luận văn thạc sĩ quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ, tỉnh vĩnh long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
/

BỘ NỘI VỤ
/

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN TỒN THẮNG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018


HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN TỒN THẮNG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Mã số: 60 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN THỊ THỦY

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan, đề tài luận văn: “Quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” là cơng trình nghiên
cứu khoa học của riêng tơi.
Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc,
xuất xứ rõ ràng, đáng tin cậy. Khơng sao chép của bất kỳ cơng trình nào.
Các kết quả nghiên cứu nêu trong luận văn chưa được công bố trong bất
kỳ cơng trình nghiên cứu nào.
Tác giả luận văn

NGUYỄN TOÀN THẮNG


LỜI CẢM ƠN
Hoàn thành luận văn này, tác giả xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của:
- Quý Thầy, Cơ của Học viện Hành chính Quốc gia
- Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long
- Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh
- Ban Giám hiệu Trường Chính trị Phạm Hùng
- Cùng toàn thể đồng nghiệp, bạn bè đã tạo điều kiện giúp tác giả hồn
thành khóa học và luận văn của mình.
Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lịng biết ơn đến TS. Nguyễn Thị Thủy Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn.
Ngồi ra, tác giả cũng xin được bày tỏ lịng biết ơn và xin hứa sẽ tiếp thu
các ý kiến góp ý của q Thầy, Cơ trong Hội đồng chấm luận văn để tác giả
hoàn thiện, nâng cao chất lượng của luận văn.
Trân trọng cảm ơn!
Tác giả luận văn

Nguyễn Toàn Thắng

MỤC LỤC
3.1.


3.3.1.

Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công

TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia, là di sản đặc biệt quý giá của mỗi dân
tộc, mỗi đất nước. Đó là những bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá
trị được lựa chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, có ý nghĩa chính trị, kinh tế văn
hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các
kho, viện lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của con người và xã
hội. Tài liệu lưu trữ là bức tranh tái hiện sự hình thành và phát triển của đất
nước. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của cơng dân, góp
phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan
trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý, ngày càng nâng cao trình độ quản lý
nhà nước. Ngày nay, những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ được coi là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa.

7


Cơng tác lưu trữ ra đời là do địi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Công tác lưu trữ đảm nhiệm vai trò thu thập, bảo
quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện thường xuyên, liên tục
ở các cấp, các ngành trên phạm vi cả nước. Đến nay, các cơ quan lưu trữ đã
thu thập và đưa vào bảo quản hàng trăm ngàn mét giá tài liệu, phục vụ cho
nhu cầu khai thác sử dụng của các tổ chức, cá nhân. Trước sự phát triển
không ngừng của nguồn lực thông tin trong giai đoạn hiện nay, công tác lưu
trữ ngày càng đóng một vai trị quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà
nước, xây dựng thể chế hành chính nhà nước, cung cấp những thơng tin, số
liệu cho nhà quản lý. Trong nhiều nguồn thông tin khác khau nhưng nguồn
thông tin từ tài liệu lưu trữ luôn được xem là có tính chính xác và độ tin cậy
cao nhất. Vì vậy, Nhà nước ta ln xem trọng công tác này là một ngành
hoạtđộng trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích khơng thể
thiếu
trong bộ máy quản lý của mình.
Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ rất quan trọng đối với xã hội
nói chung và cơng tác lưu trữ nói riêng. Quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ giúp cơng tác lưu trữ phát triển, bảo vệ an tồn và khai thác, sử dụng
có hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và
bảo vệ đất nước; giúp xây dựng đầy đủ thể chế, pháp luật về lưu trữ; giúp xây
dựng cơ cấu tổ chức bộ máy; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; giúp
thống nhất thực hiện các khâu nghiệp vụ; giúp xây dựng vật chất - kỹ thuật và
đẩy mạnh ứng dụng khoa học - công nghệ vào công tác lưu trữ; thực hiện
công tác thi đua, khen thưởng và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ. Nếu
khơng có sự quản lý nhà nước đối với cơng tác lưu trữ thì tài liệu lưu trữ sẽ
khơng được cơ quan, tổ chức, cá nhân chú trọng, bị mất mát, thất lạc, quản lý
tùy tiện, chiếm làm của riêng mà khơng có chế tài xử lý, khơng đảm bảo

nguyên tắc tập trung thống nhất và không phát huy được giá trị vốn có của
chúng.
Trong những năm qua, quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trong
8


cả nước nói chung, tỉnh Vĩnh Long nói riêng đã được cơ quan chức năng
quan tâm nhiều hơn. Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày càng được xây dựng theo
mô hình thống nhất và ổn định. Đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng trưởng
thành về số lượng và chất lượng. Nhiều văn bản luật, dưới luật đã được ban
hành, đặc biệt là Luật Lưu trữ (2011), có hiệu lực thi hành kể từ ngày
01/7/2012, Luật Lưu trữ ra đời và có hiệu lực đánh dấu mốc sự kiện quan
trọng trong lịch sử xây dựng và phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam. Tài liệu
lưu trữ từng bước được thu thập đưa vào bảo quản theo nguyên tắc tập trung
thống nhất. Tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng với nhiều hình thức mang
lại hiệu quả thiết thực, phát huy tác dụng đối với sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc.

9


Tuy nhiên, việc quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại các Chi cục
Văn thư - Lưu trữ nói chung và ở tỉnh Vĩnh Long nói riêng cũng còn những
mặt hạn chế như: tài liệu lưu trữ cịn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, cịn
tình trạng tồn đọng ở dạng bó gói, chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ
hư hỏng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa được đáp ứng kịp thời;
cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu và chưa đồng bộ; trình độ cơng chức,
viên chức làm lưu trữ cịn hạn chế. Từ đó địi hỏi cần có sự quản lý chặt chẽ,
sâu sát hơn của các cơ quan nhà nước đối với công tác này.
Với mong muốn tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý nhà nước đối

công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích
những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, đề xuất giải pháp khắc phục, tác giả
chọn đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư
- Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cho luận văn cao học, chun ngành Quản lý
cơng.
2. Tình hình nghiên cứu
Liên quan đến đề tài, có một số cơng trình nghiên cứu đã được cơng bố
như:
Các bài đăng trên tạp chí chun ngành:
- “Quản lý nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam - thực trạng và giải pháp” bài

viết

của tác giả Nguyễn Thị Thủy và tác giả Hoàng Văn Thụ, đăng trên tạp
chí
Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7 năm 2011. Bài viết đề cập đến thực
trạng

tổ

chức quản lý nguồn tài liệu của các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy
ban
nhân dân cấp huyện ở các tỉnh phía Nam.

10


- “Ngành lưu trữ Việt Nam qua 5 năm thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” bài

viết

của tác giả Vũ Thị Minh Hương, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ
Việt
Nam, số 6 năm 2012. Bài viết đánh giá 5 năm thực hiện Chỉ thị
số05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng
cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và đề ra nhiệm vụ trọng tâm
trong
thời gian tới.
- “Trao đổi về nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam ” - bài viết của tác giả Nguyễn Anh Thư, đăng trên
tạp

chí

Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 3 năm 2015. Bài viết bàn về nội dung cơ
bản
của nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất hoạt động lưu trữ.
- “Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở
Việt Nam trong thời kỳ hội nhập và phát triển”- bài viết của tác giả Vũ
Thị
Phụng, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm 2016.
Bài

viết

bàn thêm những yêu cầu mới của hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh
vực

văn thư, lưu trữ để góp phần làm rõ thêm sự cần thiết của sự hoàn thiện
bộ
máy quản lý nhà nước về lưu trữ ở Việt Nam trong thời kỳ đổi mới và
hội
nhập quốc tế.
- “Vận dụng nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trong lưu trữ
11


Việt Nam ”- bài viết của tác giả Nguyễn Quốc Dũng, đăng trên tạp chí
Văn

thư

- Lưu trữ Việt Nam, số 6 năm 2017. Bài viết bàn về nội dung có tính
chất

lý

luận về nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ ở
Việt
Nam ngay từ khi thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, đặc biệt là
sau
khi
Hội đồng Bộ trưởng có quyết định chính thức thành lập Phông lưu trữ Quốc
gia Việt Nam.

12

- “Quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
cấp huyện trên địa bàn tỉnh Tây Ninh” - bài viết của tác giả Nguyễn Thị
Ly
và tác giả Lê Thị Vị, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 6
năm
2017. Bài viết đề cập đến một số nội dung: hoạt động quản lý nhà nước
đối
với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cấp huyện; tình hình hoạt động
quản

lý

khối tài liệu được hình thành trong hoạt động của một số cơ quan, ban
ngành
cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; đề xuất một số
khuyếnnghị nhằm hồn thiện hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ và tài
liệu

lưu

trữ

cấp huyện trên địa bàn tỉnh Tây Ninh.
- “Thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ tại một số bộ, ngành
và một số đề xuất” - bài viết của tác giả Nguyễn Anh Thư và tác giả
Đặng

Thị

Bích Luận, đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 7 năm

2017.

Bài

viết này các tác giả tìm hiểu thực tiễn quản lý tài liệu chuyên môn,
nghiệp

vụ

tại một số bộ, ngành trong thời gian qua và đề xuất nhằm quản lý tài liệu
chuyên môn, nghiệp vụ hiệu quả hơn.
Các luận văn cao học:
- Đoàn Hồng Nhã (2012), Quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ các
cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp Huyện (từ thực
tiễn
quận 8 - thành phố Hồ Chí Minh), luận văn cao học chuyên ngành Quản
lý
13


hành chính cơng. Luận văn đề cập đến thực trạng quản lý nhà nước đối
với

tài

liệu lưu trữ các cơ quan chun mơn thuộc UBND Quận 8, thành phố
Hồ

Chí

Minh và đề xuất các giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý.
- Phạm Ngọc Hưng (2012), Quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ tại
các trung tâm lưu trữ Quốc gia (từ thực tiễn Trung tâm Lưu trữ quốc
gia

II

tại thành phố Hồ Chí Minh), luận văn cao học chuyên ngành Quản lý
hành
chính cơng. Luận văn nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với
tài

liệu

lưu trữ các trung tâm lưu trữ quốc gia, đặc biệt là tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc
gia II và đề xuất các giải pháp để hồn thiện cơng tác quản lý nhà nước
tại

các

trung tâm lưu trữ quốc gia nói chung và với Trung tâm lưu trữ quốc gia
II

nói

riêng.

14

- Nguyễn Thị Khánh Linh (2012), Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa - Thực trạng và giải
pháp,
luận văn cao học chun ngành Quản lý hành chính cơng. Luận văn
nghiên
cứu, tổng kết và đưa ra các đánh giá về thực trạng hoạt động quản lý nhà
nước
về công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa, đề
xuấtcác giải pháp nhằm tăng cường và hồn thiện hoạt động quản lý nhà
nước

về

cơng tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa.
- Dương Ngọc Loan (2015), Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở
Ủy ban nhân dân cấp xã - Từ thực tiễn huyện Củ Chi thành phố Hồ Chí
Minh,
luận văn cao học chuyên ngành Quản lý hành chính cơng. Luận văn
nghiên
cứu, phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
cấp
xã trên địa bàn huyện Củ Chi, đề xuất các giải pháp và đưa ra các kiến
nghị
để hồn thiện cơng tác quản lý và hoạt động lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
cấp
xã trên địa bàn huyện Củ Chi.
- Phạm Minh Chiến (2015), Quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh về lưu trữ, luận văn cao học chuyên ngành Luật. Luận văn nghiên
cứu,

phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân tỉnh
Vĩnh
Long, đề xuất các giải pháp và đưa ra các kiến nghị để hồn thiện cơng

15


tác
quản lý nhà nước và hoạt động lưu trữ tại Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh
Long.
- Nguyễn Thị Thanh Trà (2016), Quản lý nhà nước đối với nguồn tài liệu
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, luận văn cao học
chuyên ngành Quản lý công. Luận văn nghiên cứu, phân tích, đánh giá
thực
trạng cơng tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, đề
xuất
các giải pháp và đưa ra các kiến nghị để hồn thiện cơng tác quản lý và
hoạt
động lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng.
Các cơng trình đã được cơng bố trên cho thấy, mặc dù các tác giả tiếp
cận ở nhiều gốc độ khác nhau nhưng hầu hết đều đề cập đến tầm quan trọng
và sự cần thiết của quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ. Đây là nguồn tư
liệu tham khảo quý báu đối với tác giả khi thực hiện đề tài này, và trong quá
trình viết luận văn tác giả có kế thừa một số kết quả nghiên cứu đã được công
bố trên.

16


Song, tuy nhiên cho đến nay chưa có cơng trình nào nghiên cứu quản lý

nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh VĩnhLong,
vì vậy đề tài này hồn tồn khơng có sự trùng lặp với các cơng trình
nghiên cứu khoa học đã được cơng bố.
3. Mục đích, nhiệm vụ của đề tài
3.1. Mục đích nghiên cứu
- Làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ, phân cấp quản lý nhà nước đối
với
công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long; đánh giá những ưu điểm, hạn
chế
và nguyên nhân.
- Đề xuất phương hướng và giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý nhà
nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh
Long.
3.2. Nhiệm vụ
- Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công
tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích làm rõ những
ưu
điểm, hạn chế và nguyên nhân.
- Đề xuất phương hướng, giải pháp, hoàn thiện quản lý nhà nước đối với
công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

17

4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.

18


- Về thời gian: Từ năm 2013 (từ sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực)
đếnnăm 2017, tầm nhìn đến năm 2025.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1.Phương pháp luận
Tác giả vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác- Lênin làm
phương pháp chủ yếu trong quá trình nghiên cứu.
5.2.Phương pháp cụ thể
Luận văn vận dụng kết hợp các phương pháp liên ngành như: phân tích,
tổng hợp, thống kê, điều tra, so sánh, đánh giá, lưu trữ học. Chẳng hạn:
- Phương pháp phân tích: thơng qua việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá
thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư
Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích làm rõ những ưu điểm, hạn chế và
nguyên
nhân.
- Phương pháp điều tra xã hội học: trực tiếp khảo sát, lập bảng hỏi đối
với công chức, viên chức trong Chi cục và các độc giả đến khai thác tài
liệu
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để thu thập thông tin, làm cơ sở đánh giá
quản
lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh

Vĩnh Long. Đã trực tiếp phỏng vấn 20 người (10 người trực tiếp làm
công

tác

lưu trữ và 10 độc giả đến khai thác sử dụng).
- Phương pháp thống kê, tổng hợp: thống kê số liệu đã thu thập, tổng
hợp, làm rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế làm cơ
sở
19


đề xuất giải pháp khắc phục.
- Phương pháp lưu trữ học: vận dụng các nguyên tắc, phương pháp luận
của lưu trữ học để đánh giá những thành tựu, hạn chế và nguyên nhân
trong
quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh
Vĩnh Long trong điều kiện cụ thể (so với quy định hiện hành của Nhà
nước).

20


6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Luận văn nghiên cứu góp phần làm rõ cơ sở lý luận về quản lý nhà nước
đối với công tác lưu trữ nói chung, tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ nói
riêng.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn

- Với kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tiễn, đối chiếu với các quy định
hiện hành, tác giả đã phân tích ưu điểm, hạn chế của công tác quản lý
nhà
nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh
Long

và

nguyên nhân đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục nhằm góp phần
hồn
thiện cơng tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn
thư

-

Lưu trữ nói riêng và các Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh nói chung.
- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cơ quan, các nhà quản
lý trong lĩnh vực lưu trữ.
- Ngồi ra, luận văn cịn là tài liệu tham khảo đối với sinh viên, học viên
cao học chuyên ngành quản lý công và những ai quan tâm đến lĩnh vực
này.
7. Bố cục luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung đề tài
được trình bày trong 3 Chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

21

Chương 3: Phương hướng, giải pháp, kiến nghị hoàn thiện công tác quản
lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh
Long.

22


Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VÃN THƯ - LƯU TRỮ
1.1.

Cơ sở lý luận

1.1.1.
1.1.1.1.

Một số khái niệm
Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối
tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan hoạt động của các cơ quan,
tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản
gốc; bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh
tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và cơng nghệ
được hình thành trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua
các thời kỳ lịch sử; không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và
vật mang tin; được lựa chọn giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học,

lịch sử và hoạt động thực tiễn [41, tr.346].
Văn bản có giá trị pháp lý cao nhất về cơng tác lưu trữ đã khẳng định
là: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản
gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp”. Tài liệu lưu trữ có thể là tài liệu giấy, phim, ảnh,
băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác.
[43, tr.1].
1.1.1.2.

Lưu trữ cơ quan

Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan, tổ chức [43, tr.1].

23


1.1.1.3.

Lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các
nguồn khác [43, tr.2].
1.1.1.4.

Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những

vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý
và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ [39, tr.121].
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân [38, tr.18].
Công tác lưu trữ là tồn bộ quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp
vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ [41, tr.108].
Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, hoạt
động của xã hội bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế có
liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.
1.1.2.

Các loại tài liệu lưu trữ

Căn cứ vào nội dung và đặc điểm kỹ thuật, các loại tài liệu lưu trữ được
phân thành bốn loại: tài liệu văn tự thành văn (tài liệu hành chính); tài liệu
khoa học kỹ thuật và cơng nghệ; tài liệu nghe nhìn (phim điện ảnh, tài liệu
ảnh, ghi âm, ghi hình); tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số [40, tr.10].

24


- Tài liệu văn tự thành văn:
Tài liệu văn tự thành văn xuất hiện từ khi có chữ viết, được ghi trên các
vật mang tin và ghi tin khác nhau bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật,

văn bản hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý nhà
nước, văn bản cá biệt, văn bản hành chính thơng thường. Đây là loại tài liệu
phổ biến và nhiều nhất trong các cơ quan quản lý nhà nước. Tài liệu này hình
thành chủ yếu trên giấy viết thông thường, bằng các phương pháp đánh máy,
in rônêô, máy tính, viết tay, được lập hồ sơ ở văn thư và nộp vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan theo quy định hiện hành [40, tr.10].
- Tài liệu khoa học kỹ thuật:
Tài liệu khoa học kỹ thuật phản ánh các hoạt động về khoa học kỹ thuật,
chủ yếu là tài liệu của các cơ quan khoa học kỹ thuật, các trường đại học, các
cơ sở sản xuất, thiết kế xây dựng, giao thông vận tải, ... Tài liệu khoa học kỹ
thuật có nhiều loại như: đồ án thiết kế các cơng trình xây dựng cơ bản; tài liệu
thiết kế chế tạo máy; tài liệu về công nghệ; tài liệu về điều tra địa chất, địa
hình; tài liệu khí tượng thủy văn; tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu sáng
chế, tài liệu phát minh; tài liệu tiêu chuẩn; tài liệu quản lý khoa học kỹ thuật
[40, tr.10].
- Tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình):
Tài liệu nghe nhìn là tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình phản
ánh các sự kiện, hiện tượng trong đời sống xã hội bằng hình ảnh và âm thanh.
Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình gồm có âm bản các bức ảnh, các
cuốn phim chụp và quay về các sự kiện, hiện tượng có ý nghĩa chính trị, văn
hóa, khoa học lịch sử và những ý nghĩa khác; những băng đĩa ghi âm ghi lại
những bài nói, diễn văn của các vị lãnh đạo Đảng và Nhà nước; các nhà hoạt
động xã hội và hoạt động khoa học nổi tiếng; những lời ca, bản nhạc của các
nghệ sĩ xuất sắc [40, tr.11-12].

25