QUI TRÌNH NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO TÀI LIỆU

QUI TRÌNH NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO TÀI LIỆU
A. Qui trình nghiệm thu
I. Mục đích:
- Đánh giá công tác tổ chức triển khai cuộc tổng điều tra cơ sở kinh tế, hành
chính, sự nghiệp của Ban chỉ đạo các cấp.
- Xác nhận đúng, đủ số lượng từng loại phiếu điều tra cơ sở kinh tế, hành chính,
sự nghiệp trên phạm vi địa bàn, đảm bảo không trùng/sót đơn vị điều tra làm căn
cứ cho việc thanh quyết toán kinh phí tổng điều tra cho địa phương.
- Kiểm tra từng loại phiếu điều tra, phát hiện những thiếu sót để chỉnh sửa, hoàn
thiện, đảm bảo chất lượng phiếu trước khi nhập tin, xử lý tổng hợp kết quả tổng
điều tra.
II. Qui trình nghiệm thu
1. Các cấp nghiệm thu :
1.1.Đối với các địa phương : Công tác nghiệm thu được tiến hành theo 4 cấp
như sau:
- Ban chỉ đạo xã/phường kiểm tra toàn bộ phiếu điều tra, các biểu tổng hợp
nhanh thuộc phạm vi địa bàn phụ trách.
- Ban chỉ đạo huyện/quận nghiệm thu toàn bộ các loại phiếu điều tra do điều
tra viên cấp huyện/quận thực hiện và kết quả tổng điều tra của các Ban chỉ
đạo xã/phường (phiếu điều tra và các biểu tổng hợp nhanh).
- Ban chỉ đạo tỉnh/thành phố nghiệm thu toàn bộ các loại phiếu điều tra do
điều tra viên cấp tỉnh/thành phố thực hiện và kết quả tổng điều tra của các
Ban chỉ đạo huyện quận (phiếu điều tra và các biểu tổng hợp nhanh, biên bản
nghiệm thu giữa các Ban chỉ đạo huyện/quận với các Ban chỉ đạo
xã/phường).
- Ban chỉ đạo trung ương nghiệm thu toàn bộ kết quả tổng điều tra của các Ban
chỉ đạo tỉnh/thành phố (phiếu điều tra và các biểu tổng nhanh, biên bản
nghiệm thu giữa Ban chỉ đạo tỉnh/thành phố với các Ban chỉ đạo
huyện/quận).
1.2. Đối với Bộ Công an, Bộ Quốc phòng : công tác nghiệm thu được tiến hành
theo 3 cấp như sau :

- Ban chỉ đạo của từng đầu mối (tổ chức điều tra) kiểm tra toàn bộ phiếu điều
tra, các biểu tổng hợp nhanh theo phạm vi phụ trách.
- Ban chỉ đạo mỗi Bộ nghiệm thu các loại phiếu điều tra và biểu tổng hợp
nhanh của các Ban chỉ đạo đầu mối.
- Ban chỉ đạo trung ương nghiệm thu kết quả tổng điều tra của Ban chỉ đạo Bộ
Công an, Bộ Quốc phòng (phiếu điều tra và các biểu tổng hợp nhanh, biên
bản nghiệm thu của Bộ với các Ban chỉ đạo đầu mối).
2. Phương pháp nghiệm thu :
2.1. Thủ tục và nguyên tắc nghiệm thu :
- Thành lập đoàn/tổ nghiệm thu, gồm trưởng đoàn/tổ trưởng (là thành viên Ban
chỉ đạo/Tổ thường trực) và một số thành viên.
1
- Đoàn nghiệm thu cần nắm vững qui trình và nội dung công tác nghiệm thu.
- Đơn vị được nghiệm thu cần cử một tổ chịu trách nhiệm về công tác nghiệm
thu, gồm tổ trưởng (là thành viên Ban chỉ đạo/tổ thường trực) và một số
thành viên.
- Tổ chịu trách nhiệm về công tác nghiệm thu của mỗi cấp cần sắp xếp phiếu
điều tra đã được đánh số theo qui định, theo từng loại vào các cặp ba dây, có
dán etiket; chuẩn bị đủ các văn bản, tài liệu liên quan như: các biểu báo cáo
nhanh; báo cáo tóm tắt về quá trình tổ chức, triển khai TĐT của đơn vị (bao
gồm: thời gian triển khai, công tác tuyên truyền, tập huấn, tuyển chọn điều
tra viên, đội trưởng, công tác chỉ đạo kiểm tra, giám sát, thời gian thu thập
phiếu điều tra, ...)
Một số nội dung trên cần được tổng hợp thành các bảng biểu để báo cáo các
đoàn nghiệm thu của từng cấp (xem mẫu bảng biểu trong các mẫu biên bản
nghiệm thu của Ban chỉ đạo trung ương và Ban chỉ đạo các cấp).
- Công tác nghiệm thu được tiến hành nghiêm túc, trung thực, đúng qui định;
qua đó đánh giá, xếp loại đúng kết quả điều tra của các đơn vị.
2.2. Phương pháp nghiệm thu :
- Nghiệm thu số lượng : Đếm tổng số và số lượng từng loại phiếu điều tra: so

sánh với kết quả lập danh sách thực tế, giải thích chênh lệch giữa kết quả lập
danh sách và số phiếu thu được.
- Nghiệm thu chất lượng của từng loại phiếu điều tra: Kiểm tra tính pháp lý
của phiếu (dấu, chữ ký của điều tra viên, đội trưởng, người lập phiếu, người
đứng đầu/chủ cơ sở - nếu không đủ, cần giải thích lý do); Phiếu có ghi đầy đủ
các chỉ tiêu hay không; tính hợp lý của từng chỉ tiêu, logic giữa các chỉ tiêu,
đơn vị tính của các chỉ tiêu ...
- Chất lượng phiếu điều tra được xác định trên tỷ lệ lỗi của các loại phiếu.
Cách xác định lỗi và tỷ lệ lỗi của từng loại phiếu như sau:
+ Những sai sót có thể sửa ngay (không cần xác minh lại từ cơ sở) như: một
số lỗi logic, thiếu chỉ tiêu nhưng có thể suy ra được (ví dụ: có chi tiết đầy đủ
nhưng không có tổng số, sai đơn vị tính,...); đối với các trường hợp này: 3 sai
sót tính là 1 lỗi.
+ Các loại sai sót không sửa ngay được (phải xác minh qua điều tra viên, cơ
sở) như: thiếu chỉ tiêu quan trọng (doanh thu, lao động, thu, chi...), số liệu
sai, không hợp lý, 1 số chỉ tiêu quan trọng không logic, ... ; trường hợp này 1
sai sót tính là 1 lỗi.
+ Phiếu có 1 lỗi, phải tính là phiếu có lỗi.
+ Phân loại phiếu được xác định trên tỷ lệ phiếu có lỗi của từng loại phiếu và
được qui định như sau :
1. Loại phiếu chưa đạt yêu cầu: Tỷ lệ phiếu có lỗi trên 7%
2. Loại phiếu đạt yêu cầu: Tỷ lệ phiếu có lỗi từ trên 5% đến 7%
3. Loại phiếu đạt loại khá: Tỷ lệ phiếu có lỗi từ trên 4% đến 5%
2
4. Loại phiếu đạt loại giỏi: Tỷ lệ phiếu có lỗi từ 0% đến 4%
Sau khi hoàn thành khâu kiểm tra, đoàn nghiệm thu cần lập bảng kết quả
kiểm tra theo mẫu sau:
Bảng 1
Số
thứ

tự
Loại phiếu
Số phiếu kiểm tra và tỷ lệ
phiếu có lỗi
Phân loại phiếu
Tổng số
phiếu
kiểm tra
Số
phiếu
có lỗi
Tỷ lệ
(%)
phiếu có
lỗi
Chưa
đạt
yêu
cầu
Đạt
yêu
cầu
Khá Giỏi
A B 1 2 3= 2/1 4 5 6 7
1 Cơ sở thuộc khối
Doanh nghiệp
(Phiếu 01/TĐT- DN)
2 Cơ sở SXKD thuộc DN
trong khu /cụm CN(phụ
biểu 01a)

3 Cơ sở cá thể CNXD
(Phiếu 02A/TĐT-CT)
4 Cơ sở cá thể vận tải
(Phiếu 02B/TĐT-CT)
5 Cơ sở cá thể TMDV
(Phiếu 02C/TĐT-CT)
6 Cơ sở cá thể hoạt động
trong khu/cụm CN (phụ
biểu 02a)
7 Cơ sở Hành chính,sự
nghiệp (Phiếu 03/TĐT-
HCSN)
8 Cơ sở Tôn giáo
(Phiếu 04/TDDT– TG)
9 Khu/cụmCN (Phiếu
05/TĐT- KCN)
10 Cơ sở làng nghề thành
thị (Phiếu 06/ TĐT –
LN)
Tổng số
Cách ghi :
- Tính tỷ lệ phiếu có lỗi và ghi vào cột 3 ;
- Đối chiếu với tỷ lệ lỗi qui định để phân loại phiếu đã nêu trên, đánh dấu (x)
vào dòng, cột thích hợp (từ cột 4 đến cột 7) – Dòng tổng số ghi số lượng
dòng có dấu (x) theo cột (không phải ghi vào ô đã bôi đen).
2.3. Tổ chức nghiệm thu :
2.3.1. Nghiệm thu cấp xã/phường:
3
Ban chỉ đạo xã/phường tiến hành kiểm tra, tự nghiệm thu sau khi hoàn thành
các công việc sau: kết thúc khâu thu thập phiếu điều tra (nhận đầy đủ phiếu điều

tra do các đội trưởng giao nộp); sắp xếp phiếu điều tra theo từng loại phiếu như
phiếu cá thể (02A, 02B, 02C) và các loại khác (nếu có) vào từng cặp ba dây và
đánh số thứ tự (từ 01 đến hết cho từng loại phiếu); hoàn thành các biểu tổng hợp
nhanh.
* Nội dung nghiệm thu gồm :
- Đếm số lượng phiếu điều tra (theo từng loại, từng cặp, tổng số), so sánh, đối
chiếu với danh sách thực tế đã lập, nếu có thay đổi (tăng hoặc giảm, yêu cầu
các đội trưởng giải thích).
- Kiểm tra chất lượng toàn bộ (100%) phiếu điều tra, các biểu tổng hợp
nhanh trên phạm vi địa bàn. Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu đội trưởng,
điều tra viên xác minh lại từ cơ sở và chỉnh sửa, hoàn thiện.
- Sau khi hoàn thành việc kiểm tra, tự nghiệm thu, Ban chỉ đạo xã/phường cần
sắp xếp các loại phiếu điều tra, các biểu báo cáo nhanh theo qui định, làm
báo cáo tóm tắt về quá trình triển khai và kết quả tổng điều tra để chuẩn bị
cho Ban chỉ đạo huyện/quận nghiệm thu.
- Khi bàn giao tài liệu cho Ban chỉ đạo cấp trên cần làm biên bản bàn giao theo
mẫu qui định.
2.3.2. Ban chỉ đạo huyện/ quận nghiệm thu cho Ban chỉ đạo xã/phường:
Ban chỉ đạo huyện/quận căn cứ kế hoạch của Ban chỉ đạo tỉnh/thành phố và tình
hình thực tế của địa phương để xây dựng lịch nghiệm thu phù hợp và thông báo
cho các Ban chỉ đạo cấp xã/phường.
* Nội dung nghiệm thu gồm :
- Tiến hành kiểm tra, nghiệm thu toàn bộ các loại phiếu điều tra do điều tra
viên cấp huyện/ quận thực hiện.
- Nghiệm thu kết quả tổng điều tra của toàn bộ các xã/ phường thuộc phạm vi
huyện/quận quản lý (tại trụ sở của Ban chỉ đạo xã/phường hoặc tại Phòng
Thống kê huyện/quận-tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi địa phương). Cụ
thể :
- Đếm toàn bộ số phiếu điều tra thuộc phạm vi các xã/ phường thực hiện, đối
chiếu với kết quả lập danh sách thực tế đã lập, giải thích lý do chênh lệch.

- Kiểm tra 100% các loại phiếu điều tra.
- Kiểm tra toàn bộ các biểu tổng hợp nhanh do cấp xã/phường thực hiện.
- Đối với từng xã/phường, nếu phát hiện các phiếu có lỗi thì đoàn nghiệm thu
yêu cầu Ban chỉ đạo xã/phường phải rà soát, chỉnh sửa, hoàn thiện ngay.
- Nếu phiếu điều tra, các biểu tổng hợp nhanh của xã/phường đã được đoàn
nghiệm thu đánh giá là đạt yêu cầu thì cần sắp xếp gọn gàng, đúng qui định
để chuyển về Ban chỉ đạo huyện/quận, chuẩn bị cho Ban chỉ đạo tỉnh/thành
phố tổ chức nghiệm thu.
4
- Công tác nghiệm thu cần được tiến hành nghiêm túc, đúng qui định; khi hoàn
thành nghiệm thu cần lập biên bản nghiệm thu giữa Ban chỉ đạo huyện/quận
với Ban chỉ đạo xã/phường.
- Khi bàn giao tài liệu cho Ban chỉ đạo tỉnh/thành phố cần làm biên bản bàn
giao theo mẫu qui định.
2.3.4. Ban chỉ đạo tỉnh/thành phố nghiệm thu cho Ban chỉ đạo huyện/quận:
Ban chỉ đạo tỉnh/thành phố căn cứ kế hoạch của Ban chỉ đạo trung ương và tình
hình thực tế của địa phương để xây dựng lịch nghiệm thu phù hợp và thông báo
trước cho các Ban chỉ đạo cấp huyện/quận.
* Nội dung nghiệm thu gồm :
- Tiến hành kiểm tra, nghiệm thu các loại phiếu điều tra do điều tra viên cấp
tỉnh/thành phố và do các đơn vị được phân công điều tra theo phạm vi quản
lý thực hiện (ví dụ: Ban quản lý khu/cụm công nghiệp, khu chế xuất tổ chức
điều tra các đơn vị trong khu/cụm CN) .
- Nghiệm thu kết quả tổng điều tra của toàn bộ các huyện/quận thuộc phạm
vi tỉnh/thành phố quản lý (tại các Phòng Thống kê huyện/quận - trụ sở
thường trực của Ban chỉ đạo huyện/quận). Cụ thể :
- Về số lượng: Đếm toàn bộ phiếu điều tra (tổng số và từng loại phiếu) của
huyện/quận, so sánh với kết quả lập danh sách thực tế, giải thích chênh lệch.
- Vê chất lượng: Kiểm tra mẫu các loại phiếu điều tra. Số lượng mẫu kiểm tra
mỗi loại phiếu qui định như sau :

+ Phiếu 01/TĐT-DN và phiếu 03/TĐT-HCSN: kiểm tra 30% đến 50% tổng
số phiếu.
+ Phiếu 02A/TĐT-CT và 02B/TĐT-CT: kiểm tra 30% đến 40 % số phiếu
điều tra mỗi loại ;
+ Phiếu 02C/TĐT-CT: kiểm tra từ 10% đến 15%
+ Các loại phiếu điều tra khác: kiểm tra 100% số phiếu mỗi loại.
Chú ý: Số phiếu kiểm tra được rút ngẫu nhiên và đủ đại diện cho các
xã/phường, huyện/ quận.
- Đối với từng huyện/quận , nếu phát hiện các phiếu có lỗi của từng loại phiếu
thì đoàn nghiệm thu yêu cầu Ban chỉ đạo huyện/quận phải rà soát, chỉnh sửa,
hoàn thiện phiếu ngay.
+ Kiểm tra toàn bộ các biểu tổng hợp nhanh các huyện/quận thực hiện.
+ Kiểm tra biên bản và công tác nghiệm thu của các huyện/quận.
- Nếu phiếu điều tra, báo cáo nhanh đã được đoàn nghiệm thu đánh giá đạt yêu
cầu thì cần sắp xếp gọn gàng, đúng qui định, làm biên bản bàn giao tài liệu
theo mẫu qui định trước khi chuyển về Ban chỉ đạo tỉnh/thành phố để chuẩn
bị cho Ban chỉ đạo trung ương tổ chức nghiệm thu.
5