Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho các vị trí của các phòng ban khối gián tiếp tại công ty tnhh buhler farmila việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.79 MB, 196 trang )
z
z
I
TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
---------- ----------
LÊ ANH KHOA
XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢNG TIÊU
CHUẨN CÔNG VIỆC CHO CÁC VỊ TRÍ CỦA CÁC PHỊNG
BAN KHỐI GIÁN TIẾP TẠI CƠNG TY TNHH BUHLER
FARMILA VIỆT NAM
Chuyên ngành:
Quản trị kinh doanh
Mã số:
60 34 01 02
KHÓA LUẬN THẠC SĨ
TP. HCM, THÁNG 05/2016
II
CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐHQG – HCM
Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS. LÊ THỊ THANH XUÂN
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
Cán bộ chấm nhận xét 1: …………………………………………………………...
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
Cán bộ chấm nhận xét 2:…………………………………………………………….
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
Khóa luận thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG TP.HCM
Ngày…….tháng……năm…….
Thành phần Hội đồng đánh giá khóa luận thạc sĩ gồm: (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị
của Hội đồng chấm bảo vệ khóa luận thạc sĩ)
1…………………………………………………
2…………………………………………………
3…………………………………………………
4…………………………………………………
Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá khóa luận và Trưởng Khoa quản lý chuyên
ngành sau khi khóa luận đã được sữa chữa (nếu có).
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
TRƯỞNG KHOA
III
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
VIỆT NAM Độc Lập – Tự Do – Hạnh phúc
NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ
Họ tên học viên: LÊ ANH KHOA
MSHV: 7140555
Ngày, tháng, năm sinh: 05/12/1990
Nơi sinh: TP.HCM
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 60 34 01 02
I. TÊN ĐỀ TÀI:
Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho các vị trí của các
phịng ban khối gián tiếp tại cơng ty TNHH Buhler Farmila Việt Nam.
II. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:
• Nghiên cứu và xây dựng được bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng
việc cho các vị trí ở các phịng ban khối gián tiếp trong cơng ty.
• Hồn thiện bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc mới xây dựng
thông qua khảo sát ý kiến đánh giá của các cấp quản lý.
III. NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 02/11/2015
IV. NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 14/03/2016
V. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS. LÊ THỊ THANH XUÂN
TP.HCM, ngày 14, tháng 3, năm 2016
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
CHỦ NHIỆM BỘ MÔN ĐÀO TẠO
(Họ tên và chữ ký)
(Họ tên và chữ ký)
TS. LÊ THỊ THANH XUÂN
TRƯỞNG KHOA
(Họ tên và chữ ký)
IV
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa Quản lý Công Nghiệp, trường Đại học
Bách Khoa TP.HCM đã nhiệt tình giảng dạy, giúp đỡ tơi trong suốt thời gian tôi nghiên
cứu và học tập cao học quản trị kinh doanh tại trường. Các kiến thức, kinh nghiệm về
kinh tế và quản trị kinh doanh quý giá mà quý thầy cô đã truyền dạy là nền tảng giúp
cho tơi thực hiện khóa luận này và là hành trang giúp cho tôi áp dụng vào trong thực tế
sau này.
Tôi xin gửi lời tri ân sâu sắc đến cô TS. Lê Thị Thanh Xuân, khoa quản lý công nghiệp,
trường Đại học Bách Khoa TP.HCM đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tơi từng bước
trong q trình thực hiện khóa luận này.
Tơn xin chân thành cảm ơn ơng Lương Trung Hiếu – Tổng giám đốc công ty TNHH
Buhler Farmila Việt Nam, ơng Đào Gia Kỳ - Trưởng phịng nhân sự công ty TNHH
Buhler Farmila Việt Nam đã tạo điều kiện để tôi được tiếp cận và thực hiện đề tài này
với công ty TNHH Buhler Farmila Việt Nam.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các bạn học viên trong cùng khóa cao học quản trị
kinh doanh 2014 đã giúp đỡ tơi trong q trình học tập tại trường và cùng chia sẻ
những kinh nghiệm và kiến thức về quản trị kinh doanh.
Rất mong nhận được góp ý và chia sẻ của q thầy cơ trong hội đồng để khóa luận này
có thể hồn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
TP.HCM, ngày 14, tháng 3, năm 2016
Học viên thực hiện
Lê Anh Khoa
V
TĨM TẮT KHĨA LUẬN
Khóa luận này được thực hiện với mục tiêu áp dụng các kiến thức về quản trị và quản
lý nhân sự đặc biệt là lý thuyết về phân tích cơng việc trong cơng tác tuyển dụng nhân
lực, lý thuyết đánh giá thành tích trong duy trì và sử dụng nguồn nhân lực để giải quyết
vấn đề tình huống thực tế.
Công ty TNHH Buhler Farmila Việt Nam là một công ty mới được thành lập từ năm
2013, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất máy móc cơ khí. Vì là cơng ty mới thành lập,
nhân lực chưa đơng nên các hoạt động nhân sự còn yếu và thiếu, điển hình là việc
tuyển chọn và bố trí người cho các vị trí chưa phù hợp, việc đánh giá thành tích cơng
việc của nhân viên chưa hiệu quả và gắn liền với tình hình thực tế. Cùng với với mục
tiêu phát triển cho những năm tới, công tác quản trị cần được chú trọng hơn.
Chính vì thế, đề tài này được thực hiện để xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu
chuẩn cơng việc cho các vị trí ở các phịng ban khối gián tiếp trong cơng ty: Trưởng
phòng R&D, Kỹ sư R&D, Trưởng phòng kỹ thuật, Kỹ sư thiết kế cơ khí, Kỹ sư thiết kế
điện–điều khiển, Trưởng phòng chất lượng, Kỹ sư chất lượng, Trưởng phòng mua
hàng, Nhân viên mua hàng, Trưởng phòng kinh doanh, Nhân viên kinh doanh, Nhân
viên xuất nhập khẩu, Trưởng phòng dịch vụ khách hàng, Kỹ sư dịch vụ khách hàng,
Trưởng phòng hành chính nhân sự, Nhân viên phịng nhân sự, Kế toán trưởng, Kế toán
tổng hợp, Kế toán kho. Đồng thời hồn thiện bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn
công việc mới xây dựng thông qua việc thu thập các góp ý, nhận xét của các cấp quản
lý trong công ty.
VI
ABSTRACT
This thesis is written with the objectives of applying business management knowledge
and human resource management knowledge, especially in job analysis, performance
appraisal and human resources maintenance literature for solving real case problems.
Buhler Farmila Company Limited is a young company which has just been established
from 2013. It’s business is about machinery manufacturing. As a young company from
few employees, the company now have more than 100 employees and continue to grow
up. While the number of employees increase very quickly, the current human resource
management seems can not adapt with that, especially in recruitment, assign people
into projects and performance appraisal. That is the area the company should improve
in the current and future.
For the purposes of solving that problems, this thesis is written to do the job analysis
for all positions of indirect employees. In addition, this thesis also complete the job
analysis through the collection of suggestions and comments from all levels of
management in the company.
VII
LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan khóa luận cao học “ Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu
chuẩn cơng việc cho các vị trí của các phịng ban khối gián tiếp trong công ty TNHH
Buhler Farmila Việt Nam” là cơng trình được thực hiện của riêng bản thân tôi.
Các thông tin trong đề tài được thu thập và sử dụng trung thực. Kết quả thực hiện chưa
được trình bày, cơng bố ở các nghiên cứu hay tài liệu nào trước đây.
TP.HCM, ngày 14 tháng 3 năm 2016
Học viên thực hiện
Lê Anh Khoa
VIII
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI .........................................................................................................1
1.1
LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI...................................................................................................1
1.2
MỤC TIÊU ĐỀ TÀI......................................................................................................................2
1.3
Ý NGHĨA ĐỀ TÀI ........................................................................................................................2
1.4
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI THỰC HIỆN .................................................................................3
1.5
PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ....................................................................................................4
1.6
BỐ CỤC ĐỀ TÀI..........................................................................................................................8
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ........................................................................................................10
2.1
CÁC KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC .......................................................10
2.1.1 Quản trị nguồn nhân lực.............................................................................................................10
2.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực...................................................................10
2.2
CÁC LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC ..................................................................11
2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích cơng việc...........................................................................11
2.2.2 Kết quả của phân tích cơng việc ................................................................................................ 12
2.2.3 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích cơng việc ..........................................................13
2.2.4 Tầm quan trọng của phân tích cơng việc....................................................................................14
2.2.5 Các thơng tin cần thu thập và phương pháp thu thập thơng tin..................................................16
2.2.6 Trình tự tiến hành phân tích cơng việc.......................................................................................20
2.2.7 Nội dung bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc ..................................................21
2.2.8 Nội dung bảng tiêu chuẩn cơng việc ..........................................................................................22
2.3
TĨM TẮT CHƯƠNG 2..............................................................................................................23
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ..........................................................................................24
3.1
GIỚI THIỆU CƠNG TY TNHH BUHLER FARMILA VIỆT NAM ........................................24
3.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển ............................................................................24
3.1.2 Địa điểm hoạt động ....................................................................................................................24
IX
3.1.3 Qui mô và lĩnh vực hoạt động....................................................................................................25
3.2
THỰC TRẠNG NGUỒN NHÂN LỰC......................................................................................26
3.2.1 Cơ cấu nguồn nhân lực...............................................................................................................26
3.2.2 Các vị trí công việc khối gián tiếp trong công ty .......................................................................27
3.2.3 Công tác quản trị nguồn nhân lực hiện tại .................................................................................29
3.2.4 Các vấn đề phát sinh ..................................................................................................................32
3.3
PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC.........................................................................................................33
3.3.1 Mục đích phân tích cơng việc ....................................................................................................33
3.3.2 Nguồn thơng tin phân tích công việc .........................................................................................34
3.3.3 Đối tượng thu thập thông tin phân tích cơng việc ......................................................................34
3.3.4 Nội dung bảng câu hỏi phỏng vấn.............................................................................................. 34
3.3.5 Tóm tắt kết quả tổng hợp thơng tin ............................................................................................ 36
CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG
VIỆC........................................................................................................................................................ ...39
4.1 ĐỀ XUẤT BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC CHO TỪNG
VỊ TRÍ…………………………………………………………………………………………………..39
4.1.1 Dẫn nhập ....................................................................................................................................39
4.1.2 Xây dựng bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho các vị trí khối gián tiếp
trong cơng ty .......................................................................................................................................41
4.2 Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ TỪ CÁC CẤP QUẢN LÝ .............................................................................41
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN ........................................................................................................................48
5.1 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA ĐỀ TÀI ............................................................................................ 49
5.2 HẠN CHẾ CỦA ĐỀ TÀI..................................................................................................................50
5.3 HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI............................................................................................. 51
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................................52
PHỤ LỤC...................................................................................................................................................53
1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết
đến từ lâu và đóng vai trị quan trọng trong mỗi tố chức, họ đã ý thức được tác dụng
to lớn của phân tích cơng việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua. Tuy nhiên
đối với các nước đang phát triến, như Việt Nam hiên nay, phân tích cơng việc là
khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các tố chức tại Việt Nam chưa thực hiện
hoặc thực hiện chưa đầy đủ cơng tác phân tích cơng việc. Nguyên nhân là hoạt
động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chưa được nhận thức và đánh giá đúng đắn,
các tổ chức chưa hiếu rõ bản chất của phân tích cơng việc, vai trị của phân tích
cơng việc đối với quản lý nhân sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác
này. Tại công ty TNHH Buhler Farmila Việt Nam, cơng tác phân tích công việc
cũng chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ. Dẫn đến cơng ty gặp nhiều khó
khăn trong vấn đề tuyển dụng nhân sự, và đánh giá kết quả làm việc của nhân viên
vì chưa có cơ sở để đánh giá. Đồng thời mỗi nhân viên trong công ty cũng chưa rõ
về cơng việc mình cần phải làm dẫn đến chồng lấn công việc hoặc đùn đẩy công
việc cho nhau. Do mỗi nhân viên của từng phòng ban vẫn chưa nắm được cơng việc
cụ thể của mình, dẫn đến chồng lấn hay đùn đẩy cơng việc giữa các phịng ban
(chẳng hạn phòng kỹ thuật và phòng sản xuất thường đùn đẩy cơng việc cho nhau
để kịp hồn thành tiến độ của phịng ban mình, dẫn tới chưa có tiếng nói chung
giữa các phịng ban trong khi dự án tổng thể thì lại bị trễ tiến độ).
Sau khi được tập đoàn mẹ tại nước ngoài đầu tư giai đoạn hai xây dựng nhà máy
mới, Công ty TNHH Buhler Farmila Việt Nam đang tiến hành các bước cơ cấu lại
công ty, đổi mới và hoàn thiện tổ chức, mở rộng hoạt động trên các lĩnh vực sản
xuất máy móc và cung cấp các dây chuyền chế biến lúa gạo chất lượng cao. Nhu
cầu nhân lực cần thiết tại công ty là thu hút được nhân tài và đồng thời phải kích
2
thích, động viên đội ngũ nhân viên hiện tại phấn đấu học tập nâng cao trình độ và
tận tâm với cơng việc, gắn bó lâu dài với cơng ty để gia tăng năng lực cạnh tranh và
mở rộng quy mô hoạt động sản xuất. Để làm được điều đó mỗi nhân viên trong
công ty cần biết được những yêu cầu trong cơng việc của mình là gì để xác định
mục tiêu cụ thể trong cơng việc, từ đó mỗi nhân viên mới có cơ sở để làm việc tích
cực và phấn đấu nâng cao trình độ gia tăng năng lực cạnh tranh cho công ty. Đồng
thời khi công ty cần hoạch định nguồn nhân lực để thu hút nhân tài, công ty cần
nắm rõ các yêu cầu cụ thể của từng vị trí cơng việc mà cơng ty có kế hoạch xây
dựng thì mới có thể tuyển chọn được những nhân tài phù hợp nhất đối với sự phát
triển của công ty. Hy vọng rằng với đề tài: “XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG
VIỆC VÀ BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC CHO CÁC VỊ TRÍ CỦA CÁC
PHỊNG BAN KHỐI GIÁN TIẾP TẠI CÔNG TY TNHH BUHLER
FARMILA VIỆT NAM”, em sẽ bố sung được những kiến thức lý thuyết và thực
tế quý báu về phân tích cơng việc, đồng thời cũng có những ý kiến đóng góp để
cơng ty TNHH Buhler Farmila Việt Nam cải tiến và hồn thiện cơng tác này.
1.2 MỤC TIÊU ĐỀ TÀI
Với những lý do trên, có thể thấy nhu cầu xây dựng bảng mô tả công việc, bảng
tiêu chuẩn cơng việc đầy đủ, chính xác là một nhu cầu hết sức cần thiết đối với
cơng ty.
Vì thế đề tài này được thực hiện với các mục tiêu sau:
• Nghiên cứu và đề xuất sơ bộ bảng mơ tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
cho các vị trí ở các phịng ban khối gián tiếp trong cơng ty.
• Xây dựng hồn thiện bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc mới đề
xuất thông qua khảo sát ý kiến đánh giá của các cấp quản lý.
1.3 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI
Phân tích cơng việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt
của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân
3
sự. Phân tích cơng việc là cơng cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân
sự như: thiết kế cơng việc, kế hoạch hố nguồn nhân lực,tuyển dụng lao động, bố
trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triến
nguồn nhân lực, an tồn lao động... Chính vì vậy phân tích cơng việc được coi là
cơng cụ mang ý nghĩa tiên quyết và hết sức quan trọng của quản trị nhân sự.
Việc nghiên cứu đề tài này là quá trình nhìn lại cơng tác quản trị nhân lực của cơng
ty dưới góc độ phân tích cơng việc cũng như cơng tác đánh giá thành tích, năng
suất và chất lượng công việc.
Kết quả đầu ra của đề tài là:
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc chi tiết cho các vị trí
của các phịng ban khối gián tiếp trong cơng ty
-
Giúp ích cho cơng ty trong quá trình tuyển dụng và tuyển chọn người
phù hợp nhất.
-
Giúp nhân viên nhìn thấy được nội dung cụ thể những trách nhiệm và
cơng việc của họ để từ đó tập trung làm tốt cơng việc được giao.
-
Những nhân viên có ý định chuyển hướng phát triển sự nghiệp nhìn
thấy được những công việc và kỹ năng họ cần trang bị, nâng cao.
-
Giúp cho cơng ty có cơ sở đánh giá thành tích nhân viên để từ đó có
các điều chỉnh cơng việc phù hợp.
-
Giúp cho q trình đánh giá kết quả cơng việc chính xác, cụ thể hơn.
Đem lại sự chuyên nghiệp, công bằng, khách quan khi đánh giá.
-
Giúp nhân viên có cơ sở phấn đấu những điểm mạnh và khắc phục
những điểm yếu.
1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI THỰC HIỆN
Đối tượng thực hiện của khóa luận này là cơng ty TNHH Buhler Farmila Việt Nam.
Phạm vi thực hiện là phân tích cơng việc, xây dựng bảng mơ tả cơng việc, bảng tiêu
chuẩn cơng việc cho các vị trí các phịng ban khối gián tiếp của cơng ty TNHH
Buhler Farmila Việt Nam.
4
1.5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN
Tổng quan:
Khóa luận được thực hiện bằng phương pháp phân tích mơ tả thực trạng quản lý:
-
Phân tích các tài liệu mơ tả cơng việc, các tài liệu đánh giá hiện tại.
-
Phỏng vấn trực tiếp nhân viên và các cấp quản lý về tình hình thực tế cơng việc
chi tiết của từng vị trí cơng việc trong các phịng ban khối gián tiếp của cơng ty.
-
Tham khảo bộ câu hỏi phân tích cơng việc từ sách Quản trị nguồn nhân lực (tái
bản lần thứ 9 có sửa đổi và bổ sung) – Trần Kim Dung ( trang 82,83 ) kết hợp
với đặc trưng của ngành cơ khí chế tạo máy và của cơng ty, tác giả đề xuất sử
dụng bảng câu hỏi phỏng vấn gồm các câu hỏi sau:
1) Vì sao có chức danh này trong cơng ty, chức danh này nhằm đạt mục tiêu
chính gì?
2) Anh (chị) hãy mô tả một ngày làm việc thông thường?
3) Những trách nhiệm chính trong cơng việc là gì? Để thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ chính, anh (chị) có liên hệ với các bộ phận nào bên trong và tổ
chức, đơn vị nào bên ngồi cơng ty?
4) Quan hệ về trách nhiệm công việc đối với khách hàng hoặc các mối lien hệ
khác bên ngồi cơng ty cụ thể là gì?
5) Quan hệ về trách nhiệm cơng việc đối với các bộ phận trong công ty cụ thể
là gì?
6) Theo anh (chị) những phần quan trọng nhất trong cơng việc là gì? Tại sao
chúng lại quan trọng? Tiêu thức nào được sử dụng để đo lường kết quả thực
hiện cơng việc?
7) Anh (chị) hãy kể tên và trình bày cách thức thực hiện những phần khó nhất
trong cơng việc?
8) Theo anh (chị) cơng việc có những u cầu trách nhiệm, quyền hạn nào về
tài chính, nhân sự hoặc những giá trị khác?
9) Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong cơng việc là gì?
5
10) Những kiến thức quan trọng liên quan đến thực hiện cơng việc là gì?
11) Những phần việc nào nên được ủy quyền? Cho ai? Như thế nào>
12) Loại tình huống nào thường gây ra căng thẳng nhất trong công việc?
13) Theo anh (chị) cơng việc địi hỏi phải tham dự những cuộc họp như thế
nào? Sẽ có những báo cáo nào và cho ai?
14) Lĩnh vực nào của công việc thường tạo ra sự hài lịng nhất? Hoặc khơng hài
lòng nhất? Tại sao?
15) Điều kiện vệ sinh lao động có gì khơng thuận lợi? Những rủi ro nào có thể
xảy ra trong q trình thực hiện cơng việc?
16) Anh (chị) thường phải giám sát hoạt động (công việc) của những ai? Ở chức
vụ nào? Về vấn đề gì?
17) Theo anh (chị), những khóa đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm cần có để thực
hiện cơng việc tốt là gì?
18) Theo anh (chị), các máy móc, dụng cụ nào thường được sử dụng trong cơng
việc? Cơng dụng, tính năng, tác dụng, cách thức vận hành của chúng?
19) Trong toàn bộ quá trình làm việc, anh (chị) cần phải ra quyết định nào?
Thời gian cần thiết để đưa ra các quyết định như vậy là bao lâu?
-
Đánh giá thử nghiệm thực tế
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc đề xuất được thử nghiệm,
chuyển giao cho các cấp quản lý đánh giá, góp ý và triển khai.
Qui trình thực hiện:
Bước 1: Xác định vấn đề cần nghiên cứu
Nhận định về cơng tác nhân sự, đánh giá thành tích của công ty trong hiện tại, xác
định vấn đề cần thiết trong việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn
công việc.
6
Bước 2: Tìm hiểu lý thuyết
Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự, cụ thể là hoạt động phân tích cơng
việc và qui trình xây dựng bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc.
Bước 3: Thu thập thông tin đánh giá công việc:
Thu thập các bản đăng tuyển dụng cho các chức danh của công ty, tham khảo sổ tay
nhân viên, họp đồng lao động, thỏa ước lao động. Thu thập phương pháp đánh giá
hiện tại, các mẫu biểu, bảng đánh giá, kết quả đánh giá. Tiến hành phỏng vấn nhân
sự thực tế tại các vị trí, khảo sát bằng bảng câu hịi được thiết kế trước nhằm làm
sáng tỏ nội dung công việc của từng chức danh
Bước 4: Phân tích và đề xuất
Tổng hợp, phân tích kết quả từ bước 3, áp dụng khung lý thuyết, tiến hành
-
Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
-
Đề xuất bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí các
phịng ban khối gián tiếp có tham khảo các bảng mô tả công việc và bảng tiêu
chuẩn công việc trên thế giới và tại Việt Nam
Bước 5: Thử nghiệm và đánh giá
Bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc đề xuất được áp dụng thử nghiệm
thực tế trong cơng ty. Thu thập các góp ý, đánh giá từ các cấp quản lý.
Bước 6: Điều chỉnh
Các bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc được chuyển giao cho bộ
phận nhân sự và các cấp quản lý thảo luận, đóng góp ý kiến. Ghi nhận các góp ý,
kết quả thử nghiệm, điều chỉnh các bảng mơ tả công việc, bảng tiêu chuẩn công
việc với sự đồng thuận của các cấp lãnh đạo và quản lý.
Tóm tắt các bước thực hiện đề tài:
7
Bước 1:
Xác định vấn
đề
Bước 2:
Tìm hiểu lý
thuyết
Bước 3:
Thu thập
thơng tin
Bước 4:
Phân tích và
đề xuất
Bước 5:
Thử nghiệm
và đánh giá
Bước 6:
Điều chỉnh
• Nhận định về cơng tác nhân sự của cơng ty.
• Xác định vấn đề trong việc xây dựng bảng mô tả cơng việc và
bảng phân tích cơng việc.
• Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự, cụ thể là hoạt
động phân tích cơng việc và qui trình xây dựng bảng mô tả
công việc, bảng tiêu chuẩn công việc.
• Thu thập các thơng tin thứ cấp tại cơng ty.
• Tiến hành phỏng vấn nhân sự thực tế tại các vị trí, khảo sát
bằng bảng câu hỏi thiết kế sẵn.
• Xây dựng bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc.
• Đề xuất bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc
cho từng vị trí các phịng ban.
• Thu thập các nhận xét, đánh giá, góp ý của các cấp quản lý về
bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc mới xây
dựng.
• Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc sau điều
chỉnh.
Hình 1.1 Sơ đồ quy trình thực hiện đề tài
8
Phương pháp thu thập thông tin:
Nguồn thông tin thứ cấp:
Thu thập từ bộ phận nhân sự những văn bản, tài liệu liên quan đến các bản mô tả
công việc hiện tại cho các vị trí.
Thu thập từ cấp quản lý bản đánh giá, báo cáo thành tích xét tăng lương và xét
thưởng cuối năm và kết quả biến động nhân sự trong năm vừa qua.
Tìm kiếm các mẫu quảng cáo việc làm cho các vị trí hiện tại của cơng ty
Nguồn thơng tin sơ cấp:
Dùng phương pháp phỏng vấn có cấu trúc với bảng câu hỏi được soạn sẵn, đo
lường và tổng hợp kết quả.
Kết quả đo lường được thu thập thông qua quan sát, đo đếm.
1.6 BỐ CỤC ĐỀ TÀI
Khóa luận bao gồm 5 chương:
• Chương 1: Giới thiệu đề tài
Chương này giới thiệu khái quát về đề tài, nêu lý do hình thành đề tài, các mục
tiêu được thiết lập, phạm vi thực hiện, quy trình thực hiện, phương pháp lấy
thơng tin và ý nghĩa của đề tài.
• Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Chương này trình bày cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự, lý thuyết về cơng tác
phân tích cơng việc, quy trình phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công
việc, bảng tiêu chuẩn cơng việc.
• Chương 3: Phân tích vấn đề
9
Chương này giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Buhler Farmila Việt Nam, quy
mô, lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức. Với việc mô tả thực trạng nguồn
nhân lực cũng như cơng tác đánh giá thành tích và tình hình biến động nhân sự
trong những năm gần đây sẽ giúp hình thành nên bức tranh tổng quát về cơng
ty, đặc biệt là trong lĩnh vực nhân sự.
• Chương 4: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc
Vận dụng các lý thuyết đã trình bày ở chương 2 và những vấn đề tồn tại của
công ty TNHH Buhler Farmila Việt Nam đã được xác định ở chương 3, trong
chương này, tác giả tiến hành phân tích cơng việc thơng qua q trình phỏng
vấn bằng bảng câu hỏi được soạn trước, tổng hợp kết quả phỏng vấn và đề xuất
các bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc theo từng chức danh cho
các phịng ban khối gián tiếp tại cơng ty.
• Chương 5: Kết luận
Chương này tổng kết những kết quả đạt được của đề tài, những mặt còn hạn
chế, đồng thời đề xuất những hướng phát triển tiếp theo.
10
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 CÁC KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
2.1.1 Quản trị nguồn nhân lực
Quản trị nguồn nhân lực là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải
quyết tất cả những vấn đề liên quan đến con người gắn với công việc của họ trong bất
cứ tổ chức nào, đây là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ
thuật.
2.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực
Có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm
chức năng chủ yếu sau1:
1) Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực. Nhóm chức năng này chú trọng vấn
đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp. Gồm các chức
năng:
• Dự báo và hoạch định nguồn nhân lực.
• Phân tích cơng việc.
• Tuyển mộ và tuyển chọn.
• Lưu giữ và xử lý thơng tin về nguồn nhân lực
2) Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Nhóm chức năng này
chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên có các
kỹ năng trình độ cần thiết hồn thành tốt cơng việc được giao và phát triển cá
nhân. Gồm các chức năng:
• Hướng nghiệp.
• Huấn luyện, đạo tào, bồi dưỡng.
• Cập nhật kiến thức.
1
PGS. TS. Trần Kim Dung. Quản trị nguồn nhân lực (tái bản lần thứ 9 có chỉnh sửa và
bổ sung). Nhà xuất bản kinh tế thành phố Hồ Chí Minh.
11
• Phát triển nghề nghiệp.
3) Nhóm chức năng duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực. Nhóm chức
năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong
doanh nghiệp. Nhóm chức năng này gồm các chức năng:
• Khuyến khích và động viên.
• Đánh giá kết quả làm việc.
• Trả lương, khen thưởng…
• Xây dựng mối quan hệ lao động lành mạnh.
2.2 CÁC LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc (Job Analysis) là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm
xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công
việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có.
Phân tích cơng việc cung cấp những thơng tin quan trọng khi tiến hành thực hiện công
việc như: yêu cầu, đặc điểm công việc, các hành động nào cần được tiến hành thực
hiện, thực hiện như thế nào, các công cụ thiết bị nào cần thiết để thực hiện, các mối
quan hệ trong q trình thực hiện cơng việc.
12
Hình 2.1 Sơ đồ phân tích cơng việc2
2.2.2 Kết quả của phân tích cơng việc
Hai tài liệu cơ bản cần được hình thành sau khi phân tích cơng việc là:
Bản mô tả công việc (Job Description): là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các
mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các
tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.
2
Nguyễn Hữu Thân. (2007). Quản trị nhân sự (tái bản lần thứ 7). NXB Thống Kê,
trang 93.
13
Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification): là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng
lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, khả năng giải quyết vấn đề,
các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho cơng việc.
2.2.3 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích cơng việc
Các văn bản phân tích cơng việc là cơng cụ trực tiếp đế quản lý nhân sự, là tài
liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý
nhân sự khác vì vậy chúng cần đảm bảo sự chính xác.
Hiệu quả của cơng tác phân tích cơng việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựng được
hệ thống văn bản phân tích cơng việc chính xác, đầy đủ và đưa các văn bản này vào sử
dụng. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích cơng việc gồm3:
- Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tố chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn và mối quan hệ
trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo. Cơ cấu tổ chức cho biết
mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các cơng việc khác nhau có liên quan
với nhau như thế nào; nó là cơ sở đế phân công lao động trong tổ chức, phân chia chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phịng ban, từng cơng việc...Cơng việc là kết quả
của q trình phân cơng lao động, phân tích cơng việc hiệu quả phải dựa trên phân
công lao động hợp lý. Nếu cơ cấu tố chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo
trong chức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của cơng tác phân
tích cơng việc.
- Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động:
Có rất nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo của các tố chức coi phân tích cơng việc là
cơng tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, khơng có tác dụng nhiều
trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này. Người lao động
thường nghi ngờ về mục đích của phân tích cơng việc, họ cho rằng phân tích cơng việc
nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động
và tiêu chuẩn thực hiện cơng việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong q trình
phân tích cơng việc. Hơn nữa ngày nay công việc được thiết kế linh hoạt, công tác
14
phân tích cơng việc phải thực hiện thường xun; các văn bản phân tích cơng việc chỉ
thể hiện được tác dụng của nó khi được áp dụng vào các cơng tác khác của quản lý
nhân sự. Vì vậy hiệu quả của phân tích cơng việc khơng được mọi người thấy một cách
trực tiếp và lâu dài. Đó là lý do khiến phân tích cơng việc chưa thực hiện hồn thiện tại
Việt Nam, văn bản phân tích cơng việc khơng chính xác, đầy đủ.
Nếu các cấp quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức được vai trò và
nắm rõ được mục đích của phân tích cơng việc thì họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến
phân tích cơng việc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho phân tích cơng việc, người lao
động sẽ hợp tác đế cung cấp thơng tin chính xác, đầy đủ... Đó là điều kiện đảm bảo
hiệu quả của phân tích cơng việc.
- Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích cơng việc
Cán bộ phân tích cơng việc là người chịu trách nhiệm, là người có vai trị chính
trong cơng tác phân tích cơng việc. Do đó cán bộ phân tích cơng việc có ảnh hưởng lớn
đến hiệu quả của phân tích cơng việc.
Cán bộ phân tích cơng việc phải là người am hiểu về các cơng việc trong tổ
chức, có hiếu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích cơng việc. Họ phải biết cách lựa
chọn phương pháp thu thập thơng tin phù hợp, là người có kỹ năng thiết kế các biểu
mẫu thu thập thơng tin; có khả năng thu hút người lao động cùng tham gia vào quá
trình phân tích cơng việc, có kỹ năng tiến hành thu thập thơng tin: kỹ năng phỏng vấn,
quan sát...;có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thơng tin; có kỹ năng viết các văn bản
phân tích cơng việc.
2.2.4 Tầm quan trọng của phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức.
Phân tích cơng việc cung cấp những thơng tin quan trọng về công việc để sử dụng
trong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn4.
Thiết kế lại công việc:
Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu
3,4
Ths. Nguyễn Văn Điềm, PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân. (2004). Giáo trình quản trị
nhân lực. NXB Đại học kinh tế quốc dân.
15
cầu của công việc đối với người thực hiện để thấy với từng công việc cụ thể cần thiết
kế lại những yếu tố nào cho hợp lý.
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực:
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản
yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định các cơng việc mà tố chức
cần kế hoạch hố. Dựa trên những thơng tin về các cơng việc đó, tố chức dự báo nhu
cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng đế hồn thành cơng việc, đáp ứng
mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa, không thiếu lao động, tránh những
bất cập và lãng phí cho tổ chức.
Tuyên mộ, tuyển chọn nhân lực:
Tuyến dụng nhân sự ứng dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản
tiêu chuẩn công việc đối với người thực hiện để xác định bản chất của công việc cần
tuyển người lao động, đưa những thơng tin đó vào tuyến mộ nhân sự, để xác định các
tiêu thức, tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, đảm bảo tuyển dụng đúng người.
Bố trí nhân lực:
Với định hướng nhân lực: ứng dụng những thông tin trong bản mô tả, bản tiêu
chuẩn công việc để truyền đạt tới người lao động những nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ
phải thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết quả thực hiện cơng việc, giúp người
lao động nhanh chóng hồ nhập với cơng việc.
Văn bản phân tích cơng việc là cơ sở đế tố chức sửa chữa những sai sót trong
bố trí lao động trước đây của mình, bố trí lại lao động phù hợp hơn.
Đánh giá thực hiện công việc:
Đánh giá thực hiện công việc ứng dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản
tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đánh giá, các mức cụ thế của
từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc, đảm bảo đánh giá thực hiện
công việc hiệu quả, công bằng hơn, tránh việc không có tiêu thức đánh giá rõ ràng và
các mức của tiêu thức thì chung chung.
Thù lao lao động:
16
Những thông tin trong tất cả các văn bản phân tích cơng việc được sử dụng đế
xác định giá trị của cơng việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thù lao lao động;
những thơng tin đó cịn giúp xác định các loại phụ cấp như: phụ cấp môi trường, điều
kiện làm việc...
Đào tạo, phát triền nguồn nhân lực:
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sử dụng bản mô tả công việc, bản tiêu
chuẩn công việc đối với người thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí cơng việc
cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo, kết quả đào tạo
phải đáp ứng tiêu chuẩn gì; từ đó giúp tổ chức xây dựng chương trình đào tạo thiết
thực và hiệu quả hơn.
Kỷ luật lao động, an toàn lao động:
Với kỷ luật lao động: Những thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu
chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về hành
vi của người lao động trong quá trình thực hiện cơng việc như: quy trình thực hiện
cơng việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời gian làm việc...
Với an tồn lao động: thơng tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chức
xác định quy trình làm việc an tồn hoặc có biện pháp đảm bảo an tồn lao động, vệ
sinh lao động.
Các văn bản phân tích cơng việc cịn là bằng chứng để xử lý các vụ tranh chấp,
kiện tụng, khiếu nại.
2.2.5 Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin
Các thông tin cần thu thập:
Có rất nhiều thơng tin khác nhau liên quan đến một cơng việc cụ thế, tuỳ vào
mục đích phân tích cơng việc mà xác định loại thơng tin cần thu thập, mức độ cần tìm
hiểu sâu của từng loại. Để xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc
đối với người thực hiện, cần phải thu thập các loại thông tin sau:
- Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, cách thức thực hiện
