THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN
MINH
2.1 Đặc điểm công tác bán hàng tại Công ty TNHH Văn Minh.
Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào khác, mục tiêu cuối
cùng của Công ty TNHH Văn Minh là lợi nhuận. Có lợi nhuận cao công ty sẽ có
điều kiện để mở rộng quy mô kinh doanh, phát tiển đa dạng hóa mặt hàng kinh
doanh. Vì vậy để có lợi nhuận cao, công ty đã không ngừng nghiên cứu, tìm
hiểu tạo cho mình một chiến lược kinh doanh hiệu quả, trong đó quan trọng nhất
là chiến lược tiêu thụ sản phẩm. Trong điều kiện hiện nay, doanh nghiệp nào có
mức tiêu thụ nhiều tức có doanh thu cao, doanh nghiệp đó sẽ có lợi thế phát
triển hơn, đặc biệt trong lĩnh vực ngành nghề công ty kinh doanh. Không phải
bất cứ ai cũng có nhu cầu, chỉ những doanh nghiệp, nhà máy sản xuất hoặc
những cửa hàng bán buôn, bán lẻ cùng hoạt động trong lĩnh vực hóa chất và
thiết bị mới có nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của công ty. Do vậy công ty luôn phải
tìm đến nơi có “cầu” để cung cho đủ. Thực hiện chiến lược sản phẩm công ty có
hai hình thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ.
Để đẩy nhanh tốc độ chuyển hàng hóa, công ty sử dụng phương thức
thanh toán linh hoạt tùy đối tượng có thể là khách hàng quen hay khách vãng
lai, có thể thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi Ngân Hàng, thanh toán ngay
hoặc thanh toán chậm.
2.1.1. Các phương thức bán hàng.
Đối với doanh nghiệp thương mại, tổ chức công tác bán hàng là vấn đề
cốt lõi, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh những
biện pháp thúc đẩy tốt công tác bán hàng như: tăng chất lượng hàng hoá, đa
dạng hoá mẫu mã, kiểu dáng thì việc xác định cho mình phương thức bán hàng
hợp lý cũng đóng một vai trò quan trọng.
Hiện nay công ty đang sử dụng các phương thức bán hàng sau:
- Bán buôn: đây là hình thức chủ yếu, vì đặc trưng riêng của mặt hàng
kinh doanh của công ty là các hoá chất, thiết bị cung cấp cho các doanh nghiệp,
đơn vị sản xuất hay trường học, bệnh viện. Do đó hàng hoá thường được bán

theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng. Với hình thức bán buôn công ty thực
hiện theo 2 phương thức sau:
+ Phương thức bán hàng qua kho: theo hình thức này thì căn cứ vào
những điều khoản ghi trong hợp đồng mà khách hàng đến kho nhận hoặc công
ty chuyển đến cho khách hàng, chi phí vận chuyển thường do công ty chịu.
Hàng được coi là bán khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán.
+ Phương thức bán hàng vận chuyển thẳng: do mặt hàng kinh doanh chủ
yêu là hàng ngoại nhập từ các nước như: Trung Quốc, Singapo, Đức...và hàng
có thể được vận chuyển bằng đường không, đường bộ hoặc đường biển. Trong
khi đó khách hàng của công ty lại thường ở các tỉnh, thành phố khác nhau như:
Hà Tây, Nam Định, Hải Phòng, Vinh, Thành phố Hồ Chí Minh... Do vậy khi
hàng về đến sân bay, bến cảng, cửa khẩu nếu xa kho của công ty mà gần địa
điểm của khách hàng thì hàng sẽ được vận chuyển thẳng về kho của khách hàng
hoặc địa điểm do khách hàng quy định, chi phí vận chuyển sẽ được thoả thuận
trong hợp đồng, khi hàng đang vận chuyển vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp. Chỉ khi nào người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng
hoá mới được coi là tiêu thụ.
- Bán lẻ: theo hình thức này nhân viên công ty trực tiếp đi giao hàng và thu
tiền của khách hàng. Hết ngày bán hàng nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ.
2.1.2. Phương thức thanh toán.
Công ty sẵn sàng chấp nhận mọi phương thức thanh toán của khách hàng
như: thanh toán bằng tiền mặt, bằng séc, chuyển khoản …
2.2. Tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính tại Công ty TNHH Văn
Minh.
2.2.1.Phần mềm kế toán áp dụng.
Ngày nay vấn đề cạnh tranh trong cơ chế thị trường ngày càng trở lên gay
gắt, các doanh nghiệp luôn phải đối đầu với nhu cầu sử lý thông tin nhanh hơn,
chính xác hơn, phong phú hơn. Nhận thức được điều đó công ty đã trang bị cho
mình phần mềm kế toán SOFT WAVE ngay từ năm 1997. Chương trình kế toán
máy do tác giả Bùi Lăng Cận lập trình và cung cấp bởi Công ty Cổ phần Phần

mềm Thăng Long.
Phần mềm SOFT WAVE gồm các phân hệ nghiệp vụ:
- Kế toán vật tư : Nhập khẩu hàng hoá, bán hàng hoá, theo dõi nhập - xuất -
tồn.
- Kế toán tài sản cố định: Nhập số dư đầu kỳ TSCĐ, tăng TSCĐ, giảm
TSCĐ.
2.2.2. Nội dung của việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH Văn Minh
trong điều kiện ứng dụng máy vi tính.
Trước khi sử dụng phần mềm, kế toán phải khai báo tham số và hệ thống
các danh mục cho phần mềm. Trong quá trình nhập liệu, các danh mục này
thường xuyên được mở rộng. Kế toán có thể khai báo danh mục phù hợp với
đặc điểm phần hành kế toán, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.
* Danh mục, mã hoá đối tượng cần quản lý: Phần mềm SOFT WAVE của
công ty gồm có các danh mục sau:
- Danh mục tài khoản.
- Danh mục hàng hoá.
- Danh mục đối tượng.
Trong từng danh mục các đối tượng cần quản lý đều được mã hoá phục vụ
cho công tác quản lý.
Chẳng hạn :
* Danh mục tài khoản kế toán: Trên cơ sở tài khoản cấp 1 và cấp 2 do Bộ
tài chính quy định, sau đó căn cứ vào yêu cầu quản lý của công ty mà kế toán
xây dựng tài khoản chi tiết cần sử dụng:
VD: TK112- Tiền gửi ngân hàng bao gồm:
TK1121- Tiền VND gửi Sở giao dịch 1 NHCT Việt Nam.
TK1122- Tiền VND gửi NH Sài Gòn Thương Tín.
TK1123- Tiền VND gửi NH đầu tư và phát triển HN.
* Mã hoá hàng hoá: Do sự đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã,
chất lượng hàng hóa, vì vậy công ty đã tiến hành phân loại, sắp xếp và mã hoá
một cách có hệ thống tất cả các mặt hàng, cho phép kế toán bán hàng nhận diện,

tìm kiếm một cách nhanh chóng, chính xác tên hàng hoá mà mình muốn tìm.
Hàng hoá của công ty được mã hoá theo kho, chữ viết tắt đầu của vật tư.
Ví dụ: - 1A31 : Acid lactic.
- 1C01 : Cacbon trachloric.
- 2M04 : Máy PH cầm tay to.
* Mã hoá các khách hàng: Khách hàng của công ty được mã hoá bằng
cách: tên chữ cái đầu của người mua, mỗi một mã đối tượng đều thể hiện đầy
đủ: tên, địa chỉ, mã số thuế... của đối tượng đó.
Ví dụ: - A01- Công ty TNHH An Chi.
- B02- Bệnh viện đa khoa Bắc Ninh.
- C02 – Công ty Thuỷ tinh Hà Nội.
- C22 – Công ty Thiết bị y tế TWI.
Ngoài ra công ty còn tổ chức mã hoá các kho, mã hoá ngân hàng.
2.2.3. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ .
Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu
vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán
cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty TNHH Văn Minh gồm các
loại chứng từ sau:
- Các tờ khai hàng hoá nhập khẩu.
- Hóa đơn cước vận chuyển.
- Phiếu thu - Phiếu chi - Hoá đơn GTGT.
- Phiếu xuất nhập hàng ngày - Thẻ kho.
- Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng - Phiếu xuất kho ...
Ngoài ra, còn có một số chứng từ khác có liên quan tới nghiệp vụ bán
hàng như: giấy báo có, phiếu nhập kho …
- Phiếu xuất kho (Biểu số 2.0): Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán lập
phiếu xuất kho thành 2 liên, sau đó giao cho người cầm phiếu xuống kho để
lĩnh. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng hàng xuất kho của từng loại hàng
hoá và cùng người nhận hàng ký, ghi rõ họ tên và địa chỉ vào phiếu xuất kho.

Một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi
đơn giá, thành tiền để vào sổ kế toán.
(Biểu số 2.0)
Công ty TNHH Văn Minh.
PHIẾU XUẤT KHO Số: 310
Ngày 10 tháng 03 năm 2005
Nợ: TK 131- C36: 7 875 000
Có: TK 511: 7 500 000
Có: TK 333.11: 375 000
Khách hàng: Lương Bằng – Công ty VTTBKH và đo lường kiểm nghiệm.
Địa chỉ: Số 9 Thi Sách.
TT Mã số Tên hàng hoá - quy
cách
ĐVT Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
01 2M04 Máy đo PH cầm tay to Chiếc 03 2 500 000 7 500 000
Tiền hàng: 7 500 000 đ.
Thuế GTGT(5%): 375 000 đ.
Tổng thanh toán: 7 875 000 đ.
Viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn.
Người nhận
(ký, ghi rõ họ tên)
Phụ trách cung tiêu
(ký, ghi rõ họ tên)
Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng
(ký, ghi rõ họ tên)
- Thẻ kho (Biểu số 2.1): Dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho

từng vật tư hàng hoá ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho và xác định trách
nhiệm vật chất của thủ kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập rồi giao cho thủ kho
để ghi chép. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho để thủ kho
ghi vào thẻ kho. Do được thực hiện trên máy vi tính nên thẻ kho có thể được lấy
thông tin theo từng tháng, quý hoặc năm.
(Biểu số 2. 1)
Công ty TNHH Văn Minh
THẺ KHO
Tháng 03 năm 2005
Kho: Phùng Hưng - Cửa hàng 55 Phùng Hưng.
Vật tư: 2M04 - Máy đo PH cầm tay to.
Số lượng đầu kỳ: 03 chiếc. Số lượng cuối kỳ: 0 chiếc.
Chứng từ
Diễn giải ĐVT
Số lợng
N S N X T
Tồn kho đầu kỳ lập thẻ 03
01/03 45Nhập HĐ45 VM của cty A Chân T.Q C 08 11
10/03GB310299 Cty VTTBKKH & đo lường kiểm nghiệm C 03 08
24/03 GB310419 Bệnh viện nhi C 08
Cộng 08 11 0
Người lập biểu Kế toán trưởng
- Hoá đơn GTGT (Biểu số 2.2): Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ do đó hoá đơn bán hàng mà đơn vị dùng là hoá đơn giá
trị gia tăng theo mẫu 01- GTGT- 3LL do Bộ Tài Chính ban hành. Sau khi người
mua kiểm nhận đủ hàng, kế toán lập Hoá đơn (GTGT). Hoá đơn (GTGT) được
lập thành 3 liên có nội dung giống nhau (đặt giấy than viết một lần):
- Liên 1 màu tím: Lưu tại cuống hoá đơn.
- Liên 2 màu đỏ: Giao cho khách hàng.
- Liên 3 màu xanh: Dùng để thanh toán.

Biểu số 2.2
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 3 (Lưu nội bộ)
Ngày 10 tháng 03 năm 2005
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
GB/2005
310299
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Văn Minh.
Địa chỉ: 55 Phùng Hưng Số TK: 102010000031389 – Sở GD I NH Công Thương VN.
Điên thoại :04-9271027 MS: 0 1 0 0 2 8 4 9 5 8 1
Họ tên người mua hàng: Lương Bằng.
Đơn vị: Công ty vật tư TBKH và Đo lường kiểm nghiệm.
Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 - TP HCM.
Hình thức thanh toán:TM MS:
0 1 0 0 3 6 7 8 5 1
ĐVT: đồng
ST
T
Tên hàng hoá, dịch
vụ
Đơn vị tính Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
01 Máy đo PH cầm tay
to
chiếc 03 2.500.000 7.500.000
Cộng tiền hàng: 7.500.000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 375.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 7.875.000

Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn %.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Qua hoá đơn (GTGT) tính được doanh thu bán hàng, thuế GTGT phải
nộp làm căn cứ vào số liệu trong máy tính để lập các sổ kế toán. Đơn giá ghi
trong hoá đơn là đơn giá chưa có thuế GTGT. Ghi rõ tên hàng, thuế GTGT và
tổng số tiền phải thanh toán.
VD: Ngày 10/03/2005 công ty bán cho Lương Bằng - Cty VTTBKH và
đo lường kiểm nghiệm theo hoá đơn GTGT số GB 310299, kế toán lập hoá đơn
GTGT như sau: (Biểu số 2.2)
- Phiếu thu (Biểu số 2.3): Khi khách hàng mua hàng thanh toán bằng tiền
mặt, kế toán lập phiếu thu cho số tiền thu được. Phiếu thu được lập thành 3 liên
(đặt giấy than viết một lần) chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi
nhận đủ số tiền, thủ quỹ đối chiếu số thực tế nhận được với số tiền ghi trên
phiếu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho
người nộp tiền, một liên lưu giữ nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ số phiếu thu
kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
(Biểu số 2.3)
Đơn vị: CTy TNHH Văn Minh
Địa chỉ: 55 Phùng Hưng
Tel: 04.9271027
Phiếu Thu
Ngày 22 tháng 11 năm 2006
Quyển số: . . .2. .
Số: 140 . . . . . . .
Nợ TK 111 . . . . .
Có TK 131 - C36
Mấu số 01 - TT
QĐ số: 1141 -TC/QĐ/CĐKT
Ngày 10 tháng 03 năm

2004 của Bộ tài chính
Họ tên người nộp tiền: Lương Bằng.
Địa chỉ: 136A Tô Hiến Thành Q10 -TP HCM.
Lý do nộp: Là khách hàng mua 3 máy đo PH cầm tay to.
Số tiền: 7.875.000 đồng (viết bằng chữ): Hai triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn
đồng chẵn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kèm theo . . . . . . . . . . . . .Chứng từ gốc . . . . . . . . .
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn
đồng chẵn.
Thủ trưởng
(ký, ghi rõ họ tên)
Phụ trách bộ
phận sử dụng
(ký, ghi rõ họ tên)
Phụ trách
cung tiêu
(ký, ghi rõ họ tên)
Người nhận
(ký, ghi rõ họ tên)
Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý) . . . . . . . .
+ Số tiền quy đổi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2.2.4. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phản ánh tổng hợp.
Trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành kế toán bán hàng tại Công ty TNHH
Văn Minh tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá và xây dựng danh mục hệ thống tài
khoản kế toán cho phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sử dụng các tài khoản
sau:
- TK 111: Tiền mặt.

- TK112: Tiền gửi ngân hàng.
- TK 131: Phải thu của khách hàng.
- TK 156: Hàng hoá.
- TK 331: Phải trả cho người bán.
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- TK 632: Giá vốn hàng bán.
- TK 641 : Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- TK 911 : Xác định kết quả.
- TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối.
Có tài khoản cấp 2, 3 theo từng loại chi phí phát sinh. Ngoài ra còn một
số TK khác.
2.2.5. Sổ kế toán phục vụ quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH Văn Minh.
Tại Công ty TNHH Văn Minh kế toán sử dụng hình thức ghi sổ là Nhật
ký - Sổ cái. Việc ghi chép, hạch toán và tổng hợp số liệu được thực hiện hoàn
toàn trên máy vi tính, kế toán chỉ nhập dữ liệu theo trình tự được cài đặt trên
phần mềm của kế toán máy, do đó làm giảm nhẹ rất nhiều công việc ghi chép.
Định kỳ từng quý sẽ in sổ và đóng thành quyển để thanh tra và kiểm tra.
Hệ thống sổ kế toán: Công ty TNHH Văn Minh áp dụng hình thức kế
toán Nhật ký chứng từ nên trình tự ghi sổ kế toán trong máy tính diễn ra như
sau:
Quy trình xử lý số liệu phần mềm kế toán trên máy vi tính
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy vi tính
Xử lý tự động theo chương trình
Sổ kế toán tổng hợp
Các báo cáo kế toán

Công ty áp dụng kế toán máy do đó mọi sổ sách đều được in ra từ máy.
Tuy nhiên kế toán công ty vẫn ghi theo phương pháp thủ công đối với phần
hành kế toán công nợ phải thu, phải trả.
Hệ thống các sổ phản ánh quá trình kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng phát sinh bao gồm:
- Sổ chi tiết bán hàng.
- Sổ chi tiết công nợ.
- Báo cáo bán hàng.
- Sổ kế toán chi tiết các TK131, TK 333.1 …
- Bảng ghi công nợ, bảng cân đối công nợ.
- Bảng cân đối nhập - xuất - tồn.
- Tài liệu thuế GTGT.
- Sổ cái các TK 131, TK 511, TK 632, TK 641, TK 911…
- Trình tự thực hiện các sổ trên máy sẽ được trình bầy tại từng phần hành
kế toán riêng.
Máy vi tính xử
lý
2.3 Kế toán hàng hoá.
Sau khi hàng hoá được nhập vào kho. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hay
tờ khai hàng hoá nhập khẩu) và phiếu nhập kho, thẻ kho thì kế toán phản ánh
vào máy theo một trình tự nhất định. Kế toán nhập các dữ liệu theo từng hóa
đơn với các tài khoản đối ứng, vào số liệu trên phiếu nhập kho hàng nhập khẩu
trên máy (không phải là chứng từ gốc ban đầu). Trình tự nhập liệu như sau: Căn
cứ vào hoá đơn GTGT hàng mua vào ngày 11/03/05. Công ty mua hàng của
công ty Minh Khánh. Kế toán vào màn hình giao diện sau đó chọn mục kế toán
vật tư trên màn hình xuất hiện phiếu nhập kho như (Biểu số 2.4)
(Biểu số 2.4)
Sau đó kế toán lần lượt nhập số liệu vào theo các lệnh sau:
+ Chọn nhập mới.Trong đó:

- Ô Ngày chứng từ, Số chứng từ đánh như số trên hoá đơn.
- Ô Tháng hạch toán đánh theo tháng nhập.
- Ô Nhập vào kho nào thì chọn kho đó.
- Ô TK ghi có thì tuỳ vào hình thức thanh toán mà chọn TK cho phù hợp
(1111,1121,331…).