TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ

TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU
THỤ TẠI CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ.
1. ĐẶC ĐIỂM CỦA THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY:
1.1. Đặc điểm của thành phẩm:
- Công ty văn phòng phẩm hồng hà là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm văn
phòng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Sản phẩm của công ty rất đa
dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã. công ty có trên 72 loại sản phẩm,
tuy nhiên các sản phẩm chủ yếu của công ty sản xuất là: bút máy các loại, bút bi
các loại, chai nhựa các loại, giấy vở viết, mũ pin...Ngoài ra công ty còn sản xuất
một số loại sản phẩm khác như: giá hàng, cặp hộp, cặp trình ký, nắp chai
xoáy...Các sản phẩm của công ty có chung một đặc điểm là có giá trị nhỏ và dễ
bảo quản.
- Do sản phẩm của công ty có gía trị nhỏ,thời gian sử dụng ngắn nên công ty
không phát sinh chi phí bảo hành khi bán hàng.
- Sản phẩm của công ty khi sản xuất hoàn thành sẽ được quản lý tại kho thành
phẩm. Do công ty có cửa hàng dịch vụ 25-Lý Thường Kiệt để bán lẻ và giới
thiệu sản phẩm, nên có nghiệp vụ xuất nội bộ từ kho ra cửa hàng. mỗi loại
thành phẩm trong kho được sắp xếp ở một vị trí nhất định bảo đảm cho việc
nhập xuất thành phẩm một cách thuận lợi.
- Thành phẩm của công ty được hạch toán theo phương pháp kê khai thường
xuyên. và việc tính giá thành phẩm xuất kho công ty áp dụng phương pháp giá
bình quân cả kỳ dự trữ. Như vậy, giá vốn hàng bán của mỗi loại sản phẩm đến
cuối kỳ mới được tính và hạch toán.
- Thành phẩm được quản lý trên cả hai mặt giá trị và hiện vật. Công ty áp dụng
phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết thành phẩm. Theo phương
pháp này, ở kho mở thẻ kho chi tiết theo danh điểm sản phẩm và theo dõi tình
hình nhập-xuất-tồn kho về mặt số lượng, hiện vật của sản phẩm, mỗi chứng từ
được ghi một dòng vào thẻ kho, cuối thàng cộng thẻ kho để đối chiếu với sổ kế
toán chi tiết về mặt hiện vật. ậ phòng kế toán, định kỳ xuống kho kiểm tra việc
ghi thẻ kho của thủ kho, ký xác nhận vào thẻ kho và mang chứng từ về phòng
kế toán, ghi đơn gía và tiền vào phiếu nhập rồi nhập số liệu trên các chứng từ

vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý chứng từ, tự động cập nhật
vào ''Sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hóa''. Cuối tháng in ''Bảng tổng hợp nhập
xuất tồn thành phẩm'' để đối chiếu với sổ cái TK155.
- Sản phẩm của công ty rất dễ bảo quản và được bảo quản tại kho công ty và tại
cửa hàng giới thiệu sản phẩm 25-Lý Thường Kiệt.
- Nhu cầu tiêu dùng sản phẩm của công ty cũng mang tính thời vụ, và chịu sự
cạnh tranh lớn của thị trường. Các sản phẩm của công ty được đánh giá là có
chất lượng cao, song do giá thành còn cao nên ở các khu vực nông thôn các tỉnh
không có điều kiện tiêu dùng, vì vậy thị trường tiêu thụ chính của công ty chỉ
tập trung ở các khu vực thành thị chưa được mở rộng. Công ty cũng đã nắm bắt
được thực trạng này và đang nỗ lực cải tiến công nghệ sản xuất nhằm làm hạ
giá thành sản phẩm để phấn đấu với mục tiêu trong dài hạn là chiếm lĩnh được
thị trường trong cả nước và vươn ra thị trường nước ngoài.
1.2. Đặc điểm của tiêu thụ thành phẩm.
Trong một vài năm trở lại đây, công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà đã dần
khắc phục khó khăn và phát triển với tốc độ nhanh. Giá trị tổng sản lượng năm
2001 đạt 26,916 tỷ đồng, tăng 128,17% so với năm 2000, tổng doanh thu tiêu thụ
đạt 32,43 tỷ đồng và dự kiến năm 2002 tổng doanh thu tiêu thụ sẽ đạt 45,618 tỷ
đồng. Thị trường chủ yếu của công ty là khu vực thành thị phía Bắc, công ty đang
nỗ lực mở rộng thị trường trên cả nước và xuất khẩu ra nước ngoài. Năm 2000,
công ty đã tổ chức được 24 đại lý ở hầu hết các tỉnh phía Bắc và Thành phố Hồ Chí
Minh. Tham gia các hội chợ triển lãm ở Hà Nội, TPHCM, Cần Thơ... Điều này
chứng tỏ sản phẩm của công ty VPP Hồng Hà đã tìm được chỗ đứng của mình
trong điều kiện cạnh tranh gay gắt ngày nay, đó là thành công lớn của công ty. Để
đạt được điều đó ngoài nhân tố quan trọng là chất lượng tốt, mẫu mã đẹp thì còn
phải nói tới các nỗ lực trong công tác tiêu thụ sản phẩm của công ty. Công ty đã lập
ra phòng thị trường riêng, với đội ngũ cán bộ nhân viên thị trường năng động, chịu
trách nhiệm nghiên cứu thị trường, tổ chức mạng lưới tiêu thụ, đưa ra các hình thức
quảng cáo, khuyến mại phù hợp, liên hệ giao dịch với khách hàng và phân phối sản
phẩm. Với nỗ lực của phòng thị trường, công ty đã có quan hệ với hầu hết các đầu

mối tiêu thụ, phân phối trong các tỉnh và sản phẩm của công ty đang ngày càng mở
rộng tiêu thụ trên thị trường cả nước.
Công tác tiêu thụ tại công ty có các đặc điểm chính sau:
- Về phương thức tiêu thụ: Hiên nay công ty chỉ áp dụng phương thức bán trực
tiếp dưới dạng bán buôn trực tiếp và bán lẻ tại cửa hàng.
+ Phương thức bán buôn trực tiếp: Được áp dụng đối với các đại lý của công
ty và các tổ chức, cá nhân mua với số lượng lớn. Phương thức này được thực hiện
tại kho của công ty ở Hà Nội. Đây là phương thức bán hàng mang lại doanh thu
chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động tiêu thụ của công ty. Theo phương thức này, sau
khi công ty và khách hàng làm xong các thủ tục pháp lý( như ký hợp đồng, lập hóa
đơn GTGT...) thành phẩm được xuất giao trực tiếp cho khách hàng (hoặc công ty
vận chuyển đến tận nơi) và đã được ghi nhận là tiêu thụ.
+ Phương thức bán lẻ: Được thực hiện thông qua Cửa hàng giới thiệu sản
phẩm của công ty tại 25 Lý Thường Kiệt- Hà Nội, hoặc thông qua các đợt hội chợ,
triển lãm. Tuy chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng doanh thu, song phương thức này
có ý nghĩa lớn trong việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm của công ty.
- Về giá bán và thù lao đại lý:
Tương ứng với hai phương thức bán hàng, công ty có hai loại giá bán là giá bán
buôn và giá bán lẻ. Giá bán lẻ được ấn định và là giá bán tại cửa hàng, giá bán
buôn thường thấp hơn giá bán lẻ, giá bán buôn có thể khác nhau tùy thuộc vào từng
đối tượng khách hàng. Giá ghi trên hoá đơn dùng để hạch toán doanh thu bán hàng
là gía bán sau khi trừ chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán.
Công ty không áp dụng phương thức bán hàng đại lý hưởng hoa hồng mà sử
dụng hình thức đại lý hưởng chênh lệch, nên thù lao đại lý chính là khoản chênh
lệch gữa giá mua và giá bán của đại lý. Sản phẩm xuất cho đại lý theo hợp đồng và
được coi là đã tiêu thụ, giá bán đại lý là giá bán là giá thoả thuận giữa doanh
nghiệp và đại lý. Các khoản giảm giá, bớt giá ngay khi mua hàng cũng được trừ
trực tiếp vào giá bán của lô hàng bán.
- Về phương thức thanh toán: công ty áp dụng 2 hình thức thanh toán là thanh
tóan ngay và thanh toán chậm:

Hình thức thanh toán chậm chỉ áp dụng trong trường hợp bán buôn và với
những khách hàng có quan hệ thương mại thường xuyên. khi công ty chấp nhận
bán chịu thì thành phẩm xuất kho giao cho khách hàng được coi là tiêu thụ và công
ty sẽ thu tiền trong thời gian quy định trong hợp đồng. Công ty cũng tiến hành
chiết khấu thanh toán để thu hồi vốn nhanh, khoản chiết khấu được hạch toán như
một khoản giảm trừ doanh thu ( hạch toán qua TK521).
- Về công tác giao nhận và vận chuyển hàng: Hầu hết việc giao hàng được thực
hiện ngay tại kho công ty, trường hợp khách hàng yêu cầu giao tận nơi, công ty có
đội ngũ nhân viên thị trường vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách. Chi phí vận
chuyển được hạch toán vào chi phí bán hàng trong kỳ.
2. HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY VPP HỒNG HÀ.
2.1. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tiêu thụ thành phẩm, công ty sử dụng các tài khoản sau:
TK511: doanh thu bán hàng
TK521: chiết khấu bán hàng
TK531: hàng bán bị trả lại
TK532: giảm giá hàng bán
TK512: doanh thu nội bộ
TK632: giá vốn hàng bán
TK3331: thuế GTGT đầu ra
TK131: phải thu khách hàng
Và các tài khoản khác như TK111,112,334,...
2.2 Phương pháp hạch toán:
2.2.1. Hạch toán doanh thu bán hàng:
Theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam, kế toán tiêu thụ tại công ty VPP
Hồng Hà chỉ ghi nhận doanh thu tại thời điểm thành phẩm xuất kho được coi là
tiêu thụ, tức là khi được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, cụ thể
là khi nhận được hóa đơn GTGT do phòng thị trường lập.
Do công ty áp dụng hai phương thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ nên ở khâu lập
chứng từ ban đầu có sự khác biệt. Quá trình hạch toán doanh thu bán hàng được

trình bày cụ thể như sau:
a. Hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán buôn trực
tiếp:
Hàng ngày, khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ đến phòng thị trường để làm
thủ tục mua hàng. các thỏa thuận cụ thể về giá bán, phương thức thanh toán.. của
hai bên sau khi đã thống nhất, phòng thị trường sẽ lập Hóa đơn GTGT . Hóa đơn
GTGT được lập làm 3 liên:
Liên 1: lưu ở phòng thị trường
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: dùng làm chứng từ thu tiền và chuyển cho phòng kế toán ghi
sổ kế toán
Sau khi Hóa đơn GTGT được lập xong, khách hàng sẽ mang một bản (của
liên 3) sang phòng tài vụ, tại đây Hóa hơn được kiểm tra tính pháp lý, chính xác
sau đó chuyển cho thủ qũy và kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán và ghi sổ.
Kế toán thanh toán( kiêm kế toán tiêu thụ) căn cứ vào nội dung của Hóa đơn
GTGT để nhập các dữ liệu vào máy.
Ví dụ một nghiệp vụ bán hàng:
- Ngày 02/02 anh Dũng ở cửa hàng Tre Xanh mua một lô hàng bút Hà Nội 84
theo Hóa đơn GTGT số 23560 ( Mẫu số 01), thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế
toán định khoản doanh thu bán hàng như sau:
Nợ TK111: 744.000
Có TK511: 744.000
- Trường hợp Hóa đơn GTGT số 23562 ngày 03/02, công ty Văn Hóa Phẩm
thanh toán chậm, kế toán định khoản:
Nợ TK131: 3.422.400
Có TK511: 3.422.400
Mỗi loại thành phẩm, cũng như mỗi loại khách hàng đều được mã hóa duy
nhất trong máy tính. Từ các dữ liệu được nhập vào, máy tính sẽ tự phân loại và cập
nhập thông tin lên các sổ sách, bảng biểu theo yêu cầu thông tin của công ty. Các
mẫu sổ sách đã được thiết kế sẵn trên máy và sẽ được in ra theo định kỳ( cuối

tháng, cuối qúy hay cuối năm) cũng có thể in ra tại thời điểm bất kỳ tùy theo yêu
cầu thông tin của nhà quản trị.
Để phản ánh thông tin về doanh thu tiêu thụ thành phẩm, kế toán máy thiết
kế các sổ sách kế toán sau để cung cấp thông tin: Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo bán
hàng, Nhật ký chứng từ số 8, Bảng kê số 1,2,11, và sổ cái TK511.
+ ''Sổ chi tiết bán hàng'' sổ này dùng để theo dõi doanh thu chưa thuế, thuế
GTGT, tổng giá thanh toán của từng nhóm sản phẩm, hay từng loại sản phẩm theo
yêu cầu lấy và in thông tin của nhà quản trị. Sổ được mở theo thứ tự tăng dần của
Hóa đơn GTGT. Bên cạnh đó, sổ còn theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu( hàng
bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế xuất khẩu nếu có) và phân loại doanh thu
theo phương thức thanh toán.
Mẫu số 02 là ví dụ minh họa Sổ chi tiết bán hàng theo dõi tình hình tiêu thụ của
Bút máy Hà Nội 84 trong tháng 02/2002.
+ Để có thông tin tổng hợp về doanh thu của toàn bộ thành phẩm tiêu thụ,
hay một nhóm thành phẩm, một thành phẩm nào đó thì kế toán có thể in ra: ''Báo
cáo bán hàng''
Mẫu số 03: Báo cáo bán hàng theo dõi doanh thu tiêu thụ của toàn bộ thành phẩm
tiêu thụ được trong tháng 02/2002.
Mẫu Báo cáo bán hàng chi tiết cho từng hàng hóa được thiết kế tương tự .
Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng, máy tính sẽ tự động tính ra
tổng doanh thu, các khoản giảm giá hàng bán, bán hàng bị trả lại, chiết khấu và tự
động ghi vào Nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK511. Các sổ tổng hợp này được in ra
vào cuối kỳ kế toán của công ty (hàng tháng). Các sổ sách kế toán chi tiết, tổng
hợp được lưu gữ trong máy tính, đến cuối niên độ kế toán( cuối năm) sẽ được in ra
và đóng thành các quyển sổ để trình lên ban giám đốc và đưa vào lưu trữ.
b. Hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán lẻ.
Công ty VPP Hồng Hà thực hiện phương thức bán lẻ thu tiền ngay tại cửa hàng
giới thiệu sản phẩm và tại các gian hàng của công ty khi tham gia hội chợ, triển
lãm... Giá bán lẻ được niêm yết theo quy định và tại các quầy bán lẻ không chấp
nhận hàng bán trả lại.

Hàng ngày nhân viên bán hàng lập ''Báo cáo bán hàng hàng ngày'' ghi chép
theo từng lần bán và từng loại hàng và gửi về cho phòng thị trường. Phòng thị
trường căn cứ vào báo cáo trên lập Hóa đơn GTGT tổng hợp cho tất cả các loại
thành phẩm tiêu thụ trong ngày ( lập làm 2 liên)
Liên1: lưu
Liên2: chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán
Cụ thể ngày 05/02/2002 khi kế toán nhận được hóa đơn GTGT số 23565 về
doanh thu tiêu thụ tại cửa hàng. kế toán định khoản doanh thu bán hàng trên máy
tính:
Nợ TK111: 75.500