CƠ sở lý LUẬN CHUNG về CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong
nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về cơng tác Văn thư –
Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phịng và cơng tác Văn
Phịng nói chung.
1.1 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG.
1.1.1 Khái niệm văn phịng.
Văn phịng có thể được hiểu như sau:
- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền
chung hoặc có quy mơ lớn thì thành lập văn phịng, cơ quan nhỏ thì có phịng
hành chính.
- Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị,
là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có
tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…
- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong
đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là
những công văn có liên quan đến cơng tác văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập,
xử lý và tổng hợp thơng tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời
đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của tồn cơ
quan, tổ chức đó.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
1.1.2.1 Chức năng của văn phịng.
Theo khái niệm về cơng tác văn phịng, ta có thể thấy được văn phịng có
những chức năng cơ bản sau đây:
- Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ
quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính
khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những

ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý
kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung
nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán
quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu
hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í vị sức ép, gị bó) và mang tính chun
sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy
sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các
nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của cơng tác Văn phịng.
- Chức năng tổng hợp:


Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào,
đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phịng
là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người
lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thơng tin phải tn
theo những ngun tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết
thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của cơng tác văn
phịng. Chức năng này khơng chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham
mưu của văn phòng mà cịn có vai trị quan trọng đối với sự thành cơng hay
thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên
các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hố cơng tác văn
phịng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại
- Chức năng hậu cần:
Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về
hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi q
trình, mọi lúc, mọi nơi.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên.
Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng
định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phịng ở mỗi đơn vị, tổ

chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự
thành bại của cơng tác văn phịng.
1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phịng cần thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể sau:
- Xây dựng chương trình cơng tác của cơ quan và đơn đốc thực hiện chương
trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm
của cơ quan.
- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thơng tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các
biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng.
- Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các
đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan ,
tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung.
- Lập kế hoạch tổ chức, dự tốn kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạn
mức kinh phí báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, hàng năm, chi trả tiền
lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết
định của Thủ trưởng.
- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất
kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt
động và công tác của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an toàn
cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách
một cách khoa học và văn minh.


- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cơng chức trong văn
phịng, từng bước hiện đại hố cơng tác hành chính văn phịng, chỉ đạo
hường dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị
chuyên môn khi cần thiết.

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ.
1.2.1 Khái niệm về cơng tác văn thư.
- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
khơng tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức
công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong cơng cuộc
cải cách hành chính Nhà nước, cơng tác văn thư là một trong những trọng tâm
được tập trung đổi mới.
- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do
cá nhân, gia đình, dịng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn
bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ
cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá
phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ
thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong
các cơ quan nhà nước.
- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ
chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin
phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải
tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản,
chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công
việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen
thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa
cơng tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức.
1.2.2 Vai trị,‎ ý nghĩa của cơng tác văn thư.
* Vai trị của cơng tác văn thư.

Cơng tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phịng. Trong
văn phịng, cơng tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong
hoạt động của văn phịng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động
quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt
động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà
nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
* Ý nghĩa của công tác văn thư.


- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan,
đơn vị nói chung. Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đầy đủ thơng
tin cần thiết. Thơng tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin
bằng văn bản. Về mặt nội dung cơng việc có thể xếp cơng tác văn thư vào
hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thơng tin mang tính pháp
lý.
- Thực hiện tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ
quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng. đúng chính sách, đúng
chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan
liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong
việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
- Cơng tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng
như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,
nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan
thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt

động của cơ quan một cách chân thực.
- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho
tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp
vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ
quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ. Hồ sơ
lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu
trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời cơng tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ
lập không tốt, văn bản giữ lại khơng khơng đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài
liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho cơng tác lưu trữ trong việc tiến
hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phịng lưu trữ khơng được hồn chỉnh.
1.2.3 u cầu của cơng tác văn thư.
Đứng trước địi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở
các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn,
giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng
các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc
sống, từ đó cơng tác văn thư có những u cầu cơ bản sau:
- u cầu nhanh chóng:
Q trình quản lý cơng việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây
dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Dó đó, xây dựng văn
bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết
nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan.


Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết
văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan,
đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.
- Yêu cầu chính xác:
Trong q trình thực hiện, u cầu chính xác địi hỏi công tác văn thư

phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác
tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hồn tồn
chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
+ Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các
yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà
nước ban hành.
+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác
phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh
máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. u cầu chính xác cịn phải
được thể hiện trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định
của Nhà nước.
- Yêu cầu bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vây, trong quá
trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo
giữ gìn bí mật.
Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của
cơ quan. Về khía cạnh nhất định, u cầu bí mật trong cơng tác văn thư cịn
phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được
bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan
hoặc chưa được ban hành thành văn bản.
- Yêu cầu hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy u cầu
hiện đại hố cơng tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm
cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có
năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày nay trước hết
nói đến việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong công tác văn thư và thực
hiện trang bị các thiết bị văn phịng.

1.2.4 Nội dung của cơng tác văn thư.
1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Những cơng văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý
của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang… gọi chung là văn bản.
Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau:
- Soạn thảo văn bản:


Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của cơng ty và những mục
đích u cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc
cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp
soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy,
soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo…
- Trình duyệt bản thảo:
Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình
ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn
bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Cơng ty ký đều phải được
Chánh Văn phịng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và
ban hành.
- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản:
Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa
đúng thể thức thì Chánh Văn phịng sẽ u cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối
rồi đánh máy, in sao văn bản.
- Ký và ban hành văn bản:
Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục
ban hành.
1.2.4.2 Công tác tổ chức quản lý và quản lý văn bản.
1.2.4.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
* Khái niệm văn bản đến:
Văn bản đến là những công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo...do các cơ

quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.
* Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến.
- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở
văn thư.
- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật.
- Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phịng hoặc trưởng
phịng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
- Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản của văn thư.
* Nội dung quản lý văn bản đến.
Bước1:Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến.
Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải
kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình khơng, số lượng
văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ khơng. Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa
văn bản cho mình.
Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn
bản bên trong phong bì khơng. Nếu có thì phải báo cho người phụ trách công
tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến cơ
quan.
Bước 2: Phân loại sơ bộ.


Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận văn
thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải
đăng ký và loại không phải đăng ký).
- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên
cơ quan, tên đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ quan hoặc
những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc ghi
đích danh của họ).
- Loại khơng phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản

tin…
Bước 3: Bóc bì văn bản:
Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau
khi nhận.
Khi bóc bì văn bản khơng để làm rách văn bản, không làm mất phần số,
ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và khơng làm mất dấu
bưu điện trên phong bì.
- Với văn bản thường:
Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay tránh
làm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngồi phong bì,
ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản. Khi phát hiện những văn bản gửi không
đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó.
Nếu có phiếu gửi: Sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu
lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.
Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận
văn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì.
- Văn bản mật:
Sau khi bóc bì ngồi thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân
cơng bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản
thường. Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật
thì chỉ bóc bì ngồi, bì trong giữ ngun khơng được bóc mà phải chuyển cả bì
cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật.
Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến:
Với bước này mục đích là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận
ngày tháng văn bản đến cơ quan.
Khi giải quyết và xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo nguyên
tắc: Kiên quyết không xem xét văn bản đến khi văn bản mà cán bộ trình khơng
có dấu “đến”.
Dấu đến có kích cỡ (5×3)cm như mẫu dưới đây:

TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN

ĐẾN

Số đến………………….
Ngày đến……………….
Chuyển…………………
Lưu hồ sơ
số……………………….

MẪU DẤU ĐẾN

Bước 5: Xin ý kiến phân phối văn bản đến.
Văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ
trưởng cơ quan hoặc người phụ trách quản lý công tác văn thư đển xin ý kiến
phân phối văn bản. Căn cứ vào ý kiến đó văn thư sẽ chuyển văn bản đến các
đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Lưu ý: Khi sắp xếp văn bản trình người có thẩm quyền thì những văn bản
có dấu “khẩn” phải được xếp lên cùng.
Bước 6: Vào sổ văn bản đến.


Cơng việc này mục đích nhằm nắm được số lượng văn bản đến cơ quan,
nội dung của văn bản đến cũng như biết được đối tượng giải quyết văn bnả
đến.
Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê
và tra cứu tài liệu. Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức như: Sổ,
thẻ đăng ký hoặc bằng máy vi tính. Văn bản đến ngày nào thì vào sổ ngày
đó. Tùy theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lập các sổ cho phù hợp.

Nếu số lượng văn bản nhiều thì lập các sổ như sau:
- 01 Sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật.
- 01 Sổ đăng ký văn bản thường của các đơn vị khác.
- 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”.
- 01 Sổ đăng ký đơn thư.
Nếu số lượng văn bản ít thì lập các sổ sau:
- 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”.
- 01 Sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Bìa ngồi:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢNTên cơ quan (đơn vị)
Năm

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Từ số......................Đến số.....................Từ ngày..................Đến ngày................

Quyển số:


Phần ghi trong sổ:

Ngày
đến

Số đến

Nơi gửi
văn

bản

(1)

(2)

(3)

Số/ ký
hiệu
văn
bản

Ngày
tháng
văn bản

Trích
yếu

(4)

(5)

(6)

Lưu hồ
sơ

Nơi

nhận
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

(7)

(8)

(9)

(10)

Lưu ý: Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít, chỉ sử dụng một
sổ để đăng ký văn bản đến và các đơn vị (bộ phận) nhận văn bản cùng nằm
trong một khu vực, thì cột (9) để người nhận văn bản ký .
Sổ đăng ký văn bản “mật” đến gồm có 11 cột (như mẫu đăng ký văn bản đến
thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu”.Bìa sổ cũng giống như bìa
sổ đăng ký văn bản thường.
* Sổ đăng ký đơn, thư:
Mẫu bìa: Giống mẫu bìa của sổ đăng ký văn bản thường chỉ khác tên sổ “Sổ
đăng ký đơn, thư”.
Phần đăng ký bên trong của sổ đăng ký đơn thư:
Ngày

đến

Số
đến

Họ tên địa
chỉ người
gửi

Ngày
tháng
đến

Trích
yếu nội
dung

Đơn vị
(người) nhận
giải quyết

Nội dung giải quyết
số/ký hiệu công văn trả
lời

Ghi
chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến.
*:Trình xin ý kiến phân phối:
Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, nhân viên văn thư đăng ký
một phần vào sổ rồi trình tất cả các văn bản, giấy tờ đã nhận được cho người
phụ trách văn phòng của cơ quan xem xét và trình lên Thủ trưởng cơ quan
hoặc người được Thủ trưởng cơ quan uỷ quyền để ghi ý kiến phân phối lên
văn bản.
* Chuyển giao văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của người
phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm nghiên
cứu, giải quyết. Khơng để văn bản chạy vịng qua nơi khơng có trách nhiệm
giải quyết văn bản, khơng chuyển văn bản chậm.


Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có
trách nhiệm giải quyết chậm nhất là 30 phút (nếu trong giờ hành chính) và 1

giờ (nếu ngồi giờ hành chính).
Khi chuyển giao văn bản phải trao tận tay người có thrách nhiệm giải
quyết, khơng nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ.
Trường hợp một văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cùng giải
quyết thì phải nhận tài liệu đó rồi mới chuyển tới nơi nhận.
Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có ký nhận của
người nhận văn bản.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN
Ngày chuyển

Số đến

Đơn vị hoặc
(người nhận)

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Đối với văn bản “mật” : Mẫu sổ chuyển giao văn bản “mật” giống như sổ

chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3).
Bước 8: Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan.
* Tổ chức giải quyết văn bản đến:.
- Đối với văn bản thường:
Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán
bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết.
Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải nghiên cứu, nắm
vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó. Những cơng
việc có liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối
hợp để cùng giải quyết tốt công việc. Không được tự ý chuyển văn bản cho
bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo.
Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh. +
Đối với những công việc khẩn cấp, cần thiết đột xuất phải xin ý kiến giải
quyết ngay khi nhận được văn bản.
+ Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý
kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, khơng được đóng dấu lên lề văn bản đó
mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. +
Những văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ công
việc của cán bộ thừa hành.
Chỉ cán bộ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề
xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn
bản đó. Các đơn vị trong cơ quan khơng được tự ghi dấu gạch chân các dòng
hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến.
Những văn bản đề cập đến những vấn đề quan trọng như chủ trương, chương
trình, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác của cấp


trên đối với cơ quan… phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải
quyết.
Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, Thủ

trưởng cơ quan cần tham khảo ý kiến của cán bộ, bộ phận liên quan trước
khi giải quyết. Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một cơng việc gì, cán
bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhận
được.
- Đối với văn bản mật:
Nhân viên văn thư phải trao tận tay văn bản mật cho người có trách
nhiệm giải quyết, khơng được tự ý bóc văn bản khi thấy có dấu hiệu chỉ mức
độ mật.
Bất kỳ người nào được biết những điều bí mật, được giữ văn bản, tài liệu
mật phải thực hiện các quy định sau:
- Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách
nhiệm.
- Khơng được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi
cơng tác (nếu văn bản đó khơng liên quan đến chuyến đi công tác). Khi
cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà, hoặc đi công tác phải
được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang văn bản tài liệu
mật đi công tác, không được giao cho người khác giữ hộ, không được để
bất kỳ nơi nào khơng có người có trách nhiệm giữ gìn.
- Khơng sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Khơng được
trao đổi những điều bí mật trong điều kiện khơng đảm bảo an tồn.
* Tổ chức kiểm tra văn bản đến:
Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ
quan.
Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so
với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Phụ trách cơng tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân
phối và tiến độ chuyển giao văn bản.
Phụ trách cơng tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải
quyết văn bản so với thời hạn quy định.
Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn

bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên
có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính.
1.2.4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
* Khái niệm văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả những văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi đi.
* Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi.
Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký và làm thủ
tục gửi đi ở văn thư cơ quan.
* Nội dung quản lý văn bản đi.
Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản.


Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi đưa lãnh đạo ký và
đóng dấu, làm thủ tục gửi đi, đều phải được kiểm tra về thể thức. Việc này
thường được giao cho phụ trách bộ phận văn thư làm.
- Trước hết xem xét văn bản đó có hợp lệ khơng, tức là văn bản đó (từ
thảo, duyệt thảo, đánh máy, sao in đến ký) đã được thực hiện đúng theo quy
định của cơ quan chưa? Nếu chưa thì phải làm đủ các việc.
- Kiểm tra về thể thức văn bản đặc biệt là phần tác giả, ngày tháng, trích
yếu, nơi nhận, thể thức để ký, số lượng bản… Nếu cịn thiếu sót thì u cầu
cán bộ phần hành hoặc đơn vị soạn thảo văn bản đó sửa lại.
Sau khi kiểm tra xong, nếu văn bản chưa có chữ ký của Thủ trưởng, văn thư
đưa xin chữ ký, sau đó đóng dấu cơ quan; vào sổ ghi ngày tháng làm thủ tục
gửi đi .
Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi.
- Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi
như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những
phương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính…nhằm quản lý chặt
chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng.
- Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết có

trong các phương tiện đó.
- Trước khi đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại một lần
nữa về thể thức của văn bản, vị trí các thành phẩn, cách trình bày và thẩm
quyền ban hành văn bản .
Khi đăng ký văn bản đi cần hoàn thiện các thủ tục phát hành như:
- Ghi số lên văn bản ( đánh số văn bản)
Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày
đầu năm. Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo
nhiệm kỳ.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận
văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số
riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản.
- Ghi ngày tháng lên văn bản:
Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào
các phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi
trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng,
chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở đằng
trước).
- Đóng dấu văn bản đi:
Đây là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi.
Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó khơng có giá trị hiệu lực về mặt pháp
lý. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn bản khi văn
bản đó chưa có ý kiến của người ký văn bản.
- Đăng ký văn bản đi:


Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện trên các phương tiện như: Sổ đăng
ký, máy tính, thẻ.
Tuỳ theo số lượng văn bản đi của cơ quan nhiều hày ít mà lập sổ đăng ký
cho phù hợp. Thông thường đối với cơ quan có ít văn bản được ban hành

trong một năm hoặc một nhiệm kỳ, chỉ cần lập 02 sổ đăng ký văn bản đi là
đủ: Một sổ dùng để đăng ký văn bản mật đi, một sổ dùng đăng ký văn bản đi
chung cho các loại văn bản mà cơ quan ban hành. Đối với cơ quan có nhiều
văn bản được ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ thì lập ít nhất 3 sổ
như sau:Sổ đăng ký văn bản đi (mật), sổ đăng ký văn bản đi (thường),sổ
đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật.
MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CHO VĂN BẢN THƯỜNG
* Bìa ngồi:

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢNTên cơ quan (đơn vị)
Năm

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Từ số............................Đến số........................Từ ngày........................Đến ngày....................

Quyển số:
* Phần ghi trong sổ:
Ngày tháng
Văn bản
(1)

Số và ký hiệu văn
bản
(2)

Trích yếu nội dung
văn bản
(3)

Nơi nhận văn
bản

Nơi giữ văn bản
lưu

Ghi chú

(4)

(5)

(6)

Bước 3: Chuyển giao văn bản đi.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
* Bìa sổ: Giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi.
* Phần ghi bên trong:


Ngày tháng
chuyển
1

Số và ký hiệu văn
bản hoặc số lượng
2

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Ghi chú

3

4

5

* Nguyên tắc:
+ Văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi có chữ
ký và dấu của người có thẩm quyền.
+ Đối với những văn bản có dấu “Khẩn”, phải chuyển đi trước.
+ Việc gửi văn bản phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản.
+ Những văn bản có nội dung quan trọng phải gừi kèm theo phiếu gửi để
kiểm tra.
MẪU PHIẾU GỬI
Tên cơ quanSố/ký hiệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Kính gửi…Tên tài liệu…
Ngày…tháng…năm…Người ký nhận

Ngày…tháng…năm…

Chức vụ

Đề nghị trả lại phiếu này sau khi nhận được tài liệu

Họ tên người ký

* Những công việc cụ thể để tiến hành chuyển giao văn bản đi:
- Lựa chọn và trình bày phong bì:
+ Tuỳ vào số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản to
hay nhỏ mà chọn phong bì cho thích hợp. Phong bì văn bản phải được làm
bằng loại giấy tốt, bền, dai, không dễ bị thấm nước, khơng nhìn thấy chữ của
văn bản.
+ Góc trên, bên trái: Phần nơi gửi ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên cơ
quan, đơn vị gửi văn bản, địa chỉ, số điện thoại, hoặc số Fax (nếu có) và sổ,
ký hiệu của tất cả các văn bản có trong phong bì; dấu chỉ mức đọ “khẩn”
(nếu có). Đối với văn bản mật phải làm 2 phong bì. Phong bì ngồi khơng
ghi mức độ mật.
+ Góc trên bên phải dán tem.


+ Bên dưới, giữa - phần nơi nhận: Ghi rõ, đầy đủ chính xác tên cơ quan
(đơn vị) hoặc cá nhân nhận văn bản, địa chỉ của cơ quan (đơn vị) hoặc cá
nhân đó.
+ Phần nơi nhận trên phong bì đóng dấu hoặc viết hai chữ “ Kính gửi”.
Lưu ý:
Khi trình bày phong bì khơng được viết tắt những chữ khơng thơng dụng,
khơng xuống dịng một cách tuỳ tiện.
Sau khi đã làm phong bì và viết phong bì, gấp văn bản cho vào bên trong và
dán lại. Lưu ý khi dán phong bì khơng được để hồ dính vào văn bản.
Gửi văn bản đi:
- Đăng ký vào sổ chuyển và thực hiện việc chuyển văn bản đi.
MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI
* Ngồi bìa: Bìa sổ giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi.

* Phần ghi trong sổ:
Ngày tháng
chuyển
(1)

Số và ký hiệu văn
bản hoặc số lượng
(2)

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Ghi chú

(3)

(4)

(5)

+ Gửi văn bản trong nội bộ cơ quan:
Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị khi phát
hành cũng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ. Yêu cầu
người nhận văn bản ký nhận vào sổ (nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản và
các đơn vị tổ chức của cơ quan không cùng nằm trong một khuân viên).
+ Gửi văn bản qua bưu điện:
Khi gửi văn bản qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên
bưu điện, khi đã nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu bưu điện
vào cột (4) của sổ chuyển giao.

Mẫu sổ chuyển giao qua bưu điện cũng giống như sổ chuyển giao văn bản
trong nội bộ, chỉ khác tên gọi.
Chú ý: Nếu cơ quan ban hành ít văn bản và các đơn vị tổ chức của cơ
quan cùng nằm trong một khuân viên, thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi làm
sổ chuyển văn bản trong nội bộ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” Vào sổ đăng ký
văn bản đi sau cột (05).
- Kiểm tra việc gửi văn bản đi:
Chánh văn phịng, người phụ trách cơng tác văn thư của cơ quan phải
kiểm tra về nội dung và thể thức của các văn bản đi để nắm được tình hình
hoạt động của cơ quan và việc ban hành văn bản cơ của cơ quan cho đúng
các quy định của Nhà nước.
Phụ trách các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phải kiểm tra nội dung văn bản,
theo dõi việc hình thành và xử lý các văn bản đi tại đơn vị mình phụ trách.


Nhân viên văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết
các văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua bưu điện hoặc
định kỳ làm bảng thống kê những văn bản quan trọng đã gửi đến các cơ
quan, giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi tình hình nhận văn bản, nhất là đối
với những văn bản quan trọng, những văn bản có dấu hiệu “mật”.
Bước 4: Sắp xếp và quản lý văn bản lưu
- Sắp xếp bản lưu:
Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan đã ban hành ra các văn
bản để gửi đi và đều lưu lại ít nhất 02 bản, 01 bản lưu tại bộ phận văn thư co
quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã trực tiếp
soạn thảo ra văn bản đó. Vì vậy, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm sắp
xếp các bản lưu văn bản tại bộ phận văn thư một cách có khoa học, dễ tra
tìm.
+ Đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp, việc sắp xếp các
bản lưu chỉ cần dựa vào số và thời gian ban hành văn bản để thực hiện.

+ Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì sắp lên trên, văn bản nào
có số lớn, ngày tháng sau thì xếp xuống dưới.
- Bảo quản và phục vụ nghiên cứu, sử dụng:
+ Nhân viên văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc
từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp
vào lưu trữ cơ quan.
+ Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng các
tập lưu văn bản đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu.
1.2.4.2.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật.
* Đối với văn bản đi:
Văn bản mật được gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng. Văn
bản mật phải được gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật:
Mật, tối mật, tuyệt mật. Các bước tiếp theo được tiến hành giống như với
văn bản thường.
* Đối với văn bản mật đến:
Văn bản mật đến được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào
sổ công văn thường. Đối với phong bì có văn bản mật thì văn thư khơng
được bóc mà chỉ được đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, cịn phần trích yếu
thì bỏ trống. Nếu được người có trách nhiệm bóc bì cho phép ghi trích yếu
thì văn thư mới được ghi bổ sung vào. Chỉ những người có tên ghi trên
phong bì hoặc người được phân cơng thực hiện mới được phép bóc bì cơng
văn mật. Các nghiệp vụ tiếp theo giống như cách giải quyết với văn bản
thường.
1.2.4.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tình chân thật trong văn bản.
Trong điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/4/2001 của chính phủ
quy định về quản lý và sủ dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng
trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội, nghề nghiệp, hội quần

chúng tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ chức nước ngoài hoạt
động tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí
pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của công ty, tổ chức và các chức danh
Nhà nước”. Do đó việc tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là hết sức cần
thiết.
Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu:
- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ
và đóng dấu. Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản.
Trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác
theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan.
- Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và ngồi
giờ làm việc. Khơng được tùy tiện mang con dấu theo người. Trong trường
hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức có thể mang dấu theo nhưng phải chịu trách nhiệm về việc
mang con dấu ra khỏi cơ quan.
- Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ
thẩm quyền, khơng được đóng dấu khống chỉ.
- Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an
gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng
thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức
hat tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy
định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của
Chính phủ.
- Khi có quyết định chia tách, sát nhập giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ có
hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu
và nộp lại cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
- Trong trường hợp tạm đình chỉ việc sử dụng con dấu cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải
thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc

dấu và các công ty liên quan biết.
- Phải sử dụng đúng màu mực dấu do Nhà nước quy định (màu đỏ) không
được dùng màu mực dễ phai. Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con
dấu.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó Thủ
trưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý con dấu một
cách chặt chẽ theo quy định của pháp luật. Văn phòng phải nghiên cứu, đề
xuất dự thảo quy chế báo cáo Thủ trưởng cơ quan ban hành để thực hiện
thống nhất.
Nguyên tắc đóng dấu:
- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản.
Nghĩa là dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan đó làm ra.


- Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
cấp có thẩm quyền.
- Khơng được đóng dấu vào các văn bản khơng hợp lệ, khơng được đóng
dấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ ( văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của cấp
có thẩm quyền ) hoặc đóng dấu vào các văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung.
Quy định đóng dấu:
- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái. Ngồi ra dấu của cơ quan, tổ chức cịn được sử dụng đóng vào
băn bản trong những trường hợp như: Dấu treo, dấu giáp lai, dấu lên phụ lục
kèm theo bản chính.
1.2.4.4 Cơng tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ.
* Khái niệm.
Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc hoặc một người, được hình thành trong q trình giải quyết cơng

việc đó.
* Tác dụng.
- Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị
sau khi giải quyết xong đều phải sắp xếp lại, lập thành hồ sơ để phục vụ việc
nghiên cứu. Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, có
hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc và giúp cho việc giải quyết cơng việc
hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả.
- Quản lý tồn bộ cơng việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu.
- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào
lưu trữ.
* Lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được
đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải
quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả; khi cần, nhanh
chóng tìm được các văn bản.
Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được tồn bộ cơng việc trong cơ
quan, quản lý chặt chẽ tài liệu.
Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào
lưu trữ.
Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một cơng việc bắt buộc.
Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ chuyên môn,
các nhân viên văn thư hành chính…đều phải lập hồ sơ cơng việc của mình làm.
Việc lập hồ sơ khơng phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hay cán bộ tổng hợp.
Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây:
- Lập bản danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập
trong năm. Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ, nhất là những


hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước.

Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ
quan, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm
công tác của bản thân, phải dự kiến trong năm tới có những cơng việc gì phải
làm. Từ những cơng việc đó sẽ hình thành những loại văn bản gì và lập
thành những hồ sơ gì.
Từ những dự kiến của mỗi cán bộ, sẽ tập trung hợp thành dự kiến của đơn
vị, của cơ quan. Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh mục hồ
sơ phải lập trong năm của cơ quan, do Thủ trưởng ký ban hành. Trên cơ sở
đó, bộ phận hành chính cung câp bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu cho các đơn vị
và cá nhân để thực hiện lập hồ sơ trong năm theo danh mục hồ sơ.
- Mở hồ sơ:
Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì
cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm
qua mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý văn bản “đi”, “đến”.
Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có cơng việc được giao
thì lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ.
Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa: Bên ngồi ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ.
Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội
dung sự việc.
Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành.
- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.
Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản giấy
tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của cơng việc thì cho vào bìa của
hồ sơ. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản
giấy tờ, không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu có
liên quan đến sự việc trong hồ sơ.
- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ.
Tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
Trong thực tế người ta thường vận dụng các đặc trưng sau đây:
+ Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản:

Các loại Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo… được lập hồ sơ theo đặc trưng
này tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ.
Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập lưu văn bản.
+ Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề:
Là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy tờ (bao gồm nhiều tên loại,
nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề.
Đặc trưng này thường theo quá trình giải quyết công việc từ văn bản đề
xuất, khởi xướng, đến văn bản trao đổi giải quyết, đến giấy tờ kết luận, kết
thúc vấn đề. Đặc trưng này thường vận dụng cho các hồ sơ công việc, hồ sơ
kỷ luật, khen thưởng…
+ Sắp xếp theo đặc trưng tác giả:


Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản. Lập hồ sơ theo đặc trưng
này là tập hợp vào hồ sơ những công văn giấy tờ của cùng một tác giả. Mặc
dù nội dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều sự việc, tên gọi văn
bản cũng có nhiều loại khác nhau.
+ Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch:
Tất cả công văn giấy tờ giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một
tập hồ sơ.
+ Sắp xếp theo đặc trưng địa dư:
Lập hồ sơ theo địa dư tức là tập hợp vào một hồ sơ những công văn giấy
tờ của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý.
+ Sắp xếp theo đặc trưng thời gian:
Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp những văn bản giấy tờ có nội
dung cùng một thời gian nhất định thành một hồ sơ.
Tuy có 6 đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ, nhưng trên thực tế hồ sơ lập
không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng rẽ mà là sự kết hợp chặt chẽ nhiều
đặc trưng với nhau trong một hồ sơ.
Nếu có phim, ảnh, băng ghi âm đi kèm thì phải bảo quản riêng, nhưng

phải ghi chú trong hồ sơ và kèm theo ký hiệu tra tìm, khi cần có thể thấy
ngay. Khi nộp hồ sơ cũng phải nộp những thứ trên kèm theo.
- Kết thúc hồ sơ:
Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có trách
nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét để:
+ Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì sưu tầm bổ sung.
+ Loại ra các văn bản trùng thừa, các văn bản nháp, các tư liệu, sách báo
không cần để trong hồ sơ.
+ Kiểm tra lại sự sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
+ Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm khơng bị
thất lạc và tra tìm được nhanh chóng. Khi đánh số tờ, dùng bút chì đen mềm
đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản.
+ Ghi mục lục văn bản
Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài phai ghi “
Mục lục văn bản “ đã được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của Cục Lưu trữ Nhà
nước.
+ Viết tờ kết thúc
Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, cán bộ lập
hồ sơ phải viết “Tờ kết thúc”. Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý
của tài liệu trong hồ sơ.
Công việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản,
viết tờ kết thúc thường gọi là công tác bên trong.
- Viết bìa hồ sơ:


Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải tuân theo mẫu tiêu chuẩn của Cục Lưu
trữ Nhà nước ban hành. Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính
xác, đầy đủ theo quy định chung.
Viết bìa hồ sơ gồm các công việc:
+ Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức: Đây là đơn vị hình thành phông của

hồ sơ, cần ghi đầy đủ không được viết tắt.
Cơ quan cấp dưới phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên của
mình.
+ Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phẩn và nội dung văn bản
có trong hồ sơ. Viết tiêu đề hồ sơ là sự vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập
hồ sơ. Trong tiêu đề hồ sơ có thể dùng các khái nệm : Tập tài liệu, tập văn
bản.Dùng chữ hồ sơ trong tiêu đề hồ sơ khi các văn bản liên quan chặt chẽ
với nhau về nội dung và về quá trình giải quyết một vấn đề, một sự việc.
+ Ngày tháng bắt đầu, kết thúc (Từ ngày …tháng…năm… đến ngày…
tháng …năm…) ghi đầy đủ ngày tháng năm của văn bản đầu tiên và văn bản
cuối cùng có trong hồ sơ.
+ Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ.
+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo
quản tài liệu của cơ quan.
Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào
lưu trữ cơ quan.
Cũng có nhiều cơng việc tuy đã kết thúc năm hành chính nhưng hồ sơ
chưa kết thúc thì phải để lại và ghi vào bảng danh mục hồ sơ năm sau.
* Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác
một năm theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hồn chỉnh hồ sơ, sau đó
mới nộp lưu.
Khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ
sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (theo quy định của cơ quan đã ghi trong
danh mục hồ sơ) kèm theo ba bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ
cơ quan.
Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị hết hạn thì
đánh giá lại. Nếu khơng cần lưu thì tiêu huỷ theo quy định.
Nếu những đơn vị nào cần đến hồ sơ đã hết hạn nộp lưu để nghiên cứu thì
làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan.

Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình,
kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hồn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có) xem xét
thời gian bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm cơng cụ tra
tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng.
1.3 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.
1.3.1 Khái niệm về công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa


học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Cơng tác lưu trữ ra đời do địi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, cơng tác lưu trữ là một
mắt xích khơng thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước.
Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
Thứ 1: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ.
Thứ 2: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.3.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông
tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phịng. Cơng tác này có
ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan.
Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan đơn vị có ý nghĩa trên nhiều
mặt của quá trình quản lý:
- Cung cấp những chứng cứ tài liệu xác thực nhất bằng văn bản phục vụ
cho công tác tra cứu và sử dụng tài liệu.
- Bảo quản tốt nhất những tư liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan.
- Thu thập được nhiều tài liệu có giá trị về nhiều mặt phục vụ cho hoạt
động của cơ quan.

1.3.3 Tính chất của cơng tác lưu trữ.
* Tính chất khoa học:
Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc
nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu
lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung
chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, thu thập và
bổ sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ…
Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có
những đặc thù của nó. Khoa học lưu trữ phải tìm tịi, phát hiện ra đặc điểm
cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ
chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.
Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học
của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học… đang được
nghiên cứu ứng dụng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, thơng tin nhanh
chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ những người nghiên cứu.
Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, cơng tác tiêu chuẩn
hố trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn kho
tàng bảo quản an tồn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá, tủ, bìa,
cặp… bảo quản tài liệu là những vấn đề đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn
hố của ngành.
* Tính chất cơ mật:


Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử. Tài liệu này phải được
sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội.
Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc
về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các
bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy, các nguyên tắc, chế độ trong

công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật
của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp
vô sản, quyền lợi dân tộc, ln cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ
luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng
và Nhà nước.
1.3.4 Chức năng của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức năng
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó cơng tác lưu trữ có các
chức năng sau:
- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an tồn tài liệu, phơng
lưu trữ Quốc gia.
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phơng lưu trữ Quốc gia góp phần
thực hiện tốt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra
trong từng giai đoạn cách mạng.
Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách
thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ
chức và sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia.
1.3.5 Nội dung của công tác lưu trữ.
Công tác Lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ.
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
- Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.3.5.1 Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào
những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử
dụng một cách hiệu quả những tài liệu đó.

Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho
tài liệu thuộc phông lưu trữ Quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các
phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đồn thể, xí nghiệp,
cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo
quản tài liệu được thuận tiện và an toàn.
Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: Xác
định giá trị, bổ, thống kê tài liệu… Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ, việc


xác định giá trị, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được tiến hành thuận lợi. Ngược
lại, xác định chuẩn xác giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu đầy đủ cũng là điều
kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu.
1.3.4.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cần
bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ
những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…
Thơng qua việc đánh giá sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã thực sự hết
ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phơng lưu trữ.
Mục đích cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn
cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã hết
giá trị.
Ý nghĩa: Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được
những tài liệu có giá trị, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ,
đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản.
Do mục đích và ý nghĩa của cơng tác xác định giá trị tài liệu, khi thực
hiện công tác này phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu
lưu trữ đem ra đánh giá. Điều 9 pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia đã

quy định: “Việc lựa chọn những tài liệu lưu trữ Quốc gia để bảo quản và loại
ra những tài liệu lưu trữ hết giá trị để tiêu hủy phải có hội đồng xác định giá
trị tài liệu lưu trữ quyết định”. Hoạt động của Hội đồng đặt dưới sự lãnh đạo
trực tiếp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn đề nghị cơ quan lưu trữ cấp
trên duyệt.
Các tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản riêng trong đó ghi rõ:
Thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài
liệu đưa đi tiêu hủy, số lượng đơn vị bảo quản. Biên bản phải được cơ quan
có thẩm quyền phê duyệt, sau khi đã xem xet, kiểm tra có cán bộ lưu trữ
chứng kiến và phải báo cáo với cơ quan quan lý lưu trữ cấp trên trực tiếp.
1.3.4.3 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp
nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan
và q trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn
nộp lưu từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền. Tài liệu thu
thập được bổ sung theo hệ thống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài
liệu lưu trữ có giá trị cho các kho lưu trữ.
Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm 2 phần:
* Thu thập tài liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của Nhà nước.
Theo quy định của Nhà nước thì những hồ sơ tài liệu thuộc các cơng việc
đã giải xong ở văn thư phải được giao nộp vàơ lưu trữ cơ quan để tra cứu sử
dụng tiếp. Đối với những cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu thì phải xác định