TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Ở CÔNG TY 20
2.1. Đặc điểm chung về nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích
của con người tác động vò nó là tài sản dự trữ thuộc loại tài sản lưu động.
Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất
(tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động) là cơ sở vật chất cấu thành
lên thực thể sản phẩm. Trong mỗi chu kỳ sản xuất, vật liệu không ngừng chuyển
hoá, biến đổi cả về mặt hiện vật và giá trị: Về mặt hiện vật, vật liệu chỉ tham gia
một lần vào chu kỳ sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu
được tiêu dùng toàn bộ và dưới tác động của lao động vật liệu không giữ
nguyên hình thái ban đầu; Về mặt giá trị, giá trị của nguyên vật liệu được
chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.
Xét về mặt vốn: Nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lao
động trong doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Do vậy, để nâng cao hiệu quả
sử dụng vốn, cần tăng tốc độ luân chuyển của nguyên vật liệu (cũng chính là
tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động) từ đó tạo ra hiệu quả kinh tế cao.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về nguyên vật liệu thường
chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất sản phẩm. Do vậy nếu có sự
biến động nhỏ về nguyên vật liệu thì cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm,
chi phí về nguyên vật liệu cao hay thấp quyết định trực tiếp đến giá thành sản
phẩm sản xuất ra. Vì vậy tiết kiệm và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý
để giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm, cải tiến định mức tiêu hao
và định mức dự trữ vật liệu là một yêu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp sản
xuất.
Từ những đặc điểm nêu trên có thể thấy nguyên liệu, vật liệu có vai trò rất
quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh
nghiệp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
Xuất phát từ vị trí vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý
nguyên vật liệu của doanh nghiệp sản xuất. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý về
nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt

những nhiệm vụ sau:
Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc
yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Tổ chức chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống sổ phù hợp với phương
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phản ánh
tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản; tính được giá thực
tế của nguyên vật liệu nhập kho. Kiểm tra đôn đốc thực hiện kế hoạch thu mua
nhằm đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu từ khâu lập
chứng từ, luân chuyển chứng từ đến mở sổ kế toán chi tiết.
Theo dõi chặt chẽ sát sao việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ, sử dụng
nguyên vật liệu. Phát hiện ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, mất mát hoặc vật liệu
kém phẩm chất, đề xuất các biện pháp xử lý nguyên vật liệu trong trường hợp
thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất… Tính toán đúng số lượng nguyên vật liệu
đã tiêu hao thực tế trong quá trình sản xuất kinh doanh, cuối kỳ tiến hành phân
bổ giá trị nguyên vật liệu đã tiêu hao đúng với đối tượng sử dụng.
Định kỳ tham gia kiểm kê và tiến hành đánh giá lại nguyên vật liệu theo
chế độ quy định, tiến hành lập báo cáo tổng hợp về tình hình thực hiện nguyên
vật liệu phục vụ cho công tác lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu sao
cho có hiệu quả nhất.
Sản phẩm chủ yếu của Công ty 20 là các loại quân trang, quân nhu phục
vụ quân đội như các loại quần áo, mũ, tất, phù cấp hiệu… Ngoài ra Công ty còn
sản xuất các sản phẩm khác theo hợp đồng như khăn mặt, tất… và gia công xuất
khẩu. Do đặc điểm sản phẩm của Công ty đa dạng phong phú về chủng loại,
kích cỡ, quy cách khác nhau như các loại vải (vải phin pêcô, vải mộc, vải
katê…) các loại khuy (khuy 15 ly, khuy 20 ly…)
Trong tổng chi phí sản xuất cấu thành lên giá thánhp của Công ty thì chi
phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Vì
vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì sẽ làm cho tổng chi
phí trong giá thành sản xuất có sự biến đổi theo.

Việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty là không nhiều. Đây là điều kiện
thuận lợi của Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn, giúp cho việc sử dụng
vốn linh hoạt hơn. Sở dĩ công ty dự trữ không nhiều nhưng vẫn ổn định đáp ứng
đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất, không làm gián đoạn quá
trình sản xuất là do Công ty có một số đơn vị được chỉ định cung cấp nguyên
vật liệu chủ yếu, thường xuyên ổn định như Công ty 28, dệt Hà Nội, dệt Hà
Nam… Ngoài nhưng đơn vị được chỉ định cung cấp nguyên vật liệu Công ty
còn có quan hệ mua bán với một số bạn hàng khác. Thông thường những lô
hàng lớn thì công ty tổ chức ký kết các hợp đồng kinh tế mua nguyên vật liệu
với các nhà máy. Công ty, xí nghiệp hoặc tổ chức thương mại nhập nguyên vật
liệu từ nước ngoài về. Còn đối với các lô hàng nhỏ không đòi hỏi chất lượng và
số lượng nguyên vật liệu nhiều mà lại có sẵn trên thị trường thì trước khi tiến
hành sản xuất Công ty sẽ mua ngoài thị trường tự nhiên.
Do đặc điểm và tính chất sản xuất mà nguyên vật liệu của Công ty là các
loại vải và các phụ liệu may mặc cho nên không gây khó khăn cho công tác bảo
quản nhưng đòi hỏi công tác bảo quản cũng phải tiến hành tốt chẳng hạn vải để
trong kho phải được giữ ở độ ẩm phù hợp tránh bị ẩm mốc, mục nhủn, mối
mọt…
Nhiệm vụ sản xuất của Công ty ngày càng được mở rộng do quy mô sản
xuất của công ty hiện nay đã mở rộng rất nhiều và xu hướng ngày càng mở rộng
hơn nữa. Ngoài ký kết hợp đồng may quân trang quan nhu với Tổng cục Hậu
Cần - Bộ Quốc phòng, Công ty còn mở rộng ký kết hợp đồng sản xuất trong
nước và xuất khẩu. Đối với những mặt hàng may hợp đồng với Tổng cục Hậu
cần - Bộ Quốc phòng và hàng may hợp đồng phục vụ nội địa thì Công ty phải lo
khâu đầu vào tính toán lên kế hoạch cung ứng vật tư, mua sắm nguyên vật liệu
theo kế hoạch sản xuất. Đối với hàng gia công thì nguyên vật liệu chính do bên
yêu cầu gia công cung cấp. Công ty chỉ theo dõi phần số lượng và nguyên vật
liệu phụ gia. Vì vậy hiện nay Công ty phải mở sổ theo dõi riêng phần vật liệu
gia công.
2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về
công dụng phẩm chất, chất lượng… Để phục vụ có hiệu quả cho yêu cầu quản
lý và hạch toán cũng như hạch toán như nguyên vật liệu, kế toán nguyên vật liệu
tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo những tiêu thức nhất định. Căn cứ vào
yêu cầu quản lý, nội dung kinh tế và công dụng của nguyên vật liệu trong quá
trình sản xuất, toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty 20 được chia thành các loại
sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ
sở vật chất cấu thành lên thực thể sản phẩm bao gồm vải các loại như: Vải mộc,
Gabađin rằn ri, katê mộc, katê kẻ… số lượng, chủng loại vải rất phong phú với
các màu sắc khác nhau.
- Vật liệu phụ: là đối tượng lao động không cấu thành lên thực thể sản
phẩm nhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản
phẩm, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao
gồm: vải lót, khuy, nhãn cỡ số, khoá… vật liệu phụ được kết hợp với vật liệu
chính để hoàn thiện sản phẩm.
- Phụ tùng thay thế: gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế, sửa chữa như:
dây curoa máy khâu, kim máy khâu, mỏ vịt…
- Phế liệu: là các loại vật liệu ra trong quá trình sản xuất sản phẩm phế
liệu chủ yếu của Công ty là vải vụn các loại.
- Vật liệu khác
Nhiên liệu: là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu diezen, than…
Vật liệu khác: như chổi, băng dính, bao bì…
2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để tính toán xác
định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo tính thống
nhất và trung thực.
Để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất, tại Công ty 20 các nghiệp vụ nhập, xuất
nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần

nhập là khác nhau. Việc xác định đúng đắn giá trị nguyên vật liệu xuất dùng là
rất cần thiết. Vì vậy Công ty đã sử dụng giá thực tế để đánh giá nguyên vật liệu
và được tiến hành như sau:
a) Đối với nguyên vật liệu nhập kho: bao gồm cả vật liệu mua ngoài và vật
liệu Công ty tự gia công chế biến.
- Với vật liệu mua ngoài: Công ty mua nguyên vật liệu với phương thức
nhận tại kho của Công ty.
Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT (giá trị gia tăng)
theo phương pháp khấu trừ thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao
gồm: giá ghi trên hoá đơn không tính đến thuế GTGT + chi phí thu mua, vận
chuyển, bốc dỡ… từ nơi mua về đến Công ty.
Đối với nguyên vật liệu mua của đơn vị nộp thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp thì giá vật liệu thực tế nhập kho của Công ty bao gồm: Giá mua
ghi trên hoá đơn có cả thuế GTGT + chi phí thu mua, vận chuyển, bốc dỡ… từ
nơi mua về đến Công ty.
- Với vật liệu do Công ty tự gia công chế biến thì trị giá thực tế nhập kho
vật liệu là giá thực tế của hiện vật xuất gia công chế biến + chi phí nhân công và
các chi phí khác.
b) Đối với phế liệu thu hồi: Giá thực tế của phế liệu thu hồi thường do
Giám đốc Công ty quyết định.
c) Đối với vật liệu xuất kho: do giá của nguyên vật liệu trong mỗi lần nhập
có sự thay đổi, để phản ánh theo dõi được chặt chẽ, phù hợp khi xuất kho
nguyên vật liệu kế toán tính toán thực tế nguyên vật liệu theo phương pháp đơn
giá bình quân gia quyền trước mỗi lần xuất. Theo phương pháp này kế toán tiến
hành thực hiện như sau: Trước mỗi lần xuất kế toán tính tổng giá trị nguyên vật
liệu tồn đầu kỳ (nếu có) và tổng giá trị nguyên vật liệu nhập trong kỳ nhưng
trước lần đó rồi chia ra tổng số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và số lượng
nguyên vật liệu nhập trong kỳ trước lần xuất đó sẽ được đơn giá bình quân gia
quyền. Lấy đơn giá bình quân gia quyền nhân với số lượng nguyên vật liệu xuất
kho lần đó sẽ được trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất. Nếu lần xuất đó

không xuất hết số lượng tồn đầu kỳ và nhập trước lần xuất đó thì số dư còn lại
như tồn để thực hiện tính đơn giá xuất cho lần sau. Những lần xuất sau tính
tương tự như lần xuất trước.
Việc áp dụng phương pháp này cho phép theo dõi được cả số lượng và
giá trị nguyên vật liệu ngay sau mỗi lần xuất kho mà không phải đợi đến cuối kỳ
hạch toán mới tính giá được.
Mặc dù công ty tiến hành hạch toán theo tháng nhưng công ty lại tính đơn
giá thực tế bình quân gia quyền sau mỗi lần xuất để thuận tiện cho công tác kế
toán nguyên vật liệu. Việc tính toán giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được
thực hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu đối với từng thứ theo chương trình máy
tính tự động.
Theo phương pháp bình quân gia quyền thì giá thực tế vật liệu xuất kho
được tính như sau:
= x
Đơn giá thực
tế bình quân
=
Trị giá thực tế
NVL tồn đầuk ỳ
+
Trị giá thực tế NVL
tồn trong kỳ
Số lượng NVL
tồn đầu kỳ
+
Số lượng NVL
nhập trong kỳ
Tính giá thực tế xuất kho vải Gabađin len rêu nội - khổ 1,5
Tồn đầu tháng: số lượng 11.778,8m
Ngày 07/06 xuất: số lượng 2000m Tổng tiền 858.507.143

Ngày 08/06 xuất: số lượng 22m
Ngày 10/06 xuất: số lượng 9209,5 m
Ngày 18/06 xuất: số lượng 629,9 m
Ngày 25/06 xuất: số lượng 5000 m
Ngày 27/06 xuất: số lượng 94 m Tổng tiền 6.851.190
Ngày 28/06 xuất: số lượng 1817 m
Trị giá nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau:
Trị giá nguyên vật liệu xuất kho ngày 06/06
Đơn giá bình quân gia quyền (G)
79,885.72
8,778.11
143.507.858
==
−
G
Trị giá thực tế vải xuất kho 06/06 là:
2000 x 72.885,97 = 145.771.580
Trị giá thực tế vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 07/06 là
Đơn giá bình quân gia quyền
41,885.72
3,966.18
484.366.382.1
G
5,209.92220008,778.11
408.234.671487.603.1580.771.145143.507.858
G
==
+++
+++
=

−
−
Trị giá thực tế vải xuất kho 18/06:
Trị giá vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 25/06:
5000 x 72.885,41 = 364.427.050
Trị giá vải Gabađin len rêu nội khổ 1,5 xuất kho ngày 28/06:
Đơn giá bình quân gia quyền:
4,885.72
4,430.13
104.880.978
G
9450009,6293,966.18
190.851.6050.427.364520.910.45484.366.382.1
G
==
+++
+++
=
−
−
Trị giá thực tế vải xuất kho ngày 28/06: 1817 x 72.885,4 = 132.432.772
Cuối kỳ hạch toán tiến hành cộng giá thực tế của tất cả các vật liệu xuất
kho để xác định giá toàn bộ vật liệu xuất kho trong kỳ. Khi giá cả trên thị
trường biến động quá lớn thì công ty đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu tồn kho
trên cơ sở giá thị trường. Căn cứ vào giá vật liệu đã đánh giá lại để tính giá xuất
kho cho kỳ sau nhưng thường công ty chỉ đánh giá lại vào cuối năm.
2.2. Chứng từ kế toán sử dụng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
2.2.1. Chứng từ sử dụng:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải được

lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, đầy đủ, thống nhất, chính xác theo đúng
chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được Nhà nước quy định.
Theo "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" hướng dẫn về chứng từ kế
toán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ
Tài chính quy định việc hạch toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán.
Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04-VT)
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07-VT)
Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT)
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 08-BH)
Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu số 03-BH)
Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc doanh nghiệp phải lập kịp thời,
đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập và các
chứng từ kế toán về kế toán nguyên vật liệu phải được luân chuyển theo trình
tự, thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, người lập chứng từ phải chịu
trách nhiệm về các chứng từ đã lập (về tính hợp lý và hợp pháp) đối với các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
2.2.2. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Ở Công ty căn cứ vào định mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, số lượng
sản phẩm sản xuất, tình hình dự trữ nguyên vật liệu thực tế tại Công ty, phòng
kế hoạch tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế hoặc giao cho bộ phận tiếp liệu
của Công ty đi mua theo kế hoạch đề ra. Bên cung cấp sẽ viết hoá đơn và giao
một liên cho Công ty. Khi vật liệu về đến kho Công ty, trước khi nhập kho thủ
kho báo cáo cho ban kiểm nghiệm (gồm cán bộ KCS, cán bộ kỹ thuật) để xác
định phẩm chất, chủng loại, quy cách, số lượng vật liệu mua về và lập biên bản
kiểm nghiệm. Nếu vật liệu đảm bảo yêu cầu thì thủ kho kiểm tra số lượng vật
liệu mua về và ghi vào hoá đơn thực nhập. Căn cứ vào hoá đơn (theo các hợp
đồng kinh tế), biên bản kiểm nghiệm vật tư, thống kê phòng kinh doanh tiến

hành lập phiếu báo nhập kho vật liệu thành 2 liên và được người phụ trách ký
ghi rõ họ tên, trên hai phiếu đều được ghi rõ ngày của hoá đơn, kho nhập vật
liệu, tên vật liệu, quy cách, số lượng thực hiện, ghi ngày tháng nhập kho, thủ
kho cùng người nhập kí tên vào phiếu. Thủ kho gửi một liên cùng biên bản
thừa, thiếu (nếu có) kèm hoá đơn của người cung cấp để làm căn cứ thanh toán.
Trường hợp ban kiểm nghiệm số vật liệu mua về không đúng yêu cầu đã thoả
thuận thì tiến hành lập biên bản và ghi rõ vào biên bản kiểm nghiệm. Số vật liệu
này thủ kho không nhập chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo Công ty.
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL
HQ/01-N
Liên 2: giao cho khách hàng
Ngày 10 tháng 6 năm 2006
Đơn vị bán hàng: Công ty 28
Địa chỉ: Số TK:
Điện thoại: Mã số:
Họ tên người mua hàng: Chị Hoà
Đơn vị: Công ty may 20
Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số TK
Hình thức thanh toán: HĐ 2/6/2006 MS:
St
t
Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1 Vải Gabađin len rêu nội-
khổ 1,5
m 9.209,9 72.885 671.234.40
8
2 Cộng thành tiền hàng 671.234.40
8

3 Thuế suất GTGT 10% 671.234.40
8
4 Tổng cộng tiền thanh toán 738.357.84
8
Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm ba mươi tám triệu, ba trăm năm bảy
nghìn tám trăm bốn tám.
Người mua hàng
(ký họ tên)
Kế toán trưởng
(ký họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký họ tên)