viết các tài liệu về cơng việc
Kết quả
phân tích
Thẩm định thơng tin phân tích
Thu thập thơng tin dữ liệu về cơng việc
Tiến hành
phân tích
Lựa chọn ngƣời thực hiện công việc tiêu biểu
Xem xét các thông tin có liên quan đến cơng việc
Chuẩn bị
phân tích
Xác định mục đích của việc phân tích cơng việc
Hình 1.2 Qui trình ph n tích cơng việc
(Business Edge, 2006)
Bƣớc 1: Xác định mục đích của việc phân tích cơng việc
Trƣớc khi tiến hành phân tích cơng việc, cần xác định thơng tin phân tích cơng
việc sẽ đƣợc sử dụng cho mục đích gì? Nắm rõ mục đích của việc phân tích công việc
sẽ giúp xác định những thông tin về công việc cần thu thập và thiết kế biểu mẫu thu
thập thơng tin phù hợp.
Thơng báo mục đích của phân tích cơng việc tới những ngƣời có liên quan, nhất
là đối với ngƣời tham gia trực tiếp (những ngƣời thực hiện và giám sát công việc) để
tránh sự hiểu lầm và thái độ bất hợp tác.
Bƣớc 2: Xem xét các thông tin có liên quan đến cơng việc
11
Trƣớc khi tiến hành phân tích cơng việc, cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp. Một bản sơ đồ tổ chức có thể giúp ta nhìn thấy các cơng việc khác nhau
trong tổ chức có quan hệ với nhau nhƣ thế nào.
Có thể nghiên cứu biểu đồ qui trình cơng việc mà chúng ta sẽ phân tích. Biểu đồ
có thể thấ đƣợc đầu vào và đầu ra của cơng việc. Dựa trên những thơng tin này có thể
xác định: những yếu tố đầu vào cần phải đƣợc cung cấp để có thể thực hiện cơng việc?
ai (cá nhân hay bộ phận nào) sẽ là ngƣời cung cấp những yếu tố đầu vào này? Công
việc sẽ tạo ra những yếu tố đầu ra (hoặc kết quả) nào?, ai sẽ là ngƣời sử dụng các yếu
tố đầu ra (hoặc kết quả) này?
Cũng có thể xem xét các thơng tin phân tích cơng việc trƣớc đ
(nếu có).
Bƣớc 3: Lựa chọn ngƣời thực hiện công việc tiêu biểu
Chúng ta sẽ chọn ai sẽ là ngƣời để chúng ta quan sát hoặc phỏng vấn để phân
tích cơng việc? Liệu đó là ngƣời thực hiện công việc ở mức xuất sắc hay mức đạt yêu
cầu? Hay mức nào khác?.
Bƣớc 4: Thu thập thông tin dữ liệu về công việc:
Trong bƣớc này chúng ta cần phải thực hiện các công việc sau: xác định các
thông tin về công việc cần thu thập, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin, lựa chọn
phƣơng pháp thu thập thơng tin
Bƣớc 5: Thẩm định thơng tin phân tích
Cần phải thẩm định những thông tin thu thập đƣợc với những ngƣời thực hiện
khác và ngƣời quản lý (hay giám sát) công việc này. Việc thẩm định sẽ giúp ngƣời
nghiên cứu: khẳng định tính chính xác và đầ đủ của thơng tin về cơng việc, bổ sung
những thơng tin cịn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch, nhận đƣợc sự nhất trí
của ngƣời thực hiện về những thơng tin và kết luận phân tích cơng việc.
Bƣớc 6: Viết các tài liệu về công việc: Viết bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công
việc.
12
NHỮNG THƠNG TIN CẦN THU THẬP TRONG PHÂN TÍCH CƠNG
1.8
VIỆC
Theo Trần
im Dung (2009) thì để có thể xây dựng đƣợc bản mô tả công việc
và bản tiêu chuẩn công việc đƣợc chính xác, cần thu thập đƣợc các loại thơng tin sau
đ
trong ph n tích cơng việc:
1.8.1 Thơng tin về các yếu tố của điều kiện làm việc
Điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lƣơng bổng, khen thƣởng,
tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao
động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lƣợng trong q
trình làm việc…
1.8.2 Thơng tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm
việc
Các phƣơng pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách
thức làm việc với khách hàng, cách thức làm việc với các nhân viên khác, cách thức thu
thập, xử lý các loại số liệu và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ
thuật.
1.8.3 Thơng tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện cơng việc cần có
Trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện cơng việc, tuổi đời,
ngoại hình, sở thích, sức khỏe, quan điểm, tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi
thực hiện cơng việc…
1.8.4 Thơng tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc
Số lƣợng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và tính năng tác dụng của các trang bị
kỹ thuật, cách sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
13
1.8.5 Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân
viên
Bao gồm cả các qu định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện
công việc.
1.9
ƢU VÀ NHƢỢC ĐIỂM CỦA CÁC PHƢƠNG PHÁP THU THẬP THƠNG
TIN TRONG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
14
Bảng 1.1 Ƣu và nhƣợc điểm của các phƣơng pháp thu thập thơng tin
Phƣơng pháp
Ƣu điểm
-
Thơng tin tồn diện với sự giải thích rõ ràng, cụ
thể
Phỏng vấn
Phát hiện đƣợc nhiều thông tin về các hoạt động
và các mối quan hệ quan trọng trong công việc
-
Cho ngƣời phỏng vấn cơ hội giải thích các u
cầu và chức năng của cơng việc
-
Thơng tin chính xác
-
Cung cấp thơng tin nhanh hơn và dễ thực hiện
hơn so với hình thức phỏng vấn
Bảng câu hỏi
Nhƣợc điểm
-
Chi phí thấp
-
Có thể thu thập thơng tin từ nhiều nguồn khác
-
Có thể mang tính chủ quan của ngƣời
phỏng vấn cũng nhƣ ngƣời bị phỏng vấn
-
Tốn nhiều thời gian làm việc với từng
nhân viên
-
hơng cho cơ hội để tìm rõ hơn
những thông tin quan trọng về công việc
nhau
Quan sát
Tránh đƣợc lỗi do ngƣời thực hiện cơng việc bỏ
sót hoặc thổi phồng khi đƣợc phỏng vấn hoặc trả lời phiếu câu hỏi
-
Thu thập đƣợc các thơng tin ban đầu, chân thực
Có thể cung cấp thơng tin thiếu chính
xác do hội chứng Hawthone
15
Nhật ký ngày
làm việc
-
Có thể thu hút nhiều ngƣời tham gia cung cấp
thơng tin nhanh chóng
-
Ngƣời viết nhật ký làm việc có thể
ngại viết trung thực những lỗi sai do chủ
quan cá nhân trong q trình thực hiện
cơng việc
