Bài 5 kỹ NĂNG THU THẬP và xử lý THÔNG TIN TRONG LÃNH đạo QUẢN lý ở cơ sở

Bài 5
KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ

1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THƠNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN
LÝ
1.1. Khái niệm thơng tin trong lãnh đạo, quản lý
1.1.1. Khái niệm thông tin
Thông tin trong lãnh đạo, quản lý là sự truyền đạt các thơng điệp, tin tức
có liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận hiéu rõ ý nghĩa của thơng
điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêu
lãnh đạo, quản lý.
Từ khái niệm trên cần chú ý mấy điểm sau:
Thứ nhất, xét về thái độ vật chất và dưới dạng tĩnh, thông tin quản lý là
những thơng điệp, tin tức, có thế là một sản phấm hữu hình (một bài báo, một
chỉ thị thành văn, một cuốn sách, một tập tư liệu, một bức ảnh, v.v.), cũng có
thể là một sản phẩm vơ hình (một mệnh lệnh, tin đồn, v.v.). Như vậy, hình
thức thể hiện thơng tin rất đa dạng, phong phú. Nói cách khác, mỗi một thơng
tin đều phải ký gửi nội dung vào một “vật mang” nhất định. Trong thời đại
cách mạng thông tin hiện nay, vật mang thông tin ngày càng đa dạng, phong
phú, gắn liền với sự phát triển của ngành kỹ thuật điện từ và công nghệ thông
tin.
Thứ hai, thông tin luôn gắn liền với sự vận động của nó. Một báo cáo phải
có người tiếp nhận (đọc hoặc nghe), một tài liệu phải có người đọc, một tin
đồn phải có người nghe và xử lý. Do vậy, thông tin được quan niệm dưới
dạng đông như một quá trình truyền đạt từ người phát tin đến người nhận tin.


1.1.2. Khái niệm dữ liệu
Trong nghiên cứu khoa học, dữ liệu được hiểu là các biểu hiện ilùng để
phàn ánh đối tượng nghiên cứu[1]. Hay nói cách khác dữ liệu chính là tổng

hợp những thơng tin thu được về một sự vật hiện tượng nào đó. Đối với lãnh
đạo, quản lý, dữ liệu chính là những lliơng tin thu được phục vụ cho hoạt
động lãnh đạo, quản lý.
1.1.3 Phân loại dữ liệu
Dữ liệu có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau như dữ liệu
chính thức, dữ liệu khơng chính thức, dữ liệu sơ cấp, dữ liệu thứ cấp.
- Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thu từ những nguồn có sẵn, thường là những
dữ liệu đã qua tổng hợp, xử lý.
- Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu được thu thập ban đầu, chưa qua xử lý, tống
hợp, là dữ liệu sơ cấp (dữ liệu thô).
- Dữ liệu chính thức là dữ liệu đã được các cơ quan quản lý chính thức
cơng bố.
- Dữ liệu khơng chính thức/chưa chính thức là những dữ liệu chưa được
các cơ quan quản lý, cơ quan chức năng chính thức cơng bố. Nó có thể là
những dữ liệu đang tồn tại ở dạng bản thảo, bản nháp.
1.1.4. Dữ liệu định lượng
Dữ liệu định lượng là loại dữ liệu phản ánh mức độ, mức độ hơn kém, tính
được trị số trung bình1. Dữ liệu định lượng được thể hiện bằng các con số thu
được ngay trong q trình khảo sát, thu thập thơng tin.
1.1.5. Dữ liệu định tính
Dữ liệu định tính là loại dữ liệu phản ánh tính chất, sự hơn kém, ta khơng
tính được trị trung bình của dữ liệu định tính. Dữ liệu định tính “nhằm phát
hiện ra kiểu loại, cấu trúc của mối quan hệ giữa con người và xã hội đồng thời
lý giải nội dung, ý nghĩa và dự báo xu hướng biến đổi của chúng trong đời
sống xã hội của con người”[2]. Dữ liệu định tính thường dưới dạng lời văn,


các tù, cụm từ được viết, hoặc các biểu tượng mô tả, tượng trưng cho người,
hành động và các sự kiện trong xã hội.
1.2. Phân loại thông tin trong lãnh đạo, quản lý

1.2.1. Các kênh thông tin
Thông tin thường được truyền tải qua các kênh chủ yếu như sau:
Kênh ấn phẩm: các thơng tin được truyền qua sách, tạp chí, báo và các
văn bản được xuất bản, công bố công khai một cách chính thức. Lưu ý lựa
chọn loại sách, tạp chí, báo, và các ấn phẩm một cách phù hợp.
Kênh nghe nhìn: các thơng tin được truyền qua các đài phát thanh, truyền
hình và phim ảnh, băng video. Trong số này quan trọng nhất và phổ biến nhất
là kênh truyền hình (ti vi), kênh truyền thanh (qua đài), kênh điện thoại, kênh
máy tính kết nối Internet. Lưu ý rằng các thơng tin truyền qua kênh này chủ
yếu mang tính phổ biến kiến thức cho vô số công chúng, dân chúng, đại
chúng, cần phải chọn lọc và xử lý một cách phù hợp.
Kênh giao tiếp trực tiếp: các thông tin được truyền trong các mộc giao tiếp
trực tiếp dưới hình thức hợp, hội thảo, tọa đàm, báo cáo, nói chuyện, cần tính
đến mục đích và nội dung cụ thể của cuộc giao tiếp để tiếp cận và sử dụng
thông tin một cách phù hợp.
Kênh thơng tin khơng chính thức, các câu chuyện tiếu lâm, các tin đồn,
các luồng dư luận xã hội, các tờ rơi v.v. đều là những hình thức truyền tin
khơng chính thức có thế tham khảo khi cần thiết và cần được đánh giá độ tin
cậy khi sử dụng.
1.2.2. Các nguồn thông tin
Thông tin xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau. Trong lãnh đạo, quản lý
cần chú ý tới các nguồn tin chính thức từ cấp trên, từ các phòng ban chức
năng ngang cấp, từ các nguồn tin cấp dưới và các nguồn tin bên ngoài, nguồn
tin nội bộ. Về tính chất thơng tin có thể phân biệt nguồn tin khoa học do các
nhà khoa học, các cơ sở khoa học cung cấp, các nguồn tin do các phóng viên,
biên tập viên của các cơ quan truyền thông đại chúng cung cấp và các nguồn


tin khác đặc biệt là nguồn tin từ người dân, công dân, khách hàng, đối thủ, đối
tác. Nguyên tắc là nguồn tin đáng tin cậy mới cung cấp được thông tin có

thể tin cậy.
1.2.3. Các đối tượng của thơng tin
Thơng tin ln có đối tượng cho biết về một điều gì đó nhất định. Đối
tượng của thơng tin rất phong phú, đa dạng. Do vậy cần xác định rõ phạm vi,
lĩnh vực của lãnh đạo, quản lý để có thể thu thập, xử lý và phân tích thơng tin
một cách chính xác, phù hợp. Có thể phân biệt các loại đối tượng của
thông tin căn cứ vào lĩnh vực hoạt động như đối tượng kinh tế, chính trị, văn
hóa, xã hội, khoa học, giáo dục, y tế, thể thao, v.v.. Lãnh đạo, quản lý về lĩnh
vực nào thì cần thu thập, xử lý và phân tích thơng tin về lĩnh vực đó và những
lĩnh vực liên quan. Do vậy cần có thơng tin ngành, chun ngành và liên
ngành.
1.2.4. Các chủ thể thông tin
Chủ thể của thông tin luôn là các cá nhân, nhóm, tổ chức, cộng đồng xã
hội nhất định. Chủ thể thông tin là người sở hữu thông tin, cung cấp thông tin
hoặc đơn giản là người truyền tin, người đưa tin. Trong lãnh đạo, quản lý hiện
nay cần đặc biệt quan tâm tới chủ thể thông tin là người dân, đối tác, khách
hàng để kịp thời nắm bắt và xử lý thông tin cần thiết.
1.2.5. Mục tiêu của thơng tín
Mục tiêu của thơng tin rất đa dạng, phong phú nhưng có thể phân biệt:
mục tiêu của thơng tin là để biết chuyện gì xảy ra, mục tiêu để hiểu chuyện
xảy ra như thế nào, có ý nghĩa gì và mục tiêu hành động: thông tin gợi mở ra
biện pháp hành động và thúc đây hành động một cách chính xác, hiệu quả,
chất lượng. Việc thu thập, xử lý, phân tích thơng tin cần phải nhằm vào mục
tiêu xác định để đảm bảo năng suất, chất lượng, hiệu quả, hiệu lực và độ tin
cậy cao.
1.3. Đặc điểm của thông tin đối vói hoạt động lãnh đạo, quản lý
1.3.1. Tính địa chỉ


Thông tin quản lý khác với tin tức. Tin tức cũng là thơng điệp phản ánh dữ

kiện nào đó của đời sống nhưng nó được truyền đạt rộng rãi cho mọi đối
tượng mà người gửi không quan tâm đến việc người nhận có tiếp nhận và hiêu
được ý nghĩa của thông điệp hay không. Ngược lại thông tin quản lý ln địi
hỏi phải có người gửi và người nhận thơng điệp (dù thơng tin dưới dạng văn
bản hoặc lời nói). Đặc điềm này đòi hỏi cán bộ lãnh đạo, quản lý khi tiếp nhận
truyền đạt thông tin luôn phải biết loại bỏ những tin tức không phải là thông
tin (không cần thiết cho hệ thống của mình); xác minh rõ người gửi và người
nhận thơng tin. Q trình truyền đạt thông tin phải bảo đảm thông tin đến
được người nhận.
1.3.2 Tính hiểu rõ
Thơng tin ln bị những trở ngại làm cho thông tin bị ngăn cản, không
đến được người nhận hoặc làm cho thông tin bị sai lạc địa chỉ, hiểu sai. Theo
sơ đồ diễn trình thơng tin trình bày ở trên, tất cả các bước như mã hóa, truyền
tin, nhận tin, giải mã đều có nguy cơ làm cho thơng tin bị sai lạc.
Người truyền tin có thể thể hiện ý tưởng thơng điệp của mình khơng
chuẩn xác khi mã hóa thơng tin. Viết văn bản, báo cáo khơng đúng chính tả,
ngữ pháp, hành văn cầu kỳ, rối rắm có thể làm cho người đọc hiểu sai ý tưởng
truyền đạt của mình. Khi sử dụng thơng tin lời nói, phát âm rành mạch, dễ
hiểu sẽ đảm bảo người nghe hiểu đúng ý đồ của mình.
Trong khâu truyền tin, cần xác định hình thức, vật mang tin phù hợp và tổ
chức truyền tin chu đáo, cẩn trọng. Còn khâu giải mã thường là khâu dễ bị sai
lạc, nhất là trong điều kiện bùng nổ thông tin hiện nay với rất nhiều kênh và
hình thức truyền tin hiện đại như nhắn tin qua điện thoại di động, viết thư qua
internet, đọc các văn bản có sử dụng tiếng nước ngồi.
1.3.3. Tính hữu ích
Thơng tin quản lý bao gồm những thơng điệp hữu ích đối với hệ thống
quản lý. Như vậy, cùng một thơng điệp, có thể có ích cho hệ thống quản lý
này và được coi là thơng tin; nhưng nó hồn tồn khơng liên quan gì với một

hệ thống quản lý khác và do vậy ở đó nó khơng được coi là thơng tin. Ví dụ,
tại xã A có vợ chồng ơng X sinh con thứ ba. Thông điệp này chắc chắn là một
thông tin đối với xã A vì xã cần nắm tình hình thực hiện kế hoạch dân số và
cần áp dụng các biện pháp đối với gia đình ơng X. Tuy nhiên, thơng điệp này
khơng liên quan gì đáng kế đến xã B ở một tỉnh khác. Đối với xã B, sinh con
thứ ba chỉ là một tin tức bình thường như hàng triệu tin tức khác, nó khơng
được coi là một thơng tin quản lý. Đặc điểm này của thơng tin địi hỏi người
cán bộ phải biết chắt lọc thông tin, chi tiếp nhận, xử lý, truyền đạt những
thông tin nào thực sự cần thiết cho đơn vị của mình.
Tính hữu ích của thơng tin cịn địi hỏi cán bộ khi soạn thảo thông tin cần
phải đảm bảo rằng những thông tin mà mình soạn thảo, truyền đạt ln mới
mẻ, khơng trùng lặp, không nhắc đi nhắc lại những điều mà mọi người đã
biết, đã nghe nhiều lần.
1.4. Vai trị của thơng tin trong lãnh đạo, quản lý
1.4.1. Thông tin là đổi tượng, nguyên liệu đầu vào, hình thức thể hiện sản
phẩm của lao động lãnh đạo, quản lý
Người cán bộ, khi thực hiện các công việc lãnh đạo, quản lý trên tất cả các
chức năng (dự báo, kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, điều phối, kiểm tra), đều phải
thu thập, xử lý thông tin. Các tư liệu thông tin như báo cáo, dữ liệu thực tế,
chỉ thị, v.v. được coi như đối tượng mà người cán bộ phải xử lý hàng ngày.
Nếu quan sát lao động của người lãnh đạo, quản lý như một q trình xử lý
thơng tin ta thấy, đầu vào của q trình lao động là những thơng tin mà người
cán bộ quản lý cần xử lý; đầu ra của q trình lao động là những quyết định,
cơng văn, báo cáo, nghị quyết, tờ trình, chỉ thị, bài nói chuyện... cũng là
những sản phẩm dưới dạng thơng tin.
Chính vì vậy, thông tin vừa được coi như hệ thống tuần hồn, vừa được coi
như hệ thống thần kinh của cơng tác lãnh đạo, quản lý.
1.4.2. Thông tin gắn liền với quyền lực trong lãnh đạo, quản lý

Vấn đề quan hệ giữa thông tin và quyền lực được C.Barnard nghiên cứu
trong tác phẩm Chức năng của người quản lý. Khi bàn vị vai trị của thơng tin
quản lý, ông cho rằng thông tin là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất
giữa mục đích và hành động của tổ chức, duy trì sự thống nhất hành động của
hệ thống, đều phải sử dụng thông tin như một phương tiện, một cơng cụ của
quyền lực.
Trên bình diện toàn bộ xã hội, người ta đã coi việc nắm giữ thông tin đại
chúng là “quyền lực thứ tư” và trong thời đại hiện nay nhiều khi quyền lực
thứ tư của hệ thống truyền thơng đại chúng cịn mạnh hơn những quyền lực
cơ bản là lập pháp, hành pháp, tư pháp trong cơ cấu tam quyền phân lập.
Trong lĩnh vực kinh tế hiện nay, những ngành nào sử dụng thơng tin nhiều,
sản phẩm có “hàm lượng thơng tin” cao, đều trở thành những ngành có lợi
nhuận cao và vai trò ngày càng quan trọng.
Trong hệ thống quản lý riêng biệt, ai nắm giữ được hệ thống thơng tin,
người đó sẽ có quyền lực.
1.4.3. Thơng tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp ngày càng nhiều vào
giá trị của tổ chức
Trong thời đại thông tin hiện nay, bản thân thơng tin có giá trị ngày càng
tăng cao. Trong chiến tranh, ai nắm được thông tin đặc biệt là thông tin bí mật
của kẻ thù, người đó có khả năng chiến thắng. Ngạn ngữ cổ cũng đã có câu
“biết địch, biết ta, trăm trận trăm thắng”. Trong thời bình, các công ty, các
quốc gia, các địa phương nếu nắm chắc các thông tin về thị trường, về năng
lực cạnh tranh của mình và của người sẽ có cơ hội nâng cao năng lực cạnh
tranh của mình và phát triển kinh tế. Ngay ở cấp cơ sở là xã, phường, thị trấn,
các thông tin về cây trồng, vật nuôi, về thị trường tiêu thụ sản phẩm của địa
phương, kỹ thuật nuôi trồng, bí quyết kinh doanh các mặt hàng và ngành nghề
mà địa phương có lợi thế đều có giá trị rất lớn giúp phát triển kinh tế địa
phương.

Chính vì thơng tin có giá trị ngày càng tăng nên cán bộ quán lý phải biết
đánh giá, phân loại thơng tin. Có những thơng tin (như tri thức canh tác, nuôi
trồng) cần phổ biến rộng rãi trong địa phương, đơn vị để nhân giá trị của
thơng tin. Có những thơng tin thuộc loại cần giữ bí mật mới có giá trị (như
thơng tin về thị trường sản phẩm, bí quyết kinh doanh), cần xử lý sao cho
có lợi nhất cho đơn vị, địa phương. Nhiều loại thông tin hiện nay được coi
như đối tượng mua - bán và hoạt động mua, bán thông tin diễn ra cũng khá sôi
động.
1.5. Phân loại thơng tin quản lý
1.5.1. Theo hình thức thể hiện của thơng tin
Theo cách phân loại này, có thơng tin chữ viết, thơng tin lời nói và thơng
tin bằng các phương tiện khác.
Lời nói là hình thức thế hiện thông dụng được sử dụng phổ biến trong các
hệ thống quản lý. Nhiều cơng trình nghiên cứu đã cho biết 70% thông tin chỉ
thị của cấp trên xuống cấp dưới được được hiện bằng lời nói. Ưu điểm của
hình thức lời nói là truyền đạt nhanh, hiệu quả truyền đạt cao. Tuy nhiên,
nhược điểm của hình thức này là thiếu chuẩn xác và kém tính pháp lý, hơn
nữa nếu chuẩn bị thông tin không kỷ và tổ chức truyền thông tin khơng
tốt có khi lại phản tác dụng.
Chữ viết (văn bản) cũng là hình thức sử dụng rộng rãi. Hình thức này có
những ưu điểm cơ bản là rõ ràng, tránh sai lệch và có thể kiểm sốt được
(giấy trắng mực đen); người nhận và người gửi đều có điều kiện nghiên cứu
kỹ thơng tin; có thể truyền đạt nhanh và thống nhất cho nhiều người ở những
địa điểm khác nhau. Nhược điểm của hình thức này là thơng tin thường được
soạn thảo rất lâu, mất nhiều thời gian; sự tiếp thu thường khơng đồng đều
do trình độ nhận thức khác nhau; nếu cần xử lý thông tin ngược để
đi đến thống nhất sẽ mất nhiều thời gian.
Thông tin bằng các phương tiện khác là những hình thức khơng bằng lời
nói, khơng bằng văn bản. Đó là việc sử dụng cử chỉ, thái độ, nét mặt, ánh mắt

(ngôn ngữ cơ thể) hoặc dùng những phương tiện khác nhau để truyền đạt tín
hiệu thơng tin đa dạng như hình ảnh, sơ đồ, ký hiệu, quy ước, v.v.. Thậm chí
ngay cả thời gian và khơng gian cũng được con người sử dụng như
những phương tiện thơng tin. Các hình thức này rất phong phú và trong
nhiều trường hợp bắt buộc phải sử dụng và rất có hiệu quả (tín hiệu
giao thơng, tín hiệu cờ tay trong hàng hải; tín hiệu quy ước bằng cử chỉ, ánh
mắt trong đàm phán, hội họp hoặc ngay cả khi trao đổi trực tiếp bằng lời nói
với nhau).
1.5.2. Theo chiều của thơng tin trong hệ thống quản lý
Theo cách hiểu này, có thơng tin chỉ thị (thông tin xuống dưới) và thông
tin báo cáo (thông tin lên trên), thông tin ngang và thông tin chéo.
Trong một hệ thống quản lý, thông tin tỏa đi theo nhiều hướng khác nhau:
xuống dưới, lên trên và đan chéo. Thông tin xuống dưới là thông tin chỉ thị
của cấp trên xuống cấp dưới, thường rất được chú trọng. Nhưng nếu đó là xu
hướng áp đảo trong hệ thống thơng tin thì dẫn đến tình trạng mất dân chù
trong quản lý và gây ra nhiều hậu quả xấu. Thông tin dưới lên là những thơng
tin báo cáo góp ý, kiến nghị, khiếu nại, phản ánh, v.v.. Thông tin dưới lên đảm
bảo tính dân chủ của tổ chức. Nhiều người cho rằng một hệ thống thơng tin có
hiệu quả phải kết hợp cả hai chiều: xuống dưới và lên trên. Thơng tin cũng
truyền đi theo chiều ngang, đó là thơng tin giữa những người cùng cấp hay ở
các cấp tổ chức tương đương và theo đường chéo bao gồm những người ở các
cấp khác nhau mà không ở trong các mơi quan hệ trực tuyến với nhau.
1.5.3. Theo tính chất chính thức
Thơng tin được chia theo tiêu chí này thành thơng tin chính thức và khơng
chính thức.
Thơng tin chính thức là thông tin được phát đi theo những quy định của tổ
chức. Thơng tin chính thức gắn liền với chức năng của hệ thống quản lý và nó
bảo đảm tính thống nhất của hệ thống. Do vậy, thơng tin chính thức mang tính
bình đẳng trong truyền đạt và tiếp nhận.

Thơng tin khơng chính thức là những thơng tin được hình thành và lan
truyền theo các quan hệ khơng chính thức, do vậy nó gắn liền với sự tồn tại và
phát triển của các tổ chức khơng chính thức bên trong và bên ngoài hệ thống
quản

lý.

Trong

những

thập niên gần

đây

khoa

học

quản lý rất

chú ý đến tổ chức khơng chính thức và thơng tin khơng chính thức. Thơng tin
khơng chính thức có một số đặc điểm rất đáng chú ý:
- Là dạng thông tin được hình thành và truyền đạt một cách tự nhiên trong
tổ chức. Thơng tin khơng chính thức tạo nên dư luận tố chức. Do vậy, khơng
thế dùng ý chí chủ quan để loại trừ nó.
- Tốc độ truyền đạt nhanh, thậm chí nhanh hơn kênh chính thức.
- Sức thuyết phục cao vì nó được truyền đạt rất tự nhiên và thường truyền

đạt trong nhóm có quan hệ tin cậy nhau. Khi bị cấm đốn, sức thuyết phục
của thơng tin khơng chính thức càng tăng mạnh.
- Dễ bị bóp méo trong q trình truyền tin.
Nếu như thơng tin chính thức tạo sự thống nhất cho tổ chức thì thơng tin
khơng chính thức tạo nên dư luận. Thơng tin khơng chính thức có vai trị nhất
định trong tổ chức (cả lợi và hại) nên người quản lý phải biết sử dụng thông
tin khơng chính thức phục vụ cho mục đích của tổ chức. Trong trường hợp
cần thiết, cũng phải biết sử dụng những hình thức thích hợp để loại trừ hoặc
hạn chế tác động xấu của loại thông tin này.
1.5.4. Theo quan hệ với hệ thống
Theo cách phân loại này, có thơng tin bên trong và thơng tin bên ngồi.
Thơng tin bên trong (thông tin nội bộ) là những thông tin phục vụ cho bản
thân cơng tác quản lý, bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, hiệu lực của tổ
chức. Nhiều thông tin bên trong man tính chất bí mật với các cấp độ bảo mật
khác nhau. Nhà nước ta đã có những quy định về chế độ quản lý, sử dụng
thông tin mật cần tn thủ.
Thơng tin bên ngồi bao gồm thông tin từ môi trường vào tổ chức và thông
tin từ tổ chức ra môi trường. Trong điều kiện hiện nay, mạng thông tin này


ngày càng phát triển và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển
của tổ chức. Ví dụ, đối với một doanh nghiệp thì thơng tin từ bên ngoài về thị
trường, về đối thủ cạnh tranh, về chính sách, về sự phát triển của khoa học và
công nghệ, v.v. giúp doanh nghiệp xác định đúng chiến lược và sách lược phát
triển. Thông tin từ doanh nghiệp ra môi trường như thông tin quảng cáo, tiếp
thị, v.v. có tác dụng bảo vệ và nâng cao uy tín, thị phần và hiệu quả của doanh
nghiệp. Một địa phương muốn phát triển kinh tế cũng cần phải tổ chức nhiều
kênh và hình thức thơng tin mang tính quảng cáo, tiếp thị cho địa phương,
giới thiệu tiềm năng, lợi thế, thiện chí mời gọi đầu tư, v.v..
2. NHU CẦU VÀ CÁC KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN

TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Ở
CƠ SỞ.
2.1. Nhu cầu về các loại thông tin đối vói cán bộ lãnh đạo quản lý ở cơ sở
2.1.1. Nhu cầu thông tin về đối tượng bị lãnh đạo, quản lý.
Lãnh đạo, quản lý cần phải biết, hiểu và nắm chắc đặc điểm, tính chất của
các hiện tượng, quá trình, sự kiện xảy ra đối với đối tượng bị lãnh đạo, quản
lý. Nhu cầu thông tin về đối tượng này thể hiện rõ ở nhu cầu phải thu thập, xử
lý thông tin nhân khẩu học, thông tin kinh tế, xã hội, văn hóa và lối sống của
người dân và các gia đình, tổ chức, cộng đồng ở cơ sở.
2.1.2. Nhu cầu thông tin về đường lối, chủ trương, cơ chế, chính sách
Lãnh đạo, quản lý cần phải hiếu, nắm chắc đường lối, chủ trương, cơ chế,
chính sách của Đảng và Nhà nước, của các cơ quan có thẩm quyền để kịp thời
tuyên truyền, phổ biến và làm cơ sở đưa ra những quyết định cần thiết trong
công tác. Việc xây dựng nhà nước pháp quyền và sống theo Hiến pháp, pháp
luật càng đặt ra yêu cầu cao đối với việc phải nắm bắt thơng tin kịp thời, đầy
đủ, chính xác về đường lối, chủ trương, cơ chế, chính sách.
2.1.3. Nhu cầu thơng tin về các nhóm đối tượng


Lãnh đạo, quản lý liên quan tới nhiều nhóm đối tượng khác nhau do vậy
cần phải thu thập, xử lý thơng tin về các nhóm đối tượng đó. Đặc biệt cần
nắm chắc các đầu mối thông tin, người thạo tin, người trách nhiệm, người đại
diện của các nhóm đối tượng ví dụ nhóm trẻ em, người cao tuổi, nhóm người
khuyết tật, nhóm người nghèo và cả các nhóm đối tượng kinh tế v.v. Nhu
cầu thơng tin về các nhóm đối tượng này là rất lớn bởi vì đó là các
đối tượng của lãnh đạo, quản lỷ cần phải tác động và thu hút tham
gia vào thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý.
2.1.4. Nhu cầu thơng tin về tình hình kinh tế - xã hội
Lãnh đạo, quản lý nhằm cải thiện đời sống kinh tế - xã hội do vậy nhu cầu
về tình hình kinh tế xã hội nói chung của đất nước và của cơ sở là rất cấp

thiết. Các mục tiêu phát triển, các quyết định, các kế hoạch hành động, các
hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức cần phải căn cứ vào tình hình kinh tế - xã hội cụ
thể.
2.2. Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin một cách khoa học
2.2.1. Nhu cầu thu thập thông tin một cách khoa học
Thông tin rất đa dạng. Do vậy, cần phải thu thập một cách khoa học để có
được thơng tin chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy Để làm điều này cần áp
dụng các phương pháp khoa học, ví dụ cần áp dụng các phương pháp tiếp cận
ghi chép, lưu giữ thông tin mội cách hệ thống, tỉ mỉ, rõ ràng, chính xác theo
những quy trình, hình thức nhất định. Ví dụ, cần lập các tệp hồ sơ dừ liệu, sao
chụp và lưu giữ thông tin có sẵn, điều tra và khảo sát để có thơng tin mới.
Tránh tùy tiện, cảm tính, thiên vị trong việc thu thập thông tin.
2.2.2. Nhu cầu xử lý thông tin một cách khoa học
Thông tin thu được cần phải được xử lý một cách khoa học tức là cần áp
dụng các phương pháp phân loại, so sánh, đối chiếu lập sơ đồ, lập biểu, lập
bảng, tính tốn các số liệu, chọn lọc các dữ liệu định tính, tìm ra các mối liên
hệ giữa các thông tin. Xử lý bằng các phương pháp thống kê và các phương


pháp phân tích định tính cùng các loại phương pháp khác, cần khách
quan nghiêm túc trong xử lý thông tin.
2.3. Quy trình thu thập và xử lý thơng tin
2.3.1. Quy trình thu thập thơng tin
Quy trình thu thập và xử lý thơng tin đóng vai trị quyết định tới chất
lượng thơng tin. Sẽ khơng có thơng tin chính xác nếu như khơng áp dụng
đúng quy trình thu thập và xử lý thơng tin. Quy trình thu thập thơng tin bao
gồm các bước cơ bản như sau:
Xác định nội dung thông tin cần thu thập: Đây là bước đầu tiên trong quy
trình thu thập thơng tin, xác định nội dung cần thu thập thơng tin là gì? Mục
đích thu thập thơng tin để làm gì? Đối lãnh đạo, quản lý thì mục đích thu thập

thơng tin chủ yếu là phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý.
Xác định đối tượng cung cấp thông tin: Sau khi xác định được nội dung
thơng tin cần thu thập thì cần xác định những ai sẽ là người cung cấp thông
tin liên quan tới nội dung cần thu thập.
Xác định phương pháp thu thập thông tin: Trên cơ sở xác định nôi dung,
đối tượng cung cấp thông tin, cần xác định sẽ sử dụng phương pháp thu thập
thông tin nào.
Xây dựng các bộ công cụ đê thu thập thơng tin: Sau đó sẽ tiến hành xây
dựng các bộ công cụ hỗ trợ cho việc thu thập thông tin như bảng hỏi, hướng
dẫn phỏng vấn sâu, hướng dẫn thảo luận nhóm, hướng dẫn ghi chú quan
sát, v.v..
Lựa chọn nhân sự thu thập thông tin: Tiếp theo sẽ là việc lựa chọn cán bộ
đi thu thập thông tin. Tùy thuộc vào phương pháp sử dụng, năng lực cán bộ
mà có những phân cơng nhiệm vụ sao cho phù hợp.
Tổ chức thu thập thông tin. Cuối cùng là giai đoạn tổ chúc thu thập thông
tin. Bước này bao gồm hàng loạt các hoạt động liên quan như tập huấn cán
bộ, liên lạc với địa bàn, chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ, tài chính, v.v..
2.3.2. Quy trình xử lý thông tin


Dữ liệu đã thu thập được mới chỉ là thông tin thô, để đáp ứng được yêu cầu
lãnh đạo, quản lý, các thông tin thu được cần phải được xử lý và phân tích.
Việc xử lý và phân tích dữ liệu địi hỏi phải tn thủ quy trình chặt chẽ. Các
nhà nghiên cứu đã đưa ra quy trình xử lý dữ liệu như sau[3] :
Mã hóa thơng tin. Mã hóa thơng tin là q trình tóm tắt các câu trả lời của
cuộc điều ra thành các loại có đầy đủ ý nghĩa đế nhận dạng các mẫu. Q
trình mã hóa bao gồm hai bước:
Một là, xây dựng khung mã hóa. Thơng thường cơng việc này khơng khó,
khung mã hóa chính là các phương án trả lời trong các câu hỏi kháo sát và
như vậy thì khơng mất nhiều thời gian đế xác định khung mã hóa.

Hai là, quy định các giá trị tương ứng. Bước này có vai trị quan trọng và
mất thời gian trong hoạt động mã hóa, việc quy định giá trị của các phương án
trả lời thông thường được áp dụng quy luật chuyển đổi từ dạng ngơn ngữ sang
dạng sổ. Việc mã hóa có trình tự bắt đầu từ số một và thống nhất cho tất cả
các trường hợp. Ví dụ với câu hỏi về giứi tính, chỉ có hai phương án trả lời là
Nam và Nữ. Quy định tương ứng cho hai phương án trả lời có thể là: l=Nam;
2=Nữ và được thống nhất cho tất cả các trường hợp.
Biên tập dừ liệu. Biên tập dừ liệu là quá trình xem xét các câu hỏi tổng hợp
các phương án trả lời nhằm phát hiện và sửa lỗi. Q trình này bao gồm kiểm
tra các thơng tin thu được nhằm đảm bảo thông tin phải đầy đủ, chính xác và
phù hợp.
- Tính đầy đủ của thơng tin, xác nhận rằng tất cả các câu hỏi liên quan đã
được trả lời và các câu trả lời đã được ghi lại. Điều này khơng có nghĩa là tất
cả các câu hỏi phải được hỏi, bởi vì thực tế sẽ có những câu hỏi khơng được
hỏi trong một vài trường hợp.
- Tính chính xác, đảm bảo rằng tất cả các câu trả lời đã được ghi lại và dễ
nhận dạng. Điều này đảm bảo các phương án trả lời đưực ghi lại một cách
chính xác, dễ nhận ra, tránh nhầm lẫn.


- Tính phù hợp, ngụ ý rằng việc kiểm tra tất cả các mối quan hệ lơgíc giữa
các câu hỏi cần được coi trọng. Tính phù hợp xác định rằng người phỏng vấn
có diễn giải các câu hỏi cùng một cách cho tất cả các trường hợp hay không.
Nhập dữ liệu vào mảy tính. Sau khi mã hóa dữ liệu, cần phải nhập các
dữ liệu được mã hóa đó vào máy tính để tiến hành xử lý. Hiện nay có khá
nhiều phần mềm máy tính cho phép xử lý dữ liệu như: Foxpro; SPSS;
NVIVO, v.v.. Tuy nhiên việc lựa chọn phần mềm nào thì việc nhập dữ liệu
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nhận dạng đồng nhất, dạng vào dữ liệu phải yêu cầu mỗi bản ghi có một
dạng đồng nhất (ID) trước khi nhập bất cứ dữ liệu nào khác. Tức là phải nhận

dạng được các trường hợp.
- Tên biến, dạng dừ liệu được nhập vào mồi biến phải được định nghĩa rõ
ràng và tên đồng nhất.
- Kiểm soát chất lượng, dạng dữ liệu phải cho phép kiềm tra chất lượng
(kiểm tra loại; kiêm tra tính lơgíc; kiểm tra sự tin cậy).
Chiết xuất dữ liệu, yêu cầu phần mềm xử lý phải cho ra kết giống như các
phần mềm xử lý khác. Đây chính là việc sử dụng các mơ hình lý thuyết và
thống kê đế phân tích dữ liệu.
Làm sạch dữ liệu, là khâu cuối cùng trước khi cho ra các kết quả xứ lý. Có
nhiều cách để làm sạch dữ liệu, theo cách đơn giản nhất, người nghiên cứu có
thể làm sạch theo 2 cách cơ bản[4] . Thứ nhất, làm sạch mã có thể, là việc
kiểm tra lại tất cả các biến số cho mã khơng thể có. Ví dụ như biến số giới
tính, chỉ có mã 1=Nam và 2=Nữ, nếu thấy có mã 4 thì là sai. Thứ hai, làm
sạch ngẫu nhiên, là việc kiểm tra chéo hai biến sổ và tìm sự kết
hợp khơng lơgíc. Ví dụ, kiểm tra chéo biến giáo dục và nghề nghiệp, nếu một
người được ghi chưa học hết lóp 8, đồng thời được ghi là bác sĩ thì là không
phù hợp.
2.4. Kỹ năng thu thập thông tin
2.4.1. Kỹ năng xác định loại thông tin cần thiết


Để xác định được loại thông tin cần thiết cần phải rèn luyện kỹ năng như:
- Kỹ năng nắm chắc mục đích, u cầu: cần thơng tin để làm gì, về điều gì.
- Kỹ năng phân loại thơng tin: cần trả lời câu hỏi đã có những thơng tin gì,
cịn thiếu những thơng tin gì.
- Kỹ năng phân loại hình thức thơng tin định lượng ví dụ các số liệu và
thơng tin định tính ví dụ các câu chuyện, các mẩu tin, các thơng điệp, các hình
ảnh, các âm thanh.
- Kỹ năng xác định loại thông tin theo mức độ rất cần thiết, cân thiết, bình
thường có cũng được chua có cũng được, chưa cần thiết và rất khơng cần

thiết. Việc thu thập thông tin chủ yếu tập trang vào loại thông tin rất cần thiết
và cần thiết.
2.4.2. Kỹ năng xác định nguồn thông tin
Để thu thập thông tin cần xác định rõ thơng tin đó từ đâu, tức là nguồn tin.
Kỹ năng xác định nguồn thơng tin địi hỏi phải làm rõ loại thông tin cần
thiết và rất cần thiết đó ở đâu, cụ thể là kỳ năng tra lời những câu hỏi như:
- Ai nắm giữ, sở hữu thơng tin?
- Ai có thể cung cấp thơng tin?
- Ai có quyền đưa ra thơng tin?
Kỹ năng xác định nguồn thơng tin cịn liên quan tới kỹ năng đặt và trả lời
những câu hỏi khác về nguồn tin liên quan tới địa điểm, thời gian, cách tiếp
cận nguồn tin.
2.4.3. Kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin là yếu tố quan trọng đảm bảo
thơng tin thu được có kịp thời, chính xác, đảm bảo tính khách quan hay
khơng. Việc lựa chọn các phương pháp/kỹ thuật thu thập thông tin phụ thuộc
vào các yếu tố như thời gian, tài chính, nhân lực, nội dung thông tin cần thu
thập, V.V.. Trên cơ sở cân nhắc các yếu tố trên, có thể lựa chọn các phương
pháp thu thập thông tin cơ bản như sau:


Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Đây là phương pháp sử dụng khá
phổ biến trong việc thu thập thông tin quản lý. Để sử dụng phương pháp này
cần phải xây dựng một bộ câu hỏi theo một trật tự lơgíc nhất định, phù hợp
với nội dung thơng tin cần thu thập. Thông tin thu được từ phương pháp này
thường là những thơng tin mang tính định lượng. Bộ câu hỏi trong bảng hỏi
cần được xây dựng dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau:
- Bộ câu hỏi này sẽ hỏi ai? (Ai sẽ là người trả lời bảng hỏi).
- Bảng hỏi được người trả lời trực tiếp đọc và trả lời hay có người phỏng
vấn? (sử dụng biện pháp phỏng vấn hay phát vấn).

- Lơgíc của bảng hỏi như thế nào? (các câu hỏi bắt đầu từ vấn đề chung tới
vấn đề riêng hay ngược lại).
Phương pháp phỏng vấn sâu cá nhân. Đây là phương pháp thu thập thông
tin bằng việc phỏng vấn trực tiếp các cá nhân, tập trung đi sâu vào một số
khía cạnh cần quan tâm, phục vụ cho việc thu thập thông tin quản lý. Sử dụng
phương pháp này đòi hỏi người phỏng vấn phải am hiểu sâu sắc về nội dung
thông tin cần thu thập, đồng thời phải có kỹ năng giao tiếp, tương tác phù
hợp với người được phỏng vấn (người cung cấp thơng tin).
Phương pháp thảo luận nhóm tập trung. Đây là phương pháp thu thập
thông tin thông qua phỏng vấn một nhóm người có cùng hồn cảnh, hay cùng
kinh nghiệm về nội dung cần thu thập thông tin. Để thu thập thơng tin hiệu
quả, cuộc thảo luận địi hỏi phải đáp ứng các u cầu sau:
- Quy mơ nhóm được phỏng vấn chỉ khoảng 6-8 người, các thành viên
tham gia thảo luận nhóm đáp ứng một số yêu cầu như có hiểu biết về nội dung
cần thu thập thơng tin, địa vị xã hội tương đối ngang nhau.
- Quy trình tiến hành theo 3 bước cơ bản: 1) Làm quen và giới thiệu mục
tiêu của thảo luận; 2) Tiến hành thảo luận về nội dung cần thu thập thông tin
và 3) Kết luận những nội dung đã thống nhất và chưa thống nhất.


- Người điều khiển thảo luận cần phải có những kỹ năng tốt trong việc đặt
câu hỏi, gợi mở cho các thành viên tham gia ý kiến, điều chỉnh và kiểm sốt
các thành viên sao cho ai cũng có cơ hội trình bày ý kiến.
Phương pháp phân tích tài liệu sẵn có. Đây là phương pháp thu thập thơng
tin thơng qua việc phân tích các tài liệu đã có về nội dung cần quan tâm. Phân
tích nội dung tài liệu là cách thức sử dụng các kỹ thuật, thao tác khoa học, hệ
thống, khách quan đế vạch ra những đặc điểm và tính chất của nội dung tài
liệu. Để đạt được kết quả tốt trong phân tích nội dung tài liệu có thể sử dụng
một số kỳ thuật sau:
- Kiểm tra, làm sạch tài liệu: Mục đích cùa việc kiểm tra, làm sạch tài liệu

là đảm bảo dữ liệu có độ tin cậy, xác thực và tính chính xác cao.
- Trích dẫn tài liệu: Việc trích dần phải đảm bảo tính chính xác, trung thực
với nội dung tài liệu. Trích dẫn tài liệu có thế bao gồm, trích dẫn ngun văn
những nội dung trong tài liệu, điều này giúp cho phân tích, mơ tả nghiên cứu
sinh động hơn, nhưng cũng có thể trích dẫn ý nghĩa của nội dung thơng tin.
Tuy nhiên cả hai loại trích dẫn này đều phải đảm bảo tính trung thực về thơng
tin.
- Lập bảng, biểu tóm tắt nội dung tài liệu: Mục đích lập bảng, biểu trong
phân tích tài liệu là tóm tắt nội dung tài liệu theo trật lự, lơgíc nhất định để
làm rõ ý tưởng nghiên cứu.
- Xây dựng các mơ hình: Mục đích của việc này nhằm tập trung vào tìm
hiếu các mơ hình về mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự vật, các cá nhân,
nhóm xã hội. Tìm hiểu xem có bao nhiêu mối liên hệ, kiểu liên hệ, và quan
trọng là mơ hình miêu tả thành phần, cấu trúc của các sự kiện xã hội, các
mạng lưới xã hội.
- Nhận xét và rút ra kết luận: Mục đích cuối cùng trong phân tích nội dung
tài liệu là phải rút ra được những nhận xét và kết luận về những thông tin liên
quan tới cuộc nghiên cứu. Kết luận xem nội dung tài liệu nói gì tới vấn đề,
sự kiện, nội dung cần thu thập thông tin.


2.4.4. Kỹ năng quan sát trực tiếp bằng các giác quan
Quan sát là một trong những phương pháp thu thập thông tin trong quản lý.
Trong nghiên cứu khoa học phương pháp quan sát được hiểu là “quá trình tri
giác và ghi chép mọi yếu tố có liên quan tới đối tượng nghiên cứu phù hợp
với đề tài và mục tiêu nghiên cứu”[5] . Trong lãnh đạo, quản lý, quan sát là
hoạt động thu thập thông tin thông qua việc sử dụng các giác quan và phương
tiện hỗ trợ để thu được những thơng tin quản lý.
Có nhiều cách phân loại khác nhau về phương pháp quan sát như quan sát
theo chuẩn mực và quan sát tự do; quan sát công khai và quan sát bí mật;

quan sát một lần và quan sát nhiều lần, V.V.. Tuy nhiên, phổ biến nhất là việc
phân chia phương pháp quan sát thành hai loại là phương pháp quan sát tham
dự và quan sát không tham dự.
Quan sát tham dự là phương pháp quan sát mà ở đó người đi quan sát trực
tiếp tham gia vào các hoạt động của người được quan sát. Trong hoạt động
quản lý, phương pháp quan sát tham dự có thể được sử dụng thông qua việc
cán bộ sinh hoạt “ba cùng” với dân.
Quan sát không tham dự là phương pháp quan sát mà người quan sát hoàn
toàn ở bên ngoài hoạt động của người được quan sát. Người quan sát hồn
tồn đứng ngồi đề theo dõi các tình huống và đơn thuần ghi lại những diễn
biến đang diễn ra.
Để thu thập được đầy đủ các thông tin thông qua phương pháp quan sát,
người quan sát có thể sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để hỗ trợ như
máy quay phim, máy ảnh, máy ghi âm, v.v..
2.4.5. Kỹ năng tìm đọc thơng tin
Tìm đọc thơng tin từ báo. cần chọn lọc loại báo và nhanh chóng xác định
loại bài cần đọc từ báo đã được lựa chọn, cần đọc các bài đã lựa chọn một
cách kỹ lưỡng. Có thể cần tìm hiểu thêm các nguồn thơng tin khác để đảm
bảo chắc chắn.


Tìm đọc thơng tin từ tạp chí. Cần chọn lọc loại tạp chí và nhanh chóng
xác định loại tạp chí cần đọc; cần xác định loại bài cần đọc trong tạp chí đã
lựa chọn; cần đọc các bài đã chọn một cách kỹ lưỡng.
Tìm đọc thơng tin từ sách. Tương tự như với báo và tạp chí, cần xác định
loại sách cần tìm đọc. Đọc lướt tồn bộ để nắm bắt nội dung chung của cuốn
sách đã chọn. Đọc kỹ những nội dung nào trực tiếp liên quan đến mục đích
thu thập, xử lý thơng tin.
Tìm đọc thơng tin từ mạng Internet, cần sử dụng các công cụ, kỹ thuật
truy cập từ mạng Internet: các từ khóa, các tên thơng tin, tên tác giả; cần sử

dụng các đường link để tìm đến các thơng tin cần thiết; cần chọn loại thông
tin đáng tin cậy, cần lưu giữ thành các tệp dữ liệu theo một trật tự sao cho có
thể truy cập dễ dàng.
Tìm đọc thơng tin từ các báo cáo của các cơ quan chức năng. Cần tiếp cận
và đọc kỹ các báo cáo của các cơ quan chức năng. Lập danh mục các báo cáo
để dễ dàng theo dõi, truy cập, sử dụng.
Tìm đọc thơng tin từ các báo cáo kết quả nghiên cứu đã được công bố
công khai, cần tiếp cận các báo cáo từ các cơ quan khoa học và từ các nhà
khoa học. Cần lưu giữ các báo cáo đó để có thể truy cập, sử dụng nhiều lần
bởi vì các báo cáo khoa học thường chứa đựng nhiều thông tin giá trị theo
nhiều cách khác nhau địi hỏi phải được tìm đọc và sử dụng nhiều lần. Việc
lập danh mục tài liệu gồm các báo cáo là một kỹ năng quan trọng.
2.5. Kỹ năng xử lý thông tin
2.5.1. Kỹ năng ghi chép thông tin
Ghi chép là một kỹ năng quan trọng trong việc thu thập, lưu trữ và xử lý
thông tin. Nhiều cách ghi chép khác nhau đã được sử dụng, như ghi chép theo
danh mục nội dung (list), ghi chép theo bản đồ tư duy (mind maps).
Phương pháp ghi chép theo danh mục nội dung là phương pháp ghi chép
phổ biến nhất. Phương pháp này ghi nội dung theo một trình tự nhất định và
tn thủ lơgíc từ đầu tới cuối.


Phương pháp ghi chép theo bản đồ tư duy là phương pháp được nhà khoa
học Tony Buzan phát triển. Đây là phương pháp ghi chép dựa trên sự kết hợp
giữa sử dụng ngôn ngữ với các biểu tượng, đường nét, màu sắc tương ứng với
cấu trúc, hoạt động và chức năng của bộ não. Theo phương pháp này, các nội
dung thơng tin chính được đặt ở trung tâm của bản ghi, các ý tưởng quan
trọng khác phát triển từ ý tưởng trung tâm.
Hình 1: Ghi chép theo bản đồ tư duy

2.5.2. Kỹ năng mô tả, kế chuyện
Mô tả, kể chuyện là việc chọn lọc, trình bày thơng tin về mộ điều gì đó sao
cho có thể hình dung và hiểu được chi tiết, cụ thỉ về đối tượng nhất định. Kỳ
năng mô tả, kể chuyện là kỳ năng lựa chọn từ ngữ, sắp xếp sự kiện theo một
trật tự nhất định vừa đảm bảo hấp dẫn vừa đảm bảo đầy đủ, chính xác. Một
kỹ năng mơ tả, kể chuyện là “nguyên văn”: trình bày lại nguyên văn những gì
xảy ra từ đầu đến cuối. Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên rất cần có kỹ
năng chọn lọc thơng tin có giá trị và trình bày theo mạch thời gian để nắm
bắt đầy đủ sự kiện. Cần tránh cường điệu, thổi phồng chi tiết này mà bỏ
qua hoặc xem nhẹ chi tiết khác khi mô tả, kể chuyện. Mô tả, kể chuyện chủ
yếu địi hỏi kỹ năng nói rõ ràng, mạch lạc, cuốn hút đồng thời cũng cần kỹ
năng sử dụng các cơng cụ trực quan như hình vẽ, đồ vật, âm thanh phù
hợp.
2.5.3. Kỹ năng phân loại thông tin


Hiện nay có nhiều cách phân loại thơng tin, tài liệu khác nhau.
Nếu phân loại dựa trên hình thức cố định của thơng tin thì thơng tin,
tài liệu trong nghiên cứu định tính bao gồm hai loại cơ bản là: tài liệu dưới
dạng văn tự và tài liệu dưới dạng phi văn tự.
Tài liệu dạng văn tự là tài liệu trong đó thơng tin được trình bày
dưới dạng ký tự qua các văn bản, các bảng biếu số liệu.
Tài liệu dạng phi văn tự là dạng tài liệu không được trình bày dạng ký tự
mà có thể chỉ là những biểu tượng, những hình ảnh, những vật dụng.
Nếu dựa vào nội dung phản ánh của thơng tin, tài liệu thì có:
Tài liệu cá nhân là những tài liệu có thơng tin chứa đựng những nội dung
liên quan tới các sự kiện, hành vi, hành động, v.v. của một cá nhân.
Tài liệu xã hội là những tài liệu chứa đựng thông tin gắn liền với các hoạt
động của nhóm xã hội, một xã hội.
Nếu xét theo mức độ xử lý, phân tích, cơng bố thơng tin, tài phân loại

gồm:
Các tài liệu đã được in ấn là những tài liệu đã được công bố trên các
phương tiện thông tin đại chúng hoặc đã in ấn dưới các hình thức như báo, tạp
chí, sách, v.v...
Các tài liệu chưa được công bo là những tài liệu được thu thập bằng các
phương pháp nghiên cứu khoa học, nhưng chưa được công bố.
2.5.4. Kỹ năng sấp xếp, kết cấu thông tin
Kỹ năng sắp xếp, kết cấu thông tin là kỳ năng chọn lọc và sắp đặt thơng tin
vào những vị trí phù hợp, gọi là chọn đúng từ, đúng chữ, đúng bối cảnh. Kỹ
năng rõ nhất là sắp xếp, kết cấu theo thời gian: thông tin nào trước thì trình
bày trước, thơng tin nào sau thì trình bày sau. Tuy nhiên, thời gian cũng mang
tính tương đối bởi vì có thể sự kiện xảy ra trước nhưng lại có thơng tin sau và
ngược lại. Do vậy, có thể sắp xếp, kết cấu thơng tin theo diễn biến
của sự kiện. Một cách nữa là căn cứ vào trật tự, lơgíc bên trong của thơng tin
để sắp xếp, trình bày thơng tin cho phù hợp. Có thể sắp xếp, kết cấu theo kiểu


mơ hình hóa, mơ phỏng sự kiện từ ngồi vào trong, từ đơn giản đến phức tạp,
theo kiểu quy nạp hoặc ngược lại từ trong ra ngoài, từ phức tạp khái quát đến
cụ thể, đơn giản hoặc theo hiểu suy luận, cần nắm chắc các kỹ năng này để sử
dụng cho phù hợp,
2.5.5. Kỹ năng giải nghĩa thông tin
Kỹ năng giải nghĩa thông tin chủ yếu sử dụng trong việc phân tích các
thơng tin định tính. Đó là những thơng tin được thu thập thông qua các cuộc
phỏng vấn cá nhân, thảo luận nhóm, hoặc dựa vào các tài liệu sẵn có... Đối
với những thơng tin dạng này, nhà lãnh đạo, quản lý cần giải nghĩa thông tin
theo các phương pháp, kỹ năng sau:
Phương pháp gần đúng liên tục: Phương pháp này liên quan tới sự lặp lại
hoặc chu kỳ qua các bước phân tích. Qua mỗi chu kỳ, sự lặp lại càng nhiều thì
càng cho phép nhà nghiên cứu có thể đi đến khái qt hóa các thơng tin định

tính thành các định đề. Hay chuyển các chứng cứ từ thơng tin định tính thành
các định đề, két luận.
Phương pháp minh họa: Phương pháp này được sử dụng khi nhà nghiên
cứu áp dụng các lý thuyết vào những tình huống cụ thể, hoàn cảnh xã hội cụ
thể, hoặc tổ chức thơng tin trên cơ sở lý thuyết có sẵn. Lý thuyết là cái có
trước và cung cấp cho hộp trống để nhà nghiên cứu thu thập thông tin điền
vào hộp trống đó. Bằng chứng thu thập được có thể chấp nhận hoặc không
chấp lý thuyết.
Phương pháp so sánh phân tích: Khác với phương pháp minh họa, nhà
nghiên cứu khơng sử dụng lý thuyết như cái “hộp trống”, phát triển từ lý
thuyết các đặc điểm giống và khác nhau, và sử dụng những tính chất này để
so sánh các tình huống, thông tin, dữ liệu. Phương pháp này bao gồm hai
công cụ cơ bản: Thứ nhất, so sánh xác định các “đặc điếm tương tự”, tức là
tập trung vào các đặc điểm phổ biến của các trường hợp; Thứ hai, so sánh
để xác định các “đặc điểm khác nhau”, tức là tập trung vào các đặc điểm riêng
biệt của các trường hợp và so sánh với lý thuyết.


2.5.6. Kỹ năng xử lý thống kê thông tin: sử dụng các phép tính để
tính trung bình, số cực đại, cực tiếu, tỷ lệ phần trăm
Trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, việc sử dụng thống kê để phân tích dữ
liệu đóng vai trị quan trọng, đảm bảo cho việc ra quyết định quản lý có hiệu
quả. Tầm quan trọng của thống kê trong xử lý thông tin quản lý được thề hiện
như sau[6] :
- Phân tích thống kê cho phép tóm tắt, mơ tả dễ dàng hiện trạng của một sự
kiện, nhóm xã hội.
- Phân tích thống kê cho phép phân tích thơng tin dưới dạng so sánh.
- Phân tích thống kê cho phép giải thích số liệu một cách khách quan.
- Phân tích thống kê cho phép khái qt hóa kết quả nghiên cứu
Phân tích đơn biến:

Thực chất phân tích đơn biến là việc xem xét việc phân bổ của các biến
như thế nào, để làm cơ sở cho việc phân tích nhiều biến số hơn.
Phân bố tần suất và tỷ lệ phần trăm: Phân bổ tần suất là một phương pháp
đơn giản nhằm để tóm lược các thơng tin liên quan đến một biến sổ nào đó,
hay đếm số trường hợp của mỗi biến số đó. Trong phân bổ tần suất chúng ta
cũng chú ý tới tỷ lệ phần trăm của các trường hợp. Ví dụ nghiên cứu về hành
vi trồng chè của 124 người dân tại tỉnh Yên Bái cho thấy, phân bổ độ tuổi như
sau: có 58 người được hỏi (chiếm 46,8%) có độ tuổi từ 40-49; có 31 người
được hỏi (chiếm 26,6%) trong độ tuổi 50-59; có 23 người được hỏi (chiếm
18,5%) trong độ tuổi từ 28-39 và chỉ có 10 được hỏi (chiếm 8,1%) nằm trong
độ tuổi trên 59[7] .
Đo lường xu hướng trung tâm: Các đại lượng thống kê đo lường xu hướng
trung tâm cho biết khoảng cách đến các giá trị trung bình. Các đại lượng
thường sử dụng là Mốt (Mode), Trung vị (Median-Md), Trung bình (Mean).
Mốt (Mode-Mo): Là điểm số hay giá trị xuất hiện nhiều nhất trong một
biến số nào đó. Trong một biến số có thế có nhiều Mode hoặc khơng
có Mode.


Trung vị (Median-Md): Là giá trị chia đôi tổng số điểm của biến số nào đó
thành hai phần bằng nhau, hay cịn gọi là giá trị chia đơi xác suất. Ta có thể
tìm ra Trung vị của một biến số như sau:
(1) xếp các điểm theo thứ tự từ nhỏ đến lớn,
(2) Tìm ra điểm số nằm giữa các điểm số này.
Trong trường hợp tìm ra hai điểm trung thì ta cộng 2 điểm đó lại và chia
đơi ta sẽ được trung bình, và đây cũng là trung vị của dãy số.
Trung bình (Mean): là giá trị có được khi ta cộng tất cả các điểm của các
trường hợp và sau đó chia cho tổng số các trường hợp.
Cả Mốt, Trung vị, Trung bình đều là giá trị đo lường xu
hướng trung tâm của một biến số, song việc sử dụng lại khác nhau. Mốt có

thể áp dụng để tinh toán cho tất cả các biến dạng định danh, thứ bậc hay
khoảng/tỷ lệ, Trung vị chỉ dùng để đo các biến thứ bậc hoặc khoảng/tỷ
lệ. Trung bình chỉ dùng cho việc đo lường đối với biến khoảng/tỷ lệ mà thơi.
Trong

q

trình

phân

tích,

chúng

ta

chỉ

dùng trung bình cho biến khoảng/tỷ lệ, Trung vị dùng cho biến số biến thứ
bậc, bởi vì chúng ta khơng thể tính trung bình cho các biến số này và Mốt
dùng để đo lường cho biến định danh.
Phân tích hai biến:
Phân tích hai biến là bước tiếp theo của phân tích đơn biến, thiết lập mối
quan hệ giữa hai biến số; kiểm định xem 2 biến số độc lập và phụ thuộc có
mối liên hệ với nhau hay khơng, xác định mức độ và hướng của mối liên hệ
đó.
Phân tích bảng tần suất hai chiều:
Trong phân tích hai biến, thơng qua bảng tần suất hai chiều chúng ta có thể
biết được mối liên hệ giữa hai biến này. Ví dụ nghiên cứu về cách hành xử

của công dân trong mối quan hệ với học vấn, thi biến số học vấn là độc lập và
biến cách hành xử của công dân là phụ thuộc và ta có bảng như sau[8] :
Hoc vấn