(Luận văn thạc sĩ) xác lập mô hình dự toán và báo cáo dự toán ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong khu công nghiệp biên hòa
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.3 MB, 126 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp. HCM
------------YZ------------
NGUYỄN THÚY HẰNG
XÁC LẬP MƠ HÌNH DỰ TỐN VÀ BÁO CÁO
DỰ TỐN NGÂN SÁCH CHO CÁC LOẠI HÌNH
DOANH NGHIỆP TRONG KHU CƠNG NGHIỆP
BIÊN HỊA 2
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
TP. Hồ Chí Minh - Năm 2012
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp. HCM
YZ
NGUYỄN THÚY HẰNG
XÁC LẬP MƠ HÌNH DỰ TỐN VÀ BÁO CÁO
DỰ TỐN NGÂN SÁCH CHO CÁC LOẠI HÌNH
DOANH NGHIỆP TRONG KHU CƠNG NGHIỆP
BIÊN HỊA 2
Chun ngành: Kế
Tốn – Kiểm Toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS. PHẠM VĂN DƯỢC
TP. Hồ Chí Minh - Năm 2012
LỜI CAM ĐOAN
YWXZ
Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu của cá nhân
tơi, được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, khảo sát và dưới sự
hướng dẫn khoa học của PGS.TS. Phạm Văn Dược.
Các số liệu và những kết quả trong luận văn là trung thực, chưa từng
được công bố trong bất kỳ một cơng trình nghiên cứu nào.
Tác giả luận văn
Nguyễn Thúy Hằng
LỜI CẢM ƠN
YWXZ
Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS.Phạm Văn Dược,
người hướng dẫn khoa học, đã tận tình hướng dẫn, góp ý, động viên và hỗ trợ tác
giả trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Ơng Nguyễn Hữu Nghĩa, Chánh
văn phịng ban quản lý các Khu công nghiệp Đống Nai, đã tạo điều kiện thuận lợi
cho tác giả thực hiện khảo sát.
Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến quý đồng nghiệp, bạn bè đã
chia sẻ, giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này.
Tác giả luận văn
Nguyễn Thúy Hằng
LỜI CẢM ƠN
YWXZ
Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS.Phạm Văn Dược,
người hướng dẫn khoa học, đã tận tình hướng dẫn, góp ý, động viên và hỗ trợ tác
giả trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Ơng Nguyễn Hữu Nghĩa, Chánh
văn phịng ban quản lý các Khu công nghiệp Đồng Nai, đã tạo điều kiện thuận lợi
cho tác giả thực hiện khảo sát.
Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến quý đồng nghiệp, bạn bè đã
chia sẻ, giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này.
Tác giả luận văn
Nguyễn Thúy Hằng
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
YWXZ
BLĐ
Ban lãnh đạo
CK
Cuối kỳ
CP
Chi phí
DN
Doanh nghiệp
KCN
Khu công nghiệp
NVL
Nguyên vật liệu
SP
Sản phẩm
SX
Sản xuất
TSCĐ
Tài sản cố định
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
YWXZ
BLĐ
Ban lãnh đạo
CK
Cuối kỳ
CP
Chi phí
DN
Doanh nghiệp
KCN
Khu công nghiệp
NVL
Nguyên vật liệu
SP
Sản phẩm
SX
Sản xuất
TSCĐ
Tài sản cố định
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Loại hình hoạt động của các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2.
Bảng 2.2. Chức năng kinh doanh
Bảng 2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp
Bảng 2.4 Quy mô hoạt động của các doanh nghiệp
Bảng 2.5. Kiểm định Cronbach Alpha
Bảng 2.6. Kiểm định KMO và Bartlett của biến độc lập
Bảng 2.7. Hệ số Eigenvalue và phương sai trích
Bảng 2.8. Ma trận xoay thành phần
Bảng 2.9. Kiểm định Cronbach Alpha của biến phụ thuộc
Bảng 2.10. Kiểm định KMO và Barlett của biến phụ thuộc
Bảng 2.11. Hệ số Eigenvalue và phương sai trích
Bảng 2.12. Hệ số tải nhân tố của biến phụ thuộc
Bảng 2.13. Ma trận hệ số tương quan
Bảng 2.14. Tóm tắt mẫu
Bảng 2.15. Anova
Bảng 2.16. Hệ số
Bảng 2.17. Tầm quan trọng của các biến độc lập tác động lên biến phụ thuộc
Bảng 2.18. Bảng thống kê số lượng DN không lập dự toán ngân sách
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ
YWXZ
• Danh mục các sơ đồ
Sơ đồ 1.1. Quy trình lập dự tốn ngân sách của Stephen Brookson
Sơ đồ 1.2: Trình tự lập dự tốn từ trên xuống
Sơ đồ 1.3. Mơ hình thơng tin phản hồi
Sơ đồ 1.4. Trình tự lập dự tốn từ dưới lên
Sơ đồ 3.1. Hệ thống dự toán trong doanh nghiệp sản xuất
Sơ đồ 3.2. Hệ thống dự toán trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ
Sơ đồ 3.3. Hệ thống dự tốn trong doanh nghiệp dịch vụ
• Danh mục các đồ thị
Đồ thị 2.1. Phân loại DN theo chức năng kinh doanh
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Loại hình hoạt động của các doanh nghiệp trong KCN Biên Hòa 2.
Bảng 2.2. Chức năng kinh doanh
Bảng 2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp
Bảng 2.4 Quy mô hoạt động của các doanh nghiệp
Bảng 2.5. Kiểm định Cronbach Alpha
Bảng 2.6. Kiểm định KMO và Bartlett của biến độc lập
Bảng 2.7. Hệ số Eigenvalue và phương sai trích
Bảng 2.8. Ma trận xoay thành phần
Bảng 2.9. Kiểm định Cronbach Alpha của biến phụ thuộc
Bảng 2.10. Kiểm định KMO và Barlett của biến phụ thuộc
Bảng 2.11. Hệ số Eigenvalue và phương sai trích
Bảng 2.12. Hệ số tải nhân tố của biến phụ thuộc
Bảng 2.13. Ma trận hệ số tương quan
Bảng 2.14. Tóm tắt mẫu
Bảng 2.15. Anova
Bảng 2.16. Hệ số
Bảng 2.17. Tầm quan trọng của các biến độc lập tác động lên biến phụ thuộc
Bảng 2.18. Bảng thống kê số lượng DN không lập dự toán ngân sách
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ
YWXZ
• Danh mục các sơ đồ
Sơ đồ 1.1. Quy trình lập dự tốn ngân sách của Stephen Brookson
Sơ đồ 1.2: Trình tự lập dự tốn từ trên xuống
Sơ đồ 1.3. Mơ hình thơng tin phản hồi
Sơ đồ 1.4. Trình tự lập dự tốn từ dưới lên
Sơ đồ 3.1. Hệ thống dự toán trong doanh nghiệp sản xuất
Sơ đồ 3.2. Hệ thống dự toán trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ
Sơ đồ 3.3. Hệ thống dự tốn trong doanh nghiệp dịch vụ
• Danh mục các đồ thị
Đồ thị 2.1. Phân loại DN theo chức năng kinh doanh
MỤC LỤC
Lời mở đầu................................................................................................................ 1
Chương 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách..................................................... 3
1.1 Khái niệm và mục tiêu của dự toán ..................................................................... 3
1.1.1. Khái niệm dự toán ........................................................................................... 3
1.1.2. Mục đích, chức năng và lợi ích của dự tốn ngân sách ............................... 5
1.1.2.1. Mục đích ................................................................................................. 5
1.1.2.2. Chức năng ............................................................................................... 5
1.1.2.3. Lợi ích của việc lập dự tốn ngân sách ................................................ 7
1.2. Quy trình lập dự tốn ngân sách ngắn hạn ......................................................... 9
1.2.1. Dự toán ngân sách ngắn hạn .......................................................................... 9
1.2.2. Quy trình lập dự tốn ngân sách ngắn hạn ................................................. 11
1.2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị ............................................................................... 12
1.2.2.2. Giai đoạn soạn thảo .............................................................................. 13
1.2.2.3. Giai đoạn kiểm sốt.............................................................................. 13
1.3. Các mơ hình dự tốn ngân sách ......................................................................... 13
1.3.1. Mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống .................................................... 14
1.3.2. Mơ hình thơng tin phản hồi .......................................................................... 15
1.3.3. Mơ hình thơng tin từ dưới lên ...................................................................... 17
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến dự toán ngân sách ................................................ 18
1.4.1. Nguồn nhân lực ............................................................................................. 18
1.4.2. Cơ sở vật chất ................................................................................................ 20
1.4.3. Tổ chức cơng tác kế tốn .............................................................................. 20
1.4.4. Quy trình dự tốn .......................................................................................... 20
1.4.5. Chế độ chính sách nhà nước ........................................................................ 21
Kết luận chương 1 .................................................................................................. 22
Chương 2: Thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp trong
Khu cơng nghiệp Biên Hịa 2..................................................................................23
2.1. Giới thiệu khái qt về Khu cơng nghiệp Biên Hịa 2 ..................................... 23
2.1.1. Giới thiệu chung Khu công nghiệp Biên Hòa 2 ......................................... 23
2.1.2. Đặc điểm chung ............................................................................................. 24
2.1.3. Vị trí giao thơng............................................................................................. 25
2.1.4. Ngành nghề thu hút đầu tư tại Khu cơng nghiệp Biên Hịa 2 ................... 26
2.1.5. Phân loại doanh nghiệp trong Khu cơng nghiệp Biên Hịa 2 .................... 26
2.2. Thực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu cơng
nghiệp Biên Hịa 2 ....................................................................................................... 27
2.2.1. Tổng quan về quá trình khảo sát .................................................................. 27
2.2.1.1. Mục tiêu khảo sát.................................................................................. 27
2.2.1.2. Nội dung khảo sát ................................................................................. 28
2.2.1.3. Đối tượng khảo sát và phạm vi khảo sát ............................................ 28
2.2.1.4. Phương pháp thiết kế bảng câu hỏi ..................................................... 29
2.2.1.5. Phương pháp phỏng vấn ...................................................................... 30
2.2.1.6. Phương pháp xử lý dữ liệu................................................................... 30
2.2.2. Thực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong Khu cơng
nghiệp Biên Hịa 2 ................................................................................................... 31
2.2.2.1. Loại hình hoạt động và chức năng kinh doanh của các doanh nghiệp
trong Khu công nghiệp Biên Hịa 2. ................................................................... 32
2.2.2.2. Tình hình hoạt động kinh doanh và quy mô của các doanh nghiệp
trong Khu công nghiệp Biên Hịa 2. ................................................................... 33
2.2.2.3. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến dự toán ngân sách ................. 34
2.2.2.4. Phân tích thực trạng lập dự tốn ngân sách tại các DN trong KCN
Biên Hòa 2 ............................................................................................................ 50
2.3. Đánh giá thực trạng lập dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp trong KCN
Biên Hòa 2 ................................................................................................................... 53
2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................................... 53
2.3.2. Hạn chế .......................................................................................................... 54
2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................................. 55
2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan .................................................................... 55
2.3.3.2. Nguyên nhân chủ quan ........................................................................ 55
Kết luận chương 2 .................................................................................................. 57
Chương 3: Xác lập mô hình dự tốn và báo cáo dự tốn ngân sách cho các loại
hình doanh nghiệp trong Khu cơng nghiệp Biên Hịa 2 ..................................... 58
3.1. Quan điểm hồn thiện ........................................................................................ 58
3.1.1. Phù hợp với môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh của các DN trong
KCN Biên Hòa 2...................................................................................................... 58
3.1.2. Phù hợp với đặc điểm và quy mô của các DN trong KCN Biên Hòa 2 ... 58
3.2. Mục tiêu và nguyên tắc hoàn thiện .................................................................. 59
3.2.1. Mục tiêu hoàn thiện ..................................................................................... 59
3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện ................................................................................. 59
3.3. Các giải pháp đề xuất.......................................................................................... 60
3.3.1. Hồn thiện mơ hình dự tốn ......................................................................... 60
3.3.2. Hệ thống báo cáo dự toán áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp trong
Khu cơng nghiệp Biên Hòa 2 ................................................................................. 61
3.3.2.1. Doanh nghiệp sản xuất......................................................................... 62
3.3.2.2. Doanh nghiệp thương mại và dịch vụ ................................................ 62
3.3.2.3. Doanh nghiệp dịch vụ .......................................................................... 62
3.3.3. Quy trình dự tốn áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu
cơng nghiệp Biên Hịa 2.......................................................................................... 63
3.3.3.1. Quy trình lập dự tốn trong doanh nghiệp sản xuất (xem Phụ lục 6)..
................................................................................................................ 64
3.3.3.2. Quy trình lập dự toán trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ.. 73
3.3.3.3. Quy trình lập dự tốn trong doanh nghiệp dịch vụ ........................... 74
3.4. Các giải pháp hoàn thiện khác ........................................................................... 74
3.4.1. Đối với nhà nước........................................................................................... 74
3.4.2. Đối với các tổ chức nghiên cứu, đào tạo, tư vấn kế toán........................... 75
3.4.3. Đối với các doanh nghiệp ............................................................................. 75
3.4.3.1. Tổ chức nhân sự lập dự toán ................................................................. 75
3.4.3.2. Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác lập dự toán ............................. 76
Kết luận chương 3 ...................................................................................................77
KẾT LUẬN ..............................................................................................................78
Phụ lục
Lời mở đầu
Tính cấp thiết của đề tài
Kế tốn quản trị đã xuất hiện từ rất lâu trong hệ thống kế toán doanh nghiệp
của các nước và ngày càng được phát triển ở các loại hình doanh nghiệp, giúp các
doanh nghiệp quản lý tốt hơn trong việc điều hành và ra quyết định. Trong đó, cơng
tác dự tốn ngân sách là một nội dung quan trọng của kế toán quản trị, đóng vai trị
quan trọng trong cơng tác tài chính cũng như sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp.
Nền kinh tế Việt Nam trong giai đoạn hiện nay đã có một bước tiến đáng kể.
Chính vì thế, để có thể đứng vững và nâng cao năng lực cạnh tranh trong nền kinh
tế thị trường, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có kế hoạch sản xuất và kế hoạch chi
tiêu tài chính phù hợp. Dự tốn ngân sách là cơng cụ quản lý khoa học nhằm hiểu rõ
ưu và nhược điểm, tăng năng suất, giảm chi phí, tận dụng triệt để và sử dụng hiệu
quả các nguồn lực sẵn có để nâng cao năng lực cạnh tranh là một yêu cầu cấp thiết.
Tuy nhiên, theo khảo sát hiện nay không phải doanh nghiệp nào trong Khu Cơng
nghiệp Biên Hịa II cũng sử dụng công cụ này một cách hiệu quả, các số liệu trình
bày trong bảng dự tốn thường khơng phản ánh đúng tiềm năng thực tế của các
doanh nghiệp. Do đó, tác giả đã chọn đề tài “Xác lập mơ hình dự tốn và báo cáo
dự tốn ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu cơng nghiệp Biên
Hịa 2” với mong muốn đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống dự tốn
ngân sách để nó thực sự là cơng cụ hữu ích cho nhà quản trị, từ đó nâng cao hiệu
quả và năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp.
Mục tiêu của đề tài
Đề tài thực hiện nhằm:
-
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về dự tốn ngân sách.
-
Phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác lập dự toán ngân sách tại các
doanh nghiệp trong Khu Cơng nghiệp Biên Hịa 2.
-
Xác lập các mơ hình và quy trình dự tốn thích hợp giúp các doanh nghiệp
hồn thiện mơ hình các dự tốn và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.
1
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
-
Đối tượng nghiên cứu: nghiên cứu các vấn đề về dự toán ngân sách ngắn hạn
-
Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu dự toán ngân sách tại các doanh nghiệp
trong KCN Biên Hòa 2
Phương pháp nghiên cứu
-
Đề tài thực hiện dựa trên các phương pháp:
Phương pháp tiếp cận: phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại hoặc gặp trực
tiếp làm cơ sở xây dựng thang đo khảo sát.
Phương pháp khảo sát: khảo sát các doanh nghiệp thơng qua bảng câu
hỏi.
Phương pháp phân tích: thu thập và phân tích dữ liệu khảo sát.
Phương pháp tổng hợp: tổng hợp dữ liệu phân tích và đề xuất các giải
pháp.
Kết cấu
Gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về dự tốn ngân sách
Chương 2: Thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp trong
Khu Công nghiệp Biên Hịa 2.
Chương 3: Hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại các doanh nghiệp trong
Khu Cơng nghiệp Biên Hịa 2.
2
Chương 1
Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách
1.1 Khái niệm và mục tiêu của dự toán
1.1.1. Khái niệm dự tốn
Dự tốn là q trình tính tốn, dự kiến, phối hợp từ chi tiết đến toàn diện
nguồn lực, nhằm huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công
việc trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng một hệ thống các
chỉ tiêu về số lượng và giá trị.
Theo khái niệm trên, dự toán bao gồm các thành phần chủ yếu là sự tính
tốn, dự kiến; sự phối hợp chi tiết và tồn diện, các nguồn lực, thời gian thực hiện;
hệ thống các chỉ tiêu về lượng và giá trị.
a. Tính tốn dự kiến hay kế hoạch: Thực chất đây là một sự ước tính hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, chỉ rõ những khối
lượng, những công việc cần phải thực hiện. Sự ước tính này chịu sự tác động của
những nhân tố sau:
-
Nhóm nhân tố khách quan, tác động từ bên ngoài và vượt khỏi phạm vi kiểm
sốt của doanh nghiệp như điều kiện kinh doanh, chính sách, chế độ, thể lệ
của nhà nước, quy mô các thành phần dân cư, sự biến động của nền kinh
tế,…
-
Nhóm nhân tố chủ quan thuộc phạm vi kiểm soát và tuỳ thuộc vào doanh
nghiệp như trình độ sử dụng lao động, trình độ sử dụng yếu tố vật chất của
quá trình sản xuất, trình độ nhận thức và vận dụng các nhân tố khách
quan,…
b. Dự toán ngân sách là một sự tính tốn, dự kiến hoạt động của doanh nghiệp
trong sự tác động của hai nhóm nhân tố trên. Dự tốn ngân sách khơng chỉ đề xuất
3
các cơng việc cần phải thực hiện mà cịn chỉ rõ những ảnh hưởng của các nhân tố
khách quan và chủ quan đến thực hiện cơng việc đó.
c. Sự phối hợp chi tiết và tồn diện: Dự tốn ngân sách phải được phối hợp
giữa các chi tiết một cách toàn diện, nghĩa là mọi hoạt động giao dịch của doanh
nghiệp cần phải được xem xét. Ngân sách được lập cho từng đơn vị, phòng ban
khác nhau trong doanh nghiệp phải nghiên cứu, căn cứ vào thực trạng của các bộ
phận và phải lập một cách hài hoà tương đối với nhau. Tổng hợp dự toán ngân sách
ở từng bộ phận sẽ hình thành dự tốn ngân sách tổng thể cho toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp.
d. Các nguồn lực: Dự toán ngân sách phải chỉ rõ nguồn lực và cách thức huy
động các nguồn lực cho các hoạt động. Nghĩa là phải lập kế hoạch về các nguồn
lực, cách thức sử dụng các nguồn lực như: nguồn tài nguyên, nguồn vốn, nguồn
nhân lực, điều kiện môi trường để phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
e. Thời hạn xác định trong tương lai: Dự toán ngân sách thường gắn liền với
một thời hạn cụ thể trong tương lai. Nếu khơng có yếu tố thời gian, dự tốn ngân
sách sẽ trở thành vô nghĩa. Mỗi một thời điểm, thời kỳ khác nhau, sự tác động của
các nhân tố khách quan, chủ quan, nguồn lực đến hoạt động của doanh nghiệp sẽ
khác nhau, nên những phương án, những giải pháp, những dự tính của doanh nghiệp
cũng sẽ khác nhau.
f.
Hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị: Hệ thống các chỉ tiêu cho thấy
dự toán ngân sách phải theo một trình tự và đảm bảo tính logic. Các hoạt động và
giao dịch khác nhau được thể hiện bằng các đơn vị đo lường khác nhau, cụ thể như
số lượng nguyên vật liệu, số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng lao động,… Bên
cạnh sử dụng chỉ tiêu về số lượng để đo lường các số tương đối cần gộp chúng vào
một kế hoạch tổng thể, nên phải sử dụng thước đo tiền tệ làm mẫu chung quy đổi
cho các đối tượng. Như vậy, dự toán ngân sách sẽ xác định một cách cụ thể các chỉ
tiêu về số lượng giá trị.
4
1.1.2. Mục đích, chức năng và lợi ích của dự tốn ngân sách
1.1.2.1. Mục đích
Dự tốn ngân sách rất quan trọng và cần thiết trong việc hỗ trợ các nhà quản
trị quản lý để điều hành các hoạt động trong doanh nghiệp. Dự tốn là q trình tính
tốn chi tiết cho kỳ tới, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực theo các mục tiêu
kế hoạch đề ra trong từng thời kỳ cụ thể. Dự tốn có năm mục đích chủ yếu:
-
Lập kế hoạch: Dự tốn cung cấp cho doanh nghiệp kế hoạch hoạt động
trong một khoảng thời gian nhất định và yêu cầu các hoạt động cần diễn
ra đúng kế hoạch, đem lại kết quả kinh doanh tốt nhất.
-
Thuận tiện hóa q trình truyền đạt và phối hợp hoạt động trong tổ
chức: Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị cụ thể hoá các mục tiêu của
doanh nghiệp bằng số liệu.
-
Phân bổ các nguồn lực: Dự toán ngân sách là căn cứ để khai thác, vận
dụng các khả năng tiềm tàng về nguồn lực nhằm nâng cao khả năng cạnh
tranh.
-
Kiểm soát lợi nhuận và các mặt hoạt động: Dự tốn ngân sách là căn cứ
để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện mục tiêu,
nhiệm vụ. Trên cơ sở đó đề ra các giải pháp để thực hiện mục tiêu, nhiệm
vụ theo đúng tiến độ.
-
Đánh giá kết quả và khen thưởng: Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị
kiểm sốt q trình hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá trách nhiệm
quản lý của từng bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức.
1.1.2.2. Chức năng
Dự tốn ngân sách trong một tổ chức có nhiều chức năng, về cơ bản dự tốn
có những chức năng sau:
a. Dự báo
Chức năng dự báo đề cập đến việc dự báo các tác động bên ngoài đến hoạt
động của doanh nghiệp. Một vài bộ phận của dự tốn khơng khác hơn là dự báo vì
5
trong thực tế dự tốn có thể được sử dụng cho kiểm sốt nhưng đơi khi lại khơng
thể do có những yếu tố khách quan khơng kiểm sốt được. Có thể nói dự tốn trong
những trường hợp này chỉ mang tính chất dự báo.
b. Hoạch định
Chức năng hoạch định khác với chức năng dự báo về tính chủ động. Chức
năng này thể hiện ở việc hoạch định cụ thể các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh
nghiệp như: hoạch định về sản lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, chi phí ngun vật
liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng,
chi phí quản lý doanh nghiệp… Có thể nói dự tốn ngân sách là một cơng cụ để
lượng hố các kế hoạch của nhà quản trị.
c. Điều phối
Chức năng này thể hiện thông qua việc huy động và phân phối các nguồn lực
để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị. Nhà quản trị kết hợp giữa việc hoạch
định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể với việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh
của từng bộ phận, từ đó điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho các
nguồn lực được sử dụng hiệu quả nhất.
d. Thông tin
Chức năng này thể hiện thông qua việc xem dự tốn ngân sách là văn bản cụ
thể, súc tích để truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
đến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban. Thơng qua các chỉ tiêu cụ thể trong dự
tốn nhà quản trị đã truyền đạt thông điệp hoạt động cho các bộ phận. Các bộ phận
xem các chỉ tiêu này là kim chỉ nam cho hoạt động hàng ngày của mình.
e. Kiểm sốt
Chức năng kiểm sốt thể hiện thơng qua việc xem xét dự toán ngân sách là
cơ sở để so sánh với kết quả thực tế đạt được tại doanh nghiệp. Thơng qua vai trị
kiểm tra, kiểm sốt, dự toán ngân sách quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến
lược, đánh giá mức độ thành công của dự tốn và trong trường hợp cần thiết có thể
đề ra phương án sửa chữa, khắc phục nhược điểm.
6
f. Đo lường, đánh giá
Chức năng này thể hiện thông qua việc xem dự toán như là tiêu chuẩn cho
việc thực hiện. Tuy nhiên, do sự thiếu cố gắng của con người trong việc thực hiện
các mục tiêu cũng như do sự tác động từ bên ngồi nên khơng phải lúc nào việc
thực hiện cũng đạt được những tiêu chuẩn mà dự tốn đưa ra. Vì vậy để giảm bớt sự
khác biệt giữa tiêu chuẩn và thực hiện người ta thường dựa vào tình hình thực tế để
dự tốn và tính thêm phần trăm (%) mức độ rủi ro khi tính tốn các tiêu chuẩn cho
việc dự tốn.
Trong tất cả các chức năng trên của dự toán, chức năng hoạch định và chức
năng kiểm soát là hai chức năng quan trọng nhất.
1.1.2.3. Lợi ích của việc lập dự tốn ngân sách
Khi dự toán ngân sách được lập một cách cẩn thận sẽ giúp cho các doanh
nghiệp hoạch định và kiểm sốt tốt các hoạt động trong tương lai. Do đó, việc lập
dự toán sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
-
Cung cấp cho các nhà quản trị phương tiện thơng tin một cách có hệ thống
tồn bộ kế hoạch của doanh nghiệp.
-
Truyền đạt mục tiêu, kế hoạch của nhà quản trị đến tất cả các bộ phận trong
doanh nghiệp.
-
Dự toán giúp việc quản lý của doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình
thực hiện mục tiêu đã định.
-
Khuyến khích việc lập kế hoạch, liên kết, đánh giá kết quả thực hiện. Cụ thể
như sau:
• Dự tốn ngân sách buộc nhà quản trị phải nghĩ đến kế hoạch hoạt
động trong tương lai và xem việc lập kế hoạch như là khẩu lệnh đối
với từng cá nhân trong doanh nghiệp nhằm giúp hạn chế bớt những
tình huống khơng mong đợi có thể xảy ra. Dự tốn thúc ép các nhà
quản lý ln nhìn về phía trước và xem xét mọi thứ để sẳn sàng ứng
phó khi các điều kiện hoạt động thay đổi.
7
• Các chỉ tiêu kết quả trong dự toán được xem là cơ sở cho việc đánh
giá kết quả thực hiện cơng việc.
-
Dự tốn giúp phối hợp hoạt động giữa các đơn vị và bộ phận trong doanh
nghiệp. Thông qua dự toán, tất cả các yếu tố của sản xuất, của các bộ phận,
các phòng ban chức năng sẽ được kết nối và cân đối để đáp ứng các mục tiêu
của doanh nghiệp. Ví dụ, bộ phận mua hàng sẽ lập kế hoạch mua hàng dựa
trên yêu cầu của bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất
và các vấn đề có liên quan dựa trên số lượng hàng hóa, trên kế hoạch của bộ
phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ dựa vào các đơn đặt hàng, tình hình
kinh doanh và kế hoạch của phịng tiếp thị…Cứ như vậy thơng qua dự tốn
của các nhà quản lý cấp cao có thể thiết kế một hệ thống mà trong đó tất cả
các mối quan hệ trong tổ chức là ăn khớp với nhau. Chức năng này của dự
tốn cịn mang lại lợi ích:
• Giúp nhà quản trị nhận ra mối liên hệ trong hoạt động giữa cá nhân và
doanh nghiệp, buộc nhà quản lý phải điều hành cơng việc đặt trong
mối liên hệ này.
• Giúp hạn chế những nỗ lực tạo dựng lợi ích riêng lẻ. Dự toán giúp mở
rộng cách nghĩ của nhà quản trị vượt ra ngồi bộ phận mình đang
quản lý và loại bỏ những thành kiến, những hành động cố ý vì lợi ích
riêng của bộ phận.
• Giúp tìm ra những điểm yếu trong cơ cấu tổ chức, việc dự toán giúp
nhận dạng được các vấn đề trong truyền thông, mối quan hệ trong
công việc, quyền và trách nhiệm được giao.
-
Dự toán giúp cải thiện các mối liên kết và truyền thơng. Tuy nhiên, điều này
có thể dễ dàng nhận thấy trên lý thuyết nhưng trên thực tế thì phải mất rất
nhiều cơng sức và trí lực mới có thể đạt được.
-
Dự tốn giúp ích rất nhiều cho các nhà quản lý, nhưng chính bản thân của dự
tốn cũng cần sự trợ giúp từ phía các nhà quản lý. Các nhà quản lý cấp cao
8
nên hiểu điều đó và có những biện pháp hỗ trợ từ mọi khía cạnh để dự tốn
đạt hiệu quả cao hơn. Quản lý dự tốn khơng phải là một cơng việc cứng
nhắc mà địi hỏi sự linh hoạt. Để dự tốn mang lại những lợi ích như mong
đợi, địi hỏi dự tốn phải có sự điều chỉnh khi mơi trường hoạt động của dự
toán thay đổi. Dự toán cần nhận được sự quan tâm đúng mức và cần được
tôn trọng trong q trình thực hiện. Tuy nhiên, dự tốn không ngăn cản các
nhà quản lý đi những bước đi thận trọng cũng như tiến những bước dài mang
tính đột phá khi cần thiết. Việc lập dự toán cung cấp cho các nhà quản lý
những thông tin về thiếu hụt, khan hiếm, yếu kém trong kế hoạch hoạt động.
Có thể nói dự tốn đã cung cấp cho nhà quản lý một hệ thống cảnh báo nhằm
tư vấn kịp thời cho nhà quản lý những rắc rối tiềm tàng có thể xảy ra trong
tương lai và giải quyết nó một cách tự tin, hợp lý.
1.2. Quy trình lập dự tốn ngân sách ngắn hạn
Dự toán ngân sách được phân chia thành nhiều loại theo các tiêu thức khác
nhau. Tuy nhiên, trong luận văn này tác giả chỉ nghiên cứu về vấn đề dự tốn ngân
sách ngắn hạn. Do đó, tác giả giới hạn cơ sở luận liên quan đến dự toán ngân sách
và chỉ trình bày dự tốn ngân sách ngắn hạn.
1.2.1. Dự toán ngân sách ngắn hạn
Dự toán ngân sách ngắn hạn cịn được gọi là dự tốn ngân sách chủ đạo
(master budget) hay còn gọi là kế hoạch lợi nhuận (profit plan) là một hệ thống dự
toán tổng thể, tổng hợp các dự tốn về tồn bộ q trình hoạt động trong một thời
kỳ nhất định. Đây là dự toán ngân sách thường được lập cho thời kỳ một năm và
phải trùng với năm tài chính, được chia ra từng thời kỳ ngắn hơn là từng quý, từng
tháng. Dự toán ngân sách ngắn hạn là một hệ thống dự tốn riêng biệt nhưng có mối
liên hệ qua lại lẫn nhau, thường liên quan đến các hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp như mua hàng, bán hàng, sản xuất, thu, chi,…Vì vậy nó cũng chính là dự
tốn nguồn tài chính hoạt động hằng năm. Đặc điểm cơ bản của dự toán này là được
9
lập hằng năm trước khi niên độ kế toán kết thúc để định hướng nguồn tài chính cho
hoạt động của doanh nghiệp trong năm kế hoạch kế tiếp.
Hệ thống dự toán ngân sách ngắn hạn gồm các báo cáo dự toán sau:
-
Dự toán tiêu thụ
-
Dự toán sản xuất
-
Dự toán chi phí ngun vật liệu trực tiếp
-
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
-
Dự tốn chi phí sản xuất chung
-
Dự tốn chi phí bán hàng
-
Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
-
Dự toán thu tiền
-
Dự toán chi tiền
-
Dự toán kết quả kinh doanh
-
Dự toán bảng cân đối kế toán
-
Dự toán lưu chuyển tiền tệ
Dự tốn tiêu thụ ln là dự tốn chủ đạo, dự toán tiêu thụ phải được lập đầu
tiên. Hầu hết tất cả các dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào dự
toán tiêu thụ.
Trên cơ sở dự toán tiêu thụ tiến hành xây dựng dự toán sản xuất hay dự toán
mua hàng và dự toán chi phí bán hàng để đảm bảo lượng hàng hóa và chi phí đáp
ứng cho nhu cầu, quy trình, quy mơ tiêu thụ.
Từ dự tốn sản xuất, xây dựng dự tốn khoản mục chi phí như dự tốn
ngun vật liệu trực tiếp và lịch thanh toán tiền, dự toán chi phí nhân cơng trực tiếp,
dự tốn chi phí sản xuất chung để đảm bảo các yêu tố về nguyên vật liệu, nhân
công, vốn… cho nhu cầu sản xuất.
Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự tốn chi phí sản xuất, lập
dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo chi phí cho quá trình quản lý
chung của tồn doanh nghiệp.
10
