Ứng dụng cây quyết định hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí cntt

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

HỌ VÀ TÊN HỌC VIÊN

Võ Minh Tùng

ỨNG DỤNG CÂY QUYẾT ĐỊNH
HỖ TRỢ PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH
GIÁ CHI PHÍ CNTT
Chuyên ngành : Hệ Thống Thông Tin Quản Lý

LUẬN VĂN THẠC SĨ

THÁNG 12 NĂM 2011


CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HỒ CHÍ MINH
Cán bộ hướng dẫn khoa học : .TS Huỳnh Tường Nguyên.........................................................
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
Cán bộ chấm nhận xét 1 : ..................................................................................
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
Cán bộ chấm nhận xét 2 : ..................................................................................
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp. HCM ngày
. . . . . tháng . . . . năm . . . . .
Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị của Hội đồng chấm bảo vệ luận văn thạc sĩ)
1. ..............................................................

2. ..............................................................
3. ..............................................................
4. ..............................................................
5. ..............................................................
Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Bộ môn quản lý chuyên ngành sau
khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có).
Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV

Bộ môn quản lý chuyên ngành


TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG ĐÀO TẠO SĐH
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
____________
____________________________
Tp. HCM, ngày 02 tháng 12 năm 2011
NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ tên học viên: .....Võ Minh Tùng....................................................Phái: Nam....
Ngày, tháng, năm sinh: .............06/07/1980.............................. Nơi sinh: .....Long An
Chuyên ngành: ....Hệ Thống Thông Tin Quản Lý..................... MSHV:.....09320855..
I- TÊN ĐỀ TÀI:
Ứng dụng cây quyết định hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT.
II- NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:
Để có thể thực hiện đúng mục tiêu của đề tài, học viên sẽ thực hiện các nhiệm như sau:
Tìm hiểu lý thuyết về các thành phần CNTT và các chiến lược giảm chi phí CNTT
đối với các thành phần này
Tìm hiểu khái niệm về cây quyết định và các ứng dụng của nó
Tìm hiểu các phương pháp tiếp cận giảm thiểu chi phí CNTT
Đề xuất qui trình phân tích và đánh giá chi phí CNTT thơng qua đặc tả các bước

cần thực hiện.
Ví dụ minh họa thực tiễn trong việc sử dụng cây quyết định và có thể tự xây dựng
cơng cụ hỗ trợ thơng qua qui trình đã đề xuất.
III- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ (Ngày bắt đầu thực hiện LV ghi trong QĐ giao đề tài):
01/09/2011
IV- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 02/12/2011
V- CÁN BỘ HƯỚNG DẪN (Ghi rõ học hàm, học vị, họ, tên): Tiến sĩ Huỳnh Tường
Nguyên
CHỦ NHIỆM BỘ MÔN
KHOA QL CHUYÊN NGÀNH
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
(Họ tên và chữ ký)
QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH
(Họ tên và chữ ký)
(Họ tên và chữ ký)

.............................................................................................................................................


Lời cảm ơn
Trong suốt thời gian học tập, hoàn thành khóa luận em đã may mắn
được các thầy cơ chỉ bảo, dìu dắt và được gia đình, bạn bè quan tâm, động
viên.
Em xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô khoa
Khoa Học và Kỹ Thuật Máy Tính của trường Đại học Bách Khoa TP HCM
đã truyền đạt cho em nguồn kiến thức vô cùng quý báu cũng như cách học
tập và nghiên cứu khoa học.
Cho phép em được gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới TS. Huỳnh
Tường Nguyên, người thầy đã rất nhiệt tình chỉ bảo và hướng dẫn em
trong suốt quá trình thực hiện luận văn.

Cuối cùng, em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và tập thể lớp MIS 2009,
nhữngngười đã luôn ở bên khích lệ và động viên em rất nhiều.
Tp HCM, tháng 12 năm 2011

Học viên
Võ Minh Tùng


TĨM TẮT LUẬN VĂN
Chí phí ln là mối quan tâm trong hoạt động hằng ngày của mỗi doanh
nghiệp mà đặc biệt hơn nữa là chi phí CNTT. Trong bói cảnh thị trường ngày nay,
có rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp mong muốn giảm chi phí CNTT trong khi họ
có thể đã nắm bắt hoặc chưa nắm bắt được phương pháp luận trong giảm chi phí
CNTT. Ngồi ra, ngày càng tăng nhu cầu xây dựng các công cụ hỗ trợ phân tích và
đánh giá chi phí CNTT. Vì vậy, đề đã được thực hiện để đáp ứng lại những nhu
cầu và được trình bày theo nội dung của các chương như sau:
Chương 1 giới thiệu về lý do đề tài được thực hiện, các ý nghĩa khoa học và ý
nghĩa thực tiễn, giới hạn của đề tài.
Chương 2 trình bày cơ sở lý thuyết về các thành phần cơ bản của CNTT, các chiến
lược và chiến thuật giảm chi phí CNTT tương ứng, lý thuyết về cây quyết định và
một số ứng dụng của cây quyết định trong thực tiễn. Đây là cơ sở rất quan trọng
cho việc thực hiện đề tài trong các chương sau.
Chương 3 tập trung giới thiệu hai phương pháp tiếp cận giảm chi phí CNTT:
phương pháp giảm chi phí CNTT để phục vụ kinh doanh trong đó giới thiệu chi
tiết các khái niệm về dịch vụ CNTT và phương pháp tiếp cận giảm chi phí CNTT
như quản lý dự án. Chương này cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của giai đoạn
phân tích trong các phương pháp.
Chương 4 trình bày qui trình xây dựng cơng cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí
CNTT trên cơ sở cây quyết định.
Chương 5 áp dụng qui trình xây dựng cơng cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT

để xây dựng một công cụ hỗ trợ trong việc đánh giá chi phí CNTT bằng cơng cụ
phần mềm Exel. Cơng cụ này có thể áp dụng cho nhân viên tư vấn giảm chi phí
CNTT hoặc nhà quản lý CNTT đánh giá việc giám chi phí CNTT ở mức cơ bản
ban đầu.
Chương 6 là phần kết luận và hướng phát triển đề tài nhằm đánh giá những điều
đã thực hiện được và các thiếu sót cũng như các hướng phát triển đề tài.


MỤC LỤC HÌNH
Hình 2.1 Ma trận giá trị của ứng dụng

9

Hình 2.2 Chiến lược giảm chi phí hạ tầng

19

Hình 2.3 Các chi phí CNTT khi khơng được quản lý chặt chẽ
Hình 2.4 Các chi phí CNTT khi được quản lý chặt chẽ
Hình 2.5 Ví dụ về cây quyết định cơ bản

23
23
34

Hình 2.6 Cây quyết định trong ứng dụng tài chính cơ bản

36

Hình 2.7 Cây quyết định ứng dụng trong phân tích doanh nghiệp

37

Hình 2.8 Cây quyết định kết hợp với xác suất của cơng ty RC

38

Hình 3.1 Phương pháp luận “Cost – to – Serve”

44

Hình 3.2 Các dịch vụ CNTT

46

Hình 3.3 Dự án quản lý giảm chi phí CNTT

54

Hình 3.4 Các cách tiếp cận trong dự án giảm chi phí CNTT

56

Hình 3.5 Mơ hình trưởng thành trong giảm chi phí

58

Hình 4.1 Qui trình xây dựng cơng cụ hỗ trợ đánh giá giảm chi phí CNTT

60

Hình 4.2 Qui trình thu thập thông tin các yếu tố liên quan đến dịch vụ CNTT

61

Hình 4.3 Qui trình Sắp xếp các câu hỏi trong tập câu hỏi

63

Hình 4.4 Ví dụ cây quyết định cho một chuỗi câu hỏi

64

Hình 4.5 Định nghĩa các biến giá trị

65

Hình 4.6 Qui trình xử lý câu trả lời

67

Hình 4.7 Qui trình sắp xếp kết quả

68

Hình 5.1 Cây quyết định trong dịch vụ quản trị nội bộ CNTT

73

Hình 5.2 Giai đoạn sắp xếp và hiển thị kết quả

74

Hình 6.1 Sơ đồ tổng quát liên kết giữa CNTT và báo cáo tài chính

96

MỤC LỤC BẢNG
Bảng 2.1 Chiến lược giảm chi phí tổng quát theo các thành phần CNTT

3

Bảng 2.2 Tổng kết các chiến thuật ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

32

Bảng 2.3 Phân tích độ nhạy của nhà máy RC

39

Bảng 2.4 Kết quả và xác suất của RC

39


CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT VÀ TIẾNG ANH SỬ DỤNG
TRONG LUẬN VĂN
Từ viết tắt

Nghĩa tiếng Việt

CNTT
ROI
N/A
DNP

Cơng Nghệ Thơng Tin
Lợi ích từ việc đầu tư
Không áp dụng
Không phù hợp
Điểm chuẩn
Giảm chi phí để phục
vụ mục tiêu kinh doanh
Giá trị hiện tại rịng
Kế hoạch khơi phục sau thảm họa
Phần mềm thương mại đóng gói
Mơ hình trưởng thành
Hộp trắng
Thư mời thầu
Mạng lưu trữ
Thiết bị mạng lưu trữ
Giám đốc CNTT
Giám đốc điều hành
Kế hoạch kinh doanh liên tục
Lợi nhuận biên

CTS
NPV
DRP
COTS

RFP
SAN
NAS
CIO
CEO
BCP
SOX
PCI
HIPAA

CFO
SLA

BPO
SOA

Tiếng Anh
Return On Investment
Not Applicable
Benchmarking
Cost – to - serve

Net Present Value
Disaster Recovery Plan
Commercial - off - the self
Maturity Model
White box
Request for proposal
Storage Area Network

Network-attached storage
Chief Information Officer
Chief Executive Officer
Business Continuity Plan
Margin
Sarbanes-Oxley
Payment Card Industry
Health Insurance Portability and
Accountability
Các hoạt động CNTT vì mơi trường Green IT
Giám đốc tài chính
Hợp đồng mức dịch vụ
Service Level Agreement
Th ngồi
outsourcing
Th bên trong doanh nghiệp
insourcing
Sử dụng nguồn lực từ nước khác
off-shoring
Thuê ngoài tác vụ
business process outsourcing
Cổng thông tin điện tử
Portals
Kiến trúc hướng dịch vụ
Service Oriented Architecture


MỤC LỤC
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ................................................................................................. 1
1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ............................................................................................. 1

2. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI ............................................................................................... 1
3. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN ............................................. 2
4. GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI ....................................................................................... 2
CHƯƠNG 2 ................................................................................................................ 3
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC THÀNH PHẦN CNTT VÀ CÂY QUYẾT ĐỊNH ...... 3
1. CÁC THÀNH PHẦN CNTT VÀ CHIẾN LƯỢC GIẢM CHI PHÍ THEO CÁC
THÀNH PHẦN CNTT .................................................................................. 3
1.1.

Ứng dụng hoạt động kinh doanh .................................................................... 4

1.2.

Hạ tầng kỹ thuật .......................................................................................... 15

1.3.

Qui trình CNTT ........................................................................................... 18

1.4.

Tổ chức CNTT ............................................................................................ 25

2. CÂY QUYẾT ĐỊNH ............................................................................................ 34
2.1.

Định nghĩa cây quyết định ........................................................................... 34

2.2.

Ứng dụng của cây quyết định....................................................................... 35

3. KẾT CHƯƠNG .................................................................................................... 40
CHƯƠNG 3 .............................................................................................................. 42
CÁC PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN GIẢM CHI PHÍ CNTT ...................................... 42
1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN GIẢM CHI PHÍ CNTT “COST–TO – SERVE” ............ 42
1.1.

Giới thiệu phương pháp luận........................................................................ 42

1.2.

Phương pháp luận giảm chi phí CNTT “cost–to – serve” ............................ 44

2. PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN GIẢM CHI PHÍ CNTT NHƯ MỘT DỰ ÁN
CHÍNH THỨC ............................................................................................ 53
2.1.

Thiết lập mục tiêu ........................................................................................ 54

2.2.

Thu thập thơng tin ....................................................................................... 54

2.3.

Phân tích ..................................................................................................... 55

2.4.

Xác định và ưu tiên các hành động .............................................................. 55

2.5.

Thực thi ....................................................................................................... 56

2.6.

Giám sát và cải tiến ..................................................................................... 56

3. KẾT CHƯƠNG .................................................................................................... 57
CHƯƠNG 4 .............................................................................................................. 59


QUI TRÌNH XÂY DỰNG CƠNG CỤ HỖ TRỢ ĐÁNH GIÁ GIẢM CHI PHÍ
CNTT .......................................................................................................... 59
1. MỤC ĐÍCH CỦA QUI TRÌNH ............................................................................ 59
2. DIỄN GIẢI QUI TRÌNH ...................................................................................... 59
3. KẾT CHƯƠNG .................................................................................................... 68
CHƯƠNG 5 .............................................................................................................. 70
ÁP DỤNG QUI TRÌNH XÂY DỰNG CƠNG CỤ HỖ TRỢ ĐÁNH GIÁ GIẢM
CHI PHÍ CNTT ........................................................................................... 70
1. GIỚI THIỆU CÔNG CỤ ...................................................................................... 70
2. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG CHÍNH ...................................................................... 70
2.1.

Thu thập các yếu tố liên quan đến thành phần dịch vụ quản trị CNTT nội
bộ ................................................................................................................ 70

2.2.

Xây dựng tập các câu hỏi ............................................................................. 74

2.3.

Biểu diễn các câu hỏi và kết quả liên quan trên cây quyết định .................... 74

2.4.

Bảng tham chiếu cây quyết định .................................................................. 74

2.5.

Sử dụng phần mềm Exel để xây dựng công cụ: ............................................ 88

3. GIAO DIỆN CỦA CÔNG CỤ .............................................................................. 88
4. KẾT QUẢ ............................................................................................................ 91
CHƯƠNG 6 .............................................................................................................. 93
KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI .................................................... 93
1. KẾT LUẬN .......................................................................................................... 93
2. HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI .......................................................................... 95


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

CHƯƠNG 1

Trang 1

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
Công nghệ thông tin (“CNTT”) là một thành phần quan trọng trong mỗi tổ chức,
doanh nghiệp và đặc biệt trong nền kinh tế hiện đại, công nghệ thông tin được các
doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi để hỗ trợ mọi hoạt động doanh nghiệp nhằm cải tiến
quy trình quản lý; giám sát chi phí; tăng cường cạnh tranh,…CNTT liên tục phát triển
và thay đổi. Theo các nghiên cứu thống kê của một số công ty khảo sát hàng đầu, chi
phí dành cho cơng nghệ thơng tin hằng năm là rất lớn [3] [8] (tham khảo thêm phần
phụ lục 01) trong khi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chưa thấy được giá trị thực tế
mà nó mang lại cho các hoạt động kinh doanh. Đầu tư vào công nghệ thơng tin mà
khơng có chiến lược sẽ dẫn đến sự thất bại trong việc hỗ trợ các chiến lược và mục
tiêu của doanh nghiệp.
Chi phí CNTT là mối quan tâm rất lớn của các nhà lãnh đạo tổ chức và doanh
nghiệp. Làm sao có thể kiểm sốt và xa hơn nữa là giảm chi phí CNTT trong khi vẫn
đảm bảo khả năng hỗ trợ hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp, đảm bảo khả năng
cạnh tranh với đối thủ ? Nhiều nhà quản trị CNTT mong muốn giảm có thể giảm chi
phí CNTT nhưng chưa có một phương pháp rõ ràng để hỗ trợ. Có nhiều nhà quản trị,
tư vấn và tổ chức có rất nhiều kinh nghiệm trong phương pháp luận giảm chi phí lẫn
kinh nghiệm thực tế muốn sử dụng kinh nghiệm tích lũy của họ chia sẻ cho các đối
tượng khác. Cũng có nhiều nhà tư vấn muốn sử dụng kinh nghiệm của mình xây dựng
một cơng cụ hỗ trợ cho một công việc lặp đi lặp lại thường xuyên.
Sau thời gian tìm hiểu một số tài liệu (được đề cập trong phần tài liệu tham khảo)
và khái niệm cây quyết định cũng như một số ứng dụng hiện có của nó, ý tưởng đề tài
“Ứng dụng cây quyết định hỗ trợ phân tích và đánh giá chi phí CNTT” đã được hình
thành. Tên tiếng anh được sử dụng “Apply decision tree in supporting IT Cost
analysis and assessment”.

2. MỤC TIÊU ĐỀ TÀI
Như đã trình bày, mục tiêu của đề tài bao gồm:

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 2

Tìm hiểu lý thuyết về cây quyết định , các thành phần CNTT cùng với các
chiến lược giảm chi phí CNTT tương ứng
Các phương pháp tiếp cận giảm thiểu chi phí CNTT.
Đề xuất qui trình phân tích và đánh giá chi phí CNTT thơng qua đặc tả các
bước cần thực hiện.
Ví dụ minh họa thực tiễn trong việc sử dụng cây quyết định và có thể tự xây
dựng cơng cụ hỗ trợ thơng qua qui trình đã đề xuất.

3. Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ Ý NGHĨA THỰC TIỄN
3.1. Ý nghĩa khoa học
Đề tài có thể khẳng định tầm quan trọng của cây quyết định mặc dù nó khơng
phức tạp để có thể nắm bắt. Cây quyết định bên cạnh các ứng dụng hiện tại trong lĩnh
vực nghiên cứu, kinh tế, y khoa.., qua đề tài này, nó cịn có khả năng sử dụng trong
việc xây dựng cơng cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá việc giảm chi phí CNTT.
3.2. Ý nghĩa thực tiễn
Cơng cụ hỗ trợ phân tích và đánh giá giảm chi phí CNTT trong thời điểm kinh tế
vẫn còn trong giai đoạn khủng hoảng hiện nay sẽ hỗ trợ thực tế cho nhiều tổ chức và
doanh nghiệp áp dụng.
Đề tài có thể sử dụng bởi các nhà quản trị. Cụ thể, nó có thể giúp họ tự xây dựng
một công cụ hỗ trợ trong cơng việc hỗ trợ phân tích đánh giá giảm chi phí CNTT mà
khơng địi hỏi như một chun gia xây dựng và thiết kế công cụ.
Đối với các chuyên gia trong lĩnh vực phát triển công cụ tương tự, đề tài có thể
giúp họ sử dụng cây quyết định để kiểm chứng lại các công cụ mà họ xây dựng.

4. GIỚI HẠN CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài không tập trung phân tích các chiến lược giảm chi phí cho từng thành phần
CNTT và cũng không khai thác và đánh giá sâu các phương pháp giảm thiểu chi phí
CNTT, chưa sử dụng một ngơn ngữ lập trình trong q trình xây dựng công cụ. Sau
cùng, đề tài dừng lại ở mức áp dụng qui trình để xây dựng cơng cụ cho một loại dịch
vụ CNTT trong khi còn rất nhiều loại dịch vụ CNTT khác.

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 3

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC THÀNH
PHẦN CNTT VÀ CÂY QUYẾT ĐỊNH
Mục tiêu
Các thành phần CNTT rất quan trọng cần phải được nắm vững vì nó là nền tảng
cơ sở cho các phương pháp luận giảm chi phí CNTT. Các yếu tố liên quan đến chi
phí và chiến lược, chiến thuật có thể có của các thành phần như thế nào sẽ đóng góp
vào thành cơng của tồn bộ q trình nỗ lực giảm chi phí của tổ chức. Do đó,
chương này sẽ trình bày các thành phần của CNTT cơ bản và các yếu tố chiến lược
liên quan đến các thành phần này. Đồng thời, chương này cũng giới thiệu khái niệm
về cây quyết định và một số ứng dụng của cây quyết định trong thực tế. Cây quyết
định cũng là cơ sở cho việc phát triển qui trình xây dựng cơng cụ hỗ trợ phân tích và
đánh giá chi phí CNTT trong các chương 4 và chương 5.

1. CÁC THÀNH PHẦN CNTT VÀ CHIẾN LƯỢC GIẢM CHI PHÍ
THEO CÁC THÀNH PHẦN CNTT

Một cách tổng quát, CNTT cấu thành từ các thành phần [1] như sau:
Ứng dụng hoạt động kinh doanh
Hạ tầng kỹ thuật
Qui trình CNTT
Tổ chức CNTT
Vì các thành này phổ biến hằng ngày nên sẽ khơng được giới thiệu khái niệm của
nó trong đề tài này mà tập trung vào các chiến lược và chiến thuật [1][22] liên quan
đến các thành phần CNTT này.
Bảng 2.1 sau đây cung cấp chiến lược giảm chi phí tổng quát từ các thành phần
CNTT
Ứng dụng kinh doanh

Hạ tầng kỹ thuật

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN

Các qui trình CNTT

Tổ chức CNTT


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 4

Nhìn nhận việc giảm chi Thay đổi kỹ thuật
phí một cách có hệ thống

Tập trung vào qui
trình quan trọng

Quản lý và kiểm
sốt CNTT

Sự đổi mới tốt hơn cắt
giảm

Nắm vững các ảnh
hưởng của việc thay
đổi hoạt động kinh
doanh

Tăng thêm ROI

Giảm các chi phí
ẩn dấu

Đảm bảo kỹ thuật hỗ trợ
cho các mục tiêu kinh
doanh

Trì hỗn các chi phí
nếu có thể

Xem xét tổng chi phí
của người sở hữu

Xem xét các mơ
hình dịch vụ có thể
lựa chọn

Có chiến lược dài hạn
Triển khai từng giai
đoạn, có ưu tiên và lựa
chọn

Đối chiếu việc đầu tư
với rủi ro mong đợi

Cắt giảm chi phí hợp
lý

Giảm mức độ dịch
vụ

Xem xét việc đầu tư
cho CNTT

Xác định những gì có
thể loại bỏ

Triển khai văn hóa
hiểu biết về chi phí

Đơn giản, chuẩn hóa
và tổng hợp

Địn bẩy tài chính
CNTT, mua hàng, và
lĩnh vực hợp đồng

Trả phí cho những gì
doanh nghiệp sử dụng

Rà sốt chính sách và
thủ tục

Xem xét các hoạt động
đối với mơi trường

Kế hoạch phía trước

Bảng 2.1 Chiến lược giảm chi phí tổng quát theo các thành phần CNTT

1.1. Ứng dụng hoạt động kinh doanh
Các ứng dụng là một tài sản rất quan trong vì nó hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động
kinh doanh. Trong khi các ứng dụng là một tài sản vơ cùng q giá, nó cũng chiếm
chi phí cao nhất trong tất cả chi phí CNTT. Tài sản này yêu cầu sự bảo trì liên tục để
tránh việc giảm giá trị.

1.1.1. Các chiến lược giảm chi phí CNTT liên quan đến ứng dụng hỗ trợ
hoạt động kinh doanh
Các chiến lược của các thành phần liên quan đến ứng dụng hoạt động kinh để hỗ
trợ việc xác định chiến lược lược giảm chi phí CNTT như sau:
Nhìn nhận việc giảm chi phí một cách có hệ thống

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 5

Ban lãnh đạo phải nhìn nhận việc giảm chi phí một cách có hệ thống và dự tính
kỹ thuật cho phép hoạt động kinh doanh cắt giảm chi phí như thế nào. Mặc dù đề tài
ở đây chỉ đề cập đến việc giảm chi phí ở lĩnh vực CNTT nhưng chúng ta nên quan
xem xét vấn đề này trong hoàn cảnh mục tiêu của toàn tổ chức. CNTT phải chủ động
làm việc với kinh doanh để đạt được mục tiêu giảm chi phí trong một số lĩnh vực
tương ứng. Việc giảm chi phí của tổ chức có thể là một sự kết hợp của việc tăng chi
phí CNTT ở một số lĩnh vực trong khi giảm chi phí những lĩnh vực khác của tổ chức.
Thay vì sử dụng cách tiếp cận tác động đến giảm chi phí CNTT, các nhà quản lý
có thể sử dụng cách tiếp cận chiến lược để giảm chi phí bằng việc rà sốt lại tồn bộ
chi phí và ảnh hưởng tổng quan đến hoạt động kinh doanh. Mặc dù CNTT chiếm
phần đáng kể trong chi phí của tổ chức, nó cũng có thể là phương tiện để cho phép
giảm chi phí tồn tổ chức. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp phải xem việc giảm chi phí
CNTT trong hồn cảnh của chi phí hoạt động kinh doanh tổng thể. CIO đối mặt với
việc giảm chi phí trong khi vẫn duy trì hoặc tăng giá trị mang lại cho hoạt động kinh
doanh của tổ chức.
Sự đổi mới tốt hơn cắt giảm
Khi nền kinh tế xuống dốc, khuynh hướng đầu tiên của nhiều tổ chức là đóng
băng các dự án. Tuy nhiên, việc treo các dự án có thể là một lựa chọn rủi ro nhất đối
với hoạt động kinh doanh, và nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công
của tổ chức về mặt lâu dài.
Như mỗi CIO đều biết, dự án kỹ thuật có thể ảnh hưởng trên lợi nhuận nhìn từ bên
dưới nhưng cũng có thể có ảnh hưởng tích cực cho doanh thu và sự phát triển của tổ
chức về tổng quát. Kỹ thuật cho phép kinh doanh cải tiến với các giải pháp mới để hỗ
trợ hoạt động kinh doanh tồn tại hoặc thậm chí vượt qua khủng hoảng.
Kỹ thuật cho phép tổ chức:
• Giảm chi phí/chi phí hoạt động kinh doanh
• Tăng độ lệch (margin) bởi thay đổi mơ hình kinh doanh và mối quan hệ giữa

doanh thu và chi phí liên quan

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 6

• Mở ra một kênh bán hàng mới
• Định nghĩa phân khúc khách hàng mới, hoặc giữ lại các khách hàng cũ
• Mở ra mơ hình kinh doanh mới
• Đáp ứng nhu cầu và tăng sự thỏa mãn của khách hàng
• Cải thiện dịch vụ khách hàng
• Cung cấp sản phẩm mới đến thị trường
• Tối ưu chuỗi cung ứng
• Tăng tốc việc xử lý
• Cải tiến chất lượng
• Cải thiện việc ra quyết định
• Hỗ trợ chiến lược kinh doanh
Đảm bảo kỹ thuật hỗ trợ cho các mục tiêu kinh doanh
Kỹ thuật rất quan trọng. Tuy nhiên, kỹ thuật triển khai khơng hợp lý có thể tốn
nhiều chi phí và khơng hiệu quả. Một số người bị cuốn hút bởi sự hấp dẫn của kỹ
thuật tân tiến nhất mà khơng có một mục đích kinh doanh hợp lý.
Một vài doanh nghiệp đưa ra kết luận rằng triển khai kỹ thuật giải quyết mọi thứ. Tuy
nhiên, nó khơng phải ln ln hỗ trợ chiến lược kinh doanh đầy đủ và hiệu quả chi
phí.
Có chiến lược dài hạn
Mặc dù hầu hết phần mềm sẽ hoạt động trong ngắn hạn, về mặt lâu dài, chúng
ta sẽ thấy sự khác nhau trong tổng chi phí, bao gồm sự khơng hiệu quả của qui trình

kinh doanh, thay đổi phần mềm, hỗ trợ, giao tiếp, chỉnh sửa dữ liệu, đào tạo và lỗi.
CNTT phải tập trung giảm chi phí cả về ngắn hạn lẫn thay đổi cấu trúc trong dài hạn
sẽ mang lại tổng chi phí thấp hơn.
Triển khai từng giai đoạn, có ưu tiên và lựa chọn
Chia các dự án, chương trình lớn thành các dự án nhỏ hơn có thể quản lý được
để nhận diện sự chọn lựa kết quả nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Một chương
trình mang lại lợi ích lớn trong 5 năm thì khơng có ích bằng việc giảm chi phí để tồn

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 7

tại trong năm hiện tại. Đảm bảo sự thống nhất định hướng chiến lược bởi xây dựng
dự án phạm vi lớn nhưng triển khai từng phần nhỏ hơn có thể. Đồng thời, sắp xếp ưu
tiên cao cho các chức năng nào sẽ được triển khai trước để giảm chi phí và có thể
mang lại ROI nhanh hơn. Tập trung vào nguyên tắc 80/20. Có nghĩa rằng, 20% của
dự án mang lại 80% lợi ích và ROI.

1.1.2. Chiến thuật áp dụng cho việc giảm chi phí liên quan đến ứng dụng
Các chiến thuật là hành động cụ thể để đạt được chiến lược đã đề ra.
Trong phần này, các chiến thuật để giảm chi phí CNTT được phác họa bao gồm các
lĩnh vực:
Danh mục ứng dụng: Cơ hội giảm chi phí bằng cách rà sốt danh mục các
ứng dụng.
Mua bản quyền phần mềm ứng dụng: Cơ hội giảm chi phí khi thỏa thuận bản
quyền phần mềm mới.
Thỏa thuận bảo trì và hỗ trợ ứng dụng: Cơ hội giảm chi phí khi thỏa thuận

các hợp đồng bảo trì mới và hiện tại.
Triển khai phần mềm: Các giải pháp đề xuất để giảm chi phí khi triển khai
phần mềm
Phát triển ứng dụng có chỉnh sửa.
a. Danh mục các ứng dụng
Sử dụng danh mục ứng dụng để phân tích và tìm kiếm các cơ hội giảm chi phí.
Q trình xác định giảm chi phí các ứng dụng khơng thể được tiến hành nếu như
khơng có sự nắm bắt rõ ràng các ứng dụng đang sử dụng trong tổ chức, ai sử dụng nó,
nó được sử dụng ở đâu, mục đích gì và chi phí hiện tại. Xem xét các chiến thuật để
thay đổi đối với danh mục các ứng dụng.
Loại bỏ các phần mềm không sử dụng
Lĩnh vực giảm chi phí trong các ứng dụng là thách thức bởi vì các thay đổi phải
cần nhiều thời gian để thực hiện. Tuy nhiên, loại bỏ các phân hệ phần mềm không sử
dụng là một trong những thành cơng nhanh chóng để giảm chi phí khỏi ngân sách
ngay lập tức. Chắc chắn rằng doanh nghiệp không phải cho bất kỳ phần mềm không

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 8

triển khai, không sử dụng. Kiểm kê phần mềm của bên thứ ba và sử dụng kiểm toán
đế kiểm tra bản quyền phần mềm thường xuyên để phát hiện các chi phí sử dụng vượt
quá cho bản quyền. Chấm dứt các phần mềm không sử dụng nữa sẽ giảm sự hỗ trợ
trong mục hạ tầng. Tương tự, xem xét việc chấm dứt các module hoặc các người
dùng vượt quá trong bất kỳ ứng dụng đang sử dụng để giảm bớt chi phí bảo trì liên
quan đến các module này.
Tổng hợp các ứng dụng dư thừa

Rà soát các module đã mua mà nó trùng lắp chức năng đã cung cấp bởi một ứng
dụng đơn lẻ khác. Xem xét việc thay thế và loại bỏ các ứng dụng mà nó trùng lắp
chức năng để giảm chi phí. Ví dụ, việc ghi nhận và báo cáo thời gian nhân viên
thường là một phần của phần mềm tính lương. Nó cũng có thể trong phần mềm quản
lý nhân sự hay hệ thống kiểm soát cửa hàng và hệ thống danh mục dự án. Phịng ban
cũng có thể có phần mềm riêng để theo dõi và báo cáo thời gian. Trong ví dụ này, tái
cơ cấu ứng dụng là gom tất cả các báo cáo thời gian trong một ứng dụng doanh
nghiệp duy nhất sẽ giảm chi phí các chức năng này.
Thay thế các ứng dụng có chi phí hỗ trợ cao
Rà sốt chi phí hỗ trợ và bảo trì cũng như nhân viên hỗ trợ mỗi ứng dụng. Sắp xếp
các ứng dụng theo tổng chi phí sở hữu. Đảm bảo rằng giá trị kinh doanh nhận được từ
các ứng dụng là tương quan với chi phí. Rà sốt các chi phí hỗ trợ ứng dụng với mỗi
lãnh đạo kinh doanh để đảm bảo rằng họ cảm thấy đang có được giá trị tương đương.
Đối với các ứng dụng khác, nếu ứng dụng chi phí cao hơn so với giá trị mang lại cho
kinh doanh, làm việc với kinh doanh để xem xét việc thay thế các ứng dụng chi phí
cao bằng một giải pháp chi phí hiệu quả hơn. Trong trường hợp này, giải pháp hiệu
quả có thể là phải thực hiện thao tác bằng tay.
Đánh giá các ứng dụng kinh doanh để đảm bảo rằng nó đang mang lại giá trị kinh
doanh có thể dựa vào hình 2.1:

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 9

Hình 2.1 Ma trận giá trị của ứng dụng
Các ứng dụng ở ô 1 là các ứng dụng mang lại giá trị cao cho hoạt động kinh
doanh, đầu tư được ưu tiên. Các ứng dụng cần được duy trì hiện trạng nếu khơng

chi phí phải tăng lên vì một số ngun nhân.
Các ứng dụng ở ơ số 2 cũng mang lại giá trị chiến lược cao nhưng rà sốt chúng
để xem có thể nào giảm chi phí bảo trì mà khơng ảnh hưởng tiêu cực đến giá trị
của hoạt động kinh doanh
Các ứng dụng được xác định trong ô 3 là các ứng dụng mang lại giá trị cho hoạt
động kinh doanh thấp, cần xem xét để tổng hợp vào các ứng dụng mang lại giá trị
cao hơn với ưu tiên thấp hơn vì chi phí tiếp tục thấp.
Các ứng dụng trong ô 4 này là trung gian cho việc rà sốt để tổng hợp vì chi phí
liên quan đáng kể đến giá trị của hoạt động kinh doanh.
Xem xét các ứng dụng tốt đứng thứ hai
Khi đánh giá các lựa chọn phần mềm, nhiều tổ chức triển khai phần mềm tốt nhất.
Trong nhiều trường hợp phần mềm tốt thứ hai có thể cung cấp đầy đủ chức năng đáp
ứng yêu cầu kinh doanh. Doanh nghiệp không phải luôn luôn cần phần mềm tốt nhất
đặc biệt khi so sánh giá khác nhau. Cùng lúc, doanh nghiệp có thể chấp nhận 90%
chức năng và 60% về chi phí có thể hiệu quả cho nhu cầu của doanh nghiệp.
Chuẩn hóa các nhà cung cấp ứng dụng

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 10

Nếu doanh nghiệp kết hợp các phần ứng dụng chính trong danh mục ứng dụng
trong một nhà cung cấp, (ví dụ IBM, Microsoft, Oracle, SAP…), doanh nghiệp có thể
có lợi về khoản chiết khấu thêm vì mua số lượng nhiều, và tốn ít chi phí hơn để giao
tiếp và qui trình. Chi phí đào tạo và hỗ trợ cá nhân cũng thấp hơn với kỹ thuật thống
nhất. Mặt khác, cần phải hiểu rằng đòn bẩy của việc sau khi mua của doanh nghiệp sẽ
đi đôi với cùng một nhà cung cấp và vết chân sẽ lớn hơn sẽ có trở ngại hoặc chi phí

cao hơn. Vì vậy, trong một vài trường hợp, một loạt các ứng dụng có những chỗ để
các ứng dụng giao tiếp với nhau sẽ giúp cho doanh nghiệp mềm dẻo và khả năng giao
tiếp, đặc biệt với việc sử dụng của kiến trúc doanh nghiệp và kỹ thuật cổng điện tử
(portal).
Tổng hợp các thực thể của ứng dụng
Nhiều các doanh nghiệp lớn, sử dụng hàng triệu $ để triển khai ERP, nhưng triển
khai nhiều thực thể (instance) để có thể đáp ứng yêu cầu của các phòng ban, khu vực
hoặc đơn vị kinh doanh. Mỗi thực thể riêng biệt tốn chi phí thêm cho bản quyền cũng
như bảo trì và hỗ trợ. Khi nào có thể, doanh nghiệp cố gắng tổng hợp các thực thể của
ứng dụng vào số lượng ít nhất để giảm tổng chi phí nhiều hơn.
Chuẩn hóa các cơng cụ phát triển
Đối với trường hợp phát triển có điều chỉnh và các gói phần mềm, chuẩn hóa các
cơng cụ phát triển và phân loại những cơng cụ chính yếu và sử dụng đặc biệt. Mỗi
công cụ phát triển thêm vào sẽ tốn chi phí để huấn luyện và dự phòng nhân viên.
Xác định các khe hở trong chức năng
Khi xem lại danh mục các ứng dụng, đối chiếu nó với tổ chức và chức năng kinh
doanh, xác định các phần thiếu sót để xem lại các lợi ích có được từ CNTT. Ví dụ,
khi thực hiện điều này, doanh nghiệp phát hiện rằng lĩnh vực tiếp thị không được tự
động hóa. Doanh nghiệp nhận ra rằng nó là vì những nhân viên thực thi công tác tiếp
thị không đánh giá đúng về CNTT và dẫn đến không cần thiết để một cơng cụ. Khi
tìm hiểu lại qui trình tiếp thị, họ nhận ra rằng nhu cầu hỗ trợ để cải tiến qui trình
nghiệp vụ và kỹ thuật mà khi triển khai sẽ mang lại lợi ích kinh doanh lớn.

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 11

Xem xét việc sử dụng công nghệ mới để cung cấp các chức năng mà không thể có
trong quá khứ. Điều này sẽ giúp giảm chi phí trong hoạt động kinh doanh và loại bỏ
các ứng dụng CNTT tốn chi phí khác. Ví dụ, chức năng mới với sự hỗ trợ của chức
năng Web 2.0 (Blog, Sharepoint, wikis và mashup) có thể cực kỳ hữu ích.
Sử dụng nhiều chức năng hơn
Nhiều doanh nghiệp đã không tận dụng thuận lợi đầy đủ của gói phần mềm doanh
nghiệp, bỏ qua các tính năng quan trọng mà nó dẫn đến hiệu quả hoạt động kinh
doanh đáng kể.
Xem xét đầy đủ chức năng và các module tiềm năng. Theo các ước đốn của lĩnh
vực cơng nghiệp, có khoảng 25% chức năng sẵn sàng trong gói phần mềm mà chưa
được doanh nghiệp sử dụng.
Do đó, chúng ta cần phải làm việc với các nhà lãnh đạo và đội ngũ kinh doanh để
rà sốt lại để có thể thấy được lợi ích của việc sử dụng các chức năng khác. Một khi
doanh nghiệp đã sử dụng thêm chức năng của hệ thống hiện tại, chi phí cho mỗi chức
năng sẽ giảm.
Thực hiện đánh giá và kế hoạch chiến lược các ứng dụng
Đối với các doanh nghiệp khơng có kiểm kê phần mềm một cách chính thức thì
việc đánh giá và kiểm tốn ứng dụng hằng năm để rà soát các phần mềm đã triển khai
tồn tổ chức là cần thiết. Nó bao gồm việc rà soát lại định hướng kinh doanh và áp
lực của ngành để xác định các ứng dụng kinh doanh có đáp ứng yêu cầu của kinh
doanh trong tương lai hay khơng. Đồng thời, hồn thiện kế hoạch chiến lược CNTT
mỗi năm.
Khi đánh giá ứng dụng tổng quan và kế hoạch chiến lược, doanh nghiệp đánh giá
ứng dụng theo các nguyên tắc hướng dẫn phát triển từ mục tiêu kinh doanh. Một ví
dụ như sau:
Các phần kinh doanh chủ
Các nguyên tắc
yếu và nguồn gốc chính yếu hướng dẫn CNTT

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN

Các mục tiêu CNTT


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Thay đổi mơ hình hoạt động

Trang 12

Mềm dẻo

Kiến trúc hệ thống tổng

kinh doanh

qt

Cải tiến

Có thể duy trì

Sản phẩm mới

Các dịch vụ sử dụng lại

Nhu cầu đáp ứng nhanh

Dữ liệu quan hệ

Xem xét làm mới hệ thống cũ
Chi phí hỗ trợ ứng dụng nói lên rằng chi phí sẽ không cao hơn để nâng cấp thay
thế hệ thống cũ hơn là tiếp tục con đường duy trì danh mục hiện tại. Một số dấu hiệu
cảnh bảo cho thấy rằng đại tu hoàn toàn danh mục ứng dụng sẽ có lợi:
Sự gia tăng liên tục hằng năm của lỗi đến nỗi không thể thực hiện các thay đổi
đơn giản nghĩa là người sử dụng từ bỏ làm các yêu cầu.
Thay đổi không quan trọng nhưng liên quan đến chi phí cao vì hệ thống cũ sử
dụng kỹ thuật cũ, cứng nhắc.
Chi phí bảo trì và hỗ trợ leo thang đến một mức mà ngân sách CNTT áp dụng
cho dự án và chi phí khơng bắt buộc (discretionary spending) thấp hơn mỗi
năm. Không thể sử dụng ngân sách cho dự án để chuyển cho nguồn lực cần
thiết để duy tri chức năng của hệ thống cũ.
Thay đổi đáng kể trong chiến lược kinh doanh tăng khoảng cách giữa chức
năng và u cầu.
Hệ thống phần mềm cũ khơng cịn được sự hỗ trợ của nhà cung cấp.
Công cụ hỗ trợ phần mềm không đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.
Xem xét chiến lược mở rộng vòng đời
Đối với một số doanh nghiệp, việc thay thế hệ thống cũ là cần thiết nhưng khơng
thể có đủ ngân sách để làm hoặc chưa sẵn sàng để làm thì việc mở rộng vịng đời của
ứng dụng trong khi cũng mang lại giá trị cho hoạt động kinh doanh.

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 13

Xem xét việc mua trước khi xây dựng chiến lược để giảm chi phí bảo trì và hỗ
trợ

Sử dụng qui trình lựa chọn nhà cung cấp có cơ cấu để chọn giải pháp tốt nhất
Xem xét giải quyết vấn để ở cấp độ doanh nghiệp hơn một phịng ban.
b.

Việc mua bản quyền phần mềm ứng dụng
Có chiến lược thỏa thuận và lưu lại các kết quả thỏa thuận
Bắt đầu các thỏa thuận sớm trong qui trình
Khơng ngại thỏa thuận chiết khấu một cách nghiêm túc khi mua phần mềm
Mua bản quyền khi nào cần thiết
Mua bản quyền cho những module thực sự cần thiết
Mua bản quyền cho số lượng người sử dụng mà doanh nghiệp cần
Đảm bảo loại user và sự kết hợp hợp lý: Nhiều nhà cung cấp tính chi phí bản
quyền dựa trên loại user được ước lượng. Cách thức định nghĩa user trong
doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến chi phí tổng bản quyền phần mềm ví dụ như
user đầy đủ, user chỉ để lấy thông tin, user thực hiện giao dịch, user phát triển
ứng dụng…
Xem xét việc xây dựng ứng dụng, portal, các ứng dụng khách hàng (front-end)
nếu nó sẽ giảm được chi phí.
Xem xét tổng thể ảnh hưởng của việc xử lý, lõi hoặc máy ảo đối với bản quyền
Xem xét bản quyền về số lượng thực thể
Xem xét yêu cầu sự đền bù cho phần mềm beta: Nếu phần mềm được đưa ra
thị trường chỉ có một số lượng nhỏ người sử dụng, doanh nghiệp phải thỏa
thuận khoản chiết khấu thêm để bù đắp cho phần rủi ro của doanh nghiệp.
Xem xét các điều khoản bản quyền đối với các trường hợp mua bán
Dành thời gian để thỏa thuận các điều khoản và điều kiện vì nó quan trọng.

c.

Hợp đồng bảo trì và hỗ trợ các ứng dụng
Thỏa thuận chi phí hằng năm vì nó ảnh hưởng lớn đến tồn ngân sách.

Xem xét việc phạt về hiệu quả của dịch vụ.

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 14

Xem xét việc thay đổi trả theo giờ, trả theo mỗi sự cố hay nhà cung cấp dịch
vụ thứ ba.
Đối chiếu mức dịch với nhu cầu của hoạt động kinh doanh.
Nâng cấp có xem xét và đánh giá: Khơng mù qng nâng cấp chỉ vì nhà cung
cấp phần mềm là đối tác chiến lược của doanh nghiệp vì mỗi lần nâng cấp
phần mềm sẽ tốn chi phí và tạm ngưng hoạt động kinh doanh.
d.

Triển khai phần mềm
Đảm bảo rằng doanh nghiệp sẵn sàng triển khai phần mềm mới.
Xem xét việc tăng tốc cho việc triển khai phần mềm chi phí thấp hơn nếu thấy
nó phù hợp.
Tăng tốc độ triển khai một cách nghiêm túc, vì thời gian là chi phí.
Giảm thiểu việc điều chỉnh theo yêu cầu (customization) để giảm chi phí sở
hữu dài hạn.
Xem xét việc các chi phí triển khai như là một yếu tố trong qui trình lựa chọn.
Tập trung vào việc cải tiến qui trình hoạt động kinh doanh vì đây là lợi ích chủ
yếu và giảm chi phí.

e.

Phát triển các ứng dụng theo yêu cầu
Xem xét prototyping và các công cụ phát triển hợp lý để đáp ứng yêu cầu của
doanh nghiệp.
Xem xét phương pháp luận “agile” để có thể mang lại kết quả nhanh hơn đồng
thời giảm được chi phí.
Xem xét mã nguồn mở để thời gian phát triển ngắn hơn và ít chi phí hơn.
Xem xét SOA để có thể sử dụng lại các component và chi phí tổng qt sẽ ít
hơn.
Xem xét mơi trường phát triển kết hợp việc sử dụng mã nguồn mở, mã từ bên
thứ ba, các thành phần của SOA, nhà cung cấp thuê ngoài, và mã điều chỉnh
(custom).
Xem xét “tiền công” hoặc doanh thu từ việc phát triển phần mềm theo yêu cầu:
Nếu doanh nghiệp viết thêm cho các gói phần mềm, xem xét việc bán ngược

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 15

trở lại cho nhà cung cấp hay các cơng ty khác để có thể mang lại doanh thu
cho doanh nghiệp.
f.

Các lựa chọn ứng dụng thêm vào
Xem xét dịch vụ lưu trữ các ứng dụng, quản lý dịch vụ nhà cung cấp, phần
mềm như dịch vụ, BPO (business process outsourcing).

1.2. Hạ tầng kỹ thuật

Hạ tầng kỹ thuật thì phức tạp nhưng cũng là một trong những thành phần lớn nhất
để có thể giảm chi phí tiềm năng. Quản lý chi phí hạ tầng và quyết định cắt giảm ở
đâu thì khơng phải ln ln có thể thấy được vì sự ảnh hưởng chiến lược dài hạn của
các hoạt động. Nhiều yếu tố cần phải được xem xét trước khi quyết định cắt giảm hạ
tầng.
1.2.1. Chiến lược giảm chi phí đối với hạ tầng kỹ thuật
Các chiến lược liên quan đến hạ tầng CNTT như sau:
Thay đổi kỹ thuật
Kỹ thuật ngày càng phát triển. Thông thường, triển khai kỹ thuật mới sẽ tiết kiệm
số tiền đáng kể. Các nhà quản trị phải tiếp tục theo sát khuynh hướng kỹ thuật và
đánh giá khách quan ảnh hưởng đến tài chính. Thơng thường, kỹ thuật hạ tầng mới sẽ
mang lại khả năng làm nhiều hơn với số tiền ít hơn đáng kể. Tuy nhiên, việc triển
khai kỹ thuật mới sẽ tiết kiệm chi phí nếu CNTT sử dụng nó để thay thế hệ thống cũ,
các ứng dụng kém hiệu quả hơn hoặc nếu kỹ thuật cung cấp chức năng mới. Để loại
bỏ kỹ thuật cũ hơn thường là một thách thức. Không loại bỏ kỹ thuật cũ, kết quả
chung là phức tạp và chi phí nhiều hơn.
Nắm vững các ảnh hưởng của việc thay đổi hoạt động kinh doanh
Bất kỳ sự thay đổi về hoạt động kinh doanh có thể ảnh hưởng đến các yêu cầu và
dịch vụ CNTT. Việc nắm bắt về hoạt động kinh doanh, nguồn gốc chi phí, và các ứng
dụng là quan trọng cũng như các ảnh hưởng của sự thay đổi hoạt động kinh doanh.
Nếu một doanh nghiệp thay đổi sản phẩm và dịch vụ, nó có thể ảnh hưởng đáng kể
đến giao dịch CNTT, các yêu cầu phần mềm, phần cứng.

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

Trang 16

Trì hỗn chi phí nếu có thể
Dù doanh nghiệp phải xem xét về chiến lược lâu dài, nó có thể thường có thể trì
hỗn các chi phí mà khơng có ảnh hưởng đáng kể đến chiến lược. Việc tìm ra những
điểm đầu tư cần thiết là một kỹ xảo. Quản lý kinh doanh phải hỗ trợ CIO khi thời
điểm đầu tư đã đến và cân đảm bảo rằng việc trì hỗn khơng q lâu.
Đối chiếu việc đầu tư với rủi ro mong đợi
Đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí bảo mật tăng vì nguy cơ và điểm yếu càng
cao. Đầu tư bảo mật vào bảo vệ dữ liệu, bảo mật ở người dung đầu cuối, quản lý
nguy cơ, trộm từ bên ngoài và bên trong và đánh giá điểm yếu đang tăng lên. Sự kiện
11/09, lũ lụt, tai họa của tự nhiên cuối cùng cũng được chú ý bởi các đối tượng có
liên quan và lãnh đạo về việc phục hồi sau thảm họa và kinh doanh liên tục. Vì nhiều
doanh nghiệp đang thiếu sự chú ý trong những lĩnh vực này nhiều năm, họ không thể
cắt giảm và phải tăng chi phí thực sự. Tuy nhiên, sẽ có những chọn lựa cho tổ chức
mà đã thực hiện nhiều trong lĩnh vực này trong quá khứ để đáp ứng các yêu cầu ngân
sách. Rà soát quản lý rủi ro, khả năng xảy ra và việc đầu tư liên tục để đảm bảo rằng
nó phù hợp với tình hình doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp đối mặt với việc chi phí cho việc tn thủ bắt buộc khơng
có lựa chọn, nhưng có sự linh động trong cách doanh nghiệp xác định nhu cầu. Các
lĩnh vực tuân thủ như SOX (Sarbanes-Oxley), PCI (Payment Card Industry), HIPAA
(Health Insurance Portability and Accountability) và nhiều luật yêu cầu trong lĩnh
vực công nghiệp đặc thù yêu cầu tăng chi phí CNTT. Một số dự án CNTT thu hút sự
chú ý vì cho rằng nó có yêu cầu phải tuân thủ. Phải có sự kiểm tra những gì đang
được làm về mặt chi phí cho việc tuân thủ và báo cáo và cắt giảm sự vượt quá để làm
những gì thực sự cần thiết.
Xem xét việc đầu tư cho CNTT
Có nhiều cơng cụ sẵn có để cải thiện có hiệu quả cho CNTT. Những cơng cụ
này giảm các chi phí vận hành CNTT như cơng cụ tự động kiểm tra sản phẩm, công
cụ quản lý hệ thống để có thể phát hiện vấn đề một cách chủ động. Có được những
cơng cụ đúng đắn là rất quan trọng và sẽ hỗ trợ công việc hiệu quả hơn. Kỹ thuật luôn

GVHD: TS. HUỲNH TƯỜNG NGUYÊN